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Eventos, Greendocs

Greendocs: W3K apresenta ferramenta para gestores de Panambi/RS

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A W3K apresentou o Greendocs, uma plataforma ECM/GED e BPM totalmente configurável conforme cada modelo de negócio para gestores de Panambi/RS no Parque Tecnológico São Leopoldo. No encontro estiveram presente o prefeito da cidade, Daniel Hinnah; o Secretário Municipal de Desenvolvimento Econômico e Ambiental de Panambi, Rafael Jacques de Oliveira; o Diretor Executivo da Associação Comercial e Industrial de Panambi, Eduardo Lucas Sperb, além de representantes da Bruning Tecnometal, Cotripal, Fockink Indústrias Elétricas, Kepler Weber, Saur Equipamentos e Tromink Industrial. Durante a apresentação feita pelo executivo de contas da W3K, Antonio Oder Haack, organizada pela sua parceira SKA Automação de Engenharias, os empresários tiveram a oportunidade de imergir nos ecossistemas de inovação das desenvolvedoras de soluções tecnológicas. Além disso, também foi o momento de firmar o convênio para realização de turmas de mestrado e doutorado do PPG – Engenharia de Produção e Sistemas da Universidade do Vale do Rio dos Sinos. Em parceria com a UNISINOS, a W3K visa a ampliação de profissionais altamente qualificados para agregar valor às empresas e ao hub de inovação do município, recém estabelecido com o apoio da Incubadora da Instituição. “É uma oportunidade das empresas conhecerem as oportunidades da W3K e SKA a fim de acelerar a transformação digital em seus negócios. Durante a imersão, essas organizações puderam vivenciar como a inovação pode agregar valor e garantir segurança aos processos, independente do ramo”, conta Daniel Klafke, CEO da W3K. Greendocs para eliminar gargalos de dados não estruturados Perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e falta de respaldo legal são alguns dos desafios que impedem o crescimento das empresas. Com o Greendocs é possível garantir apoio à modelagem, virtualização e automatização dos processos, o que provê uma série de ganhos importantes, como um maior alinhamento e integração de processos, a Informação facilmente auditável, o monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, decisões assertivas com indicadores em tempo real, além da segurança da informação e certificação digital. Plataforma adaptável e flexível às estruturas já existentes nas empresas Por ser um sistema que se adapta facilmente às estruturas já vivenciadas pelas empresas, a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade, se torna um processo mais simples e assertivo. Ademais, é possível adquirir a modelagem e Implantação rápida de aplicações de negócio e escalabilidade de pequenos volumes a grandes volumes. Na prática, O Greendocs possibilita o gerenciamento de documentos e processos de negócio na mesma plataforma, trazendo mais fluidez a processos e projetos. “É uma plataforma robusta, mas muito flexível. Atende diversos setores, pois se configura conforme necessidades apresentadas. Permite evolução da plataforma mesmo após a implantação. Hoje possui ambientes já em utilização nos setores: indústria, projetos de capital, jurídico, engenharia, educacional, saúde e diversas áreas administrativas”, acrescenta Klafke. Quer saber como o Greendocs pode fazer a diferença na sua empresa? Fale com um de nossos especialistas.

Qualidade, Todos

Greendocs é ideal para gestão de registros e documentos da qualidade

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Implementar um sistema de gestão de qualidade é um passo bastante significativo na trajetória de uma empresa, pois mostra que a organização está comprometida com seu crescimento sustentável e a melhoria contínua de seus processos. Também é o caso de construtoras e incorporadoras que contrataram o Greendocs para gestão de registros e documentos da qualidade. Com a plataforma, as empresas especializadas em edificações, infraestrutura, saneamento e construções especiais obtém mais controle, rastreabilidade e segurança no acesso aos documentos de qualidade. Isso porque distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mail e planilhas de controle pode funcionar em processos cotidianos mais simples, com pequenas equipes e poucos registros. Contudo, à medida que as companhias crescem, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados, e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com esse modelo de controle. Workflow da qualidade é eficiente com o Greendocs É comum que algumas empresas não trabalhem com o workflow de aprovação do documento. Dessa forma, acabam fazendo tudo em apenas uma etapa: o responsável manda o arquivo e a equipe de qualidade sobe manualmente. Porém, após implementar uma plataforma, o fluxo de tramitação já entra no Greendocs. Se a empresa só tem o registro da data de publicação do documento de qualidade, sem informação, sem padronização de envio, sem controle de prazo e, principalmente, sem saber o status do fluxo, com o Greendocs a situação é muito diferente e melhor: além de workflow, as organizações conseguem incluir no processo o controle de tarefas, elaboração, aprovação e publicação de documentos, tudo de forma sistêmica e automatizada. Rastreabilidade e controle nos documentos da qualidade O Greendocs provê a disponibilidade, precisão e organização das informações, bem como rastreabilidade total da informação. Sem contar o respeito aos prazos nas atividades internas, nos processos, fluxos e visão do status real. A distribuição de responsabilidades e pendências para emissão de novos documentos também pode ser rastreável. Com o Greendocs, é possível visualizar onde parou a demanda, com quem e há quanto tempo está no mesmo status. Publicação de documentos vigentes com confidencialidade Outro ponto essencial é a segurança na confidencialidade da informação oferecida pelo Greendocs – um dos pilares da segurança da informação – permite que as empresas configurem o nível de permissionamento dos usuários, quais áreas recebem a notificação e que tipos de publicações podem fazer, afinal, nem todos os documentos devem estar disponíveis para todos os departamentos. Vale dizer que as companhias têm treinamento para acessar o Greendocs, já que, geralmente, todos precisam ler as publicações da qualidade relacionadas ao seu processo ou setor. Um exemplo prático é a publicação de documentos para todo mundo. E para que todos os colaboradores possam ler o que é publicado, todos têm acesso como usuário leitor e conhecimento para usar a plataforma. Porém, quando há pendências, os responsáveis são notificados e somente os usuários vinculados podem ter uma ação sobre a mesma. A segurança está no fato de que a própria empresa consegue configurar quem pode visualizar os documentos, quais áreas precisam ser notificadas, entre outros controles de acesso. Consultar padrões, políticas e templates online ficou mais fácil com o Greendocs O Greendocs também provê agilidade no acesso aos documentos, seja para consulta ou para conferência de status, prazos e pendências. A busca rápida pela plataforma otimiza o tempo dos responsáveis em cada área, além de tornar mais assertivo todo este processo. O Greendocs possibilita estabelecer permissões e restrições no acesso a padrões, políticas e templates, que pode ser um processo configurado por etapa do fluxo e definindo os responsáveis por cada etapa. De acordo com a realidade do negócio. Outra vantagem é que, com o sistema, os documentos vigentes ficam facilmente disponíveis e as revisões feitas em cada versão podem ou não ser consultadas, dependendo apenas da estratégia de permissionamento. O acesso às informações pode ser realizado de qualquer lugar, em qualquer horário, basta ter conexão à Internet e permissão para logar no Greendocs. Como a maturidade dos processos contribui para a implantação de tecnologias? A maturidade em processos de uma empresa se dá pela forma como ela evolui e melhora seus processos, resultando em rotinas mais produtivas e assertivas a seus colaboradores, e em entregas mais satisfatórias. Quanto mais maduro for um processo, mais fluido e rápido será a implementação deste em uma nova tecnologia. No caso de construtoras e incorporadoras ou empresas que investem constantemente na transformação digital, a visão de futuro e de melhoria contínua se torna notável. É nesta linha evolutiva que as organizações optam pela adoção do Greendocs no âmbito da Qualidade. Porque escolher a W3K? Somente uma plataforma robusta e escalável como o Greendocs para atender com excelência às demandas da qualidade. Isso porque é possível entregar relatórios que são configurados com metadados específicos que cada setor precisa para visualizar a sua informação. As pendências gerais podem ser visualizadas na tela, o que facilita na hora de verificar onde está parado o documento em revisão. Quando há muita informação ou é necessário um número maior de dados, usa-se os relatórios para comparar as informações e tomar decisões. A consulta de documentos pelo aplicativo possibilita aos usuários entenderem qual é o real status de cada arquivo. Por exemplo, você pode ter na palma da mão documentos importantes, como: Ficha de verificação e condições de inspeção e armazenamento de materiais; Políticas internas, compliance;. Procedimentos, normas e novos treinamentos;Quer saber mais sobre a nossa solução completa para gestão de registros e documentos do setor da Qualidade? Solicite uma demo Greendocs com um de nossos especialistas.

Greendocs

CPFL garante mais controle e rastreabilidade nos documentos de engenharia com o Greendocs

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A CPFL Energia atua nos segmentos de distribuição, geração, transmissão, comercialização e serviços. Desde 2017, o Grupo faz parte da State Grid, estatal chinesa que é a terceira maior organização empresarial do mundo e uma das maiores empresas de energia elétrica, atendendo 88% do território chinês e com operações na Itália, Austrália, Portugal, Filipinas e Hong Kong. Focada em uma forma mais sustentável de produzir energia, tem na CPFL Renováveis uma das maiores empresas de geração da América Latina a partir de fontes alternativas, com um portfólio baseado em fontes limpas como grandes hidrelétricas, usinas eólicas, térmicas a biomassa, Pequenas Centrais Hidrelétricas (PCH) e usina solar. Com 14% de participação, a CPFL Energia é uma das maiores empresas no mercado de distribuição, totalizando mais de 10 milhões de clientes em 687 cidades, entre os estados de São Paulo, Rio Grande do Sul, Minas Gerais e Paraná. Na comercialização, é uma das líderes no mercado livre, com participação de mercado de 4%. É líder na comercialização de energia incentivada para clientes livres entre as comercializadoras. O Grupo escolheu o Greendocs para a gestão e controle de documentos de engenharia da CPFL Soluções. A contratação foi pela DOX, parceira da W3K na modalidade revenda com implantação, que está sempre à disposição para prestar todo suporte necessário. “Em caso de emergência ou dúvidas, o suporte nunca deixa a desejar”, revela a coordenadora da Engenharia da companhia, Ana Carolina de Castro Cembranelli. Segundo ela, a CPFL encontrou no Greendocs a solução para os desafios relacionados a controle e rastreabilidade dos documentos multidisciplinares de engenharia. Antes, a tramitação e a gestão eram feitas de forma manual, por e-mails e pastas, e o tempo investido para a organização e busca das informações era muito oneroso. Isso porque é desafiador projetar e executar uma obra sem um sistema automatizado e centralizado da informação, que traga agilidade ao acompanhamento de pendências e facilidade na distribuição de responsabilidades e prazos. Com o Greendocs você emite e acessa os documentos de onde estiver De acordo com a Carol, como a coordenadora gosta de ser chamada, após a implementação do Greendocs se tornou possível localizar as informações necessárias de uma forma muito mais rápida e confiável. “Podemos, por exemplo, fazer uma reunião e saber o status real de um documento sem a necessidade de perguntar para o engenheiro, podendo já comparar com os prazos do projeto, tudo via sistema”, diz. Além disso, a segurança da informação é muito importante, visto que a interface gerencia as permissões de acesso, definindo quem pode apenas visualizar, editar, aprovar ou solicitar revisões. “O Greendocs provê todo o histórico do documento: quem enviou, para quem e quais foram os responsáveis pela aprovação do mesmo”, completa Carol. Isso significa mais controle, segurança, status da documentação e histórico da obra a um clique. “Na prática, eu crio a carga da lista de documentos e o sistema distribui as pendências para cada usuário atribuído, seja ele cliente, fornecedor ou engenheiro. Pelo Greendocs, ao cadastrar os novos usuários, já é possível definir as responsabilidades e permissões de acordo com a confidencialidade”, acrescenta a executiva. Vale ressaltar também que o time de operação da CPFL não fica sempre no escritório, muitas vezes, estão nas obras e precisam acessar os projetos de forma virtual. “Eles acessam o Greendocs pelo celular quando é necessário”, explica. O sistema online é essencial para acompanhamento dos engenheiros e demais responsáveis quando precisam acessar o projeto em diferentes locais. A Coordenadora explica, ainda, que o Greendocs possibilitou a visualização de todas as obras, bem como seus status. “Posso ver o andamento das obras de subestações ou linhas transmissão, quem falta emitir documentos e os detalhes do projeto podem ser acessados a qualquer hora”, diz. Consulta de documentos ágil e prática com o Greendocs A área de engenharia da CPFL Soluções tem interface com todos os departamentos do Grupo. Todos os setores têm treinamento para o Greendocs, independente se sua atribuição é consultar, emitir, comentar ou aprovar documentos. É possível pesquisar pelos termos, siglas ou números da regra de codificação do documento ou por qualquer outro metadado, o que torna o processo de consulta ou conferência mais simples, ágil e prático. Armazenar os padrões e realizar treinamentos pelo próprio Greendocs também são facilidades que vieram com o projeto, conforme explica Carol. “Os treinamentos para padronização de documentos ocorrem a cada mês, tudo feito pelo Greendocs. Como a engenharia é um serviço de interface com todos, o Grupo também passou a utilizar o sistema”, conta. Além de construir novas subestações e linhas de transmissão de energia, a CPFL também pode ser responsável pela manutenção ou ampliação das mesmas. Isso significa que o armazenamento dos documentos das obras são constantemente necessários para alinhamento e continuidade de um projeto. Essa documentação está no Greendocs, ou seja, é possível otimizar essa busca e consulta com o sistema da W3K. “Em situações como essa de ampliação, por exemplo, fazer as revisões necessárias é um ponto muito importante no projeto. Além disso, em casos de manutenção, onde a troca de equipamentos pode ser necessária, um sistema robusto faz toda diferença”, acredita ela. Emissão de documentos segura e eficaz com o Greendocs A coordenadora explica que, ao criar o projeto, ela mesma faz a carga da lista de documentos contendo a numeração dos arquivos que farão parte do projeto. “A definição dos engenheiros que emitirão documentos durante a execução da obra é feita já no começo. As documentações relacionadas aos equipamentos que serão adquiridos são primeiramente notificadas à logística para que possam alocar os fornecedores, este fluxo facilita o trabalho”, acrescenta. Carol revela também que as disciplinas dos engenheiros na CPFL variam entre civil, eletromecânico, elétrico, equipamentos de pátio, equipamentos de proteção e controle e que todos colaboram com o projeto por meio do Greendocs. “No primeiro contato, alguns clientes e fornecedores mostram resistência ao saber que terão que usar o nosso ambiente do Greendocs para nos enviar os documentos. Eles dizem que querem usar o sistema deles. Entretanto, assim que recebem o treinamento

Sem categoria

Essential Nutrition contrata Greendocs para mais controle de prazos e gestão da informação

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A Essential Nutrition empresa especializada em nutrição funcional, que possui um equipe multidisciplinar formada por médicos, nutricionistas, chefs e engenheiros, agora conta com a W3K para garantir mais controle, segurança e confiabilidade na gestão de seus documentos e registros da qualidade. Paula Hebert, farmacêutica e supervisora da qualidade, explica que um dos grandes desafios era o tempo necessário na busca da documentação vigente e no controle de prazos para renovação destes. Não havia uma rastreabilidade confiável, nem controle de acesso para a edição dos documentos. “Fazíamos esse processo através de trocas de e-mails, sem qualquer padronização”. A empresa é bem criteriosa quando se trata de qualidade e com a documentação e os registros do setor de qualidade não poderia ser diferente. Foi por isso que confiou na W3K para aprimorar os processos documentais da qualidade. “O armazenamento dos documentos era feito via drive e todo gerenciamento acompanhado em pastas e por planilhas. A gestão manual não facilitava o controle de validade dos documentos”, conta. W3K foi o fornecedor mais confiável ao se tratar de atendimento humanizado Além de uma solução robusta, outro ponto essencial na escolha pela W3K foi o atendimento e dedicação da equipe comercial, que estava sempre focada em esclarecer dúvidas, o que gerou boas expectativas para o time da Essencial. “Sabemos que um sistema demanda suporte, e com outros possíveis fornecedores não sentíamos que teríamos este retorno humanizado e ágil”, diz. Outra questão que fortaleceu a decisão foi o foco no cliente. “Queríamos uma solução configurada apenas para atender às nossas necessidades. Outros fornecedores focaram em mais funcionalidades dentro de um módulo completo de coisas que não precisávamos. Nós queríamos contratar somente o que precisávamos. A W3K nos apresentou sua grande versatilidade, mas a proposta foi feita apenas com os recursos necessários para desenvolver a nossa solução personalizada no Greendocs”, revela. Greendocs garante mais controle e padronização na qualidade Paula explica que a organização de documentos e pastas no Greendocs foi essencial para a melhoria nos processos. Segundo ela, no dia a dia, essa mudança fez toda diferença, reduzindo riscos e otimizando o tempo na procura por arquivos. “O tempo de busca, o monitoramento de prazos, o acompanhamento real do status da revisão e do seu vencimento também foram requisitos essenciais e determinantes para escolhermos o Greendocs“, conta. Além disso, “após a contratação do Greendocs, o controle de datas foi outro desafio que deixou de ser tão oneroso, pois conseguimos acompanhar com segurança o que está perto de vencer, o que tem que renovar, tanto para alvarás da prefeitura, vigilância sanitária, bombeiros, entre outros documentos. Na prática, basta identificar a cor do status para constatar se é preciso renovar ou não. E tem a data na coluna ao lado também”, completa. Com o sistema da W3K, a Essential agora possui um ambiente configurado especialmente para os seus processos. O formulário de cadastro documental tem os campos específicos que se referem a dados relevantes para a qualidade, gerando um armazenamento eficaz e um controle maior destes documentos e registros. O sistema possibilita, também, a extração de relatórios para análises. Hoje, no dia-a-dia da qualidade, é necessário liberar acesso para outros usuários de diferentes áreas. Com o Greendocs isso é possível mantendo a rastreabilidade, segurança e o não repúdio. “Antes ficávamos mandando por email, agora já é possível autorizar o acesso online, sem precisar demandar outras pessoas na busca pela cópia vigente do documento”, diz. Greendocs com foco em documentos e registros da qualidade Com o Greendocs, plataforma online da W3K, a empresa pode analisar criticamente, aprovar padrões, identificar revisões, controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, controlar documentos externos, automatizar a distribuição e promover agilidade no acesso aos documentos. A W3K impulsiona a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber mais sobre como garantir a confiabilidade no setor de qualidade? Fale com um de nossos especialistas.

Todos

Greendocs Educacional + Digitalização + Archiving + Guarda

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Documentos de alunos, funcionários, fornecedores e parceiros – esses são apenas alguns dos arquivos que precisam ser administrados em uma instituição educacional. Agora, imagine a quantidade de dados armazenados em 40, 50 ou 80 anos de acervo acadêmico. Essa imensa quantidade de documentos gerados no passado, no presente e os que ainda serão armazenados precisam de uma gestão eficiente para manter a informação acadêmica permanentemente organizada e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta. Porém, não basta a digitalização, é preciso uma solução completa para garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais. A transformação digital é uma necessidade não apenas para a preservação dos dados, mas também para adequação à lei, visto que a Portaria 315  torna obrigatório que as instituições públicas ou privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino (IES), mantenham, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim das instituições. A solução completa que oferecemos contempla: digitalização, archiving, guarda física e uma plataforma online GED/ECM e BPMs configurada de acordo com o seu modelo de gestão. Cada cliente tem processos únicos e a W3K adapta-se à realidade das equipes envolvidas na documentação. Gestão eficiente do acervo acadêmico com a Solução Completa W3K Documentos físicos e nato-digitais são controlados pelo nosso sistema especializado em gerenciamento de documentos eletrônicos, que possibilita gerenciar a base de dados de forma adequada para a preservação do acervo acadêmico digital. A indexação no Greendocs permite a pronta recuperação do acervo acadêmico digital, garante segurança e preservação com um método eficiente de reprodução de acervo. Nosso sistema possui certificação digital no padrão ICP-Brasil, disciplinada em lei, apoiando a responsabilidade da mantenedora e sua mantida, garantindo autenticidade, integridade e validade jurídica ao acervo. A desmetalização dos documentos também é um processo importante na preservação dos arquivos, pois evita enferrujar os grampos e danificar os dados armazenados em guarda física. Como falamos, nossa solução é completa, então você pode contar com tecnologia para controlar o acesso restrito aos dados, temporalidade da informação, gerenciar manutenção ou pendências, catalogação das caixas, rastreabilidade do tratamento individualizado, entre outros benefícios que nós da W3K desenvolvemos para atender as necessidades dos nossos clientes. Evite negligências e utilizações fraudulentas no acervo acadêmico com o Greendocs A plataforma Greendocs GED/ECM e BPMs permite que a secretaria, os reitores e demais usuários autorizados, encontrem o documento correto no momento certo, com total rastreabilidade e segurança. Além disso, nesta plataforma você pode replicar e automatizar os seus processos, muitos já utilizados pela sua equipe, alcançando mais agilidade, fluidez e transparência. Os recursos proporcionados pelo Greendocs impedem a perda da governança da informação de alunos, professores, funcionários e parceiros, além de evitar as respostas lentas, os processos não escaláveis e, claro, a falta de respaldo legal. A W3K oferece um eficiente processo de digitalização de arquivos, otimizando o legado da instituição.  Da mesma forma que o archiving contribui para a gestão de armazenamento e destruição segura de documentos administrativos das escolas. Tudo isso torna os processos mais seguros e adequados ao que pede a legislação Quer saber como a W3K pode ajudar a sua escola ou universidade a gerenciar, digitalizar e arquivar documentos? Fale com um de nossos especialistas.

ECM/GED | Documentos, Greendocs, Solução Completa

Solução Completa para RH com Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda

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O uso da tecnologia provê mais organização e monitoramento das atividades realizadas pelo RH, bem como gera muito mais precisão nas atividades. Além disso, há um grande conjunto de vantagens, as quais facilitam o trabalho diário. Aumentar a eficiência, reduzir o índice de perda dos prazos, proporcionar mais escalabilidade e segurança às tarefas são os principais benefícios da solução completa W3K: digitalização + archiving + guarda + plataforma ECM/GED e BPMs. Com esta, as empresas automatizam os seus processos, otimizam o tempo e reduzem o espaço físico de armazenamento de documentos, garantindo, assim, a governança da informação e ganhos significativos de produtividade. Digitalização do RH: gestão sem papel e rastreabilidade O RH é um setor que armazena muitos documentos, por isso, o gerenciamento eficiente dentro do departamento facilita, por exemplo, o acesso seguro à informação que precisa ser encontrada com agilidade. Na prática, ao necessitar consultar informações e documentos de um colaborador, para uma demanda de processo trabalhista ou validação de informações do departamento pessoal, o RH consegue localizar essa informação de forma simples e rápida, afinal, os arquivos digitalizados são disponibilizados em um ambiente web. Mas essa é apenas uma das vantagens. A digitalização de documentos provê mais agilidade nas atividades, aumentando a produtividade e ajudando a diminuir espaços físicos, reduzir riscos e aumentar o controle dos dados, pois permite rastrear acessos aos dados com confiabilidade. A W3K possui um eficiente processo de digitalização de arquivos. Na prática, digitalizamos o seu legado, novos documentos ou sob demanda, local ou remoto, adequando-se à sua realidade. Archiving: arquitetura da informação e classificação de temporalidade Rastreabilidade do acervo documental, taxonomia e previsibilidade de espaço físico disponível são alguns dos benefícios do archiving no setor de RH. A W3K, apoia no desenvolvimento de uma arquitetura da informação, incluindo definição de plano de classificação de temporalidade, além do processo de triagem, digitalização e indexação. Somando archiving + plataforma Greendocs você ganha mais eficiência em suas responsabilidades e na mitigação dos riscos sobre os processos de gerenciamento documental do RH, permitindo que o seu foco possa ser mais dedicado nas atividades fim de seu setor. Da mesma forma, facilidades como o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), a indexação dos mesmos para pesquisa e guarda em warehouse regular também fazem parte dos recursos oferecidos nesta solução completa. Custódia segura dos documentos de RH Tratando dos dias que muitas vezes uma empresa leva para localizar um documento, não é exagero dizer que pode levar mais de 30 dias para localizar o documento ou até mesmo não localizá-lo. Isso porque ter várias caixas com o mesmo critério faz com que as buscam sejam onerosas e lentas, além de não permitir o controle de documentos faltantes e haver o risco de pragas ou incêndio sobre um volume não rastreável de documentos. Além de tornar o clima organizacional pesado, realocando profissionais estratégicos para encontrar essas informações, a guarda física e local torna mais onerosa a tarefa de buscar um papel perdido no meio de milhares. É inviável nos dias de hoje. Com a contratação da guarda física externa, especializada em armazenamento confiável, promovida pela solução completa W3K, a informação se mantém preservada com segurança. Ademais, com a custódia dos documentos em local adequado, a W3K provê controle do espaço físico, acessibilidade da informação, gerenciamento da documentação de forma sistemática, rastreabilidade, controle, gestão da caixa ou tratamento individualizado. Como a W3K pode otimizar o RH da sua empresa? Na teoria parece mais fácil entender todos os benefícios da solução Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda para gerir e otimizar processos de RH. Na prática, exemplos cotidianos podem mostrar essas vantagens. Em resumo, a solução completa em gestão da informação da W3K atua desde a digitalização, passando pela guarda física até a disponibilização online de seus documentos digitais. Quer mais informações sobre como a nossa solução completa pode otimizar os seus processos de RH? Fale com um de nossos especialistas.

Greendocs, MOC | Mudança, Todos

Quais são os 7 Rs da gestão da mudança e o papel do Greendocs nesse processo

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O alcance de eficácia na gestão da mudança requer algumas práticas essenciais, que irão garantir benefícios duradouros a médio e longo prazo. Dentro destas práticas, estão 7 ferramentas indispensáveis para o ciclo de vida da gestão da mudança: registro, razão, retorno, riscos, recursos, responsável e relação. Entenda, nas perguntas e respostas abaixo, o que cada um desses Rs quer dizer e como o Greendocs pode fazer com que essa engrenagem funcione da melhor forma possível. 1. Quem REQUISITOU a mudança? No primeiro momento, saber quem requisitou a mudança é fundamental. Até porque quanto mais informado sobre o processo de mudança estiver a equipe, mais assertivas e com menor risco se tornam as alterações na operação. Na prática, autenticar quem requisitou a mudança evidencia o alto nível de segurança de um processo, controlando de qual usuário partiu a alteração, trazendo rastreabilidade e segurança. Com o Greendocs você pode classificar os níveis de mudança e configurar quem pode solicitá-las, além de garantir disponibilidade de acesso às novas orientações apenas para os usuários envolvidos nos processos e autorizados para a visualização. 2. Qual é a RAZÃO para a mudança? Estabelecer as razões para a mudança é essencial, assim como informá-las às áreas impactadas. Isso porque a mudança ocorre como um processo, não como um evento. Para especificar e notificar qual é a razão da mudança é necessário utilizar a tecnologia para alcançar o maior número possível de pessoas. É importante entender que processos manuais não trazem resultados eficazes para uma empresa que procura evitar riscos de assimetria da informação, para isso conte com o Greendocs. 3. Qual é o RETORNO requerido da mudança? É importante saber quais retornos a organização espera e mensurar quais terá após a execução da mudança, sejam eles financeiros, riscos ou desperdícios, por exemplo. Naturalmente, o retorno esperado deve estar diretamente ligado com os tópicos mencionados anteriormente. Ou seja, os desafios que levaram à mudança devem ser resolvidos. Estamos falando também de digitalizar e automatizar, gerando informação para a gestão. Além de mapear os processos com o Greendocs, é possível extrair relatórios e realizar análises via dashboard. Você acompanha toda a mudança do planejamento à efetivação. 4. Quais são os RISCOS envolvidos na mudança? Assim como durante a gestão de projetos é necessário mapear todos os riscos envolvidos, durante a mudança o mesmo deve ser feito. Com o Greendocs é possível automatizar ações para mitigar estes riscos e acompanhar o quanto realmente estão impactando nos processos. Para cada organização, vale ressaltar que a gestão da mudança se trata de uma transformação que envolve tecnologia e estratégia – dois pilares para uma mudança mais segura. Perda de governança da informação, respostas lentas a gestão, processos não escaláveis e falta de confidencialidade são alguns dos riscos que podemos evitar com um sistema para a Gestão da Mudança. 5. Quais são os RECURSOS necessários para a entrega da mudança Durante uma mudança pode ocorrer que a organização não tenha determinados recursos, é necessário saber quais são e buscar adquirir os necessários para uma mudança eficaz. Aí entra um ponto crucial para o sucesso de qualquer mudança: você possui o parceiro certo para que a gestão seja feita com pilares robustos de governança e confiabilidade? O Greendocs é uma plataforma segura, escalável e totalmente adaptável conforme a necessidade do seu negócio. Com o nosso sistema você pode configurar as etapas da mudança de acordo com o planejamento dos recursos. 6. Quem é o RESPONSÁVEL pela construção, testes e implementação da mudança? Toda mudança tem responsáveis dedicados pela execução das atividades, como construção, testes e implementação. Automatizar um fluxo, definindo as pessoas envolvidas no processo da mudança é o caminho para o sucesso desta operação. Assim como configurar as tarefas, notificações, comunicação e colaboração em uma plataforma centralizada. O Greendocs pode ser o seu parceiro tecnológico para prover a gestão da equipe envolvida no processo da mudança, com otimização e excelência. 7. Qual é o RELACIONAMENTO entre a área da mudança e outras? Aplicar uma plataforma para visualizar os processos integrados, prover comunicação eletrônica e a colaboração das equipes são passos mais do que certeiros. Além disso, são diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao contratar o Greendocs. Afinal, a W3K Tecnologia tem o know-how para ser o seu parceiro nesta transformação. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas soluções.

EDMS | Engenharia, Todos

Greendocs EDMS: Confiabilidade na gestão de documentos para engenharia

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Na engenharia, os documentos são parte fundamental para o excelente andamento dos projetos. Podemos dizer, inclusive, que são insumos vivos e dinâmicos para qualquer processo de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas. Diante disso, vale ressaltar que apenas pensar em sua organização e arquivamento não é o suficiente, visto que é preciso olhar para todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, avaliando cada ponto de seu ciclo de vida. A falta de metodologias documentais afetam um projeto de engenharia, colocando em risco a assimetria da informação. Dessa maneira, diversos gargalos vêm à tona, como a falta de controle do próprio projeto, ou seja, não saber por qual razão o mesmo está atrasado, quais os motivos que impediram as assinaturas necessárias, entre outros. Além disso, desafios comuns na área de engenharia, como o risco de usar o documento inválido para consulta de informações sobre o andamento do projeto; ou não ter garantia de rastreabilidade quanto aos responsáveis pelos processos; podem tornar a obra onerosa, não somente pelo tempo gasto desnecessariamente, mas também pelos recursos que poderiam ter sido economizados se o cenário fosse mais fluido e seguro. É aí que entra o Greendocs – uma plataforma EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Sistema EDMS amigável para gerenciar documentos da engenharia Vamos imaginar uma cena comum na rotina de alguns grandes projetos de engenharia que é, por exemplo, a necessidade de mais de mil usuários conectados em uma só plataforma, todos com acesso aos documentos técnicos e seus templates. Sem um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação possam desenvolver suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada, a governança da informação acaba em risco. Isso porque quando falamos em projetos de engenharia, estamos nos referindo a diversos processos pelos quais as obras passam, desde o planejamento, passando por todas as etapas de execução até a entrega. É fundamental ter uma metodologia eficiente para gerir tudo isso. Como o Greendocs faz a diferença no controle de fluxo dos documentos de engenharia? No meio desses processos todos, quando um gestor recebe o documento do fornecedor e discorda de algo, por exemplo, o provisor adiciona nova revisão, configura notificações de prazos, e esse processo se dá até o mesmo ser aprovado. Se não houvesse o controle de fluxo das revisões promovido pelo Greendocs, haveria grande possibilidade de erros durante este ciclo. Ainda sobre os grandes desafios enfrentados nos projetos de engenharia, a dificuldade em encontrar documentos importantes e urgentes não apenas atrasa a obra, mas atrapalha a fluidez necessária para uma execução eficiente. Com o Greendocs EDMS, os laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos são localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. Integração de ambientes com apenas um login No âmbito da engenharia, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, apoia a auditabilidade, a assertividade e a agilidade nos documentos em projetos. Diante disso, a possibilidade de acessar variados ambientes com apenas um login – um facilitador da plataforma Greendocs, o imenso volume documental é estruturado através da gestão automatizada de excelência, facilitando o fluxo de documentos internos, os trâmites com fornecedores e contratos, além de agilizar os módulos de auditoria e formatação das entregas. Ademais, o Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação. Com busca inteligente para documentos técnicos, workflow de colaboração para EDMS, visualização CAD no sistema de engenharia, possibilidade de comentários eletrônicos na plataforma e total rastreabilidade da informação. Quer saber mais como a sua empresa pode aumentar a confiabilidade e a rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

ECM/GED | Documentos, Greendocs, Todos

Estabilidade de excelência para o cliente Greendocs

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Garantir a continuidade de negócios é um dos principais pilares de sustentação das empresas, visto que a queda em um servidor pode significar uma parada nos negócios, acarretando atrasos, inatividade, perda de produtividade e, claro, prejuízo. Neste cenário, decidir por uma solução que possua servidores com maior segurança e estabilidade é imprescindível. O Greendocs é a melhor escolha para gerenciar documentos e processos em organizações de todos os setores. Isso porque além de ser uma plataforma GED/ECM + BPMS e ser totalmente configurável conforme o modelo de negócio de cada cliente, seus parceiros são os melhores servidores do mercado: Amazon e Microsoft. Garantia de escalabilidade e respaldo global Se garantir a escalabilidade é fundamental para impulsionar o negócio, a melhor forma de fazer isso é buscando uma estrutura de cloud computing que, além de ser robusta, tem o respaldo de grandes nomes como Microsoft Azure e Amazon AWS. O que isso quer dizer? Que para o Greendocs sair do ar é necessário um problema nesses servidores. Ou seja, o risco de parada nos negócios é quase nulo. Menos paradas, menos custos Isso também se traduz em redução de custos, afinal, o prejuízo de qualquer interrupção nos serviços é incalculável. Uma ferramenta focada na continuidade e escalabilidade permite que as empresas tenham melhores resultados, gastando menos. E, em se tratando de cortar custos, nada mais econômico do que não precisar parar tudo porque o servidor não é tão robusto como deveria. Mais infraestrutura de armazenamento com o Greendocs Em comparativo com outras opções do mercado, o Greendocs tem maior infraestrutura de armazenamento de sistemas, além de dados sempre livres do perigo de quedas e interrupções, permitindo que as corporações façam a gestão dos seus documentos e processos da informação de forma contínua e escalável – duas condições essenciais para se manter competitivo. A A1 Engenharia é um exemplo de como fazer o gerenciamento da documentação e fluxos de trabalho com eficiência. Saiba mais sobre a relação desta companhia paranaense com a W3K Tecnologia no blog.

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