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Por que as empresas realizam a gestão de documentos (GED)?

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Transformação digital e governança da informação são pilares fundamentais para o crescimento de qualquer organização. Com isso, é possível permanecer competitivo sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade nos arquivos. Otimizar o fluxo de trabalho em todas as suas etapas permite economizar tempo e dinheiro, além de promover mais produtividade aos colaboradores, permitindo que sejam mais estratégicos para o negócio. Muitos gestores questionam qual é o melhor caminho para prover uma trajetória como a descrita acima. Antes de responder essa pergunta, precisamos nos fazer outra: por que as empresas realizam a gestão de documentos? É isso que abordaremos no artigo de hoje. A gestão de documentos provê controle e integração. Controlar revisões; ter visão total de etapas da documentação; facilitar colaboração entre equipes distintas; regrar a administração de mudança; controlar registros e ações de qualidade; integrar fornecedores de forma online e gerenciar filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos são alguns dos motivos que as empresas alegam para realizar a gestão de documentos. Porém, também podemos citar outras razões relevantes que contribuem para essa decisão como, por exemplo, a busca inteligente, que permite encontrar os documentos pelo conteúdo ou busca fonética. Igualmente, visualizar dados das etapas de documentação gerando dashboard e relatórios que tornam as decisões estratégicas mais assertivas, ocupam essa lista. Aproximar equipes e gerenciar filas de trabalho também são motivos pelo qual as empresas optem por esse caminho inovador. Da mesma forma, a integração entre GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma e o suporte às assinaturas digitais – que possibilitam a implantação de ambientes de trabalho totalmente paperless -, são motivos que se destacam na hora de responder por quais razões as empresas realizam a gestão de documentos. Como fazer a gestão de documentos (GED)? A resposta para essa dúvida é: utilizando a gestão documental e sistemas de GED como protagonista no controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gerenciamento para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações. O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes concordem com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados. Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma GED robusta como o Greendocs, permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!

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3 razões para adotar um sistema SIGAD

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Controlar todo o ciclo de vida dos documentos é um dos conceitos que melhor se aplica ao termo SIGAD. A sigla quer dizer Sistema de Gestão Arquivística de Documentos e nada mais é do que um conjunto de operações e procedimentos técnicos que gera os processos arquivistas de uma empresa. O sucesso do SIGAD dependerá, evidentemente, da implementação de um sistema robusto e eficiente, que foque nas melhores práticas para a gestão arquivística de documentos. No artigo de hoje, vamos apresentar 3 razões para adotar um sistema SIGAD no seu negócio. Diminuir custos avaliando os documentos necessários Na prática, um sistema informatizado com as configurações de um SIGAD gerencia documentos analógicos, híbridos e digitais, desde a sua produção até a destinação final. Esse processo é um incrível protagonista na redução de custos de uma empresa, visto que elimina quantidades grandes de objetos digitais que já não são necessários e, claro, podem ser descartados segundo às normas da LGPD. Os custos com armazenamento, aparato tecnológico e pessoal especializado podem ser revertidos para áreas de maior estratégia, focando no core business e nas decisões mais importantes para o crescimento da organização. Proteção dos documentos da empresa Quando você automatiza o processo de gestão dos documentos da empresa, evidentemente, o procedimento de manuseio desses arquivos se torna muito mais seguro. Isso porque o arquivamento tem como característica principal oficializar a conclusão/encerramento de determinada demanda ou atividade registrada em um documento. Sendo assim, após finalizado o processo, haverá total restrição de acesso aos documentos, evitando alterações que até então ainda eram possíveis durante a tramitação. Um sistema com características SIGAD proporciona métodos de proteção aos arquivos. Operacionalização do ambiente digital A operacionalização do ambiente digital é uma das consequências das empresas que adotam sistemas que utilizam métodos SIGAD em seus negócios. A designação de responsabilidades para manuseio dos documentos é o pilar desse processo. Além disso, a operacionalização também garante a nomeação de quem fará a manutenção e atualização dos sistemas informatizados. Isso traz eficiência ao fluxo de trabalho, otimizando tempo e aumentando a produtividade. Escolha um parceiro reconhecido no mercado Se você deseja investir em sistemas e recursos tecnológicos que promovam todos esses benefícios ao seu negócio, o primeiro passo é escolher um parceiro que realmente ofereça um sistema completo, desde a implantação até o acompanhamento dos processos. Com o apoio de tecnologias inteligentes, é possível garantir com precisão e controle uma gestão arquivística de documentos. A W3K provê escalabilidade às organizações através da disponibilização ágil de uma plataforma que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, integração e regramento de excelência. Quer saber mais? Entre em contato conosco.

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LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados

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O que é um dado pessoal? Dados pessoais são todos os dados que tornam uma pessoa identificável. Podemos ter tipos diferentes de dados que, dependendo do contexto, podem ou não ser pessoais. Um nome, por exemplo, em uma grande base de dados, é apenas uma informação comum, não identificável. Porém, se estiver acompanhado de mais dados de uma pessoa, torna-se um dado pessoal. Para que existe a Lei Geral de Proteção de Dados e a quem se aplica? A Lei existe para tutelar a privacidade da pessoa. Na maioria das vezes, uma empresa possui mais informações a nosso respeito do que imaginamos, por isso um contexto regulatório adequado e bem formulado pode fomentar e auxiliar o desenvolvimento tecnológico. Ela se aplica a qualquer pessoa física ou jurídica que realiza o tratamento de dados pessoais. Quando se diz tratamento, temos coleta, armazenamento, compartilhamento, exclusão, entre outras atividades. Ela não se aplica quando a coleta é feita com fins particulares e não econômicos, jornalísticos, artísticos ou acadêmicos, para fins de segurança de estado, investigações ou infrações penais e quando coleta e tratamento são realizados fora do país. Em resumo, o tratamento de qualquer dado pessoal realizado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens tem aplicabilidade da Lei. Além disso, ela é horizontal e assimétrica: atinge qualquer empresa, de qualquer ramo, de qualquer porte. Quais os aspectos gerais da Lei para tratamento de dados? O tratamento de dados deve seguir os seguintes princípios: Propósito: Os dados coletados devem ser utilizados com uma finalidade específica, legítima e clara. Compatibilidade: A utilização dos dados deve ser compatível com o propósito informado no momento da coleta. Necessidade: Apenas o dados estritamente necessários devem ser utilizados. Disponibilidade: Após coleta, deve haver livre acesso aos dados e ao tratamento que está sendo realizado. Integridade e Transparência: Os dados devem estar íntegros, claros, atualizados e precisos para o titular. Confidencialidade: Garantia da guarda dos documentos em caso de divulgação não autorizada. Segurança: Garantir meios de proteção para que os dados coletados não sejam divulgados. Não discriminação: Os dados não devem ser utilizados para fins abusivos, ilícitos ou discriminatórios. Obrigações trazidas pela Lei: A partir de fevereiro de 2020, a Lei trará as seguintes obrigações ao controladores dos dados pessoais: Evidenciar que o consentimento para coleta de dados foi obtido em conformidade com a Lei; Registrar toda e qualquer operação de tratamento de dados realizada sobre as informações; Elaborar relatório de impacto à proteção de dados mediante a solicitação da autoridade nacional; Manter o titular informado sobre qualquer alteração no propósito de utilização dos dados; Em caso de violação da LGPD, responder a qualquer dano causado solidariamente. Como se adequar? A adequação começa com alguns questionamentos simples: De quem que é o dado? Quais dados estamos tratando? O que realmente é necessário? O consentimento para utilização de dados é baseado em informações claras? Algum dado pode ser anonimizado? O dado está sendo utilizado para a finalidade objetivada? O dado já atingiu seu objetivo? Se sim, qual procedimento adotar? É preciso que a empresa tenha autoconhecimento sobre os tipos de dados que tramitam através dela. A partir disso, algumas medidas podem ser adotadas, como criação de procedimentos e políticas que orientem sobre como manter e registrar operações de tratamentos de dados; como conservá-los e garantir que os mesmos sejam utilizados com a finalidade correta; definir responsáveis por seu tratamento; criar metodologias para garantia de segurança das informações, orientando aos funcionários e contratados sobre as melhores práticas a serem utilizadas nesse trâmite. Como garantimos a segurança de dados armazenados no Greendocs? Revisamos regularmente o esquema de armazenamento de dados junto aos nossos provedores e trabalhamos em melhorias constantes para promover o controle de acesso, a fim de que o cliente consiga gerenciar as suas informações de forma conveniente. Além disso, garantimos contratualmente que a segurança e confidencialidade dos dados dos clientes sejam asseguradas através de uma cláusula de sigilo ou, ainda, através de um NDA (Non Disclosure Agreement). O que estamos armazenando no Greendocs? Cada cliente possui o controle de acesso de seu ambiente e de quais documentos serão armazenados no mesmo. Assim, o sistema, em conjunto com as regras do cliente, garante que sejam cumpridas as obrigações legais. Internamente, armazenamos apenas informações necessárias para controle e configuração de ambiente de clientes, dados de suporte (dúvidas, solicitações e falhas relativas à utilização) e de vendas. Como armazenamos e tramitamos os dados? Concebido para rodar em ambiente web, o Greendocs é provido de sofisticados recursos técnicos que garantem que a comunicação documental e o armazenamento de informações ocorram sob os mais altos padrões de segurança. Transmissão de dados: Em conformidade com a ISO/IEC 17799, os dados são transmitidos criptografados. O certificado SSL Thawte/DigiCert, utilizado pelas grandes lojas de varejo para proteger informações de cartão de crédito, é o mesmo utilizado pelo GreenDocs para garantir autenticidade e sigilo na transmissão da informação. Registro de atividades: O sistema mantém relatórios de atividades completos. Ações como entrada no ambiente, saída e leitura de documentos tem registrado horário, usuário e IP executante. Lógica de segurança baseada em processos: As permissões são definidas através de regras grupo x processo x unidade x função, e não apenas perfil x área. Isso dá maior flexibilidade à setagem de segurança e definição de privilégios, mas mantém performance e privacidade das informações, de maneira que cada parte envolvida no projeto tenha acesso somente ao que precisa. Infraestrutura de TI: Para o caso da utilização em nuvem, contamos com provedores de infraestrutura de TI (datacenter) reconhecidos pelo mercado, tais como Amazon Web Service (AWS) e Microsoft Azure. Quando da necessidade de interação com pessoas ou empresas terceiras, a utilização em nuvem é um recurso extra de segurança. Isso porque usuários ou grupos externos são autorizados para entrar apenas na “nuvem”. Não é necessário habilitá-los na infraestrutura de TI local do contratante. Segurança patrimonial da informação: Caso solicitado, o cliente receberá em mãos, mensalmente, uma ou mais mídias físicas com os conteúdos e dados gerados naquele mês. Quem pode

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Amigable sistema EDMS proporciona control para la gestión de la excelencia

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Hablamos de Greendocs – una plataforma GDE/BPM/EDMS flexible y escalable para administrar documentos y procesos de ingeniería, que facilita el acceso y la colaboración sin perder el enfoque en la seguridad, la trazabilidad y en la conformidad. La plataforma permite capacitar y entrenar a los usuarios mediante manuales y flujos dentro del propio sistema, lo que elimina la necesidad de contar con otro sistema de capacitación.

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Por que implantar o GED e como ele provê eficiência ao negócio?

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Muito papel, falta de rastreabilidade, governança, segurança da informação e morosidade no fluxo de trabalho foram os motivos que levaram a maior operadora de planos de saúde do Norte e Nordeste brasileiro, o Grupo Hapvida, a implantar o GED para gerenciar seus documentos. O Greendocs, ferramenta da W3K escolhida pela Hapvida, provê fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência às empresas. Porém, muitas são as dúvidas dos gestores na hora de dizer sim ao investimento. Diante disso, é fundamental compreender os benefícios de implantar o GED e como ele provê eficiência ao negócio. GED: menos papel, menos custo Basta um exercício rápido de percepção para visualizarmos que a tecnologia é capaz de criar um cenário inteiramente livre de papel dentro das companhias. Esse ambiente é chamado de paperless e o GED tem protagonismo na conquista desse importante passo à transformação digital das empresas. A digitalização de alguns processos e rotinas – o que torna o uso do papel desnecessário, também diminui os custos do negócio, visto que é possível retirar do orçamento gastos com documentos físicos, espaço para armazenamento e profissionais para arquivá-los e procurá-los. A importância é tanta que, segundo pesquisa da Serasa Experian, 87% das organizações gostariam de diminuir o uso de papel. No caso do Grupo Hapvida, o arquivo de contratos ocupava um espaço imenso nos ambientes da operadora, além de tornar o processo de procura de informações ineficiente com, inclusive, a perda dos documentos entre os fluxos e processos do dia a dia. Quer saber mais sobre uma empresa paperless? Rastreabilidade eficaz e segura com o GED Imagine a complexidade de um processo manual de gerenciamento de dados e contratos em uma companhia que está operando em 32 hospitais, 20 prontos atendimentos, 105 clínicas e 109 centros de diagnóstico por imagem e coleta laboratorial. Além do excesso de papel, a falta de rastreabilidade e governança eram evidentes sem uma plataforma de GED. Por isso, a Hapvida optou pela implementação da ferramenta Greendocs, busca essa que envolveu alguns requisitos básicos, como analisar custo-benefício, simplicidade na utilização, confiabilidade e possibilidade de customização. Sendo a área de suprimentos o primeiro setor a receber a solução. Todo processo de rastreabilidade de contratos, novos documentos e rescisões da empresa foi otimizado e, claro, também ficou muito mais fácil prover o controle do fluxo de tudo isso. Governança e otimização do fluxo operacional com o Greendocs No caso de um negócio com um grande número de documentos importantes, como é o caso da operadora, o fluxo de aprovação e assinatura pode se tornar moroso e, claro, impedir que a empresa produza com a capacidade máxima que poderia diante de uma ferramenta eficiente para gerir todos esses processos. A Hapvida chegou a levar 60 dias entre elaboração, validação e assinatura de contratos, isso antes da implantação do GED. De uma maneira geral, o Greendocs faz a captura e a digitalização da base de documentos, além de gerenciá-los de forma rápida, criando um fluxo operacional dinâmico, eficaz e ágil – três pilares fundamentais para o desenvolvimento de qualquer negócio. Leia o case completo da operadora Hapvida no blog da W3K.

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Como aplicar o BPM nas empresas?

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Um dos pilares de sustentação de qualquer negócio é ter um gerenciamento de processos internos eficaz e aplicado aos mais diversos ambientes. Isso está diretamente relacionado com um controle mais preciso nos fluxos de informação, automatizando tarefas a fim de conquistar maior agilidade, fluidez e transparência. Podemos afirmar que essa é a base do BPM – sigla para o termo “modelagem de processos de negócios”. O objetivo deste modelo é definir a gestão por processos. Para isso, oferece meios de controle e avaliação a fim de melhorar o fluxo de trabalho, focando no mapeamento assertivo e em uma estratégica ágil e eficaz. A tecnologia é o diferencial para que essa modalidade seja implementada da melhor forma. Muito embora o seu conceito esteja claro, muitas companhias ainda têm dúvidas de como aplicar o BPM na rotina das empresas. Neste artigo, vamos abordar as etapas de um ciclo BPM efetivo e a maneira mais inteligente de aplicá-lo. O ciclo BPM depende da maturidade da empresa Estruturar processos é uma necessidade de qualquer negócio, porém, a implantação do BPM depende muito da maturidade de cada empresa, visto que atinge paradigmas culturais mais difíceis de serem quebrados. Por isso, a transformação deve começar de dentro para fora, com capacitação da equipe e um projeto de mudança bem estruturado. Isso porque o ciclo BPM envolve um conjunto de fases que requer conhecimento e continuidade. Alinhamento estratégico e visão ampla dos processos Um dos pilares desse ciclo é o alinhamento estratégico para construir uma visão ampla dos processos da empresa, promovendo integração com toda a cadeia de valor do negócio. Nesse primeiro momento, é preciso emoldurar a organização identificando os processos primários, de gestão e de apoio. Análise de processos do negócio Após o alinhamento estratégico, é preciso validar as informações, metas e objetivos, compreendendo variáveis e fatores externos importantes para que o modelo BPM seja desenhado. Materialização e implementação Outra fase importante é a hora de desenhar o projeto, o que permite identificar as falhas, repetições e fases desnecessárias. É o que chamamos de materialização do processo BPM. O momento de implementação dos processos vem logo depois, e nada mais é do que o desenho colocado em prática para pequenos ajustes. Monitoramento, controle e refinamento A fase de monitoramento é fundamental para prover informações sobre o desempenho utilizando métricas. Vale ressaltar que ele deve ser feito de forma contínua para o bom andamento do fluxo de trabalho. Com alguns resultados em mãos se torna mais eficaz promover melhorias ou até redesenhar algum processo insuficiente. GED e BPM como diferenciais competitivos Na definição do autor Thomas Davenport, referência na área de sistemas de informação, a modelagem de processos de negócios é um conjunto estruturado de atividades, desenhado para produzir um resultado especificado para um cliente ou um mercado em particular. No caso da gestão de documentos, por exemplo, o modelo BPM e um sistema de GED/ECM juntos são considerados grandes diferenciais competitivos. Com eles, as organizações podem reduzir cerca de 70% dos custos com gerenciamento de informações, implementando fluxos de trabalho automatizados e rastreáveis, registros precisos das ações realizadas, reduzindo filas de trabalho e gargalos operacionais. Leia nosso artigo com 4 razões para utilizar uma Plataforma GED e BPM. Mais escalabilidade à gestão das empresas Com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade destes fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos. A W3K provê escalabilidade à gestão das empresas, através da disponibilização ágil de uma plataforma BPM que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber mais? Entre em contato conosco.

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Assinatura digital desburocratiza a rotina das empresas

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Não há dúvidas de que agilidade, segurança e economia são alguns dos benefícios da tecnologia para as organizações de qualquer porte e segmento. Porém, ainda que a gestão de documentos seja eficaz para descomplicar o dia a dia das empresas, a assinatura de contratos exige tempo e garantias de autenticidade. No entanto, apesar da digitalização de diversas áreas de serviços públicos e privados ser uma realidade, ainda são muitos os receios das instituições sobre a implementação de sistemas digitais robustos. Além de equivocada, essa percepção atrapalha a engrenagem do negócio. Hoje vamos falar sobre como a assinatura digital desburocratiza a rotina das empresas e de que forma o GREENDOCS pode ajudar sua organização, proporcionando um sistema que permite assinar documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato. Protagonista na desburocratização das empresas Pense em qualquer contrato com um fornecedor, por exemplo. Quais os processos para assiná-lo do jeito tradicional? Imprimir o documento, assinar, rubricar, comparecer ao cartório para reconhecer firma dessas assinaturas e, claro, arquivar a papelada em algum espaço físico da instituição. Com a assinatura digital você assina de forma segura e legal esse mesmo contrato, mas de qualquer lugar, em qualquer momento, em um processo único. Sendo assim, em tempos de pandemia é ainda mais importante reconhecer que a tecnologia não apenas otimiza tempo, como proporciona economia e descomplica processos. Praticidade, conveniência, segurança criptografada e muitos benefícios ambientais, eliminando consideravelmente o uso e o descarte de papel, são pilares que sustentam a importância da assinatura digital. Ciclo de Vida de Contrato mais fluído e confiável Quando você investe em uma ferramenta capaz de dar acesso simples aos seus documentos, realizar busca por conteúdo das cláusulas e signatários, controlar vigências, orquestrar fluxo de revisão e validação de minutas, rastrear alterações, controlar fila de aprovação e, enfim, assinar digitalmente, você está tornando o ciclo de vida de qualquer contrato mais fluído e confiável. Inclusive, já tocamos neste assunto em outro texto em nosso site, vale a pena reler para entender melhor sobre como a gestão do Ciclo de Vida de Contratos pode ajudar sua empresa em diversos aspectos.

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