A LD Celulose, joint-venture realizada entre a gigante austríaca Lenzing e a brasileira Duratex, adotou o Greendocs, da W3K Tecnologia, para gerenciar o grande volume de documentos de engenharia. Entre os principais benefícios da plataforma, segundo o Project Management Officer (PMO) da companhia, Gustavo Dessotti, está a praticidade em utilizar e gerenciar diversos ambientes em um único sistema. 

A possibilidade de treinar e capacitar usuários na solução utilizando manuais e fluxos dentro do Greendocs é um dos pontos destacados pelo coordenador. “Quando você tem documentos técnicos e templates dentro da mesma ferramenta é possível manter o padrão adequado, além de eliminar a necessidade de navegar entre outros sistemas, otimizando o tempo dos processos e projetos”, revelou.

Novos usuários recebem acesso à solução e são treinados na ferramenta através da própria plataforma da W3K. Ou seja, todos os envolvidos nos projetos, equipe interna e terceirizados contratados, estão aptos a utilizar o sistema de gerenciamento de documentos. São mais de mil usuários comunicando-se eletronicamente no mesmo ambiente.

Múltiplos ambientes em um único acesso

Outra questão fundamental é a possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login. No caso da LD Celulose, por exemplo, Dessotti alterna entre EDMS, Documentação Florestal e Gestão de Pagamentos com apenas um clique. Greendocs impressiona pela robustez e capacidade de adaptação de acordo com a necessidade de cada negócio.

A integração entre várias disciplinas de engenharia, por exemplo, elétrica, civil e mecânica no caso da LD Celulose, permite que os projetos sejam  construídos e acompanhados com assertividade e eficácia. “Para gerar o documento você precisa de uma ferramenta leve e dinâmica, ou seja, quanto menos complexo for esse sistema, flui mais naturalmente”, acrescentou. 

Na prática, Dessotti gera inputs para a W3K configurar o sistemas de forma a atender as necessidades da gestão e, claro, de maneira que fique amigável para todos os usuários que utilizarão a plataforma. “A interação na ferramenta entre quem compra e quem entrega, por exemplo, faz toda diferença”, disse. Ademais, a capacidade de controle que o Greendocs oferece também facilitou a rotina da companhia.

Os comentários estão disponíveis em diversos processos da documentação e possibilitam comunicação dentro da plataforma, onde também é possível verificar registros, acompanhar aprovações e revisões e rastrear acessos. A implantação do sistema na LD Celulose se deu de forma gradual, pois o direcionamento das necessidades ainda estava sendo construído e avaliado. “Não tínhamos um modelo de gestão 100%  pronto para gerar os inputs assertivos para a ferramenta, por isso, a construção se deu passo a passo”, explica.

Configurando o fluxo de acordo com o Business

Ainda que a plataforma já estivesse em uso antes mesmo do prazo de entrega, foi preciso ajustar alguns pontos conforme os desafios foram surgindo. Isso porque a plataforma é totalmente configurável e o cliente vai adaptando o fluxo de acordo com o que realmente precisa no business –  o que permite manter o controle da gestão.

“Com o fluxo totalmente configurado é possível eliminar riscos de erros humanos, como a aprovação de uma versão errada ou ainda não finalizada”, exemplificou. Pelo Greendocs, aliás, é possível criar etapas de aprovação para cada revisão e acompanhar de perto esse processo.

Atendimento humanizado de excelência

O atendimento humanizado foi mais um dos destaques apresentados pelo coordenador, visto que a facilidade em acessar a equipe para manutenções urgentes é um diferencial da W3K. Sendo assim, em casos críticos é possível entrar em contato antes mesmo de abrir o chamado. 

Evidentemente, os gráficos BI para controle da gestão também lideram a lista dos benefícios da plataforma. A solução permite que todas as fases de um programa ou projeto sejam visualizadas. A integração facilita a rotina de planejamento e, consequentemente, torna mais assertiva a tomada de decisão. Indicadores visuais com dashboard e relatórios possibilitam o entendimento rápido das informações de controle. 

Ademais, gestores são informados em tempo real, através dos e-mails automatizados e comentários eletrônicos sobre atualizações das informações referentes ao andamento do projeto, liberação de documentos, quais estão cancelados, quais já foram enviados, entre outros avisos importantes para o bom andamento do fluxo de trabalho.

Desafios superados com o Greendocs

Atualmente, a LD Celulose possui mais de 50 mil documentos no Greendocs, além de quase 300 mil notificações por mês e, como já falamos antes, 1187 usuários. Com a Curva S, o coordenador tem acesso à expectativa e realidade do projeto, ou seja, quanto já foi concluído e se corresponde ao que foi previsto inicialmente.

Ele, que já trabalhou diretamente na implantação de outros sistemas, entende que o melhor caminho para garantir a excelência na gestão dos documentos era renunciar aos sistemas prontos e rígidos para construir com a W3K um modelo que correspondesse às necessidades dos seus processos. 

Com isso, e todo suporte para o cliente oferecido pela W3K, foi possível aplicar o processo da LD Celulose à plataforma, garantindo escalabilidade para chegar em 50 mil documentos sem precisar alterar a estrutura inicial já arquitetada do sistema. Além disso, é preciso ressaltar que a manutenção e os ajustes na solução são realizados sem causar grandes passivos, isso devido à robustez do Greendocs.

Fora isso, claro, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio-ambiente.

Confiabilidade e consistência da informação

Confiabilidade e consistência da informação foram outros termos utilizados pelo coordenador para explicar os benefícios do Greendocs. Quando um gestor recebe o documento do fornecedor e discorda de algo, por exemplo, o provisor adiciona nova revisão e esse processo se dá até o mesmo ser aprovado. Se não houvesse o controle de fluxo das revisões, haveria grande possibilidade de erros. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz. 

Ainda sobre os grandes desafios, Dessotti salientou a importância do ambiente Florestal ter sido configurado no Greendocs, pois começaram as auditorias e as evidências que estavam dentro do Greendocs eram localizadas muito mais rápido do que as que estavam armazenadas em outros sistemas.

A LD Celulose trabalha com as melhores práticas ambientais ao produzir celulose com florestas 100% certificadas. Considerada uma das fábricas com maior produtividade e eficiência energética do mundo, a companhia é protagonista no desenvolvimento social e econômico do Brasil, além de incluir o Triângulo Mineiro na lista dos maiores produtores globais de celulose solúvel.