Gestão de documentos da Qualidade: seja mais que um “garçom” de documentos

Quando uma empresa implementa um sistema de gestão de qualidade, é um passo muito significativo, mostrando que a organização está comprometida com seu crescimento sustentável e a melhoria contínua de seus processos. Porém, como acontece na maioria dos casos em tecnologia, implementar uma solução é apenas o começo. O importante é como você lida com ela depois disso.

Se sua organização agora conta com um sistema de gestão de qualidade, e de documentos para o acompanhamento dos indicadores de qualidade, o desafio agora é cuidar da manutenção disso, assim como do suporte ao ganho de escala dos processos, reflexo direto do crescimento do seu negócio.

Distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por emails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, poucos registros. Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores de multiplicam, novos setores são criados, se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual.

Ficar nestes modelos pouco otimizados consome tempo e recursos de você e seus colaboradores, transformando-os em “garçom (ou garçonete)” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho. Além disso, esse controle obsoleto aumenta o risco de ter documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema caso ocorra uma auditoria ou na conformidade com a lei, como é o caso da LGPD.

Para eliminar estes gargalos, e garantir que seus processos de gestão da informação sejam eficientes, independentemente da escala de sua operação, somar tecnologia é uma excelente opção. Soluções como plataformas de gestão eletrônica de documentos (GED) dão a base para esta governança, que é efetivada com uma política robusta para o movimento e o trâmite da informação (Workflow/BPMS).

Essas duas tecnologias somadas poderão apoiar em atividades documentais como:

– Analisar criticamente

– Aprovar

– Identificar revisões

– Controlar alterações

– Assegurar que a versão atual está disponível

– Controlar os documentos externos e obsoletos

– Controlar a distribuição e o acesso aos documentos

Além da tecnologia, uma boa dica é incluir profissionais de informação nas equipes de gestão de documentos e suas instâncias (arquivística, biblioteca, CDOC, etc). Ele podem contribuir com seu conhecimento especializado no apoio da definição de boas práticas (regras de classificação, hierarquia da informação, nomenclaturas), facilitando a implantação das tecnologias propostas. Com isso estruturado e automatizado, fica mais fácil garantir a distribuição correta de padrões e normas, evitando duplicidades e obsolescências, bem como melhorar a auditabilidade dos dados.

A W3K Tecnologia tem uma década de experiência no mercado de GED e BPMS, combinando tecnologia e processos para ajudar na governança da informação das empresas. Ente em contato conosco e saiba mais.

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