Otro ejemplo de cómo el GDE puede ayudar en la gestión de la calidad tiene que ver con el control de los estándares con los proveedores. Con el uso de una plataforma de gestión de información inteligente, las empresas pueden ajustar sus estándares de calidad en un proyecto, y, automáticamente sus proveedores pueden ser informados sobre dichos cambios, ganando agilidad en la distribución de información de calidad y reduciendo la posibilidad de rehacer dichos trabajos.
Uma política robusta de comunicação e informação é parte essencial de uma empresa focada na qualidade. Para isso, é importante ter uma estrutura de documentação definida de forma a permitir um controle ativo de seus registros e processos voltados à qualidade e conformidade. Em resumo, garantir uma gestão focada em qualidade tem muito a ver com um gerenciamento eficaz de documentos. Além disso, em segmentos que tem a gestão de documentos como área crítica, o GED se torna ainda mais fundamental. Questões como gestão de mudança, auditorias e outras; todas podem ganhar uma camada extra de confiabilidade e organização ao contar com a Gestão Eletrônica de Documentos, dando o respaldo adequado caso seja necessária uma prestação de contas. Utilizar a gestão documental e sistemas de GED como pilar do controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gestão para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações. Um exemplo é a possibilidade de garantir a conformidade com normas de qualidade, tais como a ISO 9001, criando na ferramenta de GED processos que permitem às empresas comprovar que estão em linha com as determinações previstas para atender ao padrão. Em outros setores, tais como o petrolífero, a gestão documental pode ajudar na conformidade quanto a resoluções de qualidade como as da ANP. O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes estejam de acordo com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados. Outro exemplo de como o GED pode ajudar na gestão de qualidade tem a ver com o controle de standards junto a fornecedores. Com o uso de uma plataforma inteligente para a gestão de informação, empresas podem ajustar seus padrões de qualidade em um projeto, e automaticamente seus fornecedores podem ser informados sobre tais mudanças, ganhando agilidade na distribuição das informações de qualidade e reduzindo possíveis retrabalhos. Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma robusta de GED permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!
A gestão de desempenho é uma ferramenta para medir e melhorar os resultados do colaborador e da empresa. O foco é desenvolver as competências e habilidades dos profissionais, implementando melhorias no processo e alcançando os objetivos da empresa. Para começar 2020 com o pé direito, seguem algumas dicas que são tendência para esse ano: Segurança Quem nunca pensou duas vezes depois de ouvir: “Você tem certeza?”. É muito bom quando o funcionário sente que confiam no seu trabalho, mas ter uma plataforma que o ajude a desenvolver suas tarefas com total segurança é outro nível. Não precisar conferir arquivos, várias e várias vezes, porque uma plataforma digital rapidamente lhe mostra a informação correta com 100% de certeza, isso sim é um ótimo desempenho. Pessoas Tornar os processos de gestão e avaliação mais transparentes, incluindo o colaborador, para que ele se sinta consciente de seus pontos fortes e fracos, é tendência há muito tempo. Dar às pessoas ferramentas para atingir seus objetivos, implementando soluções, motiva o desempenho, mas uma ótima forma de engajar pessoas é desenvolvendo indicadores justos e mostrando como as métricas são nutridas. Mostrar a análise de resultados e registrar as tarefas atendidas por cada colaborador apoia a avaliação de desempenho. Flexibilidade A personalização se tornou parte essencial da criação de experiência agradável para o cliente, e as organizações usarão a mesma abordagem internamente com seus funcionários. A força de trabalho está mais diversificada do que nunca, com equipes compostas por pessoas de várias gerações, origens, culturas e locais. Basear-se em dados individuais e em conversas de feedback fornecem aos gerentes informações precisas para gerenciar o desempenho. A tendência é usar e abusar da tecnologia para coletar esses dados e compartilhar com a equipe de gestão. Tecnologia De acordo com o relatório de 2018 da Deloitte Global Human Capital Trends, 84% dos líderes pesquisados disseram que a análise era uma das tendências mais importantes em RH. Por quê? Na medida em que as empresas tentam melhorar sua capacidade de liderar pessoas, elas confiam nos dados para fornecer informações que podem ajudar em questões como produtividade e envolvimento dos funcionários. Grande parte da análise de pessoas será alimentada por inteligência artificial e indicadores criados pela equipe de gestão. A tendência é ter uma plataforma onde o colaborador execute suas tarefas rotineiras e nem perceba que está sendo avaliando. Recursos tecnológicos diferentes integrados ao mesmo objetivo.
Quando visitamos clientes potenciais, sempre apresentamos nosso trabalho e as possibilidades de projetos de gestão documental para a empresa. Também fazemos uma série de perguntas, buscando entender melhor a realidade do cliente e as dificuldades pelas quais estão passando para gerar, tramitar, guardar, recuperar e usar documentos e suas informações. Umas das perguntas que sempre fazemos é “A empresa usa algum software para gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?” e, para nossa, surpresa, a maioria das respostas é “Sim, usamos o Windows Explorer”. Esta resposta nos leva a crer que não há um entendimento claro por parte de muitas empresas sobre o que é realmente gerenciamento eletrônico de documentos, pois, em definitivo, o Windows Explorer não exerce esta função. Há uma confusão entre digitalizar e criar um repositório digital de documentos (üfunção possível no Windows Explorer) e ter um gerenciamento eletrônico de documentos (û função não disponível no Windows Explorer). Um software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) deve disponibilizar à empresa um conjunto de tecnologias e funções que permitam gerenciar e monitorar documentos em todo o seu ciclo de vida, desde o momento da captura/geração, revisão, fluxos de aprovação/tramitação/ distribuição/destinação, arquivamento, recuperação, uso, descarte e memória. Abaixo cito alguns dos recursos mais importantes para o gerenciamento eletrônico de documentos e a possibilidade de encontrar esta função em um software de GED e no Windows Explorer. Função | Requisito Mínimo | Requisito Recomendável | Windows Explorer Faz? De certo existem outras possibilidades e impossibilidades para o Windows Explorer. O uso de drivers virtuais de armazenamento como google drive, one drive (etc.) viabilizam, até certo ponto, e às vezes até de forma perigosa (muitos relatos de perda de documentos em sincronizações), recursos básicos para acesso remoto e colaboração, por exemplo. Mas não da forma que um software de GED faria. A Conclusão é a de que o Windows Explorer não pode ser considerado, de forma alguma, uma possibilidade de ferramenta para GED. As empresas devem, primeiramente, procurar entender seu acervo documental e seus processos de trabalho, para então elencar funções requeridas e desejáveis para a gestão de seus documentos digitais. De posse deste entendimento, será possível decidir pela melhor ferramenta de gestão eletrônica de documentos para a empresa. Uma consultoria especializada pode auxiliar neste processo.
Redação by Mauren Schaeffer. O Terminal de Grãos do Maranhão (Tegram), localizado no Porto do Itaqui, em São Luís (MA), está com um projeto de expansão, a Segunda Linha Transportadora de Grãos. O software Greendocs, que já havia sido utilizado na concepção da obra original do terminal, torna a ser escolhido para a gestão de comunicação técnica e controle das informações de projeto dessa segunda fase. A solução se mostrou a mais aderente e atende aos requisitos necessários ao desenvolvimento do projeto. Fernando de Arruda Postigo, Gerente de Projetos da Tegram, aponta que os principais diferenciais percebidos no Greedocs foram a flexibilidade, a capacidade de armazenamento inteligente dos documentos, a possibilidade de implementação dos processos com facilidade e, finalmente, a capacidade de tracking dos documentos ao longo dos fluxos de processos. Os colaboradores da Tegram, bem como seus fornecedores, farão uso da plataforma. São cerca de 50 usuários treinados compartilhando e validando documentos e informações, agregando valor ao trabalho de toda a equipe envolvida no projeto.
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