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Com o avanço da tecnologia e a necessidade crescente de gerenciar documentos de forma eficiente, surge a comparação entre um software de gestão de documentos e um drive em nuvem comum, como o OneDrive, Google Drive e SharePoint. Embora ambos os sistemas ofereçam benefícios, é importante entender as diferenças e as vantagens que um software gerenciador de documentos pode proporcionar. Neste artigo, exploraremos as principais diferenças entre essas soluções e como um software de gestão de documentos pode aprimorar ao gerenciamento da informação. Software gerenciador de documentos vai além Um dos benefícios distintos de um software gerenciador de documentos é a capacidade de organizar os documentos de maneira sofisticada. Enquanto um drive em nuvem oferece uma estrutura simples de pastas, um software gerenciador de documentos vai além, fornecendo recursos como metadados (GD), tags e categorizações personalizadas. Essas funcionalidades facilitam a classificação e a localização rápida dos documentos, proporcionando uma organização avançada que vai além do tradicional sistema de arquivos. Fluxos de trabalho e automação Outra vantagem de um software gerenciador de documentos é a capacidade de implementar fluxos de trabalho e automação. Esses recursos permitem criar processos automatizados para revisão, aprovação, assinatura e distribuição de documentos. Ao agilizar esses processos internos, a equipe pode economizar tempo e melhorar a eficiência, resultando em maior produtividade e satisfação dos colaboradores. Colaboração aprimorada e controle de versões seguro Embora um drive em nuvem permita o compartilhamento de arquivos e colaboração em tempo real, um software gerenciador de documentos oferece recursos adicionais para uma colaboração avançada. Com a criação de espaços de trabalho compartilhados, é possível promover discussões e comentários sobre os documentos (GD), controlar versões e rastrear alterações. Essas funcionalidades facilitam a colaboração em equipe, promovendo um ambiente de trabalho mais produtivo e alinhado. Definindo permissões para diferentes usuários ou grupos Quando se trata de segurança e controle de acesso, um software gerenciador de documentos supera as medidas básicas oferecidas pelos drives em nuvem. Com ele, é possível definir permissões granulares para diferentes usuários ou grupos, além de contar com recursos de criptografia, trilhas de auditoria e proteção contra acesso não autorizado. Essa segurança personalizada garante a proteção adequada dos documentos confidenciais e sensíveis, proporcionando tranquilidade para as empresas. Pesquisa avançada e localização de mateados Encontrar documentos específicos pode ser um desafio em um drive em nuvem comum. No entanto, um software gerenciador de documentos oferece recursos de pesquisa avançada, permitindo a localização precisa com base em metadados (GD), estrutura de classificação, conteúdo do documento e palavras-chave específicas. Com isso, os usuários economizam tempo e podem encontrar as informações necessárias com rapidez e facilidade. Integração com outros sistemas Um diferencial dos softwares gerenciadores de documentos é a capacidade de integração com outros sistemas empresariais. Essa integração possibilita a sincronização perfeita de informações e fluxo de trabalho entre diferentes plataformas, como CRMs, ERPs, portais de assinatura eletrônica e sistemas de gestão de projetos. Essa interconectividade proporciona uma experiência mais integrada e eficiente, eliminando a necessidade de alternar entre várias ferramentas e maximizando a produtividade da equipe. Escolha o mais importante para sua empresa Embora um drive em nuvem comum seja uma solução amplamente utilizada para armazenamento e compartilhamento de arquivos, é importante reconhecer as limitações e considerar um software gerenciador de documentos para uma gestão mais eficiente, organizada e segura dos documentos. Com recursos avançados, como organização sofisticada, fluxos de trabalho automatizados, colaboração aprimorada, segurança personalizada, pesquisa avançada e integração com outros sistemas, um software gerenciador de documentos oferece uma solução completa para atender às necessidades empresariais. Ao adotar essa solução, as empresas podem aumentar sua produtividade, melhorar a eficiência e garantir a segurança adequada dos seus documentos essenciais. Escolha a W3K como sua parceira tecnológica.

O Brasil tem cerca de 302 universidades públicas, quase 3 mil instituições privadas de ensino superior e mais de 178 mil escolas de educação básica. Já pensou no desafio que é gerir todos os documentos e históricos de alunos? Se contando os estudantes antigos já parece muita coisa, agora imagine a quantidade de dados armazenados em 40, 50 ou 80 anos de acervo acadêmico. Por que é tão importante olhar para isso? Por diversos motivos, entre eles porque o Ministério da Educação (MEC) publicou, no dia 18 de maio de 2022, uma nova portaria que dispõe sobre a obrigatoriedade da geração de documentos acadêmicos sem suporte físico e a conversão do acervo acadêmico das Instituições do Ensino Superior (IES) para o meio digital, ou seja, a Portaria Nº 360 do MEC. Na prática, essa Portaria traz a obrigatoriedade de que a geração de documentos acadêmicos não tenha mais suporte físico e regula a conversão de documentos acadêmicos físicos para o meio virtual, para que todo o acervo seja, agora, digital. Este artigo vai explicar como a tecnologia pode ajudar nesse processo e de que forma a gestão dessas informações faz diferença na organização dos dados. Por que digitalizar os documentos? Algumas razões fazem com que a digitalização das informações sobre estudantes e professores seja o melhor caminho. Entre elas está a localização dos documentos no acervo e a garantia de mais agilidade ao dia a dia dos funcionários das instituições. Além disso, esse processo elimina o uso do papel e protege o meio ambiente, reduzindo também os custos das instituições. Sem contar na segurança acrescida tanto para a conservação dos documentos quanto para a proteção em relação aos dados dos alunos. Como a tecnologia se tornou protagonista na gestão dos documentos? Essa imensa quantidade de documentos gerados no passado, no presente e os que ainda serão armazenados precisam de uma gestão eficiente para manter a informação acadêmica permanentemente organizada e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta. Porém, não basta a digitalização, é preciso uma solução completa para garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais. É aí que a tecnologia entra na história como protagonista. A transformação digital é uma necessidade não apenas para a preservação dos dados, mas também para adequação à lei, visto que a Portaria traz suas especificações para as instituições públicas ou privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino (IES). A solução completa da W3K contempla: digitalização, archiving, guarda física e uma plataforma online GED/ECM e BPMs configurada de acordo com o modelo de gestão. Cada escola ou universidade tem processos únicos e a adaptação a essas realidades se torna essencial.  Gestão eficiente do acervo acadêmico com a Solução Completa W3K Documentos físicos e nato-digitais são controlados pelo sistema especializado da W3K em gerenciamento de documentos eletrônicos, que possibilita gerenciar a base de dados de forma adequada para a preservação do acervo acadêmico digital. Com a solução é possível controlar o acesso restrito aos dados, a temporalidade da informação, gerenciar manutenção ou pendências, catalogação das caixas, rastreabilidade do tratamento individualizado, entre outros benefícios. Mas não é só isso, com essa tecnologia também se evita negligências e utilizações fraudulentas no acervo acadêmico.  Greendocs: encontrando o documento do aluno com agilidade e segurança A plataforma Greendocs GED/ECM e BPMs permite que a secretaria, os reitores e demais usuários autorizados, encontrem o documento correto no momento certo, com total rastreabilidade e segurança. Isso sem falar na possibilidade de replicar e automatizar processos, muitos já utilizados pela instituições, o que provê não apenas mais agilidade, mas fluidez e transparência na rotina desses ambientes. Palavra-chave: governança da informação Os recursos proporcionados pelo Greendocs impedem a perda da governança da informação de alunos, professores, funcionários e parceiros, além de evitar as respostas lentas, os processos não escaláveis e, claro, a falta de respaldo legal. A W3K oferece um eficiente processo de digitalização de arquivos, otimizando o legado da instituição.  Da mesma forma que o archiving contribui para a gestão de armazenamento e destruição segura de documentos administrativos das escolas. Tudo isso torna os processos mais seguros e adequados ao que pede a legislação Quer saber como a W3K pode ajudar a sua escola ou universidade a gerenciar, digitalizar e arquivar documentos? Fale com um de nossos especialistas e dê mais um passo rumo à transformação digital da sua instituição.

A gestão de documentos nada mais é do que um conjunto de processos com armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da organização. Essencial para garantir maior produtividade e praticidade no dia a dia. Sabendo da importância de gerenciar com eficácia seus documentos, as empresas têm cada vez mais investido em parceiros tecnológicos que facilitem esse processo. Mas, quais são os reais benefícios da gestão documental e por onde começar? Desordem e esgotamento do espaço físico Por onde começar é uma pergunta recorrente no setor empresarial, especialmente para empresas que ainda estão buscando formas de se tornarem mais competitivas.  Isso porque os gargalos de não gerenciar esses documentos é prejudicial para a saúde da organização, especialmente pelo esgotamento do espaço físico, o que causa uma guarda desordenada dos novos documentos, onde houver lugar.  A recuperação das informações fica comprometida, a circulação, manutenção e limpeza do local ficam dificultadas e o acervo documental se torna um ambiente insalubre e propenso a acidentes ambientais, tais como incêndios e comprometimentos de estruturas prediais. Por onde começar a gestão documental? O recomendado é começar a gestão documental de onde a empresa está. A partir disso, será preciso mapear o acervo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da organização, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários.  É fundamental, primeiro, entender o que não fazer. Por exemplo, evitar uma força tarefa com equipe interna para atacar e resolver o problema, pois a empresa vai precisar de uma consultoria especializada para realizar todas etapas da implementação, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias nos processos e novas tecnologias. A busca por prestadores de serviços desqualificados também é algo que deve ser evitado, bem como a falta de definição de escopo e dimensionamento do acervo passivo e, claro, a criação de regras muito detalhadas e solicitações excessivas e sem prioridades para organização e cadastro deste acervo. Inicie pelo mapeamento, sempre! O mapeamento do acervo, que não se restringe à tabela de temporalidade documental, vai ser sempre o início de uma gestão eficiente. Estamos falando de um mapa documental mais amplo, que lista todos os itens documentais da empresa, sempre relacionando-os às suas características. Que características seriam essas? Uso, classificação, forma de apresentação, suporte, origem, ciclo de vida, objetivos, classificação de acesso, dentre outros dados.  Depois, o próximo passo é classificar o teor das informações. As terminologias de classificação variam de empresa para empresa, mas, em suma, traduzem as mesmas necessidades de facilitar ou dificultar o acesso. Pública, sigilosa corporativa é uma boa classificação para começar. Benefícios da gestão documental O Greendocs, solução da W3K para gerir documentos, ajuda as empresas a reduzir, em média, 70% o tempo na busca por informação, que é um dos principais fatores de perda ou ganho de produtividade nas organizações. A plataforma também possibilita a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote, melhorando as rotinas de trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental. Rastreabilidade da informação é outro ganho: assim, se alguma ação for realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), a empresa saberá quem fez tal ação, e quando. Isso auxilia muito na gestão de eventuais conflitos contratuais, onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes. Por que escolher a W3K para prover a gestão documental da sua empresa? É fundamental saber que sem estudo e planejamento adequados, os valores investidos nos projetos de gestão documental podem não levar aos resultados pretendidos, o que frustra tanto equipes de trabalho quanto direção da empresa.  A vantagem da consultoria da W3K, por exemplo, é o olhar externo, com uso de know how, técnicas e metodologias testadas e aprovadas em outras empresas. O investimento feito em uma consultoria prévia pode significar, além de maior probabilidade de sucesso nos projetos de gestão documental, economia na contratação dos serviços. Se você ainda tem dúvidas sobre qual parceiro tecnológico escolher nesse processo, contate um de nossos especialistas e conheça as nossas soluções.