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147 resultados encontrado para: greendocs

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Gerenciamento de dados estratégicos como motor da inovação

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Em meio ao excesso de dados, de uma coisa as empresas precisam ter certeza: é preciso priorizar a clareza desses elementos e o gerenciamento dos mesmos para se manter competitivo. Isso porque a integração das informações mais estratégias para o negócio depende exclusivamente da tecnologia. Quem pode comprovar isso são os profissionais de archiving, que sentem na pele a dificuldade em promover segurança e governança da informação com tantos dados disponíveis. Neste artigo, a importância do controle da guarda de documentos físicos, o acesso aos dados organizados digitalmente e a vigilância no descarte dos mesmos são questões a serem abordadas. Tudo a fim de responder a pergunta mais importante do momento: sua empresa está preparada para coletar e analisar os dados mais relevantes e tomar as decisões mais assertivas? O caminho rumo à transformação digital Em 2020, o IDC Infobrief divulgou uma pesquisa com dois dados curiosos sobre as organizações neste momento – e que podem responder a essa pergunta tão importante. – 46% das companhias estão “confusas digitalmente” e as 54% que se consideram “comprometidas digitalmente” ainda não completaram seu caminho rumo à transformação digital; – 60% das empresas estão sendo desafiadas pela qualidade e complexidade dos dados, principalmente no contexto do gerenciamento da informação. O estudo comprova a necessidade de aliar tecnologia à gestão dos dados, independente do porte ou segmento de atuação da organização. Mas, o que deixa essas empresas no caminho da mudança, mas ainda longe da transformação? Parte da complexidade dessa jornada está no alto volume de dados gerados de forma aleatória e, consequentemente, a dificuldade em gerir tudo isso. A solução é uma só: priorizar a gestão de dados como um processo vital para as estratégias de crescimento. A importância de controle do documento físico Segundo uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos, a ABGD, o brasileiro pode perder até 2 horas tentando encontrar documentos importantes na sua rotina corporativa. Além de tornar o clima organizacional pesado, realocando profissionais estratégicos para encontrar essas informações, a guarda física torna mais onerosa a tarefa de buscar um papel perdido no meio de milhares é inviável nos dias de hoje. Para otimizar o tempo e, claro, promover a redução de custos no dia a dia, arquivar esses documentos digitalmente transforma e otimiza o fluxo de trabalho, gerando fluidez e espaço para o que realmente importa: tempo hábil para tomar as decisões e planejar o futuro do negócio. Vantagens da gestão de documentos Agora que você já entendeu a importância em filtrar com clareza o excesso de informações e, claro, a necessidade em priorizar a organização digital dos documentos, veja o que mais a gestão dos dados proporciona: Captura fácil e ágil, o que permite que os documentos sejam encontrados em um clique; Economia e conservação devido à eliminação do papel, provendo a manutenção dos dados em formato eletrônico; Mais segurança com a proteção das informações por meio do controle de acesso e compartilhamento dos dados sensíveis ao negócio; Busca assertiva através da localização exata do documento; Conformidade com as normas. Transformação digital como motor da inovação A tecnologia influencia desde operações manuais até a maneira como as pessoas se relacionam, e isso nós já sabemos há algum tempo. De acordo com a pesquisa “O Futuro do Trabalho”, 67% das empresas já utilizam ferramentas digitais para gestão de tarefas, e 20% planejavam adotar alguma em 2020. Com a chegada da pandemia, e todos os entraves ocasionados pela necessidade do isolamento social, a integração de softwares nos processos operacionais foi acelerada e implantada nas empresas que, posteriormente, sobreviveram bem à crise. Não há um setor sequer que esteja imune à transformação digital. Se antes as organizações tinham tempo para planejar a mudança, hoje precisam correr contra o tempo para solucionar problemas que só a tecnologia pode resolver. ​Perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio e processos não escaláveis são as heranças deixadas por um modelo de negócio que não apoia a modelagem, virtualização e automatização dos processos.

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Como fazer uma gestão escalável de documentos com ECM?

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Integração, escalabilidade e fluidez são algumas das palavras-chave para explicar como é possível prover uma gestão eficiente com Enterprise Content Management, ou melhor dizendo, com ECM. Antes de mais nada é preciso compreender o que significa exatamente o termo e qual a importância dessa ferramenta para o fluxo de trabalho de uma empresa, independente do seu porte ou segmento. É isso que abordaremos no artigo de hoje, revelando questões importantes sobre implementação, resultados e benefícios dessa tecnologia para o crescimento do negócio. Afinal, o que é ECM? Podemos dizer que ECM é uma gama de aplicações para adquirir mais controle e rastreabilidade das informações, além de prover maior eficiência no gerenciamento dos documentos e processos durante seu ciclo de vida, garantindo uma gestão escalável do business. Qual a relação entre gestão escalável e ECM? Gestão escalável e ECM não são sinônimos, mas possuem uma relação harmoniosa, visto que os benefícios dessa tecnologia apoiam a companhia para uma governança eficiente e ágil, com a possibilidade de encontrar rapidamente o documento vigente, aproximar equipes, gerenciar filas de trabalho e garantir a segurança da informação nesse processo. Integrando o gerenciamento de documentos e processos em uma plataforma online, é possível garantir mais agilidade, fluidez e transparência ao negócio, permitindo gerar relatórios e dashboards de forma ágil e dinâmica. Esses dados gerados mostram os gargalos e lições aprendidas dos projetos, que aliados a um sistema robusto, impulsionam a gestão escalável – imprescindível para o crescimento do negócio. ECM: fluidez que gera agilidade e economia Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, não apenas as tarefas são otimizadas, como é possível distribuir melhor os recursos humanos para a execução de trabalhos mais táticos – uma fluidez que, entre outras coisas, gera agilidade e economia. A gestão eficiente está diretamente relacionada à redução de processos manuais, seja de distribuição de documentos ou de planilhas em papel para gerar dados. Além de ser passível de erro humano, esse modelo manual diminui as possibilidades de integração, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos. Exemplos de gestão eficiente com ECM Muitos cases de sucesso comprovam a eficiência de uma plataforma como o Greendocs, por exemplo. A SGBH, operação nacional de uma das mais renomadas multinacionais do ramo de energia da China, adotou a ferramenta da W3K como seu sistema de gestão de documentos, a fim de reunir e compartilhar informações de portfólios de projetos de capital no Brasil. Outra grande organização que aumentou o foco na gestão de compliance de seus clientes foi o escritório Mello Pimentel Advocacia, que ganhou produtividade e acurácia no atendimento a prazos, além de garantir rastreabilidade no gerenciamento do ciclo de vida dos contratos. Da mesma forma, também estão entre os resultados da implantação, a rapidez e maior clareza visual na apresentação de documentos relacionados aos processos. Já a Gerdau – uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, implantou a solução Greendocs para otimizar a gestão de documentos e automatizar os processos nas áreas de engenharia e qualidade. No site você pode ler esses e outros cases para entender como as empresas otimizaram a gestão dos seus negócios com a tecnologia da W3K. Também é possível solicitar uma demonstração da nossa ferramenta aqui.

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4 vantagens da automatização de processos com BPMS

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A automação de processos é uma técnica de BPMS (Business Process Management Suite ou System) ou ainda Sistema para Gestão de Processos Empresariais, que nada mais é do que aplicar a tecnologia e a integração de sistemas a fim de aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho em uma organização, com a modelagem BPM. Mas, como isso é feito? É simples: por meio do controle em tempo real e da implementação de atividades manuais para automatizadas. Quer saber como sua empresa pode ser mais produtiva e obter melhores resultados. Siga a leitura, pois vamos apresentar 4 vantagens da automatização de processos com BPMS. BPMS reduz os custos da empresa A automatização dos processos com BPMS permite que a organização consiga olhar para a gestão do seu fluxo de trabalho de forma ampla. Isso faz com que elimine os riscos de perder o controle sobre informações, funções e etapas, tendo pouca visibilidade ou até mesmo previsibilidade sobre eventuais problemas, atrasos ou falhas em entregas – o que pode gerar custos, às vezes, bem altos. Além disso, quando uma companhia opta por automatizar processos, também permite resposta rápida às demandas do negócio, focando na gestão sistemática e integrada dos ambientes. Dessa maneira, é possível produzir mais e qualificar os modelos de atuação e equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução. Mais controle das filas de trabalho com BPMS O conceito de BPM é um conjunto de estratégias, normas e princípios capazes de orientar com eficácia e excelência os gestores, para escolherem as melhores alternativas no gerenciamento dos processos na empresa. Mas, o que isso tem a ver com controlar as filas de trabalho? Veja bem, ao automatizar o workflow com uma plataforma BPMS, a empresa tem a possibilidade de receber notificações automáticas para o controle de prazos, criação ou modificação de itens, tarefas pendentes ou temporalidade – o que aumenta consideravelmente a fluidez dos processos de negócio. BPMS garante maior eficiência e segurança aos processos A automatização de processos com BPMS gera mais segurança, visto que os dados são transmitidos criptografados. Acredite, essa tem se apresentado a maneira mais segura de se armazenar as informações da organização. Além disso, o alto nível de eficiência que o BPMS proporciona em seus processos torna a rotina mais assertiva e eficaz, tanto dos processos como das equipes. Consequentemente, a empresa se torna também mais competitiva e preparada para enfrentar o mercado. Produtividade com automatização dos processos BPMS Quando você opta por automatizar os processos da sua empresa, barreiras e gargalos são eliminados, tornando o workflow mais dinâmico e fluído e, consequentemente, aumentando a produtividade. A padronização, assim como a transparência, fazem com que todas as etapas ganhem em produtividade, visto que são realizadas com maior controle e, claro, evitando retrabalhos e erros na comunicação desde a sua primeira execução. Porém, para automatizar processos é preciso planejamento e definição clara de objetivos e prioridades. A negligência de etapas pode prejudicar o processo como um todo e acarretar outros problemas. Por isso, conte com uma ajuda especializada. Como a W3K pode ajudar o seu negócio? A resposta para essa pergunta está na certeza de que o apoio de tecnologias inteligentes pode transformar o seu negócio. O Greendocs, por exemplo, é uma plataforma que possibilita acompanhar e avaliar a qualidade de todos os fluxos de trabalho por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas de cada projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada diretamente na melhoria dos processos. Essa é uma plataforma totalmente adaptável ao seu modelo de negócio, replicando processos e estratégias já utilizadas pelo seu time, garantindo a governança da informação e a gestão escalável de negócios. Converse com alguém da nossa equipe e garanta mais confiança, competitividade e fluidez a sua rotina

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Gráficos de BI e dashboards apoiam decisões mais assertivas?

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Ser data driven é tomar decisões a partir da análise de gráficos de BI e dashboards ao invés de suposições ou intuições. Ter uma base sólida para que as escolhas sejam mais assertivas significa coletar, tratar e interpretar dados para gerar insights valiosos nas empresas. Se o futuro das companhias é orientado a dados – e ele é!, como você tem aplicado esse conceito na sua organização? Seus gestores e líderes são capazes de extrair e analisar informações de várias fontes, transformando esse material em conhecimento e riqueza para o crescimento do negócio? Para não sobrarem dúvidas ao responder essas perguntas, vamos apresentar as vantagens da análise de dados e da importância de uma identidade corporativa que torne a transformação digital a protagonista do seu negócio. Transformação digital: produtividade, assertividade e lucratividade Em 2020, 87,5% das empresas brasileiras ouvidas para um estudo da consultoria Vanson Bourne afirmaram já estar em andamento com projetos de transformação digital. Um dado que demonstra a força deste movimento, mas… por que esta tendência tem ganhado tantos adeptos? A resposta é simples: porque a transformação digital não é apenas um conceito, mas sim um somatório de tecnologias e ações que permitem aumentar a produtividade, competitividade, assertividade e lucratividade de organizações de todos os segmentos. A cultura data driven é um dos pilares de sustentação da transformação digital Podemos dizer que a cultura data driven é um dos pilares de sustentação da transformação digital, pois utiliza algoritmos para fazer análises precisas que entregam respostas estratégicas para a organização. Em outras palavras, estamos falando na ação estratégica feita com base em informações e dados reais, assertivos e instantâneos E, claro, na adaptação do planejamento de acordo com as necessidades e desejos apresentados pelos identificadores visuais, gráficos, dashboards e relatórios. Indicadores visuais com gráficos, dashboard e relatórios Os indicadores visuais possibilitam o entendimento rápido das informações de controle de forma ágil, com a facilidade de acesso dos dados em nuvem, seja pelo celular, web ou tablets. Com o Greendocs, por exemplo, os usuários autorizados podem acessar em tempo real gráficos, dashboards e relatórios gerados pelo sistema. Com ele, você pode analisar os dados para obter insights, sem perder nenhuma informação relevante do seu projeto. Observar os dashboards corretamente, fazendo a gestão desses dados, proporciona a percepção assertiva da eficiência da sua gestão e, claro, onde aplicar as melhorias necessárias para chegar lá. Processo de decisão menos moroso e com estratégia Quando o negócio gera muitos dados e não sabe o que fazer com eles, de nada adianta investir em aparatos tecnológicos. A gestão estratégica é sempre o cenário ideal para uma empresa inovadora. Do contrário, o excesso de informações tende a prejudicar seu foco na busca por novas soluções, tornando o seu processo de decisão mais moroso que o ideal. Além disso, a tecnologia de gestão da informação otimiza o tempo gasto com confecção manual de relatórios, por exemplo. Com isso, o tempo economizado pode ser utilizado para atividades mais nobres, como análise dessas informações e definição de planos de ação. Fora isso, no Greendocs, toda comunicação é realizada por dentro do sistema, trazendo fluidez ao processo, sem perder a confiabilidade dos dados. E aí, o seu negócio está na lista das empresas que serão de fato competitivas em um futuro próximo? Se sim, você está no caminho certo. Se não, é bem possível que com o tempo, as organizações inovadoras tomem seu espaço tão rapidamente quanto a tecnologia avança no mundo. Leia também sobre a importância da atualização integrada de informações. Para saber mais sobre como as soluções W3K podem auxiliar seu negócio, ou solicitar uma demonstração, clique aqui.

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Sistema EDMS amigável provê controle para gestão de excelência

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Imagine mais de 1000 usuários conectados em uma só plataforma com acesso aos documentos técnicos e templates de um grande projeto? Sim, isso é possível com um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação desenvolvem suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada ao controle dos processos. Estamos falando do Greendocs – uma plataforma GED/ BPMS/EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. A plataforma possibilita treinar e capacitar usuários utilizando manuais e fluxos dentro do próprio sistema, o que elimina a necessidade de ter outro sistema para treinamentos. Diversos ambientes com apenas um login A possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login é um facilitador da plataforma Greendocs. No âmbito dos projetos de engenharia, por exemplo, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, permite que os projetos sejam construídos e acompanhados com auditabilidade, assertividade e agilidade. O imenso volume documental nos grandes projetos de engenharia exige uma gestão automatizada, onde o fluxo de documentos internos não seja motivo de tempo perdido, mas de otimização em trâmites com fornecedores e contratos, além de agilidade nos módulos de auditoria e formatação das entregas. O Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação. Busca inteligente para documentos técnicos Grande parte dos projetos gerenciados manualmente podem sofrer atrasos na busca por arquivos. No Greendocs, a procura por documentos é feita diretamente na plataforma pelo seu conteúdo ou busca fonética. Workflow de colaboração para EDMS Com o workflow de colaboração simultânea que o sistema proporciona, é possível conectar os agentes do mesmo projeto, gerenciando filas de trabalho, promovendo atualização integrada da informação. Visualização CAD no sistema de engenharia Projetos de engenharia são compostos por arquivos pesados, grandes e, por vezes, sigilosos. Por isso, a possibilidade de abrir esses documentos CAD via uma interface web leve e precisa, faz toda diferença. A visibilidade para cada documento é configurada de acordo com as alçadas de acesso. Comentários eletrônicos na plataforma de EDMS O mesmo acontece para visualizar os comentários eletrônicos – que também estão na lista de funcionalidades do Greendocs. Múltiplos usuários interagem ao mesmo projeto para uma melhor colaboração e fluidez, tudo isso pode ser feito através do meio digital e online. Total rastreabilidade da informação Integrar os sistemas existentes de planejamento ou gestão de ativos com todos os recursos facilitadores do Greendocs é um diferencial competitivo. Por isso, perder tempo com processos manuais e lentos que prejudicam a tramitação de documentos e a fluidez no avanço físico em programas e portfólios é inviável nos dias de hoje. Na prática, rastreabilidade, confiabilidade e consistência da informação são termos que definem bem os pilares do Greendocs. Sem o controle de fluxo das revisões, a possibilidade de riscos aumenta consideravelmente. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz. Ao mesmo tempo, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio ambiente. Quer saber como a sua empresa pode aumentar a escalabilidade e rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

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Qual a importância da gestão da informação em uma empresa?

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A quantidade de empresas que ainda falham ao não conseguir extrair valor dos dados que acumula é muito maior do que podemos imaginar. Nos dias atuais, diante da pandemia e da necessidade urgente em acompanhar o processo acelerado da transformação digital, o mau uso das informações é a principal desvantagem competitiva de qualquer negócio. No artigo de hoje, vamos abordar qual a importância da gestão da informação em uma empresa e de que forma ela garante mais assertividade na tomada de decisão estratégica, provendo crescimento, competitividade e otimização de recursos às companhias. Gerenciar dados para transformá-los em informações Informações incompletas, conflituosas, caras e inconsistentes são protagonistas no mau desempenho das organizações, isso porque ocasionam diversos transtornos ao cumprimento das estratégias e, claro, ao processo de tomada de decisão. Para você compreender melhor a importância de transformar os dados em informações relevantes, apresentamos o seguinte estudo divulgado pelo Gartner: 80% das empresas têm pouca visibilidade sobre o que está acontecendo com seus dados. Além disso, essas mesmas organizações não têm eficiência no processo de gerenciamento dos mesmos. Se toda empresa, seja de que segmento ou porte for, está embasada em informações, documentos e processos, como manter competitividade sem o gerenciamento de todos os dados gerados? A resposta é uma só: não há como fazer isso sem tecnologia. Fluidez, rastreabilidade, controle e integração Esses são os pilares de uma empresa em crescimento constante, ou seja, são os quatros processos mais eficazes para uma gestão assertiva. Estamos falando de garantir, por meio de soluções tecnológicas, um modelo de fornecimento configurável e escalável, capaz de tornar os processos mais simples, práticos, escaláveis e controláveis. Sendo assim, com o apoio de tecnologias como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade dos fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos, o que só pode ser feito com a gestão das informações. Quer saber como a State Grid reforçou sua comunicação e gestão da informação com o Greendocs? Soluções ECM/BPMS garantem alinhamento e integração Configurável conforme o modelo de negócio dos clientes, replicando processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, o Greendocs provê agilidade, substituindo planilhas manuais, diminuindo o retrabalho e o risco de falhas no processo. Um sistema confiável para ECM/BPMS tem a capacidade de gerenciar as mudanças e garantir que seus usuários estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e um contato eletrônico constante. Aliás, isso também é gerenciar informações com eficiência. Menos tempo para buscar informações, pesquisa rápida Ademais, com a implantação do Greendocs há uma redução média de 70% do tempo na busca por informação. Além disso, a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote são funções que otimizam a trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental, por exemplo. Um boa plataforma de gestão de processos irá prover rastreabilidade da informação. Ou seja, em caso de alguma ação ser realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), saber quem e quando essa ação foi realizada. Isso torna-se uma ferramenta fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes. Munição relevante com a gestão da informação A tecnologia mune os gestores de vários dados e informações essenciais sobre a companhia, seus processos, fluxos de trabalho, clientes e, claro, facilita a tomada de decisão estratégica, como já explicamos no início desse artigo. Os dados bem gerenciados funcionam como munição para o negócio, ou seja, através deles é possível enxergar o melhor caminho, bem como as estratégias mais eficazes para percorrê-lo com segurança, crescimento e liderança. No atual cenário pandêmico em que vivemos, e que ainda viveremos por algum tempo, ficar parado no meio do caminho não é a escolha certa. É preciso confiar na tecnologia e apostar todas as suas fichas na transformação digital como vacina contra o vírus do prejuízo. Quer saber mais? Entre em contato conosco!

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BPM: por que implementar a automatização de processos?

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Processos de negócio são uma das bases do ganho de agilidade, fluidez e assertividade para empresas de todos os setores. Porém, também podem ser bastante desafiadores: ao mesmo tempo em que, se geridos e realizados à risca trazem melhoria do fluxo de trabalho, maior entendimento de cada área e indivíduo sobre suas funções, mais produtividade e agilidade, menor incidência de erros e retrabalhos, controle de tempo e custos, por outro lado erros nesta área podem trazer resultados exatamente opostos a estes, causando problemas e prejuízos. Processos de negócio impulsionam o ganho de agilidade, fluidez e assertividade para empresas de todos os setores. Porém, também podem ser bastante desafiadores, pois, se por um lado, eles trazem: – Melhoria do fluxo de trabalho;– Maior entendimento de cada área e tarefas;– Mais produtividade e agilidade;– Menor incidência de erros e retrabalhos;– Controle de tempo e custos;Por outro lado, erros nesta área podem trazer resultados exatamente opostos a estes, causando problemas e prejuízos. Como? Segundo pesquisa da McKinsey, todos os anos cerca de US$ 480 bilhões são desperdiçados por companhias que não conseguem alinhar seus processos. Já no Brasil, em um levantamento feito junto a mais de 70 participantes, somente 3 disseram trabalhar em organizações cujos processos funcionam como o projetado. Nos dois estudos, global e nacional, os desafios encontrados pelas empresas na área de processos foram a falta de visibilidade sobre o fluxo de trabalho, dificuldade de acompanhamento para correta gestão dos processos e pouca cultura de inovação. Desafios que podem levar a gestão de uma empresa a perdas, mas que podem ser sanados. E podemos provar, solicite demo para plataforma BPM. BPM: o caminho para o sucesso Um dos modelos mais indicados, quando se fala em processos corporativos, é o BPM – Business Process Management. Além de alinhamento das regras e fases dos processos, esta metodologia agrega mais eficácia ao dia a dia da organização, reduzindo significativamente as falhas, garantindo mais fluidez, rastreabilidade, agilidade, eliminando custos desnecessários, entre outras vantagens. Para aplicação do BPM, o caminho mais eficiente está na automatização. Plataformas tecnológicas que permitam sistematizar e facilitar processos organizacionais, trazendo aos gestores agilidade na percepção de pontos de melhoria, insumos para a melhor tomada de decisão e para a definição das ações necessárias, tornam os processos mais assertivos. E, por conseguinte, a produtividade mais alta e a gestão mais alinhada ao alcance dos objetivos do negócio. Com a ajuda do BPM, os processos de negócio são acompanhados de forma transparente, trazendo maior controle e eficácia, etapa a etapa. Além disso, o BPM possibilita configurar diferentes níveis de permissão e acesso, provendo mais segurança à cadência de ações realizadas. Isso significa que qualquer modificação nos processos será identificada, o que abre espaço para três pilares que asseguram um gerenciamento eficaz: governança da informação, rastreabilidade e gestão escalável de negócios. Workflow automatizado e controle de prazos Em resumo, podemos tratar o BPM como um conjunto de estratégias, normas e princípios capazes de orientar com eficácia e excelência os gestores, para que escolham as melhores alternativas no gerenciamento dos processos na empresa. Com a automatização do workflow, é possível garantir o controle das filas de trabalho; possibilitando a criação de notificações automáticas para o controle de prazos, criação ou modificação de itens, tarefas pendentes ou temporalidade. Aumentando de forma geral a fluidez dos processos de negócio. Redução significativa de custos com BPM E não são só prazos e possibilidades de erros que podem ser reduzidos com o uso da automatização em BPM: os custos também. Isto porque uma empresa que não olha para a gestão do seu fluxo de trabalho está correndo sérios riscos de perder o controle sobre informações, funções e etapas, tendo pouca visibilidade ou até mesmo previsibilidade sobre eventuais problemas, ruídos de comunicação, atrasos, falhas em entregas. Tudo isso pode trazer custos – às vezes, bem altos. Além disso, quando uma empresa opta por automatizar processos, também permite resposta rápida às demandas do negócio, focando na gestão sistemática e integrada dos ambientes. Com isso, as organizações produzem mais e qualificam seus modelos de atuação e suas equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução. Greendocs: plataforma BPM configurável aos processos do negócio Com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, por exemplo, é possível acompanhar e avaliar a qualidade de todos os fluxos de trabalho por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas de cada projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada diretamente na melhoria dos processos. Isso porque o Greendocs é uma plataforma totalmente adaptável ao seu modelo de negócio, replicando processos e estratégias já utilizadas pelo seu time, garantindo a governança da informação e a gestão escalável de negócios. Quer saber mais sobre como a W3K pode acelerar o processo de transformação digital na sua empresa, provendo mais confiança, competitividade e fluidez a sua rotina? Converse com alguém da nossa equipe.

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Como gerar confiança através da Transformação Digital?

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Em meio às inseguranças e incertezas ocasionadas pela pandemia, algumas características se tornaram ainda mais fundamentais para o crescimento de qualquer negócio. A confiança é uma delas. Vale ressaltar que, aliás, essa será a base que sustentará qualquer negócio no futuro. No entanto, o grande desafio dos gestores para driblar a crise atual é justamente encontrar o caminho certo para prover segurança e firmeza como parte dos pilares de sustentação das suas empresas. Para isso, o destino é um só: inserir recursos tecnológicos na cultura estrutural das organizações, dando um papel essencial para a inovação. Ou seja, para gerar a confiança que sua companhia precisa é preciso dizer sim à Transformação Digital. A jornada da transformação no DNA da empresa Em 2020, 87,5% das empresas brasileiras ouvidas para um estudo da consultoria Vanson Bourne afirmaram já estar em andamento com projetos de Transformação Digital. O dado é uma boa notícia e significa que a jornada para unir tecnologia e processos já se iniciou em grande parte das organizações. Isso porque essa transformação não é apenas um conceito a ser aplicado no negócio, mas um somatório de tecnologias e ações que permitem aumentar a produtividade, competitividade, assertividade e lucratividade em companhias de qualquer porte e segmento. Aceitar essa jornada é o primeiro passo para ganhar confiança durante a trajetória, entendendo quais são as demandas reais do negócio, elencando prioridades e definindo investimentos certeiros nas tecnologias, fornecedores e projetos que, de fato, trarão melhoria efetiva às operações. Digitalizando tarefas e abrindo mão do manual Para alavancar a produtividade com confiança é necessário delegar à tecnologia tarefas que podem ser digitalizadas e realizadas por máquinas ou softwares, liberando os recursos humanos para a execução de tarefas mais estratégicas. Aliás, não há motivo para realizar de forma manual algo que um sistema já é capaz de fazer em muito menos tempo e com margem de erro ínfima comparada ao fator humano. A melhor forma de fazer é apostando em uma gestão de mudança assertiva e eficaz, capaz de prover mais produtividade, aumentar a confiança e, por fim, reduzir custos. Mais confiança, menos riscos ao negócio Segundo o levantamento Network Barometer Report, o erro humano é a causa de 84% dos incidentes ou falhas em empresas dos mais diversos setores. Aliás, você sabia que esses equívocos poderiam ser facilmente evitados com a tecnologia? E não se trata apenas de substituir processos, mas de otimizar insumos, tempo e mão de obra. Quer um exemplo prático? Quando você utiliza um software especializado para gerir documentos e gerenciar informações, também permite implantar uma estrutura paperless que, ao contrário do que se possa pensar, vai muito além da redução no uso de papel. A gestão paperless efetiva, assertiva, passa por alguns pontos importantes da Transformação Digital, como a adoção inteligente de recursos de nuvem. Afinal, apenas digitalizar arquivos não promove confiança, ou seja, é preciso ir além e integrar ao fluxo de trabalho outros processos, como a correta análise de informação e a modelagem de processos. Maior rastreabilidade e controle de processos Transformar-se digitalmente inclui adotar soluções, serviços, estratégias e cultura que possibilitem uma gestão de ponta a ponta da empresa de forma mais ágil, segura, confiável e integrada. No entanto, outro fator fundamental para adquirir confiança é compreender a importância de rastrear e controlar processos. Quando a empresa decide pela mudança assertiva e passa da operação manual para um cenário inovador e evoluído de fato, está escolhendo deixar para trás as dificuldades relacionadas ao modelo ultrapassado e ineficaz de gestão, que inclui a baixa rastreabilidade de riscos como um dos maiores prejuízos para o negócio. Quer saber mais sobre rastreabilidade e controle de processos? Leia o case da A1 Engenharia e descubra como a gestão documental é protagonista em qualquer projeto de expansão industrial. Transformação Digital como cultura de negócio Vale ressaltar que as empresas que promovem a transformação digital como cultura de negócio, adotando-a tal e qual uma estratégia de gestão, são as que terão mais confiança para enfrentar os desafios que se aproximam, especialmente após a pandemia. Porém, é preciso ter ciência de que só realizar movimentos tecnológicos, sem arquitetura da real operação e os objetivos da empresa, não é mais um caminho possível nos tempos atuais. A transformação digital já está aí, falta apenas decidir de qual lado você deseja ficar: dos que apenas sobrevivem ou daqueles que se destacam e prosperam no mercado em que atuam.

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5 desafios na gestão de projetos e como superar

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A falta de objetivos ou escopos claros, ausência de marcos e deadlines bem definidos e a dificuldade na gestão de cronograma, histograma e riscos são alguns dos maiores desafios ao longo da execução de um projeto. Quando acontecem impasses como estes que listamos acima, as equipes envolvidas no projeto podem ficar não somente mal informadas, mas também desalinhadas, trabalhando sem integração, o que poderá resultar em retrabalhos, erros e distância entre o resultado esperado e o realmente obtido. Desafio e solução Independente do empenho do gestor a um projeto ou equipe, os desafios na gestão de projetos existem e plataformas adequadas podem apoiar a identificar, minimizar ou sanar cada um deles. Pensando em auxiliar nesta jornada, vamos hoje compartilhar cinco desafios que podem ocorrer na gestão de qualquer projeto, e, principalmente, como podemos superá-los. Desafio 1: a informação (ou a falta dela) Quanto mais informações forem estabelecidas antes, durante e depois dos projetos, mais clareza todos os envolvidos terão. Mas não basta sair somando dados: é preciso subdividi-los adequadamente em entregas menores, com ações e prazos ajustados para cada etapa. Estas informações podem estar em texto, em gráficos, dashboards ou relatórios. O importante é que estejam no formato mais adequado para cada fase e objetivo do projeto. Sem ter a informação necessária, nenhum projeto caminha, e é para auxiliar no fornecimento, distribuição e acompanhamento dela que a W3K oferece duas plataformas complementares e integradas: o CAPX e o Greendocs. Com o primeiro, é possível inserir todas as informações desejadas e segmentar o projeto, com programas e subprojetos, alocando agentes específicos fase a fase e organizando as demandas específicas de cada projeto. Nesta plataforma, os gestores e equipes conseguem verificar a atualização integrada de informações, que podem ser inseridas, trabalhadas ou modificadas pelos envolvidos no projeto, trazendo a possibilidade de colaboração, ou seja: várias pessoas atuando sobre os dados do projeto em simultâneo. Isso permite à gestão acompanhar em tempo real o que está sendo feito, auxiliando no acompanhamento de cada fase, de cada profissional, e do cumprimento de cada etapa do escopo. Além disso, no CAPX a curva “S” do previsto e do realizado pode ser gerada por disciplina, facilitando o acompanhamento, e os dashboards e/ou fluxos de projetos tornam a visualização das soluções mais claras e objetivas, permitindo que os gestores possam intervir ou aplicar melhorias rapidamente. Também é possível customizar vários indicadores, a fim de que o gestor obtenha a informação real sempre que precisar. Desta forma ele terá base para orientar o trabalho de todos os agentes e conferir se cada um está executando suas tarefas exatamente como deveria. Desafio 2: a falta de comunicação e colaboração Mais do que abundante, a informação precisa ser disponível. Assim, é fundamental que os dados, o escopo e os andamentos do projeto estejam acessíveis, seguros e passíveis de colaboração, onde quer que os agentes envolvidos estejam. Se houver falhas de comunicação durante a execução de um projeto, falhas poderão ocorrer, incluindo a perda de informações, documentos, prazos, verbas, entre outras. O mais importante para sanar um problema é conhecer sua causa, e é por isso que o Greendocs oferece recursos para que os gestores tenham poder de rastreabilidade sobre todas as etapas do trabalho sobre um documento. Em outras palavras, ninguém poderá dizer, por exemplo, que um contrato não chegou, que tal arquivo está corrompido, que não recebeu determinado documento, já que tudo fica disponível 24 horas em nuvem, podendo ser acessado via tablet ou celular a partir de qualquer lugar com acesso à Internet. Vale ressaltar também que o Greendocs é uma plataforma versátil e robusta para Gestão de Documentos (GED/ECM) e de processos de negócio (BPMS). Utilizado na criação de aplicações para gestão de conteúdo corporativo e automatização de processos intensos em informação, é possível integrar a plataforma de maneira orgânica ao ambiente de gestão de projetos ou ERP da empresa. É, definitivamente, uma solução para extinguir os ruídos de comunicação. Desafio 3: a segurança nos acessos Além de acessar e controlar todas as informações e etapas de um projeto, é essencial que isso seja feito de forma segura.O CAPX traz esta segurança, já que permite controle de acessos, liberando para cada usuário somente o tipo de acesso de que ele precisa – visualizar, modificar/atualizar, etc. Desta forma, as informações ganham muito mais visibilidade, clareza e agilidade, além de segurança, tornando mais rápida e assertiva a tomada de decisão. Desafio 4: gestão de cronograma Informações distribuídas, tarefas e prazos definidos, agora tudo depende da correta execução para que as entregas ocorram no tempo estabelecido. Sabemos que nem sempre isso acontece. Atrasos nas entregas de projetos podem ser um grande desafio, e ocorrem, normalmente, por duas razões: ou porque houve engano na definição do prazo, ou na gestão de pessoas. São desafios que aparecem e, para superar cada um deles, é possível contar com o auxílio da tecnologia. Mecanismos de colaboração, orquestração e protocolo eletrônico da plataforma Greendocs, da W3K, garantem uma comunicação segura, consistente, e que pode ser rastreada entre os agentes de contrato. Com isso, os gestores poderão não somente acompanhar o que está sendo realizado a cada etapa do projeto, como verificar se há erros ou atrasos a fim de tomar as decisões e efetuar as ações necessárias para corrigir cada um antes que se tornem prejudiciais ao andamento do projeto como um todo. Com o Greendocs, toda a comunicação documental realizada entre as partes – gestores, equipes, fornecedores terceiros – pode ocorrer pela plataforma. É um canal centralizado, de fácil verificação, que garante a visibilidade que a gestão de projetos demanda, com a agilidade e organização que esta precisa. Desafio 5: gestão de riscos Riscos não calculados na fase de definição do escopo de um projeto, ou não identificados ao longo da realização dele, podem acarretar consequências indesejáveis, como desvios de deadline, quebras de orçamento, desvios do objetivo ou até perda de produtividade/assertividade da equipe. Para evitar que isso aconteça, gestores de projetos devem estar sempre atentos aos sinais que indicam que o escopo

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Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho?

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91% de profissionais qualificados acreditam que o futuro do trabalho será de modelo híbrido, ou seja, revezando entre dias presenciais e remotos. O levantamento é da consultoria ICRH e demonstra que algumas mudanças já estão acontecendo nas companhias brasileiras. Paralelo a isso, 87,5% das companhias instaladas no Brasil realizaram alguma iniciativa voltada a transformar digitalmente seus processos de negócio no ano passado, número que ficou acima da média mundial, de 80%. Diante desse cenário, é fundamental que as organizações atentem para uma questão de suma relevância para toda e qualquer companhia que adote esse modelo: o nível de risco das suas informações. Isso porque o gerenciamento do passivo de documentos físicos – que são justamente os que não foram descartados ou digitalizados, fica à deriva com a circulação dos colaboradores de forma híbrida nas dependências da organização. Só há uma forma de manter as informações protegidas, evitando que sejam violadas ou até extraviadas: digitalizando esses documentos com o protagonismo de uma plataforma que cumpra todos os requisitos, inclusive para validade jurídica dos documentos físicos e, consequentemente, possibilite o descarte dos mesmos. Sendo assim, esse artigo vai mostrar como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho. GED: benefícios que aumentam a competitividade Reduzir custos, evitar o desperdício de tempo, prover escalabilidade e simplificar processos são alguns dos benefícios da digitalização de documentos para as empresas. Esse importante passo rumo à transformação digital tem sido cada vez mais frequente nas organizações. Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como: Inteligência na busca dos arquivos, otimizando o tempo de procura dos documentos; A plataforma provê controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos; Integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico e ágil; Inteligência analítica para o controle documental: por meio de logs e indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação; Otimizar custos com papel, pleitos contratuais ou horas técnicas de profissionais envolvidos. Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho? De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, alguns requisitos precisam ser observados na transição entre físico e digital no âmbito dos documentos. Entre eles, está a inclusão de assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil, além dos critérios de cor, formato, metadados e resolução. Parece simples, mas se adequar a essas regulamentações sem um serviços especializado é inviável, visto que não estamos falando de organizar esses documentos apenas, mas de promover o gerenciamento deles, atendendo às recomendações corretas para serem descartados, claro, isso tudo sem interromper o fluxo de trabalho. Assinatura totalmente online, sem papel e com validade jurídica. Além de acompanhar o andamento dos processos, o sistema GED dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implementação de ambientes de trabalho totalmente paperless. A assinatura em contratos e documentos é um passo que ainda demanda muito tempo e tranca processos quando é realizado de forma manual. O Greendocs, plataforma de GED da W3K, possui essa funcionalidade, provida de validade jurídica, permitindo que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato. Mobilidade e acesso seguro são pilares do GED Além da segurança que a plataforma oferece, permitindo a digitalização dos documentos físicos, empresas que adotam soluções de GED ganham mobilidade. Isso porque o sistema permite acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local com acesso à internet. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial. Em linhas gerais, implantar o GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio. A W3K oferece essa e outras soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio de cada cliente, proporcionamos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações. Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

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