Gestão Eletrônica de Documentos: desafio e soluções

Extravio de documentos, perda de tempo e custos com papel são alguns dos prejuízos para empresas que fazem a gestão manual dos documentos. Isso porque gerenciar comunicação por e-mails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas e poucos registros, mas à medida que a organização cresce, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados e a necessidade de investir em tecnologia e inovação se torna indispensável.

Transformação digital e governança da informação

O caminho ideal para a transformação digital e governança da informação é aquele que não perde o foco em segurança, controle e rastreabilidade na Gestão Eletrônica de Documentos.

Em outros cenários, onde modelos pouco otimizados são adotados, tempo e recursos são consumidos sem necessidade. Da mesma forma, um controle obsoleto aumenta o risco de ter documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser ainda mais prejudicial para a empresa.

GED: Empresas maduras focam nas melhores práticas

Essas boas práticas, também conhecidas como ECM/GED, podem atuar desde o mapeamento e tratamento do acervo físico, bem como na implantação da gestão eletrônica.

Na prática, a Gestão eletrônica de Documentos agiliza a busca e recuperação de documentos válidos; evita a perda de documentos e assimetria da informação; define perfis de acesso aos documentos; garante a rastreabilidade das informações; desburocratiza processos de tramitação para avaliação e aprovação de arquivos sem perder o controle; além de otimizar fluxos de trabalho e de distribuição.

Conheça mais vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos

Muitas outras vantagens na Gestão Eletrônica de Documentos podem ser destacadas, como diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos com a cultura paperless; sinalizar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte, reduzindo o espaço físico necessário; permitindo acesso de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares on cloud para gestão eletrônica.

O que dizem especialistas sobre a Gestão Eletrônica de Documentos?

Em evento promovido pela W3K, especialistas falaram sobre a Gestão Eletrônica de Documentos, desde os desafios até as soluções para garantir excelência nos processos das empresas.

Segundo o Executivo de contas W3K, Antônio Haack, 90% das informações de uma empresa estão em documentos, ¼ da jornada de trabalho é perdida buscando documentos extraviados e 30 dias no ano são gastos por gestores buscando informações armazenadas de forma inadequada.

“Ao investir em tecnologia e inovação, as organizações transformam essa gestão da informação com eficiência, realizando o mapeamento dos documentos, a mitigação de riscos e potencializando a comunicação e colaboração online – processos que tornam o fluxo de trabalho mais rápido e assertivo”, disse.

Desafios de empresas com grande volume de documentos

Vinicius Silva, da GNA, joint venture formada pela Prumo Logística, BP, Siemens e SPIC Brasil dedicada ao desenvolvimento, implantação e operação de projetos estruturantes e sustentáveis de energia e gás, destacou alguns desafios importantes de empresas com grande volume de documentos.

“Implementar um SGI (Sistema de Gestão Integrado) com base nos requisitos do IFC é desafiador. Além disso, estruturar um modelo de gestão eletrônica capaz de suportar o SGI em implantação, garantindo controle de aprovação, de revisão, rastreabilidade dos processos e relatório, por exemplo, são outros desafios”, explicou durante apresentação.

Outro ponto que merece atenção destacado por Silva é a gestão de normativos – recurso fundamental da Gestão Eletrônica de Documentos. Com isso é possível estabelecer o fluxo de normativos, compartilhar com outras empresas, além de controlar a impressão dos mesmos.

A disponibilização dos normativos para quem precisa acessá-los; garantir rastreabilidade desde a etapa atual, responsabilidades, etc; controlar o vencimento e possibilitar notificação automática são cenários ideais para as organizações – e possíveis para aquelas que investem no Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Conheça o Greendocs

O Greendocs é uma plataforma robusta ECM/GED e BPM, desenvolvida pela W3K Tecnologia, para a gestão escalável de documentos e automatização de processos, provendo governança da informação com agilidade e fluidez, sem perder a segurança e o controle, garantindo a rastreabilidade e a auditabilidade dos dados.

Além disso, é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, responsável por facilitar a gestão da informação com acesso e colaboração.

Entre os destaques da solução estão sua versatilidade ECM e BPMS na mesma plataforma; a modelagem e implantação rápida de aplicações de negócio; escalabilidade de pequenos e grandes volumes; compatibilidade com ambiente tecnológico e melhores práticas de TI, além de opções On Premise e On Cloud.

Entre em contato com um de nossos especialistas e saiba mais sobre o Greendocs.

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