4 fatores sobre controle de documentos que você precisa saber

A premissa de que o uso do papel está ficando para trás com mais velocidade é verdadeira e o atual cenário pode provar isso. Cada vez mais, empresas precisam fazer a gestão dos seus documentos para diminuir custos, reduzir a sua quantidade de espaço e facilitar procedimentos quando a informação está no computador.

Dessa forma, com o controle de documentos é possível uma maior organização dos processos, bem como garantir que sejam encontrados de maneira mais rápida, fazendo com que haja mais tempo para o que realmente importa em qualquer companhia: a estratégia do negócio.

A partir de agora, conheça 4 fatores sobre controle de documentos.

1. Controle de documentos é a gestão do presente

O controle de documentos é importante para mapear o conteúdo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da empresa, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários. Somente diante destas informações será possível traçar um plano de melhoria e implantação de novas tecnologias, adequadas às necessidades da empresa.

Diante deste entendimento será possível iniciar um processo de melhoria da gestão documental, começando pela redução do uso de documentos em papel e implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico adequado ao porte, segmento e negócio da empresa.

Isso é o que chamamos de gestão do presente e certamente irá determinar o lugar onde cada empresa estará no futuro. Vale ressaltar que uma consultoria especializada pode auxiliar a empresa em todo este processo, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias e novas tecnologias.

2. Agilidade e fluidez com o controle de documentos

Você com certeza já esteve na situação de precisar acessar um documento com rapidez para conseguir realizar um negócio. Às vezes, um anexo de contrato perdido coloca em jogo um grande acordo que a organização deixa de realizar.

Dessa forma, o tempo que a equipe gasta procurando entre pilhas e pilhas desordenadas esse anexo de contrato, poderia estar sendo usado para fazer novos negócios. Por isso, fazer a gestão documental da sua empresa é essencial.

Porém, evidentemente, sem uma correta análise de informação e uma modelagem de processos, a desordem somente terá mudado de ambiente. Ao invés de perder horas procurando um papel, seus colaboradores passarão a perder tempo buscando arquivos eletrônicos.

Por isso, a GESTÃO e o CONTROLE são palavras primordiais quando falamos em documentos.

3. Segurança da informação no controle de documentos

Garantir o sigilo das informações de seus clientes, parceiros e colaboradores é uma das maiores responsabilidades de uma organização, mais ainda com as boas práticas estabelecidas com a LGPD.

Além disso, com um bom planejamento, você não deve ter dificuldades para manter um nível de segurança adequado. Além disso, imagine que na sua empresa existem 10 pessoas que utilizarão os mesmos documentos físicos para fazer suas tarefas para respectivas áreas.

Ou seja, são 10 pessoas, de setores distintos, com missões diferentes precisando acessar o mesmo documento físico. Não é difícil imaginar que essas pessoas vão, em algum momento, ter problemas com desencontro de informações -alguém pode esquecer de documentar algo e, assim, esse documento perde sua conformidade com a segurança da informação.

Com o uso de um sistema de gestão eletrônica e controle de documentos você não passa mais por isso, pois a troca de informações ocorre em tempo real, em uma única plataforma de sincronização automática. Você garante a governança da informação.

4. Greendocs: a melhor plataforma para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos

A plataforma Greendocs, da W3K, provê visão total de etapas da documentação, facilita a colaboração entre equipes distintas, potencializa a gestão de mudança, controla registros e ações de qualidade, integra fornecedores de forma online e gerencia filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos.

A mesma também dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implantação de mais de um ambiente de trabalho para o mesmo usuário. Características técnicas como integração com ERP, AD e CAD trazem ainda mais fluidez ao trabalho no dia a dia.

Além disso, a W3K possibilita a integração de GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma, o que torna o processo de gerenciamento da sua empresa mais objetivo e eficiente.

Você precisa de apenas um acesso para navegar em todos os ambientes integrados, sem precisar logar com diferentes usuários.

Entre em contato e saiba mais.

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