Ir para o conteúdo
W3K | Tech Driven Governance
  • W3K
    • Parcerias
    • Institucional
    • Inovação
    • Trabalhe Conosco
  • Soluções
    • Asset Lifecycle Management
      • EDMS
      • RDO
    • Business Apps
      • Gestão de RH
      • Gestão de Contratos
      • Gestão da Qualidade
    • ECM / Archiving
    • Project Portfolio Management
  • Cases
  • Blog
  • W3K
    • Parcerías
    • Institucional
    • Trabaje con nosotros
  • Soluciones
    • Asset Lifecycle Management
      • EDMS
      • RDO
    • Business Apps
      • Gestión de RRHH
      • Gestíon de la Calidad
      • Gestíon de Contratos
    • ECM / Archiving
    • Project Portfolio Management
  • Contacto
  • Cases
  • Blog
Solicitar contato
Contato
W3K | Tech Driven Governance
Solicitar contato
Contato
  • W3K | Tech Driven Governance

  • Home
    • Parcerias
    • Institucional
    • Inovação
    • Trabalhe conosco

  • Soluções
    • Asset Lifecycle Management
      • EDMS
      • RDO
    • Business Apps
      • Gestão de RH
      • Gestão da Qualidade
      • Gestão de Contratos
    • ECM / Archiving
    • Project Portfolio Management

  • Cases

  • Blog

Gestão de documentos da Qualidade: seja mais que um “garçom” de documentos

Por W3K Tecnologia / 2 de fevereiro de 2021

Quando uma empresa implementa um sistema de gestão de qualidade, é um passo muito significativo, mostrando que a organização está comprometida com seu crescimento sustentável e a melhoria contínua de seus processos. Porém, como acontece na maioria dos casos em tecnologia, implementar uma solução é apenas o começo. O importante é como você lida com ela depois disso.

Se sua organização agora conta com um sistema de gestão de qualidade, e de documentos para o acompanhamento dos indicadores de qualidade, o desafio agora é cuidar da manutenção disso, assim como do suporte ao ganho de escala dos processos, reflexo direto do crescimento do seu negócio.

Distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por emails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, poucos registros. Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores de multiplicam, novos setores são criados, se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual.

Ficar nestes modelos pouco otimizados consome tempo e recursos de você e seus colaboradores, transformando-os em “garçom (ou garçonete)” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho. Além disso, esse controle obsoleto aumenta o risco de ter documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema caso ocorra uma auditoria ou na conformidade com a lei, como é o caso da LGPD.

Para eliminar estes gargalos, e garantir que seus processos de gestão da informação sejam eficientes, independentemente da escala de sua operação, somar tecnologia é uma excelente opção. Soluções como plataformas de gestão eletrônica de documentos (GED) dão a base para esta governança, que é efetivada com uma política robusta para o movimento e o trâmite da informação (Workflow/BPMS).

Essas duas tecnologias somadas poderão apoiar em atividades documentais como:

– Analisar criticamente

– Aprovar

– Identificar revisões

– Controlar alterações

– Assegurar que a versão atual está disponível

– Controlar os documentos externos e obsoletos

– Controlar a distribuição e o acesso aos documentos

Além da tecnologia, uma boa dica é incluir profissionais de informação nas equipes de gestão de documentos e suas instâncias (arquivística, biblioteca, CDOC, etc). Ele podem contribuir com seu conhecimento especializado no apoio da definição de boas práticas (regras de classificação, hierarquia da informação, nomenclaturas), facilitando a implantação das tecnologias propostas. Com isso estruturado e automatizado, fica mais fácil garantir a distribuição correta de padrões e normas, evitando duplicidades e obsolescências, bem como melhorar a auditabilidade dos dados.

A W3K Tecnologia tem uma década de experiência no mercado de GED e BPMS, combinando tecnologia e processos para ajudar na governança da informação das empresas. Ente em contato conosco e saiba mais.

Post navigation
Previous

Gestión documental de Calidad: sea más que un “mandadero” de documentos

Next

LGPD e Certificação Digital: qual a relação entre elas e como sua empresa se beneficia disso?

¿Le gustaría obtener más información? ¡Hablemos!

Complete su información y seleccione la solución de su interés. Después del envío, un especialista de W3K se pondrá en contacto para comprender sus desafíos.

Ícone de carta de correio em movimento

¿Está teniendo problemas técnicos? Déjenos ayudarle, envíe un correo electrónico para contactar con nuestro soporte.

Ícone de carta de correio

suporte@w3k.com.br

Logo da W3K na cor branca

Gestión de contenido corporativo, con enfoque en seguridad y control de la información.

Sobre nosotros

Institucional
Trabaje con nosotros
Parcerías
Blog

Soluciones

Asset Lifecycle Management
Business Apps
ECM / Archiving

Aplicación

RDO
EDMS
Gestão de RH
Gestão de Contratos
Gestão da Qualidade

Productos

Greendocs
KeyDrive

Contacto

+55 51 3081-5900

contato@w3k.com.br

Parque Tecnológico Tecnosinos, Prédio 10

© 2023 W3K® | Todos los direchos reservados

Política de privacidade
Rolar para cima