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ECM/GED | Documentos, Greendocs, Solução Completa

Solução Completa GED/ECM + Digitalização + Archiving + Guarda

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Impulsionar a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios são três pilares fundamentais que construímos com os nossos clientes. Para que essa estrutura de excelência seja alcançada, uma solução completa, que gerencie documentos e processos, além de digitalizar, arquivar e guardar os mesmos, é fundamental. Ao desenvolver uma solução, é importante focar em resolver os desafios do espaço físico, da falta de controle de acesso às informações, da dificuldade em gerenciar a documentação de forma sistemática, da rastreabilidade da caixa ou do tratamento individualizado de cada item. A boa notícia é que a tecnologia veio justamente para otimizar processos e resolver esses problemas. A solução completa da W3K: Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é especialista na transformação destes desafios em soluções. Greendocs GED/ECM e BPMs: confiabilidade, fluidez e transparência Configurável conforme o seu modelo de negócio, o Greendocs GED/ECM e BPMs se adapta aos processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, garantindo que se encontre o documento correto no momento certo, facilitando a conformidade com as normas e provendo mais agilidade, fluidez e transparência aos processos. O Greendocs resolve dores como a perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e a falta de respaldo legal, fornecendo organização e tratamento aos documentos. Ao adotar essa solução, a empresa também garante maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, segurança da informação e certificação digital. Na prática, o Greendocs GED/ECM e BPMs possibilita o gerenciamento de documentos e processos do negócio em uma só plataforma, trazendo mais fluidez a processos. Além disso, é uma plataforma robusta, mas muito flexível, que atende diversos setores, pois se configura conforme o modelo de negócio dos seus clientes. Digitalização de documentos: dinamismo e segurança para a empresa Com o grande volume de documentos acumulados ao longo dos anos, surgiu a necessidade de digitalizar a documentação com o objetivo de diminuir o espaço físico de guarda e obter os benefícios do gerenciamento digital. O eficiente serviço de digitalização de arquivos da solução completa da W3K torna possível reproduzir digitalmente o legado da empresa, documentos novos ou sob demanda, sempre adequando-os à realidade da organização, especialmente aquelas que possuem grande volume de acervo físico.Tornando processos menos onerosos com a digitalização A demanda de digitalização vem crescendo bastante, pois entre os seus benefícios está o acesso rápido aos documentos, o controle proativo de vigências, alçadas de aprovação, a criação de fluxos totalmente automatizados, entre outros. Vale ressaltar que a digitalização tem o poder de tornar ações, antes extremamente onerosas, em muito mais dinâmicas, mas sem perder a burocracia necessária para garantir segurança aos processos. Archiving: arquivamento da informação e taxonomia dos arquivos O Information Assistant da W3K é um apoio operacional na gestão documental de sua organização. São serviços sob demanda, de classificação, digitação, indexação e armazenamento de documentos no sistema, com confiabilidade. Somando ao sistema ECM/GED + BPMs, é possível identificar os documentos que podem ser descartados, aqueles que não precisam permanecer guardados, seja por já ter cumprido os requisitos legais, seja por conta do seu prazo de vigência ou por alguma ação que autorize a destruição segura. Custódia eficiente A guarda de documentos também é um recurso essencial, além de ser um dos destaques da solução completa W3K. Ao tombar todo o acervo documental, efetuamos a retirada do mesmo de dentro da empresa para armazenagem em local especializado. Com a custódia especializada é feito o serviço de arquivamento das caixas em estantes apropriadas para guarda documental. Totalmente rastreável, aplicando ações de segurança, como controle de pragas e o programa de prevenção de incêndio. Além disso, também utiliza-se as melhores práticas para a guarda, baseado em normativas específicas. Tudo para prover a preservação da informação. Da mesma forma, o ambiente passa por processos de auditorias necessárias para mitigar riscos. Organização de Documentos: Tratamento Individualizado ou Caixas Com os documentos agrupados, ou seja, vários documentos em uma caixa, sem o tratamento individualizado dos arquivos, a rastreabilidade é prejudicada nos casos de necessidade da busca e apresentação de dados específicos. É por isso que a custódia eficiente dos documentos depende também da organização dos mesmos. Assim como a segurança se tornou imprescindível às empresas que estão em conformidade com a LGPD e a Segurança da Informação. Os prejuízos diante de perda do controle de acesso aos dados, dos extravios ou da rastreabilidade, podem ser incontáveis. Escolha a W3K para gerenciar, digitalizar, arquivar e guardar documentos Sendo assim, o Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é uma solução completa para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos. Com essa solução completa você administrará apenas um fornecedor, eliminando o risco da assimetria da informação, que ocorre quando se tem diferentes parceiros para estes recursos. Nós cuidamos de tudo para você, conte com a W3K.

Gestão de Contratos, Todos

5 benefícios da digitalização do ciclo de vida dos contratos

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Atualmente, segurança, agilidade e colaboração são fundamentais para os processos de trabalho. Em se tratando de contratos, gerir com excelência torna os processos mais ágeis e assertivos, otimizando o tempo hábil e diminuindo os riscos gerados por arquivos inválidos ou vencidos. Contudo, para evitar que essa missão se torne mais uma tarefa onerosa da organização, é fundamental investir na inovação e aliar-se à tecnologia, especialmente à digitalização dos documentos. Assim, conheça 5 benefícios da digitalização na gestão de contratos: Agilizar os processos de revisão com a digitalização Para ser firmado, todo contrato deve ser revisado para garantir que ambas as partes estejam de acordo. O processo de revisão desse documento é fundamental para evitar qualquer problema futuro. Dessa forma, é comum que os contratos, antes de serem encaminhados para a parte contratante, voltem algumas vezes para a etapa anterior a fim de corrigir ou atualizar o documento. Com a digitalização, as idas e vindas de cada nova versão pode ser rápida e eficaz. Isso porque o tempo gasto com impressão e transporte é eliminado na gestão de contratos eficiente. Mais governança das informações com uma gestão de contratos eficiente A Governança da informação e dos documentos é uma necessidade de primeira linha para as empresas que têm a segurança jurídica como prioridade de negócios. Quando se trata de contratos, todas as empresas lidam com questões como fluxos de emissão, aprovação e compartilhamento da informação. Estas podem ser feitas online após a digitalização. Dessa forma, é possível garantir que a transformação digital efetivamente se instale, aumentando a produtividade e auxiliando na otimização de tempo e na gestão do trabalho. Redução de custos com o conceito paperless O conceito “Paperless”, traduzido do inglês “sem papel”, é um conceito que busca a redução do papel nos processos diários de uma empresa por meio da digitalização e gestão destes arquivos em uma plataforma eletrônica ou digital. Além de ser mais eficiente, isso também gera muitos benefícios à empresa e aos seus clientes, gerando mais agilidade e segurança para ambas as partes. Uma organização quando se torna paperless ela não reduz apenas o papel nos seus processos, ela muda toda a sua organização para que seus processos se tornem mais auditáveis, seguros, ágeis, inteligentes, confiáveis e integrados. Adotando o paperless toda companhia pode ter mais controle e rastreabilidade em seus documentos e processos.Maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais A digitalização de contratos, somando ao armazenamento em nuvem, é responsável por aumentar consideravelmente a segurança dos documentos. Afinal, a tecnologia eficiente permite que o acesso aos contratos seja feito apenas por pessoas autorizadas. Além disso, como os arquivos são armazenados na nuvem, elimina-se o risco de avarias, perdas e extravios. Dessa forma, ainda que o computador seja formatado, por exemplo, o documento continuará seguro e intacto, podendo ser acessado a partir de outros dispositivos. É esse processo que faz com que as empresas tenham menos riscos, ou seja, existe a garantia de que os contratos sejam acessados, modificados e assinados pelos responsáveis certos, impedindo qualquer rasura ou alteração indevida. Gestão eficiente com a digitalização dos contratos Ao falarmos de gestão de contratos, especialmente de digitalização, uma plataforma otimizada entrega recursos valiosos, tais como: ➔ Acesso rápido aos contratos, com buscas otimizadas por signatários ou conteúdo de cláusulas, entre outros metadados configuráveis; ➔ Controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações; ➔ Possibilidade de gerar fluxos otimizados de revisão, com comentários e controle de acesso restrito somente aos usuários com permissão; ➔ Criação de fluxos totalmente automatizados; ➔ Assinatura eletrônica com validade jurídica; ➔ Utilização de QR Code e app móvel para consultar status de documento físico em sua versão digital. Até aqui, já deu para perceber que a digitalização de contratos tem o poder de tornar processos, antes extremamente onerosos, em muito mais dinâmicos, mas sem perder a burocracia necessária para garantir segurança aos processos. Se o gerenciamento manual de contratos permitia que o documento passasse dias na mesa de um gestor esperando para ser revisado, atrasando ainda mais o fluxo de aprovações, uma vez que o feedback demorava para chegar, hoje seu ciclo pode ser totalmente digital, escalando os processos relacionados a contratos. Escolha o BPO da W3K para digitalizar os seus contratos Contratando o BPO da W3K, você pode contar com especialistas como arquivistas, técnicos em documentação, profissionais de digitalização e indexação, analistas de negócio em ECM e BPM e experts em suporte e HelpDesk. Além disso, é possível utilizar os serviços conforme demanda, otimizando recursos e, como dito anteriormente, proporcionando mais tempo para o core business. Ou seja, quando sua empresa adquire uma plataforma robusta e escalável, com uma equipe realmente especializada, formada por profissionais devidamente treinados, se torna muito mais em conta manter o funcionamento dos processos de negócio com altos níveis de excelência. Dessa forma, é possível reduzir as horas de profissionais da documentação e os custos sobre o processo de gerenciamento documental, permitindo que o foco dos gestores esteja nas atividades realmente estratégicas para o negócio.Solução completa para gerir documentos e arquivos com excelência Como já falamos inicialmente, o apoio de tecnologias robustas de ECM/GED e BPMs, além da gestão de contratos digitalizados, promovem os elementos-chaves para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos e dar maior resguardo jurídico ao ciclo de vida dos contratos. A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma plataforma de ECM/GED, BPMs e Assinatura Digital para a gestão de contratos, assim como também tem a expertise necessária para auxiliar cada negócio no desenho de processos e fluxos para melhor realizar este controle. Pilares como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes contratos tão essenciais para as empresas, se tornam estruturas sólidas tanto internamente quanto com parceiros externos. Em resumo, essa solução completa oferece gestão de documentos digitais e físicos, digitalização dos documentos, gestão arquivística alinhada às melhores práticas de mercado, guarda física estruturada com armazenamento inteligente, descarte dos documentos inválidos, equipe de implantação e implementação e atendimento em prol

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Tecnologia reduz a ineficiência, os custos e os riscos do negócio

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A ineficiência em processos ou rotinas de negócio pode custar de 20% a 30% da receita de uma empresa a cada ano. Por isso, investir em soluções que reduzam esta ineficiência é fundamental não somente para o ganho de agilidade e produtividade, mas também de economia. Dentre as soluções para isso, em uma plataforma robusta e configurável de ECM/BPM é possível potencializar a gestão da informação, permitindo ao gestor encontrar rapidamente a versão desejada dos documentos, além de possibilitar a visualização dos dados e etapas da documentação. Ademais, a plataforma também facilita a auditabilidade das informações, agregando mais segurança aos processos documentais, além de tornar mais ágil o trabalho de equipes, com funcionalidades que conectam usuários e deem aos gestores controle de gerenciamento sobre as filas de trabalho. A plataforma Greendocs, gerenciador de documentos e processos da W3K, integra GED/ECM e BPMS em um só ambiente. É configurável aos processos de cada empresa, garantindo a governança da informação. GRC: três letras que modernizam a gestão da empresa O tema GRC – Governança, Risco e Compliance tem ficado entre as prioridades para os gestores dos mais variados segmentos para os próximos anos. Isso porque grandes empresas buscam estar alinhadas às regras, normas setoriais e legislações de seus setores de atuação. Além disso, o compliance garante alinhamento às leis e normas de que falamos acima, a governança ajuda – e muito – no alcance deste compliance e o risco está aí para ser identificado, mitigado ou evitado, tendo por base tecnologias que apoiam os gestores rumo à eficiência. Ineficiência gera riscos ao negócio Os riscos das informações que não estejam em conformidade são grandes, seja em relação aos processos de negócio (ocasionando a ineficiência que atrasa e custa muito), seja no que tange ao alinhamento da empresa à legislação vigente, podendo ser gargalo para grandes prejuízos ou a perda de prazos. Para tudo isso, a solução está em contar com uma plataforma capaz de suprir os pontos: garantir a disponibilidade e rastreabilidade, além de prover a auditabilidade da informação, permitindo identificar e controlar riscos. Governança da Informação aumenta a eficiência Ainda sobre evitar os riscos, a governança é peça chave, já que consiste em entregar subsídios para que os gestores tenham uma melhor visão das informações e processos, impulsionando uma melhor tomada de decisão. Sendo assim, ter o apoio do Greendocs é um diferencial competitivo para ampliar a visibilidade, auxiliando a antever cenários potencialmente prejudiciais e, com base nisso, tomar as medidas adequadas para evitar ou mitigar riscos. Dessa forma, é natural que a eficiência e a assertividade aumentem, dando às empresas um recurso a mais para otimizar investimentos e avaliar os ônus que poderiam atrapalhar a fluidez de seus processos. O que o compliance evita? Já falamos, acima, sobre compliance e sua importância para o bom funcionamento das empresas. Afinal, operações alinhadas às obrigatoriedades e regras de mercado estão menos susceptíveis a riscos, e isso se traduz em um ganho contínuo de eficiência, sem dúvida. Então, se a prioridade do compliance é garantir que os processos internos da organização estejam em conformidade com as melhores práticas e regulações (internas e externas), fica claro que investir em soluções que melhorem o compliance evita diretamente a perda de segurança jurídica e a ineficiência operacional.Algo que uma plataforma robusta de ECM/BPM como o Greendocs pode solucionar com propriedade. Mais tecnologia tem que ser = a mais eficiência Por tudo o que comentamos até aqui, é possível notar que a Gestão da Informação, com ECM e BPM, é capaz de notificar ineficiências e, consequentemente, trazer mais agilidade, assertividade e redução de custos. Logo, podemos dizer que uma plataforma de ECM e BPM se traduz diretamente em eficiência e economia? Se for robusta e completa, como o Greendocs, sim!O Greendocs é desenvolvido pela W3K, uma empresa com know how em soluções relacionadas à gestão e governança da informação, atendendo grandes clientes do mundo todo. O Greendocs é uma plataforma configurável conforme o modelo de negócio das empresas, por isso é possível automatizar processos e estratégias já utilizadas pelas equipes. Integração em um mesmo sistema torna os processos mais eficientes Uma plataforma adaptável permite implementar vários processos em um mesmo sistema. Ela também promove a solução de dados não estruturados, perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e falta de respaldo legal – todos os gargalos responsáveis pela ineficiência dos negócios e aumentos dos gastos. Ao apoiar a modelagem, virtualização e automatização dos processos com o Greendocs, a sua organização ganha maior alinhamento e fluidez nos processos. Dessa forma, a informação é facilmente auditável, o monitoramento de atividades é otimizado e há melhora no tempo de resposta. Por fim, a plataforma provê ainda a obtenção de indicadores em tempo real, a segurança da informação e os benefícios da certificação digital. Fale com um especialista e saiba mais.

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O que é gestão de documentos e qual a sua importância?

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Alguns fatores são essenciais para que as empresas tenham resultados excelentes em suas trajetórias. A gestão de documentos, sem dúvida, é um deles. Isso porque tarefas diárias e comuns nas organizações, como as que envolvem administração, finanças, marketing e recursos humanos geram arquivos o tempo todo, compondo a dinâmica das companhias. A distribuição manual desses documentos, bem como o gerenciamento da comunicação por e-mails e planilhas de controle sem o uso de uma tecnologia voltada à gestão impossibilita um eficiente, ocupando o tempo que os gestores poderiam investir em ações estratégicas ou preventivas. Acreditamos que compreender a importância da gestão de documentos também envolve entender o que significa de fato esse termo e as melhores práticas que envolvem esse processo. O que é Gestão de Documentos? A Gestão de Documentos é o conjunto de processos que garante produção, arquivamento e uso adequado de arquivos e registros. Em outras palavras, gerenciar documentos é otimizar a busca por dados, de forma a torná-la mais fácil, organizada e segura. Em termos práticos, a gestão documental evita a perda de documentos, garante a rastreabilidade das informações, controla processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos e otimiza fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos. Qual é a importância da Gestão de Documentos? A Gestão de Documentos permite acesso de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares on cloud para gestão eletrônica. Ao implementar esse processo na empresa, você estabelece metodologias de trabalho para planejamento do acervo futuro, por exemplo. Com isso, a definição das necessidades para a organização, cadastro, digitalização e arquivamento do acervo passivo se torna simples e prática. Trabalhar com o necessário para permitir a guarda ordenada e a recuperação dos documentos físicos e digitais é um dos segredos de sucesso de uma excelente Gestão de Documentos. Diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos com a cultura paperless, sinalizar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte, reduzindo o espaço físico necessário, também são alguns benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Por que a W3K tem a melhor plataforma para o Gerenciamento dos seus Documentos? A plataforma Greendocs, da W3K, provê visão total de etapas da documentação, facilita a colaboração entre equipes distintas, potencializa a gestão de mudança, controla registros e ações de qualidade, integra fornecedores de forma online e gerencia filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos. A mesma também dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implantação de mais de um ambiente de trabalho para o mesmo usuário. Características técnicas como integração com ERP, AD e CAD trazem ainda mais fluidez aos trabalho do dia a dia. Além disso, a W3K possibilita a integração de GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma, o que torna o processo de gerenciamento da sua empresa mais objetivo e eficiente. Entre em contato e saiba mais.

Greendocs, Todos

Qual é o papel da gestão de informação no ambiente de negócios competitivos?

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Dados acumulados são só dados. Dados bem geridos, dos quais se extrai informações que orientam as ações e decisões de um negócio, estes sim agregam real valor a empresas de todos os setores.  O bom uso dos dados, que passa diretamente pela gestão da informação, é imprescindível para que se tenha clareza, organização e boa comunicação em uma empresa, e isso é uma vantagem competitiva considerável no mercado atual.  Por isso, vamos abordar mais a fundo a importância da gestão da informação e como ela impacta negócios de todas as áreas? Vamos começar por explicar sobre como fazer esta gestão. E a chave está em uma plataforma de ponta, que entregue recursos para dar às empresas a capacidade de rastreabilidade, controle e integração sobre as informações.  Estes três itens são pilares para os negócios competitivos, já que são os principais processos para uma gestão assertiva – tanto da informação, quanto do negócio em si.  Informação bem gerida é a base de decisões bem tomadas, áreas de negócio bem supridas, colaboradores bem orientados, gestores bem embasados, além de relacionamentos mais transparentes e assertivos com clientes e fornecedores.  Isso tudo se traduz em empresas mais seguras, organizadas, ágeis e, é claro, competitivas.  Segurança, Organização, Agilidade e Competitividade Vamos falar de cada um destes pontos? Primeiro ponto: segurança. Uma plataforma de gestão da informação, como o Greendocs da W3K, permite a rastreabilidade do trabalho com os dados de ponta a ponta, diminuindo riscos de perdas ou erros, que poderiam dificultar o compliance.  Segundo ponto: organização. Nem é preciso dizer que uma empresa que conta com uma plataforma como o Greendocs, que possibilita o gerenciamento de documentos e processos de negócio de forma centralizada, trazendo mais fluidez a documentos, processos e projetos, é mais organizada, não é mesmo? E mais organização rima com melhor gestão. Simples assim.  Terceiro ponto: agilidade. Configurável de acordo com o modelo de negócio de cada cliente, a plataforma Greendocs é flexível e dinâmica ao acompanhar o crescimento das empresas, sendo ajustada sob demanda. Além disso, com o potencial de rastreabilidade da informação que traz às organizações, a plataforma ajuda a aumentar a visibilidade dos dados – o que é um grande diferencial, visto que, segundo o Gartner, 80% das empresas têm pouco poder de visualização sobre seus dados, o que impacta severamente em suas entregas. E quando isso tudo se traduz em auxiliar na gestão da informação de acordo com as exatas demandas de cada empresa, significa ganho de tempo no encontro de dados e documentos, assim como na condução de processos e projetos. O resultado disso? Gestão, ações, equipes e empresas mais ágeis.  Quarto ponto: competitividade com melhor organização, melhor controle e rastreabilidade da informação, projetos e processos mais ágeis, segurança e compliance garantidos, além da otimização de custos que tudo isso agrega, é claro que um negócio será mais competitivo. Afinal, todos estes diferenciais tendem a colocá-lo à frente da concorrência, agregando características que o mercado valoriza.  Greendocs garante alinhamento e integração Já vimos que o Greendocs provê agilidade, economizando tempo no encontro das informações, tornando as empresas mais organizadas, integradas e profissionalizando a gestão da informação ao substituir planilhas manuais, o que também diminui riscos de erros e retrabalhos.  Além disso, a plataforma de ECM/BPMS da W3K tem capacidade de gerenciar as mudanças e garantir que seus processos estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e assinaturas com validade jurídica. Aliás, isso também é gerenciar informações com eficiência. Ademais, com a implantação do Greendocs há uma redução média de 70% do tempo na busca por informação. Além disso, a conversão em massa, distribuição ou trâmite automatizado e carga em lote são funções que otimizam e trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental, por exemplo. Agilidade, integração, segurança, compliance. Isso é gestão de informação no ambiente de negócios competitivos! Gestão da informação: a estratégia do gestor competitivo A tecnologia impulsiona o gerenciamento assertivo de dados, se os mesmos transformam-se em informação estratégica para os negócios. Ou seja, através deles é possível enxergar o melhor caminho, bem como as estratégias mais eficazes para percorrê-lo com segurança, crescimento e liderança.  É exatamente aí que nós entramos na história da sua empresa: para torná-la cada vez mais competitiva ao gerenciar com excelência e segurança os dados e informações fundamentais para o sucesso. Quer saber mais sobre a W3K Tecnologia? Entre em contato conosco!

ECM/GED | Documentos, Qualidade, Todos

Por que investir no Controle de Documentos e Registros da Qualidade

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A área de Controle de Documentos e Registros da Qualidade recebe e produz diversos tipos de informações a todo instante, incluindo dados, contratos, entre outros. Por conta disso, um controle eficaz de documentos e processos é essencial para garantir a fluidez e a dinâmica desses registros. Um processo organizado e padronizado permite que os documentos sejam localizados rapidamente, o que não apenas otimiza o tempo das organizações, como também se torna um grande alicerce para as tomadas de decisões. Ignorar a gestão documental é o caminho certo para aumentar os custos, otimizar burocracias, perder informações relevantes e até mesmo consultar dados desatualizados, que prejudicarão a rotina da empresa e o objetivo final, trazendo mais insegurança para o negócio. No artigo de hoje, vamos apresentar razões para sua organização investir em uma plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade.Rastreabilidade e organização das informações da Qualidade Distribuição, acessos, uso seguro, armazenamento, preservação, retenção e atualização são alguns termos fundamentais quando falamos em organização das informações para um controle eficaz de documentos. A possibilidade de rastreabilidade total da informação, além de apoiar os prazos nas atividades internas torna o processo mais eficiente, aumentando a produtividade do time e otimizando o tempo de organização do negócio. Qualidade em Conformidade com a ISO 9001:2015 usando plataformas ECM/BPMS. Investir em tecnologias para o controle de documentos e registros da qualidade é uma forma de automatizar os processos padronizados. Permite analisar criticamente a informação, identificando alterações, assegurando a disponibilidade da versão certa. Objetivando que as decisões sejam pautadas na atual situação. Para garantir o controle de documentos, automatizando a distribuição e acessando rapidamente qualquer informação, seguindo as indicações da ISO 9001:2015, você precisa de uma plataforma robusta que promova a conformidade com as normas e as políticas, garantindo distribuição de padrões e instruções de trabalho, registro e controle de não conformidades e a notificação de ações corretivas e preventivas. Por que escolher a plataforma da W3K para Gestão da Qualidade? Impulsionamos a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios. Com plataformas ECM/BPMS, online e configuráveis a modelos de negócio, apoiamos empresas com volume intenso de documentos e processos sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade. Além disso, com a nossa plataforma Greendocs, sua empresa tem acesso aos alertas sobre as datas das auditorias e necessidade de revisão dos documentos. Da mesma forma, é possível:Elaborar planos de ação com mais eficiência;Adicionar cartões de observação HSE;Criar, atualizar a acompanhar relatórios de acidentes / incidentes;Elaborar formulários para análise de riscos e observação comportamental;Controle de evidências de registros de processos;Acompanhar eventos de revisão do sistema de gestão com análise crítica com levantamento de resultados do SGI;Aplicação e acompanhamento de KPIs;Criação e compartilhamento de Atas de Reunião. Quer saber mais? Fale com a nossa equipe.

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Mais segurança e controle ao preservar documentos digitais com o GED

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Um dos maiores problemas do ambiente corporativo é encontrar espaço para alocar a documentação utilizada pelas empresas. Além da dificuldade em organizar esses arquivos, o custo financeiro desse processo é alto e, muitas vezes, desnecessário. Isso porque, além de todos os benefícios que uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) disponibiliza, ela ainda promove a preservação segura e controlada de arquivos digitais. O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)? O GED é um software que reúne tecnologias inovadoras capazes de otimizar a administração e gestão de documentos no meio digital. O Greendocs – plataforma da W3K – é uma solução adaptável GED/ECM + BPMS, configurável conforme modelo de cada negócio. Além disso, é uma plataforma focada em replicar processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, o que facilita seu manuseio. Automatizar os processos para mais agilidade, fluidez e transparência, encontrando o documento correto no momento certo, otimizando o tempo e provendo mais segurança para o negócio são algumas das missões do software. Mais segurança na guarda de documentos digitais O GED promove também mais segurança na guarda desses documentos, visto que ficam livres de atividades maliciosas que pode colocar em risco severo a privacidade das informações. Com o Greendocs, por exemplo, é possível monitorar os acessos e liberá-los conforme a necessidade e demanda. Ainda tem dúvidas sobre por qual razão implantar o GED na rotina do seu negócio? Veja aqui como a ferramenta provê eficiência às empresas. Rápido acesso aos registros com GED Além disso, claro, é preciso atentar para o rápido acesso aos registros que a ferramenta oferece, o que facilita o trabalho dos arquivistas, por exemplo. Com uma solução robusta e escalável, os gestores têm mais tempo para o core business, deixando as questões mais práticas com a tecnologia. Movimente-se para garantir competitividade Em tempos de esmorecimento da economia e rápido crescimento da disputa por espaços, é fundamental que as empresas se mantenham em movimento. Para isso, a gestão focada na excelência deve ser o principal objetivo. Além disso, as organizações que buscam soluções capazes não apenas de aumentar a produtividade, mas também de reduzir os custos das empresas, são as que se sobressaem em meio às crises. Inúmeros cases de sucesso comprovam a eficácia das ferramentas tecnológicas para se manter competitivo em qualquer ambiente que esteja em constante transformação. Ficar parado pode ser a opção mais simples, mas os gestores que se encorajam e movimentam-se são os que liderarão o mercado hoje, amanhã e sempre.

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GED: custo ou investimento para sua empresa?

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Você já parou para pensar quantos processos envolvem a criação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) robusto e escalável? E, claro, qual o custo disso? Para responder essa pergunta é preciso analisar alguns pontos como o tempo necessário para desenvolver o sistema, as horas utilizadas para realizar o mapeamento de processos com o comercial e, claro, as etapas exigidas para a negociação da proposta. Além disso, o período de desenvolvimento do código base, as horas da configuração do ambiente pelo setor de services, de manutenção e, posteriormente, os ajustes que só aparecem após digitalizado o processo para o cliente, são pontos que devem observados para mensurar quanto de investimento é preciso fazer a fim de garantir uma gestão de excelência. Vamos falar sobre custo ou investimento? Nesse contexto, entram ainda mais duas perguntas fundamentais: “quanto vale otimizar comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio?” e “em se tratando de construir um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão, estamos falando em preço ou investimento?”. Acompanhe o artigo até o final para responder essas questões e decidir em qual caminho sua empresa deseja estar nesse momento. Por trás da implantação do GED Em qualquer sistema de tecnologia bem elaborado, evidentemente, há uma equipe capacitada por trás. Engenheiros de aplicações, profissionais TI, analistas de negócios BPM e ECM e especialistas nas mais diversas áreas e aplicações são os responsáveis em prover uma plataforma robusta, escalável, integrada e inteligente. Implementação do centro de documentação Em outras palavras, quando você opta por uma ferramenta de robustez como o Greendocs, por exemplo, você está escolhendo também softwares, expertise na gestão da informação e analistas especializados para implementação do seu centro de documentação. Além, claro, de todos os recursos humanos necessários para que a ferramenta seja a mais completa possível dentro do que o seu negócio precisa. Também podemos citar o atendimento contínuo para garantir a melhor experiência na utilização dos softwares. Sistema integrado e escalável ao modelo de negócio Aliás, vale ressaltar que com o sistema implementado e escalável ao seu modelo de negócio, sua organização ganha espaço para as questões mais estratégicas da empresa, visto que o tempo de gestores e de todos os colaboradores envolvidos é otimizado. Sendo assim, se a partir do GED as empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional, esse custo passa a ser um investimento. Organização, guarda de documentos e gestão de processos com o GED e BPMS Sobre os benefícios de realizar esse investimento, podemos elencar alguns pontos: Agilidade na busca dos arquivos, na revisão válida, permitindo encontrá-los de forma assertiva; Otimização e integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico; Maior segurança da informação, com controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos; Dashboard para o controle documental: por meio de indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação; Redução de custos com papel e de técnicas de profissionais envolvidos. Quer conhecer na prática como grandes empresas realizaram a sua gestão documental com o Greendocs? Veja os cases das companhias Itaipu Binacional, State Grid e LD Celulose. Em qual parte do caminho sua empresa deseja estar? No mundo, as tecnologias de GED são usadas ou estão entre as prioridades para receber investimentos por cerca de 89% das empresas, segundo dados da Association for Information and Image Management (AIM). No Brasil, este percentual fica em 72%. Os dados comprovam aquilo que já sabemos: as empresas que estão buscando um nível de maturidade de gestão caminham rumo à transformação digital. As que atingiram a maturidade, já estão lá. O grau de maturidade da sua empresa depende diretamente do quanto de investimento o seu negócio está fazendo na transformação digital. Portanto, você decide que caminho percorrer agora para estar onde realmente deseja nos próximos anos.

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