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Sistema EDMS amigável provê controle para gestão de excelência

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Imagine mais de 1000 usuários conectados em uma só plataforma com acesso aos documentos técnicos e templates de um grande projeto? Sim, isso é possível com um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação desenvolvem suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada ao controle dos processos. Estamos falando do Greendocs – uma plataforma GED/ BPMS/EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. A plataforma possibilita treinar e capacitar usuários utilizando manuais e fluxos dentro do próprio sistema, o que elimina a necessidade de ter outro sistema para treinamentos. Diversos ambientes com apenas um login A possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login é um facilitador da plataforma Greendocs. No âmbito dos projetos de engenharia, por exemplo, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, permite que os projetos sejam construídos e acompanhados com auditabilidade, assertividade e agilidade. O imenso volume documental nos grandes projetos de engenharia exige uma gestão automatizada, onde o fluxo de documentos internos não seja motivo de tempo perdido, mas de otimização em trâmites com fornecedores e contratos, além de agilidade nos módulos de auditoria e formatação das entregas. O Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação. Busca inteligente para documentos técnicos Grande parte dos projetos gerenciados manualmente podem sofrer atrasos na busca por arquivos. No Greendocs, a procura por documentos é feita diretamente na plataforma pelo seu conteúdo ou busca fonética. Workflow de colaboração para EDMS Com o workflow de colaboração simultânea que o sistema proporciona, é possível conectar os agentes do mesmo projeto, gerenciando filas de trabalho, promovendo atualização integrada da informação. Visualização CAD no sistema de engenharia Projetos de engenharia são compostos por arquivos pesados, grandes e, por vezes, sigilosos. Por isso, a possibilidade de abrir esses documentos CAD via uma interface web leve e precisa, faz toda diferença. A visibilidade para cada documento é configurada de acordo com as alçadas de acesso. Comentários eletrônicos na plataforma de EDMS O mesmo acontece para visualizar os comentários eletrônicos – que também estão na lista de funcionalidades do Greendocs. Múltiplos usuários interagem ao mesmo projeto para uma melhor colaboração e fluidez, tudo isso pode ser feito através do meio digital e online. Total rastreabilidade da informação Integrar os sistemas existentes de planejamento ou gestão de ativos com todos os recursos facilitadores do Greendocs é um diferencial competitivo. Por isso, perder tempo com processos manuais e lentos que prejudicam a tramitação de documentos e a fluidez no avanço físico em programas e portfólios é inviável nos dias de hoje. Na prática, rastreabilidade, confiabilidade e consistência da informação são termos que definem bem os pilares do Greendocs. Sem o controle de fluxo das revisões, a possibilidade de riscos aumenta consideravelmente. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz. Ao mesmo tempo, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio ambiente. Quer saber como a sua empresa pode aumentar a escalabilidade e rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

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Qual a importância da gestão da informação em uma empresa?

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A quantidade de empresas que ainda falham ao não conseguir extrair valor dos dados que acumula é muito maior do que podemos imaginar. Nos dias atuais, diante da pandemia e da necessidade urgente em acompanhar o processo acelerado da transformação digital, o mau uso das informações é a principal desvantagem competitiva de qualquer negócio. No artigo de hoje, vamos abordar qual a importância da gestão da informação em uma empresa e de que forma ela garante mais assertividade na tomada de decisão estratégica, provendo crescimento, competitividade e otimização de recursos às companhias. Gerenciar dados para transformá-los em informações Informações incompletas, conflituosas, caras e inconsistentes são protagonistas no mau desempenho das organizações, isso porque ocasionam diversos transtornos ao cumprimento das estratégias e, claro, ao processo de tomada de decisão. Para você compreender melhor a importância de transformar os dados em informações relevantes, apresentamos o seguinte estudo divulgado pelo Gartner: 80% das empresas têm pouca visibilidade sobre o que está acontecendo com seus dados. Além disso, essas mesmas organizações não têm eficiência no processo de gerenciamento dos mesmos. Se toda empresa, seja de que segmento ou porte for, está embasada em informações, documentos e processos, como manter competitividade sem o gerenciamento de todos os dados gerados? A resposta é uma só: não há como fazer isso sem tecnologia. Fluidez, rastreabilidade, controle e integração Esses são os pilares de uma empresa em crescimento constante, ou seja, são os quatros processos mais eficazes para uma gestão assertiva. Estamos falando de garantir, por meio de soluções tecnológicas, um modelo de fornecimento configurável e escalável, capaz de tornar os processos mais simples, práticos, escaláveis e controláveis. Sendo assim, com o apoio de tecnologias como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade dos fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos, o que só pode ser feito com a gestão das informações. Quer saber como a State Grid reforçou sua comunicação e gestão da informação com o Greendocs? Soluções ECM/BPMS garantem alinhamento e integração Configurável conforme o modelo de negócio dos clientes, replicando processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, o Greendocs provê agilidade, substituindo planilhas manuais, diminuindo o retrabalho e o risco de falhas no processo. Um sistema confiável para ECM/BPMS tem a capacidade de gerenciar as mudanças e garantir que seus usuários estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e um contato eletrônico constante. Aliás, isso também é gerenciar informações com eficiência. Menos tempo para buscar informações, pesquisa rápida Ademais, com a implantação do Greendocs há uma redução média de 70% do tempo na busca por informação. Além disso, a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote são funções que otimizam a trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental, por exemplo. Um boa plataforma de gestão de processos irá prover rastreabilidade da informação. Ou seja, em caso de alguma ação ser realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), saber quem e quando essa ação foi realizada. Isso torna-se uma ferramenta fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes. Munição relevante com a gestão da informação A tecnologia mune os gestores de vários dados e informações essenciais sobre a companhia, seus processos, fluxos de trabalho, clientes e, claro, facilita a tomada de decisão estratégica, como já explicamos no início desse artigo. Os dados bem gerenciados funcionam como munição para o negócio, ou seja, através deles é possível enxergar o melhor caminho, bem como as estratégias mais eficazes para percorrê-lo com segurança, crescimento e liderança. No atual cenário pandêmico em que vivemos, e que ainda viveremos por algum tempo, ficar parado no meio do caminho não é a escolha certa. É preciso confiar na tecnologia e apostar todas as suas fichas na transformação digital como vacina contra o vírus do prejuízo. Quer saber mais? Entre em contato conosco!

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5 desafios na gestão de projetos e como superar

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A falta de objetivos ou escopos claros, ausência de marcos e deadlines bem definidos e a dificuldade na gestão de cronograma, histograma e riscos são alguns dos maiores desafios ao longo da execução de um projeto. Quando acontecem impasses como estes que listamos acima, as equipes envolvidas no projeto podem ficar não somente mal informadas, mas também desalinhadas, trabalhando sem integração, o que poderá resultar em retrabalhos, erros e distância entre o resultado esperado e o realmente obtido. Desafio e solução Independente do empenho do gestor a um projeto ou equipe, os desafios na gestão de projetos existem e plataformas adequadas podem apoiar a identificar, minimizar ou sanar cada um deles. Pensando em auxiliar nesta jornada, vamos hoje compartilhar cinco desafios que podem ocorrer na gestão de qualquer projeto, e, principalmente, como podemos superá-los. Desafio 1: a informação (ou a falta dela) Quanto mais informações forem estabelecidas antes, durante e depois dos projetos, mais clareza todos os envolvidos terão. Mas não basta sair somando dados: é preciso subdividi-los adequadamente em entregas menores, com ações e prazos ajustados para cada etapa. Estas informações podem estar em texto, em gráficos, dashboards ou relatórios. O importante é que estejam no formato mais adequado para cada fase e objetivo do projeto. Sem ter a informação necessária, nenhum projeto caminha, e é para auxiliar no fornecimento, distribuição e acompanhamento dela que a W3K oferece duas plataformas complementares e integradas: o CAPX e o Greendocs. Com o primeiro, é possível inserir todas as informações desejadas e segmentar o projeto, com programas e subprojetos, alocando agentes específicos fase a fase e organizando as demandas específicas de cada projeto. Nesta plataforma, os gestores e equipes conseguem verificar a atualização integrada de informações, que podem ser inseridas, trabalhadas ou modificadas pelos envolvidos no projeto, trazendo a possibilidade de colaboração, ou seja: várias pessoas atuando sobre os dados do projeto em simultâneo. Isso permite à gestão acompanhar em tempo real o que está sendo feito, auxiliando no acompanhamento de cada fase, de cada profissional, e do cumprimento de cada etapa do escopo. Além disso, no CAPX a curva “S” do previsto e do realizado pode ser gerada por disciplina, facilitando o acompanhamento, e os dashboards e/ou fluxos de projetos tornam a visualização das soluções mais claras e objetivas, permitindo que os gestores possam intervir ou aplicar melhorias rapidamente. Também é possível customizar vários indicadores, a fim de que o gestor obtenha a informação real sempre que precisar. Desta forma ele terá base para orientar o trabalho de todos os agentes e conferir se cada um está executando suas tarefas exatamente como deveria. Desafio 2: a falta de comunicação e colaboração Mais do que abundante, a informação precisa ser disponível. Assim, é fundamental que os dados, o escopo e os andamentos do projeto estejam acessíveis, seguros e passíveis de colaboração, onde quer que os agentes envolvidos estejam. Se houver falhas de comunicação durante a execução de um projeto, falhas poderão ocorrer, incluindo a perda de informações, documentos, prazos, verbas, entre outras. O mais importante para sanar um problema é conhecer sua causa, e é por isso que o Greendocs oferece recursos para que os gestores tenham poder de rastreabilidade sobre todas as etapas do trabalho sobre um documento. Em outras palavras, ninguém poderá dizer, por exemplo, que um contrato não chegou, que tal arquivo está corrompido, que não recebeu determinado documento, já que tudo fica disponível 24 horas em nuvem, podendo ser acessado via tablet ou celular a partir de qualquer lugar com acesso à Internet. Vale ressaltar também que o Greendocs é uma plataforma versátil e robusta para Gestão de Documentos (GED/ECM) e de processos de negócio (BPMS). Utilizado na criação de aplicações para gestão de conteúdo corporativo e automatização de processos intensos em informação, é possível integrar a plataforma de maneira orgânica ao ambiente de gestão de projetos ou ERP da empresa. É, definitivamente, uma solução para extinguir os ruídos de comunicação. Desafio 3: a segurança nos acessos Além de acessar e controlar todas as informações e etapas de um projeto, é essencial que isso seja feito de forma segura.O CAPX traz esta segurança, já que permite controle de acessos, liberando para cada usuário somente o tipo de acesso de que ele precisa – visualizar, modificar/atualizar, etc. Desta forma, as informações ganham muito mais visibilidade, clareza e agilidade, além de segurança, tornando mais rápida e assertiva a tomada de decisão. Desafio 4: gestão de cronograma Informações distribuídas, tarefas e prazos definidos, agora tudo depende da correta execução para que as entregas ocorram no tempo estabelecido. Sabemos que nem sempre isso acontece. Atrasos nas entregas de projetos podem ser um grande desafio, e ocorrem, normalmente, por duas razões: ou porque houve engano na definição do prazo, ou na gestão de pessoas. São desafios que aparecem e, para superar cada um deles, é possível contar com o auxílio da tecnologia. Mecanismos de colaboração, orquestração e protocolo eletrônico da plataforma Greendocs, da W3K, garantem uma comunicação segura, consistente, e que pode ser rastreada entre os agentes de contrato. Com isso, os gestores poderão não somente acompanhar o que está sendo realizado a cada etapa do projeto, como verificar se há erros ou atrasos a fim de tomar as decisões e efetuar as ações necessárias para corrigir cada um antes que se tornem prejudiciais ao andamento do projeto como um todo. Com o Greendocs, toda a comunicação documental realizada entre as partes – gestores, equipes, fornecedores terceiros – pode ocorrer pela plataforma. É um canal centralizado, de fácil verificação, que garante a visibilidade que a gestão de projetos demanda, com a agilidade e organização que esta precisa. Desafio 5: gestão de riscos Riscos não calculados na fase de definição do escopo de um projeto, ou não identificados ao longo da realização dele, podem acarretar consequências indesejáveis, como desvios de deadline, quebras de orçamento, desvios do objetivo ou até perda de produtividade/assertividade da equipe. Para evitar que isso aconteça, gestores de projetos devem estar sempre atentos aos sinais que indicam que o escopo

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Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho?

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91% de profissionais qualificados acreditam que o futuro do trabalho será de modelo híbrido, ou seja, revezando entre dias presenciais e remotos. O levantamento é da consultoria ICRH e demonstra que algumas mudanças já estão acontecendo nas companhias brasileiras. Paralelo a isso, 87,5% das companhias instaladas no Brasil realizaram alguma iniciativa voltada a transformar digitalmente seus processos de negócio no ano passado, número que ficou acima da média mundial, de 80%. Diante desse cenário, é fundamental que as organizações atentem para uma questão de suma relevância para toda e qualquer companhia que adote esse modelo: o nível de risco das suas informações. Isso porque o gerenciamento do passivo de documentos físicos – que são justamente os que não foram descartados ou digitalizados, fica à deriva com a circulação dos colaboradores de forma híbrida nas dependências da organização. Só há uma forma de manter as informações protegidas, evitando que sejam violadas ou até extraviadas: digitalizando esses documentos com o protagonismo de uma plataforma que cumpra todos os requisitos, inclusive para validade jurídica dos documentos físicos e, consequentemente, possibilite o descarte dos mesmos. Sendo assim, esse artigo vai mostrar como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho. GED: benefícios que aumentam a competitividade Reduzir custos, evitar o desperdício de tempo, prover escalabilidade e simplificar processos são alguns dos benefícios da digitalização de documentos para as empresas. Esse importante passo rumo à transformação digital tem sido cada vez mais frequente nas organizações. Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como: Inteligência na busca dos arquivos, otimizando o tempo de procura dos documentos; A plataforma provê controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos; Integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico e ágil; Inteligência analítica para o controle documental: por meio de logs e indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação; Otimizar custos com papel, pleitos contratuais ou horas técnicas de profissionais envolvidos. Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho? De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, alguns requisitos precisam ser observados na transição entre físico e digital no âmbito dos documentos. Entre eles, está a inclusão de assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil, além dos critérios de cor, formato, metadados e resolução. Parece simples, mas se adequar a essas regulamentações sem um serviços especializado é inviável, visto que não estamos falando de organizar esses documentos apenas, mas de promover o gerenciamento deles, atendendo às recomendações corretas para serem descartados, claro, isso tudo sem interromper o fluxo de trabalho. Assinatura totalmente online, sem papel e com validade jurídica. Além de acompanhar o andamento dos processos, o sistema GED dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implementação de ambientes de trabalho totalmente paperless. A assinatura em contratos e documentos é um passo que ainda demanda muito tempo e tranca processos quando é realizado de forma manual. O Greendocs, plataforma de GED da W3K, possui essa funcionalidade, provida de validade jurídica, permitindo que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato. Mobilidade e acesso seguro são pilares do GED Além da segurança que a plataforma oferece, permitindo a digitalização dos documentos físicos, empresas que adotam soluções de GED ganham mobilidade. Isso porque o sistema permite acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local com acesso à internet. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial. Em linhas gerais, implantar o GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio. A W3K oferece essa e outras soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio de cada cliente, proporcionamos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações. Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

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Como o GED otimiza o tempo e traz ganho de eficiência às empresas?

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Você já ouviu falar que uma empresa pode perder até 80% dos seus clientes muito insatisfeitos; 40% dos insatisfeitos; 20% dos indiferentes e talvez 10% dos satisfeitos, mas, quanto aos muito satisfeitos, apenas 2%? E que muito disso tem a ver com a valorização do tempo? A teoria é de Philip Kotler, guru do marketing global. E o fundamento de tempo não poderia ser mais atual: afinal, a agilidade é um dos quesitos mais valorizados quando se fala em execução, prestação de serviços e entregas. E o que é agilidade, senão fazer mais em menos tempo? Atender melhor de maneira mais rápida? Fato é que, nas relações entre empresas e seus mercados, o tempo é moeda de alto valor. E, no artigo de hoje, vamos abordar de que forma o GED pode otimizar essa relação e servir como um dos pilares para maior valorização do tempo e obtenção de todos os ganhos que isso traz. Tempo é valor de agilidade e economia Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, é possível automatizar tarefas, liberando recursos humanos para a execução de trabalhos estratégicos, e promover uma cultura de melhoria constante para agilizar operações, entregas e comunicações. O processo manual de distribuir documentos, gerenciar comunicação e utilizar planilhas não é seguro, já que é passível de erro humano, diminui as possibilidades de uma gestão integrada, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos. Tudo isso torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente, mas há uma boa notícia: este é um problema que pode ser solucionado com tecnologia, trazendo a automatização e rastreabilidade para estas funções e, com ela, muita agilidade, economia de tempo, ganho de produtividade e eficiência. Mas que tecnologias amigas do ganho de tempo são estas de que estamos falando? Um bom exemplo são soluções como plataformas de automatização de processos (BPM) e Gestão de Documentos (GED), que dão base para uma automatização focada na melhoria da lida com a informação, tornando-a mais rastreável e segura. Plataforma GED: eficiência e agilidade Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. No que isso resulta? Em agilidade na busca de arquivos e no encontro da revisão válida. Em dados mais confiáveis e fáceis de manusear e gerir. Em aumento da produtividade para equipes e setores, não apenas tornando o trabalho mais sinérgico, como economizando tempo nos processos de trabalho diários. Melhor comunicação com equipe e parceiros Além disso, empresas que adotam GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, a partir de qualquer lugar onde estejam. Novamente, ganho de tempo e de eficiência. Em linhas gerais, implantar GED conecta as organizações a um modelo de gestão mais ágil, inovador, pautado pela valorização do tempo, da confiabilidade e da qualidade. Para deixar isso ainda mais claro, podemos te mostrar na prática. Confira o case de uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, que otimizou sua gestão de documentos e automatizou seus processos nas áreas de engenharia e qualidade: Leia o case aqui.

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Como contratar serviços de indexação de documentos?

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Diante de um mercado tão competitivo e de um cenário rodeado de incertezas, otimizar o fluxo de trabalho é muito mais do que um diferencial competitivo, é um recurso de sobrevivência. Isso porque perder tempo procurando documentos arquivados é um processo improdutivo e nada fluido. Por essa razão é tão importante entender o que é indexação de documentos – nosso tema do artigo de hoje. O que é indexar documentos? Pode ser que para algumas pessoas esse termo seja desconhecido, mas para as empresas que já aplicam o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), essas são palavras de muito valor. A indexação é a identificação de atributos ou metadados específicos de um documento para simplificar e agilizar a localização e recuperação precisa. Isso é feito por meio de um índice, metodologia utilizada para facilitar a localização de informações com dados descritivos. Sendo assim, a indexação de documentos é uma das protagonistas na eficácia da gestão de arquivos eletrônicos. Afinal, permite que o usuário encontre em segundos um arquivo. Como funciona a indexação de documentos? Quando se contrata uma ferramenta robusta e eficaz, como é o caso do Greendocs, por exemplo, o usuário digita o nome do arquivo ou algum termo a ele relacionado nas buscas e o sistema apresentará os resultados. No caso do GED da W3K, a ferramenta armazena os arquivos eletrônicos de forma estruturada, organizada e ordenada, cadastrando as informações sobre o documento em número, título, disciplina, tipo, etc. Dessa maneira, o sistema provê a visualização e indexação para recuperação futura. Por que contratar serviços de indexação? A resposta para essa pergunta é simples: ao aplicar serviços de indexação na sua rotina de trabalho, o tempo dos seus profissionais é otimizado, aumentando a produtividade e gerando mais receita para a empresa. Além disso, você estabelece quatro pilares fundamentais para se manter competitivo: apoia a governança da informação, ganha respostas rápidas ao negócio e processos escaláveis, além de garantir respaldo legal diante dos documentos. Como contratar serviços de indexação de documentos? Ao entender que a indexação de documentos é recurso necessário para qualquer empresa, independente do porte ou segmento em que atua, o gestor deve procurar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que otimize todas as etapas dessa gestão. O Greendocs é essa plataforma. Com ele, sua organização adquire maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, certificação digital e suporte antes, durante e depois da implementação. Além disso, o Greendocs é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, o que facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Versatilidade ao unir ECM e BPMS A ferramenta também é destaque por sua versatilidade ao unir ECM e BPMS na mesma plataforma, bem como a modelagem e implantação rápida de aplicações de negócio. Em termos de escalabilidade, o Greendocs atua do departamental ao corporativo, a grandes espécies de documentos. Por fim, é um sistema compatível com o ambiente tecnológico e adepto das melhores práticas de TI. Ainda tem dúvidas sobre por que contratar o GED/ECM da W3K? Vamos conversar para sanar essas questões? Entre em contato com a nossa equipe.

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Por que as empresas realizam a gestão de documentos (GED)?

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Transformação digital e governança da informação são pilares fundamentais para o crescimento de qualquer organização. Com isso, é possível permanecer competitivo sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade nos arquivos. Otimizar o fluxo de trabalho em todas as suas etapas permite economizar tempo e dinheiro, além de promover mais produtividade aos colaboradores, permitindo que sejam mais estratégicos para o negócio. Muitos gestores questionam qual é o melhor caminho para prover uma trajetória como a descrita acima. Antes de responder essa pergunta, precisamos nos fazer outra: por que as empresas realizam a gestão de documentos? É isso que abordaremos no artigo de hoje. A gestão de documentos provê controle e integração. Controlar revisões; ter visão total de etapas da documentação; facilitar colaboração entre equipes distintas; regrar a administração de mudança; controlar registros e ações de qualidade; integrar fornecedores de forma online e gerenciar filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos são alguns dos motivos que as empresas alegam para realizar a gestão de documentos. Porém, também podemos citar outras razões relevantes que contribuem para essa decisão como, por exemplo, a busca inteligente, que permite encontrar os documentos pelo conteúdo ou busca fonética. Igualmente, visualizar dados das etapas de documentação gerando dashboard e relatórios que tornam as decisões estratégicas mais assertivas, ocupam essa lista. Aproximar equipes e gerenciar filas de trabalho também são motivos pelo qual as empresas optem por esse caminho inovador. Da mesma forma, a integração entre GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma e o suporte às assinaturas digitais – que possibilitam a implantação de ambientes de trabalho totalmente paperless -, são motivos que se destacam na hora de responder por quais razões as empresas realizam a gestão de documentos. Como fazer a gestão de documentos (GED)? A resposta para essa dúvida é: utilizando a gestão documental e sistemas de GED como protagonista no controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gerenciamento para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações. O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes concordem com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados. Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma GED robusta como o Greendocs, permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!

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Amigable sistema EDMS proporciona control para la gestión de la excelencia

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Hablamos de Greendocs – una plataforma GDE/BPM/EDMS flexible y escalable para administrar documentos y procesos de ingeniería, que facilita el acceso y la colaboración sin perder el enfoque en la seguridad, la trazabilidad y en la conformidad. La plataforma permite capacitar y entrenar a los usuarios mediante manuales y flujos dentro del propio sistema, lo que elimina la necesidad de contar con otro sistema de capacitación.

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