SGBH, la operación nacional de una de las multinacionales más reconocidas del sector energético, adoptó Greendocs como su herramienta de gestión documental, con el objetivo de reunir y compartir información de portafolios de proyectos de capital en Brasil. Según la empresa, cerca de 50 subestaciones de energía tendrán sus documentos digitales gestionados en la plataforma de W3K, reforzando la seguridad de la información, el control de accesos y la confiabilidad de los datos. Además, la adopción de Greendocs está alineada con los valores de la compañía, al contribuir a la reducción del consumo de papel en sus unidades. Haz clic en la imagen para ver el video completo. Testimonio de Priscilla Franco, Ingeniera de Estándares Técnicos de la empresa. Planos de planta; documentos generales de subestaciones; líneas de transmisión; construcción e informes diversos. Toda esta información ahora será recopilada y gestionada por State Grid dentro de Greendocs, con la posibilidad de ser analizada y comentada en tiempo real, con control de acceso para los usuarios que manipulan los documentos. “Greendocs permite un acceso rápido a una base de datos centralizada, con gestión de control de acceso autenticado. Esto nos garantiza la seguridad de la información, reduciendo la obsolescencia de los datos”, destaca Leticia Giffoni, Analista de Proyectos de TI de State Grid. Según indica State Grid, la adopción de la plataforma de W3K para gestionar sus proyectos de infraestructura representa una actualización tecnológica de gran relevancia para la compañía, permitiendo una interacción más efectiva en la mejora de los procedimientos internos y en la relación con las empresas involucradas en los proyectos. “La implementación de Greendocs es una iniciativa más de la empresa que refuerza la comunicación, el profesionalismo, la seguridad de la información y la mejora continua, que están entre los valores de State Grid”, añade Priscilla Franco, Ingeniera de Estándares Técnicos de la empresa.

El desafío de la gestión documental en un proyecto de expansión industrial fue la principal razón por la que A1 Engenharia eligió a W3K para gestionar toda la documentación de la expansión de Westrock — un proyecto de EDMS en un nuevo entorno, ya en ejecución. Para ello, Greendocs, ya utilizado por la empresa, fue remodelado con nuevos flujos y parámetros para atender a las necesidades de la planta. La elección por la optimización de la solución también se debió a la necesidad de precisión para garantizar la entrega, ya que el envío de esta documentación en el momento equivocado puede causar perjuicios irreversibles para cualquier obra. En la práctica, en megaproyectos como la fábrica de Westrock, contar con un sistema de integración de información es fundamental. Sin una plataforma robusta y confiable, surge un problema grave y generador de muchos riesgos para el avance de la obra: que alguno de los involucrados en la ejecución del proyecto no reciba la información en el momento adecuado. Por lo tanto, cuando se cuenta con una trazabilidad eficaz, que es uno de los recursos que ofrece la solución de W3K, se puede saber qué, quién y cuándo la información fue vista, respondida y encaminada. Esto garantiza que un error sea rastreado, optimizando el tiempo de solución y, en consecuencia, el flujo de trabajo. Con cerca de 173 mil documentos en Greendocs, A1 ha ganado en productividad y precisión, con la garantía de seguridad de la información, organización y trazabilidad de los documentos, información centralizada y accesible para todos, estandarización de procesos y aumento de la sinergia, medición de resultados, posibilidad de crear indicadores a partir de documentos y garantía de su ciclo de vida.