CPFL garante mais controle e rastreabilidade nos documentos de engenharia com o Greendocs

A CPFL Energia atua nos segmentos de distribuição, geração, transmissão, comercialização e serviços. Desde 2017, o Grupo faz parte da State Grid, estatal chinesa que é a terceira maior organização empresarial do mundo e uma das maiores empresas de energia elétrica, atendendo 88% do território chinês e com operações na Itália, Austrália, Portugal, Filipinas e Hong Kong.

Focada em uma forma mais sustentável de produzir energia, tem na CPFL Renováveis uma das maiores empresas de geração da América Latina a partir de fontes alternativas, com um portfólio baseado em fontes limpas como grandes hidrelétricas, usinas eólicas, térmicas a biomassa, Pequenas Centrais Hidrelétricas (PCH) e usina solar.

Com 14% de participação, a CPFL Energia é uma das maiores empresas no mercado de distribuição, totalizando mais de 10 milhões de clientes em 687 cidades, entre os estados de São Paulo, Rio Grande do Sul, Minas Gerais e Paraná. Na comercialização, é uma das líderes no mercado livre, com participação de mercado de 4%. É líder na comercialização de energia incentivada para clientes livres entre as comercializadoras.

O Grupo escolheu o Greendocs para a gestão e controle de documentos de engenharia da CPFL Soluções. A contratação foi pela DOX, parceira da W3K na modalidade revenda com implantação, que está sempre à disposição para prestar todo suporte necessário.

“Em caso de emergência ou dúvidas, o suporte nunca deixa a desejar”, revela a coordenadora da Engenharia da companhia, Ana Carolina de Castro Cembranelli. Segundo ela, a CPFL encontrou no Greendocs a solução para os desafios relacionados a controle e rastreabilidade dos documentos multidisciplinares de engenharia.

Antes, a tramitação e a gestão eram feitas de forma manual, por e-mails e pastas, e o tempo investido para a organização e busca das informações era muito oneroso. Isso porque é desafiador projetar e executar uma obra sem um sistema automatizado e centralizado da informação, que traga agilidade ao acompanhamento de pendências e facilidade na distribuição de responsabilidades e prazos.

Com o Greendocs você emite e acessa os documentos de onde estiver

De acordo com a Carol, como a coordenadora gosta de ser chamada, após a implementação do Greendocs se tornou possível localizar as informações necessárias de uma forma muito mais rápida e confiável.

“Podemos, por exemplo, fazer uma reunião e saber o status real de um documento sem a necessidade de perguntar para o engenheiro, podendo já comparar com os prazos do projeto, tudo via sistema”, diz.

Além disso, a segurança da informação é muito importante, visto que a interface gerencia as permissões de acesso, definindo quem pode apenas visualizar, editar, aprovar ou solicitar revisões.

“O Greendocs provê todo o histórico do documento: quem enviou, para quem e quais foram os responsáveis pela aprovação do mesmo”, completa Carol. Isso significa mais controle, segurança, status da documentação e histórico da obra a um clique.

“Na prática, eu crio a carga da lista de documentos e o sistema distribui as pendências para cada usuário atribuído, seja ele cliente, fornecedor ou engenheiro. Pelo Greendocs, ao cadastrar os novos usuários, já é possível definir as responsabilidades e permissões de acordo com a confidencialidade”, acrescenta a executiva.

Vale ressaltar também que o time de operação da CPFL não fica sempre no escritório, muitas vezes, estão nas obras e precisam acessar os projetos de forma virtual. “Eles acessam o Greendocs pelo celular quando é necessário”, explica. O sistema online é essencial para acompanhamento dos engenheiros e demais responsáveis quando precisam acessar o projeto em diferentes locais.

A Coordenadora explica, ainda, que o Greendocs possibilitou a visualização de todas as obras, bem como seus status. “Posso ver o andamento das obras de subestações ou linhas transmissão, quem falta emitir documentos e os detalhes do projeto podem ser acessados a qualquer hora”, diz.

Consulta de documentos ágil e prática com o Greendocs

A área de engenharia da CPFL Soluções tem interface com todos os departamentos do Grupo. Todos os setores têm treinamento para o Greendocs, independente se sua atribuição é consultar, emitir, comentar ou aprovar documentos. É possível pesquisar pelos termos, siglas ou números da regra de codificação do documento ou por qualquer outro metadado, o que torna o processo de consulta ou conferência mais simples, ágil e prático.

Armazenar os padrões e realizar treinamentos pelo próprio Greendocs também são facilidades que vieram com o projeto, conforme explica Carol. “Os treinamentos para padronização de documentos ocorrem a cada mês, tudo feito pelo Greendocs. Como a engenharia é um serviço de interface com todos, o Grupo também passou a utilizar o sistema”, conta.

Além de construir novas subestações e linhas de transmissão de energia, a CPFL também pode ser responsável pela manutenção ou ampliação das mesmas. Isso significa que o armazenamento dos documentos das obras são constantemente necessários para alinhamento e continuidade de um projeto.

Essa documentação está no Greendocs, ou seja, é possível otimizar essa busca e consulta com o sistema da W3K. “Em situações como essa de ampliação, por exemplo, fazer as revisões necessárias é um ponto muito importante no projeto. Além disso, em casos de manutenção, onde a troca de equipamentos pode ser necessária, um sistema robusto faz toda diferença”, acredita ela.

Emissão de documentos segura e eficaz com o Greendocs

A coordenadora explica que, ao criar o projeto, ela mesma faz a carga da lista de documentos contendo a numeração dos arquivos que farão parte do projeto.

“A definição dos engenheiros que emitirão documentos durante a execução da obra é feita já no começo. As documentações relacionadas aos equipamentos que serão adquiridos são primeiramente notificadas à logística para que possam alocar os fornecedores, este fluxo facilita o trabalho”, acrescenta. Carol revela também que as disciplinas dos engenheiros na CPFL variam entre civil, eletromecânico, elétrico, equipamentos de pátio, equipamentos de proteção e controle e que todos colaboram com o projeto por meio do Greendocs.

“No primeiro contato, alguns clientes e fornecedores mostram resistência ao saber que terão que usar o nosso ambiente do Greendocs para nos enviar os documentos. Eles dizem que querem usar o sistema deles. Entretanto, assim que recebem o treinamento para o Greendocs, não só utilizam com facilidade como ficam interessados em contratar o sistema”, diz.

No caso da área de logística, a coordenadora revela como ocorre o gerenciamento dentro do Greendocs: “Quando é definido o fornecedor, o time de logística faz a distribuição das pendências para os emissores responsáveis pelo envio da documentação. O mesmo recebe a notificação, faz o upload e envia para análise do engenheiro. O engenheiro avalia o documento e faz a aprovação. O cliente é notificado desta aprovação. Se o documento for de responsabilidade da Weg, por exemplo, a mesma terá o treinamento necessário de utilização do Greendocs. Assim, o engenheiro da CPFL recebe o documento via sistema direto do fornecedor”, conta.

A emissão dos documentos, que podem ser técnicos, imagens ou relatórios, é feita após a criação da carga de lista de documentos e distribuição para os emissores. Qualquer stakeholder pode emitir um documento, desde que ele esteja alocado para sua responsabilidade, porém a aprovação sempre será do time da engenharia.

“Apenas na etapa de emissão de documentos é que o botão de upload aparece. Normalmente alguém analisa o documento que outro emitiu, tudo isso com a segurança e rastreabilidade que o sistema oferece”, completa.

“Há um fluxo grande de trabalho para cada processo. O emissor responsável emite um documento/projeto, envia para análise da engenharia, quando há necessidade, envia também para o cliente para avaliação, que retorna com possíveis comentários ou reprovação e o ciclo se repete até aprovar”, explica.
Greendocs: conferência assertiva de documentos necessários para revisão/emissão

Um dos desafios da área de engenharia é manter todos os documentos atualizados, controlando a perda ou extravio. Segundo Carol, com o Greendocs foi possível reduzir esses gargalos justamente por conta do apoio do sistema.

“Imagine um único projeto com 200 documentos para emitir, comentar, revisar e compartilhar? O controle disso é indispensável, pois antes de entregar a obra já é preciso que as documentações estejam organizadas. Hoje, conseguimos controlar todos os documentos, desde o handover da obra”, conta.

Além disso, com o Greendocs, elaboramos um dashboard em cima do relatório gerado pelo sistema. “Posso ver quantos documentos estão nos status: pendente de análise com o cliente, pendente de emissão, de análise da engenharia, pendente de envio do fornecedor, aprovados, etc, além de controlar se estão dentro ou fora do prazo”, complementa.

Após esse processo, o projeto aprovado fica disponível para consulta do time execução da obra e iniciamos o processo de impressão. No Greendocs configuramos o botão para enviar para impressão. “Cadastramos algumas gráficas e mandamos a ordem direto pelo sistema da W3K”, diz. É tão simples e prático que a gráfica entrega os documentos impressos direto na obra/ base operacional.

Precisando de um EDMS? Por que escolher o Greendocs para engenharia?

Entre tantos processos necessários na tramitação de documentos da engenharia, controle e rastreabilidades se sobressaem. Isso porque até chegar na etapa de execução da obra, o ciclo de aprovação pode ser complexo, com várias pessoas envolvidas.

Com o Greendocs configurado para EDMS, os laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos são localizados muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. O sistema é especialista em replicar e automatizar processos, garantindo mais agilidade, fluidez e transparência.

Quer saber como o Greendocs pode trazer segurança e gestão para seus documentos de engenharia? Fale com a nossa equipe ou com os nossos parceiros.

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