Contato
A automação de processos críticos é fundamental para empresas que buscam a escalabilidade e a redução de riscos operacionais. Isso porque a automação aumenta a eficiência, mitigando riscos e reduzindo custos operacionais. Em um mundo cada vez mais globalizado, onde as respostas precisam ser cada vez mais rápidas, a automação é mais do que somente um diferencial competitivo — ela tornou-se fundamental para qualquer organização que busca o crescimento sustentável.
Segundo estudo internacional denominado ‘OTRS Spotlight: IT Service Management 2023’, o mercado brasileiro tem uma considerável vantagem na automação de processos em relação a outros países — 52% das empresas brasileiras já adquiriram as ferramentas de automação em comparação com 28% de todos os outros mercados pesquisados pelo estudo. Nesse contexto, listamos 10 processos de negócio para automatizar nas empresas — acompanhe abaixo.
Processo de Compras — muitas empresas ainda gerenciam suas compras através de e-mails e planilhas paralelas, gerando falta de padrão e riscos à conformidade. Por isso, automatizar os fluxos de aprovação, permite o monitoramento de fornecedores e garante à sua empresa maior eficiência e um histórico completo de transações. Isso porque a automação auxilia na redução de erros e aumento a transparência.
CLM – Gestão do Ciclo de Vida de Contratos — se sua empresa ainda realiza o fluxo de contratos através de vias físicas, seu negócio pode estar correndo riscos. Arquivos soltos dificultam o controle de prazos e aumentam os riscos jurídicos. Cada empresa possui processos internos únicos, e por isso a aplicação de Gestão de Contratos oferece controle total sobre os contratos, reduzindo riscos, aprimorando a conformidade, tudo isso em uma única plataforma.
Atas de Reuniões — não é incomum que decisões importantes se percam em anotações informais que não receberam os devidos encaminhamentos. Nesse contexto, a digitalização e o compartilhamento de atas atribui tarefas e acompanha o progresso das mesmas, mantendo todos os participantes alinhados. A aplicação economiza tempo e garante que as informações importantes sejam registradas de forma precisa e direcionada aos responsáveis de forma automatizada.
Controle de Auditorias — realizar auditorias internas e externas baseadas em processos manuais torna a rastreabilidade lenta e complexa. Por isso, o processo automatizado de auditoria interna e externa no ambiente proporciona transparência total das operações, permitindo o rastreamento do histórico de cada ação, desde a criação até a conclusão, garantindo a conformidade e facilitando auditorias. Além disso, o registro de evidências oferece uma base sólida de dados, que pode ser utilizada para validações, certificações, e licenciamentos, reforçando a segurança em todos os processos corporativos.
MOC – Gestão de Mudanças — alterações em processos críticos, quando feitas sem controle, podem impactar a operação e gerar perdas financeiras. Por isso, o objetivo da aplicação Management of Change (MOC) é garantir que as mudanças sejam controladas quando a empresa opta por realizar alterações necessárias em seus processos, sejam eles documentais ou operacionais, independente de sua complexidade ou volume. Ele estabelece uma análise dos riscos contratuais, mantendo-os sob controle, e fornecendo informações relevantes para o gestor.
Gestão de Documentos e Unidades de Guarda — manter acervos físicos geram altos custos financeiros para as empresas. Além da ocupação de espaço físico, existe a dificuldade de localizar arquivos em papel, o que compromete a agilidade organizacional. Automatizar esse processo permite a transformação de documentos físicos em digitais e gestão de arquivos físicos (guarda), com foco na redução de custos com espaço físico. Essa aplicação garante eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações.
Gestão de Tickets e Solicitações — gargalos e o descumprimento de prazos: esse é o resultado de demandas enviadas por diversos canais sem uma sistemática de registro. Automatizar a gestão de Tickets e Solicitações estabelece uma sistemática eficiente de registro, acompanhamento e resolução de demandas. A aplicação também suporta a atribuição de tarefas, o monitoramento de status e SLAs e a geração de relatórios para uma visão completa do fluxo de trabalho.
TAP (Termo de Abertura de Projeto) — A documentação gerada ao longo de um projeto muitas vezes fica dispersa, dificultando consultas rápidas e o atendimento a normas. Por isso, gerenciar todos esses volumes, o que inclui TAPs, relatórios de progresso e especificações técnicas, fica mais fácil com processos automatizados. O armazenamento estruturado facilita a consulta e o uso assertivo das informações pelos envolvidos, além de garantir conformidade com normas e regulamentações.
Documentos e Processos de RH — tarefas rotineiras como admissão, gestão de benefícios, contratos, avaliações, treinamentos, dentre outras atividades, costumam sobrecarregar o setor de Recursos Humanos de uma empresa. Por isso, centralizar arquivos essenciais e automatizar fluxos de trabalho customizáveis reduz falhas operacionais e aumenta a eficiência do RH, permitindo um acesso rápido a contratos e avaliações.
Gestão de Documentos de Engenharia (EDMS) — projetos de engenharia estão sujeitos à falhas na manutenção de estruturas e máquinas devido ao controle manual de documentos técnicos. Isso porque na engenharia, o gerenciamento de documentos e processos são fundamentais para o andamento dos projetos. Uma aplicaçãode EDMS oferece a flexibilidade necessária para gerenciar esses processos críticos, garantindo que a criação e manutenção de sistemas sigam o cronograma e os padrões exigidos.
A W3K pode auxiliar sua empresa na automação desses processos
A W3K entende que cada organização possui níveis de complexidade para cada processo de negócio, e por isso desenvolve soluções adequadas às necessidades de seus clientes. Podemos atuar na automação de processos críticos, entregando maior fluidez e controle no ambiente compartilhado de dados.
Através do nosso software GREENDOCS, realizamos o gerenciamento de documentos, o qual é totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas. Ele possui funcionalidades para centralizar a tramitação de documentos, aumentando assim a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, o GREENDOCS integra captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis.
Clique aqui e descubra como nossos softwares de gestão podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k