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GREENDOCS otimiza fluxo de documentos no Projeto Pallancata, Hochschild Mining, no Peru

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As soluções da W3K estão garantindo maior agilidade nos processos de gerenciamento de documentos e licenciamento ambiental para o Projeto Pallancata, operado pela Hochschild Mining, uma empresa peruana líder em mineração de prata e ouro com operações no Peru, Argentina e Brasil. O software GREENDOCS é utilizado para gestão de documentos e processos nas áreas de Engenharia e Licenciamento Ambiental, garantindo maior rastreabilidade e segurança. No entanto, antes da implementação do software em agosto de 2024, a empresa não teve uma experiência positiva com as ferramentas utilizadas anteriormente. A forma como os documentos eram gerenciados até então não atendia às necessidades da empresa, que necessitava de agilidade e segurança no fluxo de documentos. Portanto, havia a necessidade de um sistema robusto, capaz de controlar a atualização das revisões de documentos por meio de fluxos de trabalho personalizados, com o objetivo de evitar potenciais erros e atrasos nos processos. Seguindo uma recomendação de outra empresa do grupo, a Amarillo Gold, que já utilizava o software em seus projetos, a Hochschild entrou em contato com a W3K para conhecer melhor as soluções oferecidas pelo GREENDOCS: um software que atua na gestão de documentos e oferece suporte à modelagem, virtualização e automação de processos. E quais benefícios a empresa já identificou após implementar o GREENDOCS? O gerente de projeto da Pallancata, Jorge Léon, comentou que este projeto de mineração envolve um alto volume de documentos e processos, o que exige o uso de uma plataforma rápida e inovadora para gestão.  Nesse contexto, Jorge Léon revelou que uma das principais preocupações da empresa estava relacionada com o fluxo documental do projeto, especialmente no que diz respeito à revisão documental. E foi justamente o controle da validade desses documentos que foi uma das funcionalidades mais apreciadas pelos gestores da empresa. Observou-se que, desde a implementação do GREENDOCS, o processo foi simplificado. “Antes do GREENDOCS, usávamos planilhas e e-mail para gerenciar o fluxo de documentos, o que gerava erros, atrasos nas revisões e consolidação de documentos. Agora, com revisões e controles centralizados, alcançamos processos aprimorados e maior rastreabilidade”, disse o gerente de Projeto. O analista de controle de projetos Cesar Carranza comentou que o GREENDOCS permite um fluxo de trabalho de revisão de documentos mais flexível e permite que você interaja com membros internos da equipe e revisores externos. Ele destacou a flexibilidade da plataforma, que se adaptou aos processos existentes na empresa. “Dependendo do documento que precisamos revisar, o GREENDOCS nos permite criar fluxos de trabalho personalizados, atribuir tarefas aos usuários, visualizar o histórico de comentários e anexar arquivos na mesma janela, facilitando a revisão de documentos”, disse César Carranza. Maior controle e segurança nos processos de Licenciamento de Engenharia e Meio Ambiente O GREENDOCS se destaca como uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, oferecendo flexibilidade e escalabilidade na gestão de documentos técnicos e processos de engenharia. Isso porque, na engenharia, a gestão de documentos e processos industriais é essencial para o andamento dos projetos, principalmente no que diz respeito à criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas. Em termos de qualidade, nossa aplicação proporciona maior controle e consistência na documentação e registros, facilitando a colaboração e distribuição de normas e regulamentações, estabelecendo processos de inspeção, rastreando não conformidades e implementando ações corretivas de forma eficiente. Para garantir essa diferença, utilizamos recursos avançados de monitoramento e controle. Esse controle garante maior eficiência do projeto, ajudando a equipe a mitigar riscos como atrasos ou perdas que podem surgir de informações inconsistentes, e permitindo que os usuários registrem, armazenem e gerenciem as informações do projeto com eficiência. Isso inclui detalhes dos participantes, progresso, objetivos, cronogramas e controle financeiro. Então: quer garantir mais agilidade e segurança para os projetos e processos da sua organização? Saiba mais sobre esta e outras soluções baseadas em gerenciamento de dados W3K clicando aqui. Para se manter atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga-nos nas redes sociais pelo @w3k.

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Sebigas Cótica utiliza solução ALM da W3K para gestão de documentos de engenharia

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A W3K está levando a transformação digital para centenas de organizações, tanto no Brasil, quanto no exterior. Somos especialistas em governança da informação para o ambiente corporativo, e nossos softwares têm como objetivo a otimização de processos, garantindo maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados. Este é o caso da Sebigas Cótica, empresa especializada em negócios de biogás e biometano, que utiliza o software GREENDOCS para realizar o controle e gestão de documentos técnicos de engenharia.  O gerente de projetos da Sebigas Cótica, Anderson Ribeiro, comentou que a empresa possui três tipos de fluxo de documentos, incluindo projetos, fornecedores e pareceres técnicos. Nesse contexto, ele destacou que as funcionalidades do GREENDOCS permitem que esses fluxos sejam mais ágeis e seguros. Através da aplicação de EDMS (Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia), o software realiza o gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, complementando os sistemas de gestão já existentes — no caso da Sebigas Cótica, o MS Project.  Essa flexibilidade permite que a solução se adapte perfeitamente aos processos da empresa. “Eu já conhecia outros gerenciadores de documentos, mas desde que implantamos o GREENDOCS há um ano e meio, notei sua diferença com relação aos outros sistemas. O software possui a flexibilidade que precisamos para resolvermos alguns problemas de processo”, pontuou Ribeiro. Com relação aos projetos, destacou que com o GREENDOCS cada responsável consegue identificar suas pendências, permitindo que todos possam acompanhar os estágios e atividades do trabalho.  “Os executores recebem os alertas por e-mail e o software nos apresenta as mensagens que devemos verificar, tudo de maneira prática e rápida. É uma ferramenta muito fácil de se utilizar, o que facilita nossa gestão”, observou Ribeiro. Já no que se refere a tramitação de informação com o cliente, ele comentou que cada um deles possui um projeto diferente, e por isso é preciso de um cadastro com acessos personalizados. Ele revelou que o processo anterior ao GREENDOCS era realizado de forma manual pelas equipes e acabava sendo mais demorado em função da necessidade da troca de e-mails. “Antes do GREENDOCS tínhamos que enviar para o cliente um link no drive, ou os documentos em anexo por e-mail. Ele abria, comentava e devolvia, tornando o processo mais lento, pois envolvia várias aprovações. Hoje subimos o documento diretamente na plataforma e enviamos para ele (cliente), que já pode revisar e aprovar direto no GREENDOCS, o que nos garante maior transparência, segurança e rastreabilidade”, pontuou o gerente de projetos. A aplicação de EDMS faz parte da solução Asset Life Cycle Management (ALM), da W3K, que tem como objetivo impulsionar a eficiência e o desempenho das informações do ciclo de vida de ativos industriais para a indústria de base, apoiando tanto o Owner quanto empresas que prestam serviços e fornecem bens de capital. O conjunto de recursos e serviços da ALM proporciona mais produtividade e confiabilidade em todas as fases do ciclo de vida dos ativos. Esse mecanismo garante a colaboração e a comunicação padronizada entre fornecedores e clientes.  GREENDOCS permite que empresa possa focar em ações estratégicas Anderson Ribeiro ressaltou ainda que o GREENDOCS permitiu que a empresa pudesse ter maior produtividade em seus processos organizacionais, fazendo com que seus profissionais da área de gestão de documentos possam focar em ações mais estratégicas. “Com o GREENDOCS, conseguimos realocar nossa equipe de documentação, antes dedicada a processos manuais, aumentando a produtividade e permitindo que foquem no verdadeiro core do negócio”, finalizou o gerente de projetos da empresa. Com sede em Porto Alegre, no Rio Grande do Sul, a Sebigas Cótica uniu sua expertise de mercado de biometano com ao seu conhecimento em engenharia e agronegócio, tecnologia com background internacional e inovação brasileira, para entregar soluções adequadas às necessidades do setor. Sua equipe possui profundo conhecimento e habilidades para desenvolver negócios sustentáveis, tanto financeiramente quanto com eficiência elevada para operações de diversas biomassas. A empresa, que possui experiência de mais de 40 anos de atuação no mercado de construção industrial, realizou os principais projetos de redução da pegada de carbono de importantes empresas no Brasil e América Latina.  A Sebigas Cótica fornece soluções nas áreas Agroindustrial (para produtores ou indústrias da cadeia do agronegócio que geram resíduos ou efluentes orgânicos); Sucroenergético, Óleo de Palma e Mandioca (solução específica para usinas sucroalcooleiras, processadores de mandioca ou produtores de óleo de palma); e Fração Orgânica Resíduos Sólidos Urbanos (para municípios ou empresas operadoras que visam dar tratamento adequado aos resíduos, destinando a fração orgânica para a produção de energia e reduzindo a necessidade de aterros sanitários com foco na produção de gás). Empresa avança em nova tese de transição energética A Sebigas Cótica também avança em uma nova tese de transição energética através da parceria com a plataforma de biossoluções Bioo e a eB Capital — gestora de investimentos alternativos. Essa iniciativa, que terá um aporte total de R$ 600 milhões, consiste no desenvolvimento de uma plataforma de biosoluções para produção de biometano, gás carbônico e fertilizantes a partir de resíduos agroindustriais.  O biometano já é uma realidade em diversos países ao redor do mundo. Na União Europeia existem mais de mil plantas em operação, e o setor cresceu 387% desde 2011. No Brasil o setor tem crescido a uma taxa anual de 20%, mas a capacidade atual representa apenas 3% do potencial brasileiro. Além disso, apenas 16% do biogás produzido provém de resíduos da agroindústria, e 22% do biogás é utilizado como biometano. E então: assim como a Sebigas Cótica quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Conheça cases de outras organizações que já implementaram a solução acessando nosso blog. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Germina Baixio utiliza solução ALM da W3K para gestão de documentos de projetos de engenharia

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A Germina Baixio, empresa de infraestrutura hidroagrícola dedicada a projetos de agricultura irrigada, utiliza a solução Asset Life Cycle Management (ALM) da W3K para realizar todo o seu fluxo de gestão de documentos de projetos de engenharia. Através de nossa aplicação de EDMS (Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia), a empresa, que tem como foco o desenvolvimento sustentável do agronegócio no semiárido brasileiro, consegue garantir controle centralizado sobre os documentos e melhorar a comunicação interna entre áreas. A aplicação de EDMS tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem entre diferentes partes envolvidas de um mesmo projeto. E é justamente o que a empresa estava buscando quando procurou a W3K no ano passado. A Germina estava precisando implementar uma gestão documental eficiente e simplificada, que facilitasse a inserção de documentos no sistema, padronizasse sua organização e garantisse o controle centralizado sobre os documentos tramitados entre os projetos. Essa ferramenta deveria melhorar também a comunicação interna entre áreas com fluxos de trabalho automatizados, otimizando e agilizando processos, com foco em melhorar a análise de dados por meio de visualizações simplificadas (views), agrupamentos e relatórios de lista. O coordenador de engenharia da Germina Baixio, Antônio Arthur Coelho, comentou que diante do alto volume de trabalhos, a empresa enxergou a necessidade de implantar uma plataforma que fosse acessível a todos — a Germina possui atualmente um fluxo diário de dois mil documentos. A implantação da plataforma ocorreu em agosto de 2024.  O coordenador destacou também que o processo de implementação da solução junto com a equipe da W3K foi muito didático e simples, e de fácil adaptação para todos os envolvidos. Observou que essas funcionalidades levaram a empresa a ampliar rapidamente a utilização do software em outras rotinas administrativas referentes ao projeto de irrigação do Baixio do Irecê (ainda vamos detalhar um pouco mais o projeto nesse texto). “Inicialmente era apenas para gestão de projetos, mas depois vimos a oportunidade de gerirmos outras soluções, como arquivos de licença e contratos”, comentou o coordenador de engenharia. Maior rastreabilidade e segurança na gestão de documentos Outro aspecto positivo observado pela empresa desde a implantação do software se refere à rastreabilidade dos documentos. Segundo Coelho antes da implantação da ALM, todo o processo de gestão de documentos era realizado de maneira interna, através de mensagens eletrônicas ou compartilhamento de imagens. “Possuir o histórico de cada projeto centralizado foi algo muito proveitoso. Hoje todos têm acesso aos comentários inseridos por cada uma das pessoas envolvidas, o que garante uma maior rastreabilidade”, pontuou Coelho. Ele revelou ainda que diante dos resultados obtidos com o uso do software GREENDOCS, futuramente, a ideia é ampliar a parceria com a W3K, com a contratação de novas aplicações. “Evoluímos nossa gestão de projetos com a W3K. Eu já trabalhei com outras ferramentas de gestão, mas nenhuma com o GREENDOCS. O software é completo, pois com ele conseguimos moldar o fluxo de trabalho da forma como a gente quer”, finalizou o coordenador de engenharia. A Germina Baixio faz parte do projeto de irrigação do Baixio do Irecê, da Codevasf, que abrange uma área de 105 mil hectares, localizada na região do Médio São Francisco, nos municípios de Xique-Xique e Itaguaçu, na Bahia. O projeto foi concebido em nove etapas, e prevê, ao longo dos 35 anos de concessão, investimentos de cerca de R$ 1,1 bilhão e a criação de 180 mil empregos diretos e indiretos, beneficiando mais de 250 mil pessoas. A Germina faz parte do Grupo Equipav — plataforma de investimento em infraestrutura. ALM impulsiona eficiência e desempenho em todo o ciclo de vida dos ativos A solução ALM tem como objetivo impulsionar a eficiência e o desempenho do ciclo de produção e operação de ativos industriais. Seu conjunto de recursos proporciona mais produtividade e confiabilidade em todas as fases do ciclo de vida dos ativos, oferecendo benefícios específicos para cada etapa do projeto.  Esse diferencial permite o gerenciamento de processos para EDMS, RDO, Gestão de Contratos e Compras Técnicas, Databook Eletrônico, e check-list de comissionamento, garantindo ainda a colaboração e a comunicação padronizada entre fornecedores e clientes. Isso porque a solução possibilita a personalização de soluções alinhadas aos processos exclusivos de cada área do negócio. Entre os principais benefícios podemos citar sua flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas da gestão organizacional.  E então: assim como a Germina Baixio quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. 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Soluções da W3K garantem mais agilidade aos processos do consórcio AeroGRU

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As soluções da W3K otimizam a gestão de documentos técnicos de uma obra, sejam eles comerciais ou contratuais. Nossos softwares permitem um maior controle dos fluxos e rotinas que envolvem o projeto, garantindo o fluxo atualizado entre todos os envolvidos. Este é o caso do consórcio responsável por projetar, construir e operar o sistema APM do Aeroporto Internacional de São Paulo, em Guarulhos (AeroGRU), que utiliza a solução Asset Life Cycle Management (ALM).  Este conjunto de recursos e serviços oferece benefícios específicos para cada etapa do projeto, permitindo o gerenciamento de processos para EDMS, RDO, Gestão de Contratos e Compras Técnicas, Databook Eletrônico, e check-list de comissionamento. Esse mecanismo garante a colaboração e a comunicação padronizada entre fornecedores e clientes. Entre os principais benefícios podemos citar sua flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas da gestão organizacional – fatores fundamentais para garantir a eficiência nos processos, em especial quando se trata de obras, onde há risco de perda de documentos.  A coordenadora de engenharia da Aerom (empresa que lidera o consórcio), Isadora Jardim, comentou que a solução é utilizada desde 2022, praticamente junto com o projeto no Aeroporto de Guarulhos. “O GREENDOCS veio para nos ajudar a manter as versões dos documentos sempre atualizadas. Paramos de utilizar o email para esse fluxo e centralizamos todas as informações na plataforma”, comentou Isadora.  A empresa possui três aplicações: EDMS, Relatório Diário de Obra (RDOs), e Gestão de Contratos. O EDMS possibilita que laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos sejam localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. Quanto aos RDOs, por serem gerados via plataforma, o trâmite das informações é 100% digital, facilitando o monitoramento do avanço dos contratos, a obtenção de evidências de entrega e outros eventos relacionados à execução da obra.  Mais agilidade na gestão de contratos A gestão de contratos é feita pelo GREENDOCS – software que atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, digitalização e automatização dos processos. A plataforma também possibilita a assinatura eletrônica das partes envolvidas, proporcionando mais agilidade a todo o fluxo.  Sua implantação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Nesse aspecto, em especial, a coordenadora de engenharia destacou que o programa facilita a gestão de contratos e a relação com os fornecedores, garantindo maior agilidade e transparência.  “O software facilita nossa gestão de contratos e a relação com os fornecedores. Todos os contratos com os fornecedores da empresa estão disponíveis na plataforma, e eles sabem que precisam colocar seus documentos no GREENDOCS. Se não está lá no sistema, não é a versão correta”, pontuou Isadora. Ela ainda observou que a possibilidade de customização da plataforma permite maior flexibilidade às atividades da empresa. “Não ficamos engessados em nenhum momento. Como temos um fluxo grande de documentos, o software é justamente o que precisamos”, finalizou Isadora. Com sede em São Leopoldo (RS), a Aerom integra o Grupo Coester, que desenvolve, há mais de 62 anos, produtos e soluções nas áreas de automação e mobilidade urbana. Com relação ao projeto Aeromovel no Aeroporto de Guarulhos, este representa uma importante evolução no transporte intra-aeroporto. Com uma extensão de três quilômetros, o sistema conectará o Trem Metropolitano (CPTM) aos terminais do aeroporto.  E então: quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Fornecemos soluções personalizadas para cada cliente, aprimorando seus processos de gestão de forma ágil e eficiente. Conheça um pouco mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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GREENDOCS agiliza gestão de processos de engenharia da Origem Energia

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A Origem Energia, um dos principais players do onshore brasileiro, utiliza o GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e seus processos de engenharia. A experiência com o uso da plataforma tem sido tão positiva, que a empresa já avalia a possibilidade de ampliar o uso da ferramenta para outros setores da organização. As soluções da W3K para a Origem Energia incluem gestão de documentos de Qualidade, gestão da Mudança, Investigação de Acidentes, gestão de Estudos de Riscos, e o gerenciamento de Documentos Técnicos de Engenharia. No que se refere à área de Engenharia, em especial, a gestão de documentos e processos é fundamental para o andamento dos projetos, principalmente com relação a processos de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas.  Segundo a responsável pelo Controle de Documentos da Origem Energia, Simone Ramalho, a contratação da W3K se deu em função da necessidade que a empresa possuía em realizar o gerenciamento de seus documentos técnicos, de maneira segura e centralizada. “Quando temos uma base de dados organizada, fica mais fácil de rastrear, de resgatar a informação. Nós criamos aqui internamente uma conscientização de que tudo está no GREENDOCS e as pessoas já têm esse hábito de buscar as informações e dados que precisam direto na plataforma”, comentou Simone.  A centralização dos dados também garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.  Simone revelou ainda que a Origem já está avaliando ampliar a utilização da plataforma para outros setores. “O GREENDOCS está tomando uma proporção bem grande aqui na empresa. Vimos sua flexibilidade de configuração e estamos ampliando seu uso para a gestão de documentos de outras áreas também”, finalizou Simone Ramalho Fundada em 2017, a Origem Energia desenvolve soluções integradas para atender às necessidades energéticas do país. Sua infraestrutura compreende 32 concessões nos estados de Alagoas, Bahia, Espírito Santo e Rio Grande do Norte e investe em soluções integradas para atender as necessidades de energia do país. Sua infraestrutura abrange uma rede de 480 km de dutos, uma Unidade de Processamento de Gás Natural (UPGN) e acesso direto a um terminal de exportação de óleo para atender a um portfólio diversificado de clientes. A Origem é controlada pela Prisma Capital, gestora de ativos alternativos com R$15 bilhões em portfólio. Atualmente a empresa possui mais de mil profissionais, distribuídos entre o escritório no Rio de Janeiro e  os polos operacionais de Alagoas e Bahia. Maior controle e flexibilidade na gestão de documentos O GREENDOCS, destaca-se por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, oferecendo flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia. Esse controle garante maior eficiência ao projeto, e auxilia a equipe a mitigar riscos como atrasos ou perdas que podem ser causadas pela falta de assimetria na informação.  Neste contexto o GREENDOCS permite que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações de projetos, o que inclui detalhes dos proponentes, andamento, metas, cronogramas e controle financeiro. E então: assim como a Origem Energia quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização?  Conheça um pouco mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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GREENDOCS garante maior agilidade nos processos do SENAI CIMATEC

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A parceria entre a W3K e o SENAI CIMATEC está garantindo maior agilidade e controle para os fluxos de trabalho da organização. A utilização do software GREENDOCS permite que a equipe do SENAI CIMATEC, o qual está localizado em Salvador (BA),  possa realizar o gerenciamento de documentos de maneira mais rápida e segura. O SENAI CIMATEC utiliza a aplicação de EDMS (Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia), além de aplicações como databook, documentos técnicos, Guia de Remessa de Documentos (GRD) e lista de documentos, o qual possibilita que laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos sejam localizadas muito mais rápido – diferencial que evita a Assimetria da Informação. Sua implantação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem entre diferentes partes envolvidas em um projeto. Conforme Eneida Brito, da área de Desenvolvimento de Produtos Industriais, antes da implantação do GREENDOCS, todo o processo de gestão de documentos era realizado de maneira interna e externa, através de remessa de documentos. “Tínhamos uma planilha eletrônica e as validações eram feitas por e-mail, o que demandava um tempo considerável da equipe”, lembrou Eneida. Segundo ela, depois da implantação da ferramenta, os prazos foram reduzidos consideravelmente. “Hoje, em regra, temos um prazo que pode variar entre cinco e 15 dias para a consolidação. Temos projetos robustos, que envolvem muitas áreas e parceiros, e por isso requerem maior agilidade, o que só conseguimos com o GREENDOCS”, ressaltou. Empresa observa maior segurança e rastreabilidade nos processos Outro aspecto positivo observado pela empresa desde a implantação do software se refere à segurança da informação e a rastreabilidade dos documentos. Eneida, destacou a facilidade que a equipe possui para acessar os documentos na plataforma em função da centralidade no armazenamento dos arquivos.  “Com a implantação do GREENDOCS temos a segurança da informação. Sempre que preciso buscar documentos no sistema, sei onde encontrá-los facilmente”, pontuou. Ela comentou também que o SENAI CIMATEC conheceu a plataforma GREENDOCS em 2020, logo no começo da pandemia da Covid-19.  Naquela oportunidade, a pedido do seu líder da área, Luiz Flávio da Silva, foi iniciada a busca por uma solução para o gerenciamento de documentos técnicos de engenharia. Inicialmente ela procurou em sua rede parceiros, mas as soluções disponíveis não possuíam os processos necessários para controle e rastreabilidade no armazenamento dos dados que a organização necessitava.  Durante esse processo, o SENAI CIMATEC chegou até a W3K, e após conhecer a solução, firmou a parceria. Eneida revelou ainda que a experiência tem sido tão positiva que a solução está sendo levada para outras áreas do SENAI. “Iniciamos em 2022 com um projeto piloto em nossa área de óleo e gás, a plataforma vem sendo ampliada para outras áreas, finalizou. Referência em educação, ciência, tecnologia e inovação, o SENAI CIMATEC tem como objetivo desenvolver a indústria e formar profissionais, desde o ensino técnico até o doutorado. Ligado ao sistema FIEB (Federação das Indústrias do Estado da Bahia), o SENAI CIMATEC reúne Centro Tecnológico, Centro Universitário e Escola Técnica. A instituição atua em diversas áreas da indústria, o que inclui manufatura, sistemas em saúde, robótica e inteligência artificial.  E então: assim como o SENAI CIMATEC quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Conheça cases de outras organizações que já implementaram a plataforma acesse nosso blog. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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GREENDOCS garante maior agilidade e controle para os processos de RH da SLC Máquinas

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A parceria entre a W3K e a SLC Máquinas – empresa que atua no segmento de máquinas e equipamentos agrícolas há mais de 50 anos – está garantindo maior agilidade aos processos da organização. A SLC utiliza o GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e processos de RH, proporcionando redução de custos, e maior agilidade e controle para os fluxos de trabalho da empresa. A gerente de DHO e Sustentabilidade da SLC, Rosileni Segatto, comentou que antes da implantação do GREENDOCS, todo o fluxo de documentos do setor de RH da empresa era feito de maneira manual. “Todos os documentos eram impressos na matriz em Cruz Alta e enviados por malote para as filiais para que recolhessem as assinaturas junto a seus colaboradores. Depois estes documentos deveriam ser enviados novamente para conferência e arquivamento na matriz,”, lembrou a gerente.  Ela comentou que todo esse processo, além de demandar da equipe um tempo maior para a conclusão dos processos organizacionais, o que inclui o envio por malote e o posterior arquivamento, estava sujeito a eventuais problemas de fluxo e perdas. “Tínhamos muitas situações de falta de assinaturas, perda de malotes e de documentos, por exemplo, além da demora para conferência e arquivo dos mesmos”, enfatizou Rosileni.  Ela relatou que além da agilidade no fluxo de documentos, a SLC Máquinas conseguiu reduzir também os custos envolvidos com a impressão desses documentos e com o transporte de malotes entre as filiais. A SLC conta hoje com mais de 1,1 mil funcionários distribuídos em suas 30 filiais espalhadas pelo Rio Grande do Sul. Empresa já identifica aumento de produtividade Rosileni comentou ainda que a empresa já observou uma melhora significativa em sua produtividade desde a implantação da solução. “Com certeza, após a implantação do GREENDOCS conseguimos ter uma gestão de arquivos muito mais ágil e rápida”, destacou a gerente.  Conforme Rosileni, a SLC consegue identificar ainda outros benefícios em suas rotinas administrativas, entre eles a facilidade no acesso aos documentos, e a centralização do armazenamento de arquivos. Com relação a este último, conforme a gerente, é um dos benefícios mais importantes da ferramenta, considerando que o departamento de administração e pessoal não está todo no mesmo espaço físico. Além de garantir maior segurança, controle e governança aos processos organizacionais, outro benefício se refere à redução de custos com impressão de papéis. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão, descarte e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente.  E quais são os diferenciais de nossa aplicação para o RH? A aplicação da W3K com foco na área de RH tem como objetivo simplificar a gestão de documentos. A solução realiza a armazenagem e a organização desses volumes, agilizando o acesso a documentos relacionados aos funcionários daquela organização, o que inclui contratos de trabalho, avaliações de desempenho, registros de treinamento, dentre outros. Com relação aos processos de RH, em específico, a solução da W3K também desempenha um papel importante. Por meio da plataforma é possível automatizar tarefas como admissões, desligamentos, solicitações de benefícios e avaliações de desempenho. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência desse setor fundamental para o bom desempenho de qualquer organização.  A solução de RH da W3K se adapta perfeitamente aos processos e demandas atuais da empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente, com foco em segurança e rastreabilidade no armazenamento dos dados. Para conhecer cases de outras organizações que já implementaram a plataforma clique aqui. E então: assim como a SLC Máquinas quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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RCS consegue eliminar quatro toneladas de papel com solução da W3K

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“Com o uso do KeyDrive, eliminamos mais de quatro toneladas de documentos”. A afirmação é de Cristiano dos Santos, responsável pelo projeto de migração de acervo físico para o ambiente do Grupo RCS Tecnologia – empresa de engenharia referência na prestação de serviços técnicos em instalações de alta complexidade que possuem operações contínuas. A RCS utiliza  o software KeyDrive, da W3K, para otimizar suas rotinas administrativas. Para conhecer mais sobre essa parceria de sucesso, acesse o conteúdo completo em nosso blog. Nosso CEO, Daniel Klafke, e o Gerente de desenvolvimento de Negócios, Antonio Haack, visitaram recentemente a sede da empresa, em Brasília, e acompanharam a divulgação dos primeiros resultados após a ativação do software. Além do responsável pelo projeto, por parte da RCS participaram da reunião, os coordenadores financeiro e de TI, Fanny Bastos e Rodrigo Fernandes, pela ordem, a analista de admissão Jaqueline Camilo, a assistente de RH, Brenda Beatriz, e a pedagoga Ana Bras. Na oportunidade Cristiano Santos lembrou que a empresa estava buscando desde 2021 uma plataforma focada em automação de processos e que também realiza o serviço de digitalização de documentos.  Comentou que durante a pandemia, em função das medidas restritivas de circulação de pessoas, não era possível entregar os documentos de maneira presencial. “Precisávamos de um sistema que garantisse a segurança dos nossos documentos e após análise de mercado, entendemos que a solução da W3K era a mais adequada para as necessidades da empresa”, observou.  E quais benefícios a RCS já identificou após a contratação da plataforma?  Conforme Santos a empresa tinha a necessidade de controlar melhor a tramitação de documentos dos colaboradores de maneira ágil e segura. Revelou que uma das principais preocupações era com relação à perda de documentos, no caso de uma eventual falha no armazenamento digital. “Com o KeyDrive, temos a garantia de que a informação não será perdida”, salientou. Antes da contratação da plataforma, a empresa realizava esse fluxo em um drive compartilhado, o qual apresentava limitações de uso e baixa segurança na transmissão de dados. Hoje, contracheques, folhas de ponto, recibos de vale-alimentação e transporte, são enviados diretamente para o colaborador, via KeyDrive, tudo de maneira ágil e segura. Isso porque o KeyDrive é Security Feed – importante mecanismo para garantir a segurança cibernética, pois fornece um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados. Segundo o responsável pelo projeto, além da eliminação de documentos físicos, a consulta aos processos está mais fácil, e permite ainda o rastreamento das atividades administrativas. “Com a pandemia tínhamos um problema de comunicação, mas com o KeyDrive criamos um ambiente compartilhado de dados, onde todos os setores têm acesso às informações, e todo o fluxo funciona de maneira alinhada e segura”, pontuou Cristiano. Ele revelou ainda que após a digitalização, todo o papel que não serve mais é destinado à reciclagem, gerando renda extra para a empresa. Após a digitalização, o acervo é encaminhado para empresas que trabalham com reciclagem de papel.  E os resultados têm sido tão satisfatórios que a empresa já estuda a ampliação da parceria com a W3K para o uso da ferramenta. “Queremos agora ampliar o uso da plataforma para outras unidades da RCS. Além dos benefícios da solução, o suporte da W3K é muito qualificado”, finalizou o responsável pela migração do acervo. KeyDrive organiza arquivos de maneira eficiente e segura  O KeyDrive possui uma interface simples, recursos avançados de segurança e estrutura leve. Esses diferenciais são muito relevantes para empresas que precisam de tecnologia de ponta para gerenciamento de informações-chave, mas não podem perder tempo com implantações complexas. Isso porque o KeyDrive não necessita de configurações adicionais para começar a operar. Conheça aqui outros cases de empresas que já utilizam o KeyDrive em suas rotinas administrativas. E então: assim como o Grupo RCS quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções empresariais. Há 13 anos levamos a transformação digital e a governança da informação para o mercado corporativo. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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