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Você já parou para pensar quantos processos envolvem a criação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) robusto e escalável? E, claro, qual o custo disso? Para responder essa pergunta é preciso analisar alguns pontos como o tempo necessário para desenvolver o sistema, as horas utilizadas para realizar o mapeamento de processos com o comercial e, claro, as etapas exigidas para a negociação da proposta. Além disso, o período de desenvolvimento do código base, as horas da configuração do ambiente pelo setor de services, de manutenção e, posteriormente, os ajustes que só aparecem após digitalizado o processo para o cliente, são pontos que devem observados para mensurar quanto de investimento é preciso fazer a fim de garantir uma gestão de excelência. Vamos falar sobre custo ou investimento? Nesse contexto, entram ainda mais duas perguntas fundamentais: “quanto vale otimizar comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio?” e “em se tratando de construir um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão, estamos falando em preço ou investimento?”. Acompanhe o artigo até o final para responder essas questões e decidir em qual caminho sua empresa deseja estar nesse momento. Por trás da implantação do GED Em qualquer sistema de tecnologia bem elaborado, evidentemente, há uma equipe capacitada por trás. Engenheiros de aplicações, profissionais TI, analistas de negócios BPM e ECM e especialistas nas mais diversas áreas e aplicações são os responsáveis em prover uma plataforma robusta, escalável, integrada e inteligente. Implementação do centro de documentação Em outras palavras, quando você opta por uma ferramenta de robustez como o Greendocs, por exemplo, você está escolhendo também softwares, expertise na gestão da informação e analistas especializados para implementação do seu centro de documentação. Além, claro, de todos os recursos humanos necessários para que a ferramenta seja a mais completa possível dentro do que o seu negócio precisa. Também podemos citar o atendimento contínuo para garantir a melhor experiência na utilização dos softwares. Sistema integrado e escalável ao modelo de negócio Aliás, vale ressaltar que com o sistema implementado e escalável ao seu modelo de negócio, sua organização ganha espaço para as questões mais estratégicas da empresa, visto que o tempo de gestores e de todos os colaboradores envolvidos é otimizado. Sendo assim, se a partir do GED as empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional, esse custo passa a ser um investimento. Organização, guarda de documentos e gestão de processos com o GED e BPMS Sobre os benefícios de realizar esse investimento, podemos elencar alguns pontos: Agilidade na busca dos arquivos, na revisão válida, permitindo encontrá-los de forma assertiva; Otimização e integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico; Maior segurança da informação, com controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos; Dashboard para o controle documental: por meio de indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação; Redução de custos com papel e de técnicas de profissionais envolvidos. Quer conhecer na prática como grandes empresas realizaram a sua gestão documental com o Greendocs? Veja os cases das companhias Itaipu Binacional, State Grid e LD Celulose. Em qual parte do caminho sua empresa deseja estar? No mundo, as tecnologias de GED são usadas ou estão entre as prioridades para receber investimentos por cerca de 89% das empresas, segundo dados da Association for Information and Image Management (AIM). No Brasil, este percentual fica em 72%. Os dados comprovam aquilo que já sabemos: as empresas que estão buscando um nível de maturidade de gestão caminham rumo à transformação digital. As que atingiram a maturidade, já estão lá. O grau de maturidade da sua empresa depende diretamente do quanto de investimento o seu negócio está fazendo na transformação digital. Portanto, você decide que caminho percorrer agora para estar onde realmente deseja nos próximos anos.

A quantidade de empresas que ainda falham ao não conseguir extrair valor dos dados que acumula é muito maior do que podemos imaginar. Nos dias atuais, diante da pandemia e da necessidade urgente em acompanhar o processo acelerado da transformação digital, o mau uso das informações é a principal desvantagem competitiva de qualquer negócio. No artigo de hoje, vamos abordar qual a importância da gestão da informação em uma empresa e de que forma ela garante mais assertividade na tomada de decisão estratégica, provendo crescimento, competitividade e otimização de recursos às companhias. Gerenciar dados para transformá-los em informações Informações incompletas, conflituosas, caras e inconsistentes são protagonistas no mau desempenho das organizações, isso porque ocasionam diversos transtornos ao cumprimento das estratégias e, claro, ao processo de tomada de decisão. Para você compreender melhor a importância de transformar os dados em informações relevantes, apresentamos o seguinte estudo divulgado pelo Gartner: 80% das empresas têm pouca visibilidade sobre o que está acontecendo com seus dados. Além disso, essas mesmas organizações não têm eficiência no processo de gerenciamento dos mesmos. Se toda empresa, seja de que segmento ou porte for, está embasada em informações, documentos e processos, como manter competitividade sem o gerenciamento de todos os dados gerados? A resposta é uma só: não há como fazer isso sem tecnologia. Fluidez, rastreabilidade, controle e integração Esses são os pilares de uma empresa em crescimento constante, ou seja, são os quatros processos mais eficazes para uma gestão assertiva. Estamos falando de garantir, por meio de soluções tecnológicas, um modelo de fornecimento configurável e escalável, capaz de tornar os processos mais simples, práticos, escaláveis e controláveis. Sendo assim, com o apoio de tecnologias como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade dos fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos, o que só pode ser feito com a gestão das informações. Quer saber como a State Grid reforçou sua comunicação e gestão da informação com o Greendocs? Soluções ECM/BPMS garantem alinhamento e integração Configurável conforme o modelo de negócio dos clientes, replicando processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, o Greendocs provê agilidade, substituindo planilhas manuais, diminuindo o retrabalho e o risco de falhas no processo. Um sistema confiável para ECM/BPMS tem a capacidade de gerenciar as mudanças e garantir que seus usuários estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e um contato eletrônico constante. Aliás, isso também é gerenciar informações com eficiência. Menos tempo para buscar informações, pesquisa rápida Ademais, com a implantação do Greendocs há uma redução média de 70% do tempo na busca por informação. Além disso, a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote são funções que otimizam a trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental, por exemplo. Um boa plataforma de gestão de processos irá prover rastreabilidade da informação. Ou seja, em caso de alguma ação ser realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), saber quem e quando essa ação foi realizada. Isso torna-se uma ferramenta fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes. Munição relevante com a gestão da informação A tecnologia mune os gestores de vários dados e informações essenciais sobre a companhia, seus processos, fluxos de trabalho, clientes e, claro, facilita a tomada de decisão estratégica, como já explicamos no início desse artigo. Os dados bem gerenciados funcionam como munição para o negócio, ou seja, através deles é possível enxergar o melhor caminho, bem como as estratégias mais eficazes para percorrê-lo com segurança, crescimento e liderança. No atual cenário pandêmico em que vivemos, e que ainda viveremos por algum tempo, ficar parado no meio do caminho não é a escolha certa. É preciso confiar na tecnologia e apostar todas as suas fichas na transformação digital como vacina contra o vírus do prejuízo. Quer saber mais? Entre em contato conosco!

Você sabe para que serve um sistema de workflow? Muito além de compreender os benefícios de uma ferramenta que automatize de forma eficaz o fluxo de trabalho, é necessário compreender o que isso significa na prática. Imagine que sua empresa tenha a oportunidade de gerenciar, em parceria com o seu time, todos os processos cotidianos, desde as tarefas mais simples até atividades complexas e importantes para a tomada de decisão. É exatamente isso que um sistema focado na automatização dos processos proporciona à rotina de uma organização: agilidade, fluidez e transparência. Hoje vamos apresentar algumas razões para digitalizar o fluxo de trabalho do seu negócio. Problemas camuflados e prejuízo Uma empresa que não olha para a gestão do seu fluxo de trabalho está correndo sérios riscos de misturar informações, camuflar problemas, atrasar projetos importantes e frequentemente ter ruídos na comunicação com sua equipe. Além disso, é bem comum que custos inesperados aconteçam nesses casos, bem como atrasos nos processos e, consequentemente, interferência na produtividade. Percebendo a necessidade de transformação Antes de mais nada, é fundamental reconhecer os problemas e aceitar o desafio de transformar o negócio com escalabilidade e inovação. Para isso, será relevante analisar se sua empresa possui a capacidade de manipular uma porção crescente de trabalho de forma uniforme. A questão é quase matemática: se a sua rotina corporativa envolve muitos documentos (aprovações, solicitações, contratos, projetos, etc), você precisa automatizar o gerenciamento de fluxos de trabalho da sua companhia. Razões para gerenciar o fluxo de trabalho São muitos os motivos para aderir à transformação digital e permitir que a organização se torne mais competitiva com a automatização dos processos. Assertividade, responsabilidade aprimorada, redução de custos, conformidade, segurança e otimização de processos são alguns deles. Mais tempo para pensar estrategicamente O primeiro deles é a assertividade, ou seja, você passa menos tempo organizando, arquivando, comunicando, procurando, planejando e foca no que importa: a estratégia do negócio. Depois, quando você não precisa mais movimentar um documento físico de um espaço para outro, a desburocratização diminui os custos, evita perdas, erros e sinistros como extravio ou armazenamento excessivo de papel. Integração de ferramentas O sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que as tarefas estejam integradas por completo. Nos casos dos contratos, por exemplo, isso significa o mesmo processo desde o envio até a sua assinatura. Leia nosso artigo sobre contratos digitais no site e como esse modelo elimina a necessidade de gastos com impressão ou locomoção dos documentos, tornando as negociações mais ágeis e seguras. Processos acompanhados em tempo real Uma ferramenta de gerenciamento do fluxo de trabalho também permite que você acompanhe não apenas o andamento de cada projeto, mas tenha acesso às tarefas executadas, seus responsáveis e datas de entrega. Além disso, um sistema de excelência proporciona que as equipes envolvidas em um trabalho tenham acesso aos dados mais relevantes para cada fase do projeto, eliminando as chances de ruídos na comunicação. Mapeamento e conformidade Com esse mapeamento em tempo real é praticamente impossível que prazos ou dados sejam perdidos. Ao contrário, todas as etapas são visualizadas em uma única plataforma. A identificação de gargalos, equívocos e anomalias em tempo hábil não apenas permite ação rápida para melhoria, mas também torna possível estabelecer novos modelos de trabalho para o futuro. Invista em gerenciamento Quando sua organização investe na gestão eficiente do negócio, os processos se automatizam e as decisões se tornam mais assertivas, visto que possíveis erros humanos são mitigados. Nada melhor do que conhecer na prática um exemplo de gestão eficiente, não é mesmo? A A1 Engenharia, uma companhia paranaense especializada em engenharia industrial, escolheu o Greendocs para automatizar sua documentação e fluxos de trabalho. Quer saber mais sobre a W3K? Acesse @w3ktecnologia.