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Gestão documental: como eliminar o retrabalho na revisão dos documentos

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Revisões feitas por e-mail, dispersas em pastas locais sem um fluxo de aprovação bem definido — ou ainda de maneira manual — estão entre os aspectos que mais geram retrabalho na gestão de documentos. Esses fatores podem causar a perda do controle da informação e ainda eventuais atrasos no cronograma de entregas, podendo acarretar ainda em perdas financeiras. Isso acontece pela ausência de fluxo de aprovação bem definido. Um dos fatores que têm maior impacto na produtividade das empresas é a falta de padronização na gestão de documentos. Isso porque a gestão documental deixou de ser apenas uma ferramenta para se tornar parte da estratégia do negócio nas organizações. Na  prática, o problema não está apenas na forma como os documentos são revisados, mas sim na ausência de governança sobre a informação que está tramitando. Isso porque sem a devida padronização, o controle de versões automatizado e a rastreabilidade, o processo depende exclusivamente de pessoas, tornando-o mais suscetível à falhas.  Situações como estas implicam na falta de controle sobre versões de documentos, com revisões sendo trocadas por e-mail ou armazenadas em múltiplos locais, sem um fluxo claro de aprovação. Isso faz com que equipes e fornecedores trabalhem em versões desatualizadas ou paralelas, gerando a chamada Assimetria da Informação — desequilíbrio entre as informações disponíveis em uma determinada organização. Isso acontece quando algumas partes envolvidas podem ter mais conhecimento, detalhes ou compreensão das informações do que outras, levando a desequilíbrios, falta de transparência e até mesmo a decisões gerenciais equivocadas.  E quais são os impactos para minha empresa? Cenários como este provocam um aumento significativo de retrabalho, desgaste entre áreas e fornecedores, e eventuais atrasos no cronograma — em caso de projetos. Além disso, aspectos como estes podem comprometer a qualidade das entregas, dificultando ainda a rastreabilidade, elevando riscos operacionais e, principalmente, os custos do projeto. Como resultado temos profissionais e fornecedores externos que acabam trabalhando em versões desatualizadas ou concorrentes, gerando ruídos na comunicação.  Por outro lado, a gestão de documentos estabelece fluxos de trabalho digitais (workflows) com prazos limite e notificações automáticas para validação. Nesse contexto, centralizar o armazenamento e automatizar o controle de versões é fundamental. Definir perfis de acesso e manter um histórico completo de alterações garante total rastreabilidade sobre quem modificou e aprovou cada documento.  Com um fluxo único e transparente, a empresa consegue mitigar riscos operacionais, proteger a margem financeira do projeto e assegurar entregas com o padrão de qualidade esperado. Esse controle garante maior eficiência, permitindo que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações de projetos. Isso inclui detalhes dos proponentes, andamento, metas, cronogramas e controle financeiro.  W3K Tecnologia é referência em gestão documental Desde 2011 a W3K desenvolve soluções completas de negócios para governança da informação, gestão escalável e transformação digital para o mercado corporativo. Nossos softwares estão presentes em centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, garantindo mais agilidade e transparência aos processos administrativos e à gestão documental. Eles possuem funcionalidades práticas para eficientizar o processo de revisão documental, garantindo agilidade, segurança e transparência em todas as etapas do processo, com total flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas da gestão organizacional.  O software GREENDOCS é um gerenciador de documentos e processos personalizado e totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas, com funcionalidades para monitorar o desempenho de equipes internas e parceiros, centralizar a tramitação de documentos, e aumentar a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos.  Já nossa plataforma KeyDrive é um produto completo para gerenciar arquivos e armazenar  dados em nuvem, pronto para uso e com ativação imediata. A ferramenta possui diversas funcionalidades que tornam a gestão de documentos mais eficiente e segura.  Centralização de documentos garante menos retrabalho e maior agilidade A centralização da documentação em um único repositório passa a estruturar a gestão de informação da organização, combinada ao controle automatizado de versões e à definição correta de workflows de aprovação. Esse fluxo estabelece etapas, prazos e responsáveis formalmente mapeados, além de contar com notificações automáticas para otimizar o acompanhamento dos processos.  Além disso, para garantir a governança e a segurança dos dados, nossos softwares contemplam a rastreabilidade completa,  mantendo o registro detalhado de visualizações, edições e aprovações de cada documento.  Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k

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KeyDrive une a agilidade da nuvem aos rigorosos padrões ‘enterprise’ de Governança Corporativa

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O software de gestão de conteúdo corporativo, KeyDrive, da W3K, une a agilidade da nuvem aos rigorosos padrões ‘enterprise’ de Governança Corporativa. Com foco em conformidade, a ferramenta garante rastreabilidade e auditabilidade em todo o fluxo de informações, sendo a solução ideal para empresas que buscam segurança máxima no trâmite de dados sensíveis. A tecnologia ainda facilita o trabalho remoto e se integra perfeitamente à digitalização de acervos físicos. Nesse vídeo, o CEO da W3K, Daniel Klafke, explica melhor os diferenciais que tornam essa solução única no mercado. Ele destaca como o KeyDrive ajuda a atender exigências de órgãos reguladores e auditorias de forma eficiente. Com essa ferramenta, a gestão de documentos ganha uma camada robusta de controle e transparência. Veja o vídeo abaixo e entenda como transformar a governança da sua empresa com a inteligência do KeyDrive.

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Gestão de documentos mais eficiente, segura e intuitiva: conheça o KeyDrive

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Maior segurança, desempenho e conformidade em toda a jornada do documento na nuvem — estes são os principais diferenciais do KeyDrive, uma plataforma completa para armazenagem e gerenciamento de informações no ambiente digital. O software possui diversas funcionalidades que tornam a gestão de documentos mais eficiente e segura. Diferente de outros softwares disponíveis no mercado, o KeyDrive é uma solução completa para gestão documental e é também uma ótima opção para digitalização do acervo documental. Sua interface intuitiva, que permite acesso, compartilhamento e gerenciamento eficiente de documentos, foi pensada com foco na experiência do usuário. Seus recursos avançados de segurança e estrutura leve, são diferenciais muito relevantes para empresas que precisam de tecnologia de ponta para gerenciamento de informações-chave, mas não podem perder tempo com implantações complexas. Isso porque o software é totalmente ‘out of the box’, ou seja, ele não necessita de configurações adicionais para começar a operar.  O KeyDrive também possui conformidade regulatória e auditoria facilitada, simplificando processos com rastreabilidade, relatórios detalhados e validação de dados, e está dividido em três etapas: Armazenamento – garantimos um software com acesso e organização facilitados através de um drive virtual, armazenamento eficiente e econômico, e criptografia avançada para segurança completa. Transmissão – oferecemos transmissão criptografada para segurança dos dados, intercâmbio padronizado de documentos entre empresas, integração fácil via API e acesso seguro para colaboração eficiente entre equipes. Acesso – proporcionamos um gerenciamento de dados intuitivo com segurança avançada, interface amigável, visualização protegida, e rápido tempo de resposta para acesso eficiente aos documentos. Criptografia garante maior segurança no ambiente compartilhado de dados O KeyDrive também é Security Feed — importante recurso para garantir a segurança cibernética, fornecendo um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados. Com os ataques hacker se tornando cada vez mais frequentes, manter registros de clientes, projetos e outros dados confidenciais longe dos cibercriminosos têm sido a maior preocupação dos gestores de TI em todo o mundo. Relatório da DeepStrike, empresa especializada em cibersegurança, o Brasil foi o sétimo país que mais sofreu ataques cibernéticos no ano passado.  Além de criptografia na transmissão de informações, o KeyDrive possui ainda uma camada de criptografia no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados e a segurança do cliente. A ferramenta permite aos usuários compartilharem arquivos de maneira ágil e segura, através da geração de um link exclusivo. Com este link apenas usuários autorizados podem acessar, controlar, visualizar e interagir com os documentos, garantindo segurança, rastreabilidade e eficiência no compartilhamento. Flexibilidade e integração com outras plataformas Além das medidas de segurança e conformidade, existem outros fatores que diferenciam o KeyDrive das demais plataformas de controle de documentos e ECM comuns. Entre eles podemos citar a capacidade de integração com os ambientes existentes do cliente, bem como sua flexibilidade e adaptabilidade a diferentes necessidades de negócio e volumes de documentos (escalabilidade).  A possibilidade de colaboração online, relacionada a gestão do arquivo, como acesso, transmissão segura, compartilhamento e comentários em tempo real, também é outro fator importante, principalmente para equipes remotas. E então quer conhecer mais sobre a plataforma KeyDrive e entender como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos?  Importante ferramenta para digitalização de arquivos O KeyDrive é também uma importante ferramenta para digitalização de arquivos. A solução transforma processos manuais, analógicos e dados em papel em fluxos de trabalho digitais, otimizados e automatizados, garantindo acesso seguro à informação a qualquer momento e de qualquer lugar. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, é possível integrar captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma. Nosso processo transforma arquivos físicos em acervos digitais, organizados e acessíveis por meio de uma plataforma em nuvem robusta, segura e escalável. Com isso, garantimos o gerenciamento eficiente de grandes volumes documentais, promovendo a preservação da informação, redução de espaço físico e facilidade no acesso aos dados.Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k

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O papel da TI na Governança e na Conformidade das empresas

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A Governança e a Conformidade são aspectos fundamentais para garantir processos organizacionais mais seguros e eficientes. Esses são setores complementares, e contribuem para a eficácia e a segurança dos documentos de uma organização. Nesse contexto, a área de TI tem um papel muito relevante, pois além de gerir riscos, como vazamento de dados e ataques cibernéticos, deve auxiliar no alinhamento da estratégia de negócio das organizações. Sua função vai muito além do suporte técnico, pois esse setor atua como um pilar estratégico para garantir que os sistemas adotados pela empresa atendam aos requisitos de segurança, conformidade regulatória e eficiência operacional.  A Governança envolve a criação de políticas, processos e controles para a gestão dos dados dentro de uma organização, contribuindo para a transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa. Ela também assegura que os registros eletrônicos sejam mantidos em segurança. Já a Conformidade é o conjunto de práticas que atendem a padrões éticos e legais, bem como a regulamentações internas e externas. Nesse contexto, empresas que buscam uma gestão alinhada às boas práticas de Governança e Conformidade, aliada à estratégia empresarial, encontram em nossos softwares KeyDrive e GREENDOCS a solução ideal para suas demandas. No caso do KeyDrive, ele é uma solução completa para armazenagem de dados em nuvem. Diferente de outros drives e ECMs disponíveis no mercado, suas três camadas — armazenamento, transmissão e acesso — oferecem uma abordagem abrangente para garantir segurança, desempenho e conformidade durante toda a jornada do documento na nuvem. Além disso, o KeyDrive é um software pronto para uso, com ativação imediata e interface intuitiva. Já o GREENDOCS consiste em um gerenciador robusto de documentos e processos de gestão totalmente adaptável a diferentes segmentos e alinhado ao modelo de negócio das empresas, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente na empresa — diferencial que permite maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados. De maneira prática e funcional, o GREENDOCS atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados.  Em se tratando de segurança, ambos os softwares possuem criptografia em nível de storage na transmissão de informações, e ainda uma camada de criptografia (extra) no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados do cliente. Tanto GREENDOCS, quanto KeyDrive, também possuem conformidade regulatória e auditoria facilitada, simplificando processos com rastreabilidade, relatórios detalhados e validação de dados Processos mais transparentes e alinhados à estratégia empresarial Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulamentações, a adoção dos softwares de gestão da W3K facilita o acesso às informações, tornando os processos mais transparentes e alinhados às estratégias da empresa. Através da centralização de documentos, ele contribui para a redução de erros humanos, atrasos, retrabalho e eventuais multas por descumprimento da legislação ou perda de prazos. Isso porque a plataforma emite alertas automáticos de vencimento, status de atividades e controle de versões para que os gestores responsáveis não percam os prazos.  Com a utilização do GREENDOCS, laudos, registros, históricos e evidências são localizadas muito mais rápido, evitando riscos operacionais e legais. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade no fluxo de documentos em nuvem.  Já o KeyDrive, além das medidas de segurança e conformidade, possui outros fatores que o diferenciam das demais plataformas de controle de documentos e ECM comuns. Entre eles podemos citar sua capacidade de integração com os ambientes existentes do cliente, e adaptabilidade a diferentes necessidades de negócio e volumes de documentos (escalabilidade). Outro fator importante, em especial para equipes que trabalham em formato online, é a possibilidade de colaboração remota, relacionada a gestão do arquivo, como acesso, transmissão segura, compartilhamento e comentários em tempo real. Gestão de documentos simplificada e em conformidade com normas De forma geral, todos os setores estão sujeitos a regulações, incluindo energia, finanças, agroindustrial, mineração, óleo e gás, industrial, engenharia, papel e celulose, alimentício, meio ambiente, saúde, entre outros. Dessa maneira o chamado compliance regulatório tem como função organizar a empresa para que ela cumpra os requisitos fixados pelo governo ou órgãos reguladores, dentre eles Anvisa, Ibama, Inmetro, Ministério da Agricultura, Marinha do Brasil, MAPA, ANEEL, Regulamento de Sistema de Gerenciamento da Segurança Operacional (SGSO), dentre outros. E cabe ao profissional de TI avaliar diferentes softwares e plataformas para garantir que estas atendam às exigências de Governança e Conformidade. A equipe de TI também deve liderar o processo de implementação, realizando a integração com outras ferramentas já utilizadas pela empresa. Ao participar de maneira ativa da decisão da escolha de um software para gerir as informações, a TI reduz riscos de segurança e conformidade, melhorando o aproveitamento da tecnologia existente e evitando retrabalho e custos desnecessários.  Nesse contexto, os softwares da W3K são uma ótima alternativa para esses profissionais. Nossas soluções simplificam a gestão de documentos críticos e conformidade com normas, centralizando o acesso e automatizando fluxos de aprovações. Esse fator garante que todos os colaboradores e fornecedores tenham a versão mais atualizada de procedimentos, manuais e políticas, o que permite maior agilidade na tomada de decisão, mitigando eventuais riscos. Conheça mais sobre nossas soluções e entenda como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos podem contribuir para a governança de sua empresa. Clique aqui e receba um atendimento personalizado do nosso time. 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Saiba porque o KeyDrive é diferente dos demais drives de armazenamento

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Diferente de outros softwares disponíveis no mercado, o KeyDrive é uma solução completa para armazenagem de dados em nuvem. O software possui diversas funcionalidades que tornam a gestão de documentos mais eficiente e segura. Suas camadas oferecem uma abordagem abrangente para garantir segurança, desempenho e conformidade em toda a jornada do documento na nuvem, proporcionando maior fluidez e controle em ambientes complexos de informação. Desenvolvemos um software de controle de documentos, projetado para atender às demandas de gestão da informação das empresas. Nesse contexto, as camadas do KeyDrive oferecem uma abordagem abrangente para garantir segurança, desempenho e conformidade. Esse processo está relacionado à segurança e rastreabilidade, e dividido em três etapas: Armazenamento – garantimos um software com acesso e organização facilitados através de um drive virtual, armazenamento eficiente e econômico, e criptografia avançada para segurança completa. Transmissão – oferecemos transmissão criptografada para segurança dos dados, intercâmbio padronizado de documentos entre empresas, integração fácil via API e acesso seguro para colaboração eficiente entre equipes. Acesso – proporcionamos um gerenciamento de dados intuitivo com segurança avançada, interface amigável, visualização protegida, e rápido tempo de resposta para acesso eficiente aos documentos. Em se tratando de segurança, além de criptografia na transmissão de informações, a plataforma possui ainda uma camada de criptografia (extra) no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados do cliente. Em tempos de aumento dos ataques cibernéticos, esse diferencial é algo muito relevante. Somente em 2023, o Brasil sofreu 60 bilhões de tentativas de ataques, segundo dados do FortiGuard Labs, laboratório de inteligência e análise de ameaças da Fortinet. O CEO da W3K, Daniel Klafke, observou que a criptografia é um fator muito importante em sistemas de armazenamento e na transmissão de dados. Esse diferencial do KeyDrive contribui tanto para proteção de ameaças internas, quanto externas. “Os dados digitais que geramos estão dobrando a cada dois anos. Todo esse avanço tecnológico nos traz também desafios, em especial no que se refere à segurança e gerenciamento das informações”, observou Daniel Klafke. Flexibilidade e integração com outras plataformas Além de suas medidas de segurança e conformidade, existem outros fatores que diferenciam o KeyDrive das demais plataformas de controle de documentos e ECM comuns. Entre eles podemos citar a capacidade de integração com os ambientes existentes do cliente, bem como sua flexibilidade e adaptabilidade a diferentes necessidades de negócio e volumes de documentos (escalabilidade).  A possibilidade de colaboração remota, relacionada a gestão do arquivo, como acesso, transmissão segura, compartilhamento e comentários em tempo real, também é outro fator importante, principalmente para equipes que trabalham em formato online. Com uma interface intuitiva, que permite acesso, compartilhamento e gerenciamento eficiente de documentos, foram pensados como foco na experiência do usuário. Por último, o software também possui conformidade regulatória e auditoria facilitada, simplificando processos com rastreabilidade, relatórios detalhados e validação de dados.  Conheça o novo site do KeyDrive! Lançado no começo do mês, o novo site do KeyDrive tem como objetivo garantir a melhor experiência para usuários e clientes da solução, a partir de um ambiente mais funcional e intuitivo. Na plataforma os usuários poderão conhecer de maneira mais detalhada essas funcionalidades, e seus aspectos relacionados à segurança e rastreabilidade. E então quer conhecer mais sobre o KeyDrive e entender como seus recursos avançados tornam mais eficaz a gestão documental? Navegue pelo novo site e descubra como podemos transformar seus desafios em oportunidades, otimizando processos, automatizando fluxos de trabalho, simplificando a gestão de documentos e garantindo o acesso seguro a informações críticas.  Caso queira receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @key.drive

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Conheça o novo site do KeyDrive

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Uma solução prática e segura para armazenagem de documentos – esse é o software, que conta a partir de agora com um novo site.  A página tem como objetivo garantir a melhor experiência para usuários e clientes da solução, a partir de um ambiente mais funcional e intuitivo.  Inclusive a W3K está promovendo um webinar para apresentar as funcionalidades da plataforma. Ministrado pelo nosso CEO, Daniel Klafke, o webinar “Elevando a Segurança da Informação com KeyDrive”, é gratuito, e as inscrições podem ser feitas no link. Na oportunidade Klafke, acompanhado do nosso time de especialistas, fará uma demonstração ao vivo do software. O KeyDrive oferece diversas funcionalidades, tornando a gestão de documentos mais eficiente. No novo site os usuários poderão conhecer de maneira mais detalhada essas funcionalidades, e seus aspectos relacionados à segurança e rastreabilidade, o qual está distribuído em três camadas: armazenamento, transmissão e acesso. Essas camadas oferecem uma abordagem abrangente para garantir segurança, desempenho e conformidade em toda a jornada do documento na nuvem, garantindo maior fluidez e controle em ambientes complexos de informação. Com uma interface simples, recursos avançados de segurança e estrutura leve, esses diferenciais do KeyDrive são muito relevantes para empresas que precisam de tecnologia de ponta para gerenciamento de informações-chave, mas não podem perder tempo com implantações complexas. O software é totalmente ‘out of the box’, ou seja, ela não necessita de configurações adicionais para começar a operar.  Maior segurança no ambiente compartilhado de dados O KeyDrive também é regular com normas, e é Security Feed – importante mecanismo para garantir a segurança cibernética, fornecendo um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados. Com os ataques hacker se tornando cada vez mais frequentes, manter registros de clientes, projetos e outros dados confidenciais longe dos cibercriminosos têm sido a maior preocupação dos gestores de TI em todo o mundo.  Além de criptografia na transmissão de informações, o KeyDrive possui ainda uma camada de criptografia no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados e a segurança do cliente. A ferramenta permite ainda aos usuários compartilhar arquivos de maneira ágil e segura, através da geração de um link exclusivo. Com este link apenas usuários autorizados podem acessar, controlar, visualizar e interagir com os documentos, garantindo segurança, rastreabilidade e eficiência no compartilhamento. E então quer conhecer mais sobre a plataforma KeyDrive e entender como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos? Navegue pelo novo site e descubra como aumentar a produtividade de sua empresa através da gestão eficiente de documentos. Caso queira receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui.  Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @key.drive

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Entenda como o KeyDrive pode ser aliado de sua empresa contra ataques hacker

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Os ataques hacker estão se tornando cada vez mais frequentes. Para termos uma ideia desse cenário, o crescimento foi de 70% nos últimos nove meses em comparação com o mesmo período em 2022. Por isso, manter registros de clientes, projetos e outros dados confidenciais longe dos cibercriminosos têm sido a maior preocupação dos gestores de TI em todo o mundo. E é nesse ponto que o KeyDrive,da W3K, pode contribuir para a segurança dos dados de sua empresa. Sobre os ataques hacker, dados do MIT indicam que o número de ocorrências de vazamentos de dados está em seu maior número na história. Quando ocorre um ciberataque, um vasto volume de dados precisa ser protegido contra acessos não autorizados, o que pode incluir lançamentos contábeis, informações pessoais de funcionários, projetos sigilosos e até segredos comerciais – registros fundamentais para a tomada de decisão estratégica. No caso do ataque hacker mais recente, registrado na semana passada, 1,5 bilhão de novas senhas foram vazadas.  Para especialistas em cibersegurança, a preocupação é que os dados expostos possam servir de munição para novos ciberataques. Isso porque se este vazamento for combinado a outros ataques a banco de dados contendo endereços de e-mail e outras credenciais, distribuídos recentemente em fóruns de hackers e marketplaces, pode levar a uma onda massiva de vazamento de dados, fraudes financeiras e roubos de identidade. E como o KeyDrive pode auxiliar sua empresa a evitar esses ataques? Além de criptografia na transmissão de informações, o KeyDrive possui ainda uma camada de criptografia no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados e a segurança do cliente. E é justamente essa segurança que o KeyDrive proporciona aos seus usuários. A plataforma é Security Feed – importante mecanismo para garantir a segurança cibernética, pois fornece um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados.  Além disso, a ferramenta permite aos usuários compartilhar arquivos de maneira ágil e segura, através da geração de um link exclusivo. Com este link apenas usuários autorizados podem acessar, controlar, visualizar e interagir com os documentos, garantindo segurança, rastreabilidade e eficiência no compartilhamento.  Outro aspecto relevante relacionado à segurança oferecida pelo KeyDrive é realizar o login através da autenticação de dois fatores por meio de um aplicativo para celular. Esse método exige que os usuários, além de fornecerem suas credenciais habituais, façam a autenticação por meio de um código temporário gerado pelo app. Esse processo de segurança auxilia na proteção de dados sensíveis, impedindo acessos não autorizados.  Também como reforço contra violação e vazamento de informações, a plataforma ainda oferece uma marca d’água na visualização do documento. Esse dispositivo cobre áreas críticas do documento, dificultando a remoção ou adulteração por pessoas não autorizadas. E então: quer garantir maior segurança e rapidez aos processos de sua empresa? Conheça aqui outros cases de empresas que já utilizam o KeyDrive em suas rotinas administrativas.  Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Saiba como o 5S Digital pode contribuir para a Governança da Informação

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Por Antonio Haack, Gerente de Desenvolvimento de Negócios da W3K Como Gerente de Desenvolvimento de Negócios da W3K, tenho observado de perto a evolução das metodologias de gestão e suas adaptações à era digital.  O tradicional método 5S é sinônimo de produtividade e excelência operacional para as empresas. Amplamente difundido no ambiente organizacional desde os anos 1990, com a transformação digital, o conceito precisou ser adaptado à nova realidade, assumindo também um papel importante no ambiente virtual. Surge assim o 5s Digital, prática que contribui para a Governança da Informação.  Aqui na W3K este tema da Governança da Informação é muito importante. Nossas soluções estão alinhadas às boas práticas de gestão organizacional. Garantimos a qualidade e a eficiência operacional para nossos clientes, desenvolvendo soluções adequadas às suas necessidades. Hoje queremos falar de uma delas em especial, a plataforma KeyDrive. Como especialista no assunto posso afirmar que há uma relação entre o software e a metodologia 5s. Já te explico e você perceberá que ambos estão fortemente ligados. Quando falamos no método 5s em sua essência, seus pilares são: Utilização, Organização, Limpeza, Bem-estar e Autodisciplina. Essas etapas são as mesmas no ambiente digital, por exemplo: a Utilização diz respeito à separação do que é ou não necessário para sua atividade. No 5s digital isso envolve a eliminação de arquivos e dados desnecessários, o que pode ser feito de maneira rápida e intuitiva utilizando o KeyDrive. Seu controle de temporalidade e de duplicidade facilita o fluxo de trabalho, organizando os arquivos de maneira eficiente. Já no que se refere à Ordenação, sua principal função é organizar o conteúdo restante, facilitando seu acesso e uso, o que pode ser executado de maneira eficiente pelo KeyDrive. O software permite a criação de uma estrutura lógica simples de pastas e subpastas, para padronização da informação. A Limpeza é outro ponto em que o KeyDrive desempenha um papel importante no ambiente virtual. Nosso software faz a manutenção regular do sistema, removendo arquivos temporários ou desnecessários.  Quando o assunto é Padronização, o KeyDrive também pode atuar, estabelecendo parâmetros para manter a organização. Isso envolve a criação de políticas para nomeação de arquivos e gestão de versões de documentos. Por sua vez, manter a Disciplina é garantir que os padrões estabelecidos sejam seguidos de maneira contínua, o que é possível através do permissionamento de acesso do software.  E então, percebeu a conexão entre ambos? A Governança da Informação envolve a criação de políticas, processos e controles para a gestão dos dados dentro de uma organização. Nesse contexto, para aquelas empresas que buscam uma gestão alinhada às boas práticas de Governança, a adoção da metodologia 5S digital é fundamental para garantir os seguintes aspectos: Organização de dados – o 5S digital promove a organização de arquivos e dados, enquanto a Governança estabelece métodos para a categorização, armazenamento e recuperação de informações. Segurança da Informação – a prática de eliminar arquivos desnecessários, manter a ordem, e gerir permissões de acesso, contribui para o fluxo seguro de informações, reduzindo o risco de vazamento de dados sensíveis. Eficiência operacional – ambos os conceitos visam a aumentar a eficiência operacional, por meio de boas práticas organizacionais e a utilização de metodologias e tecnologias adequadas. Padronização e conformidade – a padronização da informação é uma forma de garantir conformidade com políticas internas e regulamentos externos – aspecto central da Governança da Informação. Disciplina e sustentabilidade – a disciplina assegura que as práticas de Governança da informação sejam seguidas de maneira sólida e adequada. Chegou a hora de aumentar sua produtividade com o KeyDrive Como vimos acima, o KeyDrive é uma plataforma completa para garantir o alinhamento correto às boas práticas de Governança da Informação. Ele possui uma interface simples, recursos avançados de segurança e estrutura leve. Seus recursos tecnológicos têm foco total na segurança da informação (Security Feed), fornecendo um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados.  Conheça mais sobre a plataforma KeyDrive e entenda como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos podem aumentar a produtividade de seu time. Clique aqui e receba um atendimento personalizado do nosso time. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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W3K apresenta o KeyDrive no eDOC4A Florianópolis

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A W3K participou do eDOC4A Florianópolis, realizado no final de junho na capital catarinense. O evento, que já acontece há 30 anos, apresenta inovação, tendências e novas tecnologias para o mercado de gestão da informação. Além de patrocinadora, a W3K, através de seu time de especialistas, participa do evento como palestrante, oferecendo conteúdo relevante para o mercado de tecnologia da informação. O gerente de desenvolvimento de negócios da W3K, Antonio Haack, foi um dos palestrantes. Ele abordou o tema: ‘Agilidade, organização e segurança na gestão da informação’, que teve como foco principal a governança da informação no ambiente compartilhado de dados. Na oportunidade, Haack apresentou o software KeyDrive, da W3K, e como suas funcionalidades fornecem um ambiente mais seguro para o compartilhamento de dados. “Para a W3K o evento foi muito importante, pois apresentamos um conteúdo bem focado em governança de dados, e um caminho seguro para a armazenagem em nuvem. Com certeza esse conhecimento ajudou a capacitar os profissionais da área que estiveram presentes”, pontuou o gerente de desenvolvimento de negócios da W3K. Diferente de outras soluções de ECM e gerenciamento em nuvem disponíveis no mercado, além de criptografia na transmissão de informações, o KeyDrive possui uma camada de criptografia no armazenamento de dados na nuvem. A partir de uma estrutura leve e funcional, sua interface simples dispõe de recursos avançados de segurança, como é o caso da camada extra de criptografia – diferencial que aumenta a proteção de dados do cliente. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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