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O que é PPM e por que ele é importante para a sua empresa?

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PPM é a sigla em inglês para Gestão de Portfólio de Projetos. Mas alguns podem perguntar: “o que isso quer dizer?”. Bem, o PPM pode ser um ponto de suma importância para organizações que lidam com diversos projetos, ou necessitam de alta performance no gerenciamento de seus projetos, com visibilidade das etapas e controle de processos e informações. Com o PPM, empresas podem centralizar sob uma única estratégia – ou solução – a gestão de todos os seus projetos, em um portfólio único. Em suma, a adoção desta estratégia ajuda o negócio a ter um controle mais assertivo dos projetos, assim como permite otimizar seus recursos para a realização de todos eles. Setores como indústria e engenharia (construção civil, por exemplo), são setores que mais confiam no PPM para a sua gestão, mas este modelo pode ser aplicado a diversos segmentos que lidam com projetos em sua estrutura de trabalho. Com o PPM, empresas podem organizar não apenas seus recursos para projetos em andamento, mas também a disponibilidade para a abertura de novos projetos, designando profissionais e subsídios disponíveis para sua realização e inclusão no portfólio. E para completar tudo, ele pode fornecer aos gestores da empresa a visão necessária para ver o estágio de cada projeto, e como ele pode ajudar na estratégia geral da empresa. Como o PPM pode ser decisivo para seu negócio? Segundo destaca o Project Management Institute, entidade internacional voltada ao PPM, a gestão de portfólio “faz a ponte entre estratégia e implementação”. Em outras palavras, ela ajuda gestores a garantir que os projetos certos estejam sendo realizados no tempo certo e alinhados com a expectativa da companhia sobre o seu investimento. Ideias de projetos podem ser as mais variadas, e ter uma gestão otimizada de quais deles são de missão crítica para a organização, levando em consideração recursos e tempo, é uma tomada de decisão importante. Alguns dos principais benefícios da gestão de portfólio de projetos é: – Alinhamento entre objetivos do projeto e da empresa. – Elimina decisões pessoais na gestão de projetos, ou seja, favorece os projetos que são benéficos para a organização como um todo. – Com uma estratégia focada em dados e indicadores, facilita a tomada de decisão na priorização de recursos entre diferentes projetos. – Amplia o foco da gestão para o plano geral da empresa, e não unicamente na gestão do projeto. – Fortalece a governança da informação e processos de todos os projetos a nível organizacional. Ter uma gestão otimizada e robusta de projetos é importante, mas ter uma visão consolidada de seu papel para a organização como um todo é um dos grandes diferenciais do PPM. Para isso, a W3K tem o Capx, solução para gerentes e planejadores de projetos de capital que já trouxe grandes resultados para empresas conceituadas no mercado nacional. Para saber mais sobre como as tecnologias da W3K podem contribuir para uma gestão ainda mais qualificada de seus projetos, entre em contato conosco.

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Por que as empresas realizam a gestão de documentos (GED)?

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Transformação digital e governança da informação são pilares fundamentais para o crescimento de qualquer organização. Com isso, é possível permanecer competitivo sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade nos arquivos. Otimizar o fluxo de trabalho em todas as suas etapas permite economizar tempo e dinheiro, além de promover mais produtividade aos colaboradores, permitindo que sejam mais estratégicos para o negócio. Muitos gestores questionam qual é o melhor caminho para prover uma trajetória como a descrita acima. Antes de responder essa pergunta, precisamos nos fazer outra: por que as empresas realizam a gestão de documentos? É isso que abordaremos no artigo de hoje. A gestão de documentos provê controle e integração. Controlar revisões; ter visão total de etapas da documentação; facilitar colaboração entre equipes distintas; regrar a administração de mudança; controlar registros e ações de qualidade; integrar fornecedores de forma online e gerenciar filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos são alguns dos motivos que as empresas alegam para realizar a gestão de documentos. Porém, também podemos citar outras razões relevantes que contribuem para essa decisão como, por exemplo, a busca inteligente, que permite encontrar os documentos pelo conteúdo ou busca fonética. Igualmente, visualizar dados das etapas de documentação gerando dashboard e relatórios que tornam as decisões estratégicas mais assertivas, ocupam essa lista. Aproximar equipes e gerenciar filas de trabalho também são motivos pelo qual as empresas optem por esse caminho inovador. Da mesma forma, a integração entre GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma e o suporte às assinaturas digitais – que possibilitam a implantação de ambientes de trabalho totalmente paperless -, são motivos que se destacam na hora de responder por quais razões as empresas realizam a gestão de documentos. Como fazer a gestão de documentos (GED)? A resposta para essa dúvida é: utilizando a gestão documental e sistemas de GED como protagonista no controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gerenciamento para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações. O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes concordem com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados. Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma GED robusta como o Greendocs, permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!

Assinatura Digital, EDMS | Engenharia, Todos

Como a indústria atravessou a pandemia? A resposta está na tecnologia

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A pandemia da Covid-19 impactou a indústria de base brasileira. Conforme dados do IBGE, em 2020, 70% das mais de 2,7 milhões de empresas registradas no país registraram impactos negativos em função das paradas ou reduções de atividades decorrentes da pandemia, e, destas, a indústria ocupou um amargo segundo lugar – atrás somente do setor de serviços, que foi o mais prejudicado. Já um estudo da Confederação Nacional da Indústria (CNI) indica que, apesar dos desafios do ano passado, o segmento industrial já retomou o ritmo de crescimento, revertendo no terceiro trimestre de 2020 a queda nos indicadores de produção e faturamento acumulada desde o início do cenário instalado pelo Novo Coronavírus. RECUPERAÇÃO Em setembro passado, a produção da indústria ficou em torno de 1,1% e o faturamento em 6,1% acima do registrado em fevereiro do mesmo ano, retornando aos patamares pré-pandemia. Ainda assim, a média do ano ficou abaixo de 2019, mas a expectativa dos especialistas da área é de que a atividade industrial se mantenha em expansão em 2021. TECNOLOGIA NA BASE DO CRESCIMENTO Entre as alavancas do crescimento, que permitiram enfrentar os desafios trazidos pela pandemia, está a tecnologia. A Transformação Digital do segmento industrial foi, de forma positiva, forçada pelas mudanças de cenário trazidas pela Covid-19. Se, por um lado, muitas atividades presenciais precisaram ser suspensas, impactando fortemente a indústria de base, especialmente na parte produtiva, por outro esta mudança trouxe a adaptação de processos. Com isso, muitas atividades antes dependentes do fator humano foram legadas a tecnologias capazes de realizá-las total ou parcialmente, o que permitiu redistribuir os recursos humanos de forma mais estratégica. NOVO NORMAL Além disso, funções administrativas do setor de indústria passaram por uma adaptação ao novo normal, ficando, em grande parte, a cargo de funcionários em modelo de home office. Uma adequação que não ocorreu da noite para o dia: foi preciso investir em tecnologias que dessem suporte ao funcionamento correto deste novo modelo de atuação, como sistemas capazes de garantir a segurança nas trocas de dados e documentos, bem como ferramentas e serviços voltados à digitalização de tudo o que, antes, era tratado de forma física. Somente desta forma foi possível evoluir processos para o ambiente digital maximizado que surgiu como consequência da pandemia. ASSINATURA ELETRÔNICA E CERTIFICAÇÃO DIGITAL Mudanças que, em muitos casos, vieram para ficar: segundo pesquisa do ITI, a adoção de assinatura eletrônica e certificação digital também cresceu muito durante a pandemia. Em 2020 a adoção deste tipo de solução pelas empresas brasileiras cresceu 52,9% em relação a 2019, superando, inclusive, a média histórica de expansão do setor, que era de 32% ao ano. COLABORAÇÃO À DISTÂNCIA Outra adequação que ganhou incremento da tecnologia foi o trabalho colaborativo à distância. Para permitir que equipes dispersas geograficamente, mantendo o isolamento necessário para enfrentamento da Covid-19, trabalhem de forma produtiva, ferramentas de colaboração foram muito necessárias. Uma pesquisa da LearnBonds mostra que este tipo de solução cresceu nada menos do que 1.270% em todo o mundo durante a pandemia. Em se tratando de trabalho administrativo, comercial, de produção, de engenharia ou qualquer outro, o fator colaborativo é fundamental para propiciar a manutenção e o crescimento das atividades ao longo do período de isolamento. DIGITALIZAÇÃO COM SEGURANÇA, RASTREABILIDADE E FOCO Mas para dar base ao funcionamento das empresas, sejam do segmento industrial, sejam de que área forem, é preciso que a tecnologia seja aliada a itens essenciais, como segurança, rastreabilidade, conformidade e facilidade de uso. Afinal, o usuário precisa de ferramentas que o auxiliem a produzir, a entregar, a manter sua empresa e seu cliente satisfeitos. E quanto mais digital for todo esse processo, melhor. Quanto mais se puder realizar, validar, assinar, compartilhar, trabalhar e fazer o que mais for preciso de forma digital, melhor. Este tem sido o segredo da indústria para crescer na pandemia. Este continuará sendo o mote de todas as empresas que se mantiverem focadas na competitividade, ficando o cenário de atuação como está ou retornando aos patamares de normalidade. A W3K oferece soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio das empresas, oferecemos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações – durante a pandemia e depois. Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

BPM | Processos, EDMS | Engenharia, Todos

EDMS e EDM: entenda a diferença e não se perca nas siglas

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Ao falar de soluções de gerenciamento de documentos, muitas siglas ocupam o mercado: GED, EDM, EDMS, ECM são termos que diferentes empresas utilizam para descrever suas tecnologias de gestão da informação, o que pode ser até confuso para quem está iniciando a sua organização neste tipo de transformação interna. No caso de sistemas voltados à engenharia, então, duas siglas muito parecidas guardam significados diferentes entre si: EDMS e EDM. Embora elas tenham elementos em comum, elas guardam características próprias, e neste texto vamos ajudar a descomplicar estas siglas para você. Acompanhe. O que é EDM? EDM, em sua essência é sigla para Electronic Document Management – ou seja, nada mais é do que a sigla em inglês para o nosso conhecido GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Se trata dos processos e tecnologias otimizadas para gerir dados, informações e documentos por meio digital. Por meio de um sistema de EDM ou GED, empresas podem tornar a sua gestão da informação totalmente digitalizada, aumentando a segurança, rastreabilidade e produtividade em suas atividades, assim como facilita outras necessidades internas, tais como a governança da informação e conformidade com leis como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Diferentemente de um EDMS, que é voltada especificamente a operações de engenharia, uma solução de EDM pode atender empresas de diferentes setores e portes, com customizações que vão de encontro às suas necessidades de utilização. Além disso, soluções de EDM podem ser integradas com o BPMS (modelagem de processos), que auxilia os negócios a criarem arquiteturas otimizadas para a gestão da informação, obtendo resultados ainda melhores. O que é EDMS? EDMS é sigla para Engineering Document Management System (Sistema de Gestão de Documentos de Engenharia). Como você pode ver, este termo guarda suas semelhanças com o EDM, mas tem um foco mais específico, voltado a empresas e projetos de engenharia. Por isso mesmo, podemos considerar um EDMS um sistema de EDM, mas destinado à engenharia. Além disso, o “S” também é importante: ele diz respeito à solução, ao sistema empregado para realizar a gestão da informação para estes projetos ou empresas. Mas qual é o motivo para esta vertical ter sua própria sigla? Projetos de engenharia possuem uma complexidade ímpar, que exigem um grau de cuidado e customização elevado quando se trata da gestão de documentos. De contratos a documentos, técnicos, todos os passos (cadastro, revisões, alterações, aprovações, fechamentos) da informação são de suma importância para uma gestão bem feita. Por isso, as plataformas de EDMS tem processos diferentes e mais granulares em comparação a sistemas GED utilizados em outros setores, com focos em áreas críticas como: revisão de documentos, modelos de documentos e formulários pré-definidos, controle de fluxos, análise de imagem, referências, comentários, históricos, guias de remessas de documentos, entre outros. No caso do EDMS, a integração com a modelagem de processos (BPM), também é importante, garantindo que as informações sejam disponibilizadas com segurança de acesso, rastreabilidade e com a finalidade adequada. Para saber mais sobre como a combinação GED + BPMS entrega uma plataforma robusta de EDMS, fique ligado em nosso blog. Para saber mais sobre nossas soluções de GED/EDM e EDMS, entre em contato conosco. Leia também sobre nossa solução de EDMS em empresas conceituadas de engenharia, confira os cases abaixo.

Gestão de Contratos, Todos

Gestão do ciclo de vida de contratos: o que é e como você pode cuidar bem disso?

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Uma gestão eficiente de contratos, na realidade de uma empresa, passa por inúmeras etapas, de questões como segurança, controle de processos, fluxos, rastreabilidade e conformidade, entre muitas outras. Inclusive, já tocamos neste assunto em um outro texto em nosso site. Mas em meio a todos estes pontos, um dos mais importantes em toda esta cadeia é ter um controle eficaz do ciclo de vida destes documentos. Quando falamos de ciclo de vida do contrato, nos referimos a todas as fases em que ele passa dentro da organização, desde as fases de pré-contrato e redação, passando pela execução até seu encerramento, armazenamento e eventual encerramento. E para que todas as partes tenham a segurança jurídica esperada, é importante garantir que todas estas etapas sigam padrões e fluxos otimizados, tanto internamente quanto com os clientes externos. Na maioria das empresas, o ciclo de vida dos contratos pode se dividir nos seguintes: Pré-contratação – esta é a fase em que são definidos objeto e cláusulas do contrato, delineando o que será contratado, as entregas a serem feitas, quando e onde, etc. No caso, por exemplo, de uma empresa de engenharia, podem ser incluídas questões como requisitos técnicos e de qualidade. Outros pontos como alçadas/pessoas pelas quais as informações deste contrato deverão passar, certificações para controle de acesso e prazos para ajustes também são criados nesta etapa. Contratação – nesta fase, a minuta produzida na etapa anterior é formalizada. É o momento em que o contrato pode passar por revisões e alterações, até a confecção do documento final. É a parte em que todos os detalhes esboçados na pré-contratação são afinados e acordados entre as partes envolvidas. Todos os aspectos técnicos, financeiros e jurídicos devem estar no contrato, deixando claro o acordo entre as partes, gerando enfim o contrato assinado. Pré-execução – esta é a fase em que, na verdade, começa a gestão de contrato propriamente dita. Na pré-execução, são colocados em prática as primeiras medidas para tornar possível as entregas previstas no contrato. Calendários de entrega, fluxos de pagamento, prazos de revisão e ajuste de documentos. Tudo isso é definido nesta etapa. Execução – esta costuma ser a fase mais longa da vida do contrato, e diz respeito diretamente às entregas previstas no contrato original. Ela contém todas as atividades administrativas de acompanhamento de contrato, incluindo informações de vistorias, medições, pagamentos e outras atividades previstas. Durante esta fase, podem ocorrer renovações ou aditivos ao documento original. Além disso, eventos previstos que podem ocorrer após a data final do contrato, devem ser monitoradas e documentadas nesta fase. Encerramento – Expirada a data de vigência do contrato, e caso não haja renovação, o contrato é encerrado, observando se os eventos e entregas previstas foram cumpridos, assim como se toda a documentação do contrato está de acordo com o que foi definido inicialmente. Com todas as informações, e as partes em acordo novamente, só então o contrato é terminado. Sabemos que cada empresa tem seus aspectos internos, assim como cada cliente e contrato é único, levando em consideração suas demandas e exigências. Contudo, uma gestão padronizada de contratos e dos ciclos de vida pode trazer resultados positivos para todo tipo de empresa. Combinando uma estratégia bem-arquitetada de processos com o uso de tecnologias que permitem este controle aprimorado, organizações ganham eficiência, agilidade e transparência na gestão de informação, que se reflete em contratos criados e executados com excelência. A W3K Tecnologia é uma empresa especializada em soluções de GED e BPMS, voltada à gestão de contratos. Utilizamos tecnologia e um know-how avançado em gestão da informação para tornar as empresas muito mais eficientes em seu dia-a-dia. Solicite DEMO para saber mais.

Cases, Todos

LD Celulose gere documentos de sua 1ª planta no Brasil com Greendocs

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A LD Celulose, joint-venture realizada entre a gigante austríaca Lenzing e a brasileira Duratex, adotou o Greendocs, da W3K Tecnologia, para cuidar do grande volume de documentos de engenharia para a construção de sua primeira planta de celulose solúvel no Brasil. Com um investimento de R$ 1,2 bilhão e uma capacidade produtiva de 500 mil toneladas, o parque fabril tem seu startup previsto para 2022, numa área localizada entre os municípios de Indianópolis e Araguari, no Triângulo Mineiro. Com a solução de gerenciamento eletrônico de documentos da W3K, a LDC estima movimentar mais de 80 mil documentos até a abertura da unidade, utilizando uma plataforma que engloba todos os setores envolvidos no processo da construção, incluindo fornecedores e parceiros de projeto. Até o momento, cerca de 27 mil documentos já estão no sistema, com 742 usuários. De acordo com a companhia, toda a documentação de projetos, incluindo os standards, revisões e alterações, está detalhada no Greendocs, dentro de padrões robustos de segurança. Com a solução, a empresa também faz a gestão de prazos para a entrega de documentos, assim como comentários, respostas e histórico de alterações. “No momento que o documento é emitido, o sistema já ativa os workflows internos e um especialista responsável da empresa é notificado sobre a inclusão do novo arquivo, com um prazo para ele validar ou pedir uma revisão no documento. O sistema também notifica os coordenadores, responsáveis, para que mais pessoas fiquem a par das movimentações e garantir que tudo ocorra dentro de um prazo otimizado”, explica Gustavo Dessotti, Project Management Officer (PMO) da LD Celulose. Além disso, a inteligência do Greendocs também traz maior agilidade no fluxo de documentação com os mais de 55 fornecedores com que a empresa trabalha para a obra. Segundo aponta Gustavo, a inteligência da solução permite notificar em tempo real os fornecedores sobre alterações em padrões da obra – dentro do chamado Apêndice 4. Com isso, eles podem fazer os ajustes necessários em suas entregas, ficando sempre em conformidade com os standards do projeto. “Esta agilidade na forma em que as informações são compartilhadas nos dá uma grande assertividade na gestão do projeto, com prazos bem definidos”, explica o gerente. De acordo com a LCD, a média de resposta ou comentário em cada novo documento é de 7,65 dias, com revisões sendo entregues em uma média de 11,5 dias. Além disso, todos os fluxos são analisados em dashboards, em que é possível acompanhar indicadores por usuário, empresa ou setor. Em meio a um projeto ambicioso e com diversos setores envolvidos, outra demanda atendida pelo Greendocs foi a segurança da informação. Com a solução de GED, a empresa está garantindo que as informações sejam acessadas de forma controlada, seguindo uma Matriz de Responsabilidade definida pela empresa e customizada no Greendocs. “É um projeto com questões de confiabilidade e compliance, o que exigiu que buscássemos uma solução com uma política de acesso robusta, das informações dos fornecedores aos documentos de interface, que são compartilhados em diversos setores, mas somente com o grau de informação que lhes é pertinente”, explica Gustavo. De acordo com o PMO da LD Celulose, a expectativa da empresa é que em 2021 o número de documentos tratados no Greendocs triplique, acelerando junto com a reta final das obras, que irão até o início de 2022. “Devemos fechar 2020 com 30 mil documentos na plataforma, mas passaremos de 80 mil o startup da unidade”, finaliza.

ECM/GED | Documentos, Todos

O que é GED?

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A explicação é simples e rápida: a Gestão Eletrônica de Documentos (GED, na sigla mais utilizada) consiste na utilização de sistemas de tecnologia e metadados como ferramentas para uma gestão mais organizada e assertiva dos documentos em uma empresa. Porém, a explicação simples nem sempre dá conta da abrangência que este termo pode compreender. A partir do GED, empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional. A gestão de documentos, em seu conceito básico, consiste na utilização de ferramentas e metodologias que assegurem o acesso pleno e seguro aos documentos e informações necessárias para a tomada de decisões, buscando a melhoria nos resultados do negócio. Com a camada tecnológica entregue por sistemas de GED, ela tem outros benefícios agregados, como maior transparência e consolidação dos fluxos de informação, assim como redução de custos. No caso do GED, empresas podem desenvolver módulos interligados que permitem a gestão dos documentos tanto na forma física quanto digital, a partir de várias origens: papel, microfilme, imagens, arquivos de áudio, planilhas e mais. Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud ou local, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como: Além disso, empresas que adotam soluções de GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial. Em linhas gerais, implantar GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.

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