Ser data driven es tomar decisiones basadas en el análisis de gráficos y tableros de BI en lugar de conjeturas o intuiciones. Tener una base sólida para elecciones más asertivas significa recopilar, procesar e interpretar datos para generar información valiosa sobre las empresas.
Não há dúvidas de que agilidade, segurança e economia são alguns dos benefícios da tecnologia para as organizações de qualquer porte e segmento. Porém, ainda que a gestão de documentos seja eficaz para descomplicar o dia a dia das empresas, a assinatura de contratos exige tempo e garantias de autenticidade. No entanto, apesar da digitalização de diversas áreas de serviços públicos e privados ser uma realidade, ainda são muitos os receios das instituições sobre a implementação de sistemas digitais robustos. Além de equivocada, essa percepção atrapalha a engrenagem do negócio. Hoje vamos falar sobre como a assinatura digital desburocratiza a rotina das empresas e de que forma o GREENDOCS pode ajudar sua organização, proporcionando um sistema que permite assinar documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato. Protagonista na desburocratização das empresas Pense em qualquer contrato com um fornecedor, por exemplo. Quais os processos para assiná-lo do jeito tradicional? Imprimir o documento, assinar, rubricar, comparecer ao cartório para reconhecer firma dessas assinaturas e, claro, arquivar a papelada em algum espaço físico da instituição. Com a assinatura digital você assina de forma segura e legal esse mesmo contrato, mas de qualquer lugar, em qualquer momento, em um processo único. Sendo assim, em tempos de pandemia é ainda mais importante reconhecer que a tecnologia não apenas otimiza tempo, como proporciona economia e descomplica processos. Praticidade, conveniência, segurança criptografada e muitos benefícios ambientais, eliminando consideravelmente o uso e o descarte de papel, são pilares que sustentam a importância da assinatura digital. Ciclo de Vida de Contrato mais fluído e confiável Quando você investe em uma ferramenta capaz de dar acesso simples aos seus documentos, realizar busca por conteúdo das cláusulas e signatários, controlar vigências, orquestrar fluxo de revisão e validação de minutas, rastrear alterações, controlar fila de aprovação e, enfim, assinar digitalmente, você está tornando o ciclo de vida de qualquer contrato mais fluído e confiável. Inclusive, já tocamos neste assunto em outro texto em nosso site, vale a pena reler para entender melhor sobre como a gestão do Ciclo de Vida de Contratos pode ajudar sua empresa em diversos aspectos.
O que a expressão Processos de Negócio Paperless significa para você? Para a W3K, inclui fornecer soluções que permitam às empresas garantir produtividade, segurança, controle e organização capazes de alavancar o crescimento de forma escalável. E de que forma garantimos isso? Provendo escalabilidade à gestão empresarial, por meio da disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio dos clientes. Neste portfólio, se incluem aplicações de ECM, BPMS, EDMS, gestão de contratos digitais, assinatura digital, MOC – gestão da mudança, controle de documentos e registros da qualidade, entre outras. TRANSFORMAÇÃO DIGITAL E PAPERLESS Uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital. E, em muitos casos, este processo inicia pela adesão a tendências da atualidade, como o de gestão paperless. Você sabe o que é isso? MUITO ALÉM DA REDUÇÃO DE PAPEL Ao contrário do que o nome, em si, traduz, este tipo de gestão vai além de reduzir o uso de papel. Paperless, na verdade, envolve não somente a digitalização, mas também o gerenciamento da informação. Afinal, empresas que não adotam uma cultura de gestão eletrônica de documentos não terão, de fato, uma gestão paperless, e sim uma gestão que apenas transferiu os percalços do papel para o ambiente digital. Assim, ser paperless, fazer parte efetiva da Transformação Digital, ter uma Gestão Corporativa eficiente, são passos que se complementam e que têm na tecnologia um aliado forte. E se você quiser conhecer mais sobre soluções para tudo isso, te indicamos dois caminhos: 1. Assista, no dia 25/03, às 14 horas, à palestra “Processos de Negócio Paperless, Transformação Digital em Gestão de Contratos, Garantia da Qualidade e RH”, que a W3K vai ministrar na Semana Paperless Innovation, realizada pela ABEINFO. Para conferir, clique aqui. 2. Navegue por nosso website e conheça nossas soluções. GED, BPMS, ECM, EDMS e mais para conduzir sua empresa à Transformação Digital e potencializar sua gestão rumo ao crescimento contínuo.
Empresa com foco em transformação digital e gestão escalável de negócios amplia espaço físico para acelerar expansão. A W3K Tecnologia, especializada em gestão de documentos, processos e projetos, está de casa nova. A empresa segue no TECNOSINOS, em espaço mais amplo, com infraestrutura exclusiva e em prédio próprio. A mudança visa a ampliar o espaço físico disponível para expandir a equipe e seguir em crescimento. Focada no desenvolvimento de soluções tecnológicas para gestão da informação de empresas, a W3K Tecnologia já atende clientes a nível Brasil e América Latina. A marca conta com uma equipe de mais de 30 pessoas, que trabalham tanto presencialmente, quanto em formato BPO (Business Process Outsourcing). “A mudança de prédio potencializa os ambientes e traz maior conforto e segurança a todos.”, afirma Daniel Klafke,CEO e co-founder da W3K. A inauguração seguiu todos os protocolos para a prevenção da Covid-19.
A pandemia da Covid-19 impactou a indústria de base brasileira. Conforme dados do IBGE, em 2020, 70% das mais de 2,7 milhões de empresas registradas no país registraram impactos negativos em função das paradas ou reduções de atividades decorrentes da pandemia, e, destas, a indústria ocupou um amargo segundo lugar – atrás somente do setor de serviços, que foi o mais prejudicado. Já um estudo da Confederação Nacional da Indústria (CNI) indica que, apesar dos desafios do ano passado, o segmento industrial já retomou o ritmo de crescimento, revertendo no terceiro trimestre de 2020 a queda nos indicadores de produção e faturamento acumulada desde o início do cenário instalado pelo Novo Coronavírus. RECUPERAÇÃO Em setembro passado, a produção da indústria ficou em torno de 1,1% e o faturamento em 6,1% acima do registrado em fevereiro do mesmo ano, retornando aos patamares pré-pandemia. Ainda assim, a média do ano ficou abaixo de 2019, mas a expectativa dos especialistas da área é de que a atividade industrial se mantenha em expansão em 2021. TECNOLOGIA NA BASE DO CRESCIMENTO Entre as alavancas do crescimento, que permitiram enfrentar os desafios trazidos pela pandemia, está a tecnologia. A Transformação Digital do segmento industrial foi, de forma positiva, forçada pelas mudanças de cenário trazidas pela Covid-19. Se, por um lado, muitas atividades presenciais precisaram ser suspensas, impactando fortemente a indústria de base, especialmente na parte produtiva, por outro esta mudança trouxe a adaptação de processos. Com isso, muitas atividades antes dependentes do fator humano foram legadas a tecnologias capazes de realizá-las total ou parcialmente, o que permitiu redistribuir os recursos humanos de forma mais estratégica. NOVO NORMAL Além disso, funções administrativas do setor de indústria passaram por uma adaptação ao novo normal, ficando, em grande parte, a cargo de funcionários em modelo de home office. Uma adequação que não ocorreu da noite para o dia: foi preciso investir em tecnologias que dessem suporte ao funcionamento correto deste novo modelo de atuação, como sistemas capazes de garantir a segurança nas trocas de dados e documentos, bem como ferramentas e serviços voltados à digitalização de tudo o que, antes, era tratado de forma física. Somente desta forma foi possível evoluir processos para o ambiente digital maximizado que surgiu como consequência da pandemia. ASSINATURA ELETRÔNICA E CERTIFICAÇÃO DIGITAL Mudanças que, em muitos casos, vieram para ficar: segundo pesquisa do ITI, a adoção de assinatura eletrônica e certificação digital também cresceu muito durante a pandemia. Em 2020 a adoção deste tipo de solução pelas empresas brasileiras cresceu 52,9% em relação a 2019, superando, inclusive, a média histórica de expansão do setor, que era de 32% ao ano. COLABORAÇÃO À DISTÂNCIA Outra adequação que ganhou incremento da tecnologia foi o trabalho colaborativo à distância. Para permitir que equipes dispersas geograficamente, mantendo o isolamento necessário para enfrentamento da Covid-19, trabalhem de forma produtiva, ferramentas de colaboração foram muito necessárias. Uma pesquisa da LearnBonds mostra que este tipo de solução cresceu nada menos do que 1.270% em todo o mundo durante a pandemia. Em se tratando de trabalho administrativo, comercial, de produção, de engenharia ou qualquer outro, o fator colaborativo é fundamental para propiciar a manutenção e o crescimento das atividades ao longo do período de isolamento. DIGITALIZAÇÃO COM SEGURANÇA, RASTREABILIDADE E FOCO Mas para dar base ao funcionamento das empresas, sejam do segmento industrial, sejam de que área forem, é preciso que a tecnologia seja aliada a itens essenciais, como segurança, rastreabilidade, conformidade e facilidade de uso. Afinal, o usuário precisa de ferramentas que o auxiliem a produzir, a entregar, a manter sua empresa e seu cliente satisfeitos. E quanto mais digital for todo esse processo, melhor. Quanto mais se puder realizar, validar, assinar, compartilhar, trabalhar e fazer o que mais for preciso de forma digital, melhor. Este tem sido o segredo da indústria para crescer na pandemia. Este continuará sendo o mote de todas as empresas que se mantiverem focadas na competitividade, ficando o cenário de atuação como está ou retornando aos patamares de normalidade. A W3K oferece soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio das empresas, oferecemos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações – durante a pandemia e depois. Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?
A gestão de contratos digitais é a administração de todos os processos envolvidos em uma contratação realizada de forma eletrônica: da criação do documento até o término de sua vigência ou renovação. Trata-se de uma alternativa que reduz custos físicos e operacionais, garante organização, elimina burocracia, minimiza o risco de multas e inconformidades por perda de prazos ou utilização de versões desatualizadas dos documentos, além de contribuir para a diminuição do tempo de negociação com fornecedores, clientes e parceiros. Por meio de recursos para gestão de contratos digitais, as empresas garantem acesso online a todos os agentes de contrato, podendo gerenciar estes documentos de forma ágil e eficaz, com rastreabilidade e segurança de informação, controle de vigências, assinatura digital e validade jurídica. Isso tudo se traduz em mais agilidade para as empresas. Por exemplo: no formato digital, é muito mais fácil monitorar e cumprir regras contratuais de emissão, aprovação e compartilhamento de informação, o que contribui para: – Reduzir riscos de ruído na comunicação, que podem resultar em erros na formulação ou andamento dos contratos; – Ampliar a visibilidade e o resguardo de informações, para que se tenha evidências asseguradas na ocasião de pleitos ou disputas contratuais; – Melhorar a colaboração online entre as partes envolvidas e evitando falhas em execução e aquisições Sem falar na validade jurídica que, com o impulso da certificação digital, a gestão de contratos em ambiente digital agrega aos documentos tramitados. Mas é possível usar este tipo de gestão para qualquer espécie de contrato? Sim! Desde contratos de vendas, licenças de sistemas ou IP, acordos internos ou externos, ações de procurement, entre tantos outros, todos podem ser geridos de forma eletrônica, desde que se tenha a tecnologia certa. E, por falar em tecnologia, a W3K oferece uma solução eficaz para gestão de contratos digitais, além de recursos de assinatura e certificação digital em linha com o portal de assinaturas da Certisign. Um pool de tecnologia + serviços + atendimento capaz de tornar seu processo de gestão de ciclo de vida de contratos muito mais fluído, assertivo e confiável.
Como uma tecnologia de gestão da informação pode apoiar o planejamento, integração e controle…
Você pode não ter pensado sobre isso, mas a tecnologia de Certificação Digital e a nova Lei Geral de Proteção de Dados têm uma relação muito próxima. Por quê? Porque a primeira é muito utilizada para proporcionar segurança à troca de informações e garantir autenticidade em operações que envolvem dados e documentos, enquanto a segunda dispõe sobre as regras legais a serem seguidas no tratamento da informação, seja no âmbito digital, seja no físico. E em tempos de pandemia, em que o trabalho remoto e o distanciamento entre as pessoas se intensificaram, obrigando empresas a utilizarem ainda mais os canais de comunicação e negociação online, a Certificação Digital desponta como uma solução perfeita para tratativas que envolvam contratos, assinaturas, documentos. Já a LGPD não fica de fora, uma vez que está em vigor desde o segundo semestre do ano passado, exigindo todo o cuidado das empresas no que tange ao tratamento de dados de clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores. Já deu para entender o link entre LGPD e Certificação Digital, não é mesmo? Uma decreta obrigatoriedades nas tratativas de informações (leia mais sobre isso aqui) e a outra oferece tecnologia para cumprir tais exigências de forma ágil e eficiente. Com a Certificação Digital, a troca de informações e os trâmites de autenticação de dados e documentos em operações podem ser feitos com maior grau de rastreabilidade, auditabilidade e não repúdio. Isto vale para todas as partes envolvidas. DO PRESENCIAL AO DIGITAL Empregando tecnologias de ponta em segurança da informação, a Certificação Digital permite fazer, de forma segura e eficaz, transações em ambiente digital que antes só teriam sua autenticação viável de forma presencial. Isto, em um momento de distanciamento social e trabalho remoto, se faz ainda mais importante – tanto que, não por acaso, de 2020 para cá o uso deste tipo de certificação no país cresceu 20%, segundo a ICP Brasil. PODE ESCOLHER Há 12 tipos de certificados digitais disponíveis no mercado e todos são regulamentados pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). As classificações diferentes referem-se à empregabilidade de cada tipo, mas as vantagens são as mesmas: – Assinar documentos de forma não presencial; – Proporcionar um ambiente seguro para transferência de dados; – Economizar recursos, como material de escritório e tempo. QUAL É O MEU BENEFÍCIO? Se você pensar que, em linhas gerais, a LGPD tem como objetivo garantir mais proteção na troca de dados entre diferentes partes (setores, empresas etc), e que a Certificação Digital auxilia na validação de documentos e transações eletrônicas, galgando validade jurídica para operações online, o benefício fica claro. Utilizar a tecnologia de certificados digitais é um elemento facilitador para atender às normas da LGPD, alavancando a empresa no alcance do compliance com a legislação vigente. Isto é uma prerrogativa válida em muitos campos: por exemplo, no uso da assinatura digital, que implica em consentimento, otimizando as relações entre empresas e usuários; na validação de contratos digitais, na segurança para trocas de documentos de alto grau de confidencialidade, entre outros processos importantes. Obedecer à LGPD é obrigatório. Utilizar Certificação Digital é um caminho ágil e muito eficaz para atender a esta obrigatoriedade. ONDE ENCONTRAR? A W3K atua com soluções customizáveis às demandas de cada empresa no uso de Certificação Digital. Além de acompanhar o andamento dos processos, nosso sistema dá suporte a assinaturas digitais, possibilitando a implantação de ambientes de trabalho paperless, eliminando gargalos e entregando mais segurança, conformidade e agilidade aos negócios. Entre em contato conosco e saiba mais.
Quando uma empresa implementa um sistema de gestão de qualidade, é um passo muito significativo, mostrando que a organização está comprometida com seu crescimento sustentável e a melhoria contínua de seus processos. Porém, como acontece na maioria dos casos em tecnologia, implementar uma solução é apenas o começo. O importante é como você lida com ela depois disso. Se sua organização agora conta com um sistema de gestão de qualidade, e de documentos para o acompanhamento dos indicadores de qualidade, o desafio agora é cuidar da manutenção disso, assim como do suporte ao ganho de escala dos processos, reflexo direto do crescimento do seu negócio. Distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por emails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, poucos registros. Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores de multiplicam, novos setores são criados, se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual. Ficar nestes modelos pouco otimizados consome tempo e recursos de você e seus colaboradores, transformando-os em “garçom (ou garçonete)” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho. Além disso, esse controle obsoleto aumenta o risco de ter documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema caso ocorra uma auditoria ou na conformidade com a lei, como é o caso da LGPD. Para eliminar estes gargalos, e garantir que seus processos de gestão da informação sejam eficientes, independentemente da escala de sua operação, somar tecnologia é uma excelente opção. Soluções como plataformas de gestão eletrônica de documentos (GED) dão a base para esta governança, que é efetivada com uma política robusta para o movimento e o trâmite da informação (Workflow/BPMS). Essas duas tecnologias somadas poderão apoiar em atividades documentais como: – Analisar criticamente – Aprovar – Identificar revisões – Controlar alterações – Assegurar que a versão atual está disponível – Controlar os documentos externos e obsoletos – Controlar a distribuição e o acesso aos documentos Além da tecnologia, uma boa dica é incluir profissionais de informação nas equipes de gestão de documentos e suas instâncias (arquivística, biblioteca, CDOC, etc). Ele podem contribuir com seu conhecimento especializado no apoio da definição de boas práticas (regras de classificação, hierarquia da informação, nomenclaturas), facilitando a implantação das tecnologias propostas. Com isso estruturado e automatizado, fica mais fácil garantir a distribuição correta de padrões e normas, evitando duplicidades e obsolescências, bem como melhorar a auditabilidade dos dados. A W3K Tecnologia tem uma década de experiência no mercado de GED e BPMS, combinando tecnologia e processos para ajudar na governança da informação das empresas. Ente em contato conosco e saiba mais.
