Como o GREENDOCS pode melhorar a eficiência de sua empresa

O GREENDOCS leva governança da informação ao ambiente corporativo. A ferramenta, que já faz parte da rotina de centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio de seus clientes, contribuindo para a melhoria da gestão e eficiência operacional. 

Por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, o GREENDOCS oferece flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, por exemplo. De maneira prática e funcional, a plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados, configurando-se em uma solução completa e centralizada, para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos. 

Nesse contexto, a digitalização de documentos facilita algumas rotinas da empresa, como por exemplo a gestão de contratos. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas e atualizações, e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.  

O GREENDOCS consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada, facilitando o fluxo de documentos internos e os trâmites com fornecedores. Este movimento garante ainda maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas. 

Software pode ser adaptado aos processos já existentes na empresa

O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. Esse aspecto permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados, evitando problemas relacionados à falta de assimetria da informação. A plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos. 

O software permite desde a captura dos documentos, independente do seu formato (físico ou digital), até a análise e emissão de relatórios – sendo que este último fator impacta diretamente na tomada de decisão gerencial.  Este ciclo compreende ainda os seguintes aspectos relacionados ao processo: Gestão de Documentos, Workflow e Automação, Armazenamento e Arquivamento, Recuperação e Pesquisa, Colaboração e Publicação, Gerenciamento do Ciclo de Vida, Compliance e Segurança, e Integração. Por sua vez, o motor de Business Process Management (BPM) do GREENDOCS permite uma gestão escalável aos negócios, contribuindo para as boas práticas de gestão, influenciando na melhoria contínua do ambiente corporativo. 

Esse conjunto de ferramentas auxilia na modelagem, automatização, execução e otimização de processos de negócios. Tais ferramentas permitem que as organizações documentem de maneira visual seus processos, configurando fluxos de trabalho automatizados, e possam monitorar seu desempenho em tempo real – diferenciais que facilitam o ajuste de eventuais problemas de fluxo nos processos, e garantam a excelência operacional.

Outro fator relevante relacionado ao GREENDOCS está relacionado à sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do software reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente – aspecto que está alinhado às boas práticas do Environmental, Social and Governance (ESG).

Soluções digitais para negócios escaláveis – conheça mais sobre a W3K

As soluções W3K contribuem para a transformação digital das empresas há 13 anos, auxiliando-as a se desenvolverem frente às demandas do mundo corporativo de forma escalável. Essa transformação gera menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados.

Para saber um pouco mais dessa – e de outras soluções – baseadas em governança de dados da W3K clique aqui, Conheça também cases de empresas que já utilizam nossas plataformas em suas rotinas de gestão. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Como o GREENDOCS está facilitando as rotinas de Engenharia em Projetos Industriais

As soluções W3K desempenham um papel fundamental na transformação digital e governança da informação de empresas, auxiliando as organizações a se desenvolverem frente às demandas do mundo corporativo de forma escalável, melhorando a gestão e eficiência operacional. Essa transformação gera menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança. 

O nosso software, GREENDOCS, destaca-se por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, oferecendo flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia. Isso porque na engenharia, o gerenciamento de  documentos e processos são fundamentais para o andamento dos projetos, em especial no que se refere a processos de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas. Neste aspecto cabe ressaltar que apenas o arquivamento não é o suficiente – é preciso olhar todo o processo que envolve a gestão de documentos e avaliar ponto do seu ciclo de vida (projeto). 

Esse controle garante maior eficiência ao projeto, e auxilia a equipe a mitigar riscos como atrasos ou perdas que podem ser causadas pela falta de assimetria na informação. Neste contexto o GREENDOCS permite que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações de projetos, incluindo detalhes dos proponentes, andamento, metas, cronogramas e controle financeiro. 

De maneira prática e funcional, a plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados. O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. Esse diferencial permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados. 

Com a aplicação de EDMS (Engineering Document Management Sytemte) do GREENDOCS, laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos são localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. A implementação do GREENDOCS tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.

Plataforma integra ambientes de maneira rápida e funcional

Como falamos acima, a área de Engenharia de uma organização integra diversos setores de um projeto – industrial, elétrica, civil, e ambiental, cada um com suas especificidades e demandas. Nesse aspecto, a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login torna todo o processo mais rápido e funcional para o time, o que pode significar a melhoria da performance.

E este ponto é um dos facilitadores da plataforma GREENDOCS, que consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada. A solução facilita o fluxo de documentos internos, trâmites com fornecedores e contratos vigentes. Este movimento garante ainda maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas, dando total transparência aos processos.

Além disso, o GREENDOCS possui uma interface intuitiva, permitindo as configurações necessárias para cada implementação. A solução também conta com a busca inteligente para documentos técnicos, workflow de colaboração para EDMS, visualização CAD no sistema de engenharia, além de permitir a inserção de anotações e/ou comentários eletrônicos relacionados ao desenvolvimento do projeto. 

Governança da informação e sustentabilidade

O GREENDOCS leva governança da informação ao ambiente corporativo de forma escalável. A ferramenta, que já faz parte da rotina de  centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio de seus clientes – para conhecer cases de organizações que já aderiram à solução clique aqui. 

Além de garantir maior segurança, controle e rastreabilidade aos processos organizacionais, a solução também contribui para a sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente. Conheça um pouco mais dessa solução baseada em governança de dados da W3K clicando aqui

Tecnologia reduz a ineficiência, os custos e os riscos do negócio

A ineficiência em processos ou rotinas de negócio pode custar de 20% a 30% da receita de uma empresa a cada ano. Por isso, investir em soluções que reduzam esta ineficiência é fundamental não somente para o ganho de agilidade e produtividade, mas também de economia.

Dentre as soluções para isso, em uma plataforma robusta e configurável de ECM/BPM é possível potencializar a gestão da informação, permitindo ao gestor encontrar rapidamente a versão desejada dos documentos, além de possibilitar a visualização dos dados e etapas da documentação.

Ademais, a plataforma também facilita a auditabilidade das informações, agregando mais segurança aos processos documentais, além de tornar mais ágil o trabalho de equipes, com funcionalidades que conectam usuários e deem aos gestores controle de gerenciamento sobre as filas de trabalho.

A plataforma Greendocs, gerenciador de documentos e processos da W3K, integra GED/ECM e BPMS em um só ambiente. É configurável aos processos de cada empresa, garantindo a governança da informação.

GRC: três letras que modernizam a gestão da empresa

O tema GRCGovernança, Risco e Compliance tem ficado entre as prioridades para os gestores dos mais variados segmentos para os próximos anos. Isso porque grandes empresas buscam estar alinhadas às regras, normas setoriais e legislações de seus setores de atuação.

Além disso, o compliance garante alinhamento às leis e normas de que falamos acima, a governança ajuda – e muito – no alcance deste compliance e o risco está aí para ser identificado, mitigado ou evitado, tendo por base tecnologias que apoiam os gestores rumo à eficiência.

Ineficiência gera riscos ao negócio

Os riscos das informações que não estejam em conformidade são grandes, seja em relação aos processos de negócio (ocasionando a ineficiência que atrasa e custa muito), seja no que tange ao alinhamento da empresa à legislação vigente, podendo ser gargalo para grandes prejuízos ou a perda de prazos.

Para tudo isso, a solução está em contar com uma plataforma capaz de suprir os pontos: garantir a disponibilidade e rastreabilidade, além de prover a auditabilidade da informação, permitindo identificar e controlar riscos.

Governança da Informação aumenta a eficiência

Ainda sobre evitar os riscos, a governança é peça chave, já que consiste em entregar subsídios para que os gestores tenham uma melhor visão das informações e processos, impulsionando uma melhor tomada de decisão.

Sendo assim, ter o apoio do Greendocs é um diferencial competitivo para ampliar a visibilidade, auxiliando a antever cenários potencialmente prejudiciais e, com base nisso, tomar as medidas adequadas para evitar ou mitigar riscos.

Dessa forma, é natural que a eficiência e a assertividade aumentem, dando às empresas um recurso a mais para otimizar investimentos e avaliar os ônus que poderiam atrapalhar a fluidez de seus processos.

O que o compliance evita?

Já falamos, acima, sobre compliance e sua importância para o bom funcionamento das empresas. Afinal, operações alinhadas às obrigatoriedades e regras de mercado estão menos susceptíveis a riscos, e isso se traduz em um ganho contínuo de eficiência, sem dúvida.

Então, se a prioridade do compliance é garantir que os processos internos da organização estejam em conformidade com as melhores práticas e regulações (internas e externas), fica claro que investir em soluções que melhorem o compliance evita diretamente a perda de segurança jurídica e a ineficiência operacional.
Algo que uma plataforma robusta de ECM/BPM como o Greendocs pode solucionar com propriedade.

Mais tecnologia tem que ser = a mais eficiência

Por tudo o que comentamos até aqui, é possível notar que a Gestão da Informação, com ECM e BPM, é capaz de notificar ineficiências e, consequentemente, trazer mais agilidade, assertividade e redução de custos.

Logo, podemos dizer que uma plataforma de ECM e BPM se traduz diretamente em eficiência e economia? Se for robusta e completa, como o Greendocs, sim!
O Greendocs é desenvolvido pela W3K, uma empresa com know how em soluções relacionadas à gestão e governança da informação, atendendo grandes clientes do mundo todo.

O Greendocs é uma plataforma configurável conforme o modelo de negócio das empresas, por isso é possível automatizar processos e estratégias já utilizadas pelas equipes.

Integração em um mesmo sistema torna os processos mais eficientes

Uma plataforma adaptável permite implementar vários processos em um mesmo sistema. Ela também promove a solução de dados não estruturados, perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e falta de respaldo legal – todos os gargalos responsáveis pela ineficiência dos negócios e aumentos dos gastos.

Ao apoiar a modelagem, virtualização e automatização dos processos com o Greendocs, a sua organização ganha maior alinhamento e fluidez nos processos. Dessa forma, a informação é facilmente auditável, o monitoramento de atividades é otimizado e há melhora no tempo de resposta.

Por fim, a plataforma provê ainda a obtenção de indicadores em tempo real, a segurança da informação e os benefícios da certificação digital.

Fale com um especialista e saiba mais.

GED: custo ou investimento para sua empresa?

Você já parou para pensar quantos processos envolvem a criação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) robusto e escalável? E, claro, qual o custo disso?

Para responder essa pergunta é preciso analisar alguns pontos como o tempo necessário para desenvolver o sistema, as horas utilizadas para realizar o mapeamento de processos com o comercial e, claro, as etapas exigidas para a negociação da proposta.

Além disso, o período de desenvolvimento do código base, as horas da configuração do ambiente pelo setor de services, de manutenção e, posteriormente, os ajustes que só aparecem após digitalizado o processo para o cliente, são pontos que devem observados para mensurar quanto de investimento é preciso fazer a fim de garantir uma gestão de excelência.

Vamos falar sobre custo ou investimento?

Nesse contexto, entram ainda mais duas perguntas fundamentais: “quanto vale otimizar comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio?” e “em se tratando de construir um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão, estamos falando em preço ou investimento?”.

Acompanhe o artigo até o final para responder essas questões e decidir em qual caminho sua empresa deseja estar nesse momento.

Por trás da implantação do GED

Em qualquer sistema de tecnologia bem elaborado, evidentemente, há uma equipe capacitada por trás. Engenheiros de aplicações, profissionais TI, analistas de negócios BPM e ECM e especialistas nas mais diversas áreas e aplicações são os responsáveis em prover uma plataforma robusta, escalável, integrada e inteligente.

Implementação do centro de documentação

Em outras palavras, quando você opta por uma ferramenta de robustez como o Greendocs, por exemplo, você está escolhendo também softwares, expertise na gestão da informação e analistas especializados para implementação do seu centro de documentação.

Além, claro, de todos os recursos humanos necessários para que a ferramenta seja a mais completa possível dentro do que o seu negócio precisa. Também podemos citar o atendimento contínuo para garantir a melhor experiência na utilização dos softwares.

Sistema integrado e escalável ao modelo de negócio

Aliás, vale ressaltar que com o sistema implementado e escalável ao seu modelo de negócio, sua organização ganha espaço para as questões mais estratégicas da empresa, visto que o tempo de gestores e de todos os colaboradores envolvidos é otimizado.

Sendo assim, se a partir do GED as empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional, esse custo passa a ser um investimento.

Organização, guarda de documentos e gestão de processos com o GED e BPMS

Sobre os benefícios de realizar esse investimento, podemos elencar alguns pontos:

  • Agilidade na busca dos arquivos, na revisão válida, permitindo encontrá-los de forma assertiva;
  • Otimização e integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico;
  • Maior segurança da informação, com controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos;
  • Dashboard para o controle documental: por meio de indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação;
  • Redução de custos com papel e de técnicas de profissionais envolvidos.

Quer conhecer na prática como grandes empresas realizaram a sua gestão documental com o Greendocs? Veja os cases das companhias Itaipu Binacional, State Grid e LD Celulose.

Em qual parte do caminho sua empresa deseja estar?

No mundo, as tecnologias de GED são usadas ou estão entre as prioridades para receber investimentos por cerca de 89% das empresas, segundo dados da Association for Information and Image Management (AIM). No Brasil, este percentual fica em 72%.

Os dados comprovam aquilo que já sabemos: as empresas que estão buscando um nível de maturidade de gestão caminham rumo à transformação digital. As que atingiram a maturidade, já estão lá.

O grau de maturidade da sua empresa depende diretamente do quanto de investimento o seu negócio está fazendo na transformação digital. Portanto, você decide que caminho percorrer agora para estar onde realmente deseja nos próximos anos.

4 vantagens da automatização de processos com BPMS

A automação de processos é uma técnica de BPMS (Business Process Management Suite ou System) ou ainda Sistema para Gestão de Processos Empresariais, que nada mais é do que aplicar a tecnologia e a integração de sistemas a fim de aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho em uma organização, com a modelagem BPM.

Mas, como isso é feito? É simples: por meio do controle em tempo real e da implementação de atividades manuais para automatizadas.

Quer saber como sua empresa pode ser mais produtiva e obter melhores resultados. Siga a leitura, pois vamos apresentar 4 vantagens da automatização de processos com BPMS.

BPMS reduz os custos da empresa

A automatização dos processos com BPMS permite que a organização consiga olhar para a gestão do seu fluxo de trabalho de forma ampla. Isso faz com que elimine os riscos de perder o controle sobre informações, funções e etapas, tendo pouca visibilidade ou até mesmo previsibilidade sobre eventuais problemas, atrasos ou falhas em entregas – o que pode gerar custos, às vezes, bem altos.

Além disso, quando uma companhia opta por automatizar processos, também permite resposta rápida às demandas do negócio, focando na gestão sistemática e integrada dos ambientes. Dessa maneira, é possível produzir mais e qualificar os modelos de atuação e equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução.

Mais controle das filas de trabalho com BPMS

O conceito de BPM é um conjunto de estratégias, normas e princípios capazes de orientar com eficácia e excelência os gestores, para escolherem as melhores alternativas no gerenciamento dos processos na empresa. Mas, o que isso tem a ver com controlar as filas de trabalho?

Veja bem, ao automatizar o workflow com uma plataforma BPMS, a empresa tem a possibilidade de receber notificações automáticas para o controle de prazos, criação ou modificação de itens, tarefas pendentes ou temporalidade – o que aumenta consideravelmente a fluidez dos processos de negócio.

BPMS garante maior eficiência e segurança aos processos

A automatização de processos com BPMS gera mais segurança, visto que os dados são transmitidos criptografados. Acredite, essa tem se apresentado a maneira mais segura de se armazenar as informações da organização.

Além disso, o alto nível de eficiência que o BPMS proporciona em seus processos torna a rotina mais assertiva e eficaz, tanto dos processos como das equipes. Consequentemente, a empresa se torna também mais competitiva e preparada para enfrentar o mercado.

Produtividade com automatização dos processos BPMS

Quando você opta por automatizar os processos da sua empresa, barreiras e gargalos são eliminados, tornando o workflow mais dinâmico e fluído e, consequentemente, aumentando a produtividade.

A padronização, assim como a transparência, fazem com que todas as etapas ganhem em produtividade, visto que são realizadas com maior controle e, claro, evitando retrabalhos e erros na comunicação desde a sua primeira execução.

Porém, para automatizar processos é preciso planejamento e definição clara de objetivos e prioridades. A negligência de etapas pode prejudicar o processo como um todo e acarretar outros problemas. Por isso, conte com uma ajuda especializada.

Como a W3K pode ajudar o seu negócio?

A resposta para essa pergunta está na certeza de que o apoio de tecnologias inteligentes pode transformar o seu negócio.

O Greendocs, por exemplo, é uma plataforma que possibilita acompanhar e avaliar a qualidade de todos os fluxos de trabalho por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas de cada projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada diretamente na melhoria dos processos.

Essa é uma plataforma totalmente adaptável ao seu modelo de negócio, replicando processos e estratégias já utilizadas pelo seu time, garantindo a governança da informação e a gestão escalável de negócios.

Converse com alguém da nossa equipe e garanta mais confiança, competitividade e fluidez a sua rotina

Sistema EDMS amigável provê controle para gestão de excelência

Imagine mais de 1000 usuários conectados em uma só plataforma com acesso aos documentos técnicos e templates de um grande projeto? Sim, isso é possível com um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação desenvolvem suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada ao controle dos processos.

Estamos falando do Greendocs – uma plataforma GED/ BPMS/EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. A plataforma possibilita treinar e capacitar usuários utilizando manuais e fluxos dentro do próprio sistema, o que elimina a necessidade de ter outro sistema para treinamentos.

Diversos ambientes com apenas um login

A possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login é um facilitador da plataforma Greendocs. No âmbito dos projetos de engenharia, por exemplo, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, permite que os projetos sejam construídos e acompanhados com auditabilidade, assertividade e agilidade.

O imenso volume documental nos grandes projetos de engenharia exige uma gestão automatizada, onde o fluxo de documentos internos não seja motivo de tempo perdido, mas de otimização em trâmites com fornecedores e contratos, além de agilidade nos módulos de auditoria e formatação das entregas. O Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação.

Busca inteligente para documentos técnicos

Grande parte dos projetos gerenciados manualmente podem sofrer atrasos na busca por arquivos. No Greendocs, a procura por documentos é feita diretamente na plataforma pelo seu conteúdo ou busca fonética.

Workflow de colaboração para EDMS

Com o workflow de colaboração simultânea que o sistema proporciona, é possível conectar os agentes do mesmo projeto, gerenciando filas de trabalho, promovendo atualização integrada da informação.

Visualização CAD no sistema de engenharia

Projetos de engenharia são compostos por arquivos pesados, grandes e, por vezes, sigilosos. Por isso, a possibilidade de abrir esses documentos CAD via uma interface web leve e precisa, faz toda diferença. A visibilidade para cada documento é configurada de acordo com as alçadas de acesso.

Comentários eletrônicos na plataforma de EDMS

O mesmo acontece para visualizar os comentários eletrônicos – que também estão na lista de funcionalidades do Greendocs. Múltiplos usuários interagem ao mesmo projeto para uma melhor colaboração e fluidez, tudo isso pode ser feito através do meio digital e online.

Total rastreabilidade da informação

Integrar os sistemas existentes de planejamento ou gestão de ativos com todos os recursos facilitadores do Greendocs é um diferencial competitivo. Por isso, perder tempo com processos manuais e lentos que prejudicam a tramitação de documentos e a fluidez no avanço físico em programas e portfólios é inviável nos dias de hoje.

Na prática, rastreabilidade, confiabilidade e consistência da informação são termos que definem bem os pilares do Greendocs. Sem o controle de fluxo das revisões, a possibilidade de riscos aumenta consideravelmente. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz.

Ao mesmo tempo, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio ambiente.

Quer saber como a sua empresa pode aumentar a escalabilidade e rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

Qual a importância da gestão da informação em uma empresa?

A quantidade de empresas que ainda falham ao não conseguir extrair valor dos dados que acumula é muito maior do que podemos imaginar. Nos dias atuais, diante da pandemia e da necessidade urgente em acompanhar o processo acelerado da transformação digital, o mau uso das informações é a principal desvantagem competitiva de qualquer negócio.

No artigo de hoje, vamos abordar qual a importância da gestão da informação em uma empresa e de que forma ela garante mais assertividade na tomada de decisão estratégica, provendo crescimento, competitividade e otimização de recursos às companhias.

Gerenciar dados para transformá-los em informações

Informações incompletas, conflituosas, caras e inconsistentes são protagonistas no mau desempenho das organizações, isso porque ocasionam diversos transtornos ao cumprimento das estratégias e, claro, ao processo de tomada de decisão.

Para você compreender melhor a importância de transformar os dados em informações relevantes, apresentamos o seguinte estudo divulgado pelo Gartner: 80% das empresas têm pouca visibilidade sobre o que está acontecendo com seus dados. Além disso, essas mesmas organizações não têm eficiência no processo de gerenciamento dos mesmos.

Se toda empresa, seja de que segmento ou porte for, está embasada em informações, documentos e processos, como manter competitividade sem o gerenciamento de todos os dados gerados? A resposta é uma só: não há como fazer isso sem tecnologia.

Fluidez, rastreabilidade, controle e integração

Esses são os pilares de uma empresa em crescimento constante, ou seja, são os quatros processos mais eficazes para uma gestão assertiva. Estamos falando de garantir, por meio de soluções tecnológicas, um modelo de fornecimento configurável e escalável, capaz de tornar os processos mais simples, práticos, escaláveis e controláveis.

Sendo assim, com o apoio de tecnologias como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade dos fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos, o que só pode ser feito com a gestão das informações.

Quer saber como a State Grid reforçou sua comunicação e gestão da informação com o Greendocs?

Soluções ECM/BPMS garantem alinhamento e integração

Configurável conforme o modelo de negócio dos clientes, replicando processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, o Greendocs provê agilidade, substituindo planilhas manuais, diminuindo o retrabalho e o risco de falhas no processo.

Um sistema confiável para ECM/BPMS tem a capacidade de gerenciar as mudanças e garantir que seus usuários estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e um contato eletrônico constante. Aliás, isso também é gerenciar informações com eficiência.

Menos tempo para buscar informações, pesquisa rápida

Ademais, com a implantação do Greendocs há uma redução média de 70% do tempo na busca por informação. Além disso, a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote são funções que otimizam a trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental, por exemplo.

Um boa plataforma de gestão de processos irá prover rastreabilidade da informação. Ou seja, em caso de alguma ação ser realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), saber quem e quando essa ação foi realizada. Isso torna-se uma ferramenta fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes.

Munição relevante com a gestão da informação

A tecnologia mune os gestores de vários dados e informações essenciais sobre a companhia, seus processos, fluxos de trabalho, clientes e, claro, facilita a tomada de decisão estratégica, como já explicamos no início desse artigo.

Os dados bem gerenciados funcionam como munição para o negócio, ou seja, através deles é possível enxergar o melhor caminho, bem como as estratégias mais eficazes para percorrê-lo com segurança, crescimento e liderança.

No atual cenário pandêmico em que vivemos, e que ainda viveremos por algum tempo, ficar parado no meio do caminho não é a escolha certa. É preciso confiar na tecnologia e apostar todas as suas fichas na transformação digital como vacina contra o vírus do prejuízo.

Quer saber mais? Entre em contato conosco!

BPM: por que implementar a automatização de processos?

Processos de negócio são uma das bases do ganho de agilidade, fluidez e assertividade para empresas de todos os setores. Porém, também podem ser bastante desafiadores: ao mesmo tempo em que, se geridos e realizados à risca trazem melhoria do fluxo de trabalho, maior entendimento de cada área e indivíduo sobre suas funções, mais produtividade e agilidade, menor incidência de erros e retrabalhos, controle de tempo e custos, por outro lado erros nesta área podem trazer resultados exatamente opostos a estes, causando problemas e prejuízos.

Processos de negócio impulsionam o ganho de agilidade, fluidez e assertividade para empresas de todos os setores. Porém, também podem ser bastante desafiadores, pois, se por um lado, eles trazem:

– Melhoria do fluxo de trabalho;
– Maior entendimento de cada área e tarefas;
– Mais produtividade e agilidade;
– Menor incidência de erros e retrabalhos;
– Controle de tempo e custos;
Por outro lado, erros nesta área podem trazer resultados exatamente opostos a estes, causando problemas e prejuízos.

Como? Segundo pesquisa da McKinsey, todos os anos cerca de US$ 480 bilhões são desperdiçados por companhias que não conseguem alinhar seus processos. Já no Brasil, em um levantamento feito junto a mais de 70 participantes, somente 3 disseram trabalhar em organizações cujos processos funcionam como o projetado.

Nos dois estudos, global e nacional, os desafios encontrados pelas empresas na área de processos foram a falta de visibilidade sobre o fluxo de trabalho, dificuldade de acompanhamento para correta gestão dos processos e pouca cultura de inovação.

Desafios que podem levar a gestão de uma empresa a perdas, mas que podem ser sanados. E podemos provar, solicite demo para plataforma BPM.

BPM: o caminho para o sucesso

Um dos modelos mais indicados, quando se fala em processos corporativos, é o BPM – Business Process Management. Além de alinhamento das regras e fases dos processos, esta metodologia agrega mais eficácia ao dia a dia da organização, reduzindo significativamente as falhas, garantindo mais fluidez, rastreabilidade, agilidade, eliminando custos desnecessários, entre outras vantagens.

Para aplicação do BPM, o caminho mais eficiente está na automatização. Plataformas tecnológicas que permitam sistematizar e facilitar processos organizacionais, trazendo aos gestores agilidade na percepção de pontos de melhoria, insumos para a melhor tomada de decisão e para a definição das ações necessárias, tornam os processos mais assertivos. E, por conseguinte, a produtividade mais alta e a gestão mais alinhada ao alcance dos objetivos do negócio.

Com a ajuda do BPM, os processos de negócio são acompanhados de forma transparente, trazendo maior controle e eficácia, etapa a etapa. Além disso, o BPM possibilita configurar diferentes níveis de permissão e acesso, provendo mais segurança à cadência de ações realizadas.

Isso significa que qualquer modificação nos processos será identificada, o que abre espaço para três pilares que asseguram um gerenciamento eficaz: governança da informação, rastreabilidade e gestão escalável de negócios.

Workflow automatizado e controle de prazos

Em resumo, podemos tratar o BPM como um conjunto de estratégias, normas e princípios capazes de orientar com eficácia e excelência os gestores, para que escolham as melhores alternativas no gerenciamento dos processos na empresa.

Com a automatização do workflow, é possível garantir o controle das filas de trabalho; possibilitando a criação de notificações automáticas para o controle de prazos, criação ou modificação de itens, tarefas pendentes ou temporalidade. Aumentando de forma geral a fluidez dos processos de negócio.

Redução significativa de custos com BPM

E não são só prazos e possibilidades de erros que podem ser reduzidos com o uso da automatização em BPM: os custos também.

Isto porque uma empresa que não olha para a gestão do seu fluxo de trabalho está correndo sérios riscos de perder o controle sobre informações, funções e etapas, tendo pouca visibilidade ou até mesmo previsibilidade sobre eventuais problemas, ruídos de comunicação, atrasos, falhas em entregas. Tudo isso pode trazer custos – às vezes, bem altos.

Além disso, quando uma empresa opta por automatizar processos, também permite resposta rápida às demandas do negócio, focando na gestão sistemática e integrada dos ambientes. Com isso, as organizações produzem mais e qualificam seus modelos de atuação e suas equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução.

Greendocs: plataforma BPM configurável aos processos do negócio

Com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, por exemplo, é possível acompanhar e avaliar a qualidade de todos os fluxos de trabalho por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas de cada projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada diretamente na melhoria dos processos.

Isso porque o Greendocs é uma plataforma totalmente adaptável ao seu modelo de negócio, replicando processos e estratégias já utilizadas pelo seu time, garantindo a governança da informação e a gestão escalável de negócios.

Quer saber mais sobre como a W3K pode acelerar o processo de transformação digital na sua empresa, provendo mais confiança, competitividade e fluidez a sua rotina? Converse com alguém da nossa equipe.

Razões para gerenciar o fluxo de trabalho

Você sabe para que serve um sistema de workflow? Muito além de compreender os benefícios de uma ferramenta que automatize de forma eficaz o fluxo de trabalho, é necessário compreender o que isso significa na prática.

Imagine que sua empresa tenha a oportunidade de gerenciar, em parceria com o seu time, todos os processos cotidianos, desde as tarefas mais simples até atividades complexas e importantes para a tomada de decisão.

É exatamente isso que um sistema focado na automatização dos processos proporciona à rotina de uma organização: agilidade, fluidez e transparência. Hoje vamos apresentar algumas razões para digitalizar o fluxo de trabalho do seu negócio.

Problemas camuflados e prejuízo

Uma empresa que não olha para a gestão do seu fluxo de trabalho está correndo sérios riscos de misturar informações, camuflar problemas, atrasar projetos importantes e frequentemente ter ruídos na comunicação com sua equipe.

Além disso, é bem comum que custos inesperados aconteçam nesses casos, bem como atrasos nos processos e, consequentemente, interferência na produtividade.

Percebendo a necessidade de transformação

Antes de mais nada, é fundamental reconhecer os problemas e aceitar o desafio de transformar o negócio com escalabilidade e inovação.

Para isso, será relevante analisar se sua empresa possui a capacidade de manipular uma porção crescente de trabalho de forma uniforme.

A questão é quase matemática: se a sua rotina corporativa envolve muitos documentos (aprovações, solicitações, contratos, projetos, etc), você precisa automatizar o gerenciamento de fluxos de trabalho da sua companhia.

Razões para gerenciar o fluxo de trabalho

São muitos os motivos para aderir à transformação digital e permitir que a organização se torne mais competitiva com a automatização dos processos.

Assertividade, responsabilidade aprimorada, redução de custos, conformidade, segurança e otimização de processos são alguns deles.

Mais tempo para pensar estrategicamente

O primeiro deles é a assertividade, ou seja, você passa menos tempo organizando, arquivando, comunicando, procurando, planejando e foca no que importa: a estratégia do negócio.

Depois, quando você não precisa mais movimentar um documento físico de um espaço para outro, a desburocratização diminui os custos, evita perdas, erros e sinistros como extravio ou armazenamento excessivo de papel.

Integração de ferramentas

O sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que as tarefas estejam integradas por completo. Nos casos dos contratos, por exemplo, isso significa o mesmo processo desde o envio até a sua assinatura.

Leia nosso artigo sobre contratos digitais no site e como esse modelo elimina a necessidade de gastos com impressão ou locomoção dos documentos, tornando as negociações mais ágeis e seguras.

Processos acompanhados em tempo real

Uma ferramenta de gerenciamento do fluxo de trabalho também permite que você acompanhe não apenas o andamento de cada projeto, mas tenha acesso às tarefas executadas, seus responsáveis e datas de entrega.

Além disso, um sistema de excelência proporciona que as equipes envolvidas em um trabalho tenham acesso aos dados mais relevantes para cada fase do projeto, eliminando as chances de ruídos na comunicação.

Mapeamento e conformidade

Com esse mapeamento em tempo real é praticamente impossível que prazos ou dados sejam perdidos. Ao contrário, todas as etapas são visualizadas em uma única plataforma.

A identificação de gargalos, equívocos e anomalias em tempo hábil não apenas permite ação rápida para melhoria, mas também torna possível estabelecer novos modelos de trabalho para o futuro.

Invista em gerenciamento

Quando sua organização investe na gestão eficiente do negócio, os processos se automatizam e as decisões se tornam mais assertivas, visto que possíveis erros humanos são mitigados.

Nada melhor do que conhecer na prática um exemplo de gestão eficiente, não é mesmo? A A1 Engenharia, uma companhia paranaense especializada em engenharia industrial, escolheu o Greendocs para automatizar sua documentação e fluxos de trabalho.

Quer saber mais sobre a W3K? Acesse @w3ktecnologia.

Entenda a diferença entre ECM/GED e BPM

ECM/GED e BPM são siglas que, apesar de poderem trabalhar integradas, gerando ainda mais valor às empresas, representam termos individuais, que precisam ser compreendidos. O que significa cada um deles, e quais as diferenças entre si? É o que vamos ver no post de hoje.

Enquanto GED representa Gerenciamento Eletrônico de Documentos, compreendendo plataformas capazes de melhorar a gestão de informações e documentações em empresas de todos os segmentos, o ECM é sigla para Enterprise Content Management e traduz soluções, estratégias e modelos para coleta, acesso, armazenamento, distribuição, gestão e mensuração de informações de uma organização, passando pelo gerenciamento do ciclo de vida de conteúdos dos mais diversos – de dados em documentos a planilhas de BI ou Excel, arquivos e imagens nas mais diversas extensões.

E o BPM? Este é sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios, e passa por otimizar e trazer mais agilidade ao fluxo de atividades, possibilitando transformações reais e para muito melhor nos processos de departamentos ou de toda a empresa.

São três nomenclaturas diferentes, mas que funcionam muito bem – cada uma individualmente, ou integradas entre si. Vamos explorar um pouco mais sobre elas.

ECM e BPM na prática

Na prática, plataformas de ECM podem reduzir em até 70% os custos das empresas com espaço físico, cópias, impressões, documentos redundantes, espaços de armazenamento na rede, tempo de busca e recuperação de documentos.

Já o BPM dá foco à gestão sistemática e integrada dos ambientes, bem como das atividades de cada colaborador envolvido em um determinado processo de negócio. Com soluções desta área, as organizações produzem mais e qualificam seus modelos de atuação e suas equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução.

Quando se agrega serviços às soluções, se tem, ainda, o BPMS, um conjunto de práticas cujo objetivo é melhorar continuamente os procedimentos de uma organização, por meio do entendimento das demandas do público das organizações e alinhamento de suas estratégias ao atendimento de tais demandas, o que torna os processos, a atuação, a gestão e as entregas mais eficientes e assertivos.

O que é ECM?

Muitos se referem ao ECM (Enterprise Content Management) como uma metodologia. Embora isso não esteja totalmente incorreto, está incompleto. Mais do que isso, a sigla define uma combinação dinâmica de estratégias e ferramentas capazes de capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações de apoio aos processos organizacionais.

Para ficar mais claro, vamos a um exemplo: imagine que sua empresa precise assinar faturas e registrar arquivos. De forma manual, estas duas tarefas levariam muito tempo e poderiam trazer risco de erros e retrabalho, já que os documentos teriam de ser levados aos setores responsáveis, podendo ser perdidos, rasurados ou danificados.

Então a solução é converter esse fluxo para um formato digital, certo? Quase! Na verdade, mais do que a simples digitalização do processo, é preciso, em primeiro lugar, identificar os gargalos e aplicar os conceitos e soluções de ECM para ampliar o poder de execução, controle e gerenciamento das informações durante seu ciclo de vida. Desta forma sim será possível melhorar a eficácia dos processos relativos a tais documentações, aumentando a produtividade e diminuindo riscos e custos.

Mais sobre BPM… E também sobre BPMN e BPMS

O Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é responsável por sistematizar e facilitar processos organizacionais, provendo informações importantes sobre como os processos são executados e que melhorias podem ser aplicadas.

O BPM foca em melhora contínua e permite que as organizações sejam mais eficientes. Além disso, as companhias se tornam mais assertivas. O BPM foca em alcançar os objetivos das empresas, independente do porte. Ele faz isso através de melhorias, gestão e controle de métodos para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar os fluxos.

Os softwares responsáveis pela automação destas atividades são chamados de Business Process Management Suites, ou BPMS. A modelagem de processos é feita nos próprios BPMS, alguns dos quais seguem a notação mais usada atualmente, o BPMN (Business Process Modeling Notation), que consiste em uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento. Esta é uma etapa importante da automação pois é nela que os processos são descobertos e desenhados e também pode ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização.
E o GED?

O GED, como já pincelamos lá em cima, consiste na utilização de plataformas de tecnologia e metadados para uma gestão mais organizada e assertiva dos documentos em uma empresa. Porém, a explicação simples nem sempre dá conta da abrangência que este termo pode compreender. A partir do GED, empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional.

Em linhas gerais, implantar uma plataforma GED em uma organização permite se conectar com um modelo digital de governança, centralizando a gestão da informação. Com a integração em uma plataforma robusta de documentos e fluxos desenhados para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor colaboração entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.
ECM e BPMS em Compliance

Garantir que sua empresa ou que setores de sua organização estejam em conformidade com normas, sejam elas internas ou regulatórias de segmento ou governo, pode ser um trabalho complexo. Para isto, contar com uma solução completa de ECM/GED e BPM é garantir evidências ou mitigar riscos Independente de qual valor vamos mencionar aqui, é de qualquer forma um diferencial decisivo para a realização eficiente deste trabalho.

Assim, com uma solução robusta e inteligente de ECM/GED integrada à BPM, empresas podem visualizar com clareza os dados e sua circulação dentro da organização, garantindo que elas atendam às exigências de segurança, sendo visíveis e acessíveis por quem tem autorização.

W3K: integração e flexibilidade com Greendocs

Agora que você já conhece detalhes sobre GED, ECM, BPM e BPMS, vamos falar de uma plataforma que integra todos estes recursos e pode trazer muito mais produtividade, eficiência, agilidade, assertividade e poder de gestão a seus documentos e processos de negócio: o Greendocs.

Nossa plataforma agrega ECM e BPMS no mesmo acesso, é adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, e facilita a gestão da informação com colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade.

O que você ganha com o Greendocs?

Maior alinhamento e integração de processos;
Informação facilmente auditável;
Monitoramento de atividades;
Melhor tempo de resposta;
Obtenção de indicadores em tempo real;
Ambiente amigável sem perder o controle;

A W3K Tecnologia também conta com um time especializado para lhe apoiar na implementação e implantação dos seus processos para gestão de documentos e objetos não documentais. .

Entre em contato conosco e saiba mais.