LGPD e Certificação Digital: qual a relação entre elas e como sua empresa se beneficia disso?

Você pode não ter pensado sobre isso, mas a tecnologia de Certificação Digital e a nova Lei Geral de Proteção de Dados têm uma relação muito próxima. Por quê? Porque a primeira é muito utilizada para proporcionar segurança à troca de informações e garantir autenticidade em operações que envolvem dados e documentos, enquanto a segunda dispõe sobre as regras legais a serem seguidas no tratamento da informação, seja no âmbito digital, seja no físico.

E em tempos de pandemia, em que o trabalho remoto e o distanciamento entre as pessoas se intensificaram, obrigando empresas a utilizarem ainda mais os canais de comunicação e negociação online, a Certificação Digital desponta como uma solução perfeita para tratativas que envolvam contratos, assinaturas, documentos.

Já a LGPD não fica de fora, uma vez que está em vigor desde o segundo semestre do ano passado, exigindo todo o cuidado das empresas no que tange ao tratamento de dados de clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores.

Já deu para entender o link entre LGPD e Certificação Digital, não é mesmo? Uma decreta obrigatoriedades nas tratativas de informações (leia mais sobre isso aqui) e a outra oferece tecnologia para cumprir tais exigências de forma ágil e eficiente.

Com a Certificação Digital, a troca de informações e os trâmites de autenticação de dados e documentos em operações podem ser feitos com maior grau de rastreabilidade, auditabilidade e não repúdio. Isto vale para todas as partes envolvidas.

DO PRESENCIAL AO DIGITAL

Empregando tecnologias de ponta em segurança da informação, a Certificação Digital permite fazer, de forma segura e eficaz, transações em ambiente digital que antes só teriam sua autenticação viável de forma presencial. Isto, em um momento de distanciamento social e trabalho remoto, se faz ainda mais importante – tanto que, não por acaso, de 2020 para cá o uso deste tipo de certificação no país cresceu 20%, segundo a ICP Brasil.

PODE ESCOLHER

Há 12 tipos de certificados digitais disponíveis no mercado e todos são regulamentados pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). As classificações diferentes referem-se à empregabilidade de cada tipo, mas as vantagens são as mesmas:

– Assinar documentos de forma não presencial;

– Proporcionar um ambiente seguro para transferência de dados;

– Economizar recursos, como material de escritório e tempo.

QUAL É O MEU BENEFÍCIO?

Se você pensar que, em linhas gerais, a LGPD tem como objetivo garantir mais proteção na troca de dados entre diferentes partes (setores, empresas etc), e que a Certificação Digital auxilia na validação de documentos e transações eletrônicas, galgando validade jurídica para operações online, o benefício fica claro.

Utilizar a tecnologia de certificados digitais é um elemento facilitador para atender às normas da LGPD, alavancando a empresa no alcance do compliance com a legislação vigente.

Isto é uma prerrogativa válida em muitos campos: por exemplo, no uso da assinatura digital, que implica em consentimento, otimizando as relações entre empresas e usuários; na validação de contratos digitais, na segurança para trocas de documentos de alto grau de confidencialidade, entre outros processos importantes.

Obedecer à LGPD é obrigatório. Utilizar Certificação Digital é um caminho ágil e muito eficaz para atender a esta obrigatoriedade.

ONDE ENCONTRAR?

A W3K atua com soluções customizáveis às demandas de cada empresa no uso de Certificação Digital. Além de acompanhar o andamento dos processos, nosso sistema dá suporte a assinaturas digitais, possibilitando a implantação de ambientes de trabalho paperless, eliminando gargalos e entregando mais segurança, conformidade e agilidade aos negócios.

Entre em contato conosco e saiba mais.

LGPD e Gestão de Contratos

Assista nosso webinar publicado pós evento: WEBINAR LGPD E CONTRATOS DIGITAIS, que ocorreu dia 9/12 às 15 horas.

Clique aqui para assistir o webinar

Programação:

  • 15:00 – Apresentação dos palestrantes;
  • 15:20 – Palestra LGPD com Solange Neves e Diego Neves: entenda a Lei Geral de Proteção de Dados e a importância da gestão dos contratos digitais como forma de solução para as demandas de governança empresarial.
  • 16:10 – Contratos Digitais com Keyla Kirsch e Daniel Klafke: descubra como gerenciar seus contratos de forma ágil, amigável, com rastreabilidade e segurança. Conheça uma plataforma online, totalmente paperless, com busca rápida, controle de vigências, assinatura digital e com validade jurídica.

Para assistir ao nosso evento, clique aqui.

Qual é a importância dos Contratos Digitais na Gestão da Informação?

Governança da informação e dos documentos é uma necessidade de primeira linha para as empresas que têm a segurança jurídica como prioridade de negócios, ainda mais em um momento em que a LGPD está trazendo uma nova camada de compliance para as companhias no país. E parte desta governança passa por uma gestão sólida de contratos.

Quando se trata de contratos, uma parte que todas as empresas lidam todos os dias, questões como fluxos de emissão, aprovação e compartilhamento da informação necessitam de um cuidado especial.

Com o apoio de tecnologias robustas de GED e BPMS, a gestão de contratos digitais se torna um elemento chave para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos, dar maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais, assim como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes dados, tanto internamente quanto com parceiros externos.

Ao falarmos de rastreabilidade, uma plataforma de Gestão Eletrônica dos Dados para contratos digitais entrega recursos valiosos, tais como:

– Acesso rápido aos contratos, com buscas otimizadas por signatários ou conteúdo de cláusulas, entre outros metadados configuráveis;

– Controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações;

– Possibilidade de gerar fluxos otimizados de revisão, com comentários e controle de acesso restrito somente aos usuários com permissão;

– Criação de fluxos totalmente digitais;

– Assinatura eletrônica;

– Utilização de QR Code e app móvel para consultar status de documento físico em sua versão digital;

Com a automatização e otimização entregues pela gestão eletrônica de contratos e certificação digital, empresas podem “destrancar” vários de seus processos internos, ganhando maior fluidez nas tratativas de documentos, tanto internamente quanto externamente, especialmente quando se fala da burocracia em torno do modelo tradicional de assinatura física.

Em linhas gerais, contar com os benefícios de uma plataforma online aplicada à gestão de contratos entrega uma camada única de excelência no tratamento dos contratos corporativos, garantindo velocidade nos fluxos e solidez na gestão de todas as etapas de seu ciclo de vida. Isso significa segurança jurídica e eficiência operacional, de forma alinhada para seu negócio.

A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma solução abrangente de GED, BPMS e Assinatura Digital para a gestão de contratos digitais, assim como também tem o know-how para auxiliar cada negócio no desenho de processos e fluxos para melhor realizar este controle. Solicite DEMO.

Databook eletrônico: o livro de sua obra, em formato digital

Na sua obra, o databook funciona praticamente como a tradução literal da palavra em inglês: é um livro, um dossiê das informações sobre diferentes aspectos de sua obra. É uma coleção de documentos que conta a história de um processo, de seu início ao fim.

Esse acompanhamento pode envolver diferentes pontos da gestão (técnica, comercial e de qualidade), ajudando os gestores a ter uma visão 360º da operação. Ele envolve aspectos dos mais variados, tais como:

  • Pedido ou ordem de compra;
  • Desenhos (geralmente aprovados pelo cliente);
  • Catálogos e/ou Manuais;
  • Especificação Técnica;
  • Instruções de Instalação e Operação;
  • Plano da Qualidade ou Plano de Inspeção e Testes;
  • Procedimentos de Ensaios;
  • Documentação de Soldagem;
  • Registros de Qualidade (Relatórios de Testes, Inspeção, Certificados de Matéria Prima);
  • Registros dos Instrumentos utilizados;
  • Não Conformidades (se tiverem ocorrido);
  • Relatório de Liberação (Inspeção Final);
  • Listas de sobressalentes.

Por ser extremamente abrangente e completo, o databook pode ser de grande ajuda para as empresas, porém pode ser um complicador caso não tenha uma estratégia e uma padronização.

Existem diferentes formas de padronização sobre como devem ser os conteúdos dos databooks das empresas, e cada organização tem seu próprio procedimento com definição de estrutura, documentação, formulários e armazenamento para seus databooks.

No caso de empresas de engenharia ou construtoras com diferentes obras e diferentes times cuidando de cada empreendimento, essa falta de padronização pode gerar complexidades ainda maiores, com diferenças internas de informações, inconsistências nos dados e problemas de retrabalho em decorrência destas questões.

Para evitar isso, contar com uma política interna é importantíssimo, e a tecnologia é um fundamental aliado para assegurar que estas políticas sejam seguidas. Para ter uma maior homogeneidade de processos, o databook eletrônico é uma grande alternativa.

Por ser totalmente digital, ele pode agregar várias vantagens em “uma única tacada”, tais como:

  • Centralização das informações em uma base digital única, evitando duplicação ou inconsistências nos dados.
  • Implementação de metodologias e processos assertivos para que seus times façam o preenchimento do databook.
  • Criação de checklists ativos com as informações sobre requisitos de documentação para o databook.
  • Criação e acompanhamento de prazos para a inclusão de dados no databook, evitando o trabalho de última hora e garantindo maior qualidade das informações.
  • Segurança no armazenamento das informações, em um banco de dados altamente protegido. Criação de uma base organizada e de fácil navegação para localizar documentos.
  • Agilidade nos documentos e certificações das inspeções. Por exemplo, um databook eletrônico pode estar instalado em um tablet de um inspetor, que pode tirar as fotos no momento em que vistoria a obra, garantindo a confiabilidade das informações. Além disso, até mesmo as assinaturas podem ser feitas digitalmente, dando ainda mais celeridade aos processos internos.

São diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao adotar um software de databook eletrônico, e a W3K Tecnologia tem o know-how em soluções de tecnologia para os setores de engenharia e construção civil. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas tecnologias em Gestão de Documentos.

Mello Pimentel garante compliance e amplia qualidade de serviços junto a clientes com Greendocs

Foco na gestão de compliance e contratos de seus clientes, atualizados e em conformidade com as regulamentações legais vigentes. Ganho de produtividade e acurácia no atendimento a prazos, e rastreabilidade no gerenciamento do ciclo de vida dos contratos. Rapidez e maior clareza visual na apresentação de documentos relacionados a processos, podendo acompanhar com eficiência o status de cada fase, garantindo uma comunicação mais enxuta e ágil. O resultado final? Melhoria contínua e perene nas entregas para os clientes finais.

Estes foram alguns dos ganhos relatados pelo escritório Mello Pimentel Advocacia com o uso do Greendocs, ferramenta de Gestão Eletrônico de Documentos e Automatização de Processos de Negócio da W3K.

A empresa, que atende a cerca de 145 clientes, incluindo nomes dos segmentos de energia, saúde e indústria de base (infraestrutura), buscava no mercado uma solução que permitisse fazer, em uma plataforma unificada, o monitoramento de fluxos das diversas rotinas que possui junto a seus atendidos.

Segundo o diretor da Mello Pimentel Advocacia, Márcio Blanc, a firma buscava uma ferramenta que possibilitasse a realização deste monitoramento de forma prática e segura, antes e depois das minutas jurídicas elaboradas. “Ou seja: queríamos manter o controle das demandas antes e depois do escritório estar envolvido diretamente”, explica o advogado.

Antes da W3K, a Mello Pimentel já havia testado outras tecnologias, como sistemas de acompanhamento jurídico. Porém, segundo Blanc, o Greendocs se mostrou mais adequado para grande parte das demandas do escritório, tais como monitoramento de fluxos de documentos, juntamente com o gerenciamento de tais arquivos no formato eletrônico (GED).

“Para nós, o grande diferencial apresentado pela W3K foi proporcionar uma ferramenta ajustável e personalizada para atendimento tanto das nossas necessidades, quanto das de nossos clientes, no que tange ao controle de informação. Isso tudo dentro de um fluxo seguro, auditável, criptografado, com gestão eletrônica e, se preciso, também assinatura eletrônica”, ressalta Blanc.

Ainda conforme o diretor, ao trazer mais efetividade ao controle de processos do escritório, o Greendocs ajudou a empresa a angariar ainda mais confiança por parte de seus clientes.

“Isto porque, com o auxílio da tecnologia da W3K, os fluxos referentes a rotinas são muito mais assertivos, os procedimentos referentes a contratos ganharam mais auditabilidade e, por fim, tudo isso se refletiu em ainda mais qualidade nos serviços prestados pelo Mello Pimentel”, finaliza o advogado.