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147 resultados encontrado para: greendocs

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Gestão Eletrônica de Documentos: desafio e soluções

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Extravio de documentos, perda de tempo e custos com papel são alguns dos prejuízos para empresas que fazem a gestão manual dos documentos. Isso porque gerenciar comunicação por e-mails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas e poucos registros, mas à medida que a organização cresce, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados e a necessidade de investir em tecnologia e inovação se torna indispensável. Transformação digital e governança da informação O caminho ideal para a transformação digital e governança da informação é aquele que não perde o foco em segurança, controle e rastreabilidade na Gestão Eletrônica de Documentos. Em outros cenários, onde modelos pouco otimizados são adotados, tempo e recursos são consumidos sem necessidade. Da mesma forma, um controle obsoleto aumenta o risco de ter documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser ainda mais prejudicial para a empresa. GED: Empresas maduras focam nas melhores práticas Essas boas práticas, também conhecidas como ECM/GED, podem atuar desde o mapeamento e tratamento do acervo físico, bem como na implantação da gestão eletrônica. Na prática, a Gestão eletrônica de Documentos agiliza a busca e recuperação de documentos válidos; evita a perda de documentos e assimetria da informação; define perfis de acesso aos documentos; garante a rastreabilidade das informações; desburocratiza processos de tramitação para avaliação e aprovação de arquivos sem perder o controle; além de otimizar fluxos de trabalho e de distribuição. Conheça mais vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos Muitas outras vantagens na Gestão Eletrônica de Documentos podem ser destacadas, como diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos com a cultura paperless; sinalizar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte, reduzindo o espaço físico necessário; permitindo acesso de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares on cloud para gestão eletrônica. O que dizem especialistas sobre a Gestão Eletrônica de Documentos? Em evento promovido pela W3K, especialistas falaram sobre a Gestão Eletrônica de Documentos, desde os desafios até as soluções para garantir excelência nos processos das empresas. Segundo o Executivo de contas W3K, Antônio Haack, 90% das informações de uma empresa estão em documentos, ¼ da jornada de trabalho é perdida buscando documentos extraviados e 30 dias no ano são gastos por gestores buscando informações armazenadas de forma inadequada. “Ao investir em tecnologia e inovação, as organizações transformam essa gestão da informação com eficiência, realizando o mapeamento dos documentos, a mitigação de riscos e potencializando a comunicação e colaboração online – processos que tornam o fluxo de trabalho mais rápido e assertivo”, disse. Desafios de empresas com grande volume de documentos Vinicius Silva, da GNA, joint venture formada pela Prumo Logística, BP, Siemens e SPIC Brasil dedicada ao desenvolvimento, implantação e operação de projetos estruturantes e sustentáveis de energia e gás, destacou alguns desafios importantes de empresas com grande volume de documentos. “Implementar um SGI (Sistema de Gestão Integrado) com base nos requisitos do IFC é desafiador. Além disso, estruturar um modelo de gestão eletrônica capaz de suportar o SGI em implantação, garantindo controle de aprovação, de revisão, rastreabilidade dos processos e relatório, por exemplo, são outros desafios”, explicou durante apresentação. Outro ponto que merece atenção destacado por Silva é a gestão de normativos – recurso fundamental da Gestão Eletrônica de Documentos. Com isso é possível estabelecer o fluxo de normativos, compartilhar com outras empresas, além de controlar a impressão dos mesmos. A disponibilização dos normativos para quem precisa acessá-los; garantir rastreabilidade desde a etapa atual, responsabilidades, etc; controlar o vencimento e possibilitar notificação automática são cenários ideais para as organizações – e possíveis para aquelas que investem no Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Conheça o Greendocs O Greendocs é uma plataforma robusta ECM/GED e BPM, desenvolvida pela W3K Tecnologia, para a gestão escalável de documentos e automatização de processos, provendo governança da informação com agilidade e fluidez, sem perder a segurança e o controle, garantindo a rastreabilidade e a auditabilidade dos dados. Além disso, é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, responsável por facilitar a gestão da informação com acesso e colaboração. Entre os destaques da solução estão sua versatilidade ECM e BPMS na mesma plataforma; a modelagem e implantação rápida de aplicações de negócio; escalabilidade de pequenos e grandes volumes; compatibilidade com ambiente tecnológico e melhores práticas de TI, além de opções On Premise e On Cloud. Entre em contato com um de nossos especialistas e saiba mais sobre o Greendocs.

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Desafios da engenharia solucionados com tecnologia

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Usar um documento inválido para consulta de informações ou não ter a garantia de rastreabilidade quanto aos responsáveis pelos processos são alguns dos desafios enfrentados pela engenharia. Além disso, não há nada mais oneroso para uma obra do que informações perdidas ou equivocadas por conta de processos manuais (que poderiam ser facilmente otimizados com ajuda da inovação). Sim, a tecnologia se tornou protagonista na resolução prática dos principais desafios da engenharia. Esse artigo é um convite para o entendimento de como prover segurança, rastreabilidade e toda burocracia necessária na gestão de documentos e processos envolvidos na execução de uma obra. Informação rastreável em poucos segundos, independente de onde você esteja Como dito anteriormente, dados perdidos, excluídos ou até mesmo roubados são responsáveis por tornar uma obra onerosa, não somente pelas horas ocupadas sem necessidade, mas também pelos gastos que poderiam ter sido evitados se os processos fossem mais fluidos. Com o Greendocs, plataforma robusta e escalável da W3K, a busca por qualquer documento se torna rápida, otimizando algo muito valioso para o setor: o tempo da hora da engenharia. Na prática, é possível buscar por metadados no nome do arquivo ou no interior do mesmo, de acordo com a configuração estabelecida. Vale ressaltar que a plataforma é configurável conforme as necessidades do processo em questão, visto que é um sistema intuitivo, amigável e de fácil usabilidade. Segurança nos documentos e processos com o Greendocs A falta de segurança no manuseio dos documentos também é um desafio enfrentado pela engenharia no decorrer de uma obra. Isso porque, geralmente, esses dados são armazenados manualmente em pastas por toda a empresa. A tecnologia, por meio do Greendocs, provê segurança e toda burocracia necessária para confiabilidade, acesso restrito aos dados, autorização e autenticação, além de confidencialidade – todos princípios essenciais para a garantia da segurança da informação. Greendocs: trabalhando com documentos válidos e revisão vigente O controle dos documentos válidos e vigentes garante a revisão correta de arquivos importantes, seja para acompanhamento do andamento, da execução da obra ou mesmo para assinatura de um contrato. Quando processos manuais se tornam rotina na execução das demandas, independente do porte da empresa, erros são mais propensos no dia a dia da engenharia. As planilhas, que antes eram a única forma de gestão, foram substituídas pela tecnologia. Isso porque um erro simples pode significar horas de trabalho perdidas e, claro, muito retrabalho. Além disso, a análise de documentos vigentes e corretos garante a prevenção de acidentes como, por exemplo, uma explosão em alguma parte da obra ou a utilização de um equipamento de segurança vencido. Greendocs garante conformidade para a engenharia A conformidade com as normas, aliada com a qualidade e a padronização de documentos técnicos, provê responsabilidade não apenas com clientes, mas também com agências reguladoras e do setor. Na prática, o Greendocs garante a auditabilidade completa e integral durante todo o ciclo de vida dos documentos. Isso é essencial para garantir algo indispensável para o bom andamento da obra: a conformidade com as normas. Encontrar os documentos, desde alvarás até diários de obra, de forma ágil e descomplicada no dia da auditoria otimiza o tempo dos profissionais, eliminando o risco de atraso ou paralisação de outros processos de engenharia. Conte com rastreabilidade no processo de mudança na engenharia com o Greendocs Outra questão fundamental para o bom andamento das obras de engenharia é o gerenciamento das alterações necessárias. Na prática, estamos falando de gerir a mudança com eficiência, garantindo a integridade e a segurança das operações que envolvem, especialmente, pessoas. Com o Greendocs, as mudanças são administradas de forma eficiente, evitando a demora na execução do projeto, reduzindo gastos e otimizando o tempo. A tecnologia simplifica os fluxos de trabalho, possibilitando a aplicação de políticas e procedimentos de alteração de engenharia. Redlines e gestão de DWG através do Greendocs Entre os desafios enfrentados pela engenharia, podemos citar a gestão dos documentos CAD, de seus vínculos, dos requisitos de controle de versão, dos processos de revisão, dos comentários e das redlines. Como solução, o Greendocs provê o gerenciamento de arquivos AutoCAD, imagens e sobreposições, facilitando a consulta destes mesmos documentos para apoio em outros projetos, porém, mantendo relacionamentos, interfaces e revisões intactas de forma otimizada. Da mesma forma, a plataforma permite a comparação entre revisões DWG sem alteração do CAD, mas possibilitando comentários e fácil gestão. Greendocs permite colaboração e compartilhamento com confidencialidade Quem utiliza o Windows Explorer sabe bem a dificuldade que é compartilhar arquivos, mantendo a colaboração entre equipes e disciplinas e garantindo outro princípio essencial da segurança da informação: o não repúdio. Isso porque não existe somente uma versão e, se compartilhado de forma manual, pode colocar em risco a colaboração eficiente em grandes documentos CAD ou de montagem, tornando os processos lentos e onerosos. Além disso, quando o manuseio e compartilhamento são feitos de forma manual como, por exemplo, através de e-mails, os desafios se tornam ainda maiores para a segurança dos documentos de engenharia. O Greendocs é a plataforma de GED / BPMS / EDMS ideal para gerir os processos de engenharia, sendo um sistema flexível e escalável que facilita o acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Quer saber mais sobre a nossa plataforma? Entre em contato com nossa equipe.

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DOX e W3K, mais de 10 anos de parceria

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Como o próprio nome já diz, parceria é a união ou contrato firmado entre empresas que têm um mesmo propósito. As parcerias servem de base para o crescimento saudável e sustentável do seu negócio, otimizando processos e provendo muitas outras vantagens. A W3K e a DOX são parceiras por mais de 10 anos. Uma das razões desse sucesso é a facilitação da comunicação, onde há muita flexibilidade em promover soluções configuráveis. Com outras parcerias, antigamente, a DOX não contava com agilidade no retorno de propostas e demorava muito para receber retorno, por exemplo. Impactando na competitividade com outros fornecedores do mercado. Com esta parceria o tempo de resposta é otimizado e as soluções realmente são personalizadas. A DOX consegue fazer uma proposta específica com total apoio da equipe da W3K. Comercialização e suporte à plataforma Greendocs com a DOX A DOX Soluções de Gerenciamento, sediada em São Paulo, é uma empresa que chegou para somar na comercialização e suporte à plataforma Greendocs, como explica o diretor Alexandre Amorim. A demanda por soluções maduras na gestão de informação se tornou ponto chave para o sucesso das empresas na busca por competitividade. Esse é o ponto onde a W3K com o Greendocs vêm se destacando com notável crescimento no mercado. Por isso, a DOX elegeu a W3K como um parceiro estratégico em uma iniciativa que soma competências para ofertar soluções robustas e modernas. Modelo de parceria escolhido pela DOX No caso da DOX, a modalidade de parceria escolhida foi a de revenda com implantação. Ou seja, o parceiro comercializa e configura soluções robustas conforme o modelo de negócio do cliente. O Greendocs é adaptável a diversas necessidades no controle da informação, todo o processo conta com apoio e treinamento da W3K. Soluções implantadas pela DOX em parceria com a W3K Para compreender melhor como funcionam esses contratos na prática, podemos explicar estruturalmente como funciona a parceria da DOX, que comercializa exclusivamente os sistemas W3K. O principal benefício dessa modalidade é a flexibilidade em promover sistemas configuráveis, atendendo desde a comercialização, implantação e acompanhamento contínuo para o sucesso do cliente. Conheça algumas soluções que fazem parte dessa parceria com a DOX: Gestão de Engenharia para manutenção e operação com controle de ordens de serviços, projetos de manutenção e operação, relacionamento entre TAGs e documentos, integração com sistemas de manutenção. Exemplo: SAP PM; Disponibilidade, precisão e organização das informações, além da rastreabilidade total da informação e respeito aos prazos nas atividades internas; PPM – Gestão de portfólios de projetos com o Capx; Automatização na editoração de databooks, boletins de medição e GRDs de entrada e saída; Controle de pendências e vigências de contratos, certificações e documentação de compliance; Funcionalidades especialmente desenvolvidas para demandas específicas para o caso de projetos especiais. Tecnored, Chesf, Suzano, CPFL, Bracell, Paracel, Porto do Açu são alguns dos clientes que escolheram as soluções W3K em parceria com o atendimento de excelência da DOX. Conheça a equipe da DOX Alexandre Amorim e Júlio César Paulino são empreendedores em Tecnologia da Informação desde 1997, contribuindo com o desenvolvimento do GED no Brasil. Da mesma forma, possuem mais de trinta anos de experiência na implantação de sistemas de GED/ECM/EDMS, gestão de conteúdo ou documentos, informações e processos para grandes empresas donas de ativos produtivos (Asset Owners).

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Solução Completa para proteger Dados do RH(LGPD) + Digitalização + Archiving + Guarda

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O Greendocs GED/ECM e BPMs é uma plataforma robusta, configurável conforme o modelo de negócio de cada empresa, onde os processos já utilizados pelas equipes são automatizados, garantindo que se encontre o documento correto no momento certo. Além de trazer agilidade na busca por arquivos, a automatização dos processos também traz outros ganhos. Um bom exemplo é a segurança e a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que, em departamentos como o RH, ocorre o tratamento de dados dos funcionários. A privacidade é imprescindível e utilizando tecnologias para o controle de acesso, a confidencialidade e o não repúdio, podemos garantir uma guarda segura. Então, se você procura melhorar a confiabilidade das informações de RH, a resposta está na solução completa W3K: Digitalização + Archiving + Guarda + Greendocs ECM/GED e BPMS. LGPD e RH: integração de processos e adequação à lei Desde o recrutamento até o desligamento de um colaborador, a tratativa de dados do RH deve estar em conformidade com a LGPD. Por isso, digitalizar processos e automatizá-los é extremamente importante. Ao contratar a solução completa da W3K, a empresa conta com mais segurança e rastreabilidade na gestão do acesso aos documentos de RH que possuem dados pessoais e sensíveis. Benefícios da solução completa W3K para o RH Contar com um parceiro como a W3K é certeza de muitos benefícios, mas focamos em 4 deles, que consideramos essenciais para o setor de RH realizar a gestão escalável dos processos que envolvem dados dos colaboradores. 1. Digitalização de documentos Independentemente do segmento de atuação, uma organização deve ter cautela ao administrar documentos. Isso porque a perda de informações pode prejudicar a produtividade e acarretar em multas de até R$ 50 milhões por desrespeitar a LGPD. Diante desse cenário, a digitalização de documentos é uma prática que promove a localização rápida do endereço da informação e o acesso limitado e rastreável aos dados. Isso possibilita a adoção de mecanismos de segurança avançados para evitar roubos e vazamentos. Da mesma forma, a digitalização permite uma gestão paperless e mais controle sobre os documentos que precisam ser armazenados. 2. Archiving para controle seguro Segundo a última edição do Varonis Risk Report, 64% das empresas não sabem onde seu conteúdo está localizado, menos ainda quem pode acessá-lo. A LGPD tem regras claras sobre a retenção dos dados, onde as empresas só podem manter informações enquanto forem necessárias. Após o prazo determinado pela tabela temporalidade, elas devem ser eliminadas de forma permanente. O grande desafio está em localizar esses dados. Com uma catalogação eficiente, o legado de documentos está seguro e a rastreabilidade e a auditabilidade garantidas. Esse processo integrado não apenas avalia o cenário, como identifica quais documentos devem permanecer arquivados e quais podem ser seguramente destruídos. Com estes digitalizados e corretamente arquivados, as mudanças exigidas pelas alterações na lei ficam muito mais ágeis. 3. Guarda segura de documentos com dados pessoais e sensíveis Considerado essencial na rotina das empresas, a guarda de documentos é um recurso da nossa solução completa. Na prática, ao tombar o acervo documental do setor de RH, ocorre a retirada do acervo de dentro do departamento para armazenagem segura em local especializado. Com a custódia especializada é feito o serviço de arquivamento das caixas em estantes apropriadas para guarda documental. Totalmente rastreável, aplicando ações de segurança, como controle de pragas e o programa de prevenção de incêndio. Essa guarda é totalmente rastreável, respeitando as normas da LGPD, com auditoria de segurança regular e tudo o que for necessário para o armazenamento sem riscos para os documentos. 4. Greendocs: apoia a modelagem, virtualização e automatização dos processos O Greendocs oferece benefícios fundamentais, como maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, segurança da informação e certificação digital. Além disso, é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, bem como facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Por que escolher a W3K? A LGPD exige que todo documento que contenha dados pessoais respeite o seu ciclo de vida pré-definido pela legislação. Ou seja, a empresa deve processar, armazenar e após o término da sua finalidade, destruir ou armazenar esses arquivos. A solução completa da W3K provê justamente essa gestão de documentos digitais e físicos, além de uma equipe especializada em apoiar a transformação digital dos seus processos. Quer conhecer mais? Fale conosco.

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Solução Completa GED/ECM + Digitalização + Archiving + Guarda

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Impulsionar a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios são três pilares fundamentais que construímos com os nossos clientes. Para que essa estrutura de excelência seja alcançada, uma solução completa, que gerencie documentos e processos, além de digitalizar, arquivar e guardar os mesmos, é fundamental. Ao desenvolver uma solução, é importante focar em resolver os desafios do espaço físico, da falta de controle de acesso às informações, da dificuldade em gerenciar a documentação de forma sistemática, da rastreabilidade da caixa ou do tratamento individualizado de cada item. A boa notícia é que a tecnologia veio justamente para otimizar processos e resolver esses problemas. A solução completa da W3K: Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é especialista na transformação destes desafios em soluções. Greendocs GED/ECM e BPMs: confiabilidade, fluidez e transparência Configurável conforme o seu modelo de negócio, o Greendocs GED/ECM e BPMs se adapta aos processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, garantindo que se encontre o documento correto no momento certo, facilitando a conformidade com as normas e provendo mais agilidade, fluidez e transparência aos processos. O Greendocs resolve dores como a perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e a falta de respaldo legal, fornecendo organização e tratamento aos documentos. Ao adotar essa solução, a empresa também garante maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, segurança da informação e certificação digital. Na prática, o Greendocs GED/ECM e BPMs possibilita o gerenciamento de documentos e processos do negócio em uma só plataforma, trazendo mais fluidez a processos. Além disso, é uma plataforma robusta, mas muito flexível, que atende diversos setores, pois se configura conforme o modelo de negócio dos seus clientes. Digitalização de documentos: dinamismo e segurança para a empresa Com o grande volume de documentos acumulados ao longo dos anos, surgiu a necessidade de digitalizar a documentação com o objetivo de diminuir o espaço físico de guarda e obter os benefícios do gerenciamento digital. O eficiente serviço de digitalização de arquivos da solução completa da W3K torna possível reproduzir digitalmente o legado da empresa, documentos novos ou sob demanda, sempre adequando-os à realidade da organização, especialmente aquelas que possuem grande volume de acervo físico.Tornando processos menos onerosos com a digitalização A demanda de digitalização vem crescendo bastante, pois entre os seus benefícios está o acesso rápido aos documentos, o controle proativo de vigências, alçadas de aprovação, a criação de fluxos totalmente automatizados, entre outros. Vale ressaltar que a digitalização tem o poder de tornar ações, antes extremamente onerosas, em muito mais dinâmicas, mas sem perder a burocracia necessária para garantir segurança aos processos. Archiving: arquivamento da informação e taxonomia dos arquivos O Information Assistant da W3K é um apoio operacional na gestão documental de sua organização. São serviços sob demanda, de classificação, digitação, indexação e armazenamento de documentos no sistema, com confiabilidade. Somando ao sistema ECM/GED + BPMs, é possível identificar os documentos que podem ser descartados, aqueles que não precisam permanecer guardados, seja por já ter cumprido os requisitos legais, seja por conta do seu prazo de vigência ou por alguma ação que autorize a destruição segura. Custódia eficiente A guarda de documentos também é um recurso essencial, além de ser um dos destaques da solução completa W3K. Ao tombar todo o acervo documental, efetuamos a retirada do mesmo de dentro da empresa para armazenagem em local especializado. Com a custódia especializada é feito o serviço de arquivamento das caixas em estantes apropriadas para guarda documental. Totalmente rastreável, aplicando ações de segurança, como controle de pragas e o programa de prevenção de incêndio. Além disso, também utiliza-se as melhores práticas para a guarda, baseado em normativas específicas. Tudo para prover a preservação da informação. Da mesma forma, o ambiente passa por processos de auditorias necessárias para mitigar riscos. Organização de Documentos: Tratamento Individualizado ou Caixas Com os documentos agrupados, ou seja, vários documentos em uma caixa, sem o tratamento individualizado dos arquivos, a rastreabilidade é prejudicada nos casos de necessidade da busca e apresentação de dados específicos. É por isso que a custódia eficiente dos documentos depende também da organização dos mesmos. Assim como a segurança se tornou imprescindível às empresas que estão em conformidade com a LGPD e a Segurança da Informação. Os prejuízos diante de perda do controle de acesso aos dados, dos extravios ou da rastreabilidade, podem ser incontáveis. Escolha a W3K para gerenciar, digitalizar, arquivar e guardar documentos Sendo assim, o Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é uma solução completa para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos. Com essa solução completa você administrará apenas um fornecedor, eliminando o risco da assimetria da informação, que ocorre quando se tem diferentes parceiros para estes recursos. Nós cuidamos de tudo para você, conte com a W3K.

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5 benefícios da digitalização do ciclo de vida dos contratos

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Atualmente, segurança, agilidade e colaboração são fundamentais para os processos de trabalho. Em se tratando de contratos, gerir com excelência torna os processos mais ágeis e assertivos, otimizando o tempo hábil e diminuindo os riscos gerados por arquivos inválidos ou vencidos. Contudo, para evitar que essa missão se torne mais uma tarefa onerosa da organização, é fundamental investir na inovação e aliar-se à tecnologia, especialmente à digitalização dos documentos. Assim, conheça 5 benefícios da digitalização na gestão de contratos: Agilizar os processos de revisão com a digitalização Para ser firmado, todo contrato deve ser revisado para garantir que ambas as partes estejam de acordo. O processo de revisão desse documento é fundamental para evitar qualquer problema futuro. Dessa forma, é comum que os contratos, antes de serem encaminhados para a parte contratante, voltem algumas vezes para a etapa anterior a fim de corrigir ou atualizar o documento. Com a digitalização, as idas e vindas de cada nova versão pode ser rápida e eficaz. Isso porque o tempo gasto com impressão e transporte é eliminado na gestão de contratos eficiente. Mais governança das informações com uma gestão de contratos eficiente A Governança da informação e dos documentos é uma necessidade de primeira linha para as empresas que têm a segurança jurídica como prioridade de negócios. Quando se trata de contratos, todas as empresas lidam com questões como fluxos de emissão, aprovação e compartilhamento da informação. Estas podem ser feitas online após a digitalização. Dessa forma, é possível garantir que a transformação digital efetivamente se instale, aumentando a produtividade e auxiliando na otimização de tempo e na gestão do trabalho. Redução de custos com o conceito paperless O conceito “Paperless”, traduzido do inglês “sem papel”, é um conceito que busca a redução do papel nos processos diários de uma empresa por meio da digitalização e gestão destes arquivos em uma plataforma eletrônica ou digital. Além de ser mais eficiente, isso também gera muitos benefícios à empresa e aos seus clientes, gerando mais agilidade e segurança para ambas as partes. Uma organização quando se torna paperless ela não reduz apenas o papel nos seus processos, ela muda toda a sua organização para que seus processos se tornem mais auditáveis, seguros, ágeis, inteligentes, confiáveis e integrados. Adotando o paperless toda companhia pode ter mais controle e rastreabilidade em seus documentos e processos.Maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais A digitalização de contratos, somando ao armazenamento em nuvem, é responsável por aumentar consideravelmente a segurança dos documentos. Afinal, a tecnologia eficiente permite que o acesso aos contratos seja feito apenas por pessoas autorizadas. Além disso, como os arquivos são armazenados na nuvem, elimina-se o risco de avarias, perdas e extravios. Dessa forma, ainda que o computador seja formatado, por exemplo, o documento continuará seguro e intacto, podendo ser acessado a partir de outros dispositivos. É esse processo que faz com que as empresas tenham menos riscos, ou seja, existe a garantia de que os contratos sejam acessados, modificados e assinados pelos responsáveis certos, impedindo qualquer rasura ou alteração indevida. Gestão eficiente com a digitalização dos contratos Ao falarmos de gestão de contratos, especialmente de digitalização, uma plataforma otimizada entrega recursos valiosos, tais como: ➔ Acesso rápido aos contratos, com buscas otimizadas por signatários ou conteúdo de cláusulas, entre outros metadados configuráveis; ➔ Controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações; ➔ Possibilidade de gerar fluxos otimizados de revisão, com comentários e controle de acesso restrito somente aos usuários com permissão; ➔ Criação de fluxos totalmente automatizados; ➔ Assinatura eletrônica com validade jurídica; ➔ Utilização de QR Code e app móvel para consultar status de documento físico em sua versão digital. Até aqui, já deu para perceber que a digitalização de contratos tem o poder de tornar processos, antes extremamente onerosos, em muito mais dinâmicos, mas sem perder a burocracia necessária para garantir segurança aos processos. Se o gerenciamento manual de contratos permitia que o documento passasse dias na mesa de um gestor esperando para ser revisado, atrasando ainda mais o fluxo de aprovações, uma vez que o feedback demorava para chegar, hoje seu ciclo pode ser totalmente digital, escalando os processos relacionados a contratos. Escolha o BPO da W3K para digitalizar os seus contratos Contratando o BPO da W3K, você pode contar com especialistas como arquivistas, técnicos em documentação, profissionais de digitalização e indexação, analistas de negócio em ECM e BPM e experts em suporte e HelpDesk. Além disso, é possível utilizar os serviços conforme demanda, otimizando recursos e, como dito anteriormente, proporcionando mais tempo para o core business. Ou seja, quando sua empresa adquire uma plataforma robusta e escalável, com uma equipe realmente especializada, formada por profissionais devidamente treinados, se torna muito mais em conta manter o funcionamento dos processos de negócio com altos níveis de excelência. Dessa forma, é possível reduzir as horas de profissionais da documentação e os custos sobre o processo de gerenciamento documental, permitindo que o foco dos gestores esteja nas atividades realmente estratégicas para o negócio.Solução completa para gerir documentos e arquivos com excelência Como já falamos inicialmente, o apoio de tecnologias robustas de ECM/GED e BPMs, além da gestão de contratos digitalizados, promovem os elementos-chaves para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos e dar maior resguardo jurídico ao ciclo de vida dos contratos. A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma plataforma de ECM/GED, BPMs e Assinatura Digital para a gestão de contratos, assim como também tem a expertise necessária para auxiliar cada negócio no desenho de processos e fluxos para melhor realizar este controle. Pilares como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes contratos tão essenciais para as empresas, se tornam estruturas sólidas tanto internamente quanto com parceiros externos. Em resumo, essa solução completa oferece gestão de documentos digitais e físicos, digitalização dos documentos, gestão arquivística alinhada às melhores práticas de mercado, guarda física estruturada com armazenamento inteligente, descarte dos documentos inválidos, equipe de implantação e implementação e atendimento em prol

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Tecnologia reduz a ineficiência, os custos e os riscos do negócio

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A ineficiência em processos ou rotinas de negócio pode custar de 20% a 30% da receita de uma empresa a cada ano. Por isso, investir em soluções que reduzam esta ineficiência é fundamental não somente para o ganho de agilidade e produtividade, mas também de economia. Dentre as soluções para isso, em uma plataforma robusta e configurável de ECM/BPM é possível potencializar a gestão da informação, permitindo ao gestor encontrar rapidamente a versão desejada dos documentos, além de possibilitar a visualização dos dados e etapas da documentação. Ademais, a plataforma também facilita a auditabilidade das informações, agregando mais segurança aos processos documentais, além de tornar mais ágil o trabalho de equipes, com funcionalidades que conectam usuários e deem aos gestores controle de gerenciamento sobre as filas de trabalho. A plataforma Greendocs, gerenciador de documentos e processos da W3K, integra GED/ECM e BPMS em um só ambiente. É configurável aos processos de cada empresa, garantindo a governança da informação. GRC: três letras que modernizam a gestão da empresa O tema GRC – Governança, Risco e Compliance tem ficado entre as prioridades para os gestores dos mais variados segmentos para os próximos anos. Isso porque grandes empresas buscam estar alinhadas às regras, normas setoriais e legislações de seus setores de atuação. Além disso, o compliance garante alinhamento às leis e normas de que falamos acima, a governança ajuda – e muito – no alcance deste compliance e o risco está aí para ser identificado, mitigado ou evitado, tendo por base tecnologias que apoiam os gestores rumo à eficiência. Ineficiência gera riscos ao negócio Os riscos das informações que não estejam em conformidade são grandes, seja em relação aos processos de negócio (ocasionando a ineficiência que atrasa e custa muito), seja no que tange ao alinhamento da empresa à legislação vigente, podendo ser gargalo para grandes prejuízos ou a perda de prazos. Para tudo isso, a solução está em contar com uma plataforma capaz de suprir os pontos: garantir a disponibilidade e rastreabilidade, além de prover a auditabilidade da informação, permitindo identificar e controlar riscos. Governança da Informação aumenta a eficiência Ainda sobre evitar os riscos, a governança é peça chave, já que consiste em entregar subsídios para que os gestores tenham uma melhor visão das informações e processos, impulsionando uma melhor tomada de decisão. Sendo assim, ter o apoio do Greendocs é um diferencial competitivo para ampliar a visibilidade, auxiliando a antever cenários potencialmente prejudiciais e, com base nisso, tomar as medidas adequadas para evitar ou mitigar riscos. Dessa forma, é natural que a eficiência e a assertividade aumentem, dando às empresas um recurso a mais para otimizar investimentos e avaliar os ônus que poderiam atrapalhar a fluidez de seus processos. O que o compliance evita? Já falamos, acima, sobre compliance e sua importância para o bom funcionamento das empresas. Afinal, operações alinhadas às obrigatoriedades e regras de mercado estão menos susceptíveis a riscos, e isso se traduz em um ganho contínuo de eficiência, sem dúvida. Então, se a prioridade do compliance é garantir que os processos internos da organização estejam em conformidade com as melhores práticas e regulações (internas e externas), fica claro que investir em soluções que melhorem o compliance evita diretamente a perda de segurança jurídica e a ineficiência operacional.Algo que uma plataforma robusta de ECM/BPM como o Greendocs pode solucionar com propriedade. Mais tecnologia tem que ser = a mais eficiência Por tudo o que comentamos até aqui, é possível notar que a Gestão da Informação, com ECM e BPM, é capaz de notificar ineficiências e, consequentemente, trazer mais agilidade, assertividade e redução de custos. Logo, podemos dizer que uma plataforma de ECM e BPM se traduz diretamente em eficiência e economia? Se for robusta e completa, como o Greendocs, sim!O Greendocs é desenvolvido pela W3K, uma empresa com know how em soluções relacionadas à gestão e governança da informação, atendendo grandes clientes do mundo todo. O Greendocs é uma plataforma configurável conforme o modelo de negócio das empresas, por isso é possível automatizar processos e estratégias já utilizadas pelas equipes. Integração em um mesmo sistema torna os processos mais eficientes Uma plataforma adaptável permite implementar vários processos em um mesmo sistema. Ela também promove a solução de dados não estruturados, perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e falta de respaldo legal – todos os gargalos responsáveis pela ineficiência dos negócios e aumentos dos gastos. Ao apoiar a modelagem, virtualização e automatização dos processos com o Greendocs, a sua organização ganha maior alinhamento e fluidez nos processos. Dessa forma, a informação é facilmente auditável, o monitoramento de atividades é otimizado e há melhora no tempo de resposta. Por fim, a plataforma provê ainda a obtenção de indicadores em tempo real, a segurança da informação e os benefícios da certificação digital. Fale com um especialista e saiba mais.

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Disponibilidade, precisão e organização das informações da Qualidade

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A Gestão da Qualidade pode ser vista como um pilar fundamental na preservação de negócios. E para ter eficiência nos processos da qualidade, é essencial ter uma tecnologia que apoie a comunicação, a organização e a circulação da informação. O Greendocs, plataforma robusta da W3K, aplicado à gestão de documentos e registros, garante a governança da informação da qualidade. Greendocs para Qualidade Garante Agilidade e Eficácia A gestão eletrônica de documentos, registros e processos configurados na plataforma Greendocs para atender as demandas da qualidade, permite não apenas o gerenciamento eficaz destes documentos e dados, mas também mais controle e assertividade, já que possibilita: Distribuição correta de padrões e instruções de trabalho; Registro e controle de não conformidades; Planejamento de ações corretivas e preventivas. Um sistema de gestão é diferencial para as auditorias. O Gerenciador de documentos e registros da qualidade garantem a rastreabilidade total da informação e o respeito aos prazos nas atividades internas. Isso contribui para a auditabilidade e na mitigação de riscos. Normas da Qualidade com o Greendocs O Greendocs permite organizar, implementar e gerir processos pelos quais as equipes precisam estar em conformidade com determinações previstas pelas normas, tais como a ISO 90001. Organização, rastreabilidade e uso eficaz com o Greendocs Mais do que armazenar documentos da qualidade, uma plataforma robusta permite analisar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. Configurar alçadas de aprovação e verificar pendências. Conte com a W3K Tecnologia Tudo isso, é claro, funciona muito melhor com o apoio de um parceiro de tecnologia e negócios apto a prestar todo o suporte que as empresas necessitam no que tange a gestão de documentos da qualidade. A W3K soma todas estas capacidades, contando com equipe especializada e tecnologia de ponta para entregar os melhores resultados. O que minha empresa ganha com isso? Ao implantar um sistema de gestão da qualidade, as empresas iniciam um caminho certeiro rumo ao crescimento sustentável e à melhoria contínua de seus processos. Uma melhoria que se dá a partir do alcance de possibilidades como controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, automatizar a distribuição e ter rapidez no acesso aos documentos. Em outras palavras, se uma organização conta com um sistema de gestão de documentos da qualidade, certamente terá mais assertividade na condução dos processos, além de garantir disponibilidade, precisão e rastreabilidade total da informação. Nesse contexto, a gestão é essencial para o aumento da competitividade e garantia de compliance. Soluções como plataformas de gestão eletrônica de documentos dão a base para a governança, que é efetivada com uma política robusta para o trâmite da informação. Por que escolher o Greendocs para a Gestão da Qualidade? O Greendocs é uma plataforma configurável conforme os processos de cada empresa. Promove escalabilidade à gestão das organizações através da disponibilização ágil de aplicações de negócio. Isso possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Ao gerenciar com o Greendocs, sua empresa terá maior conformidade com normas e políticas, garantindo a distribuição correta de padrões e instruções de trabalho, o registro e controle de não conformidades e o planejamento de ações corretivas e preventivas. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais? Entre em contato conosco!

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Gerenciamento de Obras e EDMS: tecnologia é a resposta para ganho de agilidade, assertividade e eficiência

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Tempo, orçamento e qualidade de entrega são ativos muito valiosos quando se fala em obras. Seja na execução ou no gerenciamento, nenhuma empresa pode perder estes itens de vista ao tocar um projeto desta área, especialmente quando falamos em obras industriais de grande porte. Mas como alcançar eficiência nestes aspectos essenciais? Em se tratando de tempo, um bom começo é minimizar processos manuais e lentos, que dificultam a tramitação de documentos e a fluidez dos processos, podendo acarretar morosidade e atraso nas entregas, comprometendo prazos ou até mesmo a conclusão da obra. Para mitigar esses desafios, trazendo ao gerenciamento de obras a agilidade e assertividade necessárias para garantir economia de tempo, redução de custos e alta qualidade dos serviços executados, uma boa indicação é a utilização de uma tecnologia robusta EDMS para o Gerenciamento de Obras. Plataforma EDMS Online para o Gerenciamento de Obras Precisão e agilidade evitam riscos e desperdícios de recursos, e são benefícios que uma plataforma de Gerenciamento de Obras e EDMS online. Como? De diversas maneiras. Por exemplo: Uma plataforma EDMS online permite organizar e catalogar documentos, tornando muito mais fácil e rápido encontrar estes materiais sempre que necessário;Além disso, este mesmo recurso evita a perda de documentos, possibilitando sua recuperação quando preciso;Este tipo de tecnologia também permite que o fluxo de processos indique a direção correta a seguir: documentos analisados, emitidos, alterados, aprovados ou reprovados estarão sob controle, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou não-válidos;O controle trazido por uma plataforma desta área garante mais visibilidade, organização e poder de gestão aos responsáveis pelo gerenciamento de obras, aumentando a produtividade, tornando processos de gestão e decisão mais ágeis e minimizando erros, retrabalhos e possibilidades de perda de prazos. Por Outro Lado… Já o não uso desta tecnologia pode trazer alguns riscos críticos para o andamento e o gerenciamento de uma obra, como: Desorganização documental, dificuldade no encontro, recuperação e utilização de documentos; Falha na governança da informação, aumentando a margem de vulnerabilidades, erros e retrabalhos; Perda de prazos por morosidade nos processos; Perda de qualidade nas entregas; Perda de controle sobre processos, que pode resultar em riscos e custos para o negócio. Reduza custos com o Gerenciamento de Obras e EDMS Online Falando em redução de custos, vamos abordar um pouco mais sobre este ponto, que é crucial para qualquer obra. Um dos mais comuns gargalos de custos em obras está no gerenciamento de documentos de forma manual ou por planilhas. Este formato de trabalho aumenta as horas de execução, além de gerar risco de retrabalho e falhas no processo. Na tentativa de diminuir os índices de ineficiência gerados pela prática manual, algumas empresas optam por contratar mais pessoas para o gerenciamento de sua documentação, aumentando os custos de pessoal. Sem falar que o manuseio de documentos e registros desperdiça um tempo precioso dos especialistas de engenharia, que poderiam fazer esta gestão de forma eletrônica, ganhando agilidade e abrindo ainda mais espaço nas agendas para tarefas estratégicas, muito mais condizentes com suas habilidades. Qual a Solução? Para solucionar estes desafios, o melhor caminho é a automatização de processos. Ela otimiza o tempo dos profissionais de engenharia e das equipes que trabalham com documentação, diminui significativamente os custos com ações obsoletas e traz mais praticidade, produtividade, assertividade e qualidade à gestão de obras de ponta a ponta.Plataforma Greendocs EDMS no Gerenciamento de Grandes Obras Industriais Com a plataforma Greendocs EDMS, o gerenciamento de grandes obras ganha muito, principalmente em: Controle de revisões; Rastreabilidade; Autenticidade; Busca inteligente; Workflow; Visualização cad; Comentário eletrônicos; Registro total de atividades; Controle de acessibilidade por perfil de usuário; Entre outras funcionalidades essenciais ao EDMS. Todos estes são benefícios do Greendocs que podem alavancar a produtividade de uma obra, garantindo ações e decisões assertivas que qualificarão os processos e a gestão como um todo. Por que adotar a plataforma Greendocs para Gerenciamento de Obras e EDMS? Para adotar esta tecnologia de forma segura, tranquila e eficaz, é preciso contar com o apoio de uma empresa especializada, com confiabilidade na área de gerenciamento de documentos, larga experiência em processos de engenharia e uma solução completa em seu portfólio. Nesta linha, a plataforma Greendocs é online e configurável para os seus processos de Gerenciamento de Obras e EDMS. Garante a governança da informação com eficácia e fluidez, assegura que normas, diretrizes e controles de responsabilidade possam ser digitalmente tramitados, preservando os valores, prazos, qualidade e compliance da gestão da obra. Trata-se de agregar tecnologia e serviços especializados à gestão de Grandes Obras Industriais para padronizar a informação, automatizar processos e desenvolver uma lógica inteligente na comunicação entre setores e agentes de projeto, trazendo uma gestão escalável a empresas e empreendimentos com altas demandas ou processos intensos em relação à informação técnica. A W3K tem a tecnologia, os serviços, os profissionais qualificados e a expertise que a Gestão de Grandes Obras Industriais requer para ser eficiente. Para saber mais, fale com a nossa equipe.

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