Entenda como o KeyDrive pode ser aliado de sua empresa contra ataques hacker

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Os ataques hacker estão se tornando cada vez mais frequentes. Para termos uma ideia desse cenário, o crescimento foi de 70% nos últimos nove meses em comparação com o mesmo período em 2022. Por isso, manter registros de clientes, projetos e outros dados confidenciais longe dos cibercriminosos têm sido a maior preocupação dos gestores de TI em todo o mundo. E é nesse ponto que o KeyDrive,da W3K, pode contribuir para a segurança dos dados de sua empresa.

Sobre os ataques hacker, dados do MIT indicam que o número de ocorrências de vazamentos de dados está em seu maior número na história. Quando ocorre um ciberataque, um vasto volume de dados precisa ser protegido contra acessos não autorizados, o que pode incluir lançamentos contábeis, informações pessoais de funcionários, projetos sigilosos e até segredos comerciais – registros fundamentais para a tomada de decisão estratégica. No caso do ataque hacker mais recente, registrado na semana passada, 1,5 bilhão de novas senhas foram vazadas. 

Para especialistas em cibersegurança, a preocupação é que os dados expostos possam servir de munição para novos ciberataques. Isso porque se este vazamento for combinado a outros ataques a banco de dados contendo endereços de e-mail e outras credenciais, distribuídos recentemente em fóruns de hackers e marketplaces, pode levar a uma onda massiva de vazamento de dados, fraudes financeiras e roubos de identidade.

E como o KeyDrive pode auxiliar sua empresa a evitar esses ataques?

Além de criptografia na transmissão de informações, o KeyDrive possui ainda uma camada de criptografia no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados e a segurança do cliente. E é justamente essa segurança que o KeyDrive proporciona aos seus usuários. A plataforma é Security Feed – importante mecanismo para garantir a segurança cibernética, pois fornece um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados. 

Além disso, a ferramenta permite aos usuários compartilhar arquivos de maneira ágil e segura, através da geração de um link exclusivo. Com este link apenas usuários autorizados podem acessar, controlar, visualizar e interagir com os documentos, garantindo segurança, rastreabilidade e eficiência no compartilhamento. 

Outro aspecto relevante relacionado à segurança oferecida pelo KeyDrive é realizar o login através da autenticação de dois fatores por meio de um aplicativo para celular. Esse método exige que os usuários, além de fornecerem suas credenciais habituais, façam a autenticação por meio de um código temporário gerado pelo app. Esse processo de segurança auxilia na proteção de dados sensíveis, impedindo acessos não autorizados. 

Também como reforço contra violação e vazamento de informações, a plataforma ainda oferece uma marca d’água na visualização do documento. Esse dispositivo cobre áreas críticas do documento, dificultando a remoção ou adulteração por pessoas não autorizadas. E então: quer garantir maior segurança e rapidez aos processos de sua empresa? Conheça aqui outros cases de empresas que já utilizam o KeyDrive em suas rotinas administrativas. 

Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Soluções da W3K contribuem para reduzir Assimetria da Informação

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Um dos aspectos que pode impactar de maneira negativa a decisão gerencial em uma empresa se refere à Assimetria da Informação. Esse desequilíbrio entre as informações disponíveis em uma determinada organização, acaba gerando transtornos e até mesmo prejuízos financeiros. E é justamente com foco na resolução desse desequilíbrio que as soluções de governança da informação da W3K atuam. 

Apesar do conceito ser relativamente novo, ele é caracterizado pela discrepância dos dados coletados entre as partes envolvidas, quando se trata do acesso e compreensão das informações relevantes. Nesse contexto, algumas partes podem ter mais conhecimento, detalhes ou compreensão das informações do que outras, levando a desequilíbrios, falta de transparência e até mesmo a decisões gerenciais equivocadas. 

Nesse aspecto as soluções da W3K contribuem para mitigar esses riscos. Isso porque a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login torna todo o processo mais rápido e funcional para o time, o que pode significar a melhoria da performance, e evitar eventuais perdas de dados. Nossos softwares permitem que todos os envolvidos naquele determinado processo tenham acesso aos mesmos dados, de maneira segura e funcional.

E como pode ocorrer a Assimetria da Informação?

Evitar a assimetria da informação envolve garantir que todas as partes interessadas tenham acesso às informações relevantes, promovendo a transparência, o compartilhamento claro de informações e a comunicação eficaz. Esses aspectos são essenciais para a tomada de decisão gerencial baseadas em dados, e estão ligados diretamente à governança da informação. 

A falta desse alinhamento correto pode gerar diversos problemas, incluindo o acesso privilegiado de algumas partes da organização a informações sensíveis ou estratégicas que não são compartilhadas amplamente com os demais setores. Além disso, essa assimetria impede a divulgação correta das informações, e a compreensão clara dos objetivos daquela organização. 

Outro aspecto causado por esse desequilíbrio se refere à falta de uma comunicação uniforme e linear. Isso porque quando não há padrões claros de comunicação e documentação, diferentes partes podem interpretar informações de maneiras distintas, levando a uma assimetria de compreensão.

Soluções escaláveis e alinhadas às boas práticas de ESG

As soluções da W3K levam, de forma escalável, a governança da informação para o ambiente corporativo. Nossos softwares fazem parte da rotina de centenas de empresas, quanto no exterior, contribuindo para a melhoria contínua de fluxos e processos – para conhecer cases de organizações que já aderiram às nossas soluções clique aqui. 

Além de garantir maior segurança, controle e rastreabilidade aos processos organizacionais, as ferramentas da W3K contribuem para a sustentabilidade ambiental, e estão alinhadas às boas práticas do ESG –  Environmental, Social and Governance. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente. 

Conheça um pouco mais sobre as nossas soluções  baseadas em governança de dados clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Saiba como o 5S Digital pode contribuir para a Governança da Informação

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Por Antonio Haack, Gerente de Desenvolvimento de Negócios da W3K

Como Gerente de Desenvolvimento de Negócios da W3K, tenho observado de perto a evolução das metodologias de gestão e suas adaptações à era digital.  O tradicional método 5S é sinônimo de produtividade e excelência operacional para as empresas. Amplamente difundido no ambiente organizacional desde os anos 1990, com a transformação digital, o conceito precisou ser adaptado à nova realidade, assumindo também um papel importante no ambiente virtual. Surge assim o 5s Digital, prática que contribui para a Governança da Informação. 

Aqui na W3K este tema da Governança da Informação é muito importante. Nossas soluções estão alinhadas às boas práticas de gestão organizacional. Garantimos a qualidade e a eficiência operacional para nossos clientes, desenvolvendo soluções adequadas às suas necessidades. Hoje queremos falar de uma delas em especial, a plataforma KeyDrive. Como especialista no assunto posso afirmar que há uma relação entre o software e a metodologia 5s. Já te explico e você perceberá que ambos estão fortemente ligados.

Quando falamos no método 5s em sua essência, seus pilares são: Utilização, Organização, Limpeza, Bem-estar e Autodisciplina. Essas etapas são as mesmas no ambiente digital, por exemplo: a Utilização diz respeito à separação do que é ou não necessário para sua atividade. No 5s digital isso envolve a eliminação de arquivos e dados desnecessários, o que pode ser feito de maneira rápida e intuitiva utilizando o KeyDrive. Seu controle de temporalidade e de duplicidade facilita o fluxo de trabalho, organizando os arquivos de maneira eficiente.

Já no que se refere à Ordenação, sua principal função é organizar o conteúdo restante, facilitando seu acesso e uso, o que pode ser executado de maneira eficiente pelo KeyDrive. O software permite a criação de uma estrutura lógica simples de pastas e subpastas, para padronização da informação. A Limpeza é outro ponto em que o KeyDrive desempenha um papel importante no ambiente virtual. Nosso software faz a manutenção regular do sistema, removendo arquivos temporários ou desnecessários. 

Quando o assunto é Padronização, o KeyDrive também pode atuar, estabelecendo parâmetros para manter a organização. Isso envolve a criação de políticas para nomeação de arquivos e gestão de versões de documentos. Por sua vez, manter a Disciplina é garantir que os padrões estabelecidos sejam seguidos de maneira contínua, o que é possível através do permissionamento de acesso do software. 

E então, percebeu a conexão entre ambos? A Governança da Informação envolve a criação de políticas, processos e controles para a gestão dos dados dentro de uma organização. Nesse contexto, para aquelas empresas que buscam uma gestão alinhada às boas práticas de Governança, a adoção da metodologia 5S digital é fundamental para garantir os seguintes aspectos:

Organização de dados – o 5S digital promove a organização de arquivos e dados, enquanto a Governança estabelece métodos para a categorização, armazenamento e recuperação de informações.

Segurança da Informação – a prática de eliminar arquivos desnecessários, manter a ordem, e gerir permissões de acesso, contribui para o fluxo seguro de informações, reduzindo o risco de vazamento de dados sensíveis.

Eficiência operacional – ambos os conceitos visam a aumentar a eficiência operacional, por meio de boas práticas organizacionais e a utilização de metodologias e tecnologias adequadas.

Padronização e conformidade – a padronização da informação é uma forma de garantir conformidade com políticas internas e regulamentos externos – aspecto central da Governança da Informação.

Disciplina e sustentabilidade – a disciplina assegura que as práticas de Governança da informação sejam seguidas de maneira sólida e adequada.

Chegou a hora de aumentar sua produtividade com o KeyDrive

Como vimos acima, o KeyDrive é uma plataforma completa para garantir o alinhamento correto às boas práticas de Governança da Informação. Ele possui uma interface simples, recursos avançados de segurança e estrutura leve. Seus recursos tecnológicos têm foco total na segurança da informação (Security Feed), fornecendo um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados. 

Conheça mais sobre a plataforma KeyDrive e entenda como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos podem aumentar a produtividade de seu time. Clique aqui e receba um atendimento personalizado do nosso time. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

W3K apresenta o KeyDrive no eDOC4A Florianópolis

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A W3K participou do eDOC4A Florianópolis, realizado no final de junho na capital catarinense. O evento, que já acontece há 30 anos, apresenta inovação, tendências e novas tecnologias para o mercado de gestão da informação. Além de patrocinadora, a W3K, através de seu time de especialistas, participa do evento como palestrante, oferecendo conteúdo relevante para o mercado de tecnologia da informação.

O gerente de desenvolvimento de negócios da W3K, Antonio Haack, foi um dos palestrantes. Ele abordou o tema: ‘Agilidade, organização e segurança na gestão da informação’, que teve como foco principal a governança da informação no ambiente compartilhado de dados. Na oportunidade, Haack apresentou o software KeyDrive, da W3K, e como suas funcionalidades fornecem um ambiente mais seguro para o compartilhamento de dados.

“Para a W3K o evento foi muito importante, pois apresentamos um conteúdo bem focado em governança de dados, e um caminho seguro para a armazenagem em nuvem. Com certeza esse conhecimento ajudou a capacitar os profissionais da área que estiveram presentes”, pontuou o gerente de desenvolvimento de negócios da W3K.

Diferente de outras soluções de ECM e gerenciamento em nuvem disponíveis no mercado, além de criptografia na transmissão de informações, o KeyDrive possui uma camada de criptografia no armazenamento de dados na nuvem. A partir de uma estrutura leve e funcional, sua interface simples dispõe de recursos avançados de segurança, como é o caso da camada extra de criptografia – diferencial que aumenta a proteção de dados do cliente.

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Conheça a solução ECM/Archiving da W3K

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A solução ECM/Archiving, da W3K tem como premissa principal a abordagem Phygital. Seu conjunto de ferramentas torna possível o acesso à informação a qualquer tempo ou local, sem perder o foco em segurança, e reduzindo em até 70% o tempo de busca de informações. A ferramenta realiza o processo de digitalização, armazenagem e gerenciamento de documentos de qualquer natureza – físicos ou digitais.

A abordagem Phygital permite o gerenciamento de documentos na nuvem, suporte à digitalização e processamento de arquivos físicos, bem como automação dos fluxos de trabalhos. Isso possibilita que as empresas possam trabalhar de forma digital e protegida, otimizando seus processos de gestão. Esse diferencial garante mais segurança no fluxo de informações, atuando para evitar extravios e informações descentralizadas (Assimetria da Informação).

Isso porque o ECM/Archiving elimina a falta de compartilhamento de dados entre os setores, tornando o processo mais ágil, transparente e em conformidade com as boas práticas de Compliance. A plataforma também permite que os documentos sejam assinados digitalmente, agilizando (e desburocratizando) o processo de tramitação. Cabe salientar também que com o uso do ECM/Archiving, a centralização da informação nas empresas que já utilizam a solução aumentou em 75%. Já a redução do uso de papel e de dados não estruturados em planilhas, atingiu o índice de 80%.

Devido à sua flexibilidade, o ECM/Archiving pode ser utilizado por diversos setores de uma empresa. Com relação aos processos de RH, por exemplo, a plataforma possibilita a automatização de tarefas como admissões, desligamentos, solicitações de benefícios e avaliações de desempenho. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência desse setor fundamental para o bom desempenho de qualquer organização.

Investir em gerenciamento de conteúdo garante o ROI

Investir em gerenciamento de conteúdo proporciona o chamado ROI (retorno sobre investimento, da sigla em inglês). Isso porque a organização de documentos no ambiente digital aumenta produtividade, reduz custos e garante maior segurança nos processos, o que se traduz em ganhos financeiros. Através da armazenagem de conteúdo na nuvem, o sistema fornece processos automatizados para gerenciamento e criação de documentos utilizando os fluxos de trabalho internos.

Estudo conduzido pela Nucleus Research, provedor global de tecnologia, pesquisa e consultoria focada em estudos de ROI, apontou que a digitalização de documentos permitiu às organizações pesquisadas a realocação dos funcionários atuais sem que houvesse a necessidade de novas contratações. Em termos financeiros, o ROI foi de $8,55 para cada dólar investido — ou seja, oito vezes mais. Vale ressaltar que esses benefícios não são restritos apenas às grandes organizações.

Soluções da W3K impulsionam transformação digital

A W3K atua desde 2011 desenvolvendo soluções completas de negócios para governança da informação, gestão escalável e transformação digital para o mercado corporativo. Nossos softwares estão presentes em centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, garantindo mais agilidade e transparência aos processos administrativos.

Para conhecer mais sobre nossas ferramentas de gestão, acesse o site. Se deseja receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Conheça a solução Business Apps, da W3K Tecnologia

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A W3K fornece soluções personalizadas para os desafios do seu negócio, automatizando, gerenciando e digitalizando documentos e processos de forma ágil e eficiente – esse é o caso da solução Business Apps. Esse conjunto de recursos e serviços possibilita o gerenciamento dos processos, simplificando a gestão de documentos e contratos, e garantindo que todas as partes interessadas tenham a compreensão clara dos objetivos daquela empresa.

A solução oferece Gestão da Qualidade e MOC, Gestão de Contratos e Processos de RH, Gestão de Compras, Data Room e Dashboard Centralizado. A solução atende diversos segmentos, e pode ser configurada conforme as necessidades de cada modelo de negócio. Neste aspecto podemos citar a migração automatizada de dados legados, quando necessário, tornando o processo mais seguro e rápido.

Uma das ferramentas que compõem a solução Business Apps, o GREENDOCS, é uma plataforma que integra ECM/GED/BPMS, e atua no gerenciamento de documentos. O software fornece suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, e se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa. Esse diferencial possibilita uma solução centralizada para o fluxo existente, e permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados. Conheça aqui outras funcionalidades do GREENDOCS.

E quais são os principais benefícios do Business Apps?

Entre os principais benefícios da solução podemos citar a automatização de processos manuais. O Business Apps automatiza fluxos de trabalho, gerando mais eficiência operacional, possibilitando a tomada de decisão baseada em dados (data-driven). Nesse contexto, o motor de Business Process Management (BPM) garante uma gestão escalável aos negócios, fornecendo suporte a práticas de melhoria contínua e facilitando processos de gestão da mudança.

O BPM do GREENDOCS fornece um conjunto de ferramentas para modelar, automatizar, executar e otimizar processos de negócios. Essas ferramentas permitem que as organizações possam documentar de maneira visual  seus processos operacionais, configurem fluxos de trabalho, monitorem o desempenho em tempo real, realizem análises e façam ajustes contínuos com foco na melhoria da performance.

Outro diferencial relevante da solução se refere à camada low-code. Isso porque toda a modelagem técnica dessas aplicações é feita com agilidade e segurança, por meio de recursos que não precisam necessariamente da escrita de código. Esse diferencial impacta na redução de custos e prazos.

Maior fluidez e controle nos processos de informação

Diferente de outras soluções de gestão disponíveis no mercado, nossos softwares entregam maior fluidez e controle em processos intensos de informação e segurança no ambiente compartilhado de dados. Convidamos você a descobrir como nosso método de gestão pode agregar valor aos desafios da sua empresa.

Oferecemos um pacote de soluções completas para impulsionar o sucesso do seu negócio – conheça aqui cases de empresas que já utilizam nossas soluções em suas rotinas diárias. Se quiser conhecer mais sobre nossos softwares, entre em contato com nossa equipe. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Maior desempenho e eficiência: conheça a solução ALM , da W3K

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Impulsionar a eficiência e o desempenho do ciclo de produção e operação de ativos industriais para a indústria de base – esse é o objetivo da solução Asset Life Cycle Management (ALM), da W3K Tecnologia. O conjunto de recursos  e serviços da ALM proporciona mais produtividade e confiabilidade em todas as fases do ciclo de vida dos ativos.

Muitas empresas enfrentam problemas relacionados à gestão de documentos e processos. Fatores como baixa automação de rotinas corporativas e dados não estruturados estão entre os principais motivadores. Nesse contexto, nosso gerenciador de documentos online de processos para engenharia e indústria de base, automatiza o planejamento e execução de todo o ciclo de vida de ativos industriais, desde o início do projeto até sua operação e manutenção.

A ALM oferece benefícios específicos para cada etapa do projeto, permitindo o gerenciamento de processos para EDMS, RDO, Gestão de Contratos e Compras Técnicas, Databook Eletrônico, e check-list de comissionamento. Esse mecanismo garante a colaboração e a comunicação padronizada entre fornecedores e clientes. Entre os principais benefícios podemos citar sua flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas da gestão organizacional. A plataforma permite a personalização de soluções alinhadas aos processos exclusivos de cada área do negócio.

Cabe salientar que toda a modelagem técnica dessas aplicações é feita com agilidade e segurança, por meio de recursos de low-code, diminuindo custos e prazos. Outro ponto relevante se refere à centralização da informação. Com a tramitação de documentos ocorrendo via software da W3K, a troca de e-mails entre os envolvidos para tratar do projeto, acaba sendo eliminada. Esse fator também permite a padronização de documentos e processos.

Por último, a solução integra de maneira digital todas as etapas do projeto, gerando maior eficiência, redução de erros, e a mitigação dos riscos. Isso porque durante a execução do trabalho, são gerados insights instantâneos, os quais auxiliam na tomada de decisão gerencial. Esses dados fornecem informações valiosas sobre o andamento do projeto, e permitem eventuais correções de rota.

W3K fornece soluções para diversos segmentos

Fundada em 2011, a W3K surgiu na área de engenharia. Nossos primeiros clientes foram do setor industrial, para os quais desenvolvemos uma aplicação voltada especificamente para atender esse segmento.

No entanto, com o passar dos anos ampliamos nosso escopo de atuação e portfólio de produtos, passando a atuar também em outros mercados, o que inclui agroindústria, construção civil, energia, fertilizantes, manutenção industrial, máquinas e equipamentos, metalúrgica, mineração, moveleira, oléo e gás, petroquímica, plásticos, química, siderurgia, e papel e celulose. Entre os nossos principais clientes de ALM estão empresas como Gerdau, Klabin, OEC, Unipar, Suzano, Origem, RHI Magnesita e ITAIPU.

Sobre o segmento de papel e celulose, em especial, estamos presentes nas principais empresas brasileiras do segmento, que juntas representam 45% da receita anual de R$ 250 bilhões do setor. Um segmento tão relevante para a economia brasileira necessita de soluções inovadoras para a sua gestão de processos – e é nesse ponto que a W3K tem desempenhado um papel fundamental.

Saiba mais sobre a solução ALM em nosso novo site

Framework de transformação digital da W3K otimiza processos e fluxos de trabalho

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Um dos principais desafios das empresas se refere à produtividade. Nesse sentido, ajudamos as organizações a otimizar processos e automatizar fluxos de trabalho através do nosso método de transformação digital, o Framework W3K – modelo de gestão que proporciona maior fluidez e controle em ambientes complexos de informação. Sem perder foco em segurança, controle e simetria da informação, atuamos em processos de gestão em que normalmente os ERPs de mercado não possuem a flexibilidade necessária para atender.

O Framework W3K consiste em um conjunto estruturado de  atividades e recursos estratégicos para tratar os desafios de processos na gestão empresarial.  As atividades consistem em etapas de Definição de Escopo e Objetivos, Modelagem, Implementação, Conversão de Dados e Sustentação e Melhoria Contínua, e utilizam nossos softwares GREENDOCS e KeyDrive.

Esse modelo atua sobre rotinas de negócio e governança, servindo como base para o design, implementação e entrega das nossas soluções, oferecendo maior flexibilidade e performance. Através dessa estrutura de atividades e recursos, nós entregamos soluções subdivididas em três eixos:

Asset Lifecycle Management (ALM): Impulsionamos a eficiência e o desempenho do ciclo de produção e operação de ativos industriais para a indústria de base.

Business Apps: Fornecemos soluções personalizadas aos desafios do seu negócio para automatizar, gerenciar e digitalizar documentos e processos de forma ágil e eficiente.

ECM / Archiving: Solução para digitalizar, armazenar e gerenciar documentos de qualquer natureza, físicos ou digitais.

Baixa automação e dados não estruturados prejudicam a performance

Fatores como baixa automação de rotinas corporativas e dados não estruturados estão entre os principais motivadores que impactam na performance de uma organização. Eles são caracterizados, principalmente, pela existência de informações dispersas, duplicação de dados e documentos, controle por planilhas, baixa integração e ausência de plataformas digitais centralizadas.

Os dados não estruturados, por exemplo, acabam gerando vulnerabilidade para a segurança, ocasionando problemas como falta de rastreabilidade, assimetria da informação e retrabalho. Já a baixa automação gera dificuldade de padronização e pode afetar a tomada de decisão. E é justamente com foco em resolver estas lacunas, as quais dificultam o monitoramento e sustentação da performance do processo de negócio, que o Framework da W3K atua.

Nossas soluções facilitam o fluxo de documentos internos, trâmites com fornecedores e contratos vigentes. Além da digitalização de documentos, a solução permite acesso rápido (e centralizado), controle de vigências, regras de aprovação e permissionamentos, e criação de fluxos totalmente automatizados, tornando o processo mais dinâmico e seguro. Conheça aqui cases de empresas que já utilizam nossas soluções.

E quais são os nossos diferenciais?

O Framework W3K tem como objetivo fomentar a transformação digital no ambiente compartilhado de dados, garantindo rapidez, rastreabilidade e transparência aos processos organizacionais. Ele contempla a implantação de uma plataforma digital centralizada para endereçar o desafio relacionado a problemas de gestão de processos nas empresas.

Entre as principais vantagens das nossas soluções estão: flexibilidade de customização, ECM e BPM integrados, sistema em nuvem, escalabilidade, facilidade nas integrações, solução completa (tecnologia, serviços e assinaturas), atendimento humanizado, serviço de melhoria contínua, e assinatura digital. Sobre este último item, a assinatura online dispensa o uso de papel e possui validade jurídica. Este mecanismo permite que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato.

Além de garantir maior agilidade e segurança para a gestão de contratos, a solução também contribui para a sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso das nossas ferramentas elimina o uso de papel. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

GREENDOCS garante maior agilidade e controle para os processos de RH da SLC Máquinas

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A parceria entre a W3K e a SLC Máquinas – empresa que atua no segmento de máquinas e equipamentos agrícolas há mais de 50 anos – está garantindo maior agilidade aos processos da organização. A SLC utiliza o GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e processos de RH, proporcionando redução de custos, e maior agilidade e controle para os fluxos de trabalho da empresa.

A gerente de DHO e Sustentabilidade da SLC, Rosileni Segatto, comentou que antes da implantação do GREENDOCS, todo o fluxo de documentos do setor de RH da empresa era feito de maneira manual. “Todos os documentos eram impressos na matriz em Cruz Alta e enviados por malote para as filiais para que recolhessem as assinaturas junto a seus colaboradores. Depois estes documentos deveriam ser enviados novamente para conferência e arquivamento na matriz,”, lembrou a gerente. 

Ela comentou que todo esse processo, além de demandar da equipe um tempo maior para a conclusão dos processos organizacionais, o que inclui o envio por malote e o posterior arquivamento, estava sujeito a eventuais problemas de fluxo e perdas. “Tínhamos muitas situações de falta de assinaturas, perda de malotes e de documentos, por exemplo, além da demora para conferência e arquivo dos mesmos”, enfatizou Rosileni. 

Ela relatou que além da agilidade no fluxo de documentos, a SLC Máquinas conseguiu reduzir também os custos envolvidos com a impressão desses documentos e com o transporte de malotes entre as filiais. A SLC conta hoje com mais de 1,1 mil funcionários distribuídos em suas 30 filiais espalhadas pelo Rio Grande do Sul.

Empresa já identifica aumento de produtividade

Rosileni comentou ainda que a empresa já observou uma melhora significativa em sua produtividade desde a implantação da solução. “Com certeza, após a implantação do GREENDOCS conseguimos ter uma gestão de arquivos muito mais ágil e rápida”, destacou a gerente. 

Conforme Rosileni, a SLC consegue identificar ainda outros benefícios em suas rotinas administrativas, entre eles a facilidade no acesso aos documentos, e a centralização do armazenamento de arquivos. Com relação a este último, conforme a gerente, é um dos benefícios mais importantes da ferramenta, considerando que o departamento de administração e pessoal não está todo no mesmo espaço físico.

Além de garantir maior segurança, controle e governança aos processos organizacionais, outro benefício se refere à redução de custos com impressão de papéis. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão, descarte e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente. 

E quais são os diferenciais de nossa aplicação para o RH?

A aplicação da W3K com foco na área de RH tem como objetivo simplificar a gestão de documentos. A solução realiza a armazenagem e a organização desses volumes, agilizando o acesso a documentos relacionados aos funcionários daquela organização, o que inclui contratos de trabalho, avaliações de desempenho, registros de treinamento, dentre outros.

Com relação aos processos de RH, em específico, a solução da W3K também desempenha um papel importante. Por meio da plataforma é possível automatizar tarefas como admissões, desligamentos, solicitações de benefícios e avaliações de desempenho. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência desse setor fundamental para o bom desempenho de qualquer organização. 

A solução de RH da W3K se adapta perfeitamente aos processos e demandas atuais da empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente, com foco em segurança e rastreabilidade no armazenamento dos dados. Para conhecer cases de outras organizações que já implementaram a plataforma clique aqui.

E então: assim como a SLC Máquinas quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

RCS consegue eliminar quatro toneladas de papel com solução da W3K

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“Com o uso do KeyDrive, eliminamos mais de quatro toneladas de documentos”. A afirmação é de Cristiano dos Santos, responsável pelo projeto de migração de acervo físico para o ambiente do Grupo RCS Tecnologia – empresa de engenharia referência na prestação de serviços técnicos em instalações de alta complexidade que possuem operações contínuas. A RCS utiliza  o software KeyDrive, da W3K, para otimizar suas rotinas administrativas. Para conhecer mais sobre essa parceria de sucesso, acesse o conteúdo completo em nosso blog.

Nosso CEO, Daniel Klafke, e o Gerente de desenvolvimento de Negócios, Antonio Haack, visitaram recentemente a sede da empresa, em Brasília, e acompanharam a divulgação dos primeiros resultados após a ativação do software. Além do responsável pelo projeto, por parte da RCS participaram da reunião, os coordenadores financeiro e de TI, Fanny Bastos e Rodrigo Fernandes, pela ordem, a analista de admissão Jaqueline Camilo, a assistente de RH, Brenda Beatriz, e a pedagoga Ana Bras. Na oportunidade Cristiano Santos lembrou que a empresa estava buscando desde 2021 uma plataforma focada em automação de processos e que também realiza o serviço de digitalização de documentos. 

Comentou que durante a pandemia, em função das medidas restritivas de circulação de pessoas, não era possível entregar os documentos de maneira presencial. “Precisávamos de um sistema que garantisse a segurança dos nossos documentos e após análise de mercado, entendemos que a solução da W3K era a mais adequada para as necessidades da empresa”, observou. 

E quais benefícios a RCS já identificou após a contratação da plataforma? 

Conforme Santos a empresa tinha a necessidade de controlar melhor a tramitação de documentos dos colaboradores de maneira ágil e segura. Revelou que uma das principais preocupações era com relação à perda de documentos, no caso de uma eventual falha no armazenamento digital. “Com o KeyDrive, temos a garantia de que a informação não será perdida”, salientou.

Antes da contratação da plataforma, a empresa realizava esse fluxo em um drive compartilhado, o qual apresentava limitações de uso e baixa segurança na transmissão de dados. Hoje, contracheques, folhas de ponto, recibos de vale-alimentação e transporte, são enviados diretamente para o colaborador, via KeyDrive, tudo de maneira ágil e segura. Isso porque o KeyDrive é Security Feed – importante mecanismo para garantir a segurança cibernética, pois fornece um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados.

Segundo o responsável pelo projeto, além da eliminação de documentos físicos, a consulta aos processos está mais fácil, e permite ainda o rastreamento das atividades administrativas. “Com a pandemia tínhamos um problema de comunicação, mas com o KeyDrive criamos um ambiente compartilhado de dados, onde todos os setores têm acesso às informações, e todo o fluxo funciona de maneira alinhada e segura”, pontuou Cristiano. Ele revelou ainda que após a digitalização, todo o papel que não serve mais é destinado à reciclagem, gerando renda extra para a empresa. Após a digitalização, o acervo é encaminhado para empresas que trabalham com reciclagem de papel. 

E os resultados têm sido tão satisfatórios que a empresa já estuda a ampliação da parceria com a W3K para o uso da ferramenta. “Queremos agora ampliar o uso da plataforma para outras unidades da RCS. Além dos benefícios da solução, o suporte da W3K é muito qualificado”, finalizou o responsável pela migração do acervo.

KeyDrive organiza arquivos de maneira eficiente e segura 

O KeyDrive possui uma interface simples, recursos avançados de segurança e estrutura leve. Esses diferenciais são muito relevantes para empresas que precisam de tecnologia de ponta para gerenciamento de informações-chave, mas não podem perder tempo com implantações complexas. Isso porque o KeyDrive não necessita de configurações adicionais para começar a operar. Conheça aqui outros cases de empresas que já utilizam o KeyDrive em suas rotinas administrativas.

E então: assim como o Grupo RCS quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções empresariais. Há 13 anos levamos a transformação digital e a governança da informação para o mercado corporativo. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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