O Greendocs é aderente aos padrões ICP Brasil de assinatura digital. A certificação digital garante confidencialidade, sigilo, autenticidade e não repúdio dos documentos tramitados e emitidos via Greendocs.  A tecnologia é aderente à legislação brasileira sobre documento eletrônico e certificação digital (MP Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001). Assista o vídeo para saber mais detalhes sobre esta funcionalidade:

O foco da gestão documental nas empresas é o acesso à informação. Este conceito é indiscutível. Mas não está certo dizer que o foco é agilizar este acesso. Na maioria dos casos sim, mas é preciso analisar a natureza do(s) acervo(s) documental(is) e a sua(s) necessidade(s) de uso. Em alguns casos a necessidade é o de conferir rastreabilidade a estes acessos, maior governança dos dados e talvez isso não signifique maior agilidade, talvez até uma certa “burocratização” do acesso. Em outros casos o objetivo pode ser o de bloquear o acesso, impedir acesso indevido às informações. Portanto é preciso conhecer o acervo documental, o teor de suas informações e necessidades de uso, para planejar a forma com que ele será acessado. Aí voltamos ao ponto que eu acredito ser a chave do sucesso de qualquer projeto de gestão documental. O mapeamento do acervo, que não se restringe à tabela de temporalidade documental. Eu falo de um mapa documental mais amplo, que lista todos os itens documentais da empresa relacionando-os às suas características, uso, classificação, forma de apresentação, suporte, origem, ciclo de vida, objetivos, classificação de acesso, dentre outros dados. Quando uso o termo “item documental” eu pretendo expandir a ideia do que pode compor o acervo documental da empresa. Eu acredito que toda fonte de informação pode (e deve) fazer parte deste acervo, não necessariamente apenas documentos formais. Estes itens podem ser imagens, objetos, mídias eletrônicas, músicas etc. Ao listar estes itens e entender suas características, será possível agrupar os itens comuns em coleções. Classificar o teor das informações da empresa é fundamental. As terminologias de classificação variam de empresa para empresa, mas, em suma, traduzem as mesmas necessidades de facilitar ou dificultar o acesso: Informação Sigilosa: Somente a alta direção da empresa e poucos funcionários diretamente relacionados à sua geração devem acessá-la. O acesso deve ser o mais rastreável possível. Informação Corporativa: Todos que fazem parte da empresa podem acessá-las e usá-las dentro do ambiente da empresa, ela não deve circular fora do ambiente empresarial. Exemplo: Documentos de projetos de engenharia da empresa. Informação Pública: Informação de acesso público. Pode ser acessada por pessoas que fazem parte da empresa e de fora da empresa, circula dentro e fora da empresa. Ex. Notícias da sala de notícias ou informações do site da empresa. Não é simples classificar as informações, pois o que deve ser observado é o conteúdo e não a forma de apresentação. Cada informação precisa ser classificada individualmente, na sua origem, pois é impossível classificar grupos documentais pelo seu tipo. Veja no exemplo de um documento do tipo Carta. Não podemos afirmar que uma carta é confidencial ou corporativa, depende do teor tratado. Algumas classificações (sigiloso e público) ficam vedadas à alta diretoria. Os usuários também precisam ser estudados. Seus interesses, suas funções, seus cargos e suas permissões de acesso a cada tipo de informação que é gerada ou que circula na empresa. Somente após entender acervo e usuários será possível planejar de forma eficiente o acesso à informação e obter uma gestão documental eficiente e saber quando: AGILIZAR: A informação é corporativa e o usuário desenvolve atividades relacionadas ao conteúdo do item documental e necessita delas para tomada de decisão e execução de atividades diárias. É preciso relacionar grupos de usuários aos acervos necessários e criar mecanismos de disseminação seletiva de informações e acesso remoto de autoatendimento. RASTREAR: A informação é sigilosa O usuário desenvolve atividades de risco e confiança e precisam acessar informações confidenciais e até mesmo sigilosas. É preciso implantar recursos de acesso mediante validação de usuário (login e senha) e registrar todas as ações do usuário para aquela informação: Consulta, download, impressão, distribuição, data de acesso etc. BLOQUEAR: A informação é sigilosa e o usuário não desenvolve nenhuma atividade relacionada a ela. Em todos os casos a gestão eletrônica é fundamental para garantir acesso eficiente à informação, seja para agilizar, rastrear ou bloquear. Uma consultoria especializada é fundamental para a empresa entender seu acervo documental, usuários e selecionar uma ferramenta de gestão eletrônica que atenda às suas necessidades.

Quando visitamos clientes potenciais, sempre apresentamos nosso trabalho e as possibilidades de projetos de gestão documental para a empresa. Também fazemos uma série de perguntas, buscando entender melhor a realidade do cliente e as dificuldades pelas quais estão passando para gerar, tramitar, guardar, recuperar e usar documentos e suas informações. Umas das perguntas que sempre fazemos é “A empresa usa algum software para gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?” e, para nossa, surpresa, a maioria das respostas é “Sim, usamos o Windows Explorer”. Esta resposta nos leva a crer que não há um entendimento claro por parte de muitas empresas sobre o que é realmente gerenciamento eletrônico de documentos, pois, em definitivo, o Windows Explorer não exerce esta função. Há uma confusão entre digitalizar e criar um repositório digital de documentos (üfunção possível no Windows Explorer) e ter um gerenciamento eletrônico de documentos (û função não disponível no Windows Explorer). Um software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) deve disponibilizar à empresa um conjunto de tecnologias e funções que permitam gerenciar e monitorar documentos em todo o seu ciclo de vida, desde o momento da captura/geração, revisão, fluxos de aprovação/tramitação/ distribuição/destinação, arquivamento, recuperação, uso, descarte e memória. Abaixo cito alguns dos recursos mais importantes para o gerenciamento eletrônico de documentos e a possibilidade de encontrar esta função em um software de GED e no Windows Explorer. Função | Requisito Mínimo | Requisito Recomendável | Windows Explorer Faz? Armazenamento de arquivos eletrônicos de forma estruturada, organizada e ordenada – É um requisito mínimo, Windows Explorer faz, mas peca na questão da organização e ordenação. Cadastro de Informações sobre o documento, que permitam visualização e indexação para recuperação futura. (Ex. Número, Título, Disciplina, Tipo etc) – É um requisito mínimo, Windows Explorer não faz. Controle de Revisão de documentos, mantendo as revisões anteriores como histórico, e exibindo para o usuário somente a revisão mais atual, evitando uso de informações obsoletas – É um requisito mínimo, Windows Explorer não faz. Possibilidade de acesso remoto, em tempo real, dos documentos, mesmo de computadores e dispositivos desconectados da rede corporativa, via WEB – É um requisito mínimo, Windows Explorer não faz. Controles de acesso, para evitar visualização e uso de documentos por usuários não autorizados aos seus conteúdos – É um requisito mínimo, Windows até faz, mas de forma um tanto ineficiente para GED. Trilhas de Auditoria, que permitam a governança de informação nas empresas, registrando acessos, impressões, visualizações, inclusões, edições e exclusões – É um requisito mínimo, Windows Explorer até faz, mas depende muito da estruturação da rede, forma em que os usuários são criados e normalmente os dados de acesso só podem ser consultados pelo Administrador de REDE. Fluxos de trabalho que permitam mapear o ciclo de vida documental dentro da empresa, tais como etapas de criação, aprovação, distribuição e uso, ate seu arquivamento – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Controle de temporalidade de arquivamento, para definições de tempo de permanência do documento digital no acervo corrente, descarte OU guarda permanente para fins históricos (que pode ser feita através de Backup com remoção dos documentos da base para ganhos de espaço digital e performance) – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Relatórios gerenciais para monitorar inclusões, crescimento do acervo, controle de prazos etc – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Recursos de colaboração para geração de documentos – É um requisito recomendável, Windows Explorer não faz. Possibilidade de visualização de documentos, independente de suas extensões, através de visualizadores universais – É um requisito recomendável, Windows Explorer faz, mas o usuário precisa ter os softwares nativos instalados em sua máquina. De certo existem outras possibilidades e impossibilidades para o Windows Explorer. O uso de drivers virtuais de armazenamento como google drive, one drive (etc.) viabilizam, até certo ponto, e às vezes até de forma perigosa (muitos relatos de perda de documentos em sincronizações), recursos básicos para acesso remoto e colaboração, por exemplo. Mas não da forma que um software de GED faria. A Conclusão é a de que o Windows Explorer não pode ser considerado, de forma alguma, uma possibilidade de ferramenta para GED. As empresas devem, primeiramente, procurar entender seu acervo documental e seus processos de trabalho, para então elencar funções requeridas e desejáveis para a gestão de seus documentos digitais. De posse deste entendimento, será possível decidir pela melhor ferramenta de gestão eletrônica de documentos para a empresa. Uma consultoria especializada pode auxiliar neste processo.

Com o grande volume de documentos acumulados, crescendo ao longo dos anos, as empresas têm optado por digitalizar a documentação, com o objetivo de diminuir o espaço físico de guarda e obter os benefícios do gerenciamento eletrônico. Mas uma dúvida permanece: depois de digitalizar os documentos, eles podem ser descartados? A resposta para esta dúvida não é simples. Nem todos os documentos podem ser descartados, pois alguns precisam permanecer guardados, seja para atender a requisitos legais, seja seu prazo de vigência ou por alguma ação pendente referente a ele. Mas então, como saber quais documentos podem ser eliminados, quais devem ser guardados e por quanto tempo? A base para todo esse planejamento é a tabela de temporalidade documental (TTD), que é fundamental para gerenciar o acervo documental passivo, corrente e futuro. Nela consta o mapeamento dos tipos documentais existentes na empresa, relacionados à necessidade e ao tempo de guarda, baseados em requisitos legais. Para a construção da TTD é preciso formar uma equipe multidisciplinar, envolvendo consultoria de profissionais da informação, apoio jurídico e profissionais que atuam na área do acervo documental, dentro da empresa. Resultado de imagem para digitalização de documento É necessário avaliar e discutir vários pontos importantes, tais como: – Tipos Documentais: Listagem de todos os tipos de documentos que compõem o acervo documental. – Teor do Documento: Breve descrição do objetivo de cada tipo documental. – Descritores: Identificação das principais informações necessárias para identificar e descrever os tipos documentos nos sistema de informação. Estes serão os campos de busca e recuperação da informação. – Legislação aplicada: Levantamento de leis, normas e procedimentos que regem sobre o tempo de guarda física, necessidade de digitalização e descarte de cada tipo documental. – Classificação de acesso: Identificação do grau de sigilo da informação, onde serão definidos quais documentos são de acesso corporativo, quais são de acesso restrito e quais os tipos de restrição. – Nível de segurança para descarte: Para os documentos descartados é preciso identificar o nível de descarte, pois de acordo com o grau de sigilo da informação existe um nível de fragmentação. Após finalizada a construção da tabela, é preciso aprová-la junto aos gestores das áreas. Somente após todas estas etapas é possível fazer a triagem dos documentos e decidir sobre guarda ou descarte do acervo, bem como planejar os custos e prazos que a empresa terá para digitalizar, guardar e eliminar os documentos necessários. Outra função desta tabela é a de conhecer melhor o acervo documental da empresa e definir suas características e necessidades de tramitação, arquivamento e acesso. Assim é possível escolher um Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que atenda a todos estes requisitos. (Aliás, digitalizar documentos sem implantar um software de gestão eficiente, torna o processo incompleto em todo o seu potencial) A tabela de temporalidade documental precisa ser reavaliada e revisada periodicamente, observando-se a atualização da legislação e as necessidades de uso do acervo, dentro das empresas. Apesar de sua importância, poucas empresas possuem uma tabela de temporalidade documental formalmente constituída. Sem ela, os gestores acabam decidindo de forma equivocada o planejamento do acervo, deixando-o acumular indiscriminadamente ou descartando-o de forma indevida, gerando enormes problemas para a empresa.

Normalmente, quando as empresas despertam para a gestão documental, grandes problemas já estão instalados. O esgotamento do espaço físico, é a mais evidente das questões. Quando isto ocorre, inicia-se uma guarda desordenada dos novos documentos onde houver lugar. A recuperação das informações fica comprometida, a circulação, manutenção e limpeza do local ficam dificultadas e o acervo documental se torna um ambiente insalubre e propenso a acidentes ambientais, tais como incêndios e comprometimentos de estruturas prediais. A gestão documental, então, torna-se assunto urgente dentro da empresa e, na tentativa de resolver a questão o quanto antes, alguns erros se tornam frequentes: Força tarefa com equipe interna para atacar e resolver o problema. Algumas empresas optam por tentar resolver a questão internamente, desviando funcionários de suas atividades de rotina, para concentrar esforços em organizar, digitalizar e separar para descarte o acervo documental. A opção por realizar internamente não é recomendável, pois, além de comprometer as frentes de trabalho de rotina, é preciso um olhar externo para implantar ou aprimorar as metodologias de geração, tramitação, arquivamento e descarte dos documentos, para que o passivo documental seja resolvido efetivamente e o acervo futuro não se torne um novo problema. Busca por prestadores de serviços desqualificados. As empresas precisam buscar prestadores especializados em metodologias e técnicas de mapeamento, organização, arquivamento e implantação de processos de gerenciamento eletrônico. O processo seletivo deve ser baseado em técnica e preço, afinal, envolve não somente a execução manual do serviço, como o estudo do acervo e o estabelecimento de uma metodologia que aprimore a gestão documental na empresa. O prestador de serviços deve ter na equipe profissionais graduados nas áreas de biblioteconomia e/ou arquivologia, que são qualificados para execução deste tipo de serviço.  Contratar e entregar o acervo documental da empresa nas mãos de empresas sem o know how necessário, além de não resolver o problema, pode gerar outros ainda maiores, como perda de documentos, quebra de sigilo, arquivamento sem método, o que impossibilita a recuperação da informação e cria dentro da empresa os famosos “Buracos Negros Digitais” (Arquivos eletrônicos de documentos digitalizados, salvos no computador sem metodologia de nomenclatura e organização, que inviabiliza o uso e recuperação posterior. Leia mais sobre AQUI). Falta de definição de escopo e dimensionamento do acervo passivo. É comum as empresas buscarem prestadores de serviço para contratação, mas não tem o escopo definido, não sabem exatamente o que pretendem atingir como resultado deste trabalho e não sabem dimensionar o tamanho, condições e quantitativos dos acervos documentais. A partir daí os orçamentos recebidos podem subestimar o problema, frustrando a empresa ao final do trabalho contratado, ou, superestimando o problema, ocasionando orçamentos onerosos, que inviabilizam a contratação dos serviços. Na maioria dos casos, há falta de definição do escopo, porque a equipe interna não tem tempo disponível para fazer este estudo. Neste caso é aconselhável uma consultoria externa para mapear o acervo, suas condições, necessidades e uma estimativa de quantidade de documentos para cada tipo. Assim é possível estabelecer as quantidades de documentos que devem ser organizados, digitalizados, arquivados e descartados. Os orçamentos ficam mais realistas. Criação de regras muito detalhadas e solicitações excessivas e sem prioridades, para organização e cadastro do acervo passivo, onerando a contratação dos serviços, tornando o investimento inviável. A implantação de gestão documental na empresa envolverá o tratamento do acervo passivo e o estabelecimento de metodologias de trabalho para planejamento do acervo futuro. Ao definir necessidades para a organização, cadastro, digitalização e arquivamento do acervo passivo é preciso ser simples e objetivo. Trabalhar com o necessário para permitir a guarda ordenada e a recuperação os documentos físicos e digitais. O cálculo para execução dos serviços de gestão documental é elaborado a partir de valores unitários, ou seja, cada documento organizado, cada imagem digitalizada, cada informação cadastrada do documento tem seu custo. Estes valores unitários são bem pequenos, mas, ao multiplicá-los por toda a quantidade de documentos do acervo passivo, os valores podem ficar muito onerosos e serem reprovados pela direção da empresa. O ideal então é estudar e avaliar o necessário para viabilizar estes serviços, dentro das necessidades e possibilidades da empresa. Uma consultoria especializada pode ajudar nisso também. Identifica-se, através da leitura deste artigo, que sem estudo e planejamento adequados, os valores investidos nos projetos de gestão documental podem não levar aos resultados pretendidos, frustrando as equipes de trabalho e a direção da empresa. Conhecer o acervo documental e as suas necessidades é o primeiro passo para o sucesso deste projeto. A vantagem da consultoria é o olhar externo, com uso de know how, técnicas e metodologias testadas e aprovadas em outras empresas. O investimento feito em uma consultoria prévia pode significar, além de maior probabilidade de sucesso nos projetos de gestão documental, economia na contratação dos serviços.

A pergunta sobre retorno de investimento em projetos de gestão de documentação é frequente e comum. Sempre quando estruturamos uma proposta de trabalho e um projeto, o cliente em potencial deseja saber: Afinal, o que a empresa ganha ou deixa de perder implantando gestão de documentos? Do valor investido, qual será o retorno e em quanto tempo? Eu sempre digo que a resposta para esta questão está dentro da própria empresa. Para respondê-la, é necessário ter acesso a informações, que, normalmente, somente os gestores têm acesso. Então convido o cliente a fazer várias reflexões sobre todos os gastos relacionados a documentos dentro da empresa: – Qual o valor do aluguel do metro quadrado do local onde o acervo documental físico, acumulado de forma desordenada, está armazenado? – Qual o valor gasto com impressões desnecessárias para segundas vias de documentos, cópias de trabalho, circulação etc? – Qual valor de espaço virtual, onde estão armazenados arquivos eletrônicos obsoletos, que não são acessados há tempo? – Quanto custa a hora de um gestor e quanto tempo ele tem dedicado a buscar um documento ou uma informação? – Qual o valor gasto com a manutenção deste espaço (limpeza, mobiliário etc)? – A empresa já foi penalizada com multas, sanções, perda de certificações por não encontrar determinado(s) documento(s)? – Já houve casos de pagamentos feitos em duplicidade porque o documento comprobatório não foi encontrado? – A empresa já enfrentou processos trabalhistas e não conseguiu reunir a documentação necessária para se defender? – A equipe está deixando de atingir metas e tem o desempenho prejudicado, porque está dedicando esforço na solução de problemas referentes a documentos? – Prazos estão sendo descumpridos devido a morosidade no trâmite de documentos para avaliação, aprovação e liberação? – Já houve perda de itens do acervo documental? As informações registradas neste item puderam ser recuperadas de alguma outra forma? – Já houve dano ao patrimônio, ao acervo documental e risco aos funcionários da empresa, devido a acidentes ocasionados pelo acúmulo indevido de acervo físico, tais como incêndios, rompimento de estruturas? – O acúmulo de documentos gera ambientes insalubres dentro da empresa? Isto tem afetado a saúde dos funcionários? – Já houve acesso indevido aos documentos, ocasionando “vazamento” indevido de informações? Enfim, há vários pontos a serem investigados e diversos valores que podem ser contabilizados e multiplicados ao longo de anos, e que comprovam, numericamente, o quanto a empresa ganha e/ou deixa de perder investindo no aprimoramento de seus processos de gestão documental. Um projeto de gestão documental bem elaborado e completo, que compreende desde o mapeamento e tratamento do acervo físico até a implantação da gestão eletrônica, permite à empresa: – Agilizar a busca e recuperação, além de permitir que isto seja feito de qualquer lugar do mundo, com o uso de softwares de gestão eletrônica; – Selecionar documentos desnecessários no seu acervo físico para descarte; – Aprimorar os fluxos de trabalho e de distribuição dos documentos; – “Desburocratizar” processos de tramitação para avaliação e aprovação de documentos; – Evitar perda de documentos e informações; – Criar cópias de segurança das informações; – Definir perfis de acesso aos documentos e informações; – Diminuir drasticamente as impressões e cópias de documentos. Se a empresa transformar esta reflexão em valores monetários, verificará que já existe um orçamento despendido com os documentos, talvez sem se notar. Ou seja, este investimento já é desembolsado pela empresa de qualquer forma, porque a criação, a guarda e a tramitação de documentos sempre custam dinheiro a para empresa. Entretanto, sem ter um processo de gestão documental bem definido, a empresa continua gastando com os documentos, sem atingir os melhores resultados e sem se precaver de perdas futuras. Por isso é fácil concluir que o retorno financeiro em projetos de gestão documental, mesmo que a princípio os investimentos pareçam de alto custo, SEMPRE superam o valor investido no médio a longo prazo.