Entenda como o KeyDrive pode ser aliado de sua empresa contra ataques hacker

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Os ataques hacker estão se tornando cada vez mais frequentes. Para termos uma ideia desse cenário, o crescimento foi de 70% nos últimos nove meses em comparação com o mesmo período em 2022. Por isso, manter registros de clientes, projetos e outros dados confidenciais longe dos cibercriminosos têm sido a maior preocupação dos gestores de TI em todo o mundo. E é nesse ponto que o KeyDrive,da W3K, pode contribuir para a segurança dos dados de sua empresa.

Sobre os ataques hacker, dados do MIT indicam que o número de ocorrências de vazamentos de dados está em seu maior número na história. Quando ocorre um ciberataque, um vasto volume de dados precisa ser protegido contra acessos não autorizados, o que pode incluir lançamentos contábeis, informações pessoais de funcionários, projetos sigilosos e até segredos comerciais – registros fundamentais para a tomada de decisão estratégica. No caso do ataque hacker mais recente, registrado na semana passada, 1,5 bilhão de novas senhas foram vazadas. 

Para especialistas em cibersegurança, a preocupação é que os dados expostos possam servir de munição para novos ciberataques. Isso porque se este vazamento for combinado a outros ataques a banco de dados contendo endereços de e-mail e outras credenciais, distribuídos recentemente em fóruns de hackers e marketplaces, pode levar a uma onda massiva de vazamento de dados, fraudes financeiras e roubos de identidade.

E como o KeyDrive pode auxiliar sua empresa a evitar esses ataques?

Além de criptografia na transmissão de informações, o KeyDrive possui ainda uma camada de criptografia no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados e a segurança do cliente. E é justamente essa segurança que o KeyDrive proporciona aos seus usuários. A plataforma é Security Feed – importante mecanismo para garantir a segurança cibernética, pois fornece um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados. 

Além disso, a ferramenta permite aos usuários compartilhar arquivos de maneira ágil e segura, através da geração de um link exclusivo. Com este link apenas usuários autorizados podem acessar, controlar, visualizar e interagir com os documentos, garantindo segurança, rastreabilidade e eficiência no compartilhamento. 

Outro aspecto relevante relacionado à segurança oferecida pelo KeyDrive é realizar o login através da autenticação de dois fatores por meio de um aplicativo para celular. Esse método exige que os usuários, além de fornecerem suas credenciais habituais, façam a autenticação por meio de um código temporário gerado pelo app. Esse processo de segurança auxilia na proteção de dados sensíveis, impedindo acessos não autorizados. 

Também como reforço contra violação e vazamento de informações, a plataforma ainda oferece uma marca d’água na visualização do documento. Esse dispositivo cobre áreas críticas do documento, dificultando a remoção ou adulteração por pessoas não autorizadas. E então: quer garantir maior segurança e rapidez aos processos de sua empresa? Conheça aqui outros cases de empresas que já utilizam o KeyDrive em suas rotinas administrativas. 

Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Soluções da W3K contribuem para reduzir Assimetria da Informação

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Um dos aspectos que pode impactar de maneira negativa a decisão gerencial em uma empresa se refere à Assimetria da Informação. Esse desequilíbrio entre as informações disponíveis em uma determinada organização, acaba gerando transtornos e até mesmo prejuízos financeiros. E é justamente com foco na resolução desse desequilíbrio que as soluções de governança da informação da W3K atuam. 

Apesar do conceito ser relativamente novo, ele é caracterizado pela discrepância dos dados coletados entre as partes envolvidas, quando se trata do acesso e compreensão das informações relevantes. Nesse contexto, algumas partes podem ter mais conhecimento, detalhes ou compreensão das informações do que outras, levando a desequilíbrios, falta de transparência e até mesmo a decisões gerenciais equivocadas. 

Nesse aspecto as soluções da W3K contribuem para mitigar esses riscos. Isso porque a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login torna todo o processo mais rápido e funcional para o time, o que pode significar a melhoria da performance, e evitar eventuais perdas de dados. Nossos softwares permitem que todos os envolvidos naquele determinado processo tenham acesso aos mesmos dados, de maneira segura e funcional.

E como pode ocorrer a Assimetria da Informação?

Evitar a assimetria da informação envolve garantir que todas as partes interessadas tenham acesso às informações relevantes, promovendo a transparência, o compartilhamento claro de informações e a comunicação eficaz. Esses aspectos são essenciais para a tomada de decisão gerencial baseadas em dados, e estão ligados diretamente à governança da informação. 

A falta desse alinhamento correto pode gerar diversos problemas, incluindo o acesso privilegiado de algumas partes da organização a informações sensíveis ou estratégicas que não são compartilhadas amplamente com os demais setores. Além disso, essa assimetria impede a divulgação correta das informações, e a compreensão clara dos objetivos daquela organização. 

Outro aspecto causado por esse desequilíbrio se refere à falta de uma comunicação uniforme e linear. Isso porque quando não há padrões claros de comunicação e documentação, diferentes partes podem interpretar informações de maneiras distintas, levando a uma assimetria de compreensão.

Soluções escaláveis e alinhadas às boas práticas de ESG

As soluções da W3K levam, de forma escalável, a governança da informação para o ambiente corporativo. Nossos softwares fazem parte da rotina de centenas de empresas, quanto no exterior, contribuindo para a melhoria contínua de fluxos e processos – para conhecer cases de organizações que já aderiram às nossas soluções clique aqui. 

Além de garantir maior segurança, controle e rastreabilidade aos processos organizacionais, as ferramentas da W3K contribuem para a sustentabilidade ambiental, e estão alinhadas às boas práticas do ESG –  Environmental, Social and Governance. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente. 

Conheça um pouco mais sobre as nossas soluções  baseadas em governança de dados clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Saiba como o 5S Digital pode contribuir para a Governança da Informação

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Por Antonio Haack, Gerente de Desenvolvimento de Negócios da W3K

Como Gerente de Desenvolvimento de Negócios da W3K, tenho observado de perto a evolução das metodologias de gestão e suas adaptações à era digital.  O tradicional método 5S é sinônimo de produtividade e excelência operacional para as empresas. Amplamente difundido no ambiente organizacional desde os anos 1990, com a transformação digital, o conceito precisou ser adaptado à nova realidade, assumindo também um papel importante no ambiente virtual. Surge assim o 5s Digital, prática que contribui para a Governança da Informação. 

Aqui na W3K este tema da Governança da Informação é muito importante. Nossas soluções estão alinhadas às boas práticas de gestão organizacional. Garantimos a qualidade e a eficiência operacional para nossos clientes, desenvolvendo soluções adequadas às suas necessidades. Hoje queremos falar de uma delas em especial, a plataforma KeyDrive. Como especialista no assunto posso afirmar que há uma relação entre o software e a metodologia 5s. Já te explico e você perceberá que ambos estão fortemente ligados.

Quando falamos no método 5s em sua essência, seus pilares são: Utilização, Organização, Limpeza, Bem-estar e Autodisciplina. Essas etapas são as mesmas no ambiente digital, por exemplo: a Utilização diz respeito à separação do que é ou não necessário para sua atividade. No 5s digital isso envolve a eliminação de arquivos e dados desnecessários, o que pode ser feito de maneira rápida e intuitiva utilizando o KeyDrive. Seu controle de temporalidade e de duplicidade facilita o fluxo de trabalho, organizando os arquivos de maneira eficiente.

Já no que se refere à Ordenação, sua principal função é organizar o conteúdo restante, facilitando seu acesso e uso, o que pode ser executado de maneira eficiente pelo KeyDrive. O software permite a criação de uma estrutura lógica simples de pastas e subpastas, para padronização da informação. A Limpeza é outro ponto em que o KeyDrive desempenha um papel importante no ambiente virtual. Nosso software faz a manutenção regular do sistema, removendo arquivos temporários ou desnecessários. 

Quando o assunto é Padronização, o KeyDrive também pode atuar, estabelecendo parâmetros para manter a organização. Isso envolve a criação de políticas para nomeação de arquivos e gestão de versões de documentos. Por sua vez, manter a Disciplina é garantir que os padrões estabelecidos sejam seguidos de maneira contínua, o que é possível através do permissionamento de acesso do software. 

E então, percebeu a conexão entre ambos? A Governança da Informação envolve a criação de políticas, processos e controles para a gestão dos dados dentro de uma organização. Nesse contexto, para aquelas empresas que buscam uma gestão alinhada às boas práticas de Governança, a adoção da metodologia 5S digital é fundamental para garantir os seguintes aspectos:

Organização de dados – o 5S digital promove a organização de arquivos e dados, enquanto a Governança estabelece métodos para a categorização, armazenamento e recuperação de informações.

Segurança da Informação – a prática de eliminar arquivos desnecessários, manter a ordem, e gerir permissões de acesso, contribui para o fluxo seguro de informações, reduzindo o risco de vazamento de dados sensíveis.

Eficiência operacional – ambos os conceitos visam a aumentar a eficiência operacional, por meio de boas práticas organizacionais e a utilização de metodologias e tecnologias adequadas.

Padronização e conformidade – a padronização da informação é uma forma de garantir conformidade com políticas internas e regulamentos externos – aspecto central da Governança da Informação.

Disciplina e sustentabilidade – a disciplina assegura que as práticas de Governança da informação sejam seguidas de maneira sólida e adequada.

Chegou a hora de aumentar sua produtividade com o KeyDrive

Como vimos acima, o KeyDrive é uma plataforma completa para garantir o alinhamento correto às boas práticas de Governança da Informação. Ele possui uma interface simples, recursos avançados de segurança e estrutura leve. Seus recursos tecnológicos têm foco total na segurança da informação (Security Feed), fornecendo um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados. 

Conheça mais sobre a plataforma KeyDrive e entenda como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos podem aumentar a produtividade de seu time. Clique aqui e receba um atendimento personalizado do nosso time. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

W3K está presente nas principais empresas de celulose do País

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Um dos setores da economia brasileira que mais tem registrado crescimento nos últimos anos é o da celulose. Devido ao seu bom desempenho em 2022, o País assumiu a liderança global do setor, ocupando a posição de maior produtor e exportador de celulose. Um segmento tão relevante para a economia brasileira necessita de soluções inovadoras para a sua gestão de processos – e é nesse ponto que a W3K tem desempenhado um papel fundamental. 

Falando em números, dados apresentados ao Ministério da Agricultura em março pela Câmara Setorial de Florestas Plantadas, indicam que apenas em 2023, a cadeia produtiva brasileira exportou 18 milhões de toneladas. Na condição de produtor, o País ocupa a segunda posição, atrás apenas dos Estados Unidos. 

E as projeções de crescimento para os próximos anos seguem altas, podendo chegar a um aumento de 25%. Para especialistas do setor, a implementação de novas tecnologias no segmento de celulose têm contribuído para esse cenário de crescimento, que deve somar investimentos na faixa de R$ 61,9 bilhões até 2028. Neste contexto, cabe salientar que as empresas responsáveis por 99% desses aportes financeiros em melhorias para o setor, são nossos clientes.

W3K contribui para transformação digital do setor

Nossas soluções contribuem para a transformação digital desse segmento que necessita de soluções ágeis e dinâmicas para lidar com os desafios da cadeia produtiva. Estamos presentes nas principais empresas brasileiras do segmento de papel e celulose, que juntas representam 45% da receita anual de R$ 250 bilhões do setor. 

Atuamos no gerenciamento de portfólio de projetos de engenharia em todas as fases do ciclo de vida de ativos industriais, contribuindo para aumentar a produtividade, a segurança e a confiabilidade dessas organizações. Neste contexto podemos citar a Asset Life Cycle Management (ALM), da W3K. A solução tem como objetivo impulsionar a eficiência e o desempenho da cadeia de produção e operação de ativos industriais para a indústria de base.

Atualmente muitas empresas enfrentam problemas relacionados à gestão de documentos e processos. Fatores como baixa automação de rotinas corporativas e dados não estruturados estão entre os principais motivadores. O conjunto de recursos e serviços da ALM proporciona mais produtividade e confiabilidade em todas as fases do ciclo de vida dos ativos, garantindo maior eficiência e redução de erros. 

Isso porque o mesmo software é utilizado em todas as fases do projeto, do estudo à operação, o que permite ainda a padronização de documentos e processos, e a geração de dados de controle. Estas informações podem ser utilizadas tanto para a tomada de decisão, quanto para garantir assertividade de prazos, garantir orçamento, assegurar conformidade com normas, propiciar boa comunicação em projetos, evidenciar responsabilidades em pleitos, prover transparência e garantir compliance.

Soluções escaláveis para acelerar a transformação digital das empresas

As soluções da W3K levam, de forma escalável, a governança da informação para o ambiente corporativo e industrial. Nossos softwares fazem parte da rotina de centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, contribuindo para a melhoria contínua de fluxos e processos – para conhecer cases de organizações que já aderiram às nossas soluções, incluindo empresas de celulose e papel, clique aqui.

Além de garantir maior segurança, controle e rastreabilidade aos processos organizacionais, as ferramentas da W3K contribuem para a sustentabilidade ambiental, e estão alinhadas às boas práticas do ESG – Environmental, Social and Governance. No caso da Governança, por exemplo, nossas soluções contribuem para reduzir problemas como a Assimetria da Informação – situação caracterizada pela discrepância dos dados coletados entre as partes envolvidas, e pode significar perdas financeiras.Conheça um pouco mais sobre as nossas soluções baseadas em governança de dados clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Conheça o novo site da W3K Tecnologia: uma abordagem de negócio para elevar a gestão da sua empresa

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Ficamos muito felizes em apresentar-lhe nosso novo site institucional. A página tem como objetivo garantir a melhor experiência para usuários e clientes da W3K, a partir de um ambiente mais funcional e intuitivo. Com um layout inovador e uma visão renovada, oferecemos um pacote de soluções completas para impulsionar o sucesso de sua empresa.

Atualizamos a forma de apresentar nossos produtos e aplicações, destacando três soluções completas de negócios para governança da informação, gestão escalável e transformação digital. Nesse contexto, apresentamos o chamado Framework W3K – um conjunto estruturado e organizado de diretrizes, processos e ferramentas que servem como base para o design, implementação e entrega de nossas soluções. Nosso Framework ajuda as organizações a otimizar processos, automatizar fluxos de trabalho, simplificar a gestão de documentos e garantir o acesso seguro a informações críticas – conheça abaixo um pouco mais sobre o nosso Framework para a transformação digital.

Soluções completas para alcançar o sucesso na gestão

Na W3K Tecnologia ajudamos as organizações a otimizar processos e automatizar fluxos de trabalho através do nosso método de transformação digital, o Framework W3K. Esse conjunto de estratégias é utilizado para tratar desafios de processos de gestão das empresas, atuando sobre rotinas de negócio e governança para alcançar uma maior fluidez e controle em ambientes complexos de informação. 

Muitos problemas de gestão de processos estão relacionados a dados não estruturados e baixa automação. E é justamente com foco em resolver estas lacunas, as quais dificultam o monitoramento e sustentação da performance do processo de negócio, colocando em risco a proteção de dados. Esses gaps dificultam o alcance do sucesso na gestão, e por isso exigem uma solução adaptável e eficiente.

Conheça aqui nossas soluções

Asset Lifecycle Management (ALM): Impulsionamos a eficiência e o desempenho do ciclo de produção e operação de ativos industriais para a indústria de base.

Business Apps: Fornecemos soluções personalizadas aos desafios do seu negócio para automatizar, gerenciar e digitalizar documentos e processos de forma ágil e eficiente.

ECM / Archiving: Oferecemos a criação de uma linha de digitalização para seu negócio, unindo o físico ao digital.

Nosso compromisso é com a excelência!

Estamos dedicados a fornecer soluções que não apenas atendam demandas corporativas, mas superem as expectativas de nossos clientes. Explore o novo site e descubra como nós podemos transformar seus desafios em oportunidades, otimizar processos, automatizar fluxos de trabalho, simplificar a gestão de documentos e garantir o acesso seguro a informações críticas. Por isso, convidamos você a explorar essas novas funcionalidades e descobrir como nosso método de gestão pode agregar valor aos desafios da sua empresa. Junte-se a nós nesta jornada de transformação digital. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

W3K desenvolve tecnologia de ponta para acelerar a inovação nas empresas

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A inovação constante faz parte da rotina da W3K. Isso porque nossas ferramentas de gestão têm como objetivo fomentar a transformação digital nas empresas, garantindo rapidez, rastreabilidade e transparência aos processos organizacionais. Estamos sempre buscando qualificação, como forma de entregar para nossos clientes soluções focadas na alta performance. Nesse contexto, estamos inseridos no programa de capacitação em gestão da inovação, fomento e inovação aberta, oferecido por meio da parceria entre Associação Nacional de Pesquisa e Desenvolvimento das Empresas Inovadoras (ANPEI) e Tecnosinos.

O CEO da W3K, Daniel Klafke, destacou a importância da inovação para a empresa e o desenvolvimento de soluções para automatizar, digitalizar e tornar escaláveis os processos de gestão organizacionais. Observou que para desenvolvimento do produto final para o cliente, a W3K utiliza sua própria tecnologia embarcada, demonstrando o quanto a inovação está presente no DNA da organização. “A inovação constante e sistemática não é apenas um diferencial para o nosso cliente, mas também uma responsabilidade que temos na W3K. Buscamos a melhoria contínua para entregar soluções necessárias para alavancar a transformação digital nas organizações”, pontuou Daniel Klafke.

Com relação aos cursos do programa ANPEI/Tecnosinos, em específico, o líder Low Code da W3K, Artur Wallendorff, comentou que eles estão sendo muito importantes para qualificar os profissionais da empresa. “A necessidade de inovar é constante e isso vai além de adquirir novas tecnologias apenas. Estamos aprendendo nestas capacitações a importância da ideação para a resolução de problemas, e como é importante investirmos em conhecimento para garantir o crescimento sustentável e estarmos preparados para enfrentar os novos desafios do mercado”, observou Wallendorff. 

Já para o CTO da W3K Tecnologia, Igor Klafke, por serem bastante dinâmicos, esses treinamentos permitem uma maior interação e troca de experiências. “Tivemos a oportunidade de conhecer pessoas de várias empresas, e refletir sobre a importância de buscarmos a inovação em nossa prática na W3K. Precisamos pensar sempre no que estamos fazendo para sermos inovadores em nossa empresa”, enfatizou o CTO.

Simplificar processos e otimizar resultados

Fundada em 2011, a W3K surgiu com o objetivo de utilizar a tecnologia para automatizar fluxos e processos de trabalho, simplificando a gestão de documentos e garantindo o acesso seguro a informações críticas. Com o passar dos anos a W3K conquistou seu espaço no mercado corporativo, e hoje nossas soluções estão presentes em centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior.

Nossas soluções oferecem flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas de gestão de cada organização ou área de negócio, permitindo a personalização de soluções alinhadas aos processos. Estamos inseridos em segmentos importantes da economia, como é o caso da celulose. Falando desse setor, em específico, estamos presentes nas principais empresas brasileiras de papel e celulose, que juntas representam 45% da receita anual de R$ 250 bilhões do segmento. 

Para conhecer mais sobre nossa atuação nesse importante mercado, acesse o conteúdo em nosso blog. Quer ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados? Siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Solução Completa para proteger Dados do RH(LGPD) + Digitalização + Archiving + Guarda

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O Greendocs GED/ECM e BPMs é uma plataforma robusta, configurável conforme o modelo de negócio de cada empresa, onde os processos já utilizados pelas equipes são automatizados, garantindo que se encontre o documento correto no momento certo.

Além de trazer agilidade na busca por arquivos, a automatização dos processos também traz outros ganhos. Um bom exemplo é a segurança e a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que, em departamentos como o RH, ocorre o tratamento de dados dos funcionários. A privacidade é imprescindível e utilizando tecnologias para o controle de acesso, a confidencialidade e o não repúdio, podemos garantir uma guarda segura.

Então, se você procura melhorar a confiabilidade das informações de RH, a resposta está na solução completa W3K: Digitalização + Archiving + Guarda + Greendocs ECM/GED e BPMS.

LGPD e RH: integração de processos e adequação à lei

Desde o recrutamento até o desligamento de um colaborador, a tratativa de dados do RH deve estar em conformidade com a LGPD. Por isso, digitalizar processos e automatizá-los é extremamente importante.

Ao contratar a solução completa da W3K, a empresa conta com mais segurança e rastreabilidade na gestão do acesso aos documentos de RH que possuem dados pessoais e sensíveis.

Benefícios da solução completa W3K para o RH

Contar com um parceiro como a W3K é certeza de muitos benefícios, mas focamos em 4 deles, que consideramos essenciais para o setor de RH realizar a gestão escalável dos processos que envolvem dados dos colaboradores.

1. Digitalização de documentos

Independentemente do segmento de atuação, uma organização deve ter cautela ao administrar documentos. Isso porque a perda de informações pode prejudicar a produtividade e acarretar em multas de até R$ 50 milhões por desrespeitar a LGPD.

Diante desse cenário, a digitalização de documentos é uma prática que promove a localização rápida do endereço da informação e o acesso limitado e rastreável aos dados.

Isso possibilita a adoção de mecanismos de segurança avançados para evitar roubos e vazamentos. Da mesma forma, a digitalização permite uma gestão paperless e mais controle sobre os documentos que precisam ser armazenados.

2. Archiving para controle seguro

Segundo a última edição do Varonis Risk Report, 64% das empresas não sabem onde seu conteúdo está localizado, menos ainda quem pode acessá-lo. A LGPD tem regras claras sobre a retenção dos dados, onde as empresas só podem manter informações enquanto forem necessárias.

Após o prazo determinado pela tabela temporalidade, elas devem ser eliminadas de forma permanente. O grande desafio está em localizar esses dados. Com uma catalogação eficiente, o legado de documentos está seguro e a rastreabilidade e a auditabilidade garantidas.

Esse processo integrado não apenas avalia o cenário, como identifica quais documentos devem permanecer arquivados e quais podem ser seguramente destruídos. Com estes digitalizados e corretamente arquivados, as mudanças exigidas pelas alterações na lei ficam muito mais ágeis.

3. Guarda segura de documentos com dados pessoais e sensíveis

Considerado essencial na rotina das empresas, a guarda de documentos é um recurso da nossa solução completa. Na prática, ao tombar o acervo documental do setor de RH, ocorre a retirada do acervo de dentro do departamento para armazenagem segura em local especializado.

Com a custódia especializada é feito o serviço de arquivamento das caixas em estantes apropriadas para guarda documental. Totalmente rastreável, aplicando ações de segurança, como controle de pragas e o programa de prevenção de incêndio.

Essa guarda é totalmente rastreável, respeitando as normas da LGPD, com auditoria de segurança regular e tudo o que for necessário para o armazenamento sem riscos para os documentos.

4. Greendocs: apoia a modelagem, virtualização e automatização dos processos

O Greendocs oferece benefícios fundamentais, como maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, segurança da informação e certificação digital.

Além disso, é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, bem como facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade.

Por que escolher a W3K?

A LGPD exige que todo documento que contenha dados pessoais respeite o seu ciclo de vida pré-definido pela legislação. Ou seja, a empresa deve processar, armazenar e após o término da sua finalidade, destruir ou armazenar esses arquivos.

A solução completa da W3K provê justamente essa gestão de documentos digitais e físicos, além de uma equipe especializada em apoiar a transformação digital dos seus processos.

Quer conhecer mais? Fale conosco.

Solução Completa para RH com Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda

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O uso da tecnologia provê mais organização e monitoramento das atividades realizadas pelo RH, bem como gera muito mais precisão nas atividades. Além disso, há um grande conjunto de vantagens, as quais facilitam o trabalho diário.

Aumentar a eficiência, reduzir o índice de perda dos prazos, proporcionar mais escalabilidade e segurança às tarefas são os principais benefícios da solução completa W3K: digitalização + archiving + guarda + plataforma ECM/GED e BPMs.

Com esta, as empresas automatizam os seus processos, otimizam o tempo e reduzem o espaço físico de armazenamento de documentos, garantindo, assim, a governança da informação e ganhos significativos de produtividade.

Digitalização do RH: gestão sem papel e rastreabilidade

O RH é um setor que armazena muitos documentos, por isso, o gerenciamento eficiente dentro do departamento facilita, por exemplo, o acesso seguro à informação que precisa ser encontrada com agilidade.

Na prática, ao necessitar consultar informações e documentos de um colaborador, para uma demanda de processo trabalhista ou validação de informações do departamento pessoal, o RH consegue localizar essa informação de forma simples e rápida, afinal, os arquivos digitalizados são disponibilizados em um ambiente web.

Mas essa é apenas uma das vantagens. A digitalização de documentos provê mais agilidade nas atividades, aumentando a produtividade e ajudando a diminuir espaços físicos, reduzir riscos e aumentar o controle dos dados, pois permite rastrear acessos aos dados com confiabilidade.

A W3K possui um eficiente processo de digitalização de arquivos. Na prática, digitalizamos o seu legado, novos documentos ou sob demanda, local ou remoto, adequando-se à sua realidade.

Archiving: arquitetura da informação e classificação de temporalidade

Rastreabilidade do acervo documental, taxonomia e previsibilidade de espaço físico disponível são alguns dos benefícios do archiving no setor de RH.

A W3K, apoia no desenvolvimento de uma arquitetura da informação, incluindo definição de plano de classificação de temporalidade, além do processo de triagem, digitalização e indexação.

Somando archiving + plataforma Greendocs você ganha mais eficiência em suas responsabilidades e na mitigação dos riscos sobre os processos de gerenciamento documental do RH, permitindo que o seu foco possa ser mais dedicado nas atividades fim de seu setor.

Da mesma forma, facilidades como o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), a indexação dos mesmos para pesquisa e guarda em warehouse regular também fazem parte dos recursos oferecidos nesta solução completa.

Custódia segura dos documentos de RH

Tratando dos dias que muitas vezes uma empresa leva para localizar um documento, não é exagero dizer que pode levar mais de 30 dias para localizar o documento ou até mesmo não localizá-lo.

Isso porque ter várias caixas com o mesmo critério faz com que as buscam sejam onerosas e lentas, além de não permitir o controle de documentos faltantes e haver o risco de pragas ou incêndio sobre um volume não rastreável de documentos.

Além de tornar o clima organizacional pesado, realocando profissionais estratégicos para encontrar essas informações, a guarda física e local torna mais onerosa a tarefa de buscar um papel perdido no meio de milhares. É inviável nos dias de hoje.

Com a contratação da guarda física externa, especializada em armazenamento confiável, promovida pela solução completa W3K, a informação se mantém preservada com segurança.

Ademais, com a custódia dos documentos em local adequado, a W3K provê controle do espaço físico, acessibilidade da informação, gerenciamento da documentação de forma sistemática, rastreabilidade, controle, gestão da caixa ou tratamento individualizado.

Como a W3K pode otimizar o RH da sua empresa?

Na teoria parece mais fácil entender todos os benefícios da solução Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda para gerir e otimizar processos de RH. Na prática, exemplos cotidianos podem mostrar essas vantagens.

  1. Quando o RH precisa fazer uma identificação individual de um colaborador, mas essa informação está em alguma das várias caixas de funcionários com a letra A, quantas horas a mais será preciso para encontrar esse dado? Com a digitalização e a busca sistemática na guarda desses documentos, o tempo otimizado é um processo natural e orgânico na empresa.
  2. O legado, ou seja, os documentos guardados recebem tratamento, organização e higienização. Isso é eficiente para aqueles dados que não podem ser descartados, levando em consideração a tabela de temporalidade. Auditar a manutenção destes documentos de forma manual é muito mais lento e oneroso para a organização. A tecnologia apoia no controle de manutenção.
  3. Além disso, quando a empresa contrata 100, 200, 500 colaboradores, pode otimizar os processos que envolvem desde os primeiros contatos, passando pela mensageria destinada a esses novos profissionais até a assinatura dos contratos. Tudo isso é feito na plataforma Greendocs, reduzindo o risco de perder os prazos.
  4. O processo de checklist de tarefas, que envolve o dossiê de colaboradores, prontuários, solicitações de férias, solicitação de documentos, onboarding, treinamentos, assinatura do cartão ponto, disponibilização de crachás e kit boas-vindas, também são tarefas que o sistema Greendocs otimiza.

Em resumo, a solução completa em gestão da informação da W3K atua desde a digitalização, passando pela guarda física até a disponibilização online de seus documentos digitais.

Quer mais informações sobre como a nossa solução completa pode otimizar os seus processos de RH? Fale com um de nossos especialistas.

Solução Completa GED/ECM + Digitalização + Archiving + Guarda

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Impulsionar a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios são três pilares fundamentais que construímos com os nossos clientes. Para que essa estrutura de excelência seja alcançada, uma solução completa, que gerencie documentos e processos, além de digitalizar, arquivar e guardar os mesmos, é fundamental.

Ao desenvolver uma solução, é importante focar em resolver os desafios do espaço físico, da falta de controle de acesso às informações, da dificuldade em gerenciar a documentação de forma sistemática, da rastreabilidade da caixa ou do tratamento individualizado de cada item.

A boa notícia é que a tecnologia veio justamente para otimizar processos e resolver esses problemas. A solução completa da W3K: Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é especialista na transformação destes desafios em soluções.

Greendocs GED/ECM e BPMs: confiabilidade, fluidez e transparência

Configurável conforme o seu modelo de negócio, o Greendocs GED/ECM e BPMs se adapta aos processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, garantindo que se encontre o documento correto no momento certo, facilitando a conformidade com as normas e provendo mais agilidade, fluidez e transparência aos processos.

O Greendocs resolve dores como a perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e a falta de respaldo legal, fornecendo organização e tratamento aos documentos.

Ao adotar essa solução, a empresa também garante maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, segurança da informação e certificação digital.

Na prática, o Greendocs GED/ECM e BPMs possibilita o gerenciamento de documentos e processos do negócio em uma só plataforma, trazendo mais fluidez a processos. Além disso, é uma plataforma robusta, mas muito flexível, que atende diversos setores, pois se configura conforme o modelo de negócio dos seus clientes.

Digitalização de documentos: dinamismo e segurança para a empresa

Com o grande volume de documentos acumulados ao longo dos anos, surgiu a necessidade de digitalizar a documentação com o objetivo de diminuir o espaço físico de guarda e obter os benefícios do gerenciamento digital.

O eficiente serviço de digitalização de arquivos da solução completa da W3K torna possível reproduzir digitalmente o legado da empresa, documentos novos ou sob demanda, sempre adequando-os à realidade da organização, especialmente aquelas que possuem grande volume de acervo físico.
Tornando processos menos onerosos com a digitalização

A demanda de digitalização vem crescendo bastante, pois entre os seus benefícios está o acesso rápido aos documentos, o controle proativo de vigências, alçadas de aprovação, a criação de fluxos totalmente automatizados, entre outros.

Vale ressaltar que a digitalização tem o poder de tornar ações, antes extremamente onerosas, em muito mais dinâmicas, mas sem perder a burocracia necessária para garantir segurança aos processos.

Archiving: arquivamento da informação e taxonomia dos arquivos

O Information Assistant da W3K é um apoio operacional na gestão documental de sua organização. São serviços sob demanda, de classificação, digitação, indexação e armazenamento de documentos no sistema, com confiabilidade.

Somando ao sistema ECM/GED + BPMs, é possível identificar os documentos que podem ser descartados, aqueles que não precisam permanecer guardados, seja por já ter cumprido os requisitos legais, seja por conta do seu prazo de vigência ou por alguma ação que autorize a destruição segura.

Custódia eficiente

A guarda de documentos também é um recurso essencial, além de ser um dos destaques da solução completa W3K. Ao tombar todo o acervo documental, efetuamos a retirada do mesmo de dentro da empresa para armazenagem em local especializado.

Com a custódia especializada é feito o serviço de arquivamento das caixas em estantes apropriadas para guarda documental. Totalmente rastreável, aplicando ações de segurança, como controle de pragas e o programa de prevenção de incêndio.

Além disso, também utiliza-se as melhores práticas para a guarda, baseado em normativas específicas. Tudo para prover a preservação da informação. Da mesma forma, o ambiente passa por processos de auditorias necessárias para mitigar riscos.

Organização de Documentos: Tratamento Individualizado ou Caixas

Com os documentos agrupados, ou seja, vários documentos em uma caixa, sem o tratamento individualizado dos arquivos, a rastreabilidade é prejudicada nos casos de necessidade da busca e apresentação de dados específicos.

É por isso que a custódia eficiente dos documentos depende também da organização dos mesmos. Assim como a segurança se tornou imprescindível às empresas que estão em conformidade com a LGPD e a Segurança da Informação. Os prejuízos diante de perda do controle de acesso aos dados, dos extravios ou da rastreabilidade, podem ser incontáveis.

Escolha a W3K para gerenciar, digitalizar, arquivar e guardar documentos

Sendo assim, o Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é uma solução completa para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos. Com essa solução completa você administrará apenas um fornecedor, eliminando o risco da assimetria da informação, que ocorre quando se tem diferentes parceiros para estes recursos.

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