Como o KeyDrive está agilizando as rotinas contábeis da Concatto Contabilidade

As soluções tecnológicas da W3K estão presentes nas rotinas de centenas de empresas do Brasil e do exterior. Nossos softwares de gestão levam governança da informação para o mercado corporativo há mais de 12 anos. Esse é o caso da Concatto Contabilidade – empresa gaúcha que há quase cinco décadas atua no setor contábil.

A Concatto utiliza o KeyDrive – ferramenta que oferece diversas funcionalidades, tornando a gestão de documentos mais eficiente. O software fornece recursos intuitivos que permitem a digitalização e organização de arquivos de maneira eficiente, o que inclui a criação de pastas e a atribuição de permissões de acesso. Esse mecanismo permite que seja mantido um controle preciso sobre todas as informações compartilhadas em nuvem, e garante mais agilidade e segurança aos processos da Concatto.

O administrador do escritório, Mazoel Concatto, observou que antes da implantação do KeyDrive, em outubro a empresa estava buscando uma nova plataforma para realizar a gestão dos documentos de seus clientes. A intenção era  que essa solução pudesse proporcionar maior agilidade no upload e armazenagem dos arquivos. A Concatto já possuia um sistema de gestão de documentos, porém este apresentava algumas dificuldades na operacionalização, demandando um maior envolvimento por parte da equipe. 

“O KeyDrive tem muitas funcionalidades importantes. O sistema possui mais velocidade em sua operacionalização, e o tempo de pesquisa é mais fácil e seguro. Nosso processo melhorou em 90% em comparação com o sistema que utilizávamos anteriormente”, revelou Concatto. Ele destacou que a implantação do KeyDrive trouxe maior agilidade em diversos aspectos, como é o  caso da busca e upload de documentos. “Antes do KeyDrive o escritório era cheio de papel. Sempre que precisávamos buscar documentos de clientes era muito demorado, mas agora nosso processo ficou mais ágil e eficiente”, finalizou Mazoel Concatto.

Fundada em 1975, na cidade de Arvorezinha, no Vale do Taquari, a Concatto Contabilidade possui mais de 100 clientes em seu portfólio.  A empresa é especializada nas áreas de constituições de empresas, escrituração contábil, recursos humanos, serviços contábeis e tributário empresarial.

E quais são os diferenciais do software KeyDrive?  

O KeyDrive possui uma interface simples, recursos avançados de segurança e estrutura leve. Esses diferenciais são muito relevantes para empresas que precisam de tecnologia de ponta para gerenciamento de informações-chave, mas não podem perder tempo com implantações complexas. Isso porque o KeyDrive é um ECM (Enterprise Content Management) totalmente ‘out of the box’, ou seja, ele não necessita de configurações adicionais para começar a operar.

Essa característica, em especial, proporciona aspectos como auditabilidade, busca simplificada, certificação digital integrada, controle de revisões, integração com scanners, rastreabilidade da informação, dentre outros fatores que permitem a armazenagem de todos os documentos na nuvem. A solução também é regular com normas, e é Security Feed — importante mecanismo para garantir a segurança cibernética.

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EuroChem utiliza GREENDOCS para gerenciamento de obra em Minas Gerais

A parceria entre a W3K e a EuroChem – líder mundial na produção de fertilizantes nitrogenados, fosfatados e potássicos – está garantindo maior agilidade aos processos da empresa. A EuroChem utiliza o software GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, o qual integra de maneira flexível e escalável ECM/BPM /EDMS, no Complexo Mineroindustrial de Serra de Salitre, em Minas Gerais.

O GREENDOCS EDMS possibilita que laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos sejam localizadas muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. Sua implantação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem.  Isso porque na engenharia, o gerenciamento de  documentos e processos é fundamental para o andamento dos projetos, principalmente no que se refere a processos de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas.

Sobre a parceria com a Eurochem, em específico, a empresa utiliza o software GREENDOCS desde agosto de 2021 no projeto que está sendo desenvolvido na Serra de Salitre. A EuroChem Salitre é a primeira unidade de mineração do grupo fora da Europa O gerente de engenharia do projeto, Cleber Naue, destacou a importância do software da W3K para a gestão dessa obra, a qual possui um alto volume de documentos (em torno de 130 mil), tanto técnicos, quanto comerciais e contratuais. Ele observou que a solução permite um maior controle dos fluxos e rotinas que envolvem o projeto, permitindo o fluxo atualizado entre todos os envolvidos.

“Temos tantos processos nessa obra que só uma ferramenta como o GREENDOCS poderia dar conta”, destacou o gerente de projetos. O software garante uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados, garantindo ainda auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos. “O GREENDOCS permite que possamos acessar a comunicação do projeto a qualquer tempo. Isso facilita o fluxo e permite maior transparência ao processo”, destacou Naue. Ele revelou ainda que a experiência no projeto em Serra do Salitre deu tão certo que a utilização da ferramenta da W3K deve ser estendida a outras unidades da EuroChem.

Com plantas de produção na Rússia, Bélgica, Cazaquistão e Lituânia, além do próprio Brasil, a EuroChem está entre as empresas do mundo que possuem capacidade para fabricar três grupos de nutrientes primários: nitrogênio, fósforo e potássio. Suas unidades empregam um total de 28 mil funcionários distribuídos em 40 países. Na América Latina, em especial, a EuroChem possui 22 unidades de mistura e distribuição, as quais devem ser responsáveis pela produção de 15% do consumo brasileiro de fosfatados.

E quais são os diferenciais da solução GREENDOCS?  

O software GREENDOCS realiza o gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados. A solução se adapta perfeitamente aos processos e demandas  atuais na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente.

O setor de Engenharia integra diversos setores de um projeto – industrial, elétrica, civil, e ambiental, cada um com suas especificidades e demandas. Nesse ponto, a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login torna todo o processo mais rápido e funcional para o time, o que pode significar a melhoria da performance. Além de garantir maior segurança, controle e rastreabilidade aos processos organizacionais, a solução também contribui para a sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente. 

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Klabin automatiza controle e avanços de portfólio projetos industriais com o software CAPX, da W3K

Especializada em governança da informação para o ambiente corporativo, a W3K está levando a transformação digital para centenas de organizações. Nossas soluções têm como objetivo a otimização de processos, garantindo maior rastreabilidade e segurança dos dados. Este é o caso do Projeto Puma II da Klabin – maior produtora e exportadora de papéis para embalagens e de soluções sustentáveis em embalagens de papel do País – que utiliza o software CAPX em seu portfólio de projetos industriais.

O software é utilizado para gerenciamento de portfólio de projetos de engenharia em todas as fases do ciclo de vida de ativos industriais, com foco no aumento da produtividade, segurança e confiabilidade. A solução oferece mais eficiência e redução de erros por conta da utilização da mesma plataforma digital em todas as fases de projeto, do estudo à operação.

Sobre a demanda da Klabin, em especial, o responsável pela implantação do projeto na empresa, Everton Felipe Moraes, comentou que a ferramenta foi desenvolvida com base nas especificidades da organização. Durante a implantação foram desenvolvidos três módulos, contemplando o controle dos seguintes fluxos de processo: Pendências, Paradas e Montagem Eletromecânica e Comissionamento. Com relação ao primeiro módulo do CAPX, este oferece um controle completo relativo às pendências de entrega dos projetos, desde sua abertura até sua conclusão, com ênfase na organização do trabalho e na agilidade no controle de prazo. Destacou que a solução permite que seja realizado o acompanhamento físico do projeto, por meio de BIs e Dashboards semanais/mensais. Esses dados geram relatórios, os quais são encaminhados à gerência e contribuem para a tomada de decisão.

Essa lista de pendências fornece informações relevantes para o projeto, o que inclui status, fase, disciplina, solicitante e empresa responsável. Também são gerados gráficos que facilitam a visualização dos percentuais de pendências com diferentes status, incluindo a identificação de pendências atrasadas. Também é possível efetuar nesse módulo a chamada ‘Gestão de Desvios’, o qual permite a abertura de chamados de que podem ser analisados e avaliados pelo gestor antes de serem convertidos em pendências efetivas. 

Aplicativo mobile permite maior velocidade na tomada de decisão

O módulo de Pendências também possui uma versão para dispositivos móveis, o qual permite o registro simplificado das atividades. Nesta plataforma, os usuários podem realizar o registro fotográfico no momento da abertura, especificando tipo, categoria, disciplina, fase, local e empresa associada, além de adicionar campos personalizados conforme as necessidades do projeto. 

Uma das vantagens do aplicativo mobile é que ele sincroniza os dados de maneira online, permitindo que o gestor possa acompanhar em tempo real o andamento dos processos.  Durante esse acompanhamento os usuários também podem aprovar ou concluir pendências, realizando o registro fotográfico e o preenchimento de justificativas, conforme as configurações permitidas – tudo de maneira prática e funcional.  Já a versão web oferece funcionalidades adicionais, permitindo que os gestores programem datas de atendimento das pendências, realizem verificações pós-atendimento e executem ações semelhantes às disponíveis no aplicativo móvel. 

Dessa maneira o CAPX permite uma visão geral do andamento das pendências, garantindo que todas as partes envolvidas estejam alinhadas em relação às tarefas que ainda precisam de finalização. Esse movimento centraliza as informações e facilita a comunicação entre todos os envolvidos. “Toda comunicação é realizada por dentro do sistema, trazendo fluidez ao processo, sem perder a confiabilidade dos dados”, enfatizou Everton Morais.

Controle de Paradas também ganhou mais agilidade

Essencial para supervisionar o progresso das paradas de manutenção, tanto as programadas quanto as gerais, este módulo do CAPX (Paradas) permite a inserção dos percentuais de avanço “in loco” para as atividades do projeto via aplicativo, gerando relatórios abrangentes para análise e apresentação do status. Segundo o responsável pelo projeto na Klabin, o módulo auxilia no acompanhamento dos projetos, possibilitando que as paradas sejam previstas de forma antecipada. “Conseguimos prever, acompanhar e certificar que o prazo final estabelecido seja cumprido, nos permitindo ainda criar ações para garantir as entregas”, detalhou Morais. 

O CAPX web também permite a integração com softwares de projeto, como é o caso do MS Project e do SAP PM , do qual podem ser importadas planilhas e cronogramas com as atividades programadas. O aplicativo ainda pode selecionar os horários de corte nos quais o progresso realizado deverá ser registrado, exibindo o movimento planejado e o real para a parada em questão. O gestor pode ainda acessar ainda o histórico de progresso em cortes anteriores e visualizar o planejado para cortes futuros, filtrando atividades atrasadas e/ou canceladas. 

Quando a Parada é concluída, o aplicativo ainda permite que seja gerado um relatório final completo com base em um modelo baseado em um arquivo de texto simples, formatado em um programa como o MS-Word, por exemplo. Este relatório inclui informações essenciais, como as principais atividades executadas, eventos relevantes e lições aprendidas durante o processo. Ele também oferece a capacidade de coletar informações diretamente dos responsáveis pela execução e inspeção da manutenção – questão fundamental para dar maior agilidade à tomada de decisão.

Mais rapidez e funcionalidade para o check-list de montagem eletromecânica e comissionamento

Por sua vez, o módulo de Montagem Eletromecânica e Comissionamento do CAPX tem como objetivo garantir que todos os componentes da planta estejam funcionais e prontos para iniciar a operacionalização. “Esse check list atua diretamente no comissionamento para garantir que tudo já foi testado, certificado pela equipe de projetos, e está funcionando normalmente”, revelou Everton Morais.

O responsável pelo projeto falou também da importância do trabalho da W3K para a otimização dos processos organizacionais em seu portfólio de projetos industriais da Klabin. Destacou ainda o comprometimento da equipe no desenvolvimento das soluções. “A W3K, com sua equipe própria de especialistas em desenvolvimento, consegue entender as particularidades da empresa.  Por isso recomendo o trabalho deles”, destacou Everton Moraes.

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Nossos produtos têm como objetivo fomentar a transformação digital no ambiente compartilhado de dados, garantindo rapidez e transparência aos processos organizacionais de forma escalável. Conheça um pouco mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Roque Chies: KeyDrive é agilidade, organização e segurança

Agilidade, praticidade e organização que aumentam a produtividade e trazem eficiência e segurança. Estes são ganhos que Eduardo Chies, membro da administração Roque Chies Empreendimentos, destaca sobre o KeyDrive, nossa plataforma tecnológica de soluções para troca, armazenamento e gerenciamento eficiente de documentos em nuvem.

“A estrutura da solução é leve e amigável. Com ela, fazemos o gerenciamento de informações, temos acesso aos documentos de forma organizada e prática”, comenta Eduardo. “Além disso, a usabilidade do KeyDrive é surpreendentemente fácil, o que possibilitou que, ao longo do tempo em que fomos implementando o sistema, nossos usuários se tornassem cada vez mais independentes na utilização da ferramenta, ganhando em simplificação e eficiência no acesso aos documentos”, complementa.

A solução, conforme o cliente, não apenas centraliza as informações, mas também oferece uma busca simplificada, indexação automática de conteúdo e OCR nativo para acesso a documentos escaneados, o que é essencial para tornar a busca por documentos mais fácil e rápida, agilizando o cotidiano da empresa, que atua no ramo de empreendimentos imobiliários desde 1988, em especial na área da incorporação de edifícios de alto padrão, gerenciando complexos como Attimo, Andaluz e Bella Farnese, em alguns dos bairros mais nobre da capital gaúcha.

“Com o KeyDrive, temos os ganhos que já relatei, e com recursos que garantem a segurança dos documentos, o que agrega um valor significativo”, ressalta Eduardo. “Definimos nossa busca por documentos nesta plataforma como fácil, instantânea e segura”, acrescenta.

Velocidade e praticidade na busca e pesquisa

O executivo detalha que, ao digitar ou pesquisar informações e arquivos no KeyDrive, a rapidez no retorno das respostas dão agilidade ao trabalho das equipes envolvidas.

Além disso, o sistema torna os documentos consistentes e validados, com controles de revisão e duplicidade que mantêm os arquivos organizados, enquanto o workflow de validação com assinatura eletrônica permite colaboração segura entre empresas, criando trilhas de auditoria confiáveis.

Isso, segundo Eduardo, traz ainda mais ganhos ao dia a dia da Roque Chies, fazendo com que os processos e tarefas da empresa também ganhem em eficácia.

Suporte e comunicação: fator positivo

Outro ponto positivo, conforme o cliente, está na interação com a W3K. “Sempre que precisamos de suporte, o retorno é rápido, as dúvidas são sanadas quase que imediatamente”, atesta ele. “O atendimento humanizado, com suporte sempre ágil e prestativo, também foi um grande diferencial”, finaliza ele.

Recursos e funcionalidades do KeyDrive

O KeyDrive oferece uma gama de funcionalidades para tornar a gestão de documentos mais eficiente, incluindo armazenamento em nuvem, controle de revisão, integração com impressoras, upload simplificado em massa, visualizador integrado, workflow configurável, certificação digital, suporte a vários idiomas, API completa e OCR/full text retrieval.

Assim como os ganhos obtidos pela Roque Chies Empreendimentos, outras empresas de todos os segmentos podem se beneficiar desta plataforma, melhorando a organização de documentos, a eficiência da busca e a colaboração.

“Com todos os ganhos, reafirmamos também a implementação e o suporte à solução, que tem sido bem-sucedidas ao longo de todo o projeto, fazendo desta uma solução essencial na organização e incremento da agilidade de nossas rotinas”, enfatiza Eduardo Chies.

Para conhecer mais sobre a plataforma KeyDrive e entender como seus recursos podem beneficiar também o seu negócio, agregando uma maneira eficaz de centralizar e otimizar a gestão de documentos, chame nossos especialistas: https://keydrive.com.br

CPFL garante mais controle e rastreabilidade nos documentos de engenharia com o Greendocs

A CPFL Energia atua nos segmentos de distribuição, geração, transmissão, comercialização e serviços. Desde 2017, o Grupo faz parte da State Grid, estatal chinesa que é a terceira maior organização empresarial do mundo e uma das maiores empresas de energia elétrica, atendendo 88% do território chinês e com operações na Itália, Austrália, Portugal, Filipinas e Hong Kong.

Focada em uma forma mais sustentável de produzir energia, tem na CPFL Renováveis uma das maiores empresas de geração da América Latina a partir de fontes alternativas, com um portfólio baseado em fontes limpas como grandes hidrelétricas, usinas eólicas, térmicas a biomassa, Pequenas Centrais Hidrelétricas (PCH) e usina solar.

Com 14% de participação, a CPFL Energia é uma das maiores empresas no mercado de distribuição, totalizando mais de 10 milhões de clientes em 687 cidades, entre os estados de São Paulo, Rio Grande do Sul, Minas Gerais e Paraná. Na comercialização, é uma das líderes no mercado livre, com participação de mercado de 4%. É líder na comercialização de energia incentivada para clientes livres entre as comercializadoras.

O Grupo escolheu o Greendocs para a gestão e controle de documentos de engenharia da CPFL Soluções. A contratação foi pela DOX, parceira da W3K na modalidade revenda com implantação, que está sempre à disposição para prestar todo suporte necessário.

“Em caso de emergência ou dúvidas, o suporte nunca deixa a desejar”, revela a coordenadora da Engenharia da companhia, Ana Carolina de Castro Cembranelli. Segundo ela, a CPFL encontrou no Greendocs a solução para os desafios relacionados a controle e rastreabilidade dos documentos multidisciplinares de engenharia.

Antes, a tramitação e a gestão eram feitas de forma manual, por e-mails e pastas, e o tempo investido para a organização e busca das informações era muito oneroso. Isso porque é desafiador projetar e executar uma obra sem um sistema automatizado e centralizado da informação, que traga agilidade ao acompanhamento de pendências e facilidade na distribuição de responsabilidades e prazos.

Com o Greendocs você emite e acessa os documentos de onde estiver

De acordo com a Carol, como a coordenadora gosta de ser chamada, após a implementação do Greendocs se tornou possível localizar as informações necessárias de uma forma muito mais rápida e confiável.

“Podemos, por exemplo, fazer uma reunião e saber o status real de um documento sem a necessidade de perguntar para o engenheiro, podendo já comparar com os prazos do projeto, tudo via sistema”, diz.

Além disso, a segurança da informação é muito importante, visto que a interface gerencia as permissões de acesso, definindo quem pode apenas visualizar, editar, aprovar ou solicitar revisões.

“O Greendocs provê todo o histórico do documento: quem enviou, para quem e quais foram os responsáveis pela aprovação do mesmo”, completa Carol. Isso significa mais controle, segurança, status da documentação e histórico da obra a um clique.

“Na prática, eu crio a carga da lista de documentos e o sistema distribui as pendências para cada usuário atribuído, seja ele cliente, fornecedor ou engenheiro. Pelo Greendocs, ao cadastrar os novos usuários, já é possível definir as responsabilidades e permissões de acordo com a confidencialidade”, acrescenta a executiva.

Vale ressaltar também que o time de operação da CPFL não fica sempre no escritório, muitas vezes, estão nas obras e precisam acessar os projetos de forma virtual. “Eles acessam o Greendocs pelo celular quando é necessário”, explica. O sistema online é essencial para acompanhamento dos engenheiros e demais responsáveis quando precisam acessar o projeto em diferentes locais.

A Coordenadora explica, ainda, que o Greendocs possibilitou a visualização de todas as obras, bem como seus status. “Posso ver o andamento das obras de subestações ou linhas transmissão, quem falta emitir documentos e os detalhes do projeto podem ser acessados a qualquer hora”, diz.

Consulta de documentos ágil e prática com o Greendocs

A área de engenharia da CPFL Soluções tem interface com todos os departamentos do Grupo. Todos os setores têm treinamento para o Greendocs, independente se sua atribuição é consultar, emitir, comentar ou aprovar documentos. É possível pesquisar pelos termos, siglas ou números da regra de codificação do documento ou por qualquer outro metadado, o que torna o processo de consulta ou conferência mais simples, ágil e prático.

Armazenar os padrões e realizar treinamentos pelo próprio Greendocs também são facilidades que vieram com o projeto, conforme explica Carol. “Os treinamentos para padronização de documentos ocorrem a cada mês, tudo feito pelo Greendocs. Como a engenharia é um serviço de interface com todos, o Grupo também passou a utilizar o sistema”, conta.

Além de construir novas subestações e linhas de transmissão de energia, a CPFL também pode ser responsável pela manutenção ou ampliação das mesmas. Isso significa que o armazenamento dos documentos das obras são constantemente necessários para alinhamento e continuidade de um projeto.

Essa documentação está no Greendocs, ou seja, é possível otimizar essa busca e consulta com o sistema da W3K. “Em situações como essa de ampliação, por exemplo, fazer as revisões necessárias é um ponto muito importante no projeto. Além disso, em casos de manutenção, onde a troca de equipamentos pode ser necessária, um sistema robusto faz toda diferença”, acredita ela.

Emissão de documentos segura e eficaz com o Greendocs

A coordenadora explica que, ao criar o projeto, ela mesma faz a carga da lista de documentos contendo a numeração dos arquivos que farão parte do projeto.

“A definição dos engenheiros que emitirão documentos durante a execução da obra é feita já no começo. As documentações relacionadas aos equipamentos que serão adquiridos são primeiramente notificadas à logística para que possam alocar os fornecedores, este fluxo facilita o trabalho”, acrescenta. Carol revela também que as disciplinas dos engenheiros na CPFL variam entre civil, eletromecânico, elétrico, equipamentos de pátio, equipamentos de proteção e controle e que todos colaboram com o projeto por meio do Greendocs.

“No primeiro contato, alguns clientes e fornecedores mostram resistência ao saber que terão que usar o nosso ambiente do Greendocs para nos enviar os documentos. Eles dizem que querem usar o sistema deles. Entretanto, assim que recebem o treinamento para o Greendocs, não só utilizam com facilidade como ficam interessados em contratar o sistema”, diz.

No caso da área de logística, a coordenadora revela como ocorre o gerenciamento dentro do Greendocs: “Quando é definido o fornecedor, o time de logística faz a distribuição das pendências para os emissores responsáveis pelo envio da documentação. O mesmo recebe a notificação, faz o upload e envia para análise do engenheiro. O engenheiro avalia o documento e faz a aprovação. O cliente é notificado desta aprovação. Se o documento for de responsabilidade da Weg, por exemplo, a mesma terá o treinamento necessário de utilização do Greendocs. Assim, o engenheiro da CPFL recebe o documento via sistema direto do fornecedor”, conta.

A emissão dos documentos, que podem ser técnicos, imagens ou relatórios, é feita após a criação da carga de lista de documentos e distribuição para os emissores. Qualquer stakeholder pode emitir um documento, desde que ele esteja alocado para sua responsabilidade, porém a aprovação sempre será do time da engenharia.

“Apenas na etapa de emissão de documentos é que o botão de upload aparece. Normalmente alguém analisa o documento que outro emitiu, tudo isso com a segurança e rastreabilidade que o sistema oferece”, completa.

“Há um fluxo grande de trabalho para cada processo. O emissor responsável emite um documento/projeto, envia para análise da engenharia, quando há necessidade, envia também para o cliente para avaliação, que retorna com possíveis comentários ou reprovação e o ciclo se repete até aprovar”, explica.
Greendocs: conferência assertiva de documentos necessários para revisão/emissão

Um dos desafios da área de engenharia é manter todos os documentos atualizados, controlando a perda ou extravio. Segundo Carol, com o Greendocs foi possível reduzir esses gargalos justamente por conta do apoio do sistema.

“Imagine um único projeto com 200 documentos para emitir, comentar, revisar e compartilhar? O controle disso é indispensável, pois antes de entregar a obra já é preciso que as documentações estejam organizadas. Hoje, conseguimos controlar todos os documentos, desde o handover da obra”, conta.

Além disso, com o Greendocs, elaboramos um dashboard em cima do relatório gerado pelo sistema. “Posso ver quantos documentos estão nos status: pendente de análise com o cliente, pendente de emissão, de análise da engenharia, pendente de envio do fornecedor, aprovados, etc, além de controlar se estão dentro ou fora do prazo”, complementa.

Após esse processo, o projeto aprovado fica disponível para consulta do time execução da obra e iniciamos o processo de impressão. No Greendocs configuramos o botão para enviar para impressão. “Cadastramos algumas gráficas e mandamos a ordem direto pelo sistema da W3K”, diz. É tão simples e prático que a gráfica entrega os documentos impressos direto na obra/ base operacional.

Precisando de um EDMS? Por que escolher o Greendocs para engenharia?

Entre tantos processos necessários na tramitação de documentos da engenharia, controle e rastreabilidades se sobressaem. Isso porque até chegar na etapa de execução da obra, o ciclo de aprovação pode ser complexo, com várias pessoas envolvidas.

Com o Greendocs configurado para EDMS, os laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos são localizados muito mais rápido, evitando riscos nos processos de auditoria. O sistema é especialista em replicar e automatizar processos, garantindo mais agilidade, fluidez e transparência.

Quer saber como o Greendocs pode trazer segurança e gestão para seus documentos de engenharia? Fale com a nossa equipe ou com os nossos parceiros.

Case do sistema de qualidade do maior parque termelétrico a gás natural no Congresso Organização & Gestão de Documentos

No dia 07 de Abril, às 15h, vamos estar online no Congresso Organização & Gestão de Documentos, promovido pela ABEINFO – Associação de Empresas e Profissionais da Informação.

Será um evento ao vivo, que reunirá os principais especialistas na área de Conteúdos Corporativos, para debater questões relevantes à gestão de processos e documentos.

CLIQUE AQUI para assistir o case de sucesso do maior parque termelétrico a gás natural da América Latina, que oferece soluções logísticas para o mercado de óleo e gás.

Vamos apresentar o case transformação digital com Vinícius da Silva, engenharia e operação da GNA (Gás Natural Açu) e a solução completa para gestão de documentos com os palestrantes:

  • Antonio Haack, graduado em administração de empresas, com mais de 15 anos de experiência em gestão documental. Atua como executivo de contas na W3K, impulsionando a transformação digital com soluções GED/ECM + BPMs.
  • Luana Stein, pós-graduanda na área de big data e data analytics, atua na área de pré-venda da W3K. Possui mais de 6 anos de consultoria e implantação de softwares GED/ECM e BPMS, impulsionando a transformação digital em empresas a nível América Latina.

Venha conhecer a nossa solução completa em gestão de conteúdo corporativo, que vem transformando negócios há mais de 10 anos

Essential Nutrition contrata Greendocs para mais controle de prazos e gestão da informação

A Essential Nutrition empresa especializada em nutrição funcional, que possui um equipe multidisciplinar formada por médicos, nutricionistas, chefs e engenheiros, agora conta com a W3K para garantir mais controle, segurança e confiabilidade na gestão de seus documentos e registros da qualidade.

Paula Hebert, farmacêutica e supervisora da qualidade, explica que um dos grandes desafios era o tempo necessário na busca da documentação vigente e no controle de prazos para renovação destes. Não havia uma rastreabilidade confiável, nem controle de acesso para a edição dos documentos. “Fazíamos esse processo através de trocas de e-mails, sem qualquer padronização”.

A empresa é bem criteriosa quando se trata de qualidade e com a documentação e os registros do setor de qualidade não poderia ser diferente. Foi por isso que confiou na W3K para aprimorar os processos documentais da qualidade. “O armazenamento dos documentos era feito via drive e todo gerenciamento acompanhado em pastas e por planilhas. A gestão manual não facilitava o controle de validade dos documentos”, conta.

W3K foi o fornecedor mais confiável ao se tratar de atendimento humanizado

Além de uma solução robusta, outro ponto essencial na escolha pela W3K foi o atendimento e dedicação da equipe comercial, que estava sempre focada em esclarecer dúvidas, o que gerou boas expectativas para o time da Essencial. “Sabemos que um sistema demanda suporte, e com outros possíveis fornecedores não sentíamos que teríamos este retorno humanizado e ágil”, diz.

Outra questão que fortaleceu a decisão foi o foco no cliente. “Queríamos uma solução configurada apenas para atender às nossas necessidades. Outros fornecedores focaram em mais funcionalidades dentro de um módulo completo de coisas que não precisávamos. Nós queríamos contratar somente o que precisávamos. A W3K nos apresentou sua grande versatilidade, mas a proposta foi feita apenas com os recursos necessários para desenvolver a nossa solução personalizada no Greendocs”, revela.

Greendocs garante mais controle e padronização na qualidade

Paula explica que a organização de documentos e pastas no Greendocs foi essencial para a melhoria nos processos. Segundo ela, no dia a dia, essa mudança fez toda diferença, reduzindo riscos e otimizando o tempo na procura por arquivos.

“O tempo de busca, o monitoramento de prazos, o acompanhamento real do status da revisão e do seu vencimento também foram requisitos essenciais e determinantes para escolhermos o Greendocs“, conta.

Além disso, “após a contratação do Greendocs, o controle de datas foi outro desafio que deixou de ser tão oneroso, pois conseguimos acompanhar com segurança o que está perto de vencer, o que tem que renovar, tanto para alvarás da prefeitura, vigilância sanitária, bombeiros, entre outros documentos. Na prática, basta identificar a cor do status para constatar se é preciso renovar ou não. E tem a data na coluna ao lado também”, completa.

Com o sistema da W3K, a Essential agora possui um ambiente configurado especialmente para os seus processos. O formulário de cadastro documental tem os campos específicos que se referem a dados relevantes para a qualidade, gerando um armazenamento eficaz e um controle maior destes documentos e registros. O sistema possibilita, também, a extração de relatórios para análises.

Hoje, no dia-a-dia da qualidade, é necessário liberar acesso para outros usuários de diferentes áreas. Com o Greendocs isso é possível mantendo a rastreabilidade, segurança e o não repúdio. “Antes ficávamos mandando por email, agora já é possível autorizar o acesso online, sem precisar demandar outras pessoas na busca pela cópia vigente do documento”, diz.

Greendocs com foco em documentos e registros da qualidade

Com o Greendocs, plataforma online da W3K, a empresa pode analisar criticamente, aprovar padrões, identificar revisões, controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, controlar documentos externos, automatizar a distribuição e promover agilidade no acesso aos documentos.

A W3K impulsiona a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência.

Quer saber mais sobre como garantir a confiabilidade no setor de qualidade? Fale com um de nossos especialistas.

IRANI CELULOSE: MAIS CONTROLE E RASTREABILIDADE DE INFORMAÇÕES COM GREENDOCS

Para automatizar, digitalizar e gerir os documentos da engenharia de projetos e O&M; a Irani Celulose – uma das principais indústrias nacionais dos segmentos de papel para embalagens e embalagens de papelão ondulado, escolheu a Plataforma Greendocs, da W3K Tecnologia.

Com quase 23 mil projetos migrados em apenas três meses, além de 41 atividades executadas, 34 reuniões realizadas e 60 pessoas envolvidas na implantação, a Irani elencou muitos benefícios adquiridos com o Greendocs. Entre eles, estão rastreabilidade de documentos, fluxo de processo bem definido, controle de numeração de versionamento, busca inteligente agilizando o processo de pesquisa, segurança e digitalização da informação e, claro, agilidade e automação na entrega das informações.

Para o projetista mecânico da empresa, Dirceu Bettega, o Greendocs proporcionou um sistema robusto e inteligente para gerir o fluxo de documentos. “Atualmente, temos as informações concentradas no mesmo local e disponíveis para todos os usuários em simultâneo, o que nos garante o controle e a rastreabilidade das informações sabendo com quem, quando e como os usuários receberam os documentos de engenharia”, explica.

Bettega conta ainda que a Irani passou a ter o controle da informação, como a numeração dos documentos, de forma automática. Isso porque os documentos de engenharia foram digitalizados e novos documentos já serão criados nativamente na ferramenta, permitindo que todas as aprovações e comentários dos projetos passem a ter registro no sistema Greendocs. Garantindo, assim, a entrega da informação rápida, segura e sem atrasos.

Com quase 8 décadas de experiência, a Irani está presente em quatro estados brasileiros, com cinco unidades de negócio e dois escritórios. Além disso, ao longo da sua trajetória, a empresa já conquistou mais de 40 prêmios ambientais em níveis regional e nacional, empregando cerca de 2.200 colaboradores diretos.

Com tantos projetos de sucesso, a Irani fez a melhor escolha, pois o Greendocs é uma plataforma GED/ECM + BPMS, totalmente configurável conforme modelo de negócio da empresa, replicando processos e estratégias já utilizadas pelas equipes. No caso deste cliente em específico, o sistema passou a hospedar todos os arquivos de engenharia que estavam no servidor da indústria.

De acordo com o analista de TI, Eduardo Merlini, que atuou como gestor do projeto, um dos desafios foi seguir o cronograma, executado 100% na modalidade a distância e sem alterações. “O sucesso da implantação, se deve, principalmente, à dedicação dos usuários-chave e do atendimento da W3K, que não mediram esforços para realizar as atividades para que fossem atingidos os objetivos do projeto. Hoje, temos um sistema seguro, com muito mais controle das documentações, melhorando e agilizando o nosso processo”, avalia.

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LD Celulose: colaboração de mais de 1000 usuários, em uma só plataforma!

A LD Celulose, joint-venture realizada entre a gigante austríaca Lenzing e a brasileira Duratex, adotou o Greendocs, da W3K Tecnologia, para gerenciar o grande volume de documentos de engenharia. Entre os principais benefícios da plataforma, segundo o Project Management Officer (PMO) da companhia, Gustavo Dessotti, está a praticidade em utilizar e gerenciar diversos ambientes em um único sistema. 

A possibilidade de treinar e capacitar usuários na solução utilizando manuais e fluxos dentro do Greendocs é um dos pontos destacados pelo coordenador. “Quando você tem documentos técnicos e templates dentro da mesma ferramenta é possível manter o padrão adequado, além de eliminar a necessidade de navegar entre outros sistemas, otimizando o tempo dos processos e projetos”, revelou.

Novos usuários recebem acesso à solução e são treinados na ferramenta através da própria plataforma da W3K. Ou seja, todos os envolvidos nos projetos, equipe interna e terceirizados contratados, estão aptos a utilizar o sistema de gerenciamento de documentos. São mais de mil usuários comunicando-se eletronicamente no mesmo ambiente.

LD Celulose
Foto: https://ldcelulose.com.br/imprensa/ld-celulose-implanta-fabrica-com-projeto-100-3d

Múltiplos ambientes em um único acesso

Outra questão fundamental é a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login. No caso da LD Celulose, por exemplo, Dessotti alterna entre EDMS, Documentação Florestal e Gestão de Pagamentos com apenas um clique. Greendocs impressiona pela robustez e capacidade de adaptação de acordo com a necessidade de cada negócio.

A integração entre várias disciplinas de engenharia, por exemplo, elétrica, civil e mecânica no caso da LD Celulose, permite que os projetos sejam  construídos e acompanhados com assertividade e eficácia. “Para gerar o documento você precisa de uma ferramenta leve e dinâmica, ou seja, quanto menos complexo for esse sistema, flui mais naturalmente”, acrescentou. 

Na prática, Dessotti gera inputs para a W3K configurar o sistemas de forma a atender as necessidades da gestão e, claro, de maneira que fique amigável para todos os usuários que utilizarão a plataforma. “A interação na ferramenta entre quem compra e quem entrega, por exemplo, faz toda diferença”, disse. Ademais, a capacidade de controle que o Greendocs oferece também facilitou a rotina da companhia.

Os comentários estão disponíveis em diversos processos da documentação e possibilitam comunicação dentro da plataforma, onde também é possível verificar registros, acompanhar aprovações e revisões e rastrear acessos. A implantação do sistema na LD Celulose se deu de forma gradual, pois o direcionamento das necessidades ainda estava sendo construído e avaliado. “Não tínhamos um modelo de gestão 100%  pronto para gerar os inputs assertivos para a ferramenta, por isso, a construção se deu passo a passo”, explica.

Configurando o fluxo de acordo com o Business

Ainda que a plataforma já estivesse em uso antes mesmo do prazo de entrega, foi preciso ajustar alguns pontos conforme os desafios foram surgindo. Isso porque a plataforma é totalmente configurável e o cliente vai adaptando o fluxo de acordo com o que realmente precisa no business –  o que permite manter o controle da gestão.

“Com o fluxo totalmente configurado é possível eliminar riscos de erros humanos, como a aprovação de uma versão errada ou ainda não finalizada”, exemplificou. Pelo Greendocs, aliás, é possível criar etapas de aprovação para cada revisão e acompanhar de perto esse processo.

Atendimento humanizado de excelência

O atendimento humanizado foi mais um dos destaques apresentados pelo coordenador, visto que a facilidade em acessar a equipe para manutenções urgentes é um diferencial da W3K. Sendo assim, em casos críticos é possível entrar em contato antes mesmo de abrir o chamado. 

Evidentemente, os gráficos BI para controle da gestão também lideram a lista dos benefícios da plataforma. A solução permite que todas as fases de um programa ou projeto sejam visualizadas. A integração facilita a rotina de planejamento e, consequentemente, torna mais assertiva a tomada de decisão. Indicadores visuais com dashboard e relatórios possibilitam o entendimento rápido das informações de controle. 

Ademais, gestores são informados em tempo real, através dos e-mails automatizados e comentários eletrônicos sobre atualizações das informações referentes ao andamento do projeto, liberação de documentos, quais estão cancelados, quais já foram enviados, entre outros avisos importantes para o bom andamento do fluxo de trabalho.

Desafios superados com o Greendocs

Atualmente, a LD Celulose possui mais de 50 mil documentos no Greendocs, além de quase 300 mil notificações por mês e, como já falamos antes, 1187 usuários. Com a Curva S, o coordenador tem acesso à expectativa e realidade do projeto, ou seja, quanto já foi concluído e se corresponde ao que foi previsto inicialmente.

Ele, que já trabalhou diretamente na implantação de outros sistemas, entende que o melhor caminho para garantir a excelência na gestão dos documentos era renunciar aos sistemas prontos e rígidos para construir com a W3K um modelo que correspondesse às necessidades dos seus processos. 

Com isso, e todo suporte para o cliente oferecido pela W3K, foi possível aplicar o processo da LD Celulose à plataforma, garantindo escalabilidade para chegar em 50 mil documentos sem precisar alterar a estrutura inicial já arquitetada do sistema. Além disso, é preciso ressaltar que a manutenção e os ajustes na solução são realizados sem causar grandes passivos, isso devido à robustez do Greendocs.

Fora isso, claro, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio-ambiente.

Confiabilidade e consistência da informação

Confiabilidade e consistência da informação foram outros termos utilizados pelo coordenador para explicar os benefícios do Greendocs. Quando um gestor recebe o documento do fornecedor e discorda de algo, por exemplo, o provisor adiciona nova revisão e esse processo se dá até o mesmo ser aprovado. Se não houvesse o controle de fluxo das revisões, haveria grande possibilidade de erros. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz. 

Ainda sobre os grandes desafios, Dessotti salientou a importância do ambiente Florestal ter sido configurado no Greendocs, pois começaram as auditorias e as evidências que estavam dentro do Greendocs eram localizadas muito mais rápido do que as que estavam armazenadas em outros sistemas.

A LD Celulose trabalha com as melhores práticas ambientais ao produzir celulose com florestas 100% certificadas. Considerada uma das fábricas com maior produtividade e eficiência energética do mundo, a companhia é protagonista no desenvolvimento social e econômico do Brasil, além de incluir o Triângulo Mineiro na lista dos maiores produtores globais de celulose solúvel.

Grupo CMPC economiza tempo na tramitação de documentos com Greendocs

Escolhido para gerir o fluxo de documentos internos da companhia, o Greendocs foi além e otimizou outros processos importantes do Grupo CMPC – pioneiro na produção de celulose e papel. A otimização do tempo e a melhoria na interface com fornecedores são os principais benefícios que a ferramenta proporcionou desde sua implantação. É o que explica Ana Marta Lopes, analista de documentação técnica de projetos da empresa.

“Foi possível resolver pendências relacionadas ao envio de documentação, visto que o ‘disse me disse’, comum entre fornecedores e empresa, foi eliminado. Isso porque a ferramenta permite o registro do dia e hora em que os envios e recebimentos acontecem”, explica.

Além disso, como os documentos são pesados, a facilidade de upload de arquivos também é um ponto relevante na utilização do sistema. “Outras questões são fundamentais como, por exemplo, conseguirmos fazer todos os comentários e registrá-los na plataforma, o que facilita a comunicação”, acrescenta.

Quanto ao tempo otimizado, Ana Marta revela que a agilidade e rapidez na troca de informações em um projeto são um ganho significativo dentro de um projeto e/ou estudo de projeto. “Com o Greendocs, temos evidências dos fluxos percorridos pelos documentos e comprovamos com auditorias e relatórios”, finaliza ela.

A plataforma da W3K proporciona também a aproximação entre as equipes e o gerenciamento das filas de trabalho. Isso sem contar com a segurança da informação na gestão dos arquivos e a possibilidade de visualizar os dados de todas as etapas de documentação. O Greendocs possui a integração GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma.

Fundada no ano de 1920, a CMPC iniciou suas operações no Brasil em 2009 ao adquirir a unidade produtiva localizada no município de Guaíba, que está em operação desde 16 de março de 1972. Considerada a maior indústria do Rio Grande do Sul, a empresa é uma referência pela qualidade dos produtos e pelo desenvolvimento sustentável com base em recursos totalmente renováveis. Atualmente, o Grupo é o segundo maior do setor na América Latina, com mais de 17 mil colaboradores, 45 plantas industriais em 8 países: Brasil, Chile, Argentina, Colômbia, Equador, México, Peru e Uruguai.