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O Brasil tem cerca de 302 universidades públicas, quase 3 mil instituições privadas de ensino superior e mais de 178 mil escolas de educação básica. Já pensou no desafio que é gerir todos os documentos e históricos de alunos? Se contando os estudantes antigos já parece muita coisa, agora imagine a quantidade de dados armazenados em 40, 50 ou 80 anos de acervo acadêmico. Por que é tão importante olhar para isso? Por diversos motivos, entre eles porque o Ministério da Educação (MEC) publicou, no dia 18 de maio de 2022, uma nova portaria que dispõe sobre a obrigatoriedade da geração de documentos acadêmicos sem suporte físico e a conversão do acervo acadêmico das Instituições do Ensino Superior (IES) para o meio digital, ou seja, a Portaria Nº 360 do MEC. Na prática, essa Portaria traz a obrigatoriedade de que a geração de documentos acadêmicos não tenha mais suporte físico e regula a conversão de documentos acadêmicos físicos para o meio virtual, para que todo o acervo seja, agora, digital. Este artigo vai explicar como a tecnologia pode ajudar nesse processo e de que forma a gestão dessas informações faz diferença na organização dos dados. Por que digitalizar os documentos? Algumas razões fazem com que a digitalização das informações sobre estudantes e professores seja o melhor caminho. Entre elas está a localização dos documentos no acervo e a garantia de mais agilidade ao dia a dia dos funcionários das instituições. Além disso, esse processo elimina o uso do papel e protege o meio ambiente, reduzindo também os custos das instituições. Sem contar na segurança acrescida tanto para a conservação dos documentos quanto para a proteção em relação aos dados dos alunos. Como a tecnologia se tornou protagonista na gestão dos documentos? Essa imensa quantidade de documentos gerados no passado, no presente e os que ainda serão armazenados precisam de uma gestão eficiente para manter a informação acadêmica permanentemente organizada e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta. Porém, não basta a digitalização, é preciso uma solução completa para garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais. É aí que a tecnologia entra na história como protagonista. A transformação digital é uma necessidade não apenas para a preservação dos dados, mas também para adequação à lei, visto que a Portaria traz suas especificações para as instituições públicas ou privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino (IES). A solução completa da W3K contempla: digitalização, archiving, guarda física e uma plataforma online GED/ECM e BPMs configurada de acordo com o modelo de gestão. Cada escola ou universidade tem processos únicos e a adaptação a essas realidades se torna essencial.  Gestão eficiente do acervo acadêmico com a Solução Completa W3K Documentos físicos e nato-digitais são controlados pelo sistema especializado da W3K em gerenciamento de documentos eletrônicos, que possibilita gerenciar a base de dados de forma adequada para a preservação do acervo acadêmico digital. Com a solução é possível controlar o acesso restrito aos dados, a temporalidade da informação, gerenciar manutenção ou pendências, catalogação das caixas, rastreabilidade do tratamento individualizado, entre outros benefícios. Mas não é só isso, com essa tecnologia também se evita negligências e utilizações fraudulentas no acervo acadêmico.  Greendocs: encontrando o documento do aluno com agilidade e segurança A plataforma Greendocs GED/ECM e BPMs permite que a secretaria, os reitores e demais usuários autorizados, encontrem o documento correto no momento certo, com total rastreabilidade e segurança. Isso sem falar na possibilidade de replicar e automatizar processos, muitos já utilizados pela instituições, o que provê não apenas mais agilidade, mas fluidez e transparência na rotina desses ambientes. Palavra-chave: governança da informação Os recursos proporcionados pelo Greendocs impedem a perda da governança da informação de alunos, professores, funcionários e parceiros, além de evitar as respostas lentas, os processos não escaláveis e, claro, a falta de respaldo legal. A W3K oferece um eficiente processo de digitalização de arquivos, otimizando o legado da instituição.  Da mesma forma que o archiving contribui para a gestão de armazenamento e destruição segura de documentos administrativos das escolas. Tudo isso torna os processos mais seguros e adequados ao que pede a legislação Quer saber como a W3K pode ajudar a sua escola ou universidade a gerenciar, digitalizar e arquivar documentos? Fale com um de nossos especialistas e dê mais um passo rumo à transformação digital da sua instituição.

A gestão de documentos nada mais é do que um conjunto de processos com armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da organização. Essencial para garantir maior produtividade e praticidade no dia a dia. Sabendo da importância de gerenciar com eficácia seus documentos, as empresas têm cada vez mais investido em parceiros tecnológicos que facilitem esse processo. Mas, quais são os reais benefícios da gestão documental e por onde começar? Desordem e esgotamento do espaço físico Por onde começar é uma pergunta recorrente no setor empresarial, especialmente para empresas que ainda estão buscando formas de se tornarem mais competitivas.  Isso porque os gargalos de não gerenciar esses documentos é prejudicial para a saúde da organização, especialmente pelo esgotamento do espaço físico, o que causa uma guarda desordenada dos novos documentos, onde houver lugar.  A recuperação das informações fica comprometida, a circulação, manutenção e limpeza do local ficam dificultadas e o acervo documental se torna um ambiente insalubre e propenso a acidentes ambientais, tais como incêndios e comprometimentos de estruturas prediais. Por onde começar a gestão documental? O recomendado é começar a gestão documental de onde a empresa está. A partir disso, será preciso mapear o acervo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da organização, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários.  É fundamental, primeiro, entender o que não fazer. Por exemplo, evitar uma força tarefa com equipe interna para atacar e resolver o problema, pois a empresa vai precisar de uma consultoria especializada para realizar todas etapas da implementação, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias nos processos e novas tecnologias. A busca por prestadores de serviços desqualificados também é algo que deve ser evitado, bem como a falta de definição de escopo e dimensionamento do acervo passivo e, claro, a criação de regras muito detalhadas e solicitações excessivas e sem prioridades para organização e cadastro deste acervo. Inicie pelo mapeamento, sempre! O mapeamento do acervo, que não se restringe à tabela de temporalidade documental, vai ser sempre o início de uma gestão eficiente. Estamos falando de um mapa documental mais amplo, que lista todos os itens documentais da empresa, sempre relacionando-os às suas características. Que características seriam essas? Uso, classificação, forma de apresentação, suporte, origem, ciclo de vida, objetivos, classificação de acesso, dentre outros dados.  Depois, o próximo passo é classificar o teor das informações. As terminologias de classificação variam de empresa para empresa, mas, em suma, traduzem as mesmas necessidades de facilitar ou dificultar o acesso. Pública, sigilosa corporativa é uma boa classificação para começar. Benefícios da gestão documental O Greendocs, solução da W3K para gerir documentos, ajuda as empresas a reduzir, em média, 70% o tempo na busca por informação, que é um dos principais fatores de perda ou ganho de produtividade nas organizações. A plataforma também possibilita a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote, melhorando as rotinas de trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental. Rastreabilidade da informação é outro ganho: assim, se alguma ação for realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), a empresa saberá quem fez tal ação, e quando. Isso auxilia muito na gestão de eventuais conflitos contratuais, onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes. Por que escolher a W3K para prover a gestão documental da sua empresa? É fundamental saber que sem estudo e planejamento adequados, os valores investidos nos projetos de gestão documental podem não levar aos resultados pretendidos, o que frustra tanto equipes de trabalho quanto direção da empresa.  A vantagem da consultoria da W3K, por exemplo, é o olhar externo, com uso de know how, técnicas e metodologias testadas e aprovadas em outras empresas. O investimento feito em uma consultoria prévia pode significar, além de maior probabilidade de sucesso nos projetos de gestão documental, economia na contratação dos serviços. Se você ainda tem dúvidas sobre qual parceiro tecnológico escolher nesse processo, contate um de nossos especialistas e conheça as nossas soluções.

Hoje, 15 de setembro, comemora-se o Dia do Cliente – uma data para fortalecer esse laço de confiança e eficiência entre empresa e consumidor. Para a W3K, que possui entre seus pilares o de prover a melhor experiência aos seus parceiros desde 2011, é também o momento de reiterar a essência dessa relação transformadora. Transformação digital como ferramenta de crescimento Não há dúvidas de que novas tecnologias surgiram para potencializar as empresas, mas deixaram muitas organizações para trás. Negócios obsoletos acabam não resistindo aos novos tempos. A W3K possui como o alvo justamente esse processo: fortalecer a jornada da transformação digital nas organizações, permitindo que se tornem, claro, mais modernas, mas, principalmente, mais produtivas e tecnológicas. Tecnologia como combustível aos clientes Até porque a tecnologia tem esse papel: digitalizar o que pode ser digitalizado, provendo mais tempo para o que realmente importa: o core business das companhias. Dessa forma, gestores podem olhar para a estratégia do negócio, equipes otimizam processos e, consequentemente, gastos são eliminados em troca de mais agilidade, qualidade e competitividade. Assim, impulsionar a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios são três pilares fundamentais que a W3k construiu com seus clientes. Estrutura de excelência e uma solução completa Para que essa estrutura de excelência seja alcançada, uma solução completa, que gerencia documentos e processos, além de digitalizar, arquivar e guardar os mesmos, é fundamental. Ao desenvolver uma solução, é importante focar em resolver os desafios do espaço físico, da falta de controle de acesso às informações, da dificuldade em gerenciar a documentação de forma sistemática, da rastreabilidade da caixa ou do tratamento individualizado de cada item. A boa notícia é que a tecnologia também veio justamente para otimizar processos e resolver esses problemas. A solução completa da W3K: Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é especialista na transformação destes desafios em soluções. Excelência na gestão de documentos Perda de dados em caso de desastre, excesso de gastos, falhas de comunicação e decisões ruins ou erradas são algumas das consequências para as empresas que não investem no gerenciamento de documentos. É por isso que a W3K se preocupa tanto em proporcionar o melhor gerenciador de documentos e processos. Isso porque, em termos práticos, essa gestão documental garante a rastreabilidade dos dados, a otimização dos fluxos de trabalho e ainda a eficiente distribuição dos documentos. Mais competitividade aos clientes Para uma organização, independente do seu porte ou segmento, desonerar o tempo gasto em atividades que demandam acesso à documentação é, além de um diferencial competitivo, uma garantia de competitividade em meio a mercados tão competitivos. Afinal, otimizar o tempo e diminuir gastos são estratégias essenciais nos dias de hoje. Isso inclui também garantir a preservação do meio ambiente, evitando o uso de papéis e arquivos físicos. Cliente no centro do universo Além disso, com a ferramenta da W3K, o cliente replica e automatiza seus processos, para mais agilidade, fluidez e transparência. Com o cliente no centro do universo da W3K, os parceiros têm acesso à busca inteligente, ou seja, à possibilidade de encontrar rapidamente a revisão vigente do documento; à dashboards e relatórios que permitem a visualização de todas as etapas do processo e, claro, à segurança da informação no gerenciamento desses dados. Provendo as melhores aplicações aos clientes A W3K ainda oferece as aplicações mais eficientes para seus clientes, desde a gestão da mudança, da qualidade, de portfólios e contratos, passando pelo Data Room, Databook Eletrônico, Diário de Obra até a assinatura digital. Mas não para por aí, a valorização de seus parceiros inclui também o cuidado com a documentação na digitalização do legado de cada organização, sob demanda, local ou remoto, adequando-se às mais variadas realidades e com ótimo custo benefício. Missão dada é missão cumprida A data de hoje é essencial para reforçar o compromisso com a excelência, embora todos os dias sejam dias para reverenciar a importância e o protagonismo do cliente no DNA da W3K. Pensando nisso, vale ressaltar que um dos recursos que a W3K provê é o professional services, que fornece apoio às empresas através de uma equipe realmente qualificada para orientar na implementação e suporte não apenas do seu software, mas também em outros processos de seus clientes. É por isso que a W3K conquista a confiança de seus parceiros, afinal, verdadeiramente entrega soluções adaptadas ao modelo de negócio de cada cliente. A sua expertise é atender com excelência a todos os usuários, pois acredita, sinceramente, que um grande diferencial competitivo são as pessoas que formam seus times – comprometidos com a mesma dedicação aos votos de confiança que recebem. Conheça mais sobre a W3K no site https://www.w3k.com.br