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Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho?

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91% de profissionais qualificados acreditam que o futuro do trabalho será de modelo híbrido, ou seja, revezando entre dias presenciais e remotos. O levantamento é da consultoria ICRH e demonstra que algumas mudanças já estão acontecendo nas companhias brasileiras. Paralelo a isso, 87,5% das companhias instaladas no Brasil realizaram alguma iniciativa voltada a transformar digitalmente seus processos de negócio no ano passado, número que ficou acima da média mundial, de 80%. Diante desse cenário, é fundamental que as organizações atentem para uma questão de suma relevância para toda e qualquer companhia que adote esse modelo: o nível de risco das suas informações. Isso porque o gerenciamento do passivo de documentos físicos – que são justamente os que não foram descartados ou digitalizados, fica à deriva com a circulação dos colaboradores de forma híbrida nas dependências da organização. Só há uma forma de manter as informações protegidas, evitando que sejam violadas ou até extraviadas: digitalizando esses documentos com o protagonismo de uma plataforma que cumpra todos os requisitos, inclusive para validade jurídica dos documentos físicos e, consequentemente, possibilite o descarte dos mesmos. Sendo assim, esse artigo vai mostrar como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho. GED: benefícios que aumentam a competitividade Reduzir custos, evitar o desperdício de tempo, prover escalabilidade e simplificar processos são alguns dos benefícios da digitalização de documentos para as empresas. Esse importante passo rumo à transformação digital tem sido cada vez mais frequente nas organizações. Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como: Inteligência na busca dos arquivos, otimizando o tempo de procura dos documentos; A plataforma provê controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos; Integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico e ágil; Inteligência analítica para o controle documental: por meio de logs e indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação; Otimizar custos com papel, pleitos contratuais ou horas técnicas de profissionais envolvidos. Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho? De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, alguns requisitos precisam ser observados na transição entre físico e digital no âmbito dos documentos. Entre eles, está a inclusão de assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil, além dos critérios de cor, formato, metadados e resolução. Parece simples, mas se adequar a essas regulamentações sem um serviços especializado é inviável, visto que não estamos falando de organizar esses documentos apenas, mas de promover o gerenciamento deles, atendendo às recomendações corretas para serem descartados, claro, isso tudo sem interromper o fluxo de trabalho. Assinatura totalmente online, sem papel e com validade jurídica. Além de acompanhar o andamento dos processos, o sistema GED dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implementação de ambientes de trabalho totalmente paperless. A assinatura em contratos e documentos é um passo que ainda demanda muito tempo e tranca processos quando é realizado de forma manual. O Greendocs, plataforma de GED da W3K, possui essa funcionalidade, provida de validade jurídica, permitindo que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato. Mobilidade e acesso seguro são pilares do GED Além da segurança que a plataforma oferece, permitindo a digitalização dos documentos físicos, empresas que adotam soluções de GED ganham mobilidade. Isso porque o sistema permite acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local com acesso à internet. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial. Em linhas gerais, implantar o GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio. A W3K oferece essa e outras soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio de cada cliente, proporcionamos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações. Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

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BPO para Plataforma de Gestão de Conteúdo Corporativo?

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Governança, escalabilidade na gestão e fluidez na rotina das empresas são pilares de uma história de sucesso. O trajeto para que uma organização se mantenha competitiva em um mercado que se transforma a todo instante é baseado em tecnologia e metodologias que otimizam pessoas e processos. Não estamos falando apenas de plataformas e recursos tecnológicos que, claro, são essenciais na construção desse percurso, mas sim do suporte e acompanhamento especializado que deve vir com essa proposta de inovação. Chamamos de Business Process Outsourcing (BPO) a terceirização de processos de negócios que usam intensamente a tecnologia da informação. Dessa forma, para garantir o sucesso do cliente, podemos disponibilizar profissionais BPO a fim de que deem todo suporte necessário para o bom andamento do projeto. O ciclo de vida de um processo de excelência na gestão é nutrido e implementado por profissionais que auxiliam antes, durante e depois da jornada. Esse é o cenário ideal para a transformação digital impulsionar qualquer negócio, independente do seu setor ou porte. BPO: terceirizando etapas da gestão O BPO é uma alternativa para que as organizações aumentem produtividade e diminuam riscos, entre outros benefícios, terceirizando algumas etapas da gestão da empresa. Dessa forma, especialistas nas mais variadas áreas canalizam energia para gerir processos que não estão ligados diretamente à atividade principal da empresa, mas que precisam ser realizados com excelência para o bom andamento do ecossistema como um todo. Mas, quem são esses especialistas e como contratá-los? Profissionais BPO para plataforma ECM/GED Vamos mostrar alguns exemplos de profissionais que podem ser BPO: Os analistas de sistema podem ser BPO dedicado ao cliente. Tratam de novas demandas e alteram os processos atuais, são responsáveis por receber as solicitações dos clientes que já utilizam a plataforma, além de analisar e implementar recursos. Assim, com o assistente de informação, o encarregado da digitalização, da indexação de documentos, além dos profissionais que coordenam o CDOC e taxonomia, fazem parte da lista de especialistas BPO. Igualmente, o Help Desk BPO também está disponível ao contratar uma plataforma robusta e eficiente como a da W3K, ou seja, essa equipe é responsável pelo suporte exclusivo para o cliente. Sistema ECM/GED da W3K Quando você investe em soluções que incluem profissionais da informação BPO, está garantindo a minimização dos riscos, focando em uma gestão otimizada e completa para documentos e processos. O período de treinamento deste profissional já qualificado será muito mais ágil. A W3K dispõe de analistas de negócio experts em ECM e BPM,em suporte e em HelpDesk, de acordo com o tipo de contratação que o cliente deseja. Com essa solução é possível reduzir horas técnicas de profissionais da documentação e os custos sobre o processo de gerenciamento documental, permitindo que o foco dos gestores esteja onde mais precisam atuar, conforme os objetivos do negócio. Ademais, com o BPO da W3K é possível utilizar os serviços conforme demanda, otimizando recursos e escalando produtividade. Para conhecer na prática como isso funciona, você pode solicitar uma apresentação online. Fale conosco.

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Tecnologia e inovação como protagonistas na redução de custos

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Em tempos de esmorecimento da economia e rápido crescimento da disputa por espaços no mercado, é fundamental que se busque por soluções capazes não apenas de aumentar a produtividade, mas também de reduzir os custos das empresas. Sendo assim, inúmeros cases de sucesso comprovam a eficácia das ferramentas tecnológicas para construir uma cultura de redução de custos nas organizações, independente do porte ou segmento em que atuam. No entanto, muitos líderes ainda não legitimaram a tecnologia e a inovação como protagonistas para uma cultura que alia desempenho operacional eficiente a menos gastos desnecessários. Gerando economia de custos substanciais Quando uma empresa diz sim à Transformação Digital está aceitando também agilizar muitos processos de negócios por meio da tecnologia. Isso faz com que as horas de trabalho de uma equipe, por exemplo, sejam reduzidas significativamente e, claro, potenciais erros humanos sejam eliminados, gerando economias de custos substanciais. Na prática, isso significa potencializar a produção interna, visto que ferramentas podem automatizar a rotina corporativa, permitindo que o foco esteja no que realmente importa: atividades estratégicas e decisões que fazem a diferença. Negócios mais eficientes e escaláveis A Revolução Industrial nos mostrou com todas as forças a discrepância entre um negócio com e sem automação. No mundo de hoje, então, com essas novas tecnologias surgindo a todo momento, não há mais justificativa para não reconhecer o quanto elas são indispensáveis para as empresas. Esse impacto direto da tecnologia no desenvolvimento e no crescimento organizacional é um fator essencial para que a cultura de redução de custos se instaure na identidade das companhias. Além disso, não se trata apenas de gastos com material e infraestrutura, mas mais autonomia para as organizações, colocando-as cada vez mais à frente da solução de problemas por meio da análise de dados seguros e estratégicos. Mais produtividade = menor custo Quando falamos em aumento da produtividade, evidentemente, estamos falando em redução de custos, visto que muito do que se gasta com folha de pagamento está relacionado a tarefas repetitivas, porém, necessárias. Ocorre que as ferramentas tecnológicas estão aí para fazer justamente essa rotina mais específica, minimizando os efeitos do retrabalho, além de gerenciar de forma mais segura e eficiente as informações de qualquer negócio. Ademais, as habilidades de análise e computação de máquinas modernas são capazes de produzir suas próprias economias, especialmente em setores como a construção civil, por exemplo. Quer saber o segredo da produtividade? Leia o artigo no blog da W3K. O caminho para a Transformação Digital Aderir a uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital é o caminho mais promissor para reduzir custos. Afinal de contas, uma empresa que não olha para a gestão do seu fluxo de trabalho está correndo sérios riscos de misturar informações, camuflar problemas, atrasar projetos importantes e frequentemente ter ruídos na comunicação com sua equipe. Percorrer esse caminho com uma estratégia robusta, cuidadosa e atenta é necessário. Em qual parte desse percurso o seu negócio está?

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Entenda a diferença entre ECM/GED e BPM

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ECM/GED e BPM são siglas que, apesar de poderem trabalhar integradas, gerando ainda mais valor às empresas, representam termos individuais, que precisam ser compreendidos. O que significa cada um deles, e quais as diferenças entre si? É o que vamos ver no post de hoje. Enquanto GED representa Gerenciamento Eletrônico de Documentos, compreendendo plataformas capazes de melhorar a gestão de informações e documentações em empresas de todos os segmentos, o ECM é sigla para Enterprise Content Management e traduz soluções, estratégias e modelos para coleta, acesso, armazenamento, distribuição, gestão e mensuração de informações de uma organização, passando pelo gerenciamento do ciclo de vida de conteúdos dos mais diversos – de dados em documentos a planilhas de BI ou Excel, arquivos e imagens nas mais diversas extensões. E o BPM? Este é sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios, e passa por otimizar e trazer mais agilidade ao fluxo de atividades, possibilitando transformações reais e para muito melhor nos processos de departamentos ou de toda a empresa. São três nomenclaturas diferentes, mas que funcionam muito bem – cada uma individualmente, ou integradas entre si. Vamos explorar um pouco mais sobre elas. ECM e BPM na prática Na prática, plataformas de ECM podem reduzir em até 70% os custos das empresas com espaço físico, cópias, impressões, documentos redundantes, espaços de armazenamento na rede, tempo de busca e recuperação de documentos. Já o BPM dá foco à gestão sistemática e integrada dos ambientes, bem como das atividades de cada colaborador envolvido em um determinado processo de negócio. Com soluções desta área, as organizações produzem mais e qualificam seus modelos de atuação e suas equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução. Quando se agrega serviços às soluções, se tem, ainda, o BPMS, um conjunto de práticas cujo objetivo é melhorar continuamente os procedimentos de uma organização, por meio do entendimento das demandas do público das organizações e alinhamento de suas estratégias ao atendimento de tais demandas, o que torna os processos, a atuação, a gestão e as entregas mais eficientes e assertivos. O que é ECM? Muitos se referem ao ECM (Enterprise Content Management) como uma metodologia. Embora isso não esteja totalmente incorreto, está incompleto. Mais do que isso, a sigla define uma combinação dinâmica de estratégias e ferramentas capazes de capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações de apoio aos processos organizacionais. Para ficar mais claro, vamos a um exemplo: imagine que sua empresa precise assinar faturas e registrar arquivos. De forma manual, estas duas tarefas levariam muito tempo e poderiam trazer risco de erros e retrabalho, já que os documentos teriam de ser levados aos setores responsáveis, podendo ser perdidos, rasurados ou danificados. Então a solução é converter esse fluxo para um formato digital, certo? Quase! Na verdade, mais do que a simples digitalização do processo, é preciso, em primeiro lugar, identificar os gargalos e aplicar os conceitos e soluções de ECM para ampliar o poder de execução, controle e gerenciamento das informações durante seu ciclo de vida. Desta forma sim será possível melhorar a eficácia dos processos relativos a tais documentações, aumentando a produtividade e diminuindo riscos e custos. Mais sobre BPM… E também sobre BPMN e BPMS O Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é responsável por sistematizar e facilitar processos organizacionais, provendo informações importantes sobre como os processos são executados e que melhorias podem ser aplicadas. O BPM foca em melhora contínua e permite que as organizações sejam mais eficientes. Além disso, as companhias se tornam mais assertivas. O BPM foca em alcançar os objetivos das empresas, independente do porte. Ele faz isso através de melhorias, gestão e controle de métodos para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar os fluxos. Os softwares responsáveis pela automação destas atividades são chamados de Business Process Management Suites, ou BPMS. A modelagem de processos é feita nos próprios BPMS, alguns dos quais seguem a notação mais usada atualmente, o BPMN (Business Process Modeling Notation), que consiste em uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento. Esta é uma etapa importante da automação pois é nela que os processos são descobertos e desenhados e também pode ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização.E o GED? O GED, como já pincelamos lá em cima, consiste na utilização de plataformas de tecnologia e metadados para uma gestão mais organizada e assertiva dos documentos em uma empresa. Porém, a explicação simples nem sempre dá conta da abrangência que este termo pode compreender. A partir do GED, empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional. Em linhas gerais, implantar uma plataforma GED em uma organização permite se conectar com um modelo digital de governança, centralizando a gestão da informação. Com a integração em uma plataforma robusta de documentos e fluxos desenhados para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor colaboração entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.ECM e BPMS em Compliance Garantir que sua empresa ou que setores de sua organização estejam em conformidade com normas, sejam elas internas ou regulatórias de segmento ou governo, pode ser um trabalho complexo. Para isto, contar com uma solução completa de ECM/GED e BPM é garantir evidências ou mitigar riscos Independente de qual valor vamos mencionar aqui, é de qualquer forma um diferencial decisivo para a realização eficiente deste trabalho. Assim, com uma solução robusta e inteligente de ECM/GED integrada à BPM, empresas podem visualizar com clareza os dados e sua circulação dentro da organização, garantindo que elas atendam às exigências de segurança, sendo visíveis e acessíveis por quem tem autorização. W3K: integração e flexibilidade com Greendocs Agora que você já conhece detalhes sobre GED, ECM, BPM e BPMS, vamos falar de uma plataforma que integra todos estes recursos e pode trazer muito mais produtividade, eficiência, agilidade, assertividade e poder de gestão a seus documentos e processos de negócio: o Greendocs.

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Governança da Informação no eDOC Engenharia 2020 Online com a W3K

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A W3K Tecnologia estará on-line no eDOC Engenharia 2020, apresentando Governança da Informação em Empreendimentos e Benefícios da Gestão do Ciclo de Vida dos Ativos Industriais. 22 a 24 de Julho de 2020 | Evento 100% online. Participe do único evento online de Transformação Digital em Engenharia, no cenário da Gestão de Documentos e da Informação! 3 dias de PALESTRAS ON-LINE com GRANDES NOMES explorando as Tendências, perspectivas e aplicações da Transformação Digital na gestão da informação e documentação em projetos da Engenharia 4.0. Tema do eDOC ENGENHARIA 2020 Engenharia & Gestão da Informação, no cenário da Transformação Digital & Cases Paperless. O eDoc Online Engenharia é realizado em três dias, divididos em painéis temáticos com assuntos atuais da área, contando com debatedores, mesas-redondas, em exposições individuais ou em grupo, com espaço virtual para interações e questionamentos do público para cada apresentação. Temos palestras ao vivo e gravadas previamente e todas ficando disponíveis na plataforma online para os participantes. Daniel Klafke W3K Tecnologia Possui 18 anos de experiência na gestão de projetos e equipes com foco em gerar valor para empresas através da implementação de tecnologias para governança da informação, gestão do conhecimento e automatização de processos de negócios para o mercado corporativo. Atuou em projetos de implantação de sistemas de gerenciamento de documentos, virtualização de processos e iniciativas paperless para empresas como GERDAU, PETROBRÁS, MARCOPOLO, KLABIN, SUZANO, ITAIPU e GRUPO VOTORANTIM. Acesse edoconline.com.br e saiba mais.

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Como aplicar o BPM nas empresas?

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Um dos pilares de sustentação de qualquer negócio é ter um gerenciamento de processos internos eficaz e aplicado aos mais diversos ambientes. Isso está diretamente relacionado com um controle mais preciso nos fluxos de informação, automatizando tarefas a fim de conquistar maior agilidade, fluidez e transparência. Podemos afirmar que essa é a base do BPM – sigla para o termo “modelagem de processos de negócios”. O objetivo deste modelo é definir a gestão por processos. Para isso, oferece meios de controle e avaliação a fim de melhorar o fluxo de trabalho, focando no mapeamento assertivo e em uma estratégica ágil e eficaz. A tecnologia é o diferencial para que essa modalidade seja implementada da melhor forma. Muito embora o seu conceito esteja claro, muitas companhias ainda têm dúvidas de como aplicar o BPM na rotina das empresas. Neste artigo, vamos abordar as etapas de um ciclo BPM efetivo e a maneira mais inteligente de aplicá-lo. O ciclo BPM depende da maturidade da empresa Estruturar processos é uma necessidade de qualquer negócio, porém, a implantação do BPM depende muito da maturidade de cada empresa, visto que atinge paradigmas culturais mais difíceis de serem quebrados. Por isso, a transformação deve começar de dentro para fora, com capacitação da equipe e um projeto de mudança bem estruturado. Isso porque o ciclo BPM envolve um conjunto de fases que requer conhecimento e continuidade. Alinhamento estratégico e visão ampla dos processos Um dos pilares desse ciclo é o alinhamento estratégico para construir uma visão ampla dos processos da empresa, promovendo integração com toda a cadeia de valor do negócio. Nesse primeiro momento, é preciso emoldurar a organização identificando os processos primários, de gestão e de apoio. Análise de processos do negócio Após o alinhamento estratégico, é preciso validar as informações, metas e objetivos, compreendendo variáveis e fatores externos importantes para que o modelo BPM seja desenhado. Materialização e implementação Outra fase importante é a hora de desenhar o projeto, o que permite identificar as falhas, repetições e fases desnecessárias. É o que chamamos de materialização do processo BPM. O momento de implementação dos processos vem logo depois, e nada mais é do que o desenho colocado em prática para pequenos ajustes. Monitoramento, controle e refinamento A fase de monitoramento é fundamental para prover informações sobre o desempenho utilizando métricas. Vale ressaltar que ele deve ser feito de forma contínua para o bom andamento do fluxo de trabalho. Com alguns resultados em mãos se torna mais eficaz promover melhorias ou até redesenhar algum processo insuficiente. GED e BPM como diferenciais competitivos Na definição do autor Thomas Davenport, referência na área de sistemas de informação, a modelagem de processos de negócios é um conjunto estruturado de atividades, desenhado para produzir um resultado especificado para um cliente ou um mercado em particular. No caso da gestão de documentos, por exemplo, o modelo BPM e um sistema de GED/ECM juntos são considerados grandes diferenciais competitivos. Com eles, as organizações podem reduzir cerca de 70% dos custos com gerenciamento de informações, implementando fluxos de trabalho automatizados e rastreáveis, registros precisos das ações realizadas, reduzindo filas de trabalho e gargalos operacionais. Leia nosso artigo com 4 razões para utilizar uma Plataforma GED e BPM. Mais escalabilidade à gestão das empresas Com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade destes fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos. A W3K provê escalabilidade à gestão das empresas, através da disponibilização ágil de uma plataforma BPM que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber mais? Entre em contato conosco.

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O que paperless tem a ver com gestão e que benefícios traz às empresas?

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O que a expressão Processos de Negócio Paperless significa para você? Para a W3K, inclui fornecer soluções que permitam às empresas garantir produtividade, segurança, controle e organização capazes de alavancar o crescimento de forma escalável. E de que forma garantimos isso? Provendo escalabilidade à gestão empresarial, por meio da disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio dos clientes. Neste portfólio, se incluem aplicações de ECM, BPMS, EDMS, gestão de contratos digitais, assinatura digital, MOC – gestão da mudança, controle de documentos e registros da qualidade, entre outras. TRANSFORMAÇÃO DIGITAL E PAPERLESS Uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital. E, em muitos casos, este processo inicia pela adesão a tendências da atualidade, como o de gestão paperless. Você sabe o que é isso? MUITO ALÉM DA REDUÇÃO DE PAPEL Ao contrário do que o nome, em si, traduz, este tipo de gestão vai além de reduzir o uso de papel. Paperless, na verdade, envolve não somente a digitalização, mas também o gerenciamento da informação. Afinal, empresas que não adotam uma cultura de gestão eletrônica de documentos não terão, de fato, uma gestão paperless, e sim uma gestão que apenas transferiu os percalços do papel para o ambiente digital. Assim, ser paperless, fazer parte efetiva da Transformação Digital, ter uma Gestão Corporativa eficiente, são passos que se complementam e que têm na tecnologia um aliado forte. E se você quiser conhecer mais sobre soluções para tudo isso, te indicamos dois caminhos: 1. Assista, no dia 25/03, às 14 horas, à palestra “Processos de Negócio Paperless, Transformação Digital em Gestão de Contratos, Garantia da Qualidade e RH”, que a W3K vai ministrar na Semana Paperless Innovation, realizada pela ABEINFO. Para conferir, clique aqui. 2. Navegue por nosso website e conheça nossas soluções. GED, BPMS, ECM, EDMS e mais para conduzir sua empresa à Transformação Digital e potencializar sua gestão rumo ao crescimento contínuo.

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4 razões para utilizar uma Plataforma GED e BPMS

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Sabemos que é uma boa prática a adoção e uso de tecnologias para apoiar processos de negócio. Mas quais os ganhos reais de uma ferramenta desse tipo? 1. Redução média de 70% do tempo na busca por informação Facilidade de busca e uma boa interface de navegação pelas estruturas documentais agilizam muito o acesso à informação. O simples fato de estabelecer-se um repositório online único já torna a vida do usuário mais fácil pois ele/ela não vai desperdiçar tempo encontrando e obtendo validação sobre “onde” deve estar o documento certo na versão correta. Obviamente esse repositório online deve ser seguro e rastreável, serviço que uma boa plataforma de gestão da informação deve prover. 2. Workflow / Gestão de Processos Um workflow automatizado e personalizado garante o controle das filas de trabalho; possibilita a criação de gatilhos de temporalidade automáticos e controle de prazos, aumentando de forma geral a fluidez dos processos de negócio. 3. Redução do custo com processamento manual de documentos Conversão em massa, roteamento/trâmite automático e carga em lote são funções que otimizam a trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental. 4. Base de evidências em conflitos e pleitos contratuais Um boa plataforma de gestão de processos irá prover rastreabilidade da informação. Ou seja, em caso de alguma ação ser realizada sobre um documento (por exemplo, emissão , aprovação, validação), saber quem e quando essa ação foi realizada. Isso torna-se uma ferramenta fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar em perdas injustas para uma das partes.

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Greendocs é a escolha da Klabin para gestão das informações de projetos da companhia

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A Greendocs foi contratada pela Klabin para gerir as informações de engenharia, planejamento, compras e jurídica da área de Projetos da companhia, com a solução da W3K Tecnologia para gestão de conteúdo corporativo (ECM) e automação de processos de negócio (BPMS). O serviço deverá apoiar a gestão documental do Projeto Puma II, o novo ciclo de expansão da Klabin que compreende a construção de duas máquinas de papel para embalagens (kraftliner), com produção de celulose integrada, que serão instaladas na unidade industrial da companhia no município de Ortigueira (PR). Com a contratação, o objetivo da empresa é inovar e integrar os processos das áreas envolvidas, provendo ganho de eficiência operacional e governança da informação, bem como garantias de compliance. O alto conhecimento no segmento de celulose foi fator decisivo para a escolha pela W3K, que já conta com cases de sucesso em projetos nesse setor. Além disso, outro diferencial do sistema é sua flexibilidade de adaptação ao processo do cliente. Em pico de projeto, o sistema atenderá em torno de 300 usuários. De acordo com Gerson Costa, coordenador de Gestão, Riscos, Controles e Documentação Técnica da gerência de Projetos da Klabin, o grande benefício do Greendocs para a empresa é disponibilizar um serviço que conta com inovação e inteligência integrada, configurável e que atende ao modelo de negócio da companhia, de forma automatizada, com agilidade, fluidez e transparência, dentro da conformidade com normas e procedimentos, melhorando a governança da informação de engenharia, facilitando a comunicação entre os Stakeholders e evitando falhas construtivas, além de melhorar a entrega da informação para operação e manutenção das unidades fabris. Além do PUMA II, o Greendocs, dará suporte também à carteira da Gerência de Projetos da KLABIN. Sobre a KLABIN A Klabin é a maior produtora e exportadora de papéis para embalagens do Brasil, líder nos mercados de embalagens de papelão ondulado e sacos industriais e única companhia do país a oferecer ao mercado uma solução em celuloses de fibra curta, fibra longa e fluff. Fundada em 1899, possui 17 unidades industriais no Brasil e uma na Argentina. Somente no Paraná, gera mais de 10 mil empregos (diretos e indiretos), em mais de 25 municípios próximos das operações da companhia, principalmente, na região dos Campos Gerais. Sobre o Projeto Puma II O Projeto Puma II possui aporte previsto de R$ 9,1 bilhões e compreende a construção de duas máquinas de papel para embalagens (kraftliner), com produção de celulose integrada, e capacidade total de 920 mil toneladas anuais de papéis. As obras têm previsão de início no segundo trimestre deste ano. A instalação será dividida em duas fases, com previsão de duração de 24 meses cada uma. Na primeira etapa será construída uma linha de fibras principal para a produção de celulose não branqueada integrada a uma máquina de papel kraftliner, com capacidade de 450 mil toneladas por ano. A segunda contempla a construção de uma linha de fibras complementar integrada a outra máquina de papel kraftliner, com capacidade de 470 mil toneladas anuais. Este é o maior investimento privado da Klabin e da história do Paraná e um importante marco para a companhia, que completou 120 anos em 2019.

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