Entenda como a gestão de documentos contribui para as boas práticas de Compliance

Cada vez mais as empresas estão procurando o correto alinhamento entre a gestão estratégica de negócios e as boas práticas de Compliance. Isso porque a função do Compliance é manter os padrões éticos e profissionais estabelecidos por aquela organização, tanto com seu público interno (colaboradores), quanto externo (fornecedores e demais parceiros comerciais). Nesse contexto, as soluções da W3K têm como objetivo garantir maior agilidade e transparência aos processos, em conformidade com as normas vigentes, através da gestão eficiente de documentos.

E é justamente com foco em garantir essa conformidade, que a W3K desenvolveu  o produto GREENDOCS. A ferramenta, que já faz parte da rotina de centenas de empresas, possui diversas funcionalidades, e consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio da empresa, contribuindo para a melhoria da gestão e eficiência operacional. O software garante maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados.

O GREENDOCS consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada, facilitando o fluxo de documentos internos e os trâmites com fornecedores. Este movimento dá maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros, tudo de maneira ágil e transparente. Sua utilização evita eventuais problemas de comunicação entre as partes interessadas.

E qual é a relação entre Compliance e Governança? 

O Compliance também está amplamente ligado à Governança. Isso porque a Governança tem o papel de indicar as melhores práticas para uma gestão mais eficaz e transparente, permitindo maior assertividade na tomada de decisão gerencial. Ela está baseada em quatro pilares: equidade, transparência, prestação de contas e responsabilidade corporativa. 

As ações relacionadas ao tema geram ainda outros benefícios como redução de custos e otimização de processos. Além disso, atuar conforme esses padrões também amplia a competitividade do setor empresarial, tendo em vista que empresas pautadas pela Governança transmitem maior confiança ao ambiente de negócios. Já o Compliance está em conformidade com a Lei Anticorrupção (2013), que prevê mecanismos para coibir práticas corruptas nas empresas, as quais passam pela implementação de iniciativas antifraude e auditorias.

Diante disso, garantir que esses processos sejam cumpridos por todos os envolvidos é o principal desafio. Além de deixar o processo mais ágil, essas iniciativas também garantem maior transparência às atividades rotineiras, como é o caso do relacionamento com fornecedores.

Conheça um pouco mais das soluções baseadas em governança de dados da W3K, clicando aqui. Nossos softwares têm como objetivo fomentar a transformação digital nas empresas, garantindo rapidez, rastreabilidade e transparência aos processos organizacionais. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

W3K: Eficiência e segurança nas informações do seu negócio

O gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) é fundamental para garantir maior agilidade e transparência para os processos de uma empresa. Além destes benefícios, algumas empresas registraram um aumento de até 36% de produtividade após a implantação da ferramenta, que fornece suporte para a tomada de decisão estratégica e governança da informação.

O ECM reúne diversas estratégias, ferramentas e métodos de uma organização relacionados a gerenciamento, captura e armazenamento de documentos. Neste aspecto, as soluções da W3K englobam documentos de qualquer natureza, físicos ou digitais, facilitando o acesso à informação para todos. Isso permite às empresas trabalharem de forma digital e protegida, otimizando os processos de gestão.

Nossas soluções proporcionam o gerenciamento de documentos na nuvem, e a automação dos fluxos de trabalhos. Além disso, oferecem automação no controle de temporalidade dos documentos, eliminando o controle manual e aumentando a eficiência operacional. Nossa solução possui também um ‘semáforo’ para auxiliar na identificação do status de atividade. Essa funcionalidade oferece um controle mais eficaz dos prazos e fluxo de trabalho, permitindo uma rápida identificação do progresso das tarefas, e eventuais correções de rota.

Outra funcionalidade importante no que se refere à busca de documentos é o Full Text Retrieval/OCR. Essa tecnologia permite extrair e indexar todo o texto presente em conteúdos digitalizados, o que inclui documentos e imagens, permitindo que o arquivo se torne acessível e editável. 

Gerencie equipes remotas de maneira mais rápida e segura 

A transformação digital nas organizações foi acelerada pela pandemia, fazendo com que os modelos de gestão praticados até àquele momento (pré-Covid 19) precisassem ser revistos. Inclusive até mesmo algumas tendências que surgiram antes ganharam ainda mais força nos tempos de confinamento, como é o caso dos modelos de trabalho híbrido e home office.

E é justamente na gestão de times remotos que o ECM desempenha um papel importante. A solução é a escolha ideal para equipes distribuídas e remotas que precisam operar com máxima eficiência. Isso porque ao eliminar desperdícios de tempo e incertezas nos processos, os times ficam com mais tempo para colocar foco em atividades que geram maior produtividade e receita. Outro benefício importante do ECM para times remotos está relacionado à segurança. 

Com a adoção do trabalho remoto, o aumento no volume de pessoas que acessa os servidores de suas empresas à distância pode aumentar a vulnerabilidade do sistema. Nesse contexto, a solução garante proteção abrangente para todos os dados, também elimina a falta de compartilhamento de dados entre os setores, tornando o processo mais ágil e eficiente.

E por que contratar as nossas soluções?

As soluções da W3K automatizam processos de gestão e governança da informação, oferecendo maior flexibilidade e performance com relação às demais soluções disponíveis no mercado. Entre os diferenciais de nossos produtos, podemos citar:  atendimento humanizado; assinatura digital de documentos (com a mesma validade do processo, mas sem burocracia e papel); armazenagem em nuvem (cloud); ECM e BPM integrados, escalabilidade; e flexibilidade e customização. 

Sobre este último item, em especial, cabe salientar que essa é uma das principais vantagens do nosso sistema de gestão. Isso porque, além de se integrar perfeitamente aos sistemas já utilizados pela organização, as soluções da W3K podem ser customizadas conforme as especificidades de cada cliente. Conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas no link.

Podemos atender empresas de diversos segmentos, dentre eles saúde (hospitais) e engenharia (construtoras). Isso porque apesar de ser uma plataforma robusta, ela é muito flexível, e pode ser configurada conforme o modelo de negócio dos seus clientes. Clique aqui e receba um atendimento personalizado de nossa equipe. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Móveis Henn utiliza soluções da W3K para a gestão de contratos

A W3K está levando a transformação digital para centenas de organizações. Somos especialistas em governança da informação para o ambiente corporativo, e nossas soluções têm como objetivo a otimização de processos, garantindo maior rastreabilidade e segurança dos dados. Este é o caso da Móveis Henn – uma das maiores indústrias moveleiras do Brasil, com sede na cidade de Mondaí, em Santa Catarina.

A empresa utiliza a ferramenta GREENDOCS para realizar a gestão de seus contratos. O software atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem,  digitalização e automatização dos processos. A responsável pela gestão dos contratos da Móveis Henn, Larissa Hauschild, lembrou que antes da implantação do GREENDOCS, todo o fluxo de assinaturas de contratos na organização era feito de forma manual, com a tramitação de documentos físicos.

Esse movimento acarretava uma demora maior nos processos de assinatura e na avaliação dos contratos. “Somente após todos os envolvidos assinarem é que a via digitalizada ficava disponível”, comentou Larissa. Diante dessa demora no processo, a Móveis Henn precisava de uma ferramenta para gerenciar o ciclo de vida de seus contratos com fornecedores. Essa plataforma também deveria possibilitar a assinatura eletrônica das partes envolvidas, o que daria mais agilidade a todo o fluxo. 

“Por mais que já tivéssemos os arquivos em nuvem, digitalizados, dependíamos do fator humano para a gestão. Por isso queríamos centralizar todos os processos em uma solução única, trazendo todos os nossos contratos para um único ambiente, evitando assim eventuais perdas de informação”, observou Larissa. E foi com o uso do GREENDOCS que a empresa conseguiu implementar essas mudanças. 

O que antes era manual, passou a ser automatizado, assim como o processo de assinatura contratual, que agora é totalmente eletrônico, dando maior agilidade e segurança para a gestão de contratos. Isso porque o software GREENDOCS atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem,  digitalização e automatização dos processos.

Empresa já observa melhoria na produtividade

Larissa Hauschild comentou também que a empresa já observou uma melhora significativa em sua produtividade desde a implantação do software da W3K, em fevereiro do ano passado. “A solução trouxe bastante celeridade ao processo, pois precisávamos de uma ferramenta para agilizar nossos processos. Temos contratos em todo o Brasil e com a assinatura digital conseguimos finalizar tudo de maneira mais rápida”, finalizou Larissa.

E então: assim como a Móveis Henn quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Fornecemos soluções personalizadas para cada cliente, aprimorando seus processos de gestão de forma ágil e eficiente. Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas. 

Conheça um pouco mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Como o GREENDOCS pode melhorar a eficiência de sua empresa

O GREENDOCS leva governança da informação ao ambiente corporativo. A ferramenta, que já faz parte da rotina de centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio de seus clientes, contribuindo para a melhoria da gestão e eficiência operacional. 

Por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, o GREENDOCS oferece flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, por exemplo. De maneira prática e funcional, a plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados, configurando-se em uma solução completa e centralizada, para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos. 

Nesse contexto, a digitalização de documentos facilita algumas rotinas da empresa, como por exemplo a gestão de contratos. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas e atualizações, e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.  

O GREENDOCS consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada, facilitando o fluxo de documentos internos e os trâmites com fornecedores. Este movimento garante ainda maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas. 

Software pode ser adaptado aos processos já existentes na empresa

O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. Esse aspecto permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados, evitando problemas relacionados à falta de assimetria da informação. A plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos. 

O software permite desde a captura dos documentos, independente do seu formato (físico ou digital), até a análise e emissão de relatórios – sendo que este último fator impacta diretamente na tomada de decisão gerencial.  Este ciclo compreende ainda os seguintes aspectos relacionados ao processo: Gestão de Documentos, Workflow e Automação, Armazenamento e Arquivamento, Recuperação e Pesquisa, Colaboração e Publicação, Gerenciamento do Ciclo de Vida, Compliance e Segurança, e Integração. Por sua vez, o motor de Business Process Management (BPM) do GREENDOCS permite uma gestão escalável aos negócios, contribuindo para as boas práticas de gestão, influenciando na melhoria contínua do ambiente corporativo. 

Esse conjunto de ferramentas auxilia na modelagem, automatização, execução e otimização de processos de negócios. Tais ferramentas permitem que as organizações documentem de maneira visual seus processos, configurando fluxos de trabalho automatizados, e possam monitorar seu desempenho em tempo real – diferenciais que facilitam o ajuste de eventuais problemas de fluxo nos processos, e garantam a excelência operacional.

Outro fator relevante relacionado ao GREENDOCS está relacionado à sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do software reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente – aspecto que está alinhado às boas práticas do Environmental, Social and Governance (ESG).

Soluções digitais para negócios escaláveis – conheça mais sobre a W3K

As soluções W3K contribuem para a transformação digital das empresas há 13 anos, auxiliando-as a se desenvolverem frente às demandas do mundo corporativo de forma escalável. Essa transformação gera menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados.

Para saber um pouco mais dessa – e de outras soluções – baseadas em governança de dados da W3K clique aqui, Conheça também cases de empresas que já utilizam nossas plataformas em suas rotinas de gestão. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

EuroChem utiliza GREENDOCS para gerenciamento de obra em Minas Gerais

A parceria entre a W3K e a EuroChem – líder mundial na produção de fertilizantes nitrogenados, fosfatados e potássicos – está garantindo maior agilidade aos processos da empresa. A EuroChem utiliza o software GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, o qual integra de maneira flexível e escalável ECM/BPM /EDMS, no Complexo Mineroindustrial de Serra de Salitre, em Minas Gerais.

O GREENDOCS EDMS possibilita que laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos sejam localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. Sua implantação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem.  Isso porque na engenharia, o gerenciamento de  documentos e processos é fundamental para o andamento dos projetos, principalmente no que se refere a processos de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas.

Sobre a parceria com a Eurochem, em específico, a empresa utiliza o software GREENDOCS desde agosto de 2021 no projeto que está sendo desenvolvido na Serra de Salitre. A EuroChem Salitre é a primeira unidade de mineração do grupo fora da Europa O gerente de engenharia do projeto, Cleber Naue, destacou a importância do software da W3K para a gestão dessa obra, a qual possui um alto volume de documentos (em torno de 130 mil), tanto técnicos, quanto comerciais e contratuais. Ele observou que a solução permite um maior controle dos fluxos e rotinas que envolvem o projeto, permitindo o fluxo atualizado entre todos os envolvidos.

“Temos tantos processos nessa obra que só uma ferramenta como o GREENDOCS poderia dar conta”, destacou o gerente de projetos. O software garante uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados, garantindo ainda auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos. “O GREENDOCS permite que possamos acessar a comunicação do projeto a qualquer tempo. Isso facilita o fluxo e permite maior transparência ao processo”, destacou Naue. Ele revelou ainda que a experiência no projeto em Serra do Salitre deu tão certo que a utilização da ferramenta da W3K deve ser estendida a outras unidades da EuroChem.

Com plantas de produção na Rússia, Bélgica, Cazaquistão e Lituânia, além do próprio Brasil, a EuroChem está entre as empresas do mundo que possuem capacidade para fabricar três grupos de nutrientes primários: nitrogênio, fósforo e potássio. Suas unidades empregam um total de 28 mil funcionários distribuídos em 40 países. Na América Latina, em especial, a EuroChem possui 22 unidades de mistura e distribuição, as quais devem ser responsáveis pela produção de 15% do consumo brasileiro de fosfatados.

E quais são os diferenciais da solução GREENDOCS?  

O software GREENDOCS realiza o gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados. A solução se adapta perfeitamente aos processos e demandas  atuais na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente.

O setor de Engenharia integra diversos setores de um projeto – industrial, elétrica, civil, e ambiental, cada um com suas especificidades e demandas. Nesse ponto, a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login torna todo o processo mais rápido e funcional para o time, o que pode significar a melhoria da performance. Além de garantir maior segurança, controle e rastreabilidade aos processos organizacionais, a solução também contribui para a sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente. 

E então: assim como a EuroChem quer garantir maior agilidade e segurança para os processos de sua organização? Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

5 benefícios da digitalização do ciclo de vida dos contratos

Atualmente, segurança, agilidade e colaboração são fundamentais para os processos de trabalho.

Em se tratando de contratos, gerir com excelência torna os processos mais ágeis e assertivos, otimizando o tempo hábil e diminuindo os riscos gerados por arquivos inválidos ou vencidos.

Contudo, para evitar que essa missão se torne mais uma tarefa onerosa da organização, é fundamental investir na inovação e aliar-se à tecnologia, especialmente à digitalização dos documentos.

Assim, conheça 5 benefícios da digitalização na gestão de contratos:

Agilizar os processos de revisão com a digitalização

Para ser firmado, todo contrato deve ser revisado para garantir que ambas as partes estejam de acordo. O processo de revisão desse documento é fundamental para evitar qualquer problema futuro.

Dessa forma, é comum que os contratos, antes de serem encaminhados para a parte contratante, voltem algumas vezes para a etapa anterior a fim de corrigir ou atualizar o documento.

Com a digitalização, as idas e vindas de cada nova versão pode ser rápida e eficaz. Isso porque o tempo gasto com impressão e transporte é eliminado na gestão de contratos eficiente.

Mais governança das informações com uma gestão de contratos eficiente

A Governança da informação e dos documentos é uma necessidade de primeira linha para as empresas que têm a segurança jurídica como prioridade de negócios.

Quando se trata de contratos, todas as empresas lidam com questões como fluxos de emissão, aprovação e compartilhamento da informação. Estas podem ser feitas online após a digitalização.

Dessa forma, é possível garantir que a transformação digital efetivamente se instale, aumentando a produtividade e auxiliando na otimização de tempo e na gestão do trabalho.

Redução de custos com o conceito paperless

O conceito “Paperless”, traduzido do inglês “sem papel”, é um conceito que busca a redução do papel nos processos diários de uma empresa por meio da digitalização e gestão destes arquivos em uma plataforma eletrônica ou digital.

Além de ser mais eficiente, isso também gera muitos benefícios à empresa e aos seus clientes, gerando mais agilidade e segurança para ambas as partes.

Uma organização quando se torna paperless ela não reduz apenas o papel nos seus processos, ela muda toda a sua organização para que seus processos se tornem mais auditáveis, seguros, ágeis, inteligentes, confiáveis e integrados.

Adotando o paperless toda companhia pode ter mais controle e rastreabilidade em seus documentos e processos.
Maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais

A digitalização de contratos, somando ao armazenamento em nuvem, é responsável por aumentar consideravelmente a segurança dos documentos. Afinal, a tecnologia eficiente permite que o acesso aos contratos seja feito apenas por pessoas autorizadas.

Além disso, como os arquivos são armazenados na nuvem, elimina-se o risco de avarias, perdas e extravios.

Dessa forma, ainda que o computador seja formatado, por exemplo, o documento continuará seguro e intacto, podendo ser acessado a partir de outros dispositivos.

É esse processo que faz com que as empresas tenham menos riscos, ou seja, existe a garantia de que os contratos sejam acessados, modificados e assinados pelos responsáveis certos, impedindo qualquer rasura ou alteração indevida.

Gestão eficiente com a digitalização dos contratos

Ao falarmos de gestão de contratos, especialmente de digitalização, uma plataforma otimizada entrega recursos valiosos, tais como:

➔ Acesso rápido aos contratos, com buscas otimizadas por signatários ou conteúdo de cláusulas, entre outros metadados configuráveis;

➔ Controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações;

➔ Possibilidade de gerar fluxos otimizados de revisão, com comentários e controle de acesso restrito somente aos usuários com permissão;

➔ Criação de fluxos totalmente automatizados;

➔ Assinatura eletrônica com validade jurídica;

➔ Utilização de QR Code e app móvel para consultar status de documento físico em sua versão digital.

Até aqui, já deu para perceber que a digitalização de contratos tem o poder de tornar processos, antes extremamente onerosos, em muito mais dinâmicos, mas sem perder a burocracia necessária para garantir segurança aos processos.

Se o gerenciamento manual de contratos permitia que o documento passasse dias na mesa de um gestor esperando para ser revisado, atrasando ainda mais o fluxo de aprovações, uma vez que o feedback demorava para chegar, hoje seu ciclo pode ser totalmente digital, escalando os processos relacionados a contratos.

Escolha o BPO da W3K para digitalizar os seus contratos

Contratando o BPO da W3K, você pode contar com especialistas como arquivistas, técnicos em documentação, profissionais de digitalização e indexação, analistas de negócio em ECM e BPM e experts em suporte e HelpDesk.

Além disso, é possível utilizar os serviços conforme demanda, otimizando recursos e, como dito anteriormente, proporcionando mais tempo para o core business.

Ou seja, quando sua empresa adquire uma plataforma robusta e escalável, com uma equipe realmente especializada, formada por profissionais devidamente treinados, se torna muito mais em conta manter o funcionamento dos processos de negócio com altos níveis de excelência.

Dessa forma, é possível reduzir as horas de profissionais da documentação e os custos sobre o processo de gerenciamento documental, permitindo que o foco dos gestores esteja nas atividades realmente estratégicas para o negócio.
Solução completa para gerir documentos e arquivos com excelência

Como já falamos inicialmente, o apoio de tecnologias robustas de ECM/GED e BPMs, além da gestão de contratos digitalizados, promovem os elementos-chaves para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos e dar maior resguardo jurídico ao ciclo de vida dos contratos.

A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma plataforma de ECM/GED, BPMs e Assinatura Digital para a gestão de contratos, assim como também tem a expertise necessária para auxiliar cada negócio no desenho de processos e fluxos para melhor realizar este controle.

Pilares como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes contratos tão essenciais para as empresas, se tornam estruturas sólidas tanto internamente quanto com parceiros externos.

Em resumo, essa solução completa oferece gestão de documentos digitais e físicos, digitalização dos documentos, gestão arquivística alinhada às melhores práticas de mercado, guarda física estruturada com armazenamento inteligente, descarte dos documentos inválidos, equipe de implantação e implementação e atendimento em prol da melhoria contínua.

Quer conhecer mais sobre o Greendocs? Fale conosco.

O que é gestão de documentos e qual a sua importância?

Alguns fatores são essenciais para que as empresas tenham resultados excelentes em suas trajetórias. A gestão de documentos, sem dúvida, é um deles.

Isso porque tarefas diárias e comuns nas organizações, como as que envolvem administração, finanças, marketing e recursos humanos geram arquivos o tempo todo, compondo a dinâmica das companhias.

A distribuição manual desses documentos, bem como o gerenciamento da comunicação por e-mails e planilhas de controle sem o uso de uma tecnologia voltada à gestão impossibilita um eficiente, ocupando o tempo que os gestores poderiam investir em ações estratégicas ou preventivas.

Acreditamos que compreender a importância da gestão de documentos também envolve entender o que significa de fato esse termo e as melhores práticas que envolvem esse processo.

O que é Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos é o conjunto de processos que garante produção, arquivamento e uso adequado de arquivos e registros. Em outras palavras, gerenciar documentos é otimizar a busca por dados, de forma a torná-la mais fácil, organizada e segura.

Em termos práticos, a gestão documental evita a perda de documentos, garante a rastreabilidade das informações, controla processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos e otimiza fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos.

Qual é a importância da Gestão de Documentos?

A Gestão de Documentos permite acesso de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares on cloud para gestão eletrônica. Ao implementar esse processo na empresa, você estabelece metodologias de trabalho para planejamento do acervo futuro, por exemplo.

Com isso, a definição das necessidades para a organização, cadastro, digitalização e arquivamento do acervo passivo se torna simples e prática. Trabalhar com o necessário para permitir a guarda ordenada e a recuperação dos documentos físicos e digitais é um dos segredos de sucesso de uma excelente Gestão de Documentos.

Diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos com a cultura paperless, sinalizar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte, reduzindo o espaço físico necessário, também são alguns benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Por que a W3K tem a melhor plataforma para o Gerenciamento dos seus Documentos?

A plataforma Greendocs, da W3K, provê visão total de etapas da documentação, facilita a colaboração entre equipes distintas, potencializa a gestão de mudança, controla registros e ações de qualidade, integra fornecedores de forma online e gerencia filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos.

A mesma também dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implantação de mais de um ambiente de trabalho para o mesmo usuário. Características técnicas como integração com ERP, AD e CAD trazem ainda mais fluidez aos trabalho do dia a dia.

Além disso, a W3K possibilita a integração de GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma, o que torna o processo de gerenciamento da sua empresa mais objetivo e eficiente.

Entre em contato e saiba mais.

3 benefícios da rastreabilidade na gestão de contratos

Quando falamos em eficiência e segurança como prioridade de negócios, estamos nos referindo à governança da informação e dos documentos – uma necessidade de primeira linha para as organizações de qualquer porte ou segmento, mais ainda em um momento em que a LGPD está trazendo uma nova camada de compliance para as companhias no país.

Vale ressaltar que boa parte desta governança passa por uma gestão sólida de contratos. Aliás, quando se trata de contratos, questões como fluxos de emissão, aprovação e compartilhamento da informação necessitam de um cuidado especial.

Acompanhe o post de hoje para conhecer 3 benefícios da rastreabilidade de contratos em uma empresa.

1. Garantia de governança da informação

A governança da informação, especialmente no que se refere aos contratos, é essencial para que haja controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações.

Com o apoio de tecnologias robustas de ECM/GED e BPMS, a gestão de contratos digitais se torna um elemento chave para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos, dar maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais, assim como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes dados, tanto internamente quanto com parceiros externos.

Essa é uma das mais importantes características no ciclo de vida dos contratos: ter uma gestão eficaz dos documentos, fluxos de aprovação e controle de prazos.

2. Velocidade nos fluxos e solidez na gestão

Outro benefício da rastreabilidade de contratos em uma empresa é a entrega em uma camada única de excelência no tratamento dos contratos corporativos, garantindo velocidade nos fluxos e solidez na gestão de todas as etapas de seu ciclo de vida.

Isso significa segurança jurídica e eficiência operacional, de forma alinhada para seu negócio.

Quando falamos de ciclo de vida do contrato, nos referimos a todas as fases em que ele passa dentro da organização, desde as fases de pré-contrato e redação, passando pela execução até seu encerramento, armazenamento e eventual encerramento.

E para que todas as partes tenham a segurança jurídica esperada, é importante garantir que todas estas etapas sigam padrões e fluxos otimizados, tanto internamente quanto com os clientes externos.

3. Otimização do tempo na gestão dos contratos

Você sabia que de 5 a 15% do tempo dos profissionais são gastos lendo documentações e esse número pode chegar a 50%?

Os dados são de estudo realizado pela PwC, que diz ainda que os colaboradores perdem 2 horas (em média) diárias procurando documentos e contratos perdidos ou extraviados, imagina o prejuízo disso quando falamos em contratos.

Além disso, os gestores perdem em média 1 mês por ano procurando informações armazenadas de forma desorganizada e ⅔ das informações guardadas estão obsoletas e poderiam ser removidas.

Quando a empresa investe na gestão desses documentos e contratos, o cenário muda e todo tempo gasto desnecessariamente se converte em mais tempo para pensar a estratégia do negócio.

Eficiência com a aplicação para gestão de contratos da W3K

Cada empresa tem suas particularidades internas, assim como cada cliente é único, levando em consideração suas regras de negócio. Contudo, uma gestão configurada para gerenciar os ciclos de vida dos contratos pode trazer resultados competitivos.

Combinando uma estratégia bem arquitetada com o uso de tecnologias robustas, que permitem esse controle aprimorado, organizações ganham eficiência, agilidade e transparência na gestão de contratos, que se reflete em processos criados e executados com excelência.

É aí que entra uma plataforma online configurada para impulsionar os negócios com a implementação de processos e fluxos automatizados para seus contratos.

A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma solução abrangente de ECM/GED, BPMS e Assinatura Digital para a gestão de contratos, assim como tem o know-how para promover a gestão escalável.

Fale com a nossa equipe e saiba mais.

LGPD: dicas para conhecer melhor a lei e adequar sua gestão da informação

Um dos assuntos que mais ocuparam a mente dos gestores de tecnologia da informação nas empresas em 2020 foi a Lei Geral de Proteção de Dados – a LGPD – que entrou em vigor em setembro de 2019. Criada para tutelar a privacidade dos usuários, a LGPD pode se aplicar de diferentes formas em cada tipo de negócio. O que é fato, porém, é que todo tipo de negócio terá que se adequar e ajustar suas políticas de gestão de informação, incluindo o tratamento de dados e documentos.

Muitas vezes, uma empresa recebe mais informações do que necessita, e isso vale tanto para quem é funcionário, usuário externo ou cliente. Por isso, um contexto regulatório adequado e bem arquitetado é importante para garantir o compliance das operações às determinações da lei.

Essa necessidade de uma política transparente e robusta de tratamento de dados abrange todos os estágios do manuseio da informação, do cadastro ou captura dos dados, passando pelo armazenamento e acesso, até o seu descarte.

A aplicação da lei atinge qualquer empresa, de qualquer ramo, de qualquer porte, e obedece a alguns preceitos básicos como, propósito, compatibilidade, disponibilidade, transparência com o usuário, confidencialidade e segurança. Para saber mais detalhes sobre as definições da LGPD, acesse este outro artigo em nosso blog.

TECNOLOGIA PARA SE ADEQUAR À LGPD

Uma das principais saídas para adequar a gestão da informação de seu negócio à LGPD é empregar tecnologias para auxiliar nesta missão. Com sistemas que entreguem clareza de gestão e rastreabilidade das informações, é possível saber melhor de quem é o dado, como eles estão sendo tratados, assim como definir as regras e termos de utilização. Além disso, sistemas de gestão ajudam a garantir uma lógica de segurança baseada em processos, garantindo o acesso das pessoas certas às informações adequadas. Com o Greendocs, temos uma plataforma customizável e alinhada com as políticas de proteção de dados previstas na LGPD, com o foco na rastreabilidade das informações.

Da classificação dos dados, passando por logs de toda a sua movimentação no sistema (alterações, fluxos e outros processos), a plataforma permite um controle abrangente das informações, contribuindo para o compliance das empresas com a LGPD. Além da tecnologia para sustentar as políticas de conformidade com a LGPD, a W3K apoia na gestão de processos que atendam aos requerimentos da lei, estabelecendo ambientes controláveis e auditáveis, com alta rastreabilidade das informações para garantir a governança das informações.

Quer saber mais sobre como as soluções da W3K podem ajudar o seu negócio a ficar em conformidade com a LGPD? Entre em contato conosco!

Compliance e gestão eletrônica dos documentos: vamos conversar sobre isso!

Garantir que sua empresa ou que setores de sua organização estejam em conformidade com normas, sejam elas internas ou regulatórias de segmento ou governo, pode ser um trabalho complexo. Para isto, contar com uma solução dedicada de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e automatização de processos (BPMS) pode ser não apenas uma grande ajuda, mas um diferencial decisivo para a realização eficiente deste trabalho.

Quando falamos de compliance, em essência fazemos menção à segurança jurídica de um negócio. Estamos falando do trabalho de conciliar o regramento interno da empresa com questões externas, ou seja, às regulamentações às quais a organização está sujeita, evitando riscos legais.

Com uma solução robusta e inteligente de GED integradas à BPM, empresas podem visualizar com clareza os dados e sua circulação dentro da organização, garantindo que elas atendam às exigências de segurança, sendo visíveis e acessíveis somente por quem tem autorização, e preservando as informações sensíveis que devem se manter anônimas.

Isso pode abranger questões como gestão de contratos, controle do ciclo de vida dos documentos, até questões como a captura, manuseio e período de armazenamento de dados pessoais, algo que ganhou novas dimensões em termos de conformidade com a vigência da nova Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD).

Em função da LGPD, um dos maiores cuidados das empresas em relação ao compliance está na tratativa de dados pessoais de terceiros. Com o GED e o BPMS, é possível guardar estas informações de maneira detalhada, catalogando dados e definindo permissões de acordo com o devido grau de privacidade, permitindo à organização e seus colaboradores verem apenas os dados que sejam relevantes para a sua atividade.

CONTRATOS E ASSINATURA DIGITAL: OUTRO PONTO IMPORTANTE NO COMPLIANCE

Além disso, para empresas que lidam com contratos, por exemplo, uma plataforma de GED permite manter todos estes documentos dentro ambiente de fluxos seguros, rastreáveis e auditáveis, também com o recurso de assinatura eletrônica para uma camada adicional de confiabilidade, certificação e validade jurídica.

Garantir uma política adequada de conformidade nas empresas passa por uma combinação equilibrada de tecnologia, conhecimento jurídico e arquitetura de processos internos – e tudo isso pode ser aperfeiçoado com a utilização de tecnologias adequadas, como as de Gestão Eletrônica de Documentos. Para fazer isso da melhor forma, contar com um parceiro especializado pode ser um grande diferencial.

A W3K Tecnologia conta com um time especializado em gestão documental, e com o know-how para auxiliar o seu negócio a garantir as melhores práticas em termos de compliance. Entre em contato conosco e saiba mais.