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GREENDOCS otimiza Gestão de Portfólio de Projetos na Aura Minerals

A W3K está levando a transformação digital para centenas de organizações, tanto no Brasil, quanto no exterior. Somos especialistas em governança da informação para o ambiente corporativo, e nossos softwares têm como objetivo a otimização de processos, garantindo maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados. Este é o caso da Aura Minerals, mineradora canadense que tem como foco exploração, desenvolvimento e operação de projetos de ouro, cobre e outros metais nas Américas. A empresa utiliza o nosso software GREENDOCS para controlar múltiplos projetos e garantir que as entregas sejam feitas dentro do prazo. O software é um gerenciador de documentos e processos, totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas. Atualmente o software opera nas seguintes plantas da empresa: Apoena (MT), Almas (TO), Borborema (RN) e Era Dorada (Guatemala). O supervisor de documentos de projetos da Aura Minerals, Rogério Moreira, comentou que a empresa implantou a solução da W3K em 2020, logo no começo da pandemia da Covid 19. Nesse período do confinamento, com a adoção do home office, o volume de documentos aumentou consideravelmente, e a empresa sentiu a necessidade de possuir uma ferramenta para o controle de documentos. Até então todo o armazenamento era feito em uma plataforma eletrônica, a qual já não atendia o fluxo e as especificidades técnicas geradas pelos documentos de engenharia. Inclusive a tramitação de análise, comentário, verificação e aprovação da documentação técnica de projetos era feita por e-mails. Nesse contexto, a empresa começou a definir o mapeamento de processos para poder adotar uma plataforma eletrônica de gestão documental. “O primeiro passo foi mapear um ambiente de trabalho onde pudéssemos criar um workflow para aprovação de desenho de projetos”, lembrou Rogério. Passado esse processo, a Aura Minerals fez a adoção do GREENDOCS, e a partir daí toda a documentação técnica de engenharia foi centralizada. Isso porque o software reúne e organiza esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem entre diferentes partes envolvidas de um mesmo projeto. Centralização de documentos facilita atuação dos times remotos da empresa O supervisor de documentos de projetos comentou que a empresa possui times remotos, em diversos pontos do país, e o GREENDOCS permite que todos os profissionais possam trabalhar de maneira integrada e colaborativa no processo de análise e validação de documentos técnicos. Outro ponto destacado por Rogério é na relação com fornecedores, que com o GREENDOCS passou a ser padronizada. A empresa entrega ao fornecedor um modus operandi, um roteiro, que serve de base para que os documentos sejam emitidos e submetidos à análise do time. Também, através do GREENDOCS, é realizada a certificação da documentação técnica de fornecedor.  “Centralizar a documentação na plataforma facilita o trabalho de todos. Quando fazemos a liberação, os documentos são encaminhados aos responsáveis, que podem atribuir ao time multidisciplinar a possibilidade de inserir comentários adicionais nos documentos, que depois é atribuído ao fornecedor para o atendimento”, enfatizou Rogério. Outra funcionalidade bastante apreciada pelo time de projetos é a ferramenta de Business Intelligence (BI) — processo de análise e transformação de dados que permite às empresas tomarem decisões mais assertivas e eficazes. Com o BI, o time da empresa consegue extrair de maneira simplificada os relatórios de andamento do projeto. “Com o BI em mãos temos acesso fácil a todos os dados do projeto e conseguimos verificar se existe algum fator que pode impactar no cronograma da obra”, observou Rogério. Por último, ele comentou que com a utilização do GREENDOCS houve um aumento significativo na produtividade da equipe e a redução nos processos realizados anteriormente. GREENDOCS faz parte da solução ALM, da W3K (informativo W3K) O GREENDOCS faz parte da solução Asset Life Cycle Management (ALM), da W3K, utilizada para gerenciar informações do ciclo de produção, engenharia e operação de ativos industriais, ideal para a indústria de base. Seu objetivo é impulsionar a eficiência e o desempenho das informações do ciclo de produção e operação de ativos e gestão de projetos. Seu conjunto de recursos proporciona mais produtividade e confiabilidade em todas as fases do ciclo de vida dos ativos, oferecendo benefícios específicos para cada etapa do projeto.  Esse diferencial permite o gerenciamento de processos para EDMS, RDO, Gestão de Contratos, Compras Técnicas, Databook Eletrônico, e check-list de comissionamento, garantindo ainda a colaboração e a comunicação padronizada entre fornecedores e clientes. Isso porque a solução possibilita a personalização de soluções alinhadas aos processos exclusivos de cada área do negócio. Entre os principais benefícios podemos citar sua flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas da gestão organizacional. A W3K é referência em soluções para Gestão Eletrônica de Documentos (GED), Governança de Dados e Automação de Processos (BPMS), oferecendo tecnologia especializada para transformar a gestão documental e garantir eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações.  E então: assim como a Aura Minerals, quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k. 

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Saiba como escolher as melhores soluções de gestão da informação para sua empresa

A inovação está presente no mundo dos negócios. Independente do seu modelo de negócio, para acompanhar esse cenário em constante transformação, as empresas precisam de soluções que aumentem sua competitividade e acelere seus resultados — e é nesse ponto que as ferramentas de gestão da informação ganham um papel de destaque, pois permitem a otimização de processos e a identificação de oportunidades e eventuais hiatos na gestão empresarial. Essas ferramentas desempenham uma função muito importante dentro das organizações, desde o planejamento estratégico até a execução de tarefas operacionais do cotidiano. Elas são responsáveis por coletar, armazenar, recuperar e distribuir dados e informações relevantes dentro da empresa. Isso inclui desde sistemas de gestão de documentos eletrônicos até ferramentas de análise de dados e plataformas de colaboração. Além de otimizar as rotinas administrativas e alavancar a transformação digital, essas soluções também contribuem com a estratégia de negócio de uma organização, servindo de base para uma tomada de decisão gerencial mais estratégica e eficiente. Nesse aspecto, a gestão da informação permite que os dados coletados durante os processos gerenciais sejam utilizados para a definição da estratégia de negócio (cultura data-driven).  Uma empresa onde essa cultura norteadora de negócios está presente, consegue aumentar sua performance e competitividade no mercado. Estudo da McKinsey & Company, indica que empresas orientadas por dados são até 23 vezes mais propensas a adquirir clientes, 6 vezes mais prováveis de reter esse público e possuem 19 vezes mais chances de serem lucrativas. Isso porque os dados compilados, especialmente aqueles não estruturados, após analisados e tratados, devem servir de base para a definição de novas ações, o que inclui prospecção, desenvolvimento de produtos, relacionamento com o cliente, dentre outros fatores fundamentais para o negócio. Diante desse cenário, na hora de escolher as melhores soluções para a gestão de sua empresa, é preciso levar em consideração alguns aspectos, em especial no que se refere às funcionalidades oferecidas por essas plataformas. Antes de optar por esses softwares é preciso avaliar se eles atendem às necessidades específicas do seu negócio. Além disso, aspectos como facilidade de implantação e usabilidade também devem ser considerados — isso tudo sem esquecer da escalabilidade e da segurança. Nesse contexto, as soluções da W3K levam a governança da informação, de maneira ágil e segura, para o ambiente corporativo, garantindo que os dados coletados durante os processos sejam utilizados de maneira assertiva, e fornecendo suporte à tomada de decisão gerencial. Nossos softwares preenchem lacunas onde os ERPs comuns não têm a flexibilidade necessária para atuar, principalmente em ambientes desafiadores e com fluxo intenso de informação. Através de sua expertise e capital intelectual, a W3K valoriza a criação de soluções tecnológicas e inovações próprias, garantindo flexibilidade e uma abordagem totalmente personalizada de seus produtos. Solução centralizada para o gerenciamento de documentos — conheça o GREENDOCS! Esse é o caso do GREENDOCS — gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio das organizações, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização. Ele entrega uma solução centralizada para o fluxo existente na empresa, realizando a medição e a sustentação eficaz da performance dos processos de negócio. Entre as principais vantagens do GREENDOCS podemos citar: flexibilidade de customização, ECM e BPM integrados, sistema em nuvem, escalabilidade, facilidade nas integrações, solução completa (tecnologia própria, serviços e assinaturas), atendimento humanizado, serviço de melhoria contínua, e assinatura digital. Sobre este último item, a assinatura online dispensa o uso de papel e possui validade jurídica.  Este mecanismo permite que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato, o que proporciona maior segurança e confiabilidade ao processo. O software também complementa as ferramentas de gestão já existentes, como CRM e sistemas de planejamento e gestão de ativos, como por exemplo, o SAP PM. Conheça aqui cases de organizações, tanto no Brasil, quanto no exterior, que utilizam o GREENDOCS em suas rotinas de trabalho.  Recursos de low-code garantem maior agilidade aos processos Nossas soluções oferecem flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas de gestão de cada organização ou área de negócio, permitindo a personalização de soluções alinhadas aos processos. Além disso, nossos softwares incluem recursos de low-code, provendo mais agilidade aos analistas de negócio para que possam criar e personalizar aplicações com menos codificação manual. Esse aspecto se traduz em aceleração no desenvolvimento e redução dos custos. Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Com relação à segurança, nossas soluções possuem medidas que aumentam a proteção de dados sensíveis, contribuindo para evitar violações e eventuais vazamentos de informações. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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O papel da TI na Governança e na Conformidade das empresas

A Governança e a Conformidade são aspectos fundamentais para garantir processos organizacionais mais seguros e eficientes. Esses são setores complementares, e contribuem para a eficácia e a segurança dos documentos de uma organização. Nesse contexto, a área de TI tem um papel muito relevante, pois além de gerir riscos, como vazamento de dados e ataques cibernéticos, deve auxiliar no alinhamento da estratégia de negócio das organizações. Sua função vai muito além do suporte técnico, pois esse setor atua como um pilar estratégico para garantir que os sistemas adotados pela empresa atendam aos requisitos de segurança, conformidade regulatória e eficiência operacional.  A Governança envolve a criação de políticas, processos e controles para a gestão dos dados dentro de uma organização, contribuindo para a transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa. Ela também assegura que os registros eletrônicos sejam mantidos em segurança. Já a Conformidade é o conjunto de práticas que atendem a padrões éticos e legais, bem como a regulamentações internas e externas. Nesse contexto, empresas que buscam uma gestão alinhada às boas práticas de Governança e Conformidade, aliada à estratégia empresarial, encontram em nossos softwares KeyDrive e GREENDOCS a solução ideal para suas demandas. No caso do KeyDrive, ele é uma solução completa para armazenagem de dados em nuvem. Diferente de outros drives e ECMs disponíveis no mercado, suas três camadas — armazenamento, transmissão e acesso — oferecem uma abordagem abrangente para garantir segurança, desempenho e conformidade durante toda a jornada do documento na nuvem. Além disso, o KeyDrive é um software pronto para uso, com ativação imediata e interface intuitiva. Já o GREENDOCS consiste em um gerenciador robusto de documentos e processos de gestão totalmente adaptável a diferentes segmentos e alinhado ao modelo de negócio das empresas, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente na empresa — diferencial que permite maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados. De maneira prática e funcional, o GREENDOCS atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados.  Em se tratando de segurança, ambos os softwares possuem criptografia em nível de storage na transmissão de informações, e ainda uma camada de criptografia (extra) no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados do cliente. Tanto GREENDOCS, quanto KeyDrive, também possuem conformidade regulatória e auditoria facilitada, simplificando processos com rastreabilidade, relatórios detalhados e validação de dados Processos mais transparentes e alinhados à estratégia empresarial Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulamentações, a adoção dos softwares de gestão da W3K facilita o acesso às informações, tornando os processos mais transparentes e alinhados às estratégias da empresa. Através da centralização de documentos, ele contribui para a redução de erros humanos, atrasos, retrabalho e eventuais multas por descumprimento da legislação ou perda de prazos. Isso porque a plataforma emite alertas automáticos de vencimento, status de atividades e controle de versões para que os gestores responsáveis não percam os prazos.  Com a utilização do GREENDOCS, laudos, registros, históricos e evidências são localizadas muito mais rápido, evitando riscos operacionais e legais. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade no fluxo de documentos em nuvem.  Já o KeyDrive, além das medidas de segurança e conformidade, possui outros fatores que o diferenciam das demais plataformas de controle de documentos e ECM comuns. Entre eles podemos citar sua capacidade de integração com os ambientes existentes do cliente, e adaptabilidade a diferentes necessidades de negócio e volumes de documentos (escalabilidade). Outro fator importante, em especial para equipes que trabalham em formato online, é a possibilidade de colaboração remota, relacionada a gestão do arquivo, como acesso, transmissão segura, compartilhamento e comentários em tempo real. Gestão de documentos simplificada e em conformidade com normas De forma geral, todos os setores estão sujeitos a regulações, incluindo energia, finanças, agroindustrial, mineração, óleo e gás, industrial, engenharia, papel e celulose, alimentício, meio ambiente, saúde, entre outros. Dessa maneira o chamado compliance regulatório tem como função organizar a empresa para que ela cumpra os requisitos fixados pelo governo ou órgãos reguladores, dentre eles Anvisa, Ibama, Inmetro, Ministério da Agricultura, Marinha do Brasil, MAPA, ANEEL, Regulamento de Sistema de Gerenciamento da Segurança Operacional (SGSO), dentre outros. E cabe ao profissional de TI avaliar diferentes softwares e plataformas para garantir que estas atendam às exigências de Governança e Conformidade. A equipe de TI também deve liderar o processo de implementação, realizando a integração com outras ferramentas já utilizadas pela empresa. Ao participar de maneira ativa da decisão da escolha de um software para gerir as informações, a TI reduz riscos de segurança e conformidade, melhorando o aproveitamento da tecnologia existente e evitando retrabalho e custos desnecessários.  Nesse contexto, os softwares da W3K são uma ótima alternativa para esses profissionais. Nossas soluções simplificam a gestão de documentos críticos e conformidade com normas, centralizando o acesso e automatizando fluxos de aprovações. Esse fator garante que todos os colaboradores e fornecedores tenham a versão mais atualizada de procedimentos, manuais e políticas, o que permite maior agilidade na tomada de decisão, mitigando eventuais riscos. Conheça mais sobre nossas soluções e entenda como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos podem contribuir para a governança de sua empresa. Clique aqui e receba um atendimento personalizado do nosso time. 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GREENDOCS complementa los sistemas de gestión empresarial

O GREENDOCS de W3K se adapta perfectamente a los procesos y demandas de las empresas. El software gestiona documentos, brindando soporte para el modelado, la virtualización y la automatización de procesos, complementando los sistemas de gestión existentes. Contempla la implementación de una plataforma digital centralizada para resolver problemas relacionados con la gestión de procesos en las organizaciones. Independientemente del tamaño del desafío, ya sea la estandarización y centralización de información entre diferentes áreas y equipos de la empresa o el procesamiento de información con proveedores, las funcionalidades de GREENDOCS contribuyen a una gestión más eficiente de su negocio. El software se adapta perfectamente a los procesos y demandas de la empresa, complementando los sistemas de gestión empresarial (ERP), CRM (gestión de la relación con el cliente) y sistemas de planificación y gestión de activos existentes, como SAP-PM. De esta manera, no es necesario que la organización prescinda de los sistemas que utiliza actualmente en sus rutinas corporativas, permitiendo la integración de la información en un solo software. GREENDOCS permite un acceso rápido y centralizado, control de validez, reglas de aprobación, permisos, historial de actividades y creación de flujos totalmente automatizados con la posibilidad de incluir firmas digitales, así como crear paneles e informes personalizados para monitorear estadísticas y métricas, haciendo el proceso más ágil y dinámico. GREENDOCS permite a los usuarios registrar, almacenar y administrar eficientemente información, incluyendo la descripción de actividades por área y responsable, control de plazos y estado de acciones así como la identificación de documentos pendientes. Sin perder el foco en la seguridad, el control y la simetría de la información, GREENDOCS opera en procesos de gestión que normalmente los sistemas convencionales del mercado no poseen la flexibilidad necesaria para cumplir. Estos sistemas a menudo presentan lagunas y no ofrecen el rendimiento ni la rentabilidad necesarios para satisfacer demandas específicas. Estas brechas, en varias situaciones, dificultan el monitoreo y el mantenimiento del desempeño del proceso, lo que también puede afectar la duración de los acuerdos de servicio (SLA) y representar un riesgo para la protección de datos. Descubra aquí casos de empresas que ya utilizan nuestras soluciones, tanto en sus rutinas administrativas como en la creación de nuevos proyectos. El software GREENDOCS es parte del Framework W3K para la transformación digital, un modelo de negocio que proporciona mayor fluidez y control en entornos de información complejos. ¿Y cómo funciona el Framework W3K? El Framework W3K consta de un conjunto estructurado de actividades y recursos estratégicos para abordar los desafíos de los procesos en la gestión empresarial. Su objetivo es fomentar la transformación digital en el entorno de datos compartidos, asegurando rapidez, trazabilidad y transparencia a los procesos organizacionales. El modelo actúa sobre las rutinas de negocio y de gobierno, sirviendo de base para el diseño, implementación y entrega de nuestras soluciones, ofreciendo mayor flexibilidad y rendimiento. Se compone de las siguientes etapas: Definición de Alcance y Objetivos, Modelado, Implementación, Conversión y Soporte de Datos y Mejora Continua. A través de esta estructura de actividades y recursos, entregamos soluciones subdivididas en tres ejes:  ¿Y por qué debería implementar GREENDOCS en mi empresa? Entre las principales ventajas de GREENDOCS podemos mencionar: flexibilidad de personalización, ECM y BPM integrados, sistema en la nube, escalabilidad, facilidad de integración, solución completa (tecnología, servicios y suscripciones), paneles e informes personalizados, servicio humanizado, servicio de mejora continua y firma digital. Respecto a este último aspecto, la firma electrónica no requiere el uso de papel y tiene validez legal. Este mecanismo permite a las partes firmar documentos directamente en la plataforma, con seguimiento en tiempo real de todas las etapas y agentes vinculados al contrato, lo que brinda mayor seguridad y confiabilidad al proceso. Si desea recibir un servicio personalizado de nuestro equipo, haga clic aquí. Para mantenerse actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, siga nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.

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El papel de la Gestión de Riesgos en el éxito de procesos críticos y proyectos complejos

Fundamental para garantizar el éxito de procesos críticos y proyectos complejos, la Gestión de Riesgos es parte de una estrategia de gestión proactiva, que permite la rápida identificación de amenazas potenciales para el cumplimiento y la eficiencia operativa. Además de preparar al equipo para situaciones inesperadas, automatizar este proceso permite anticipar problemas y mitigar posibles riesgos que podrían interferir en la ejecución del proyecto. Con la Gestión de Riesgos es posible identificar, evaluar y actuar proactivamente, centralizando el control y la documentación de las acciones correctivas y preventivas. La automatización acelera la revisión y aprobación de documentos, facilitando las auditorías internas y externas y rastreando todo el historial de acciones con un enfoque en la transparencia y el cumplimiento. Su implementación también mejora la eficiencia del sistema de gestión, brindando apoyo a la gestión efectiva de los procesos de cambio en operaciones y proyectos. Existen muchos riesgos internos que pueden constituir amenazas potenciales para la gestión empresarial, incluidos retrasos en las entregas, contaminación ambiental, fallas de equipos, fugas de datos, violaciones de estándares técnicos, entre otros. El seguimiento continuo indica qué riesgos son más probables de ocurrir y su gravedad real, señalando cuáles de ellos requieren una intervención inmediata, centralizando el control y la documentación de las acciones correctivas y preventivas. El sistema incluso tiene una alerta de fecha límite. Cuando se trata de proyectos, la Gestión de Riesgos debe implementarse, preferentemente, durante la fase de planificación del proyecto, donde es posible identificar de manera más efectiva los riesgos potenciales y sus respectivos impactos. Esta planificación, realizada en una etapa inicial, permite un mejor seguimiento de las acciones a desarrollar por el equipo. La información para preparar esta fase se puede recopilar mediante la consulta con los involucrados en el proyecto, quienes podrán indicar, en función de su experiencia, los riesgos que consideren relevantes. Junto con la identificación de estos aspectos, se deben analizar las probabilidades y sus posibles implicaciones para el buen funcionamiento del proyecto, especialmente en lo que respecta a los entregables. Además de afectar la productividad, cualquier retraso puede traducirse en pérdidas financieras para la organización. Definición de prioridades y plan de contingencia efectivo También es posible definir qué situaciones deben priorizarse, y si es necesaria alguna intervención. En este contexto, nuestro software GREENDOCS permite a una empresa automatizar la identificación y seguimiento de riesgos en todos los procesos. El software también cuenta con funciones para monitorear el desempeño de los proveedores, centralizar el procesamiento de documentos técnicos, aumentar la visibilidad y confiabilidad en todos los procesos. Sus capacidades de flujo de trabajo personalizables le permiten documentar, revisar y aprobar cambios que cumplan con las normativas, minimizando los riesgos relacionados con la ejecución del proyecto. También es posible automatizar el registro y seguimiento de incidentes y accidentes, asegurando que cada paso esté documentado y gestionado de manera efectiva, lo que facilita el análisis y la prevención de recurrencias. Estos elementos pueden brindar un apoyo importante para estructurar un plan de contingencia eficaz cuando sea necesario y sin complicaciones. Entre los principales segmentos que utilizan la Gestión de Riesgos en sus operaciones se encuentran: el sector agroindustrial, marítimo, minería, industria, petroquímica, petróleo y gas, ingeniería, energía, infraestructura, siderurgia, metalurgia, química, fertilizantes, entre otros. GREENDOCS garantiza el cumplimiento y la mejora continua Además de asegurar la calidad y el cumplimiento de estándares y regulaciones, GREENDOCS también promueve una cultura de mejora continua y la búsqueda de la excelencia operativa. La automatización acelera la revisión y aprobación de documentos, facilita las auditorías internas y externas, rastreando todo el historial de acciones y garantizando transparencia y cumplimiento. El software forma parte de nuestra aplicación de Gestión de Calidad y SGI, que proporciona un mayor control y coherencia en los documentos y registros de calidad. Estos elementos facilitan la colaboración y distribución de estándares y normas, estableciendo procesos de inspección, rastreo de no conformidades e implementación de acciones correctivas de manera eficiente. Para garantizar esta diferencia, utilizamos recursos avanzados de control y seguimiento. Entonces, ¿estás listo para implementar la Gestión de Riesgos en tu empresa? Nuestras soluciones W3K están alineadas con las buenas prácticas de gestión organizacional y Gobierno de la Información, asegurando calidad y eficiencia operativa. Descubre aquí casos de empresas que ya utilizan nuestras soluciones en sus rutinas organizativas. Para mantenerse actualizado sobre gobernanza de la información, tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.

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Digitalización reduce el uso de papel y facilita acceso a la información

Entre los principales desafíos que enfrentan las empresas está el relacionado con la gestión documental. La información dispersa, la duplicación de datos y documentos, el control mediante hojas de cálculo electrónicas, la baja integración y la falta de plataformas digitales centralizadas terminan siendo obstáculos para una gestión documental más eficiente. En este contexto, la digitalización de documentos permite acceder a datos importantes de forma rápida y funcional, además de contribuir a reducir el uso de papel. La falta de datos no estructurados acaba generando vulnerabilidades de seguridad, provocando problemas como falta de trazabilidad, asimetría de información y retrabajo. A su vez, la baja automatización crea dificultades en la estandarización y puede afectar la toma de decisiones gerenciales. En este contexto, además de la eliminación de los documentos físicos, con la digitalización del acervo se facilita la consulta de los procesos, permitiendo el seguimiento de las actividades administrativas.  Nuestra solución ECM/Archiving transforma procesos manuales, analógicos y datos en papel en flujos de trabajo digitales, optimizados y automatizados, garantizando un acceso seguro a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar. Con la gestión documental en la nube integramos la captura de datos, la digitalización de documentos físicos y la implementación de herramientas digitales en una sola plataforma, reemplazando los métodos tradicionales por prácticas más eficientes y escalables Debido a su flexibilidad, ECM/Archiving puede ser utilizado por diferentes sectores de la organización, lo que incluye RRHH, Administrativo, Legal, Ingeniería, Calidad, Proyectos, entre otros. Con flujos de trabajo personalizables y funciones de notificación, puede optimizar los procesos, reducir errores y mejorar la eficiencia. También ofrecemos software de gestión y almacenamiento en la nube, como KeyDrive y GREENDOCS. Estas herramientas permiten a los usuarios compartir archivos de forma rápida y segura, generando un enlace único. Descubra más haciendo clic aquí. ¿Y cómo funciona el proceso de Archiving?  El proceso de Archiving consiste en clasificar, escanear, indexar y almacenar documentos en el entorno digital. Junto con el sistema ECM/GED, es posible identificar documentos que pueden ser descartados (ya sea por finalizar su período de validez o porque han cumplido requisitos legales). También en lo que respecta a la eliminación de documentos en papel, realizamos la llamada “custodia eficiente”. Cuando digitalizamos todo el fondo documental, también lo retiramos, almacenamos y disponemos en un lugar adecuado, seguro y trazable, así como protegido contra la incidencia de plagas o accidentes (inundaciones/incendios). Cabe destacar también que nuestros entornos se someten a auditorías periódicas, con el objetivo de mitigar riesgos y prevenir posibles incidencias.  Realizamos toda la organización documental de forma individualizada, facilitando la trazabilidad de datos concretos cuando sea necesario. Y es en este punto que la custodia eficiente de los documentos juega un papel fundamental, pues permite la correcta organización de la colección, además de cumplir con la Ley General de Protección de Datos (LGPD), vigente en el país desde 2018. La colección física (ya digitalizada e inutilizable) se envía para su correcta disposición a empresas especializadas en este proceso. En estos lugares, los documentos se sacan de las cajas y se colocan dentro de una máquina, llamada empacadora. El equipo prensa el papel agrupándolo en fardos que luego se envían a plantas de reciclaje. Reducir el uso de papel y reutilizarlo tras su correcta eliminación (reciclado) también está alineado con las buenas prácticas ESG (Ambientales, Sociales y de Gobernanza). Mayor productividad y retorno de la inversión Organizar documentos en el entorno digital aumenta la productividad, reduce costos y garantiza una mayor seguridad en los procesos, lo que se traduce en ganancias financieras. Al almacenar contenido en la nube, el sistema proporciona procesos automatizados para administrar y crear documentos utilizando flujos de trabajo internos.  Un estudio realizado por el proveedor global de tecnología, investigación y consultoría centrado en estudios de ROI, Nucleus Research, encontró que la digitalización de documentos permitió a las organizaciones encuestadas reubicar a los empleados actuales sin necesidad de nuevas contrataciones. En términos financieros, el retorno de la inversión fue de 8,55 dólares por cada dólar invertido, es decir, ocho veces más. Entonces: ¿quieres garantizar mayor agilidad y seguridad a los proyectos y procesos de tu organización? Haga clic aquí y descubra nuestro portafolio completo de soluciones empresariales. Llevamos 14 años llevando la transformación digital y el gobierno de la información al mercado corporativo. 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GREENDOCS garante maior agilidade e controle para os processos de RH da SLC Máquinas

A parceria entre a W3K e a SLC Máquinas – empresa que atua no segmento de máquinas e equipamentos agrícolas há mais de 50 anos – está garantindo maior agilidade aos processos da organização. A SLC utiliza o GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e processos de RH, proporcionando redução de custos, e maior agilidade e controle para os fluxos de trabalho da empresa. A gerente de DHO e Sustentabilidade da SLC, Rosileni Segatto, comentou que antes da implantação do GREENDOCS, todo o fluxo de documentos do setor de RH da empresa era feito de maneira manual. “Todos os documentos eram impressos na matriz em Cruz Alta e enviados por malote para as filiais para que recolhessem as assinaturas junto a seus colaboradores. Depois estes documentos deveriam ser enviados novamente para conferência e arquivamento na matriz,”, lembrou a gerente.  Ela comentou que todo esse processo, além de demandar da equipe um tempo maior para a conclusão dos processos organizacionais, o que inclui o envio por malote e o posterior arquivamento, estava sujeito a eventuais problemas de fluxo e perdas. “Tínhamos muitas situações de falta de assinaturas, perda de malotes e de documentos, por exemplo, além da demora para conferência e arquivo dos mesmos”, enfatizou Rosileni.  Ela relatou que além da agilidade no fluxo de documentos, a SLC Máquinas conseguiu reduzir também os custos envolvidos com a impressão desses documentos e com o transporte de malotes entre as filiais. A SLC conta hoje com mais de 1,1 mil funcionários distribuídos em suas 30 filiais espalhadas pelo Rio Grande do Sul. Empresa já identifica aumento de produtividade Rosileni comentou ainda que a empresa já observou uma melhora significativa em sua produtividade desde a implantação da solução. “Com certeza, após a implantação do GREENDOCS conseguimos ter uma gestão de arquivos muito mais ágil e rápida”, destacou a gerente.  Conforme Rosileni, a SLC consegue identificar ainda outros benefícios em suas rotinas administrativas, entre eles a facilidade no acesso aos documentos, e a centralização do armazenamento de arquivos. Com relação a este último, conforme a gerente, é um dos benefícios mais importantes da ferramenta, considerando que o departamento de administração e pessoal não está todo no mesmo espaço físico. Além de garantir maior segurança, controle e governança aos processos organizacionais, outro benefício se refere à redução de custos com impressão de papéis. Isso porque o uso do GREENDOCS reduz gastos com impressão, descarte e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente.  E quais são os diferenciais de nossa aplicação para o RH? A aplicação da W3K com foco na área de RH tem como objetivo simplificar a gestão de documentos. A solução realiza a armazenagem e a organização desses volumes, agilizando o acesso a documentos relacionados aos funcionários daquela organização, o que inclui contratos de trabalho, avaliações de desempenho, registros de treinamento, dentre outros. Com relação aos processos de RH, em específico, a solução da W3K também desempenha um papel importante. Por meio da plataforma é possível automatizar tarefas como admissões, desligamentos, solicitações de benefícios e avaliações de desempenho. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência desse setor fundamental para o bom desempenho de qualquer organização.  A solução de RH da W3K se adapta perfeitamente aos processos e demandas atuais da empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente, com foco em segurança e rastreabilidade no armazenamento dos dados. Para conhecer cases de outras organizações que já implementaram a plataforma clique aqui. E então: assim como a SLC Máquinas quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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