Com o avanço da tecnologia e a necessidade crescente de gerenciar documentos de forma eficiente, surge a comparação entre um software de gestão de documentos e um drive em nuvem comum, como o OneDrive, Google Drive e SharePoint.  Embora ambos os sistemas ofereçam benefícios, é importante entender as diferenças e as vantagens que um software gerenciador de documentos pode proporcionar. Neste artigo, exploraremos as principais diferenças entre essas soluções e como um software de gestão de documentos pode aprimorar ao gerenciamento da informação. Software gerenciador de documentos vai além Um dos benefícios distintos de um software gerenciador de documentos é a capacidade de organizar os documentos de maneira sofisticada. Enquanto um drive em nuvem oferece uma estrutura simples de pastas, um software gerenciador de documentos vai além, fornecendo recursos como metadados (GD), tags e categorizações personalizadas. Essas funcionalidades facilitam a classificação e a localização rápida dos documentos, proporcionando uma organização avançada que vai além do tradicional sistema de arquivos. Fluxos de trabalho e automação Outra vantagem de um software gerenciador de documentos é a capacidade de implementar fluxos de trabalho e automação. Esses recursos permitem criar processos automatizados para revisão, aprovação, assinatura e distribuição de documentos. Ao agilizar esses processos internos, a equipe pode economizar tempo e melhorar a eficiência, resultando em maior produtividade e satisfação dos colaboradores. Colaboração aprimorada e controle de versões seguro Embora um drive em nuvem permita o compartilhamento de arquivos e colaboração em tempo real, um software gerenciador de documentos oferece recursos adicionais para uma colaboração avançada. Com a criação de espaços de trabalho compartilhados, é possível promover discussões e comentários sobre os documentos (GD), controlar versões e rastrear alterações. Essas funcionalidades facilitam a colaboração em equipe, promovendo um ambiente de trabalho mais produtivo e alinhado. Definindo permissões para diferentes usuários ou grupos Quando se trata de segurança e controle de acesso, um software gerenciador de documentos supera as medidas básicas oferecidas pelos drives em nuvem. Com ele, é possível definir permissões granulares para diferentes usuários ou grupos, além de contar com recursos de criptografia, trilhas de auditoria e proteção contra acesso não autorizado. Essa segurança personalizada garante a proteção adequada dos documentos confidenciais e sensíveis, proporcionando tranquilidade para as empresas. Pesquisa avançada e localização de mateados Encontrar documentos específicos pode ser um desafio em um drive em nuvem comum. No entanto, um software gerenciador de documentos oferece recursos de pesquisa avançada, permitindo a localização precisa com base em metadados (GD), estrutura de classificação, conteúdo do documento e palavras-chave específicas. Com isso, os usuários economizam tempo e podem encontrar as informações necessárias com rapidez e facilidade. Integração com outros sistemas Um diferencial dos softwares gerenciadores de documentos é a capacidade de integração com outros sistemas empresariais. Essa integração possibilita a sincronização perfeita de informações e fluxo de trabalho entre diferentes plataformas, como CRMs, ERPs, portais de assinatura eletrônica e sistemas de gestão de projetos. Essa interconectividade proporciona uma experiência mais integrada e eficiente, eliminando a necessidade de alternar entre várias ferramentas e maximizando a produtividade da equipe. Escolha o mais importante para sua empresa Embora um drive em nuvem comum seja uma solução amplamente utilizada para armazenamento e compartilhamento de arquivos, é importante reconhecer as limitações e considerar um software gerenciador de documentos para uma gestão mais eficiente, organizada e segura dos documentos.  Com recursos avançados, como organização sofisticada, fluxos de trabalho automatizados, colaboração aprimorada, segurança personalizada, pesquisa avançada e integração com outros sistemas, um software gerenciador de documentos oferece uma solução completa para atender às necessidades empresariais. Ao adotar essa solução, as empresas podem aumentar sua produtividade, melhorar a eficiência e garantir a segurança adequada dos seus documentos essenciais. Escolha a W3K como sua parceira tecnológica.

A gestão de documentos nada mais é do que um conjunto de processos com armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da organização. Essencial para garantir maior produtividade e praticidade no dia a dia. Sabendo da importância de gerenciar com eficácia seus documentos, as empresas têm cada vez mais investido em parceiros tecnológicos que facilitem esse processo. Mas, quais são os reais benefícios da gestão documental e por onde começar? Desordem e esgotamento do espaço físico Por onde começar é uma pergunta recorrente no setor empresarial, especialmente para empresas que ainda estão buscando formas de se tornarem mais competitivas.  Isso porque os gargalos de não gerenciar esses documentos é prejudicial para a saúde da organização, especialmente pelo esgotamento do espaço físico, o que causa uma guarda desordenada dos novos documentos, onde houver lugar.  A recuperação das informações fica comprometida, a circulação, manutenção e limpeza do local ficam dificultadas e o acervo documental se torna um ambiente insalubre e propenso a acidentes ambientais, tais como incêndios e comprometimentos de estruturas prediais. Por onde começar a gestão documental? O recomendado é começar a gestão documental de onde a empresa está. A partir disso, será preciso mapear o acervo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da organização, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários.  É fundamental, primeiro, entender o que não fazer. Por exemplo, evitar uma força tarefa com equipe interna para atacar e resolver o problema, pois a empresa vai precisar de uma consultoria especializada para realizar todas etapas da implementação, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias nos processos e novas tecnologias. A busca por prestadores de serviços desqualificados também é algo que deve ser evitado, bem como a falta de definição de escopo e dimensionamento do acervo passivo e, claro, a criação de regras muito detalhadas e solicitações excessivas e sem prioridades para organização e cadastro deste acervo. Inicie pelo mapeamento, sempre! O mapeamento do acervo, que não se restringe à tabela de temporalidade documental, vai ser sempre o início de uma gestão eficiente. Estamos falando de um mapa documental mais amplo, que lista todos os itens documentais da empresa, sempre relacionando-os às suas características. Que características seriam essas? Uso, classificação, forma de apresentação, suporte, origem, ciclo de vida, objetivos, classificação de acesso, dentre outros dados.  Depois, o próximo passo é classificar o teor das informações. As terminologias de classificação variam de empresa para empresa, mas, em suma, traduzem as mesmas necessidades de facilitar ou dificultar o acesso. Pública, sigilosa corporativa é uma boa classificação para começar. Benefícios da gestão documental O Greendocs, solução da W3K para gerir documentos, ajuda as empresas a reduzir, em média, 70% o tempo na busca por informação, que é um dos principais fatores de perda ou ganho de produtividade nas organizações. A plataforma também possibilita a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote, melhorando as rotinas de trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental. Rastreabilidade da informação é outro ganho: assim, se alguma ação for realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), a empresa saberá quem fez tal ação, e quando. Isso auxilia muito na gestão de eventuais conflitos contratuais, onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes. Por que escolher a W3K para prover a gestão documental da sua empresa? É fundamental saber que sem estudo e planejamento adequados, os valores investidos nos projetos de gestão documental podem não levar aos resultados pretendidos, o que frustra tanto equipes de trabalho quanto direção da empresa.  A vantagem da consultoria da W3K, por exemplo, é o olhar externo, com uso de know how, técnicas e metodologias testadas e aprovadas em outras empresas. O investimento feito em uma consultoria prévia pode significar, além de maior probabilidade de sucesso nos projetos de gestão documental, economia na contratação dos serviços. Se você ainda tem dúvidas sobre qual parceiro tecnológico escolher nesse processo, contate um de nossos especialistas e conheça as nossas soluções.

Certamente você já ouviu falar no termo Data Driven, que significa tomar decisões baseadas em dados, usando o aparato de tecnologias como BI e dashboards, ao invés de apostar em suposições ou intuições. Segundo a consultoria internacional Gartner, até 2026, 65% das organizações venderão mais com base em estratégias Data Driven, fazendo a transição da tomada de decisão baseada na intuição para aquela baseada em informações reais, organizadas, analisadas e bem distribuídas. Produtividade, assertividade e lucratividade A transformação digital não é apenas um conceito, mas sim um somatório de tecnologias e ações que permitem aumentar a produtividade, competitividade, assertividade e lucratividade de organizações de todos os segmentos. E a cultura Data Driven é um dos pilares de sustentação dessa transformação, auxiliando com tecnologias que trazem indicadores visuais capazes de possibilitar o entendimento rápido das informações de controle de forma ágil, fácil, com a performance da nuvem, ou seja: acessível pela web, anytime, anywhere. Greendocs é mola mestra no Data Driven Com o Greendocs, por exemplo, os usuários autorizados podem acessar em tempo real gráficos, dashboards e relatórios gerados pelo sistema. Permite analisar os dados para obter insights, sem perder nenhuma informação relevantes, além de observar os dashboards, fazendo a gestão dos dados para melhorar insights, projeções e, é claro, a gestão de todo o negócio. Gestão inovadora Uma gestão inovadora é sempre baseada em boas estratégias. E isso engloba dados estruturados, ou então só haverá um excesso de informações que pode até mesmo prejudicar a empresa, causando desorganização, perda de foco e de produtividade. Com a organização, análise e uso das informações baseada na tecnologia, o tempo economizado pode ser utilizado para atividades mais estratégicas, e nisso o Greendocs pode ajudar muito. Além disso, toda comunicação é realizada por dentro do sistema, trazendo fluidez ao processo, sem perder a confiabilidade dos dados. Leia também sobre a importância da atualização integrada de informações. Saiba mais sobre como o Greendocs e outras soluções W3K podem auxiliar sua empresa a ser mais produtiva, assertiva e competitiva. Solicitar uma demonstração, clicando aqui.

Hoje, 15 de setembro, comemora-se o Dia do Cliente – uma data para fortalecer esse laço de confiança e eficiência entre empresa e consumidor. Para a W3K, que possui entre seus pilares o de prover a melhor experiência aos seus parceiros desde 2011, é também o momento de reiterar a essência dessa relação transformadora. Transformação digital como ferramenta de crescimento Não há dúvidas de que novas tecnologias surgiram para potencializar as empresas, mas deixaram muitas organizações para trás. Negócios obsoletos acabam não resistindo aos novos tempos. A W3K possui como o alvo justamente esse processo: fortalecer a jornada da transformação digital nas organizações, permitindo que se tornem, claro, mais modernas, mas, principalmente, mais produtivas e tecnológicas. Tecnologia como combustível aos clientes Até porque a tecnologia tem esse papel: digitalizar o que pode ser digitalizado, provendo mais tempo para o que realmente importa: o core business das companhias. Dessa forma, gestores podem olhar para a estratégia do negócio, equipes otimizam processos e, consequentemente, gastos são eliminados em troca de mais agilidade, qualidade e competitividade. Assim, impulsionar a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios são três pilares fundamentais que a W3k construiu com seus clientes. Estrutura de excelência e uma solução completa Para que essa estrutura de excelência seja alcançada, uma solução completa, que gerencia documentos e processos, além de digitalizar, arquivar e guardar os mesmos, é fundamental. Ao desenvolver uma solução, é importante focar em resolver os desafios do espaço físico, da falta de controle de acesso às informações, da dificuldade em gerenciar a documentação de forma sistemática, da rastreabilidade da caixa ou do tratamento individualizado de cada item. A boa notícia é que a tecnologia também veio justamente para otimizar processos e resolver esses problemas. A solução completa da W3K: Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é especialista na transformação destes desafios em soluções. Excelência na gestão de documentos Perda de dados em caso de desastre, excesso de gastos, falhas de comunicação e decisões ruins ou erradas são algumas das consequências para as empresas que não investem no gerenciamento de documentos. É por isso que a W3K se preocupa tanto em proporcionar o melhor gerenciador de documentos e processos. Isso porque, em termos práticos, essa gestão documental garante a rastreabilidade dos dados, a otimização dos fluxos de trabalho e ainda a eficiente distribuição dos documentos. Mais competitividade aos clientes Para uma organização, independente do seu porte ou segmento, desonerar o tempo gasto em atividades que demandam acesso à documentação é, além de um diferencial competitivo, uma garantia de competitividade em meio a mercados tão competitivos. Afinal, otimizar o tempo e diminuir gastos são estratégias essenciais nos dias de hoje. Isso inclui também garantir a preservação do meio ambiente, evitando o uso de papéis e arquivos físicos. Cliente no centro do universo Além disso, com a ferramenta da W3K, o cliente replica e automatiza seus processos, para mais agilidade, fluidez e transparência. Com o cliente no centro do universo da W3K, os parceiros têm acesso à busca inteligente, ou seja, à possibilidade de encontrar rapidamente a revisão vigente do documento; à dashboards e relatórios que permitem a visualização de todas as etapas do processo e, claro, à segurança da informação no gerenciamento desses dados. Provendo as melhores aplicações aos clientes A W3K ainda oferece as aplicações mais eficientes para seus clientes, desde a gestão da mudança, da qualidade, de portfólios e contratos, passando pelo Data Room, Databook Eletrônico, Diário de Obra até a assinatura digital. Mas não para por aí, a valorização de seus parceiros inclui também o cuidado com a documentação na digitalização do legado de cada organização, sob demanda, local ou remoto, adequando-se às mais variadas realidades e com ótimo custo benefício. Missão dada é missão cumprida A data de hoje é essencial para reforçar o compromisso com a excelência, embora todos os dias sejam dias para reverenciar a importância e o protagonismo do cliente no DNA da W3K. Pensando nisso, vale ressaltar que um dos recursos que a W3K provê é o professional services, que fornece apoio às empresas através de uma equipe realmente qualificada para orientar na implementação e suporte não apenas do seu software, mas também em outros processos de seus clientes. É por isso que a W3K conquista a confiança de seus parceiros, afinal, verdadeiramente entrega soluções adaptadas ao modelo de negócio de cada cliente. A sua expertise é atender com excelência a todos os usuários, pois acredita, sinceramente, que um grande diferencial competitivo são as pessoas que formam seus times – comprometidos com a mesma dedicação aos votos de confiança que recebem. Conheça mais sobre a W3K no site https://www.w3k.com.br