¿Puedes imaginar más de 1000 usuarios conectados en una sola plataforma con acceso a documentos técnicos, junto a modelos de un gran proyecto? Sí, esto es posible, con un amigable sistema EDMS, donde ingenieros técnicos, proveedores, personal de CDOC, archiveros y profesionales de la información realizan sus funciones a través de un acceso fluido y una burocracia adecuada para controlar a todos los procesos.
Hablamos de Greendocs – una plataforma GDE/BPMS/EDMS flexible y escalable para administrar documentos y procesos de ingeniería, que facilita el acceso y la colaboración sin perder el enfoque en la seguridad, la trazabilidad y en la conformidad. La plataforma permite capacitar y entrenar a los usuarios mediante manuales y flujos dentro del propio sistema, lo que elimina la necesidad de contar con otro sistema de capacitación.
Múltiples ambientes con un solo inicio de sesión
La capacidad de acceder a diferentes entornos con un solo inicio de sesión es una facilidad de la plataforma Greendocs. En el ámbito de los proyectos de ingeniería, por ejemplo, la integración entre diversas disciplinas, como eléctrica, civil, mecánica y medioambiental, permite que los proyectos se construyan y se los pueda monitorear con auditabilidad, asertividad y agilidad.
El inmenso volumen de documentos en los grandes proyectos de ingeniería requiere una gestión automatizada, donde el flujo de documentos internos no sea motivo de pérdida de tiempo, sino de optimización de trámites con proveedores y contratos, además de agilidad en los módulos de auditoría y formateo de entregas. Greendocs es fácil de usar y tiene una interfaz intuitiva, además de asegurar la configuración necesaria para cada implementación.
Búsqueda inteligente de documentos técnicos
La mayoría de los proyectos administrados manualmente pueden experimentar retrasos en la búsqueda de archivos. En Greendocs, la búsqueda de documentos se realiza directamente en la plataforma por su contenido o búsqueda fonética.
Flujo de trabajo de colaboración para EDMS
Con el flujo de trabajo de colaboración simultánea brindado por el sistema, es posible conectar agentes de un mismo proyecto, gestionando filas de trabajo, promoviendo la actualización integrada de la información.
Vista CAD en el sistema de ingeniería
Los proyectos de ingeniería se componen de archivos pesados, grandes y, a veces, confidenciales. Por lo tanto, la capacidad de abrir estos documentos CAD a través de una interfaz web ligera y precisa marca la diferencia. La visibilidad de cada documento se configura según los rangos de acceso.
Comentarios electrónicos en la plataforma EDMS
Lo mismo ocurre con la visualización de los comentarios electrónicos, que también se encuentran en la lista de funciones de Greendocs. Varios usuarios interactúan en el mismo proyecto para una mejor colaboración y fluidez, todo lo cual se puede hacer digitalmente y on-line.
Trazabilidad completa de la información
La integración de los sistemas de planificación o gestión de activos existentes con todas las funciones auxiliares de Greendocs es un diferenciador competitivo. Por lo tanto, perder el tiempo con procesos manuales y lentos, que dificultan la tramitación de documentos y la fluidez del avance físico en programas y carteras es actualmente inviable.
En la práctica, la trazabilidad, la fiabilidad y la coherencia de la información son términos que definen bien los pilares de Greendocs. Sin control sobre el flujo de revisiones, la posibilidad de riesgos aumenta considerablemente. Esta es una burocracia necesaria y encontrar el equilibrio entre ella y la agilidad que una herramienta debe proporcionar es la mejor forma de elegir una plataforma eficaz.
Al mismo tiempo, la posibilidad de utilizar menos papel reduce automáticamente los gastos con impresión y otros insumos, además de eliminar la necesidad de espacio para el almacenamiento de datos y fortalecer la relación de cuidado y respeto por el medio ambiente.
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