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Gestión de RRHH – ES

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Home Soluciones Business Apps Gestión de RRHH Gestión de documentos y procesos de RRHH Centralice y gestione los documentos de los colaboradores en una plataforma digital segura. Automatice procesos complementarios al ERP, como admisiones, control de vacaciones y aprobaciones, garantizando un acceso rápido y organizado a la información. Utilice recursos avanzados como digitalización, clasificación, firma electrónica y paneles personalizados para un control total. Además, asegure el cumplimiento de la LGPD, proteja datos sensibles y reduzca costos al eliminar procesos manuales. Gestión de documentos del colaborador Centralice y gestione todos los documentos del dossier del colaborador, tanto digitales como físicos, con trazabilidad completa y control de vigencias Controle todo el ciclo de vida de los documentos de colaboradores activos e inactivos, desde la creación y almacenamiento hasta la revisión y eliminación, garantizando un acceso rápido y confiable, además de promover una gestión eficiente y segura. Solicitar Demo Proceso de contratación totalmente digital Controle todo el ciclo de vida de los documentos de colaboradores activos e inactivos, desde la creación y almacenamiento hasta la revisión y eliminación, garantizando un acceso rápido y confiable, además de promover una gestión eficiente y segura. Panel y informes personalizados Controle estadísticas y métricas, como el tiempo de aprobación de vacaciones, el estado de solicitudes de beneficios, el seguimiento de capacitaciones y documentos por vencer, a través de paneles configurables que ayudan en la toma de decisiones y promueven una mayor fluidez en los análisis. Automatización en los procesos de Recursos Humanos Automatice tareas como solicitud y aprobación de vacaciones, ajustes salariales, gestión de beneficios, cambios contractuales y documentos de salud y seguridad laboral, con trazabilidad integrada y soporte para altos volúmenes, garantizando eficiencia y control total. Además, gestione contratos, políticas internas y otros documentos esenciales de forma centralizada, facilitando la organización y el acceso rápido. Integración con ERPs Conecte la gestión de documentos con herramientas como nómina, evaluación de desempeño, gestión de beneficios y control de asistencia, garantizando una operación integrada y fluida. La solución se integra perfectamente con sistemas empresariales, como ERPs, centralizando información y automatizando procesos. Estandarización y clasificación de la información Establezca estándares claros para el registro y almacenamiento de datos, organizando automáticamente la información por categorías como tipo de documento, colaborador o fecha. Esto reduce inconsistencias, optimiza búsquedas y garantiza trazabilidad, precisión y confiabilidad en el almacenamiento de grandes volúmenes de datos. Solicitar Demo ¿Su empresa enfrenta desafíos en la gestión de documentos y procesos de RR. HH.? Conozca más sobre la solución adquiriendo nuestro folder digital y descubra cómo podemos aportar más organización, seguridad y eficiencia para su RR. HH. Conozca los principales beneficios Confidencialidad de datos sensibles​ Proteja información crítica, como contratos y datos personales, con recursos avanzados de seguridad y cumplimiento de la LGPD. Sistema en la nube​ Gestione documentos y procesos de RRHH en cualquier momento y desde cualquier lugar, con total seguridad y flexibilidad, eliminando la necesidad de infraestructura física local. Firma electrónica de los documentos​ Facilite la formalización de contratos, políticas y documentos internos con firmas digitales rápidas y seguras. Cumplimiento con auditorías Garantice que los registros estén siempre en cumplimiento con las normas laborales y legales, facilitando auditorías y reduciendo riesgos de penalizaciones. Registros de las actividades​ Controle todo el historial de acciones realizadas en el sistema, garantizando transparencia, trazabilidad y control sobre los procesos de RRHH. Reducción de costos operativos​ Con menos uso de papel, espacio físico y procesos manuales, su empresa ahorra en materiales, logística y tiempo del equipo, promoviendo sostenibilidad y eficiencia.

Gestão de RH

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Home Soluções Business Apps Gestão de RH Home Soluções BA Gestão de RH Gestão de documentos e processos de RH Centralize e gerencie os documentos dos colaboradores em uma plataforma digital segura. Automatize processos complementares ao ERP, como admissões, controle de férias e aprovações, garantindo acesso rápido e organizado às informações. Utilize recursos avançados como digitalização, classificação, assinatura eletrônica e dashboards personalizados para total controle. Além disso, assegure conformidade com a LGPD, proteja dados sensíveis e reduza custos ao eliminar processos manuais. Gerenciamento de documentos do colaborador Centralize e gerencie todos os documentos do dossiê do colaborador, tanto digitais quanto físicos, com rastreabilidade completa e controle de vigências. Controle todo o ciclo de vida dos documentos de colaboradores ativos e inativos, desde a criação e armazenamento até a revisão e descarte, garantindo acesso rápido e confiável, além de promover uma gestão eficiente e segura. Processo de contratação totalmente digital Automatize todo o processo de recrutamento e seleção, incluindo a gestão de currículos, estatísticas do processo de admissão e assinaturas eletrônicas de documentos. A fluidez do sistema melhora a experiência tanto do RH quanto dos candidatos. Dashboard e relatórios personalizados Monitore estatísticas e métricas, como tempo de aprovação de férias, status de solicitações de benefícios, acompanhamento de treinamentos e documentos a vencer, por meio de painéis configuráveis que auxiliam na tomada de decisão e promovem maior fluidez nas análises. Automação nos processos de Recursos Humanos Automatize tarefas como solicitação e aprovação de férias, ajustes salariais, gestão de benefícios, alterações contratuais e documentos de saúde e segurança do trabalho, com rastreabilidade integrada e suporte a altos volumes, garantindo eficiência e controle total. Além disso, gerencie contratos, políticas internas e outros documentos essenciais de forma centralizada, facilitando a organização e o acesso rápido. Integração com ERPs Conecte a gestão de documentos com ferramentas como folha de pagamento, avaliação de desempenho, gestão de benefícios e controle de ponto, garantindo uma operação integrada e fluida. A solução se integra perfeitamente a sistemas empresariais, como ERPs, centralizando informações e automatizando processos. Solicitar Demo Padronização e classificação das informações Estabeleça padrões claros para registro e armazenamento de dados, organizando automaticamente informações por categorias como tipo de documento, colaborador ou data. Isso reduz inconsistências, otimiza buscas e garante rastreabilidade, precisão e confiabilidade no armazenamento de altos volumes de dados. Solicitar Demo Sua empresa enfrenta desafios na gestão de documentos e processos de RH? Conheça mais sobre a solução adquirindo nosso folder digital e descubra como podemos trazer mais organização, segurança e eficiência para o seu RH. Conheça os principais benefícios Confidencialidade de dados sensíveis Proteja informações críticas, como contratos e dados pessoais, com recursos avançados de segurança e conformidade com a LGPD. Sistema em nuvem Gerencie documentos e processos de RH a qualquer momento e de qualquer lugar, com total segurança e flexibilidade, eliminando a necessidade de infraestrutura física local. Assinatura eletrônica dos documentos Facilite a formalização de contratos, políticas e documentos internos com assinaturas digitais rápidas e seguras. Conformidade com auditorias Garanta que os registros estejam sempre em conformidade com normas trabalhistas e legais, facilitando auditorias e reduzindo riscos de penalizações. Registros das atividades Acompanhe todo o histórico de ações realizadas no sistema, garantindo transparência, rastreabilidade e controle sobre os processos de RH. Redução de custos operacionais Com menos uso de papel, espaço físico e processos manuais, sua empresa economiza em materiais, logística e tempo da equipe, promovendo sustentabilidade e eficiência.

Blog, Cases, Greendocs

GREENDOCS garante maior agilidade e controle para os processos de RH da SLC Máquinas

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A parceria entre a W3K e a SLC Máquinas – empresa que atua no segmento de máquinas e equipamentos agrícolas há mais de 50 anos – está garantindo maior agilidade aos processos da organização. A SLC utiliza o GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e processos de RH, proporcionando redução de custos, e maior agilidade e controle para os fluxos de trabalho da empresa. A gerente de DHO e Sustentabilidade da SLC, Rosileni Segatto, comentou que antes da implantação do GREENDOCS, todo o fluxo de documentos do setor de RH da empresa era feito de maneira manual. “Todos os documentos eram impressos na matriz em Cruz Alta e enviados por malote para as filiais para que recolhessem as assinaturas junto a seus colaboradores. Depois estes documentos deveriam ser enviados novamente para conferência e arquivamento na matriz,”, lembrou a gerente.  Ela comentou que todo esse processo, além de demandar da equipe um tempo maior para a conclusão dos processos organizacionais, o que inclui o envio por malote e o posterior arquivamento, estava sujeito a eventuais problemas de fluxo e perdas. “Tínhamos muitas situações de falta de assinaturas, perda de malotes e de documentos, por exemplo, além da demora para conferência e arquivo dos mesmos”, enfatizou Rosileni.  Ela relatou que além da agilidade no fluxo de documentos, a SLC Máquinas conseguiu reduzir também os custos envolvidos com a impressão desses documentos e com o transporte de malotes entre as filiais. A SLC conta hoje com mais de 1,1 mil funcionários distribuídos em suas 30 filiais espalhadas pelo Rio Grande do Sul. Empresa já identifica aumento de produtividade Rosileni comentou ainda que a empresa já observou uma melhora significativa em sua produtividade desde a implantação da solução. “Com certeza, após a implantação do GREENDOCS conseguimos ter uma gestão de arquivos muito mais ágil e rápida”, destacou a gerente.  Conforme Rosileni, a SLC consegue identificar ainda outros benefícios em suas rotinas administrativas, entre eles a facilidade no acesso aos documentos, e a centralização do armazenamento de arquivos. Com relação a este último, conforme a gerente, é um dos benefícios mais importantes da ferramenta, considerando que o departamento de administração e pessoal não está todo no mesmo espaço físico. Além de garantir maior segurança, controle e governança aos processos organizacionais, outro benefício se refere à redução de custos com impressão de papéis. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão, descarte e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente.  E quais são os diferenciais de nossa aplicação para o RH? A aplicação da W3K com foco na área de RH tem como objetivo simplificar a gestão de documentos. A solução realiza a armazenagem e a organização desses volumes, agilizando o acesso a documentos relacionados aos funcionários daquela organização, o que inclui contratos de trabalho, avaliações de desempenho, registros de treinamento, dentre outros. Com relação aos processos de RH, em específico, a solução da W3K também desempenha um papel importante. Por meio da plataforma é possível automatizar tarefas como admissões, desligamentos, solicitações de benefícios e avaliações de desempenho. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência desse setor fundamental para o bom desempenho de qualquer organização.  A solução de RH da W3K se adapta perfeitamente aos processos e demandas atuais da empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente, com foco em segurança e rastreabilidade no armazenamento dos dados. Para conhecer cases de outras organizações que já implementaram a plataforma clique aqui. E então: assim como a SLC Máquinas quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

ECM/GED | Documentos, Greendocs, LGPD, Solução Completa, W3K Tecnologia

Solução Completa para proteger Dados do RH(LGPD) + Digitalização + Archiving + Guarda

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O Greendocs GED/ECM e BPMs é uma plataforma robusta, configurável conforme o modelo de negócio de cada empresa, onde os processos já utilizados pelas equipes são automatizados, garantindo que se encontre o documento correto no momento certo. Além de trazer agilidade na busca por arquivos, a automatização dos processos também traz outros ganhos. Um bom exemplo é a segurança e a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que, em departamentos como o RH, ocorre o tratamento de dados dos funcionários. A privacidade é imprescindível e utilizando tecnologias para o controle de acesso, a confidencialidade e o não repúdio, podemos garantir uma guarda segura. Então, se você procura melhorar a confiabilidade das informações de RH, a resposta está na solução completa W3K: Digitalização + Archiving + Guarda + Greendocs ECM/GED e BPMS. LGPD e RH: integração de processos e adequação à lei Desde o recrutamento até o desligamento de um colaborador, a tratativa de dados do RH deve estar em conformidade com a LGPD. Por isso, digitalizar processos e automatizá-los é extremamente importante. Ao contratar a solução completa da W3K, a empresa conta com mais segurança e rastreabilidade na gestão do acesso aos documentos de RH que possuem dados pessoais e sensíveis. Benefícios da solução completa W3K para o RH Contar com um parceiro como a W3K é certeza de muitos benefícios, mas focamos em 4 deles, que consideramos essenciais para o setor de RH realizar a gestão escalável dos processos que envolvem dados dos colaboradores. 1. Digitalização de documentos Independentemente do segmento de atuação, uma organização deve ter cautela ao administrar documentos. Isso porque a perda de informações pode prejudicar a produtividade e acarretar em multas de até R$ 50 milhões por desrespeitar a LGPD. Diante desse cenário, a digitalização de documentos é uma prática que promove a localização rápida do endereço da informação e o acesso limitado e rastreável aos dados. Isso possibilita a adoção de mecanismos de segurança avançados para evitar roubos e vazamentos. Da mesma forma, a digitalização permite uma gestão paperless e mais controle sobre os documentos que precisam ser armazenados. 2. Archiving para controle seguro Segundo a última edição do Varonis Risk Report, 64% das empresas não sabem onde seu conteúdo está localizado, menos ainda quem pode acessá-lo. A LGPD tem regras claras sobre a retenção dos dados, onde as empresas só podem manter informações enquanto forem necessárias. Após o prazo determinado pela tabela temporalidade, elas devem ser eliminadas de forma permanente. O grande desafio está em localizar esses dados. Com uma catalogação eficiente, o legado de documentos está seguro e a rastreabilidade e a auditabilidade garantidas. Esse processo integrado não apenas avalia o cenário, como identifica quais documentos devem permanecer arquivados e quais podem ser seguramente destruídos. Com estes digitalizados e corretamente arquivados, as mudanças exigidas pelas alterações na lei ficam muito mais ágeis. 3. Guarda segura de documentos com dados pessoais e sensíveis Considerado essencial na rotina das empresas, a guarda de documentos é um recurso da nossa solução completa. Na prática, ao tombar o acervo documental do setor de RH, ocorre a retirada do acervo de dentro do departamento para armazenagem segura em local especializado. Com a custódia especializada é feito o serviço de arquivamento das caixas em estantes apropriadas para guarda documental. Totalmente rastreável, aplicando ações de segurança, como controle de pragas e o programa de prevenção de incêndio. Essa guarda é totalmente rastreável, respeitando as normas da LGPD, com auditoria de segurança regular e tudo o que for necessário para o armazenamento sem riscos para os documentos. 4. Greendocs: apoia a modelagem, virtualização e automatização dos processos O Greendocs oferece benefícios fundamentais, como maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, segurança da informação e certificação digital. Além disso, é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, bem como facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Por que escolher a W3K? A LGPD exige que todo documento que contenha dados pessoais respeite o seu ciclo de vida pré-definido pela legislação. Ou seja, a empresa deve processar, armazenar e após o término da sua finalidade, destruir ou armazenar esses arquivos. A solução completa da W3K provê justamente essa gestão de documentos digitais e físicos, além de uma equipe especializada em apoiar a transformação digital dos seus processos. Quer conhecer mais? Fale conosco.

ECM/GED | Documentos, Greendocs, Solução Completa

Solução Completa para RH com Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda

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O uso da tecnologia provê mais organização e monitoramento das atividades realizadas pelo RH, bem como gera muito mais precisão nas atividades. Além disso, há um grande conjunto de vantagens, as quais facilitam o trabalho diário. Aumentar a eficiência, reduzir o índice de perda dos prazos, proporcionar mais escalabilidade e segurança às tarefas são os principais benefícios da solução completa W3K: digitalização + archiving + guarda + plataforma ECM/GED e BPMs. Com esta, as empresas automatizam os seus processos, otimizam o tempo e reduzem o espaço físico de armazenamento de documentos, garantindo, assim, a governança da informação e ganhos significativos de produtividade. Digitalização do RH: gestão sem papel e rastreabilidade O RH é um setor que armazena muitos documentos, por isso, o gerenciamento eficiente dentro do departamento facilita, por exemplo, o acesso seguro à informação que precisa ser encontrada com agilidade. Na prática, ao necessitar consultar informações e documentos de um colaborador, para uma demanda de processo trabalhista ou validação de informações do departamento pessoal, o RH consegue localizar essa informação de forma simples e rápida, afinal, os arquivos digitalizados são disponibilizados em um ambiente web. Mas essa é apenas uma das vantagens. A digitalização de documentos provê mais agilidade nas atividades, aumentando a produtividade e ajudando a diminuir espaços físicos, reduzir riscos e aumentar o controle dos dados, pois permite rastrear acessos aos dados com confiabilidade. A W3K possui um eficiente processo de digitalização de arquivos. Na prática, digitalizamos o seu legado, novos documentos ou sob demanda, local ou remoto, adequando-se à sua realidade. Archiving: arquitetura da informação e classificação de temporalidade Rastreabilidade do acervo documental, taxonomia e previsibilidade de espaço físico disponível são alguns dos benefícios do archiving no setor de RH. A W3K, apoia no desenvolvimento de uma arquitetura da informação, incluindo definição de plano de classificação de temporalidade, além do processo de triagem, digitalização e indexação. Somando archiving + plataforma Greendocs você ganha mais eficiência em suas responsabilidades e na mitigação dos riscos sobre os processos de gerenciamento documental do RH, permitindo que o seu foco possa ser mais dedicado nas atividades fim de seu setor. Da mesma forma, facilidades como o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), a indexação dos mesmos para pesquisa e guarda em warehouse regular também fazem parte dos recursos oferecidos nesta solução completa. Custódia segura dos documentos de RH Tratando dos dias que muitas vezes uma empresa leva para localizar um documento, não é exagero dizer que pode levar mais de 30 dias para localizar o documento ou até mesmo não localizá-lo. Isso porque ter várias caixas com o mesmo critério faz com que as buscam sejam onerosas e lentas, além de não permitir o controle de documentos faltantes e haver o risco de pragas ou incêndio sobre um volume não rastreável de documentos. Além de tornar o clima organizacional pesado, realocando profissionais estratégicos para encontrar essas informações, a guarda física e local torna mais onerosa a tarefa de buscar um papel perdido no meio de milhares. É inviável nos dias de hoje. Com a contratação da guarda física externa, especializada em armazenamento confiável, promovida pela solução completa W3K, a informação se mantém preservada com segurança. Ademais, com a custódia dos documentos em local adequado, a W3K provê controle do espaço físico, acessibilidade da informação, gerenciamento da documentação de forma sistemática, rastreabilidade, controle, gestão da caixa ou tratamento individualizado. Como a W3K pode otimizar o RH da sua empresa? Na teoria parece mais fácil entender todos os benefícios da solução Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda para gerir e otimizar processos de RH. Na prática, exemplos cotidianos podem mostrar essas vantagens. Em resumo, a solução completa em gestão da informação da W3K atua desde a digitalização, passando pela guarda física até a disponibilização online de seus documentos digitais. Quer mais informações sobre como a nossa solução completa pode otimizar os seus processos de RH? Fale com um de nossos especialistas.

Blog, W3K Tecnologia

Leadership Development da W3K: investindo no futuro das nossas lideranças!

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O Leadership Development da W3K vai além de apenas uma capacitação: ele se constitui em um jornada focada em gestão estratégica e desenvolvimento de lideranças. Neste espaço, nossos líderes compartilham vivências e consolidam a nossa cultura organizacional, convertendo desafios do cotidiano em soluções de alto valor para nossa organização. O resultado se traduz em decisões mais precisas, equipes engajadas e uma estrutura de resultados sólida. Afinal, o crescimento de uma empresa é resultado direto da evolução de sua liderança. O projeto cria um ambiente propício para que os gestores troquem experiências e consolidem a cultura da empresa, transformando os desafios diários em resultados práticos, como equipes mais engajadas e decisões mais assertivas. A líder de RH da W3K, Joana Pas, comentou que o programa é uma trilha estruturada para o desenvolvimento de líderes, criada com o objetivo de fortalecer a cultura de liderança da empresa. Ela destacou que o alinhamento estratégico e a evolução da liderança têm impacto direto no engajamento do time e na qualidade das decisões da organização. “Os líderes transformam a estratégia em ação, quando evoluem, melhoram a execução, o engajamento do time e a qualidade das decisões, o que acaba elevando os resultados”, pontuou a líder de RH. Já Charlles Fantinel, líder de Business Apps da W3K, observou que o foco do programa está na colaboração prática entre os líderes, contribuindo para a redução de retrabalho, e para o aumento da produtividade e da agilidade no dia a dia da empresa. “Essa troca entre líderes evita o retrabalho e reduz o erro. Quando a gente compartilha o que funciona e o que não funciona, a aplicação no dia a dia fica mais rápida e com mais qualidade, o que impacta diretamente nos resultados. No final, isso vira resultado, produtividade, qualidade e crescimento”, destacou Charlies. A capacitação está sendo conduzida pela especialista em Gestão Estratégica, Tiessa Hochscheidt de Oliveira, da AGAH Resultados Sustentáveis. Ela ressaltou que a liderança vai muito além de gerenciar tarefas; trata-se de inspirar pessoas e garantir que todos estejam alinhados com o propósito da empresa. “A liderança costuma ser um trabalho solitário e quando ocorre essa troca de aprendizados, ela é muito rica, pois todos estão vivendo isso juntos”, observou Tiessa. Veja o vídeo abaixo e saiba mais sobre o programa.

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10 processos de negócio para automatizar nas empresas

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A automação de processos críticos é fundamental para empresas que buscam a escalabilidade e a redução de riscos operacionais. Isso porque a automação aumenta a eficiência, mitigando riscos e reduzindo custos operacionais. Em um mundo cada vez mais globalizado, onde as respostas precisam ser cada vez mais rápidas, a automação é mais do que somente um diferencial competitivo — ela tornou-se fundamental para qualquer organização que busca o crescimento sustentável.  Segundo estudo internacional denominado ‘OTRS Spotlight: IT Service Management 2023’, o mercado brasileiro tem uma considerável vantagem na automação de processos em relação a outros países — 52% das empresas brasileiras já adquiriram as ferramentas de automação em comparação com 28% de todos os outros mercados pesquisados pelo estudo. Nesse contexto, listamos 10 processos de negócio para automatizar nas empresas — acompanhe abaixo. Processo de Compras — muitas empresas ainda gerenciam suas compras através de e-mails e planilhas paralelas, gerando falta de padrão e riscos à conformidade. Por isso, automatizar os fluxos de aprovação, permite o monitoramento de fornecedores e garante à sua empresa maior eficiência e um histórico completo de transações. Isso porque a automação auxilia na redução de erros e aumento a transparência. CLM – Gestão do Ciclo de Vida de Contratos — se sua empresa ainda realiza o fluxo de contratos através de vias físicas, seu negócio pode estar correndo riscos. Arquivos soltos dificultam o controle de prazos e aumentam os riscos jurídicos. Cada empresa possui processos internos únicos, e por isso a aplicação de Gestão de Contratos oferece controle total sobre os contratos, reduzindo riscos, aprimorando a conformidade, tudo isso em uma única plataforma. Atas de Reuniões — não é incomum que decisões importantes se percam em anotações informais que não receberam os devidos encaminhamentos. Nesse contexto, a digitalização e o compartilhamento de atas atribui tarefas e acompanha o progresso das mesmas, mantendo todos os participantes alinhados. A aplicação economiza tempo e garante que as informações importantes sejam registradas de forma precisa e direcionada aos responsáveis de forma automatizada. Controle de Auditorias — realizar auditorias internas e externas baseadas em processos manuais torna a rastreabilidade lenta e complexa. Por isso, o processo automatizado de auditoria interna e externa no ambiente proporciona transparência total das operações, permitindo o rastreamento do histórico de cada ação, desde a criação até a conclusão, garantindo a conformidade e facilitando auditorias. Além disso, o registro de evidências oferece uma base sólida de dados, que pode ser utilizada para validações, certificações, e licenciamentos, reforçando a segurança em todos os processos corporativos. MOC – Gestão de Mudanças — alterações em processos críticos, quando feitas sem controle, podem impactar a operação e gerar perdas financeiras. Por isso, o objetivo da aplicação Management of Change (MOC) é garantir que as mudanças sejam controladas quando a empresa opta por realizar alterações necessárias em seus processos, sejam eles documentais ou operacionais, independente de sua complexidade ou volume. Ele estabelece uma análise dos riscos contratuais, mantendo-os sob controle, e fornecendo informações relevantes para o gestor.  Gestão de Documentos e Unidades de Guarda — manter acervos físicos geram altos custos financeiros para as empresas. Além da ocupação de espaço físico, existe a dificuldade de localizar arquivos em papel, o que compromete a agilidade organizacional. Automatizar esse processo permite a transformação de documentos físicos em digitais e gestão de arquivos físicos (guarda), com foco na redução de custos com espaço físico. Essa aplicação garante eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações. Gestão de Tickets e Solicitações — gargalos e o descumprimento de prazos: esse é o resultado de demandas enviadas por diversos canais sem uma sistemática de registro. Automatizar a gestão de Tickets e Solicitações estabelece uma sistemática eficiente de registro, acompanhamento e resolução de demandas. A aplicação também suporta a atribuição de tarefas, o monitoramento de status e SLAs e a geração de relatórios para uma visão completa do fluxo de trabalho. TAP (Termo de Abertura de Projeto) — A documentação gerada ao longo de um projeto muitas vezes fica dispersa, dificultando consultas rápidas e o atendimento a normas. Por isso, gerenciar todos esses volumes, o que inclui TAPs, relatórios de progresso e especificações técnicas, fica mais fácil com processos automatizados.  O armazenamento estruturado facilita a consulta e o uso assertivo das informações pelos envolvidos, além de garantir conformidade com normas e regulamentações.  Documentos e Processos de RH — tarefas rotineiras como admissão, gestão de benefícios, contratos, avaliações, treinamentos, dentre outras atividades, costumam sobrecarregar o setor de Recursos Humanos de uma empresa. Por isso, centralizar arquivos essenciais e automatizar fluxos de trabalho customizáveis reduz falhas operacionais e aumenta a eficiência do RH, permitindo um acesso rápido a contratos e avaliações. Gestão de Documentos de Engenharia (EDMS) — projetos de engenharia estão sujeitos à falhas na manutenção de estruturas e máquinas devido ao controle manual de documentos técnicos. Isso porque na engenharia, o gerenciamento de  documentos e processos são fundamentais para o andamento dos projetos. Uma aplicaçãode EDMS oferece a flexibilidade necessária para gerenciar esses processos críticos, garantindo que a criação e manutenção de sistemas sigam o cronograma e os padrões exigidos. A W3K pode auxiliar sua empresa na automação desses processos A W3K entende que cada organização possui níveis de complexidade para cada processo de negócio, e por isso desenvolve soluções adequadas às necessidades de seus clientes. Podemos atuar na automação de processos críticos, entregando maior fluidez e controle no ambiente compartilhado de dados. Através do nosso software GREENDOCS, realizamos o gerenciamento de documentos, o qual é totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas. Ele possui funcionalidades para centralizar a tramitação de documentos, aumentando assim a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, o GREENDOCS integra captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis. Clique aqui e descubra como nossos softwares de gestão podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e

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Como escolher o melhor software de gestão de documentos: 8 critérios essenciais

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Ao escolher o software de gestão de documentos para a sua empresa, alguns critérios devem ser levados em consideração. Essa plataforma deve centralizar todo o fluxo de documentos, garantindo agilidade, transparência e conformidade em todo processo de tramitação, desde documentos técnicos, como é o caso do EDMS para engenharia, até os processos de RH. Neste artigo destacamos 8 critérios essenciais para que você possa escolher o melhor software de gestão de documentos para sua empresa. Como já abordamos em outro conteúdo aqui no blog, a gestão de documentos deixou de ser apenas uma ferramenta administrativa para se consolidar como um pilar estratégico fundamental de garantia da alta performance nas organizações. Nesse contexto, a escolha de um software de gestão documental é uma decisão estratégica que impacta diretamente na eficiência operacional, na segurança da informação e na conformidade legal de uma empresa. Para garantir que a plataforma escolhida ofereça o melhor custo-benefício e possa atender de maneira integral aos requisitos específicos, é fundamental avaliar uma série de aspectos técnicos e funcionais — abaixo os oito critérios a serem considerados para definir a plataforma de gestão de documentos. Centralização e padronização da informação — o software deve atuar como uma plataforma única para todos os documentos, garantindo a uniformidade de padrões e eliminando a eventual assimetria da informação entre as diferentes áreas da empresa. Ele também deve ser capaz de configurar fluxos de revisão e aprovação para que os documentos sigam automaticamente o procedimento correto. Automatização do Ciclo de Vida do documento — a solução deve automatizar de maneira prática e funcional toda a tramitação de documentos, desde a sua criação até a o descarte, mitigando riscos e reduzindo o tempo gasto com buscas no sistema.  Acesso rápido e armazenamento em nuvem (cloud computing) — o software deve oferecer acesso remoto seguro a partir de qualquer local, promovendo a mobilidade e o trabalho colaborativo das equipes. Esse diferencial é muito relevante, em especial no que se refere à gestão de times remotos. Adaptabilidade ao modelo de negócio — a solução precisa ser totalmente adaptável ao modelo de negócio da empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo já existente e com funcionalidades específicas para cada departamento.  Segurança e rastreabilidade — é fundamental que o software possa garantir total controle sobre o histórico de acesso, edição e visualização de cada arquivo, assegurando a conformidade com regulamentações e normas específicas de mercado (diferencial que auxilia na redução de riscos legais e operacionais). Integração entre sistemas — o sistema deve ir além do simples armazenamento, permitindo a análise e o tratamento de dados (incluindo os não estruturados) para subsidiar decisões estratégicas da empresa. Ele também deve oferecer a possibilidade de integração com outras plataformas já existentes na organização, o que inclui ERPs e CRM. Facilitação da colaboração externa — o software de gestão deve ter a habilidade de compartilhar de forma segura a troca de informações e conteúdos com fornecedores, parceiros e clientes (externos da organização). Dashboard e Power BI (Análise de Dados) — o último fator importante a ser considerado na hora de escolher um software para gestão de documentos se refere à análise estratégica de dados. Ele deve possuir o Power BI embutido no sistema, gerando relatórios customizados para cada cliente. Os indicadores visuais possibilitam o entendimento rápido das informações de controle de forma ágil, com a facilidade de acesso dos dados em nuvem, seja pelo celular, web ou tablets. Gestão de documentos mais eficiente e segurança com o software GREENDOCS A W3K é referência em soluções para Gestão Eletrônica de Documentos (GED), Governança de Dados e Automação de Processos (BPM/BPMS), oferecendo tecnologia especializada para transformar a gestão documental e garantir eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações. Nosso software GREENDOCS é um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas.  Ele possui funcionalidades para centralizar a tramitação de documentos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, o GREENDOCS integra captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis.  Baseadas em Inteligência Artificial (IA), o software ganhou novas funcionalidades, com foco na melhoria da performance da plataforma, dentre elas à comparação entre duas versões de um mesmo documento. A tecnologia analisa os comentários com as solicitações de alterações realizadas em versões anteriores e verifica automaticamente se essas solicitações foram implementadas — e contempladas — na versão atual do documento. Esse diferencial agiliza o processo de revisão e precisão na validação de mudanças.  Interação rápida e medição eficaz da performance do negócio Outra nova funcionalidade do GREENDOCS baseada em IA é o chat integrado. Os usuários da solução podem fazer perguntas dentro do ambiente compartilhado da plataforma, o que inclui questões relacionadas a prazos de vencimentos, média de lead time de um processo e período de contratação de serviço, dentre outras.  Esse aspecto garante a centralização da comunicação, aumento da eficiência operacional e a melhora na tomada de decisão. Essas novas funcionalidades tem como principal a otimização do tempo. Outro ponto relevante relacionado ao GREENDOCS, se refere à medição e sustentação eficaz da performance. Este aspecto garante que metas e objetivos sejam alcançados, e também assegura a conformidade com regulamentações e normas específicas da indústria.  Soluções para alavancar a transformação digital nas empresas As soluções da W3K impulsionam a transformação digital nas empresas, entregando maior fluidez e controle em processos intensos de informação e no ambiente compartilhado de dados. Nossos softwares fazem parte da rotina de  centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, contribuindo para a melhoria contínua de fluxos e processos. Conheça cases de empresas que já utilizam nossas soluções em suas rotinas. Clique aqui e descubra como nossos softwares de gestão podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e

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Além do armazenamento: a gestão documental como estratégia de negócio

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A gestão de documentos deixou de ser apenas uma ferramenta administrativa para se consolidar como um pilar estratégico fundamental de garantia da alta performance nas organizações. Isso porque, ao centralizar, padronizar e automatizar o ciclo de vida dos documentos, a empresa reduz o tempo de busca por informações, além de mitigar eventuais riscos em seus processos organizacionais — tudo com total agilidade e segurança. A gestão documental organiza o fluxo de informações, garante segurança jurídica e agiliza processos, transformando dados em inteligência estratégica para o negócio e reduzindo custos operacionais. Isso porque a centralização dos dados em uma única plataforma evita gargalos e elimina a chamada Assimetria da Informação — desequilíbrio que pode induzir a falhas no processo de comunicação, e, inclusive, gerar perdas financeiras para as empresas. Entre os seus principais benefícios da gestão documental, estão a possibilidade de permitir acesso remoto de qualquer lugar do mundo. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, é possível integrar captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma.  Estratégia baseada em dados garante maior controle e segurança Além de garantir maior segurança, controle e rastreabilidade, a gestão de documentos permite ainda que os dados sejam utilizados para a definição da estratégia de negócio (cultura data-driven). Uma empresa onde essa cultura norteadora de negócios está presente, consegue aumentar sua performance e competitividade no mercado. Estudo da McKinsey & Company, indica que empresas orientadas por dados são até 23 vezes mais propensas a adquirir clientes, seis vezes mais prováveis de reter esse público e possuem 19 vezes mais chances de serem lucrativas. Isso porque os dados compilados, especialmente aqueles não estruturados, após analisados e tratados, devem servir de base para a definição de novas ações, o que inclui o desenvolvimento de novos produtos e soluções. esse contexto, nossas soluções levam a governança da informação, de maneira ágil e segura, para o ambiente corporativo.  W3K Tecnologia: referência em gestão de documentos A W3K é referência em soluções para Gestão Eletrônica de Documentos (GED), Governança de Dados e Automação de Processos (BPM/BPMS), oferecendo tecnologia especializada para transformar a gestão documental e garantir eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações. Nossos softwares preenchem lacunas onde os ERPs comuns não têm a flexibilidade necessária para atuarem, principalmente em ambientes desafiadores e com fluxo intenso de informação. Esse é o caso GREENDOCS — gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas. O software possui funcionalidades para monitorar o desempenho de parceiros, centralizando a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos. Ele garante visão total de etapas da documentação, facilitando a colaboração entre equipes distintas e potencializando a gestão de mudança (MOC). Diante disso, o software fornece uma solução centralizada para o fluxo documental, podendo ser utilizada por empresas de qualquer segmento, cujos processos críticos de gestão necessitam de automatização. Isso inclui RDO (Registro de Diário de Obras, Gestão da Qualidade, RH, Gestão de Portfólio de Projetos, dentre outros. Esse mecanismo garante a colaboração e a comunicação padronizada entre fornecedores, clientes e equipes internas, tudo de maneira flexível e adaptável às necessidades específicas da gestão organizacional. Com recursos de fluxo de trabalho personalizáveis, é possível documentar, revisar e aprovar mudanças em conformidade com regulamentações e minimizando os riscos. Tecnologia própria e roadmap de inovação Desde a sua fundação, em 2011, a W3K desenvolve tecnologia própria para garantir a melhoria contínua e aumentar a performance das organizações. Suas soluções são desenhadas para acelerar a transformação digital, aumentando a eficiência e a segurança em ambientes compartilhados de dados.  Para garantir transparência e previsibilidade aos seus clientes, a W3K mantém um roadmap detalhado do desenvolvimento de novas funcionalidades e melhorias de seus produtos, o que proporciona transparência e previsibilidade aos seus clientes. Buscamos a qualificação constante de nossas práticas, com o objetivo de entregar produtos inovadores e adequados às necessidades dos nossos clientes. Clique aqui e descubra como as soluções da W3K podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

GED

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Home “> GED Home Greendocs BPMS GED — Gestão Eletrônica de Documentos Nossa sistema de GED organiza e gerencia documentos corporativos de forma digital, segura e padronizada, automatizando seu ciclo de vida e facilitando o acesso à informação. Com foco em governança e rastreabilidade, promove colaboração entre áreas e reduz riscos operacionais. É ideal para controle de documentos técnicos, administrativos e legais, com versionamento, aprovações, auditoria e integração com processos e sistemas corporativos. O que é GED ? A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é o conjunto de práticas e tecnologias utilizadas para organizar, armazenar, controlar e disponibilizar documentos digitais de forma segura e estruturada. Por meio de um sistema de GED, as empresas conseguem centralizar documentos, controlar versões, gerenciar permissões de acesso e garantir que as informações estejam sempre disponíveis, atualizadas e protegidas. Mais do que digitalizar arquivos, o GED da W3K Tecnologia (Greendocs) permite estruturar o ciclo de vida da informação, facilitando a busca, o compartilhamento e a governança documental. Desafios que o GED resolve: GED como base para a governança da informação Em um cenário cada vez mais digital, o GED se torna um pilar fundamental para a governança documental e a gestão da informação nas empresas. Quando integrado a outras soluções, como gestão de processos, qualidade, engenharia ou projetos, o GED permite que documentos estejam sempre vinculados às atividades e decisões do negócio, garantindo mais controle, transparência e eficiência. GED X BPMS: Qual a diferença Embora sejam frequentemente utilizados juntos, GED e BPMS possuem objetivos diferentes dentro da gestão empresarial. GED é focado na gestão e controle de documentos, garantindo organização, versionamento, segurança e acesso estruturado às informações. BPMS é voltado para a gestão e automação de processos, estruturando fluxos de trabalho, aprovações e execução de atividades dentro da organização. Na prática: • GED gerencia documentos • BPMS gerencia processos • Ambos juntos estruturam a governança da informação Enquanto o BPMS estrutura e automatiza processos, o GED garante o controle e a organização dos documentos que suportam essas atividades. FAQ – Perguntas frequentes: Esclareça as principais dúvidas sobre automação, GED e gestão de documentos W3K. Quais tipos de documentos podem ser gerenciados no GED da W3K? O GED da W3K permite gerenciar diferentes tipos de documentos corporativos, garantindo organização, controle e segurança ao longo de todo o ciclo de vida das informações. • Documentos técnicos (projetos, plantas, especificações) • Documentos administrativos (relatórios, formulários, registros internos) • Contratos e documentos legais • Políticas, procedimentos e normas internas • Registros operacionais e evidências de processos • Documentos de RH (admissão, treinamentos, avaliações) • Documentos financeiros e fiscais • Qualquer arquivo digital relevante para a operação da empresa Quais problemas o GED ajuda a resolver? O GED da W3K atua diretamente nos principais desafios da gestão documental, trazendo mais controle, organização e segurança para as informações da empresa. • Perda ou extravio de documentos importantes • Falta de controle de versões e documentos desatualizados • Retrabalho causado por informações duplicadas ou incorretas • Dificuldade no acesso rápido a documentos • Falhas na comunicação entre áreas e equipes O que faz a W3K ser diferente? Conheça os diferenciais que fazem a W3K ser referência em gestão documental e processos •Comparação de revisão de documentos através de Inteligência Artificial •Personalização •ECM/GED integrados •Solução completa (tecnologia e serviços) •Mais de 120 mil usuários espalhados pelo mundo •Cases de sucesso com grandes empresas, como: HAPVIDA, Marcopolo, Gerdau, Grupo TB. O GED da W3K permite gerenciar diferentes tipos de documentos corporativos, garantindo organização, controle e segurança ao longo de todo o ciclo de vida das informações. • Documentos técnicos (projetos, plantas, especificações) • Documentos administrativos (relatórios, formulários, registros internos) • Contratos e documentos legais • Políticas, procedimentos e normas internas • Registros operacionais e evidências de processos • Documentos de RH (admissão, treinamentos, avaliações) • Documentos financeiros e fiscais • Qualquer arquivo digital relevante para a operação da empresa O GED da W3K atua diretamente nos principais desafios da gestão documental, trazendo mais controle, organização e segurança para as informações da empresa. • Perda ou extravio de documentos importantes • Falta de controle de versões e documentos desatualizados • Retrabalho causado por informações duplicadas ou incorretas • Dificuldade no acesso rápido a documentos • Falhas na comunicação entre áreas e equipes Conheça os diferenciais que fazem a W3K ser referência em gestão documental e processos •Comparação de revisão de documentos através de Inteligência Artificial •Personalização •ECM/GED integrados •Solução completa (tecnologia e serviços) •Mais de 120 mil usuários espalhados pelo mundo •Cases de sucesso com grandes empresas, como: HAPVIDA, Marcopolo, Gerdau, Grupo TB. Como o GED da W3K garante a segurança das informações? O GED da W3K conta com recursos que protegem os documentos e garantem controle total sobre o acesso e as ações realizadas. • Controle de acesso por usuário e permissões • Registro de todas as ações realizadas (rastreabilidade) • Histórico e versionamento de documentos • Auditoria completa das atividades • Compartilhamento seguro de informações • Proteção contra alterações indevidas • Criptografia ao nível de storage Como o GED da W3K impacta a gestão da empresa? O GED da W3K melhora a organização, o controle e o uso das informações, tornando a gestão mais eficiente, segura e estratégica. • Centraliza documentos e facilita o acesso às informações • Conecta documentos aos processos empresariais • Automatiza fluxos de aprovação e controle de prazos • Garante padronização e controle de versões • Reduz retrabalho e riscos operacionais • Fortalece a governança e o compliance • Aumenta a eficiência operacional das equipes • Apoia a tomada de decisão com informações confiáveis Onde a W3K atua? A W3K é uma empresa brasileira com atuação mundial, reconhecida por impulsionar a governança corporativa e a transformação digital em grandes organizações, por meio de tecnologia, inteligência artificial e serviços voltados à gestão da informação. O GED da W3K conta com recursos que protegem os documentos e garantem controle total sobre o acesso e as ações realizadas. • Controle de acesso por usuário e permissões • Registro de todas as

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