O que paperless tem a ver com gestão e que benefícios traz às empresas?

O que a expressão Processos de Negócio Paperless significa para você? Para a W3K, inclui fornecer soluções que permitam às empresas garantir produtividade, segurança, controle e organização capazes de alavancar o crescimento de forma escalável.

E de que forma garantimos isso? Provendo escalabilidade à gestão empresarial, por meio da disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio dos clientes.

Neste portfólio, se incluem aplicações de ECM, BPMS, EDMS, gestão de contratos digitais, assinatura digital, MOC – gestão da mudança, controle de documentos e registros da qualidade, entre outras.

TRANSFORMAÇÃO DIGITAL E PAPERLESS

Uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital. E, em muitos casos, este processo inicia pela adesão a tendências da atualidade, como o de gestão paperless. Você sabe o que é isso?

MUITO ALÉM DA REDUÇÃO DE PAPEL

Ao contrário do que o nome, em si, traduz, este tipo de gestão vai além de reduzir o uso de papel. Paperless, na verdade, envolve não somente a digitalização, mas também o gerenciamento da informação.

Afinal, empresas que não adotam uma cultura de gestão eletrônica de documentos não terão, de fato, uma gestão paperless, e sim uma gestão que apenas transferiu os percalços do papel para o ambiente digital.

Assim, ser paperless, fazer parte efetiva da Transformação Digital, ter uma Gestão Corporativa eficiente, são passos que se complementam e que têm na tecnologia um aliado forte.

E se você quiser conhecer mais sobre soluções para tudo isso, te indicamos dois caminhos:

1. Assista, no dia 25/03, às 14 horas, à palestra “Processos de Negócio Paperless, Transformação Digital em Gestão de Contratos, Garantia da Qualidade e RH”, que a W3K vai ministrar na Semana Paperless Innovation, realizada pela ABEINFO. Para conferir, clique aqui.

2. Navegue por nosso website e conheça nossas soluções. GED, BPMS, ECM, EDMS e mais para conduzir sua empresa à Transformação Digital e potencializar sua gestão rumo ao crescimento contínuo.

W3K Tecnologia inaugura nova sede

Empresa com foco em transformação digital e gestão escalável de negócios amplia espaço físico para acelerar expansão.

A W3K Tecnologia, especializada em gestão de documentos, processos e projetos, está de casa nova. A empresa segue no TECNOSINOS, em espaço mais amplo, com infraestrutura exclusiva e em prédio próprio.

A mudança visa a ampliar o espaço físico disponível para expandir a equipe e seguir em crescimento. Focada no desenvolvimento de soluções tecnológicas para gestão da informação de empresas, a W3K Tecnologia já atende clientes a nível Brasil e América Latina. A marca conta com uma equipe de mais de 30 pessoas, que trabalham tanto presencialmente, quanto em formato BPO (Business Process Outsourcing).

“A mudança de prédio potencializa os ambientes e traz maior conforto e segurança a todos.”, afirma Daniel Klafke,CEO e co-founder da W3K.

A inauguração seguiu todos os protocolos para a prevenção da Covid-19.

Sede W3K

Como a indústria atravessou a pandemia? A resposta está na tecnologia

A pandemia da Covid-19 impactou a indústria de base brasileira. Conforme dados do IBGE, em 2020, 70% das mais de 2,7 milhões de empresas registradas no país registraram impactos negativos em função das paradas ou reduções de atividades decorrentes da pandemia, e, destas, a indústria ocupou um amargo segundo lugar – atrás somente do setor de serviços, que foi o mais prejudicado.

Já um estudo da Confederação Nacional da Indústria (CNI) indica que, apesar dos desafios do ano passado, o segmento industrial já retomou o ritmo de crescimento, revertendo no terceiro trimestre de 2020 a queda nos indicadores de produção e faturamento acumulada desde o início do cenário instalado pelo Novo Coronavírus.

RECUPERAÇÃO

Em setembro passado, a produção da indústria ficou em torno de 1,1% e o faturamento em 6,1% acima do registrado em fevereiro do mesmo ano, retornando aos patamares pré-pandemia. Ainda assim, a média do ano ficou abaixo de 2019, mas a expectativa dos especialistas da área é de que a atividade industrial se mantenha em expansão em 2021.

TECNOLOGIA NA BASE DO CRESCIMENTO

Entre as alavancas do crescimento, que permitiram enfrentar os desafios trazidos pela pandemia, está a tecnologia. A Transformação Digital do segmento industrial foi, de forma positiva, forçada pelas mudanças de cenário trazidas pela Covid-19.

Se, por um lado, muitas atividades presenciais precisaram ser suspensas, impactando fortemente a indústria de base, especialmente na parte produtiva, por outro esta mudança trouxe a adaptação de processos. Com isso, muitas atividades antes dependentes do fator humano foram legadas a tecnologias capazes de realizá-las total ou parcialmente, o que permitiu redistribuir os recursos humanos de forma mais estratégica.

NOVO NORMAL

Além disso, funções administrativas do setor de indústria passaram por uma adaptação ao novo normal, ficando, em grande parte, a cargo de funcionários em modelo de home office.

Uma adequação que não ocorreu da noite para o dia: foi preciso investir em tecnologias que dessem suporte ao funcionamento correto deste novo modelo de atuação, como sistemas capazes de garantir a segurança nas trocas de dados e documentos, bem como ferramentas e serviços voltados à digitalização de tudo o que, antes, era tratado de forma física. Somente desta forma foi possível evoluir processos para o ambiente digital maximizado que surgiu como consequência da pandemia.

ASSINATURA ELETRÔNICA E CERTIFICAÇÃO DIGITAL

Mudanças que, em muitos casos, vieram para ficar: segundo pesquisa do ITI, a adoção de assinatura eletrônica e certificação digital também cresceu muito durante a pandemia. Em 2020 a adoção deste tipo de solução pelas empresas brasileiras cresceu 52,9% em relação a 2019, superando, inclusive, a média histórica de expansão do setor, que era de 32% ao ano.

COLABORAÇÃO À DISTÂNCIA

Outra adequação que ganhou incremento da tecnologia foi o trabalho colaborativo à distância. Para permitir que equipes dispersas geograficamente, mantendo o isolamento necessário para enfrentamento da Covid-19, trabalhem de forma produtiva, ferramentas de colaboração foram muito necessárias. Uma pesquisa da LearnBonds mostra que este tipo de solução cresceu nada menos do que 1.270% em todo o mundo durante a pandemia.

Em se tratando de trabalho administrativo, comercial, de produção, de engenharia ou qualquer outro, o fator colaborativo é fundamental para propiciar a manutenção e o crescimento das atividades ao longo do período de isolamento.

DIGITALIZAÇÃO COM SEGURANÇA, RASTREABILIDADE E FOCO

Mas para dar base ao funcionamento das empresas, sejam do segmento industrial, sejam de que área forem, é preciso que a tecnologia seja aliada a itens essenciais, como segurança, rastreabilidade, conformidade e facilidade de uso.

Afinal, o usuário precisa de ferramentas que o auxiliem a produzir, a entregar, a manter sua empresa e seu cliente satisfeitos. E quanto mais digital for todo esse processo, melhor. Quanto mais se puder realizar, validar, assinar, compartilhar, trabalhar e fazer o que mais for preciso de forma digital, melhor.

Este tem sido o segredo da indústria para crescer na pandemia. Este continuará sendo o mote de todas as empresas que se mantiverem focadas na competitividade, ficando o cenário de atuação como está ou retornando aos patamares de normalidade.

A W3K oferece soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio das empresas, oferecemos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações – durante a pandemia e depois.

Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

O que é Gestão de Contratos Digitais e como pode favorecer o seu negócio?

A gestão de contratos digitais é a administração de todos os processos envolvidos em uma contratação realizada de forma eletrônica: da criação do documento até o término de sua vigência ou renovação.

Trata-se de uma alternativa que reduz custos físicos e operacionais, garante organização, elimina burocracia, minimiza o risco de multas e inconformidades por perda de prazos ou utilização de versões desatualizadas dos documentos, além de contribuir para a diminuição do tempo de negociação com fornecedores, clientes e parceiros.

Por meio de recursos para gestão de contratos digitais, as empresas garantem acesso online a todos os agentes de contrato, podendo gerenciar estes documentos de forma ágil e eficaz, com rastreabilidade e segurança de informação, controle de vigências, assinatura digital e validade jurídica.

Isso tudo se traduz em mais agilidade para as empresas. Por exemplo: no formato digital, é muito mais fácil monitorar e cumprir regras contratuais de emissão, aprovação e compartilhamento de informação, o que contribui para:

– Reduzir riscos de ruído na comunicação, que podem resultar em erros na formulação ou andamento dos contratos;

– Ampliar a visibilidade e o resguardo de informações, para que se tenha evidências asseguradas na ocasião de pleitos ou disputas contratuais;

– Melhorar a colaboração online entre as partes envolvidas e evitando falhas em execução e aquisições

Sem falar na validade jurídica que, com o impulso da certificação digital, a gestão de contratos em ambiente digital agrega aos documentos tramitados.

Mas é possível usar este tipo de gestão para qualquer espécie de contrato? Sim! Desde contratos de vendas, licenças de sistemas ou IP, acordos internos ou externos, ações de procurement, entre tantos outros, todos podem ser geridos de forma eletrônica, desde que se tenha a tecnologia certa.

E, por falar em tecnologia, a W3K oferece uma solução eficaz para gestão de contratos digitais, além de recursos de assinatura e certificação digital em linha com o portal de assinaturas da Certisign. Um pool de tecnologia + serviços + atendimento capaz de tornar seu processo de gestão de ciclo de vida de contratos muito mais fluído, assertivo e confiável.

Klabin Contrata Capx para o Projeto Puma II

Como uma tecnologia de gestão da informação pode apoiar o planejamento, integração e controle em um empreendimento de grande porte? Para debater com propriedade o assunto, convidamos o coordenador de Projetos da Klabin, Everton Felipe Morais, para contar sua experiência com o Sistema CAPX, criado para o grande projeto da empresa, o PUMA II.

Clique na imagem para assistir o case completo.

A maior produtora e exportadora de papéis do Brasil está construindo duas máquinas para fabricação de papel, com produção de celulose integrada, e capacidade total de 920 mil toneladas anuais de produto. A operação, que deve concluir a primeira etapa ainda esse ano, conta com uma tecnologia para gestão de portfólio de projetos, implementada pela W3K, onde é possível controlar progressos e integrar informações.

“Os dados são coletados das diversas áreas do projeto, dispersos geograficamente, processados em nuvem e disponibilizados online às equipes de planejamento e gestão da Kablin. Tudo isso em forma de relatórios e indicadores que dão um panorama macro e micro do empreendimento”, explica Morais.

A solução permite que todas as fases de um programa ou projeto sejam visualizados. A integração facilita a rotina de planejamento e, consequentemente, torna mais assertiva a tomada de decisão em projetos grandes como este.

“28 profissionais trabalham na validação de todos os dados reportados pelos fornecedores, com acompanhamento de campo. Essas informações são compiladas e repassadas para o sistema, orientando o progresso do empreendimento como um todo”, conta.

Dentre os benefícios de uma tecnologia de gestão para empreendimentos com o porte do PUMA II, por exemplo, está a atualização integrada de informações, com possibilidade de várias pessoas utilizando ao mesmo tempo os dados do projeto.

Além disso, Morais conta que os indicadores visuais com gráficos, dashboard e relatórios possibilitam o entendimento rápido das informações de controle. “Todo esse processo ocorre de uma forma muito rápida e pode ser acompanhado com a facilidade de acesso dos dados em nuvem, seja pelo celular, web ou tablets”, completa.

Ademais, gestores do projeto são informados em tempo real, através dos e-mails automáticos, sobre atualizações das informações do projeto, liberação de novos relatórios, entre outros avisos importantes para o bom andamento do empreendimento.

Os acessos ao sistema são liberados conforme demanda e, claro, de acordo com a necessidade de cada negócio. Sendo assim, também é possível mapear e delimitar o número de colaboradores e até onde os dados podem ser vistos por eles.

“As informações relevantes no relatório que o sistema nos proporciona tem todo o ciclo de vida de um projeto. No caso da Klabin, que tem diversas fábricas, é possível enxergar os portfolios de projetos corporativos dessas unidades de forma integrada” completa.

Além de planos de ação, riscos e logística, também é possível acompanhar questões como equipamentos importados e necessários para o projeto, bem como a compra de materiais – que é rastreável desde a engenharia até a entrega.

Clique na imagem para assistir o case completo.

O sistema desenvolvido pela W3k pode ter as peculiaridades que cada negócio precisa e ser aperfeiçoado conforme as rotinas de planejamento de cada empreendimento.

A tecnologia de gestão da informação otimiza o tempo gasto com confecção manual de relatórios de avanço de um projeto de grande porte. Com isso, o tempo economizado pode ser utilizado para atividades mais nobres, como análise dessas informações e definição de planos de ação. Fora isso, toda comunicação é realizada por dentro do sistema, trazendo fluidez ao processo, sem perder confiabilidade dos dados.

Para saber mais sobre como as soluções W3K podem auxiliar seu negócio, ou solicitar uma demonstração, clique aqui: solicite apresentação

LGPD e Certificação Digital: qual a relação entre elas e como sua empresa se beneficia disso?

Você pode não ter pensado sobre isso, mas a tecnologia de Certificação Digital e a nova Lei Geral de Proteção de Dados têm uma relação muito próxima. Por quê? Porque a primeira é muito utilizada para proporcionar segurança à troca de informações e garantir autenticidade em operações que envolvem dados e documentos, enquanto a segunda dispõe sobre as regras legais a serem seguidas no tratamento da informação, seja no âmbito digital, seja no físico.

E em tempos de pandemia, em que o trabalho remoto e o distanciamento entre as pessoas se intensificaram, obrigando empresas a utilizarem ainda mais os canais de comunicação e negociação online, a Certificação Digital desponta como uma solução perfeita para tratativas que envolvam contratos, assinaturas, documentos.

Já a LGPD não fica de fora, uma vez que está em vigor desde o segundo semestre do ano passado, exigindo todo o cuidado das empresas no que tange ao tratamento de dados de clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores.

Já deu para entender o link entre LGPD e Certificação Digital, não é mesmo? Uma decreta obrigatoriedades nas tratativas de informações (leia mais sobre isso aqui) e a outra oferece tecnologia para cumprir tais exigências de forma ágil e eficiente.

Com a Certificação Digital, a troca de informações e os trâmites de autenticação de dados e documentos em operações podem ser feitos com maior grau de rastreabilidade, auditabilidade e não repúdio. Isto vale para todas as partes envolvidas.

DO PRESENCIAL AO DIGITAL

Empregando tecnologias de ponta em segurança da informação, a Certificação Digital permite fazer, de forma segura e eficaz, transações em ambiente digital que antes só teriam sua autenticação viável de forma presencial. Isto, em um momento de distanciamento social e trabalho remoto, se faz ainda mais importante – tanto que, não por acaso, de 2020 para cá o uso deste tipo de certificação no país cresceu 20%, segundo a ICP Brasil.

PODE ESCOLHER

Há 12 tipos de certificados digitais disponíveis no mercado e todos são regulamentados pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). As classificações diferentes referem-se à empregabilidade de cada tipo, mas as vantagens são as mesmas:

– Assinar documentos de forma não presencial;

– Proporcionar um ambiente seguro para transferência de dados;

– Economizar recursos, como material de escritório e tempo.

QUAL É O MEU BENEFÍCIO?

Se você pensar que, em linhas gerais, a LGPD tem como objetivo garantir mais proteção na troca de dados entre diferentes partes (setores, empresas etc), e que a Certificação Digital auxilia na validação de documentos e transações eletrônicas, galgando validade jurídica para operações online, o benefício fica claro.

Utilizar a tecnologia de certificados digitais é um elemento facilitador para atender às normas da LGPD, alavancando a empresa no alcance do compliance com a legislação vigente.

Isto é uma prerrogativa válida em muitos campos: por exemplo, no uso da assinatura digital, que implica em consentimento, otimizando as relações entre empresas e usuários; na validação de contratos digitais, na segurança para trocas de documentos de alto grau de confidencialidade, entre outros processos importantes.

Obedecer à LGPD é obrigatório. Utilizar Certificação Digital é um caminho ágil e muito eficaz para atender a esta obrigatoriedade.

ONDE ENCONTRAR?

A W3K atua com soluções customizáveis às demandas de cada empresa no uso de Certificação Digital. Além de acompanhar o andamento dos processos, nosso sistema dá suporte a assinaturas digitais, possibilitando a implantação de ambientes de trabalho paperless, eliminando gargalos e entregando mais segurança, conformidade e agilidade aos negócios.

Entre em contato conosco e saiba mais.

Gestão de documentos da Qualidade: seja mais que um “garçom” de documentos

Quando uma empresa implementa um sistema de gestão de qualidade, é um passo muito significativo, mostrando que a organização está comprometida com seu crescimento sustentável e a melhoria contínua de seus processos. Porém, como acontece na maioria dos casos em tecnologia, implementar uma solução é apenas o começo. O importante é como você lida com ela depois disso.

Se sua organização agora conta com um sistema de gestão de qualidade, e de documentos para o acompanhamento dos indicadores de qualidade, o desafio agora é cuidar da manutenção disso, assim como do suporte ao ganho de escala dos processos, reflexo direto do crescimento do seu negócio.

Distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por emails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, poucos registros. Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores de multiplicam, novos setores são criados, se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual.

Ficar nestes modelos pouco otimizados consome tempo e recursos de você e seus colaboradores, transformando-os em “garçom (ou garçonete)” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho. Além disso, esse controle obsoleto aumenta o risco de ter documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema caso ocorra uma auditoria ou na conformidade com a lei, como é o caso da LGPD.

Para eliminar estes gargalos, e garantir que seus processos de gestão da informação sejam eficientes, independentemente da escala de sua operação, somar tecnologia é uma excelente opção. Soluções como plataformas de gestão eletrônica de documentos (GED) dão a base para esta governança, que é efetivada com uma política robusta para o movimento e o trâmite da informação (Workflow/BPMS).

Essas duas tecnologias somadas poderão apoiar em atividades documentais como:

– Analisar criticamente

– Aprovar

– Identificar revisões

– Controlar alterações

– Assegurar que a versão atual está disponível

– Controlar os documentos externos e obsoletos

– Controlar a distribuição e o acesso aos documentos

Além da tecnologia, uma boa dica é incluir profissionais de informação nas equipes de gestão de documentos e suas instâncias (arquivística, biblioteca, CDOC, etc). Ele podem contribuir com seu conhecimento especializado no apoio da definição de boas práticas (regras de classificação, hierarquia da informação, nomenclaturas), facilitando a implantação das tecnologias propostas. Com isso estruturado e automatizado, fica mais fácil garantir a distribuição correta de padrões e normas, evitando duplicidades e obsolescências, bem como melhorar a auditabilidade dos dados.

A W3K Tecnologia tem uma década de experiência no mercado de GED e BPMS, combinando tecnologia e processos para ajudar na governança da informação das empresas. Ente em contato conosco e saiba mais.

Gestión documental de Calidad: sea más que un “mandadero” de documentos

Cuando una empresa implementa un sistema de gestión de la calidad, da un paso muy significativo, mostrando que la organización está comprometida con su crecimiento sostenible y la mejora continua de sus procesos. Sin embargo, como ocurre con la mayoría de los casos en tecnología, implementar una solución es solo el comienzo. Lo más importante es cómo lo maneja después de eso.

Si su organización ahora tiene un sistema de gestión de la calidad y de los documentos, para monitorear los indicadores de calidad, ahora el reto es dedicarse a este mantenimiento, así como del soporte para los logros de escala de procesos, reflejando directamente en el crecimiento de su negocio.

La distribución manual de documentos, la gestión de la comunicación a través de correos electrónicos y el control de hojas de cálculo pueden funcionar en procesos simples, con equipos pequeños, pocos documentos y pocos registros. A la medida que la empresa crece, los empleados se multiplican y se crean nuevos sectores, volviéndose imposible mantener una gestión cabal únicamente a través del control manual.

Permanecer en estos modelos mal optimizados consume tiempo y recursos para usted y sus empleados, transformándolos en “mandaderos (o mandaderas)” de documentos, donde el transporte manual de información ocupará buena parte de su tiempo de trabajo. Además, este control obsoleto aumenta el riesgo de tener documentos desactualizados o inconsistencia en los datos, lo que puede ser un problema si se realiza una auditoría o en cumplimiento de la ley, como es el caso de la GDPR.

Para eliminar estos embotellamientos y garantizar que sus procesos de gestión de la información sean eficientes, independientemente de la escala de su operación, agregar tecnología es una excelente opción. Soluciones como las plataformas de gestión electrónica de documentos (EDM) sientan las bases de esta gobernanza, que se lleva a cabo con una política sólida para el movimiento y procesamiento de la información (Workflow / BPMS).

Estas dos tecnologías juntas pueden apoyar actividades documentales como:

  • Analizar críticamente
  • Aprobar
  • Identificar revisiones
  • Control de cambios
  • Aseverar de que la versión actual esté disponible
  • Control de documentos externos y obsoletos
  • Controlar la distribución y el acceso a los documentos.

Además de la tecnología, un buen consejo es incluir profesionales de la información en los equipos de gestión documental y sus instancias (archivo, biblioteca, CDOC, etc). Los mismos pueden contribuir con su conocimiento especializado para apoyar la definición de buenas prácticas (reglas de clasificación, jerarquía de información, nomenclaturas), facilitando la implementación de las tecnologías propuestas. Con esto estructurado y automatizado, es más sencillo asegurar la correcta distribución de estándares y normas, evitando la duplicación y obsolescencia, así como mejorando la auditabilidad de los datos.

W3K Tecnologia tiene una década de experiencia en el mercado de GDE y BPMS, combinando tecnología y procesos para auxiliar en la gobernanza de la información de las empresas. Contáctanos y obtén más información.

¿Te gustó nuestro contenido y deseas saber más acerca de nuestro sistema? Contáctenos: keyla@w3k.com.br

EDMS e EDM: entenda a diferença e não se perca nas siglas

Ao falar de soluções de gerenciamento de documentos, muitas siglas ocupam o mercado: GED, EDM, EDMS, ECM são termos que diferentes empresas utilizam para descrever suas tecnologias de gestão da informação, o que pode ser até confuso para quem está iniciando a sua organização neste tipo de transformação interna.

No caso de sistemas voltados à engenharia, então, duas siglas muito parecidas guardam significados diferentes entre si: EDMS e EDM. Embora elas tenham elementos em comum, elas guardam características próprias, e neste texto vamos ajudar a descomplicar estas siglas para você. Acompanhe.

O que é EDM?

EDM, em sua essência é sigla para Electronic Document Management – ou seja, nada mais é do que a sigla em inglês para o nosso conhecido GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Se trata dos processos e tecnologias otimizadas para gerir dados, informações e documentos por meio digital.

Por meio de um sistema de EDM ou GED, empresas podem tornar a sua gestão da informação totalmente digitalizada, aumentando a segurança, rastreabilidade e produtividade em suas atividades, assim como facilita outras necessidades internas, tais como a governança da informação e conformidade com leis como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Diferentemente de um EDMS, que é voltada especificamente a operações de engenharia, uma solução de EDM pode atender empresas de diferentes setores e portes, com customizações que vão de encontro às suas necessidades de utilização. Além disso, soluções de EDM podem ser integradas com o BPMS (modelagem de processos), que auxilia os negócios a criarem arquiteturas otimizadas para a gestão da informação, obtendo resultados ainda melhores.

O que é EDMS?

EDMS é sigla para Engineering Document Management System (Sistema de Gestão de Documentos de Engenharia). Como você pode ver, este termo guarda suas semelhanças com o EDM, mas tem um foco mais específico, voltado a empresas e projetos de engenharia. Por isso mesmo, podemos considerar um EDMS um sistema de EDM, mas destinado à engenharia. Além disso, o “S” também é importante: ele diz respeito à solução, ao sistema empregado para realizar a gestão da informação para estes projetos ou empresas. Mas qual é o motivo para esta vertical ter sua própria sigla? Projetos de engenharia possuem uma complexidade ímpar, que exigem um grau de cuidado e customização elevado quando se trata da gestão de documentos. De contratos a documentos, técnicos, todos os passos (cadastro, revisões, alterações, aprovações, fechamentos) da informação são de suma importância para uma gestão bem feita.

Por isso, as plataformas de EDMS tem processos diferentes e mais granulares em comparação a sistemas GED utilizados em outros setores, com focos em áreas críticas como: revisão de documentos, modelos de documentos e formulários pré-definidos, controle de fluxos, análise de imagem, referências, comentários, históricos, guias de remessas de documentos, entre outros.

No caso do EDMS, a integração com a modelagem de processos (BPM), também é importante, garantindo que as informações sejam disponibilizadas com segurança de acesso, rastreabilidade e com a finalidade adequada. Para saber mais sobre como a combinação GED + BPMS entrega uma plataforma robusta de EDMS, fique ligado em nosso blog.

Para saber mais sobre nossas soluções de GED/EDM e EDMS, entre em contato conosco. Leia também sobre nossa solução de EDMS em empresas conceituadas de engenharia, confira os cases abaixo.

Gestão do ciclo de vida de contratos: o que é e como você pode cuidar bem disso?

Uma gestão eficiente de contratos, na realidade de uma empresa, passa por inúmeras etapas, de questões como segurança, controle de processos, fluxos, rastreabilidade e conformidade, entre muitas outras. Inclusive, já tocamos neste assunto em um outro texto em nosso site. Mas em meio a todos estes pontos, um dos mais importantes em toda esta cadeia é ter um controle eficaz do ciclo de vida destes documentos.

Quando falamos de ciclo de vida do contrato, nos referimos a todas as fases em que ele passa dentro da organização, desde as fases de pré-contrato e redação, passando pela execução até seu encerramento, armazenamento e eventual encerramento. E para que todas as partes tenham a segurança jurídica esperada, é importante garantir que todas estas etapas sigam padrões e fluxos otimizados, tanto internamente quanto com os clientes externos.

Na maioria das empresas, o ciclo de vida dos contratos pode se dividir nos seguintes:

Pré-contratação – esta é a fase em que são definidos objeto e cláusulas do contrato, delineando o que será contratado, as entregas a serem feitas, quando e onde, etc. No caso, por exemplo, de uma empresa de engenharia, podem ser incluídas questões como requisitos técnicos e de qualidade. Outros pontos como alçadas/pessoas pelas quais as informações deste contrato deverão passar, certificações para controle de acesso e prazos para ajustes também são criados nesta etapa.

Contratação – nesta fase, a minuta produzida na etapa anterior é formalizada. É o momento em que o contrato pode passar por revisões e alterações, até a confecção do documento final. É a parte em que todos os detalhes esboçados na pré-contratação são afinados e acordados entre as partes envolvidas. Todos os aspectos técnicos, financeiros e jurídicos devem estar no contrato, deixando claro o acordo entre as partes, gerando enfim o contrato assinado.

Pré-execução – esta é a fase em que, na verdade, começa a gestão de contrato propriamente dita. Na pré-execução, são colocados em prática as primeiras medidas para tornar possível as entregas previstas no contrato. Calendários de entrega, fluxos de pagamento, prazos de revisão e ajuste de documentos. Tudo isso é definido nesta etapa.

Execução – esta costuma ser a fase mais longa da vida do contrato, e diz respeito diretamente às entregas previstas no contrato original. Ela contém todas as atividades administrativas de acompanhamento de contrato, incluindo informações de vistorias, medições, pagamentos e outras atividades previstas. Durante esta fase, podem ocorrer renovações ou aditivos ao documento original. Além disso, eventos previstos que podem ocorrer após a data final do contrato, devem ser monitoradas e documentadas nesta fase.

Encerramento – Expirada a data de vigência do contrato, e caso não haja renovação, o contrato é encerrado, observando se os eventos e entregas previstas foram cumpridos, assim como se toda a documentação do contrato está de acordo com o que foi definido inicialmente. Com todas as informações, e as partes em acordo novamente, só então o contrato é terminado.

Sabemos que cada empresa tem seus aspectos internos, assim como cada cliente e contrato é único, levando em consideração suas demandas e exigências. Contudo, uma gestão padronizada de contratos e dos ciclos de vida pode trazer resultados positivos para todo tipo de empresa. Combinando uma estratégia bem-arquitetada de processos com o uso de tecnologias que permitem este controle aprimorado, organizações ganham eficiência, agilidade e transparência na gestão de informação, que se reflete em contratos criados e executados com excelência.

A W3K Tecnologia é uma empresa especializada em soluções de GED e BPMS, voltada à gestão de contratos. Utilizamos tecnologia e um know-how avançado em gestão da informação para tornar as empresas muito mais eficientes em seu dia-a-dia. Solicite DEMO para saber mais.