La posibilidad de entrenar y capacitar a los usuarios en la solución utilizando manuales y flujos dentro de Greendocs es uno de los puntos destacados por el coordinador. “Cuando tienes documentos técnicos y plantillas dentro de la misma herramienta es posible mantener el estándar adecuado, además de eliminar la necesidad de navegar entre otros sistemas, optimizando el tiempo de los procesos y proyectos”, reveló. Los nuevos usuarios reciben acceso a la solución y son entrenados en la herramienta a través de la propia plataforma de W3K. Es decir, todos los involucrados en los proyectos, equipo interno y contratistas externos, están capacitados para utilizar el sistema de gestión de documentos. Son más de mil usuarios comunicándose electrónicamente en el mismo ambiente. Múltiples entornos en un solo acceso Otra cuestión fundamental es la posibilidad de acceder a diversos entornos con un solo inicio de sesión. En el caso de LD Celulose, por ejemplo, Dessotti alterna entre EDMS, Documentación Forestal y Gestión de Pagos con un solo clic. Greendocs impresiona por su robustez y capacidad de adaptación según la necesidad de cada negocio. La integración entre varias disciplinas de ingeniería, por ejemplo, eléctrica, civil y mecánica en el caso de LD Celulose, permite que los proyectos sean construidos y acompañados con asertividad y eficacia. “Para generar el documento necesitas una herramienta ligera y dinámica, es decir, cuanto menos complejo sea ese sistema, más naturalmente fluye”, añadió. En la práctica, Dessotti genera inputs para que W3K configure el sistema de forma que satisfaga las necesidades de la gestión y, por supuesto, de manera amigable para todos los usuarios que utilizarán la plataforma. “La interacción en la herramienta entre quien compra y quien entrega, por ejemplo, hace toda la diferencia”, dijo. Además, la capacidad de control que ofrece Greendocs también facilitó la rutina de la compañía. Los comentarios están disponibles en diversos procesos de la documentación y permiten la comunicación dentro de la plataforma, donde también es posible verificar registros, seguir aprobaciones y revisiones, y rastrear accesos. La implantación del sistema en LD Celulose se realizó de forma gradual, pues la definición de las necesidades aún estaba en construcción y evaluación. “No teníamos un modelo de gestión 100% listo para generar inputs asertivos para la herramienta, por eso, la construcción se dio paso a paso”, explica. Configurando el flujo de acuerdo con el Business Aunque la plataforma ya estaba en uso antes incluso de la fecha de entrega, fue necesario ajustar algunos puntos conforme surgían los desafíos. Esto se debe a que la plataforma es totalmente configurable y el cliente va adaptando el flujo de acuerdo con lo que realmente necesita en el business — lo que permite mantener el control de la gestión. “Con el flujo totalmente configurado es posible eliminar riesgos de errores humanos, como la aprobación de una versión equivocada o aún no finalizada”, ejemplificó. Por Greendocs, además, es posible crear etapas de aprobación para cada revisión y hacer un seguimiento cercano de este proceso. Atención humanizada de excelencia La atención humanizada fue otro de los aspectos destacados por el coordinador, ya que la facilidad para acceder al equipo en caso de mantenimientos urgentes es un diferencial de W3K. Así, en casos críticos es posible contactar incluso antes de abrir un ticket. Evidentemente, los gráficos BI para el control de gestión también lideran la lista de beneficios de la plataforma. La solución permite que todas las fases de un programa o proyecto sean visualizadas. La integración facilita la rutina de planificación y, consecuentemente, hace más asertiva la toma de decisiones. Indicadores visuales con dashboards e informes posibilitan el entendimiento rápido de la información de control. Además, los gestores son informados en tiempo real, a través de correos automatizados y comentarios electrónicos, sobre actualizaciones de la información referente al avance del proyecto, liberación de documentos, cuáles están cancelados, cuáles ya fueron enviados, entre otros avisos importantes para el buen desarrollo del flujo de trabajo. Desafíos superados con Greendocs Actualmente, LD Celulose posee más de 50 mil documentos en Greendocs, además de casi 300 mil notificaciones por mes y, como ya mencionamos, 1,187 usuarios. Con la Curva S, el coordinador tiene acceso a la expectativa y realidad del proyecto, es decir, cuánto ya fue concluido y si corresponde a lo previsto inicialmente. Él, que ya trabajó directamente en la implantación de otros sistemas, entiende que el mejor camino para garantizar la excelencia en la gestión de documentos era renunciar a los sistemas rígidos y predefinidos para construir con W3K un modelo que respondiera a las necesidades de sus procesos. Con esto, y todo el soporte para el cliente ofrecido por W3K, fue posible aplicar el proceso de LD Celulose a la plataforma, garantizando escalabilidad para llegar a 50 mil documentos sin necesidad de alterar la estructura inicial ya diseñada del sistema. Además, es importante resaltar que el mantenimiento y ajustes en la solución se realizan sin generar grandes pasivos, debido a la robustez de Greendocs. Además, claro, la posibilidad de usar menos papel proporciona automáticamente la reducción de gastos en impresión y otros insumos, además de eliminar la necesidad de espacio para almacenamiento y fortalecer la relación de cuidado y respeto con el medio ambiente. Confiabilidad y consistencia de la información Confiabilidad y consistencia de la información fueron otros términos utilizados por el coordinador para explicar los beneficios de Greendocs. Cuando un gestor recibe el documento del proveedor y está en desacuerdo con algo, por ejemplo, el provisor añade una nueva revisión y este proceso se da hasta que la misma sea aprobada. Si no existiera el control de flujo de las revisiones, habría gran posibilidad de errores. Esta es una burocracia necesaria y encontrar el equilibrio entre ella y la agilidad que una herramienta debe proveer es el camino al elegir una plataforma eficaz. Aún sobre los grandes desafíos, Dessotti destacó la importancia de que el ambiente Forestal haya sido configurado en Greendocs, pues comenzaron las auditorías y las evidencias que estaban dentro de Greendocs se localizaban mucho más rápido que las

“Se pudo resolver pendientes relacionadas con el envío de documentación, ya que el típico ‘teléfono roto’ entre proveedores y empresa fue eliminado. Esto porque la herramienta permite registrar el día y la hora en que se realizan los envíos y recepciones”, explica. Además, dado que los documentos son pesados, la facilidad para subir archivos también es un punto relevante en el uso del sistema. “Otros aspectos fundamentales son, por ejemplo, poder hacer todos los comentarios y registrarlos en la plataforma, lo que facilita la comunicación”, agrega. En cuanto al tiempo optimizado, Ana Marta revela que la agilidad y rapidez en el intercambio de información en un proyecto representan una ganancia significativa dentro de un proyecto y/o estudio. “Con Greendocs, tenemos evidencias de los flujos que recorren los documentos y lo comprobamos con auditorías e informes”, finaliza. La plataforma de W3K también facilita la cercanía entre equipos y la gestión de las colas de trabajo. Sin mencionar la seguridad de la información en la gestión de archivos y la posibilidad de visualizar datos de todas las etapas de la documentación. Greendocs integra GED / BPMS / EDMS en una misma plataforma. Fundada en 1920, CMPC inició sus operaciones en Brasil en 2009 al adquirir la unidad productiva ubicada en el municipio de Guaíba, que está en operación desde el 16 de marzo de 1972. Considerada la mayor industria del Rio Grande do Sul, la empresa es un referente por la calidad de sus productos y por el desarrollo sostenible basado en recursos totalmente renovables. Actualmente, el Grupo es el segundo mayor del sector en América Latina, con más de 17 mil colaboradores y 45 plantas industriales en 8 países: Brasil, Chile, Argentina, Colombia, Ecuador, México, Perú y Uruguay.