Suporte BPO gera menos passivos para TI
Você pode contar com os nossos profissionais enquanto sua equipe ganha mais tempo para focar no core business. Esse é o cenário ideal para a transformação digital impulsionar os negócios.
Search Results for: processos de negócio
LGPD e Greendocs: parceria para otimizar e gerenciar dados
Debatida com vigor por gestores públicos e empresas, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada para tutelar a privacidade dos dados da pessoa, seja ela física ou jurídica. Muito além da discussão do que são dados pessoais e sensíveis, está a necessidade de fazer a gestão dessas informações, garantindo o acesso, bem como seu armazenamento ou descarte, sem perder a auditabilidade. Evidentemente, para que isso ocorra sem prejuízos, se torna necessário saber onde estão os documentos e como são processados, rastreando-os, analisando seu ciclo de vida e fornecendo alertas para indicação de quando devem ser descartados. Você encontra a localização física de um documento em poucos segundos? É sobre isso que o artigo de hoje vai falar, além de esclarecer algumas dúvidas sobre a LGPD. Gerenciar o armazenamento e manuseio das informações pessoais Parece simples? Acredite, não é. Sem um sistema robusto para gerenciar o ciclo de vida desses documentos, as empresas estão sujeitas a multas que podem chegar a 50 milhões ou 2% do faturamento da companhia. Sendo assim, proteger os dados é uma questão de sobrevivência em um mercado cada vez mais inovador e tecnológico. Quais são as informações que estão em poder da sua empresa, onde estão documentadas e quando precisam ser excluídas? Essas são as principais perguntas relacionadas à LGPD que o gestor deve saber responder. Isso porque apesar dos documentos, assinados digitalmente ou de forma eletrônica, terem a mesma validade jurídica dos físicos, a versão em papel não pode ser descartada sem considerar a sua temporalidade legal. É sobre isso que falaremos no próximo tópico. Tabela de temporalidade a ser seguida com rigor Para cada tipo de documento há um prazo de descarte previsto, porém, grande parte dos arquivos precisa ser armazenada, no mínimo, de cinco a dez anos, o que causa a necessidade de gestão de espaços físicos. Muitas organizações acreditam que simplesmente se desfazer desses documentos vai resolver o problema. No entanto, a maioria dessas companhias sofrerá a punição correspondente pelo descarte incorreto. A saída para escapar da canetada vem sendo os serviços de guarda e gestão documental, mas não somente isso. É necessário gerir esses documentos, seguindo à risca o prazo de armazenamento e o descarte segundo a legislação, sejam eles em papel, mídia ou qualquer outro formato. LGPD e os dados pessoais Antes de mais nada, vamos entender o que são dados pessoais? Segundo a Lei (Lei n.º 13.709, de 14 de agosto de 2018.), são todas as informações de uma pessoa, seja CPF ou CNPJ, que contenham qualquer tipo de identificação. Existem também os dados sensíveis que identificam a raça ou etnia, religião, opinião política, saúde ou vida sexual. Na prática, um nome sem o sobrenome, por exemplo, em uma grande base de dados, é apenas uma informação comum, não identificável. Porém, se estiver acompanhado de outros dados pessoais, torna-se identificável e precisa ser protegido de acordo com os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade previstos em lei. Quando falamos em tratamento, estamos nos referindo à coleta, armazenamento, compartilhamento, exclusão, todas as ações sobre os dados. E quando realizado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens, tem aplicabilidade da Lei. Como o Greendocs pode apoiar a gestão de dados pessoais (LGPD)? O sistema GREENDOCS possibilita o gerenciamento das informações do negócio, trazendo mais fluidez a processos e projetos. É um sistema configurável de acordo com o modelo de negócio da empresa. Plataforma robusta e muito flexível, o Greendocs provê encontrar a informação correta no momento certo, facilitando a conformidade com normas, pois vai além de uma digitalização de documentos e processos. Com ele, é possível apoiar o controle das regras de tratamento de dados, provendo acesso rastreável e segurança na gestão escalável desses arquivos. E, claro, ter auditabilidade quanto aos descartes dos documentos. Quer saber mais sobre o Greendocs? Acesse nosso site e entre em contato.
Assinatura digital desburocratiza a rotina das empresas
Não há dúvidas de que agilidade, segurança e economia são alguns dos benefícios da tecnologia para as organizações de qualquer porte e segmento. Porém, ainda que a gestão de documentos seja eficaz para descomplicar o dia a dia das empresas, a assinatura de contratos exige tempo e garantias de autenticidade. No entanto, apesar da digitalização de diversas áreas de serviços públicos e privados ser uma realidade, ainda são muitos os receios das instituições sobre a implementação de sistemas digitais robustos. Além de equivocada, essa percepção atrapalha a engrenagem do negócio. Hoje vamos falar sobre como a assinatura digital desburocratiza a rotina das empresas e de que forma o GREENDOCS pode ajudar sua organização, proporcionando um sistema que permite assinar documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato. Protagonista na desburocratização das empresas Pense em qualquer contrato com um fornecedor, por exemplo. Quais os processos para assiná-lo do jeito tradicional? Imprimir o documento, assinar, rubricar, comparecer ao cartório para reconhecer firma dessas assinaturas e, claro, arquivar a papelada em algum espaço físico da instituição. Com a assinatura digital você assina de forma segura e legal esse mesmo contrato, mas de qualquer lugar, em qualquer momento, em um processo único. Sendo assim, em tempos de pandemia é ainda mais importante reconhecer que a tecnologia não apenas otimiza tempo, como proporciona economia e descomplica processos. Praticidade, conveniência, segurança criptografada e muitos benefícios ambientais, eliminando consideravelmente o uso e o descarte de papel, são pilares que sustentam a importância da assinatura digital. Ciclo de Vida de Contrato mais fluído e confiável Quando você investe em uma ferramenta capaz de dar acesso simples aos seus documentos, realizar busca por conteúdo das cláusulas e signatários, controlar vigências, orquestrar fluxo de revisão e validação de minutas, rastrear alterações, controlar fila de aprovação e, enfim, assinar digitalmente, você está tornando o ciclo de vida de qualquer contrato mais fluído e confiável. Inclusive, já tocamos neste assunto em outro texto em nosso site, vale a pena reler para entender melhor sobre como a gestão do Ciclo de Vida de Contratos pode ajudar sua empresa em diversos aspectos.
W3K Tecnologia inaugura nova sede
Empresa com foco em transformação digital e gestão escalável de negócios amplia espaço físico para acelerar expansão. A W3K Tecnologia, especializada em gestão de documentos, processos e projetos, está de casa nova. A empresa segue no TECNOSINOS, em espaço mais amplo, com infraestrutura exclusiva e em prédio próprio. A mudança visa a ampliar o espaço físico disponível para expandir a equipe e seguir em crescimento. Focada no desenvolvimento de soluções tecnológicas para gestão da informação de empresas, a W3K Tecnologia já atende clientes a nível Brasil e América Latina. A marca conta com uma equipe de mais de 30 pessoas, que trabalham tanto presencialmente, quanto em formato BPO (Business Process Outsourcing). “A mudança de prédio potencializa os ambientes e traz maior conforto e segurança a todos.”, afirma Daniel Klafke,CEO e co-founder da W3K. A inauguração seguiu todos os protocolos para a prevenção da Covid-19.
Como a indústria atravessou a pandemia? A resposta está na tecnologia
A pandemia da Covid-19 impactou a indústria de base brasileira. Conforme dados do IBGE, em 2020, 70% das mais de 2,7 milhões de empresas registradas no país registraram impactos negativos em função das paradas ou reduções de atividades decorrentes da pandemia, e, destas, a indústria ocupou um amargo segundo lugar – atrás somente do setor de serviços, que foi o mais prejudicado. Já um estudo da Confederação Nacional da Indústria (CNI) indica que, apesar dos desafios do ano passado, o segmento industrial já retomou o ritmo de crescimento, revertendo no terceiro trimestre de 2020 a queda nos indicadores de produção e faturamento acumulada desde o início do cenário instalado pelo Novo Coronavírus. RECUPERAÇÃO Em setembro passado, a produção da indústria ficou em torno de 1,1% e o faturamento em 6,1% acima do registrado em fevereiro do mesmo ano, retornando aos patamares pré-pandemia. Ainda assim, a média do ano ficou abaixo de 2019, mas a expectativa dos especialistas da área é de que a atividade industrial se mantenha em expansão em 2021. TECNOLOGIA NA BASE DO CRESCIMENTO Entre as alavancas do crescimento, que permitiram enfrentar os desafios trazidos pela pandemia, está a tecnologia. A Transformação Digital do segmento industrial foi, de forma positiva, forçada pelas mudanças de cenário trazidas pela Covid-19. Se, por um lado, muitas atividades presenciais precisaram ser suspensas, impactando fortemente a indústria de base, especialmente na parte produtiva, por outro esta mudança trouxe a adaptação de processos. Com isso, muitas atividades antes dependentes do fator humano foram legadas a tecnologias capazes de realizá-las total ou parcialmente, o que permitiu redistribuir os recursos humanos de forma mais estratégica. NOVO NORMAL Além disso, funções administrativas do setor de indústria passaram por uma adaptação ao novo normal, ficando, em grande parte, a cargo de funcionários em modelo de home office. Uma adequação que não ocorreu da noite para o dia: foi preciso investir em tecnologias que dessem suporte ao funcionamento correto deste novo modelo de atuação, como sistemas capazes de garantir a segurança nas trocas de dados e documentos, bem como ferramentas e serviços voltados à digitalização de tudo o que, antes, era tratado de forma física. Somente desta forma foi possível evoluir processos para o ambiente digital maximizado que surgiu como consequência da pandemia. ASSINATURA ELETRÔNICA E CERTIFICAÇÃO DIGITAL Mudanças que, em muitos casos, vieram para ficar: segundo pesquisa do ITI, a adoção de assinatura eletrônica e certificação digital também cresceu muito durante a pandemia. Em 2020 a adoção deste tipo de solução pelas empresas brasileiras cresceu 52,9% em relação a 2019, superando, inclusive, a média histórica de expansão do setor, que era de 32% ao ano. COLABORAÇÃO À DISTÂNCIA Outra adequação que ganhou incremento da tecnologia foi o trabalho colaborativo à distância. Para permitir que equipes dispersas geograficamente, mantendo o isolamento necessário para enfrentamento da Covid-19, trabalhem de forma produtiva, ferramentas de colaboração foram muito necessárias. Uma pesquisa da LearnBonds mostra que este tipo de solução cresceu nada menos do que 1.270% em todo o mundo durante a pandemia. Em se tratando de trabalho administrativo, comercial, de produção, de engenharia ou qualquer outro, o fator colaborativo é fundamental para propiciar a manutenção e o crescimento das atividades ao longo do período de isolamento. DIGITALIZAÇÃO COM SEGURANÇA, RASTREABILIDADE E FOCO Mas para dar base ao funcionamento das empresas, sejam do segmento industrial, sejam de que área forem, é preciso que a tecnologia seja aliada a itens essenciais, como segurança, rastreabilidade, conformidade e facilidade de uso. Afinal, o usuário precisa de ferramentas que o auxiliem a produzir, a entregar, a manter sua empresa e seu cliente satisfeitos. E quanto mais digital for todo esse processo, melhor. Quanto mais se puder realizar, validar, assinar, compartilhar, trabalhar e fazer o que mais for preciso de forma digital, melhor. Este tem sido o segredo da indústria para crescer na pandemia. Este continuará sendo o mote de todas as empresas que se mantiverem focadas na competitividade, ficando o cenário de atuação como está ou retornando aos patamares de normalidade. A W3K oferece soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio das empresas, oferecemos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações – durante a pandemia e depois. Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?
LGPD e Certificação Digital: qual a relação entre elas e como sua empresa se beneficia disso?
Você pode não ter pensado sobre isso, mas a tecnologia de Certificação Digital e a nova Lei Geral de Proteção de Dados têm uma relação muito próxima. Por quê? Porque a primeira é muito utilizada para proporcionar segurança à troca de informações e garantir autenticidade em operações que envolvem dados e documentos, enquanto a segunda dispõe sobre as regras legais a serem seguidas no tratamento da informação, seja no âmbito digital, seja no físico. E em tempos de pandemia, em que o trabalho remoto e o distanciamento entre as pessoas se intensificaram, obrigando empresas a utilizarem ainda mais os canais de comunicação e negociação online, a Certificação Digital desponta como uma solução perfeita para tratativas que envolvam contratos, assinaturas, documentos. Já a LGPD não fica de fora, uma vez que está em vigor desde o segundo semestre do ano passado, exigindo todo o cuidado das empresas no que tange ao tratamento de dados de clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores. Já deu para entender o link entre LGPD e Certificação Digital, não é mesmo? Uma decreta obrigatoriedades nas tratativas de informações (leia mais sobre isso aqui) e a outra oferece tecnologia para cumprir tais exigências de forma ágil e eficiente. Com a Certificação Digital, a troca de informações e os trâmites de autenticação de dados e documentos em operações podem ser feitos com maior grau de rastreabilidade, auditabilidade e não repúdio. Isto vale para todas as partes envolvidas. DO PRESENCIAL AO DIGITAL Empregando tecnologias de ponta em segurança da informação, a Certificação Digital permite fazer, de forma segura e eficaz, transações em ambiente digital que antes só teriam sua autenticação viável de forma presencial. Isto, em um momento de distanciamento social e trabalho remoto, se faz ainda mais importante – tanto que, não por acaso, de 2020 para cá o uso deste tipo de certificação no país cresceu 20%, segundo a ICP Brasil. PODE ESCOLHER Há 12 tipos de certificados digitais disponíveis no mercado e todos são regulamentados pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). As classificações diferentes referem-se à empregabilidade de cada tipo, mas as vantagens são as mesmas: – Assinar documentos de forma não presencial; – Proporcionar um ambiente seguro para transferência de dados; – Economizar recursos, como material de escritório e tempo. QUAL É O MEU BENEFÍCIO? Se você pensar que, em linhas gerais, a LGPD tem como objetivo garantir mais proteção na troca de dados entre diferentes partes (setores, empresas etc), e que a Certificação Digital auxilia na validação de documentos e transações eletrônicas, galgando validade jurídica para operações online, o benefício fica claro. Utilizar a tecnologia de certificados digitais é um elemento facilitador para atender às normas da LGPD, alavancando a empresa no alcance do compliance com a legislação vigente. Isto é uma prerrogativa válida em muitos campos: por exemplo, no uso da assinatura digital, que implica em consentimento, otimizando as relações entre empresas e usuários; na validação de contratos digitais, na segurança para trocas de documentos de alto grau de confidencialidade, entre outros processos importantes. Obedecer à LGPD é obrigatório. Utilizar Certificação Digital é um caminho ágil e muito eficaz para atender a esta obrigatoriedade. ONDE ENCONTRAR? A W3K atua com soluções customizáveis às demandas de cada empresa no uso de Certificação Digital. Além de acompanhar o andamento dos processos, nosso sistema dá suporte a assinaturas digitais, possibilitando a implantação de ambientes de trabalho paperless, eliminando gargalos e entregando mais segurança, conformidade e agilidade aos negócios. Entre em contato conosco e saiba mais.
Gestão de documentos da Qualidade: seja mais que um “garçom” de documentos
Quando uma empresa implementa um sistema de gestão de qualidade, é um passo muito significativo, mostrando que a organização está comprometida com seu crescimento sustentável e a melhoria contínua de seus processos. Porém, como acontece na maioria dos casos em tecnologia, implementar uma solução é apenas o começo. O importante é como você lida com ela depois disso. Se sua organização agora conta com um sistema de gestão de qualidade, e de documentos para o acompanhamento dos indicadores de qualidade, o desafio agora é cuidar da manutenção disso, assim como do suporte ao ganho de escala dos processos, reflexo direto do crescimento do seu negócio. Distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por emails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, poucos registros. Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores de multiplicam, novos setores são criados, se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual. Ficar nestes modelos pouco otimizados consome tempo e recursos de você e seus colaboradores, transformando-os em “garçom (ou garçonete)” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho. Além disso, esse controle obsoleto aumenta o risco de ter documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema caso ocorra uma auditoria ou na conformidade com a lei, como é o caso da LGPD. Para eliminar estes gargalos, e garantir que seus processos de gestão da informação sejam eficientes, independentemente da escala de sua operação, somar tecnologia é uma excelente opção. Soluções como plataformas de gestão eletrônica de documentos (GED) dão a base para esta governança, que é efetivada com uma política robusta para o movimento e o trâmite da informação (Workflow/BPMS). Essas duas tecnologias somadas poderão apoiar em atividades documentais como: – Analisar criticamente – Aprovar – Identificar revisões – Controlar alterações – Assegurar que a versão atual está disponível – Controlar os documentos externos e obsoletos – Controlar a distribuição e o acesso aos documentos Além da tecnologia, uma boa dica é incluir profissionais de informação nas equipes de gestão de documentos e suas instâncias (arquivística, biblioteca, CDOC, etc). Ele podem contribuir com seu conhecimento especializado no apoio da definição de boas práticas (regras de classificação, hierarquia da informação, nomenclaturas), facilitando a implantação das tecnologias propostas. Com isso estruturado e automatizado, fica mais fácil garantir a distribuição correta de padrões e normas, evitando duplicidades e obsolescências, bem como melhorar a auditabilidade dos dados. A W3K Tecnologia tem uma década de experiência no mercado de GED e BPMS, combinando tecnologia e processos para ajudar na governança da informação das empresas. Ente em contato conosco e saiba mais.
EDMS e EDM: entenda a diferença e não se perca nas siglas
Ao falar de soluções de gerenciamento de documentos, muitas siglas ocupam o mercado: GED, EDM, EDMS, ECM são termos que diferentes empresas utilizam para descrever suas tecnologias de gestão da informação, o que pode ser até confuso para quem está iniciando a sua organização neste tipo de transformação interna. No caso de sistemas voltados à engenharia, então, duas siglas muito parecidas guardam significados diferentes entre si: EDMS e EDM. Embora elas tenham elementos em comum, elas guardam características próprias, e neste texto vamos ajudar a descomplicar estas siglas para você. Acompanhe. O que é EDM? EDM, em sua essência é sigla para Electronic Document Management – ou seja, nada mais é do que a sigla em inglês para o nosso conhecido GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Se trata dos processos e tecnologias otimizadas para gerir dados, informações e documentos por meio digital. Por meio de um sistema de EDM ou GED, empresas podem tornar a sua gestão da informação totalmente digitalizada, aumentando a segurança, rastreabilidade e produtividade em suas atividades, assim como facilita outras necessidades internas, tais como a governança da informação e conformidade com leis como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Diferentemente de um EDMS, que é voltada especificamente a operações de engenharia, uma solução de EDM pode atender empresas de diferentes setores e portes, com customizações que vão de encontro às suas necessidades de utilização. Além disso, soluções de EDM podem ser integradas com o BPMS (modelagem de processos), que auxilia os negócios a criarem arquiteturas otimizadas para a gestão da informação, obtendo resultados ainda melhores. O que é EDMS? EDMS é sigla para Engineering Document Management System (Sistema de Gestão de Documentos de Engenharia). Como você pode ver, este termo guarda suas semelhanças com o EDM, mas tem um foco mais específico, voltado a empresas e projetos de engenharia. Por isso mesmo, podemos considerar um EDMS um sistema de EDM, mas destinado à engenharia. Além disso, o “S” também é importante: ele diz respeito à solução, ao sistema empregado para realizar a gestão da informação para estes projetos ou empresas. Mas qual é o motivo para esta vertical ter sua própria sigla? Projetos de engenharia possuem uma complexidade ímpar, que exigem um grau de cuidado e customização elevado quando se trata da gestão de documentos. De contratos a documentos, técnicos, todos os passos (cadastro, revisões, alterações, aprovações, fechamentos) da informação são de suma importância para uma gestão bem feita. Por isso, as plataformas de EDMS tem processos diferentes e mais granulares em comparação a sistemas GED utilizados em outros setores, com focos em áreas críticas como: revisão de documentos, modelos de documentos e formulários pré-definidos, controle de fluxos, análise de imagem, referências, comentários, históricos, guias de remessas de documentos, entre outros. No caso do EDMS, a integração com a modelagem de processos (BPM), também é importante, garantindo que as informações sejam disponibilizadas com segurança de acesso, rastreabilidade e com a finalidade adequada. Para saber mais sobre como a combinação GED + BPMS entrega uma plataforma robusta de EDMS, fique ligado em nosso blog. Para saber mais sobre nossas soluções de GED/EDM e EDMS, entre em contato conosco. Leia também sobre nossa solução de EDMS em empresas conceituadas de engenharia, confira os cases abaixo.
Qual é a importância dos Contratos Digitais na Gestão da Informação?
Governança da informação e dos documentos é uma necessidade de primeira linha para as empresas que têm a segurança jurídica como prioridade de negócios, ainda mais em um momento em que a LGPD está trazendo uma nova camada de compliance para as companhias no país. E parte desta governança passa por uma gestão sólida de contratos. Quando se trata de contratos, uma parte que todas as empresas lidam todos os dias, questões como fluxos de emissão, aprovação e compartilhamento da informação necessitam de um cuidado especial. Com o apoio de tecnologias robustas de GED e BPMS, a gestão de contratos digitais se torna um elemento chave para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos, dar maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais, assim como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes dados, tanto internamente quanto com parceiros externos. Ao falarmos de rastreabilidade, uma plataforma de Gestão Eletrônica dos Dados para contratos digitais entrega recursos valiosos, tais como: – Acesso rápido aos contratos, com buscas otimizadas por signatários ou conteúdo de cláusulas, entre outros metadados configuráveis; – Controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações; – Possibilidade de gerar fluxos otimizados de revisão, com comentários e controle de acesso restrito somente aos usuários com permissão; – Criação de fluxos totalmente digitais; – Assinatura eletrônica; – Utilização de QR Code e app móvel para consultar status de documento físico em sua versão digital; Com a automatização e otimização entregues pela gestão eletrônica de contratos e certificação digital, empresas podem “destrancar” vários de seus processos internos, ganhando maior fluidez nas tratativas de documentos, tanto internamente quanto externamente, especialmente quando se fala da burocracia em torno do modelo tradicional de assinatura física. Em linhas gerais, contar com os benefícios de uma plataforma online aplicada à gestão de contratos entrega uma camada única de excelência no tratamento dos contratos corporativos, garantindo velocidade nos fluxos e solidez na gestão de todas as etapas de seu ciclo de vida. Isso significa segurança jurídica e eficiência operacional, de forma alinhada para seu negócio. A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma solução abrangente de GED, BPMS e Assinatura Digital para a gestão de contratos digitais, assim como também tem o know-how para auxiliar cada negócio no desenho de processos e fluxos para melhor realizar este controle. Solicite DEMO.
Gestão de qualidade: como o gerenciamento de documentos pode ser um diferencial?
Uma política robusta de comunicação e informação é parte essencial de uma empresa focada na qualidade. Para isso, é importante ter uma estrutura de documentação definida de forma a permitir um controle ativo de seus registros e processos voltados à qualidade e conformidade. Em resumo, garantir uma gestão focada em qualidade tem muito a ver com um gerenciamento eficaz de documentos. Além disso, em segmentos que tem a gestão de documentos como área crítica, o GED se torna ainda mais fundamental. Questões como gestão de mudança, auditorias e outras; todas podem ganhar uma camada extra de confiabilidade e organização ao contar com a Gestão Eletrônica de Documentos, dando o respaldo adequado caso seja necessária uma prestação de contas. Utilizar a gestão documental e sistemas de GED como pilar do controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gestão para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações. Um exemplo é a possibilidade de garantir a conformidade com normas de qualidade, tais como a ISO 9001, criando na ferramenta de GED processos que permitem às empresas comprovar que estão em linha com as determinações previstas para atender ao padrão. Em outros setores, tais como o petrolífero, a gestão documental pode ajudar na conformidade quanto a resoluções de qualidade como as da ANP. O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes estejam de acordo com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados. Outro exemplo de como o GED pode ajudar na gestão de qualidade tem a ver com o controle de standards junto a fornecedores. Com o uso de uma plataforma inteligente para a gestão de informação, empresas podem ajustar seus padrões de qualidade em um projeto, e automaticamente seus fornecedores podem ser informados sobre tais mudanças, ganhando agilidade na distribuição das informações de qualidade e reduzindo possíveis retrabalhos. Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma robusta de GED permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!
