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LGPD e Greendocs: parceria para otimizar e gerenciar dados

Debatida com vigor por gestores públicos e empresas, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada para tutelar a privacidade dos dados da pessoa, seja ela física ou jurídica.  Muito além da discussão do que são dados pessoais e sensíveis, está a necessidade de fazer a gestão dessas informações, garantindo o acesso, bem como seu armazenamento ou descarte, sem perder a auditabilidade. Evidentemente, para que isso ocorra sem prejuízos, se torna necessário saber onde estão os documentos e como são processados, rastreando-os, analisando seu ciclo de vida e fornecendo alertas para indicação de quando devem ser descartados. Você encontra a localização física de um documento em poucos segundos? É sobre isso que o artigo de hoje vai falar, além de esclarecer algumas dúvidas sobre a LGPD. Gerenciar o armazenamento e manuseio das informações pessoais Parece simples? Acredite, não é. Sem um sistema robusto para gerenciar o ciclo de vida desses documentos, as empresas estão sujeitas a multas que podem chegar a 50 milhões ou 2% do faturamento da companhia.  Sendo assim, proteger os dados é uma questão de sobrevivência em um mercado cada vez mais inovador e tecnológico. Quais são as informações que estão em poder da sua empresa, onde estão documentadas e quando precisam ser excluídas?  Essas são as principais perguntas relacionadas à LGPD que o gestor deve saber responder. Isso porque apesar dos documentos, assinados digitalmente ou de forma eletrônica, terem a mesma validade jurídica dos físicos, a versão em papel não pode ser descartada sem considerar a sua temporalidade legal. É sobre isso que falaremos no próximo tópico. Tabela de temporalidade a ser seguida com rigor Para cada tipo de documento há um prazo de descarte previsto, porém, grande parte dos arquivos precisa ser armazenada, no mínimo, de cinco a dez anos, o que causa a necessidade de gestão de espaços físicos. Muitas organizações acreditam que simplesmente se desfazer desses documentos vai resolver o problema. No entanto, a maioria dessas companhias sofrerá a punição correspondente pelo descarte incorreto. A saída para escapar da canetada vem sendo os serviços de guarda e gestão documental, mas não somente isso. É necessário gerir esses documentos, seguindo à risca o prazo de armazenamento e o descarte segundo a legislação, sejam eles em papel, mídia ou qualquer outro formato.  LGPD e os dados pessoais Antes de mais nada, vamos entender o que são dados pessoais? Segundo a Lei (Lei n.º 13.709, de 14 de agosto de 2018.), são todas as informações de uma pessoa, seja CPF ou CNPJ, que contenham qualquer tipo de identificação. Existem também os dados sensíveis que identificam a raça ou etnia, religião, opinião política, saúde ou vida sexual. Na prática, um nome sem o sobrenome, por exemplo, em uma grande base de dados, é apenas uma informação comum, não identificável. Porém, se estiver acompanhado de outros dados pessoais, torna-se identificável e precisa ser protegido de acordo com os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade previstos em lei. Quando falamos em tratamento, estamos nos referindo à coleta, armazenamento, compartilhamento, exclusão, todas as ações sobre os dados. E quando realizado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens, tem aplicabilidade da Lei. Como o Greendocs pode apoiar a gestão de dados pessoais (LGPD)? O sistema GREENDOCS possibilita o gerenciamento das informações do negócio, trazendo mais fluidez a processos e projetos. É um sistema configurável de acordo com o modelo de negócio da empresa.  Plataforma robusta e muito flexível, o Greendocs provê encontrar a informação correta no momento certo, facilitando a conformidade com normas, pois vai além de uma digitalização de documentos e processos.  Com ele, é possível apoiar o controle das regras de tratamento de dados, provendo acesso rastreável e segurança na gestão escalável desses arquivos. E, claro, ter auditabilidade quanto aos descartes dos documentos. Quer saber mais sobre o Greendocs? Acesse nosso site e entre em contato.

Cases, Todos

LD Celulose gere documentos de sua 1ª planta no Brasil com Greendocs

A LD Celulose, joint-venture realizada entre a gigante austríaca Lenzing e a brasileira Duratex, adotou o Greendocs, da W3K Tecnologia, para cuidar do grande volume de documentos de engenharia para a construção de sua primeira planta de celulose solúvel no Brasil. Com um investimento de R$ 1,2 bilhão e uma capacidade produtiva de 500 mil toneladas, o parque fabril tem seu startup previsto para 2022, numa área localizada entre os municípios de Indianópolis e Araguari, no Triângulo Mineiro. Com a solução de gerenciamento eletrônico de documentos da W3K, a LDC estima movimentar mais de 80 mil documentos até a abertura da unidade, utilizando uma plataforma que engloba todos os setores envolvidos no processo da construção, incluindo fornecedores e parceiros de projeto. Até o momento, cerca de 27 mil documentos já estão no sistema, com 742 usuários. De acordo com a companhia, toda a documentação de projetos, incluindo os standards, revisões e alterações, está detalhada no Greendocs, dentro de padrões robustos de segurança. Com a solução, a empresa também faz a gestão de prazos para a entrega de documentos, assim como comentários, respostas e histórico de alterações. “No momento que o documento é emitido, o sistema já ativa os workflows internos e um especialista responsável da empresa é notificado sobre a inclusão do novo arquivo, com um prazo para ele validar ou pedir uma revisão no documento. O sistema também notifica os coordenadores, responsáveis, para que mais pessoas fiquem a par das movimentações e garantir que tudo ocorra dentro de um prazo otimizado”, explica Gustavo Dessotti, Project Management Officer (PMO) da LD Celulose. Além disso, a inteligência do Greendocs também traz maior agilidade no fluxo de documentação com os mais de 55 fornecedores com que a empresa trabalha para a obra. Segundo aponta Gustavo, a inteligência da solução permite notificar em tempo real os fornecedores sobre alterações em padrões da obra – dentro do chamado Apêndice 4. Com isso, eles podem fazer os ajustes necessários em suas entregas, ficando sempre em conformidade com os standards do projeto. “Esta agilidade na forma em que as informações são compartilhadas nos dá uma grande assertividade na gestão do projeto, com prazos bem definidos”, explica o gerente. De acordo com a LCD, a média de resposta ou comentário em cada novo documento é de 7,65 dias, com revisões sendo entregues em uma média de 11,5 dias. Além disso, todos os fluxos são analisados em dashboards, em que é possível acompanhar indicadores por usuário, empresa ou setor. Em meio a um projeto ambicioso e com diversos setores envolvidos, outra demanda atendida pelo Greendocs foi a segurança da informação. Com a solução de GED, a empresa está garantindo que as informações sejam acessadas de forma controlada, seguindo uma Matriz de Responsabilidade definida pela empresa e customizada no Greendocs. “É um projeto com questões de confiabilidade e compliance, o que exigiu que buscássemos uma solução com uma política de acesso robusta, das informações dos fornecedores aos documentos de interface, que são compartilhados em diversos setores, mas somente com o grau de informação que lhes é pertinente”, explica Gustavo. De acordo com o PMO da LD Celulose, a expectativa da empresa é que em 2021 o número de documentos tratados no Greendocs triplique, acelerando junto com a reta final das obras, que irão até o início de 2022. “Devemos fechar 2020 com 30 mil documentos na plataforma, mas passaremos de 80 mil o startup da unidade”, finaliza.

Eventos, Todos

Case paperless Greendocs: Maturidade da Gestão da Informação

Showcase – Case paperless Greendocs: Maturidade da Gestão da Informação. Palestrante: Ana Araújo, CEO da 4A Consultoria e Cristine Guahyba, Gerente de professional services na W3K Tecnologia. Será que todas as empresas estão prontas para a transformação digital mesmo no cenário atual ? Quais processos podem e devem ser automatizados ?  Quais etapas e níveis de maturidade em gestão da informação as empresas podem chegar ? Qualquer ferramenta poder ser aplicada a qualquer negócio. Sobre este tema vamos conversar com Ana Araújo e Cristine Guahyba, ambas com experiências em coordenação de documentação em grandes projetos. Saiba mais: https://iima.com.br/ A4 Consultoria e Gestão de Documentos e Informações https://www.4agestaodocumental.com.br/

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