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10 processos de negócio para automatizar nas empresas

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A automação de processos críticos é fundamental para empresas que buscam a escalabilidade e a redução de riscos operacionais. Isso porque a automação aumenta a eficiência, mitigando riscos e reduzindo custos operacionais. Em um mundo cada vez mais globalizado, onde as respostas precisam ser cada vez mais rápidas, a automação é mais do que somente um diferencial competitivo — ela tornou-se fundamental para qualquer organização que busca o crescimento sustentável.  Segundo estudo internacional denominado ‘OTRS Spotlight: IT Service Management 2023’, o mercado brasileiro tem uma considerável vantagem na automação de processos em relação a outros países — 52% das empresas brasileiras já adquiriram as ferramentas de automação em comparação com 28% de todos os outros mercados pesquisados pelo estudo. Nesse contexto, listamos 10 processos de negócio para automatizar nas empresas — acompanhe abaixo. Processo de Compras — muitas empresas ainda gerenciam suas compras através de e-mails e planilhas paralelas, gerando falta de padrão e riscos à conformidade. Por isso, automatizar os fluxos de aprovação, permite o monitoramento de fornecedores e garante à sua empresa maior eficiência e um histórico completo de transações. Isso porque a automação auxilia na redução de erros e aumento a transparência. CLM – Gestão do Ciclo de Vida de Contratos — se sua empresa ainda realiza o fluxo de contratos através de vias físicas, seu negócio pode estar correndo riscos. Arquivos soltos dificultam o controle de prazos e aumentam os riscos jurídicos. Cada empresa possui processos internos únicos, e por isso a aplicação de Gestão de Contratos oferece controle total sobre os contratos, reduzindo riscos, aprimorando a conformidade, tudo isso em uma única plataforma. Atas de Reuniões — não é incomum que decisões importantes se percam em anotações informais que não receberam os devidos encaminhamentos. Nesse contexto, a digitalização e o compartilhamento de atas atribui tarefas e acompanha o progresso das mesmas, mantendo todos os participantes alinhados. A aplicação economiza tempo e garante que as informações importantes sejam registradas de forma precisa e direcionada aos responsáveis de forma automatizada. Controle de Auditorias — realizar auditorias internas e externas baseadas em processos manuais torna a rastreabilidade lenta e complexa. Por isso, o processo automatizado de auditoria interna e externa no ambiente proporciona transparência total das operações, permitindo o rastreamento do histórico de cada ação, desde a criação até a conclusão, garantindo a conformidade e facilitando auditorias. Além disso, o registro de evidências oferece uma base sólida de dados, que pode ser utilizada para validações, certificações, e licenciamentos, reforçando a segurança em todos os processos corporativos. MOC – Gestão de Mudanças — alterações em processos críticos, quando feitas sem controle, podem impactar a operação e gerar perdas financeiras. Por isso, o objetivo da aplicação Management of Change (MOC) é garantir que as mudanças sejam controladas quando a empresa opta por realizar alterações necessárias em seus processos, sejam eles documentais ou operacionais, independente de sua complexidade ou volume. Ele estabelece uma análise dos riscos contratuais, mantendo-os sob controle, e fornecendo informações relevantes para o gestor.  Gestão de Documentos e Unidades de Guarda — manter acervos físicos geram altos custos financeiros para as empresas. Além da ocupação de espaço físico, existe a dificuldade de localizar arquivos em papel, o que compromete a agilidade organizacional. Automatizar esse processo permite a transformação de documentos físicos em digitais e gestão de arquivos físicos (guarda), com foco na redução de custos com espaço físico. Essa aplicação garante eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações. Gestão de Tickets e Solicitações — gargalos e o descumprimento de prazos: esse é o resultado de demandas enviadas por diversos canais sem uma sistemática de registro. Automatizar a gestão de Tickets e Solicitações estabelece uma sistemática eficiente de registro, acompanhamento e resolução de demandas. A aplicação também suporta a atribuição de tarefas, o monitoramento de status e SLAs e a geração de relatórios para uma visão completa do fluxo de trabalho. TAP (Termo de Abertura de Projeto) — A documentação gerada ao longo de um projeto muitas vezes fica dispersa, dificultando consultas rápidas e o atendimento a normas. Por isso, gerenciar todos esses volumes, o que inclui TAPs, relatórios de progresso e especificações técnicas, fica mais fácil com processos automatizados.  O armazenamento estruturado facilita a consulta e o uso assertivo das informações pelos envolvidos, além de garantir conformidade com normas e regulamentações.  Documentos e Processos de RH — tarefas rotineiras como admissão, gestão de benefícios, contratos, avaliações, treinamentos, dentre outras atividades, costumam sobrecarregar o setor de Recursos Humanos de uma empresa. Por isso, centralizar arquivos essenciais e automatizar fluxos de trabalho customizáveis reduz falhas operacionais e aumenta a eficiência do RH, permitindo um acesso rápido a contratos e avaliações. Gestão de Documentos de Engenharia (EDMS) — projetos de engenharia estão sujeitos à falhas na manutenção de estruturas e máquinas devido ao controle manual de documentos técnicos. Isso porque na engenharia, o gerenciamento de  documentos e processos são fundamentais para o andamento dos projetos. Uma aplicaçãode EDMS oferece a flexibilidade necessária para gerenciar esses processos críticos, garantindo que a criação e manutenção de sistemas sigam o cronograma e os padrões exigidos. A W3K pode auxiliar sua empresa na automação desses processos A W3K entende que cada organização possui níveis de complexidade para cada processo de negócio, e por isso desenvolve soluções adequadas às necessidades de seus clientes. Podemos atuar na automação de processos críticos, entregando maior fluidez e controle no ambiente compartilhado de dados. Através do nosso software GREENDOCS, realizamos o gerenciamento de documentos, o qual é totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas. Ele possui funcionalidades para centralizar a tramitação de documentos, aumentando assim a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, o GREENDOCS integra captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis. Clique aqui e descubra como nossos softwares de gestão podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e

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Como escolher o melhor software de gestão de documentos: 8 critérios essenciais

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Ao escolher o software de gestão de documentos para a sua empresa, alguns critérios devem ser levados em consideração. Essa plataforma deve centralizar todo o fluxo de documentos, garantindo agilidade, transparência e conformidade em todo processo de tramitação, desde documentos técnicos, como é o caso do EDMS para engenharia, até os processos de RH. Neste artigo destacamos 8 critérios essenciais para que você possa escolher o melhor software de gestão de documentos para sua empresa. Como já abordamos em outro conteúdo aqui no blog, a gestão de documentos deixou de ser apenas uma ferramenta administrativa para se consolidar como um pilar estratégico fundamental de garantia da alta performance nas organizações. Nesse contexto, a escolha de um software de gestão documental é uma decisão estratégica que impacta diretamente na eficiência operacional, na segurança da informação e na conformidade legal de uma empresa. Para garantir que a plataforma escolhida ofereça o melhor custo-benefício e possa atender de maneira integral aos requisitos específicos, é fundamental avaliar uma série de aspectos técnicos e funcionais — abaixo os oito critérios a serem considerados para definir a plataforma de gestão de documentos. Centralização e padronização da informação — o software deve atuar como uma plataforma única para todos os documentos, garantindo a uniformidade de padrões e eliminando a eventual assimetria da informação entre as diferentes áreas da empresa. Ele também deve ser capaz de configurar fluxos de revisão e aprovação para que os documentos sigam automaticamente o procedimento correto. Automatização do Ciclo de Vida do documento — a solução deve automatizar de maneira prática e funcional toda a tramitação de documentos, desde a sua criação até a o descarte, mitigando riscos e reduzindo o tempo gasto com buscas no sistema.  Acesso rápido e armazenamento em nuvem (cloud computing) — o software deve oferecer acesso remoto seguro a partir de qualquer local, promovendo a mobilidade e o trabalho colaborativo das equipes. Esse diferencial é muito relevante, em especial no que se refere à gestão de times remotos. Adaptabilidade ao modelo de negócio — a solução precisa ser totalmente adaptável ao modelo de negócio da empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo já existente e com funcionalidades específicas para cada departamento.  Segurança e rastreabilidade — é fundamental que o software possa garantir total controle sobre o histórico de acesso, edição e visualização de cada arquivo, assegurando a conformidade com regulamentações e normas específicas de mercado (diferencial que auxilia na redução de riscos legais e operacionais). Integração entre sistemas — o sistema deve ir além do simples armazenamento, permitindo a análise e o tratamento de dados (incluindo os não estruturados) para subsidiar decisões estratégicas da empresa. Ele também deve oferecer a possibilidade de integração com outras plataformas já existentes na organização, o que inclui ERPs e CRM. Facilitação da colaboração externa — o software de gestão deve ter a habilidade de compartilhar de forma segura a troca de informações e conteúdos com fornecedores, parceiros e clientes (externos da organização). Dashboard e Power BI (Análise de Dados) — o último fator importante a ser considerado na hora de escolher um software para gestão de documentos se refere à análise estratégica de dados. Ele deve possuir o Power BI embutido no sistema, gerando relatórios customizados para cada cliente. Os indicadores visuais possibilitam o entendimento rápido das informações de controle de forma ágil, com a facilidade de acesso dos dados em nuvem, seja pelo celular, web ou tablets. Gestão de documentos mais eficiente e segurança com o software GREENDOCS A W3K é referência em soluções para Gestão Eletrônica de Documentos (GED), Governança de Dados e Automação de Processos (BPM/BPMS), oferecendo tecnologia especializada para transformar a gestão documental e garantir eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações. Nosso software GREENDOCS é um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas.  Ele possui funcionalidades para centralizar a tramitação de documentos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, o GREENDOCS integra captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis.  Baseadas em Inteligência Artificial (IA), o software ganhou novas funcionalidades, com foco na melhoria da performance da plataforma, dentre elas à comparação entre duas versões de um mesmo documento. A tecnologia analisa os comentários com as solicitações de alterações realizadas em versões anteriores e verifica automaticamente se essas solicitações foram implementadas — e contempladas — na versão atual do documento. Esse diferencial agiliza o processo de revisão e precisão na validação de mudanças.  Interação rápida e medição eficaz da performance do negócio Outra nova funcionalidade do GREENDOCS baseada em IA é o chat integrado. Os usuários da solução podem fazer perguntas dentro do ambiente compartilhado da plataforma, o que inclui questões relacionadas a prazos de vencimentos, média de lead time de um processo e período de contratação de serviço, dentre outras.  Esse aspecto garante a centralização da comunicação, aumento da eficiência operacional e a melhora na tomada de decisão. Essas novas funcionalidades tem como principal a otimização do tempo. Outro ponto relevante relacionado ao GREENDOCS, se refere à medição e sustentação eficaz da performance. Este aspecto garante que metas e objetivos sejam alcançados, e também assegura a conformidade com regulamentações e normas específicas da indústria.  Soluções para alavancar a transformação digital nas empresas As soluções da W3K impulsionam a transformação digital nas empresas, entregando maior fluidez e controle em processos intensos de informação e no ambiente compartilhado de dados. Nossos softwares fazem parte da rotina de  centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, contribuindo para a melhoria contínua de fluxos e processos. Conheça cases de empresas que já utilizam nossas soluções em suas rotinas. Clique aqui e descubra como nossos softwares de gestão podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e

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Gestão de documentos mais eficiente, segura e intuitiva: conheça o KeyDrive

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Maior segurança, desempenho e conformidade em toda a jornada do documento na nuvem — estes são os principais diferenciais do KeyDrive, uma plataforma completa para armazenagem e gerenciamento de informações no ambiente digital. O software possui diversas funcionalidades que tornam a gestão de documentos mais eficiente e segura. Diferente de outros softwares disponíveis no mercado, o KeyDrive é uma solução completa para gestão documental e é também uma ótima opção para digitalização do acervo documental. Sua interface intuitiva, que permite acesso, compartilhamento e gerenciamento eficiente de documentos, foi pensada com foco na experiência do usuário. Seus recursos avançados de segurança e estrutura leve, são diferenciais muito relevantes para empresas que precisam de tecnologia de ponta para gerenciamento de informações-chave, mas não podem perder tempo com implantações complexas. Isso porque o software é totalmente ‘out of the box’, ou seja, ele não necessita de configurações adicionais para começar a operar.  O KeyDrive também possui conformidade regulatória e auditoria facilitada, simplificando processos com rastreabilidade, relatórios detalhados e validação de dados, e está dividido em três etapas: Armazenamento – garantimos um software com acesso e organização facilitados através de um drive virtual, armazenamento eficiente e econômico, e criptografia avançada para segurança completa. Transmissão – oferecemos transmissão criptografada para segurança dos dados, intercâmbio padronizado de documentos entre empresas, integração fácil via API e acesso seguro para colaboração eficiente entre equipes. Acesso – proporcionamos um gerenciamento de dados intuitivo com segurança avançada, interface amigável, visualização protegida, e rápido tempo de resposta para acesso eficiente aos documentos. Criptografia garante maior segurança no ambiente compartilhado de dados O KeyDrive também é Security Feed — importante recurso para garantir a segurança cibernética, fornecendo um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados. Com os ataques hacker se tornando cada vez mais frequentes, manter registros de clientes, projetos e outros dados confidenciais longe dos cibercriminosos têm sido a maior preocupação dos gestores de TI em todo o mundo. Relatório da DeepStrike, empresa especializada em cibersegurança, o Brasil foi o sétimo país que mais sofreu ataques cibernéticos no ano passado.  Além de criptografia na transmissão de informações, o KeyDrive possui ainda uma camada de criptografia no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados e a segurança do cliente. A ferramenta permite aos usuários compartilharem arquivos de maneira ágil e segura, através da geração de um link exclusivo. Com este link apenas usuários autorizados podem acessar, controlar, visualizar e interagir com os documentos, garantindo segurança, rastreabilidade e eficiência no compartilhamento. Flexibilidade e integração com outras plataformas Além das medidas de segurança e conformidade, existem outros fatores que diferenciam o KeyDrive das demais plataformas de controle de documentos e ECM comuns. Entre eles podemos citar a capacidade de integração com os ambientes existentes do cliente, bem como sua flexibilidade e adaptabilidade a diferentes necessidades de negócio e volumes de documentos (escalabilidade).  A possibilidade de colaboração online, relacionada a gestão do arquivo, como acesso, transmissão segura, compartilhamento e comentários em tempo real, também é outro fator importante, principalmente para equipes remotas. E então quer conhecer mais sobre a plataforma KeyDrive e entender como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos?  Importante ferramenta para digitalização de arquivos O KeyDrive é também uma importante ferramenta para digitalização de arquivos. A solução transforma processos manuais, analógicos e dados em papel em fluxos de trabalho digitais, otimizados e automatizados, garantindo acesso seguro à informação a qualquer momento e de qualquer lugar. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, é possível integrar captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma. Nosso processo transforma arquivos físicos em acervos digitais, organizados e acessíveis por meio de uma plataforma em nuvem robusta, segura e escalável. Com isso, garantimos o gerenciamento eficiente de grandes volumes documentais, promovendo a preservação da informação, redução de espaço físico e facilidade no acesso aos dados.Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k

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Preserve o passado, conecte-se ao futuro — na W3K Tecnologia garantimos a preservação de seu acervo físico

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Com a tecnologia OCR, digitalizamos e gerenciamos qualquer tipo de livro (fiscais, históricos, técnicos, revistas, dentre outros), mantendo a legibilidade e fidelidade ao original. Ganhe mobilidade, acessibilidade, segurança e preservação do seu acervo documental — acesse o vídeo e conheça mais detalhes sobre esta solução. Além da digitalização de documentos, nossos softwares atualizam e automatizam processos de gestão e governança da informação, oferecendo maior flexibilidade e performance em relação às demais soluções disponíveis no mercado. Nossas soluções possuem recursos avançados de fluxos BPM (Gestão de Processos de Negócio) e GED (Gestão de Conteúdo Corporativo), que se adaptam perfeitamente aos sistemas já utilizados pela organização. Além disso, as soluções da W3K podem ser customizadas conforme as especificidades de cada projeto. Conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas no link.

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Solução de ECM/Archiving da W3K oferece processo completo e estruturado para a digitalização e gestão de documentos

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A solução de ECM/Archiving da W3K oferece um processo completo e estruturado para a digitalização e gestão de documentos. Nossos softwares transformam arquivos físicos em acervos digitais, organizados e acessíveis por meio de uma plataforma em nuvem robusta, segura e escalável. Com isso, garantimos o gerenciamento eficiente de grandes volumes documentais, promovendo a preservação da informação, a redução de espaço físico e a facilidade no acesso aos dados — acesse o vídeo e conheça mais detalhes sobre esta solução.

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Responsabilidade social: W3K apoiou o processo de digitalização de documentos do Projeto Terra do Governo do Estado do Rio Grande do Sul

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Empresa prestou, de forma gratuita, treinamento, cessão de equipamentos e suporte técnico às prefeituras de Canoas e São Leopoldo/RS A W3K Tecnologia realizou treinamento, cedeu equipamentos e forneceu suporte técnico às prefeituras de Canoas e São Leopoldo/RS durante a realização do mutirão do Projeto Terra — Eu sou Cohab, realizado em outubro e no começo deste mês. A iniciativa do Governo do Estado tem como objetivo a regularização de imóveis adquiridos por meio da extinta Companhia de Habitação (Cohab-RS). O processo de regularização exigia a apresentação de documentos pessoais, jurídicos, contratuais, patrimoniais, imobiliários, financeiros, fiscais e ainda referentes a processos e sucessões. Esse alto volume de documentação física poderia causar demora na consulta dos dados e ocupação de um grande espaço físico, além do risco de eventuais extravios de documentos. Para evitar essa desordem, o processo foi realizado de forma digital, facilitando a consulta das informações dos moradores, agilizando a operação e protegendo a segurança desses dados sigilosos. Durante as ações do mutirão realizadas nos dois municípios, a W3K Tecnologia promoveu um treinamento baseado no modelo de negócio da sua solução ECM/Archiving, a qual consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no ambiente digital. A aplicação transforma processos manuais, analógicos e dados em papel em fluxos de trabalho digitais, otimizados e automatizados, garantindo acesso seguro à informação a qualquer momento e de qualquer lugar. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, é possível integrar captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma.  Segundo Anderson Mendes, supervisor de serviços da W3K, durante o mutirão de recadastramento dos moradores da extinta Cohab, foram fornecidos scanners para o processo de digitalização de documentos. Além disso, a equipe da W3K realizou a capacitação técnica das equipes das duas prefeituras para que pudessem realizar a digitalização e indexação dos documentos. O CEO da W3K, Daniel Klafke, destacou a relevância dessa iniciativa do poder público na regularização de imóveis e falou do apoio da empresa nesse processo. “Esta iniciativa não apenas reflete nossa responsabilidade social, mas também enfatiza o papel da tecnologia como facilitadora para a resolução de desafios da vida das pessoas”, pontuou o CEO. Os moradores de ambas as cidades aguardavam há décadas a regularização de suas moradias. E como funciona a solução ECM/Archiving? A solução de ECM/Archiving da W3K oferece um processo completo e estruturado para a digitalização e gestão de documentos, unindo as melhores práticas arquivísticas com tecnologia de ponta. Nosso processo transforma arquivos físicos em acervos digitais, organizados e acessíveis por meio de uma plataforma em nuvem robusta, segura e escalável. Com isso, garantimos o gerenciamento eficiente de grandes volumes documentais, promovendo a preservação da informação, redução de espaço físico e facilidade no acesso aos dados. Ao entregar uma solução que combina tecnologia, metodologia e pessoas capacitadas, a W3K impulsiona a transformação digital nas empresas — o que vai além da digitalização. Essa combinação proporciona fluidez nos processos, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e conformidade com padrões de excelência. Como resultado, nossos clientes experimentam benefícios reais, como ganho de tempo na busca e validação de informações, maior auditabilidade, redução de falhas de comunicação, rastreabilidade aprimorada, segurança da informação com controle de acessos, além de mais agilidade na validação e assinatura de documentos. Sobre a W3K Fundada em 2011 a W3K surgiu com o objetivo de utilizar a tecnologia para automatizar fluxos e processos de trabalho, simplificando a gestão de documentos e garantindo o acesso seguro a informações críticas. Desde o começo de nossa trajetória, estamos inseridos no Parque Tecnológico São Leopoldo (Tecnosinos) — um dos principais ecossistemas de inovação do País, que abriga dezenas de organizações de base tecnológica. Nossas soluções estão presentes em centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, oferecendo flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas de gestão de cada organização ou área de negócio. Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Digitalização reduz uso de papel e facilita acesso à informação – conheça a solução ECM/Archiving

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Um dos principais desafios enfrentados pelas empresas está relacionado à gestão de documentos. Informações dispersas, duplicação de dados e documentos, controle por planilhas eletrônicas, baixa integração e ausência de plataformas digitais centralizadas acabam sendo entraves para uma gestão documental mais eficiente. Nesse contexto, a digitalização de documentos permite que dados importantes possam ser acessados de maneira rápida e funcional, além de contribuir para a redução do uso de papel. A falta de dados não estruturados acaba gerando vulnerabilidade para a segurança,  ocasionando problemas como falta de rastreabilidade, assimetria da informação e retrabalho. Por sua vez, a baixa automação gera dificuldade de padronização e pode afetar a tomada de decisão gerencial. Nesse contexto, além da eliminação de documentos físicos, com a digitalização do acervo, a consulta aos processos fica mais fácil, permitindo o rastreamento das atividades administrativas. Nossa solução ECM/Archiving transforma processos manuais, analógicos e dados em papel em fluxos de trabalho digitais, otimizados e automatizados, garantindo acesso seguro à informação a qualquer momento e de qualquer lugar. Com o gerenciamento de documentos em nuvem integramos captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis.  Devido à sua flexibilidade, o ECM/Archiving pode ser utilizado por diversos setores da organização, o que inclui RH, Administrativo, Jurídico,, Engenharia, Qualidade, Projetos, dentre outros. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência. Oferecemos também softwares de armazenamento e gerenciamento em nuvem, como é o caso do KeyDrive e do GREENDOCS. Essas ferramentas permitem que os usuários compartilhem arquivos de maneira ágil e segura, através da geração de um link exclusivo. Saiba mais clicando aqui. E como funciona o processo de Archiving?  O processo de Archiving consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no ambiente digital. Juntamente com o sistema ECM/GED, é possível identificar os documentos que podem ser descartados (seja pelo término do prazo de vigência ou por terem cumprido as exigências legais). Ainda sobre a destinação dos documentos em papel, realizamos a chamada ‘custódia eficiente’.  Ao digitalizarmos todo o acervo documental, também efetuamos a retirada e armazenagem e destinação para um local adequado, seguro e rastreável, além de protegido contra a incidência de pragas ou sinistros (alagamentos/incêndios). Cabe salientar ainda que nossos ambientes passam por auditorias periódicas, com o objetivo de mitigar riscos e prevenir eventuais incidentes.  Realizamos toda a organização documental de maneira individualizada, facilitando a rastreabilidade de dados específicos quando necessário. E é nesse ponto que a custódia eficiente dos documentos desempenha um papel fundamental, pois permite a organização correta do acervo — além de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor no País desde 2018. O acervo físico (já digitalizado e inservível) é encaminhado para o descarte correto junto a empresas especializadas nesse processo.  Nesses locais os documentos são retirados das caixas e colocados dentro de uma máquina, chamada enfardadeira. O equipamento prensa o papel, agrupando-o em fardos que são enviados posteriormente a usinas de reciclagem. A redução do uso de papel e seu reaproveitamento após o correto descarte (reciclagem) também está alinhado às boas práticas de ESG — Environmental, Social and Governance.  Maior produtividade e retorno sobre o investimento — ROI A organização de documentos no ambiente digital aumenta produtividade, reduz custos e garante maior segurança nos processos, o que se traduz em ganhos financeiros. Através da armazenagem de conteúdo na nuvem, o sistema fornece processos automatizados para gerenciamento e criação de documentos utilizando os fluxos de trabalho internos.  Estudo do provedor global de tecnologia, pesquisa e consultoria focada em estudos de ROI, Nucleus Research, apontou que a digitalização de documentos permitiu às organizações pesquisadas a realocação dos funcionários atuais sem que houvesse a necessidade novas contratações. Em termos financeiros, o ROI foi de $8,55 para cada dólar investido — ou seja, oito vezes mais. E então: quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções empresariais. Há 14 anos levamos a transformação digital e a governança da informação para o mercado corporativo. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Gestão de documentos pode contribuir para o planejamento de sua empresa em 2025

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Um bom planejamento é fundamental para qualquer empresa, independente de seu porte ou segmento. Ele serve de roteiro para que as metas e objetivos fiquem claros e alinhados à cultura organizacional, no médio e longo prazo. É a partir dele que será possível documentar e apontar quais medidas devem ser implementadas pela organização ao longo do ano. E é nesse ponto que a gestão de documentos, pode contribuir para a construção de um planejamento eficaz, que garanta a sustentabilidade e a melhoria contínua do ambiente funcional de sua empresa neste começo de 2025. A gestão de documentos é o conjunto de processos que garante produção, arquivamento e o uso adequado de arquivos e registros de uma organização. Sua aplicação otimiza a busca por dados, tornando-a mais organizada, ágil, simples e segura. A partir do uso de soluções em nuvem, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) permite o acesso às informações da empresa de maneira remota. Sua aplicação contribui para que todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, esteja alinhado, facilitando assim a avaliação de cada ponto de seu ciclo de vida. Ações como estas impactam na produtividade de trabalho dos colaboradores, que terão acesso e uso adequado da informação, cumprimento de prazo nos projetos, consumo de informações consistentes para a operação. Isso porque todos os dados estarão centralizados em uma plataforma digital, onde o GED assegura a organização e a agilidade no processo de recuperação e compartilhamento de documentos.. A gestão documental contribui também para a sustentabilidade ambiental, e estão alinhadas às boas práticas do ESG — Environmental, Social and Governance. Além da redução do uso de papel (conceito paperless), nossos softwares de GED contribuem com o pilar da Governança, reduzindo problemas como a Assimetria da Informação — situação caracterizada pela discrepância dos dados coletados entre as partes envolvidas, o que pode causar diversos prejuízos, inclusive financeiros. Maior agilidade, segurança e decisão baseada em dados (data-driven) Além de garantir maior segurança, controle e rastreabilidade, a gestão de documentos eletrônicos permite ainda que os dados sejam utilizados para a definição da estratégia de negócio (cultura data-driven). Uma empresa onde essa cultura norteadora de negócios está presente, consegue aumentar sua performance e competitividade no mercado.  Os dados compilados, especialmente aqueles não estruturados, após analisados e tratados, devem servir de base para a definição de novas ações, o que inclui prospecção, desenvolvimento de produtos, relacionamento com o cliente, dentre outros. Nossas soluções levam a governança da informação, de maneira ágil e segura, para o ambiente corporativo.  Nossos softwares preenchem lacunas onde os ERPs comuns não têm a flexibilidade necessária para atuarem, principalmente em ambientes desafiadores e com fluxo intenso de informação. Com relação à segurança, nossas soluções GED possuem medidas que aumentam a proteção de dados sensíveis, contribuindo para evitar violações e eventuais vazamentos de informações.  GREENDOCS centraliza e monitora fluxos de trabalho Nosso software GREENDOCS possui funcionalidades para monitorar o desempenho de parceiros, centralizando a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos. Ele garante visão total de etapas da documentação, facilitando a colaboração entre equipes distintas, e potencializando a gestão de mudança (MOC).  A solução também controla registros e ações de qualidade, integrando fornecedores de forma online e gerenciando filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos. Além disso, o GREENDOCS fornece suporte para o processo de assinaturas eletrônicas, possibilitando a implantação de mais de um ambiente de trabalho para o mesmo usuário. A plataforma também se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. E então: quer garantir uma gestão estratégica para sua organização? Desenvolvemos soluções adequadas às necessidades das empresas, contribuindo para a melhoria contínua de fluxos e processos — para conhecer cases de organizações que já aderiram às nossas soluções clique aqui. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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W3K: Eficiência e segurança nas informações do seu negócio

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O gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) é fundamental para garantir maior agilidade e transparência para os processos de uma empresa. Além destes benefícios, algumas empresas registraram um aumento de até 36% de produtividade após a implantação da ferramenta, que fornece suporte para a tomada de decisão estratégica e governança da informação. O ECM reúne diversas estratégias, ferramentas e métodos de uma organização relacionados a gerenciamento, captura e armazenamento de documentos. Neste aspecto, as soluções da W3K englobam documentos de qualquer natureza, físicos ou digitais, facilitando o acesso à informação para todos. Isso permite às empresas trabalharem de forma digital e protegida, otimizando os processos de gestão. Nossas soluções proporcionam o gerenciamento de documentos na nuvem, e a automação dos fluxos de trabalhos. Além disso, oferecem automação no controle de temporalidade dos documentos, eliminando o controle manual e aumentando a eficiência operacional. Nossa solução possui também um ‘semáforo’ para auxiliar na identificação do status de atividade. Essa funcionalidade oferece um controle mais eficaz dos prazos e fluxo de trabalho, permitindo uma rápida identificação do progresso das tarefas, e eventuais correções de rota. Outra funcionalidade importante no que se refere à busca de documentos é o Full Text Retrieval/OCR. Essa tecnologia permite extrair e indexar todo o texto presente em conteúdos digitalizados, o que inclui documentos e imagens, permitindo que o arquivo se torne acessível e editável.  Gerencie equipes remotas de maneira mais rápida e segura  A transformação digital nas organizações foi acelerada pela pandemia, fazendo com que os modelos de gestão praticados até àquele momento (pré-Covid 19) precisassem ser revistos. Inclusive até mesmo algumas tendências que surgiram antes ganharam ainda mais força nos tempos de confinamento, como é o caso dos modelos de trabalho híbrido e home office. E é justamente na gestão de times remotos que o ECM desempenha um papel importante. A solução é a escolha ideal para equipes distribuídas e remotas que precisam operar com máxima eficiência. Isso porque ao eliminar desperdícios de tempo e incertezas nos processos, os times ficam com mais tempo para colocar foco em atividades que geram maior produtividade e receita. Outro benefício importante do ECM para times remotos está relacionado à segurança.  Com a adoção do trabalho remoto, o aumento no volume de pessoas que acessa os servidores de suas empresas à distância pode aumentar a vulnerabilidade do sistema. Nesse contexto, a solução garante proteção abrangente para todos os dados, também elimina a falta de compartilhamento de dados entre os setores, tornando o processo mais ágil e eficiente. E por que contratar as nossas soluções? As soluções da W3K automatizam processos de gestão e governança da informação, oferecendo maior flexibilidade e performance com relação às demais soluções disponíveis no mercado. Entre os diferenciais de nossos produtos, podemos citar:  atendimento humanizado; assinatura digital de documentos (com a mesma validade do processo, mas sem burocracia e papel); armazenagem em nuvem (cloud); ECM e BPM integrados, escalabilidade; e flexibilidade e customização.  Sobre este último item, em especial, cabe salientar que essa é uma das principais vantagens do nosso sistema de gestão. Isso porque, além de se integrar perfeitamente aos sistemas já utilizados pela organização, as soluções da W3K podem ser customizadas conforme as especificidades de cada cliente. Conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas no link. Podemos atender empresas de diversos segmentos, dentre eles saúde (hospitais) e engenharia (construtoras). Isso porque apesar de ser uma plataforma robusta, ela é muito flexível, e pode ser configurada conforme o modelo de negócio dos seus clientes. Clique aqui e receba um atendimento personalizado de nossa equipe. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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