Search Results for: qualidade

Em meio ao excesso de dados, de uma coisa as empresas precisam ter certeza: é preciso priorizar a clareza desses elementos e o gerenciamento dos mesmos para se manter competitivo. Isso porque a integração das informações mais estratégias para o negócio depende exclusivamente da tecnologia. Quem pode comprovar isso são os profissionais de archiving, que sentem na pele a dificuldade em promover segurança e governança da informação com tantos dados disponíveis. Neste artigo, a importância do controle da guarda de documentos físicos, o acesso aos dados organizados digitalmente e a vigilância no descarte dos mesmos são questões a serem abordadas. Tudo a fim de responder a pergunta mais importante do momento: sua empresa está preparada para coletar e analisar os dados mais relevantes e tomar as decisões mais assertivas? O caminho rumo à transformação digital Em 2020, o IDC Infobrief divulgou uma pesquisa com dois dados curiosos sobre as organizações neste momento – e que podem responder a essa pergunta tão importante. – 46% das companhias estão “confusas digitalmente” e as 54% que se consideram “comprometidas digitalmente” ainda não completaram seu caminho rumo à transformação digital; – 60% das empresas estão sendo desafiadas pela qualidade e complexidade dos dados, principalmente no contexto do gerenciamento da informação. O estudo comprova a necessidade de aliar tecnologia à gestão dos dados, independente do porte ou segmento de atuação da organização. Mas, o que deixa essas empresas no caminho da mudança, mas ainda longe da transformação? Parte da complexidade dessa jornada está no alto volume de dados gerados de forma aleatória e, consequentemente, a dificuldade em gerir tudo isso. A solução é uma só: priorizar a gestão de dados como um processo vital para as estratégias de crescimento. A importância de controle do documento físico Segundo uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos, a ABGD, o brasileiro pode perder até 2 horas tentando encontrar documentos importantes na sua rotina corporativa. Além de tornar o clima organizacional pesado, realocando profissionais estratégicos para encontrar essas informações, a guarda física torna mais onerosa a tarefa de buscar um papel perdido no meio de milhares é inviável nos dias de hoje. Para otimizar o tempo e, claro, promover a redução de custos no dia a dia, arquivar esses documentos digitalmente transforma e otimiza o fluxo de trabalho, gerando fluidez e espaço para o que realmente importa: tempo hábil para tomar as decisões e planejar o futuro do negócio. Vantagens da gestão de documentos Agora que você já entendeu a importância em filtrar com clareza o excesso de informações e, claro, a necessidade em priorizar a organização digital dos documentos, veja o que mais a gestão dos dados proporciona: Captura fácil e ágil, o que permite que os documentos sejam encontrados em um clique; Economia e conservação devido à eliminação do papel, provendo a manutenção dos dados em formato eletrônico; Mais segurança com a proteção das informações por meio do controle de acesso e compartilhamento dos dados sensíveis ao negócio; Busca assertiva através da localização exata do documento; Conformidade com as normas. Transformação digital como motor da inovação A tecnologia influencia desde operações manuais até a maneira como as pessoas se relacionam, e isso nós já sabemos há algum tempo. De acordo com a pesquisa “O Futuro do Trabalho”, 67% das empresas já utilizam ferramentas digitais para gestão de tarefas, e 20% planejavam adotar alguma em 2020. Com a chegada da pandemia, e todos os entraves ocasionados pela necessidade do isolamento social, a integração de softwares nos processos operacionais foi acelerada e implantada nas empresas que, posteriormente, sobreviveram bem à crise. Não há um setor sequer que esteja imune à transformação digital. Se antes as organizações tinham tempo para planejar a mudança, hoje precisam correr contra o tempo para solucionar problemas que só a tecnologia pode resolver. ​Perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio e processos não escaláveis são as heranças deixadas por um modelo de negócio que não apoia a modelagem, virtualização e automatização dos processos.

Você já ouviu falar que uma empresa pode perder até 80% dos seus clientes muito insatisfeitos; 40% dos insatisfeitos; 20% dos indiferentes e talvez 10% dos satisfeitos, mas, quanto aos muito satisfeitos, apenas 2%? E que muito disso tem a ver com a valorização do tempo? A teoria é de Philip Kotler, guru do marketing global. E o fundamento de tempo não poderia ser mais atual: afinal, a agilidade é um dos quesitos mais valorizados quando se fala em execução, prestação de serviços e entregas. E o que é agilidade, senão fazer mais em menos tempo? Atender melhor de maneira mais rápida? Fato é que, nas relações entre empresas e seus mercados, o tempo é moeda de alto valor. E, no artigo de hoje, vamos abordar de que forma o GED pode otimizar essa relação e servir como um dos pilares para maior valorização do tempo e obtenção de todos os ganhos que isso traz. Tempo é valor de agilidade e economia Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, é possível automatizar tarefas, liberando recursos humanos para a execução de trabalhos estratégicos, e promover uma cultura de melhoria constante para agilizar operações, entregas e comunicações. O processo manual de distribuir documentos, gerenciar comunicação e utilizar planilhas não é seguro, já que é passível de erro humano, diminui as possibilidades de uma gestão integrada, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos. Tudo isso torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente, mas há uma boa notícia: este é um problema que pode ser solucionado com tecnologia, trazendo a automatização e rastreabilidade para estas funções e, com ela, muita agilidade, economia de tempo, ganho de produtividade e eficiência. Mas que tecnologias amigas do ganho de tempo são estas de que estamos falando? Um bom exemplo são soluções como plataformas de automatização de processos (BPM) e Gestão de Documentos (GED), que dão base para uma automatização focada na melhoria da lida com a informação, tornando-a mais rastreável e segura. Plataforma GED: eficiência e agilidade Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. No que isso resulta? Em agilidade na busca de arquivos e no encontro da revisão válida. Em dados mais confiáveis e fáceis de manusear e gerir. Em aumento da produtividade para equipes e setores, não apenas tornando o trabalho mais sinérgico, como economizando tempo nos processos de trabalho diários. Melhor comunicação com equipe e parceiros Além disso, empresas que adotam GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, a partir de qualquer lugar onde estejam. Novamente, ganho de tempo e de eficiência. Em linhas gerais, implantar GED conecta as organizações a um modelo de gestão mais ágil, inovador, pautado pela valorização do tempo, da confiabilidade e da qualidade. Para deixar isso ainda mais claro, podemos te mostrar na prática. Confira o case de uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, que otimizou sua gestão de documentos e automatizou seus processos nas áreas de engenharia e qualidade: Leia o case aqui.

GRC (Governança, Risco e Compliance) são três letras que podem modernizar muito a gestão de sua empresa. Vamos te ajudar a saber mais sobre esta sigla que tem estado entre as prioridades no radar dos gestores para os próximos anos. Não por menos: as áreas de Governança, Risco e Compliance, em um resumo muito breve, compõem a gestão do alinhamento das empresas às legislações, regras e normas que dizem respeito a seu setor de atuação; bem como à atenção que precisa ser dada aos riscos envolvidos no que tange às informações que circulam em seus ambientes físicos e digitais. Para que fique mais claro, e para que você entenda o alto grau de importância de cada uma destas metodologias, vamos item a item. GOVERNANÇA, A PRIMEIRA LETRA DA SIGLA Diz respeito à necessidade de orquestração entre processos, tecnologias, estratégias, métodos e pessoas das empresas. Gerir tudo isso de forma que cada componente de cada setor se alinhe à estratégia macro de atuação e colabore de maneira efetiva para a conquista dos objetivos traçados é parte fundamental do conceito de Governança, e isso é vital para todas as organizações. Com foco na qualidade, agilidade e ganho contínuo de produtividade, a Governança envolve questões como análise de KPIs, estabelecimento de regras e ações para melhoria contínua de processos, integração entre informações, atividades e setores, entre outros métodos voltados a estabelecer padrões de gestão que, de fato, contribuam para que as rotinas da companhia trabalhem em prol de seus resultados positivos. RISCOS, A SEGUNDA LETRA DA SIGLA Tratam, neste caso, do Gerenciamento de Riscos em específico. Se a Governança consiste em entregar subsídios para ajudar gestores a tomarem a melhor decisão para o negócio como um todo, aqui o foco é garantir que estas decisões, ou que outras ações, processos e formas de trabalho da empresa não se tornem perigos para a operação. Neste caso, processos, dados e tecnologias específicos são aplicados para ajudar a antever cenários potencialmente prejudiciais e também tomar as medidas adequadas para eliminar/mitigar tais riscos, além de auxiliar na construção de planos para gestão de riscos inevitáveis, ou seja: contar com a segurança da previsibilidade para que, se os riscos ocorrerem, possam ser absorvidos e tratados da melhor forma COMPLIANCE, A TERCEIRA LETRA DA SIGLA Neste item, a prioridade é garantir que os processos internos da empresa estejam em conformidade com as melhores práticas e regulações (internas e externas). É um conceito ligado à Governança e ao Gerenciamento de Riscos, pois ajuda a assegurar que as decisões empresariais não violem as políticas internas e padrões estabelecidos pelas legislações, normas e diretrizes à qual a companhia está submetida, o que pode interferir nos objetivos de negócio e acarretar efeitos nocivos à organização. Com as ferramentas e processos bem ajustados às necessidades de Compliance, a empresa ganha maior segurança jurídica e eficiência operacional, ficando alinhada aos seus objetivos gerais (governança), assim como elimina diversos riscos provenientes de possíveis não-conformidades. BENEFÍCIOS PARA A EMPRESA COMO UM TODO De um ponto de vista geral, ter uma estratégia eficaz de GRC ajuda a minimizar inconsistências entre diferentes setores, em uma visão que alinha a organização para atender a objetivos comuns, compartilhados entre os colaboradores, gestores, áreas e o board (ou seja, a organização de ponta a ponta). Com o apoio de sistemas especializados, gestores podem ter maior clareza na visão do negócio e na detecção de cada item importante para as tratativas dos conceitos englobados no GRC. E quando falamos em sistemas especializados, estamos falando em tecnologia que permita abordar informações e processos de forma organizada, abrangente, rastreável e com alto nível de confiabilidade e assertividade. Com base em políticas bem desenhadas de GRC, mais o suporte de tecnologias de reconhecida expertise nesta área, os gestores passam a ter os subsídios certos para tomar decisões, os indicadores e dados corretos para observar e projetar possíveis cenários, especialmente os potencialmente arriscados para algum ponto da operação, e manter o negócio alinhado às regras de seu setor, local e modelo de atuação. Tudo isso é possível, de forma centralizada e otimizada, com o apoio da tecnologia. A W3K é uma empresa especializada em soluções de gestão da informação, contando com expertise necessária para auxiliar grandes empresas e diversos segmentos em sua jornada de adequação, gestão e excelência em GRC. Temos diversos cases para compartilhar com você. Que tal conhecer e descobrir como podemos ajudar também o seu negócio? Entre em contato conosco para saber mais.