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A explicação é simples e rápida: a Gestão Eletrônica de Documentos (GED, na sigla mais utilizada) consiste na utilização de sistemas de tecnologia e metadados como ferramentas para uma gestão mais organizada e assertiva dos documentos em uma empresa. Porém, a explicação simples nem sempre dá conta da abrangência que este termo pode compreender. A partir do GED, empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional. A gestão de documentos, em seu conceito básico, consiste na utilização de ferramentas e metodologias que assegurem o acesso pleno e seguro aos documentos e informações necessárias para a tomada de decisões, buscando a melhoria nos resultados do negócio. Com a camada tecnológica entregue por sistemas de GED, ela tem outros benefícios agregados, como maior transparência e consolidação dos fluxos de informação, assim como redução de custos. No caso do GED, empresas podem desenvolver módulos interligados que permitem a gestão dos documentos tanto na forma física quanto digital, a partir de várias origens: papel, microfilme, imagens, arquivos de áudio, planilhas e mais. Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud ou local, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como: Além disso, empresas que adotam soluções de GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial. Em linhas gerais, implantar GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.

Seu negócio digitalizou toda a documentação, reduzindo em muito o uso de papel. Agora, todos os problemas foram resolvidos. Será mesmo? A verdade não é bem essa. O ponto aqui não é pensar a digitalização somente, mas sim algo mais amplo: o gerenciamento da informação. Afinal, se a empresa não adota uma cultura de gestão eletrônica de documentos, uma estrutura verdadeiramente paperless, acabará por apenas transferir as dificuldades que tinha na lida com os documentos físicos para o ambiente digital. Vamos analisar alguns exemplos: – A companhia digitalizou boa parte de seus arquivos. Agora, todos estão em um HD, em um servidor ou em uma nuvem. Ok, primeiro passo dado, mas se não houver uma taxonomia, uma correta análise de informação e uma modelagem de processos, a bagunça somente terá mudado de ambiente. Ao invés de perder horas procurando um papel, seus colaboradores passarão a perder tempo buscando arquivos eletrônicos. – Perda de tempo é prejuízo. Um levantamento da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD) indica que os gestores de uma companhia perdem, por ano, uma média de 4 semanas na tarefa de procurar informações em documentos físicos, e que, diariamente, 7,5% do total de um expediente é perdido nesta mesma função. Se isso é apenas transferido para o ambiente digital, qual o ganho? Melhor repensar a estratégia paperless do início ao fim, adotando ferramentas que, mais do que somente digitalizar, promovem a transformação digital a nível cultural no negócio. Isto sim fará a diferença. – Outro dano que a carência de uma cultura e de recursos corretos para a gestão eletrônica da informação pode acarretar é a perda de dados importantes. A mesma ABGD aponta que, por ano, as empresas perdem ou extraviam de 3% a 5% de seus arquivos, tendo um custo de cerca de US$ 120 para recriar cada um. Ou seja: digitalizar e não gerir da forma correta pode não apenas não ser suficiente, como também agravar um problema que, muitas vezes, pode evoluir para sérias implicações na operação da empresa, inclusive questões jurídicas. – E a segurança? Este é um item fundamental quando se fala em gestão da informação. Se tratando de documentos físicos não há como ter total controle sobre acesso aos arquivos, podendo haver violações, quando se fala no digital. Uma solução completa trará recursos para garantir a segurança da informação, a rastreabilidade e a privacidade de dados. E isto é um divisor de águas entre um negócio realmente inovador, com processos automatizados e gestão documental escalável, e uma companhia que confie apenas na digitalização pura e simples como método para evoluir sua estratégia. O tópico acima, inclusive, envolve questões de conformidade com a LGPD, nova lei que prevê regras rigorosas para a obtenção, guarda e uso de dados, e impõe seríssimas sanções para quem descumprir as normas. Em se tratando de segurança da informação, investir corretamente é essencial. Mais do que reduzir papel, ser paperless com eficiência é adotar soluções, cultura e serviços que tornem os processos da empresa mais inteligentes, ágeis, seguros, confiáveis, integrados, rastreáveis e auditáveis. É trabalhar a gestão da informação de ponta a ponta, passando pela geração, seleção, representação, armazenamento, recuperação, distribuição e uso dos dados. Então, a redução de papel é importante? Sim, é. Menos papel, menos gastos com impressão e outros insumos, menos necessidade de espaço para armazenamento, mais praticidade na busca de arquivos digitais, maior comprometimento com o meio-ambiente. Mas o mote principal é o ganho de eficácia, segurança e controle em todos os processos que envolvam informações. É importante lembrar que um solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, por si só, não resolve o problema. A TI, sozinha, não resolve o problema. O gestor, ao decidir ser paperless, sozinho, não resolve o problema. O que, de fato, soluciona e traz mais produtividade, assertividade e competitividade é o embasamento em uma cultura realmente voltada à gestão da informação, que se cerque de ferramentas corretas para este fim e aposte em fornecedores especializados, com expertise em diversos mercados, capazes de atender, da entrega da tecnologia à oferta de serviços e suporte necessários para alcançar a excelência neste processo.

Para quais empresas são recomendadas as tecnologias de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)? A resposta mais sucinta é: para aquelas que já atingiram um nível de maturidade de gestão adequado à adoção de tais soluções, sejam elas de que setor ou porte forem. Na verdade, estas são inovações bastante utilizadas: no mundo, as tecnologias de GED são usadas ou estão entre as prioridades para receber investimentos no futuro breve por cerca de 89% das empresas, segundo dados da Association for Information and Image Management (AIM). No Brasil, este percentual fica em 72%, contabilizando um mercado de aproximadamente R$ 1,5 bilhão em investimentos. Fato é que as tecnologias de gerenciamento eletrônico de documentos e gestão de informação são importantes para toda empresa que deseje melhorar a organização, guarda, circulação e utilização de seus arquivos e documentações, parte complementar na gestão de processos, projetos, atividades e tarefas, reduzindo desperdícios e aumentando a eficiência operacional e gerencial. Tais soluções devem ser catalisadores da transformação digital, da governança da informação e gestão escalável de negócios, que trazem benefícios diversos às companhias por meio da disponibilização de ferramentas capazes de automatizar processos, garantindo fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento a suas operações, que resultarão em maior produtividade, competitividade e, por fim, lucratividade. Mas… Minha empresa está madura o suficiente para aderir a tais tecnologias? Tenho estrutura para isso? Para definir este quesito, nada melhor que avaliar a atual situação de sua organização e em que estágio e transformação tecnológica ela está. Sua companhia está com um grau avançado, intermediário ou ainda não iniciou sua jornada de digitalização? Veja onde sua empresa se encaixa nas descrições abaixo: Maturidade baixa: pouca ou nenhuma política interna de controle documentos, sem apoio de tecnologias para realizar este controle. Alta incidência de perdas de informação e dificuldades em processos internos devido a esta falta de controle. Maturidade média: empresa possui uma política interna de controle de documentos e informações internas, realizadas de maneira manual ou tecnologias ainda rudimentares e de pouca otimização (planilhas, armazenamento em plataformas simples na nuvem como Dropbox ou Google Drive). Maturidade alta: empresa já conta com um setor dedicado ao controle de documentações, utiliza tecnologia para realizar este trabalho, mas ainda não aproveita todo o potencial que uma política de controle de informações pode entregar, por limitações tecnológicas ou pelos processos definidos. Para chegar a um nível elevado de maturidade tecnológica na gestão de documentos e informações internas, não existe um passo que funcione para todas as empresas. Cada tipo de negócio (das micro até grandes organizações) possui suas especificidades e necessidades de gestão, e uma estratégia customizada ao seu modelo de negócio é essencial. Contar com um parceiro de negócio qualificado para analisar e diagnosticar os processos de sua empresa é passo crítico para obter o resultado desejado, respondendo às perguntas e necessidades que farão a diferença na operação. São questões das mais variadas, tais como: – Problemas com perda, extravio ou dificuldade de acesso a arquivos das mais diversas áreas de negócio. – Acessibilidade aos dados e documentos disponíveis, de qualquer lugar. – Economia com papel, insumos de impressão, reduzindo custos. – Escalabilidade no controle dessas informações, ajustando de forma otimizada ao crescimento de sua empresa e dos dados e documentos a serem tratados. – Gerenciamento de projetos, controle de andamentos, mudanças e evoluções na sua operação, com foco em melhoria contínua. Independentemente do grau de maturidade de sua empresa, apostar em uma estratégia otimizada de GED pode trazer uma transformação única para a sua empresa, da redução de custos até ganhos de competitividade para seu negócio. Sua empresa precisa de tais soluções para evoluir e manter maturidade na gestão de negócios, e a W3K tem o know-how e a tecnologia para apoiar seu negócio nesta transformação.

O profissional que você precisa para a sua empresa, mas que provavelmente você ainda não sabe! Nos dias de hoje devido as várias mudanças tecnológicas, a informação é o insumo principal da maioria das empresas no mundo todo. Com ela, as empresas garantem a competitividade a nível estratégico, para assim, auxiliar no processo de tomada de decisão. As organizações que não gerenciam seus dados para transformá-los em informações que façam sentido para o seu negócio, certamente estão perdendo dinheiro, pois gastam mais tempo e recursos para tomar decisões/encontrar informações que seus concorrentes que mantém elas organizadas. Mas como identificar quais informações são importantes para o meu negócio e como gerenciá-las? Aí que entra o papel do Gestor da Informação. O profissional especializado em informação para atender os diversos tipos de demandas informacionais no espaço corporativo. Além do foco em informação, o profissional tem como diferencial o seu pensamento sistêmico, espírito criativo e investigativo. Como ele pode ajudar na sua empresa? Identificar, adaptar e aplicar mecanismos de melhoria nos processos relativos a Gestão da Informação, assim como definir sistemas através de métodos e técnicas para tal; Planejar e elaborar serviços, produtos e estratégias de informação, liderando projetos em especial para organizações com recursos informacionais e ativos intangíveis para inovação; Atuar criticamente junto aos contextos e processos que interferem no fluxo, custo e uso da informação. Atualmente existem 4 cursos de graduação/bacharel de Gestão da Informação em universidades federais brasileiras: UFPR (Pioneira! Na qual eu sou graduado), UFPB, UFG e UFU. Caso queira saber mais sobre o curso, acesso o Guia do Estudante. Atualmente existem 4 cursos de graduação/bacharel de Gestão da Informação em universidades federais brasileiras: UFPR (Pioneira! Na qual eu sou graduado), UFPB, UFG e UFU. Caso queira saber mais sobre o curso, acesse o Guia do Estudante. Onde estes profissionais estão atuando? São diversas empresas que contam com profissionais da área de todos os portes. Abaixo, alguns exemplos dos setores que hoje contam com estes profissionais: Indústria: Através de sistemas de gerenciamento de documentos (GED), construção de ontologias para recuperação das informações e controle de fluxos de informação. Marketing: Analisar informações, identificar padrões, controlar KPIs utilizando ferramentas de Bussiness Intelligence e SEO. Gestão de conteúdos através de pesquisas em fontes de informação. Advocacia: Estabelecer fluxogramas para procedimentos de trabalho, controle sistemas de gerenciamento de documentos (GED) e descoberta de padrões em bases de dados. T.I: Modelagem de Sistemas sob o ponto de vista do usuário/informação, construção de diagramas de entidade e relacionamento (DER), normalização e dicionário de dados. Estabelecer estratégias de segurança da informação para as empresas. Web: Noções de HTML, PHP para a construção de sites, assim como atuar na Arquitetura e Ergonomia da Informação de sites para o usuário utilizando conceitos e técnicas e também como de Design da Informação. Gestão de projetos/Negócios: Planejamento e elaboração de produtos e serviços de informação. Construção de projetos informacionais para as organizações, planos de negócio, gestão de processos, gestão do conhecimento, sistemas de informação e inteligência organizacional. Cada vez mais, a Gestão da Informação vem tomando espaço nas empresas à medida que seu nível estratégico observa o quão importante ela é para a geração de competitividade e tomada de decisão. É por isso que o profissional de Gestão da Informação, com seu perfil generalista, está apto a atuar nos diversos segmentos de mercado gerando informação/conhecimento para as empresas!

O avanço da tecnologia é fascinante! As possibilidades de aprimorar e otimizar as atividades e processos de gestão documental são inúmeras. Vão desde a substituição do papel pelos documentos digitais, que permitem busca e recuperação ágeis (dentre outros recursos), de qualquer lugar do mundo, passando pela possibilidade de fluxos de trabalho, que coordenam a tramitação e desencadeiam tarefas até o uso de inteligência artificial para análises e decisões dinâmicas e automatizadas. As várias possibilidades de aplicação na gestão documental e o avanço acelerado da tecnologia geram ansiedade nas empresas e, em muitos casos, ocorrem projetos de implantação de insucesso, que não refletem o resultado de melhoria esperado ou que ainda pioram o acesso e uso à informação, que sempre devem ser os objetivos principais de qualquer projeto de gestão documental. Mas então, por onde começar? A resposta é simples: Comece de onde a empresa está! A questão é que as empresas, em grande parte dos casos, não sabem onde estão, quando o assunto é gestão documental. Não conhecem seus acervos, os tipos documentais, os quantitativos, como estão armazenados, como são acessados, com qual frequência, em quais situações, quais são os usuários, onde são gerados, como transitam… enfim… não existe um diagnóstico da situação atual e isso inviabiliza a elaboração de planejamento de implantação de melhorias dos processos e a indicação de tecnologias mais adequadas às necessidades. Para fazer a gestão do futuro e da inovação tecnológica é preciso, antes, fazer a GESTÃO DO PRESENTE. E como fazer gestão do presente? É importante mapear o acervo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da empresa, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários. Somente diante destas informações será possível traçar um plano de melhoria e implantação de novas tecnologias adequadas às necessidades da empresa. Diante deste entendimento será possível iniciar um processo de melhoria da gestão documental, começando pela redução do uso de documentos em papel e implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico adequado ao porte, segmento e negócio da empresa. Uma consultoria especializada pode auxiliar a empresa em todo este processo, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias nos processos e novas tecnologias.