A gestão de documentos nada mais é do que um conjunto de processos com armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da organização. Essencial para garantir maior produtividade e praticidade no dia a dia.

Sabendo da importância de gerenciar com eficácia seus documentos, as empresas têm cada vez mais investido em parceiros tecnológicos que facilitem esse processo. Mas, quais são os reais benefícios da gestão documental e por onde começar?

Desordem e esgotamento do espaço físico

Por onde começar é uma pergunta recorrente no setor empresarial, especialmente para empresas que ainda estão buscando formas de se tornarem mais competitivas. 

Isso porque os gargalos de não gerenciar esses documentos é prejudicial para a saúde da organização, especialmente pelo esgotamento do espaço físico, o que causa uma guarda desordenada dos novos documentos, onde houver lugar. 

A recuperação das informações fica comprometida, a circulação, manutenção e limpeza do local ficam dificultadas e o acervo documental se torna um ambiente insalubre e propenso a acidentes ambientais, tais como incêndios e comprometimentos de estruturas prediais.

Por onde começar a gestão documental?

O recomendado é começar a gestão documental de onde a empresa está. A partir disso, será preciso mapear o acervo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da organização, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários. 

É fundamental, primeiro, entender o que não fazer. Por exemplo, evitar uma força tarefa com equipe interna para atacar e resolver o problema, pois a empresa vai precisar de uma consultoria especializada para realizar todas etapas da implementação, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias nos processos e novas tecnologias.

A busca por prestadores de serviços desqualificados também é algo que deve ser evitado, bem como a falta de definição de escopo e dimensionamento do acervo passivo e, claro, a criação de regras muito detalhadas e solicitações excessivas e sem prioridades para organização e cadastro deste acervo.

Inicie pelo mapeamento, sempre!

O mapeamento do acervo, que não se restringe à tabela de temporalidade documental, vai ser sempre o início de uma gestão eficiente. Estamos falando de um mapa documental mais amplo, que lista todos os itens documentais da empresa, sempre relacionando-os às suas características.

Que características seriam essas? Uso, classificação, forma de apresentação, suporte, origem, ciclo de vida, objetivos, classificação de acesso, dentre outros dados. 

Depois, o próximo passo é classificar o teor das informações. As terminologias de classificação variam de empresa para empresa, mas, em suma, traduzem as mesmas necessidades de facilitar ou dificultar o acesso. Pública, sigilosa corporativa é uma boa classificação para começar.

Benefícios da gestão documental

O Greendocs, solução da W3K para gerir documentos, ajuda as empresas a reduzir, em média, 70% o tempo na busca por informação, que é um dos principais fatores de perda ou ganho de produtividade nas organizações.

A plataforma também possibilita a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote, melhorando as rotinas de trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental.

Rastreabilidade da informação é outro ganho: assim, se alguma ação for realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), a empresa saberá quem fez tal ação, e quando.

Isso auxilia muito na gestão de eventuais conflitos contratuais, onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes.

Por que escolher a W3K para prover a gestão documental da sua empresa?

É fundamental saber que sem estudo e planejamento adequados, os valores investidos nos projetos de gestão documental podem não levar aos resultados pretendidos, o que frustra tanto equipes de trabalho quanto direção da empresa. 

A vantagem da consultoria da W3K, por exemplo, é o olhar externo, com uso de know how, técnicas e metodologias testadas e aprovadas em outras empresas. O investimento feito em uma consultoria prévia pode significar, além de maior probabilidade de sucesso nos projetos de gestão documental, economia na contratação dos serviços.

Se você ainda tem dúvidas sobre qual parceiro tecnológico escolher nesse processo, contate um de nossos especialistas e conheça as nossas soluções.