ECM / Archiving
Digitalizamos documentos físicos y automatizamos procesos manuales, transformando archivos físicos en flujos de trabajo digitales.
Nuestra solución ofrece un proceso completo para la digitalización de documentos, siguiendo las mejores prácticas archivísticas y los mejores recursos tecnológicos para la gestión de grandes volúmenes de documentos físicos.
Comenzamos con la preparación y limpieza de los documentos, asegurando que estén listos para la digitalización con calidad. Utilizando nuestros propios softwares en la nube, automatizamos la gestión de los documentos, proporcionando almacenamiento seguro, indexación y recuperación.
Para los documentos destinados al descarte, seguimos un procedimiento de eliminación cumpliendo con las normativas aplicadas para garantizar la desidentificación de la información. De este modo, garantizamos acceso seguro a la información, en cualquier momento y desde cualquier lugar, reduciendo costos y haciendo su gestión más eficiente y escalable.
Transforme sus archivos físicos en archivos digitales, con nuestra tecnología de gestión en la nube.
ARCHIVOS FÍSICOS
Documentos de RR. HH.
Expedientes
Documentos Financieros
ARCHIVOS DIGITALES
Contratos
Normas de RR. HH.
Especificaciones
Digitalización y preparación de documentos con calidad
Nuestra solución incluye una preparación minuciosa, con la remoción de grapas y clips,limpieza y corrección de e dobleces para garantizar la integridad del material. Los documentos se digitalizan en alta resolución y se convierten en archivos PDF, disponibles en escala de grises o a color, preservando la autenticidad, nitidez y legibilidad del contenido. Además, aplicamos un tratamiento avanzado de imagen, eliminando páginas en blanco y optimizando la visualización para un acceso más organizado.
Indexación y archivo digital: organización y acceso
Nuestro proceso garantiza una organización eficiente, con clasificación basada en un plan de clasificación y una tabla de temporalidades. Los documentos se separan según su estructura, agrupados por procesos, carpetas o expedientes, y se digitalizan en un único archivo para facilitar su consulta. La indexación incluye metadatos esenciales, como tipo de documento, fecha y descripción, lo que hace el registro más accesible. Además, aplicamos tecnología OCR Full Text, permitiendo la búsqueda por palabras dentro de los documentos e imágenes, garantizando una gestión ágil e inteligente.
Archivo físico: seguridad y organización
Garantizamos la preservación y gestión eficiente de grandes volúmenes de documentos físicos. Tras la digitalización, los archivos se acondicionan en sus respectivas cajas o carpetas, manteniendo su integridad y previniendo la deterioración. Durante el proceso, ponemos a disposición la consulta bajo demanda siempre que sea necesario. Para los documentos destinados al descarte, realizamos el procedimiento de forma segura, con protocolo de fragmentación y emisión de informe de destrucción.
Almacenamiento y gestión en la nube con tecnología propia
Ofrecemos soluciones completas e innovadoras para la gestión de documentos en la nube con nuestros softwares propios, Greendocs e KeyDrive. Con tecnología segura y escalablel, garantizamos almacenamiento, centralización y acceso rápido a sus archivos, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Nuestra solución reduce la necesidad de espacio físico, reduce los costos operativos y asegura la total integridad y trazabilidad de los documentos, proporcionando mayor eficiencia y seguridad para su empresa.
Promovemos la transformación digital a través del enfoque Phygital
Nuestra solución ECM/Archiving transforma empresas al integrar el mundo físico y digital en una única plataforma, a través del concepto Phygital. Esta centralización permite la digitalización de documentos físicos y su gestión en los software de W3K, promoviendo la transformación digital y asegurando la gobernanza de la información. El resultado son datos gestionados con eficiencia, seguridad y cumplimiento de las normativas regulatorias.
Nuestros software ofrecen recursos robustos para la gestión, almacenamiento y acceso remoto, facilitando la escalabilidad de la gestión documental. La automatización de flujos de trabajo y el uso de análisis avanzados potencian la toma de decisiones, preparando a las empresas para crecer en un mercado digital cada vez más dinámico.
Benefícios de la solución
Cumplimiento de estándares
Nuestra solución cumple con los estándares de la Organización Internacional de Normalización (ISO), Ley General de Protección de Datos (LGPD), Decretos CONARQ y acreditaciones ONA, PALC, DICQ, PADI, entre otras
Software Greendocs y KeyDrive
Ofrecemos dos opciones de software para la gestión de la información. Greendocs, una solución robusta y adaptable a su modelo de negocio, permitiendo personalizaciones según las necesidades de la empresa. Por otro lado, KeyDrivees un software listo para usar, con activación inmediata.
Excelencia en Technology Service
Ofrecemos tecnologías y servicios de alta excelencia y calidad, con un equipo altamente especializado y capacitado en todas las etapas del proceso para entregar resultados sólidos.
Atención personalizada
El sector de Tech Services reconoce las particularidades de cada proyecto y busca superar las expectativas de los clientes, ofreciendo un servicio y experiencia diferenciados.
Consultoría en gestión de la información
Realizamos diagnóstico de acervos físicos y proporcionamos capacitación y soporte especializado para proyectos de digitalización de documentos.
Estandarización y Centralización
Soluciones completas para la gestión de documentos de todas las áreas de la empresa y centralización de la información en un único software.
Retorno de la inversión (ROI)
Según el artículo publicado por Nucleus Research, proveedora global de tecnología, investigación y consultoría enfocada en estudios de ROI.
Las empresas que implementan la gestión de contenido brindan un retorno de beneficios por cada dólar invertido en
Reducción del tiempo en la búsqueda de información en
Aumento de la productividad tras la implementación de
Reducción de papel y datos no estructurados en hojas de cálculo
Conozca nuevas funcionalidades
Certificación Digital
Rápido, fácil, rastreable y con validez jurídica.
Control de revisiones
Gestione y registre los cambios en documentos o proyectos durante todo el proceso.
Comprobación de duplicidad de archivos
Creación de secuencia alfanumérica, facilitando la detección de copias.
Cifrado a nivel de almacenamiento
Aislamiento total de los datos, protegidos incluso de acessos físicos en el centro de datos.
Integración con scanners
Facilite la digitalización y el almacenamiento de documentos.
Upload en masa simplificado
Proceso de transferencia de grandes volúmenes de archivos o datos de una sola vez.
Explora las soluciones como aplicaciones
Gestión de Documentos (GED)
Ofrecemos softwares que permiten a las empresas gestionar y digitalizar documentos de forma eficiente, además de automatizar procesos para el manejo de esta información.
Firma Digital
Firma completamente en línea, sin papel y con validez jurídica, que permite a las partes firmar documentos y realizar un seguimiento en tiempo real de todas las etapas y agentes involucrados en el contrato.
Conozca nuestros Servicios
Professional Services
Nuestros servicios cuentan con profesionales capacitados para orientar en la implementación y el soporte de nuestros servicios.
- Atención humanizada
- Soluciones adaptadas a sus necesidades
- Equipo de soporte para resolver cuestiones
Information BPO
Reducimos su responsabilidad y costo en el proceso de gestión documental y garantizamos el acceso a los documentos en cualquier momento.
- Archivista técnico y administrativo
- Digitalización e indexación de documentos
- Analista de negocios en ECM y BPM
Digitalización
Ofrecemos consultoría en gestión de la información para transformar su documentación física en digital, permitiendo un acceso rápido y seguro.
- Diagnóstico del archivo
- Gestíon de documentos físicos y digitales en una misma solución
- Digitalización eficiente de archivos heredados
Lo que nuestros clientes tienen a decir sobre nuestras soluciones
Logramos descartar más de 4 toneladas de documentos. Con el software KeyDrive, tenemos la garantía de que la información no se perderá.
Nuestra información está más centralizada, facilitando la búsqueda y optimizando tanto el proceso de digitalización como el almacenamiento físico. Además, garantizamos la preservación digital de los documentos.
La estructura de la solución es ligera y amigable. Con ella, gestionamos la información y tenemos acceso a los documentos de manera organizada y práctica.
CASE DE SUCESSO W3K
ECM / Archiving en la práctica: Digitalización de 17 millones de documentos en el Grupo TB
El Grupo TB, una empresa consolidada con más de 30 años de experiencia en el mercado y especializada en la prestación de servicios tercerizados para diversos sectores, incluyendo industrias, comercios, centros comerciales, instituciones educativas y de salud, digitalizó 17 millones de documentos con la solución ECM/Archiving de W3K y aseguró una mayor eficiencia y seguridad en la gestión de documentos.
Explore el producto de esta solución
Software para gestionar documentos y procesos, configurable según el modelo de negocio de nuestros clientes, replicando procesos y estrategias ya utilizadas por los equipos.
- Seguridad de la información
- Facilita la gestión de la información
- Gestor de documentos y procesos
- Digitalización, archivo, almacenamiento y plataforma Greendocs ECM/GED y BPM
Software de control de documentos que ofrece una interfaz simple y seguridad avanzada, permitiendo el intercambio, almacenamiento y gestión eficiente.
- Validación y gestor de documento
- Acceso rápido y fácil a sus documentos
- Rastreabilidad de la información
Conozca nuestras soluciones
Asset Lifecycle Management
Impulsamos la eficiencia y el rendimiento del ciclo de producción y operación de activos industriales para la industria de base.
Business App
Proporcionamos soluciones personalizadas para los desafíos de su negocio, con el fin de automatizar, gestionar y digitalizar documentos y procesos de manera ágil y eficiente.
