EDMS - Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia
Através do Greendocs, disponibilizamos a aplicação completa e personalizada de EDMS (Electronic Document Management System) para a gestão de documentos técnicos de engenharia relacionados a projetos e ativos físicos.
Com um fluxo documental GED/BPM/BPMS adaptável (comentários, revisão, aprovação, assinatura, etc.), o software gerencia a tramitação interna e externa de documentos, incluindo fornecedores, de forma segura e rastreável.
Gerenciamento de documentos e processos de engenharia
A gestão de documentos de engenharia é um processo essencial para garantir a centralização documental, rastreabilidade, segurança e acessibilidade de informações técnicas em projetos complexos.
A aplicação de EDMS realiza o controle de processos e documentos como plantas, especificações, relatórios e desenhos técnicos, assegurando que todas as versões e revisões sejam rastreadas e arquivadas de forma adequada. Além disso, facilita a colaboração entre equipes (internas e externas) e fornecedores, permitindo o compartilhamento seguro e a aprovação de documentos em fluxos de trabalho.
Pleitos Contratuais na gestão de documentos de engenharia
O sistema GED para engenharia oferece uma base de evidências completa para auxiliar na resolução de disputas contratuais.
Ele mantém um registro íntegro de todos os trâmites documentais, permitindo verificar a veracidade de alegações com uma base de evidências, como atrasos em entregas por falta de documentos ou informações, evitando perdas em disputas contratuais.
Interoperabilidade entre fornecedores
Garanta o acesso seguro entre fornecedores com fluxos personalizados às normas do projeto, simplificando a colaboração e reduzindo burocracias e retrabalhos. A colaboração online ocorre sem riscos à segurança ou sigilo dos dados, com transações totalmente rastreáveis, proporcionando evidências valiosas para pleitos contratuais. Além disso, a integração direta com outras instâncias do Greendocs, como Owner e EPC, acelera a transformação digital, reduzindo custos, tempo e gargalos.
Decisões baseadas em dados com dashboards personalizados
O sistema oferece dashboards intuitivos que facilitam o monitoramento das tarefas e prazos associados a projetos e documentos.
Os dashboards integrados oferecem visibilidade completa sobre o andamento das tarefas e o cumprimento de prazos. Isso permite que os gestores identifiquem rapidamente áreas críticas e tomem decisões informadas para manter o fluxo de trabalho sempre em alta performance.
Visualização CAD desenhos 2D e 3D
Um robusto motor de renderização nativo que suporta recursos gráficos avançados e sofre atualizações regulares que garantem compatibilidade com os formatos mais recentes.
O sistema permite a leitura nativa de arquivos 2D e 3D, comparação automática de revisões de desenhos 2D, e a realização de comentários diretamente nos arquivos sem necessidade de software externo. Isso facilita a consistência das informações, especialmente em projetos de engenharia.
Conheça os principais benefícios:
Integração com sistemas ERPs
O EDMS do Greendocs integra-se facilmente com sistemas de planejamento ou gestão de ativos, como o SAP/PM, garantindo que toda a gestão de documentos esteja alinhada com outros processos corporativos.
Centralização e padronização de documentos
A centralização e padronização de documentos de engenharia são essenciais para garantir a eficiência e a consistência nos projetos técnicos. Ao centralizar e padronizar todos os documentos em um único sistema, as empresas evitam a dispersão de informações, garantindo que os arquivos estejam organizados e acessíveis a todos os envolvidos.
Rastreabilidade das ações
A aplicação de gerenciamento de documentos e processos de engenharia elimina a assimetria, proporcionando rastreabilidade e autenticidade dos documentos. Isso aumenta a segurança na gestão de informações sensíveis. Com o controle detalhado de revisões e histórico de atividades, o EDMS garante que todas as alterações sejam registradas, reduzindo erros e retrabalhos, além de assegurar que todos trabalhem na versão correta do documento.
Integração entre diferentes áreas e processos
Otimize o fluxo de trabalho e a comunicação entre departamentos, como engenharia, compras e gestão de projetos. Com sistemas integrados, as equipes compartilham dados em tempo real, evitando silos de informação, automatizando processos e melhorando a tomada de decisões.
Cumprimento de prazos e orçamentos
É possível ajustar cada etapa do projeto, identificando possíveis atrasos e ajustando o planejamento de forma rápida. Além disso, garante que o orçamento seja seguido rigorosamente, evitando surpresas financeiras e garantindo entregas dentro do prazo previsto.
Grande volumes de documentações
Com funcionalidades como controle de revisões, histórico de atividades e busca avançada, o EDMS garante que mesmo grandes quantidades de dados sejam gerenciadas com eficiência. Isso reduz o tempo gasto na busca de documentos, evita erros e melhora a colaboração, assegurando que todas as partes envolvidas trabalhem com as versões corretas e atualizadas.
Reação rápida a eventos
Realize o controle em tempo real dos projetos com informações essenciais para a tomada de decisão rápida e assertiva. Com acesso imediato a métricas e relatórios, as equipes podem identificar problemas ou oportunidades com agilidade, reagindo rapidamente a eventos e issues que possam impactar o andamento do projeto.
Segurança da informação e compliance
A segurança avançada da aplicação, com criptografia ao nível de storage, oferece proteção total dos dados, garantindo isolamento absoluto e conformidade com normas de compliance, mesmo em situações de acesso físico ao datacenter.
Garantia da qualidade de fornecedores
Mantenha fortes relacionamentos com seus fornecedores garantindo que cada parceiro atenda aos seus padrões. O Greendocs oferece funcionalidades para monitorar o desempenho dos fornecedores e centralizar a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos.
A aplicação de EDMS faz parte da solução Asset Lifecycle Management
Acompanhando em todas as fases do projeto como:
Controle de medições e Gestão de contratos/contratadas e Pipeline de projetos
Compras técnicas e Gestão de orçamentos
RDO, Gestão de licenciamentos e Gestão de documentos de terceiros/fornecedores
Checklist
Gestão de documentos de ativos/equipamentos, Cadastro de ativos/equipamentos, Integração com sistema de cadastro de ativos, para vínculo com documento, QR code com documentos do ativo/equipamento, Compras técnicas (para manutenção) e Comunicação integrada entre ambientes (projetos e O&M)
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