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LD Celulose: colaboração de mais de 1000 usuários, em uma só plataforma!

A LD Celulose, joint-venture realizada entre a gigante austríaca Lenzing e a brasileira Duratex, adotou o Greendocs, da W3K Tecnologia, para gerenciar o grande volume de documentos de engenharia. Entre os principais benefícios da plataforma, segundo o Project Management Officer (PMO) da companhia, Gustavo Dessotti, está a praticidade em utilizar e gerenciar diversos ambientes em um único sistema. 

A possibilidade de treinar e capacitar usuários na solução utilizando manuais e fluxos dentro do Greendocs é um dos pontos destacados pelo coordenador. “Quando você tem documentos técnicos e templates dentro da mesma ferramenta é possível manter o padrão adequado, além de eliminar a necessidade de navegar entre outros sistemas, otimizando o tempo dos processos e projetos”, revelou.

Novos usuários recebem acesso à solução e são treinados na ferramenta através da própria plataforma da W3K. Ou seja, todos os envolvidos nos projetos, equipe interna e terceirizados contratados, estão aptos a utilizar o sistema de gerenciamento de documentos. São mais de mil usuários comunicando-se eletronicamente no mesmo ambiente.

LD Celulose
Foto: https://ldcelulose.com.br/imprensa/ld-celulose-implanta-fabrica-com-projeto-100-3d

Múltiplos ambientes em um único acesso

Outra questão fundamental é a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login. No caso da LD Celulose, por exemplo, Dessotti alterna entre EDMS, Documentação Florestal e Gestão de Pagamentos com apenas um clique. Greendocs impressiona pela robustez e capacidade de adaptação de acordo com a necessidade de cada negócio.

A integração entre várias disciplinas de engenharia, por exemplo, elétrica, civil e mecânica no caso da LD Celulose, permite que os projetos sejam  construídos e acompanhados com assertividade e eficácia. “Para gerar o documento você precisa de uma ferramenta leve e dinâmica, ou seja, quanto menos complexo for esse sistema, flui mais naturalmente”, acrescentou. 

Na prática, Dessotti gera inputs para a W3K configurar o sistemas de forma a atender as necessidades da gestão e, claro, de maneira que fique amigável para todos os usuários que utilizarão a plataforma. “A interação na ferramenta entre quem compra e quem entrega, por exemplo, faz toda diferença”, disse. Ademais, a capacidade de controle que o Greendocs oferece também facilitou a rotina da companhia.

Os comentários estão disponíveis em diversos processos da documentação e possibilitam comunicação dentro da plataforma, onde também é possível verificar registros, acompanhar aprovações e revisões e rastrear acessos. A implantação do sistema na LD Celulose se deu de forma gradual, pois o direcionamento das necessidades ainda estava sendo construído e avaliado. “Não tínhamos um modelo de gestão 100%  pronto para gerar os inputs assertivos para a ferramenta, por isso, a construção se deu passo a passo”, explica.

Configurando o fluxo de acordo com o Business

Ainda que a plataforma já estivesse em uso antes mesmo do prazo de entrega, foi preciso ajustar alguns pontos conforme os desafios foram surgindo. Isso porque a plataforma é totalmente configurável e o cliente vai adaptando o fluxo de acordo com o que realmente precisa no business –  o que permite manter o controle da gestão.

“Com o fluxo totalmente configurado é possível eliminar riscos de erros humanos, como a aprovação de uma versão errada ou ainda não finalizada”, exemplificou. Pelo Greendocs, aliás, é possível criar etapas de aprovação para cada revisão e acompanhar de perto esse processo.

Atendimento humanizado de excelência

O atendimento humanizado foi mais um dos destaques apresentados pelo coordenador, visto que a facilidade em acessar a equipe para manutenções urgentes é um diferencial da W3K. Sendo assim, em casos críticos é possível entrar em contato antes mesmo de abrir o chamado. 

Evidentemente, os gráficos BI para controle da gestão também lideram a lista dos benefícios da plataforma. A solução permite que todas as fases de um programa ou projeto sejam visualizadas. A integração facilita a rotina de planejamento e, consequentemente, torna mais assertiva a tomada de decisão. Indicadores visuais com dashboard e relatórios possibilitam o entendimento rápido das informações de controle. 

Ademais, gestores são informados em tempo real, através dos e-mails automatizados e comentários eletrônicos sobre atualizações das informações referentes ao andamento do projeto, liberação de documentos, quais estão cancelados, quais já foram enviados, entre outros avisos importantes para o bom andamento do fluxo de trabalho.

Desafios superados com o Greendocs

Atualmente, a LD Celulose possui mais de 50 mil documentos no Greendocs, além de quase 300 mil notificações por mês e, como já falamos antes, 1187 usuários. Com a Curva S, o coordenador tem acesso à expectativa e realidade do projeto, ou seja, quanto já foi concluído e se corresponde ao que foi previsto inicialmente.

Ele, que já trabalhou diretamente na implantação de outros sistemas, entende que o melhor caminho para garantir a excelência na gestão dos documentos era renunciar aos sistemas prontos e rígidos para construir com a W3K um modelo que correspondesse às necessidades dos seus processos. 

Com isso, e todo suporte para o cliente oferecido pela W3K, foi possível aplicar o processo da LD Celulose à plataforma, garantindo escalabilidade para chegar em 50 mil documentos sem precisar alterar a estrutura inicial já arquitetada do sistema. Além disso, é preciso ressaltar que a manutenção e os ajustes na solução são realizados sem causar grandes passivos, isso devido à robustez do Greendocs.

Fora isso, claro, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio-ambiente.

Confiabilidade e consistência da informação

Confiabilidade e consistência da informação foram outros termos utilizados pelo coordenador para explicar os benefícios do Greendocs. Quando um gestor recebe o documento do fornecedor e discorda de algo, por exemplo, o provisor adiciona nova revisão e esse processo se dá até o mesmo ser aprovado. Se não houvesse o controle de fluxo das revisões, haveria grande possibilidade de erros. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz. 

Ainda sobre os grandes desafios, Dessotti salientou a importância do ambiente Florestal ter sido configurado no Greendocs, pois começaram as auditorias e as evidências que estavam dentro do Greendocs eram localizadas muito mais rápido do que as que estavam armazenadas em outros sistemas.

A LD Celulose trabalha com as melhores práticas ambientais ao produzir celulose com florestas 100% certificadas. Considerada uma das fábricas com maior produtividade e eficiência energética do mundo, a companhia é protagonista no desenvolvimento social e econômico do Brasil, além de incluir o Triângulo Mineiro na lista dos maiores produtores globais de celulose solúvel.

Amigable sistema EDMS proporciona control para la gestión de la excelencia

¿Puedes imaginar más de 1000 usuarios conectados en una sola plataforma con acceso a documentos técnicos, junto a modelos de un gran proyecto? Sí, esto es posible, con un amigable sistema EDMS, donde ingenieros técnicos, proveedores, personal de CDOC, archiveros y profesionales de la información realizan sus funciones a través de un acceso fluido y una burocracia adecuada para controlar a todos los procesos.

Hablamos de Greendocs – una plataforma GDE/BPMS/EDMS flexible y escalable para administrar documentos y procesos de ingeniería, que facilita el acceso y la colaboración sin perder el enfoque en la seguridad, la trazabilidad y en la conformidad. La plataforma permite capacitar y entrenar a los usuarios mediante manuales y flujos dentro del propio sistema, lo que elimina la necesidad de contar con otro sistema de capacitación.

Múltiples ambientes con un solo inicio de sesión

La capacidad de acceder a diferentes entornos con un solo inicio de sesión es una facilidad de la plataforma Greendocs. En el ámbito de los proyectos de ingeniería, por ejemplo, la integración entre diversas disciplinas, como eléctrica, civil, mecánica y medioambiental, permite que los proyectos se construyan y se los pueda monitorear con auditabilidad, asertividad y agilidad.

El inmenso volumen de documentos en los grandes proyectos de ingeniería requiere una gestión automatizada, donde el flujo de documentos internos no sea motivo de pérdida de tiempo, sino de optimización de trámites con proveedores y contratos, además de agilidad en los módulos de auditoría y formateo de entregas. Greendocs es fácil de usar y tiene una interfaz intuitiva, además de asegurar la configuración necesaria para cada implementación.

Búsqueda inteligente de documentos técnicos

La mayoría de los proyectos administrados manualmente pueden experimentar retrasos en la búsqueda de archivos. En Greendocs, la búsqueda de documentos se realiza directamente en la plataforma por su contenido o búsqueda fonética.

Flujo de trabajo de colaboración para EDMS

Con el flujo de trabajo de colaboración simultánea brindado por el sistema, es posible conectar agentes de un mismo proyecto, gestionando filas de trabajo, promoviendo la actualización integrada de la información.

Vista CAD en el sistema de ingeniería

Los proyectos de ingeniería se componen de archivos pesados, grandes y, a veces, confidenciales. Por lo tanto, la capacidad de abrir estos documentos CAD a través de una interfaz web ligera y precisa marca la diferencia. La visibilidad de cada documento se configura según los rangos de acceso.

Comentarios electrónicos en la plataforma EDMS

Lo mismo ocurre con la visualización de los comentarios electrónicos, que también se encuentran en la lista de funciones de Greendocs. Varios usuarios interactúan en el mismo proyecto para una mejor colaboración y fluidez, todo lo cual se puede hacer digitalmente y on-line.

Trazabilidad completa de la información

La integración de los sistemas de planificación o gestión de activos existentes con todas las funciones auxiliares de Greendocs es un diferenciador competitivo. Por lo tanto, perder el tiempo con procesos manuales y lentos, que dificultan la tramitación de documentos y la fluidez del avance físico en programas y carteras es actualmente inviable.

En la práctica, la trazabilidad, la fiabilidad y la coherencia de la información son términos que definen bien los pilares de Greendocs. Sin control sobre el flujo de revisiones, la posibilidad de riesgos aumenta considerablemente. Esta es una burocracia necesaria y encontrar el equilibrio entre ella y la agilidad que una herramienta debe proporcionar es la mejor forma de elegir una plataforma eficaz.

Al mismo tiempo, la posibilidad de utilizar menos papel reduce automáticamente los gastos con impresión y otros insumos, además de eliminar la necesidad de espacio para el almacenamiento de datos y fortalecer la relación de cuidado y respeto por el medio ambiente.

¿Quiere saber cómo su empresa puede aumentar la escalabilidad y la trazabilidad con la plataforma W3k? Contáctenos: keyla@w3k.com.br