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Como o GED otimiza o tempo e traz ganho de eficiência às empresas?

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Você já ouviu falar que uma empresa pode perder até 80% dos seus clientes muito insatisfeitos; 40% dos insatisfeitos; 20% dos indiferentes e talvez 10% dos satisfeitos, mas, quanto aos muito satisfeitos, apenas 2%? E que muito disso tem a ver com a valorização do tempo? A teoria é de Philip Kotler, guru do marketing global. E o fundamento de tempo não poderia ser mais atual: afinal, a agilidade é um dos quesitos mais valorizados quando se fala em execução, prestação de serviços e entregas. E o que é agilidade, senão fazer mais em menos tempo? Atender melhor de maneira mais rápida? Fato é que, nas relações entre empresas e seus mercados, o tempo é moeda de alto valor. E, no artigo de hoje, vamos abordar de que forma o GED pode otimizar essa relação e servir como um dos pilares para maior valorização do tempo e obtenção de todos os ganhos que isso traz. Tempo é valor de agilidade e economia Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, é possível automatizar tarefas, liberando recursos humanos para a execução de trabalhos estratégicos, e promover uma cultura de melhoria constante para agilizar operações, entregas e comunicações. O processo manual de distribuir documentos, gerenciar comunicação e utilizar planilhas não é seguro, já que é passível de erro humano, diminui as possibilidades de uma gestão integrada, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos. Tudo isso torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente, mas há uma boa notícia: este é um problema que pode ser solucionado com tecnologia, trazendo a automatização e rastreabilidade para estas funções e, com ela, muita agilidade, economia de tempo, ganho de produtividade e eficiência. Mas que tecnologias amigas do ganho de tempo são estas de que estamos falando? Um bom exemplo são soluções como plataformas de automatização de processos (BPM) e Gestão de Documentos (GED), que dão base para uma automatização focada na melhoria da lida com a informação, tornando-a mais rastreável e segura. Plataforma GED: eficiência e agilidade Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. No que isso resulta? Em agilidade na busca de arquivos e no encontro da revisão válida. Em dados mais confiáveis e fáceis de manusear e gerir. Em aumento da produtividade para equipes e setores, não apenas tornando o trabalho mais sinérgico, como economizando tempo nos processos de trabalho diários. Melhor comunicação com equipe e parceiros Além disso, empresas que adotam GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, a partir de qualquer lugar onde estejam. Novamente, ganho de tempo e de eficiência. Em linhas gerais, implantar GED conecta as organizações a um modelo de gestão mais ágil, inovador, pautado pela valorização do tempo, da confiabilidade e da qualidade. Para deixar isso ainda mais claro, podemos te mostrar na prática. Confira o case de uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, que otimizou sua gestão de documentos e automatizou seus processos nas áreas de engenharia e qualidade: Leia o case aqui.

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GRC: o que é, por que é importante e como gerir da forma certa

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GRC (Governança, Risco e Compliance) são três letras que podem modernizar muito a gestão de sua empresa. Vamos te ajudar a saber mais sobre esta sigla que tem estado entre as prioridades no radar dos gestores para os próximos anos. Não por menos: as áreas de Governança, Risco e Compliance, em um resumo muito breve, compõem a gestão do alinhamento das empresas às legislações, regras e normas que dizem respeito a seu setor de atuação; bem como à atenção que precisa ser dada aos riscos envolvidos no que tange às informações que circulam em seus ambientes físicos e digitais. Para que fique mais claro, e para que você entenda o alto grau de importância de cada uma destas metodologias, vamos item a item. GOVERNANÇA, A PRIMEIRA LETRA DA SIGLA Diz respeito à necessidade de orquestração entre processos, tecnologias, estratégias, métodos e pessoas das empresas. Gerir tudo isso de forma que cada componente de cada setor se alinhe à estratégia macro de atuação e colabore de maneira efetiva para a conquista dos objetivos traçados é parte fundamental do conceito de Governança, e isso é vital para todas as organizações. Com foco na qualidade, agilidade e ganho contínuo de produtividade, a Governança envolve questões como análise de KPIs, estabelecimento de regras e ações para melhoria contínua de processos, integração entre informações, atividades e setores, entre outros métodos voltados a estabelecer padrões de gestão que, de fato, contribuam para que as rotinas da companhia trabalhem em prol de seus resultados positivos. RISCOS, A SEGUNDA LETRA DA SIGLA Tratam, neste caso, do Gerenciamento de Riscos em específico. Se a Governança consiste em entregar subsídios para ajudar gestores a tomarem a melhor decisão para o negócio como um todo, aqui o foco é garantir que estas decisões, ou que outras ações, processos e formas de trabalho da empresa não se tornem perigos para a operação. Neste caso, processos, dados e tecnologias específicos são aplicados para ajudar a antever cenários potencialmente prejudiciais e também tomar as medidas adequadas para eliminar/mitigar tais riscos, além de auxiliar na construção de planos para gestão de riscos inevitáveis, ou seja: contar com a segurança da previsibilidade para que, se os riscos ocorrerem, possam ser absorvidos e tratados da melhor forma COMPLIANCE, A TERCEIRA LETRA DA SIGLA Neste item, a prioridade é garantir que os processos internos da empresa estejam em conformidade com as melhores práticas e regulações (internas e externas). É um conceito ligado à Governança e ao Gerenciamento de Riscos, pois ajuda a assegurar que as decisões empresariais não violem as políticas internas e padrões estabelecidos pelas legislações, normas e diretrizes à qual a companhia está submetida, o que pode interferir nos objetivos de negócio e acarretar efeitos nocivos à organização. Com as ferramentas e processos bem ajustados às necessidades de Compliance, a empresa ganha maior segurança jurídica e eficiência operacional, ficando alinhada aos seus objetivos gerais (governança), assim como elimina diversos riscos provenientes de possíveis não-conformidades. BENEFÍCIOS PARA A EMPRESA COMO UM TODO De um ponto de vista geral, ter uma estratégia eficaz de GRC ajuda a minimizar inconsistências entre diferentes setores, em uma visão que alinha a organização para atender a objetivos comuns, compartilhados entre os colaboradores, gestores, áreas e o board (ou seja, a organização de ponta a ponta). Com o apoio de sistemas especializados, gestores podem ter maior clareza na visão do negócio e na detecção de cada item importante para as tratativas dos conceitos englobados no GRC. E quando falamos em sistemas especializados, estamos falando em tecnologia que permita abordar informações e processos de forma organizada, abrangente, rastreável e com alto nível de confiabilidade e assertividade. Com base em políticas bem desenhadas de GRC, mais o suporte de tecnologias de reconhecida expertise nesta área, os gestores passam a ter os subsídios certos para tomar decisões, os indicadores e dados corretos para observar e projetar possíveis cenários, especialmente os potencialmente arriscados para algum ponto da operação, e manter o negócio alinhado às regras de seu setor, local e modelo de atuação. Tudo isso é possível, de forma centralizada e otimizada, com o apoio da tecnologia. A W3K é uma empresa especializada em soluções de gestão da informação, contando com expertise necessária para auxiliar grandes empresas e diversos segmentos em sua jornada de adequação, gestão e excelência em GRC. Temos diversos cases para compartilhar com você. Que tal conhecer e descobrir como podemos ajudar também o seu negócio? Entre em contato conosco para saber mais.

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Entenda a diferença entre ECM/GED e BPM

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ECM/GED e BPM são siglas que, apesar de poderem trabalhar integradas, gerando ainda mais valor às empresas, representam termos individuais, que precisam ser compreendidos. O que significa cada um deles, e quais as diferenças entre si? É o que vamos ver no post de hoje. Enquanto GED representa Gerenciamento Eletrônico de Documentos, compreendendo plataformas capazes de melhorar a gestão de informações e documentações em empresas de todos os segmentos, o ECM é sigla para Enterprise Content Management e traduz soluções, estratégias e modelos para coleta, acesso, armazenamento, distribuição, gestão e mensuração de informações de uma organização, passando pelo gerenciamento do ciclo de vida de conteúdos dos mais diversos – de dados em documentos a planilhas de BI ou Excel, arquivos e imagens nas mais diversas extensões. E o BPM? Este é sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócios, e passa por otimizar e trazer mais agilidade ao fluxo de atividades, possibilitando transformações reais e para muito melhor nos processos de departamentos ou de toda a empresa. São três nomenclaturas diferentes, mas que funcionam muito bem – cada uma individualmente, ou integradas entre si. Vamos explorar um pouco mais sobre elas. ECM e BPM na prática Na prática, plataformas de ECM podem reduzir em até 70% os custos das empresas com espaço físico, cópias, impressões, documentos redundantes, espaços de armazenamento na rede, tempo de busca e recuperação de documentos. Já o BPM dá foco à gestão sistemática e integrada dos ambientes, bem como das atividades de cada colaborador envolvido em um determinado processo de negócio. Com soluções desta área, as organizações produzem mais e qualificam seus modelos de atuação e suas equipes, podendo otimizar também os custos, que chegam a alcançar até 80% de redução. Quando se agrega serviços às soluções, se tem, ainda, o BPMS, um conjunto de práticas cujo objetivo é melhorar continuamente os procedimentos de uma organização, por meio do entendimento das demandas do público das organizações e alinhamento de suas estratégias ao atendimento de tais demandas, o que torna os processos, a atuação, a gestão e as entregas mais eficientes e assertivos. O que é ECM? Muitos se referem ao ECM (Enterprise Content Management) como uma metodologia. Embora isso não esteja totalmente incorreto, está incompleto. Mais do que isso, a sigla define uma combinação dinâmica de estratégias e ferramentas capazes de capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações de apoio aos processos organizacionais. Para ficar mais claro, vamos a um exemplo: imagine que sua empresa precise assinar faturas e registrar arquivos. De forma manual, estas duas tarefas levariam muito tempo e poderiam trazer risco de erros e retrabalho, já que os documentos teriam de ser levados aos setores responsáveis, podendo ser perdidos, rasurados ou danificados. Então a solução é converter esse fluxo para um formato digital, certo? Quase! Na verdade, mais do que a simples digitalização do processo, é preciso, em primeiro lugar, identificar os gargalos e aplicar os conceitos e soluções de ECM para ampliar o poder de execução, controle e gerenciamento das informações durante seu ciclo de vida. Desta forma sim será possível melhorar a eficácia dos processos relativos a tais documentações, aumentando a produtividade e diminuindo riscos e custos. Mais sobre BPM… E também sobre BPMN e BPMS O Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é responsável por sistematizar e facilitar processos organizacionais, provendo informações importantes sobre como os processos são executados e que melhorias podem ser aplicadas. O BPM foca em melhora contínua e permite que as organizações sejam mais eficientes. Além disso, as companhias se tornam mais assertivas. O BPM foca em alcançar os objetivos das empresas, independente do porte. Ele faz isso através de melhorias, gestão e controle de métodos para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar os fluxos. Os softwares responsáveis pela automação destas atividades são chamados de Business Process Management Suites, ou BPMS. A modelagem de processos é feita nos próprios BPMS, alguns dos quais seguem a notação mais usada atualmente, o BPMN (Business Process Modeling Notation), que consiste em uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento. Esta é uma etapa importante da automação pois é nela que os processos são descobertos e desenhados e também pode ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização.E o GED? O GED, como já pincelamos lá em cima, consiste na utilização de plataformas de tecnologia e metadados para uma gestão mais organizada e assertiva dos documentos em uma empresa. Porém, a explicação simples nem sempre dá conta da abrangência que este termo pode compreender. A partir do GED, empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional. Em linhas gerais, implantar uma plataforma GED em uma organização permite se conectar com um modelo digital de governança, centralizando a gestão da informação. Com a integração em uma plataforma robusta de documentos e fluxos desenhados para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor colaboração entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.ECM e BPMS em Compliance Garantir que sua empresa ou que setores de sua organização estejam em conformidade com normas, sejam elas internas ou regulatórias de segmento ou governo, pode ser um trabalho complexo. Para isto, contar com uma solução completa de ECM/GED e BPM é garantir evidências ou mitigar riscos Independente de qual valor vamos mencionar aqui, é de qualquer forma um diferencial decisivo para a realização eficiente deste trabalho. Assim, com uma solução robusta e inteligente de ECM/GED integrada à BPM, empresas podem visualizar com clareza os dados e sua circulação dentro da organização, garantindo que elas atendam às exigências de segurança, sendo visíveis e acessíveis por quem tem autorização. W3K: integração e flexibilidade com Greendocs Agora que você já conhece detalhes sobre GED, ECM, BPM e BPMS, vamos falar de uma plataforma que integra todos estes recursos e pode trazer muito mais produtividade, eficiência, agilidade, assertividade e poder de gestão a seus documentos e processos de negócio: o Greendocs.

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Governança da Informação em projetos de Engenharia com GED E BPM: quais são os benefícios?

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Diversidade, procedência, revisões, fornecedores, mobilidade, validações, regulamentações, compliance. Em projetos de engenharia, estes são apenas alguns dos termos e desafios que as empresas precisam enfrentar diariamente. Em meio à complexidade gerada por um ritmo acelerado de informações, físicas e digitais, ter uma governança infalível da informação parece quase impossível. Contudo, com tecnologia e processos bem definidos, é possível ter esta gestão com a segurança, eficiência e rastreabilidade necessárias. Na área de engenharia, processos e tecnologia caminham lado a lado para uma melhor governança da informação, envolvendo fluxos e ciclo de vida dos documentos, e também de forma abrangente quando se trata da cadeia que compõe cada projeto. Com a adoção de sistemas GED e BPMS, é possível atender todos os pontos da cadeia nos projetos de engenharia, de quem é project owner até fornecedores e EPCistas. E mesmo em empreitadas de menor porte, contar com estas soluções permite ter um controle assertivo e escalável desde os primeiros estágios do projeto, adicionando novos usuários e setores de forma modular de acordo com o escopo a ser seguido. Em um projeto de engenharia, contar com essa visão proativa da gestão de informação, desde o início do projeto, garante às empresas uma maior agilidade, tanto para as alterações dentro da própria obra, até o ponto da conclusão da obra e transição (handover) para as etapas de operação e manutenção. Isso elimina possíveis rupturas (gaps) e assimetrias de informação, garantindo a eficácia dos processos em caso de manutenções futuras. A implementação de GED e BPMS para projetos de engenharia também tem impactos significativos em áreas críticas como os workflows, trazendo redução média de 70% no tempo de busca de informações, assim como permite recursos automatizados para fluxos, com notificações de usuários quando um documento é inserido, revisado ou alterado. Estas soluções também ajudam a garantir os prazos definidos nas filas de trabalho, notificando quando algum documento importante precisa ser acessado ou revisado dentro do tempo hábil, com a segurança dos acessos garantida dentro de uma plataforma rastreável. E falando em rastreabilidade, contar com uma plataforma avançada de GED também pode trazer benefícios inéditos, como a possibilidade de buscar informações específicas em documentos como plantas ou arquivos de CAD por meio de reconhecimento de imagem. Assim, ao utilizar um código presente no arquivo visual (markups), o sistema tem a inteligência de identificar esta informação na base de imagens, entregando os resultados esperados. Por fim, com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade destes fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos. Na W3K, contamos com um know-how extenso na área de gestão da informação para projetos de engenharia, com clientes de grande porte que se beneficiam de nossa plataforma Greendocs para seus processos. Quer saber mais? Entre em contato conosco!

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Por que as empresas realizam a gestão de documentos (GED)?

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Transformação digital e governança da informação são pilares fundamentais para o crescimento de qualquer organização. Com isso, é possível permanecer competitivo sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade nos arquivos. Otimizar o fluxo de trabalho em todas as suas etapas permite economizar tempo e dinheiro, além de promover mais produtividade aos colaboradores, permitindo que sejam mais estratégicos para o negócio. Muitos gestores questionam qual é o melhor caminho para prover uma trajetória como a descrita acima. Antes de responder essa pergunta, precisamos nos fazer outra: por que as empresas realizam a gestão de documentos? É isso que abordaremos no artigo de hoje. A gestão de documentos provê controle e integração. Controlar revisões; ter visão total de etapas da documentação; facilitar colaboração entre equipes distintas; regrar a administração de mudança; controlar registros e ações de qualidade; integrar fornecedores de forma online e gerenciar filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos são alguns dos motivos que as empresas alegam para realizar a gestão de documentos. Porém, também podemos citar outras razões relevantes que contribuem para essa decisão como, por exemplo, a busca inteligente, que permite encontrar os documentos pelo conteúdo ou busca fonética. Igualmente, visualizar dados das etapas de documentação gerando dashboard e relatórios que tornam as decisões estratégicas mais assertivas, ocupam essa lista. Aproximar equipes e gerenciar filas de trabalho também são motivos pelo qual as empresas optem por esse caminho inovador. Da mesma forma, a integração entre GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma e o suporte às assinaturas digitais – que possibilitam a implantação de ambientes de trabalho totalmente paperless -, são motivos que se destacam na hora de responder por quais razões as empresas realizam a gestão de documentos. Como fazer a gestão de documentos (GED)? A resposta para essa dúvida é: utilizando a gestão documental e sistemas de GED como protagonista no controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gerenciamento para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações. O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes concordem com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados. Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma GED robusta como o Greendocs, permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!

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Como aplicar o BPM nas empresas?

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Um dos pilares de sustentação de qualquer negócio é ter um gerenciamento de processos internos eficaz e aplicado aos mais diversos ambientes. Isso está diretamente relacionado com um controle mais preciso nos fluxos de informação, automatizando tarefas a fim de conquistar maior agilidade, fluidez e transparência. Podemos afirmar que essa é a base do BPM – sigla para o termo “modelagem de processos de negócios”. O objetivo deste modelo é definir a gestão por processos. Para isso, oferece meios de controle e avaliação a fim de melhorar o fluxo de trabalho, focando no mapeamento assertivo e em uma estratégica ágil e eficaz. A tecnologia é o diferencial para que essa modalidade seja implementada da melhor forma. Muito embora o seu conceito esteja claro, muitas companhias ainda têm dúvidas de como aplicar o BPM na rotina das empresas. Neste artigo, vamos abordar as etapas de um ciclo BPM efetivo e a maneira mais inteligente de aplicá-lo. O ciclo BPM depende da maturidade da empresa Estruturar processos é uma necessidade de qualquer negócio, porém, a implantação do BPM depende muito da maturidade de cada empresa, visto que atinge paradigmas culturais mais difíceis de serem quebrados. Por isso, a transformação deve começar de dentro para fora, com capacitação da equipe e um projeto de mudança bem estruturado. Isso porque o ciclo BPM envolve um conjunto de fases que requer conhecimento e continuidade. Alinhamento estratégico e visão ampla dos processos Um dos pilares desse ciclo é o alinhamento estratégico para construir uma visão ampla dos processos da empresa, promovendo integração com toda a cadeia de valor do negócio. Nesse primeiro momento, é preciso emoldurar a organização identificando os processos primários, de gestão e de apoio. Análise de processos do negócio Após o alinhamento estratégico, é preciso validar as informações, metas e objetivos, compreendendo variáveis e fatores externos importantes para que o modelo BPM seja desenhado. Materialização e implementação Outra fase importante é a hora de desenhar o projeto, o que permite identificar as falhas, repetições e fases desnecessárias. É o que chamamos de materialização do processo BPM. O momento de implementação dos processos vem logo depois, e nada mais é do que o desenho colocado em prática para pequenos ajustes. Monitoramento, controle e refinamento A fase de monitoramento é fundamental para prover informações sobre o desempenho utilizando métricas. Vale ressaltar que ele deve ser feito de forma contínua para o bom andamento do fluxo de trabalho. Com alguns resultados em mãos se torna mais eficaz promover melhorias ou até redesenhar algum processo insuficiente. GED e BPM como diferenciais competitivos Na definição do autor Thomas Davenport, referência na área de sistemas de informação, a modelagem de processos de negócios é um conjunto estruturado de atividades, desenhado para produzir um resultado especificado para um cliente ou um mercado em particular. No caso da gestão de documentos, por exemplo, o modelo BPM e um sistema de GED/ECM juntos são considerados grandes diferenciais competitivos. Com eles, as organizações podem reduzir cerca de 70% dos custos com gerenciamento de informações, implementando fluxos de trabalho automatizados e rastreáveis, registros precisos das ações realizadas, reduzindo filas de trabalho e gargalos operacionais. Leia nosso artigo com 4 razões para utilizar uma Plataforma GED e BPM. Mais escalabilidade à gestão das empresas Com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade destes fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos. A W3K provê escalabilidade à gestão das empresas, através da disponibilização ágil de uma plataforma BPM que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber mais? Entre em contato conosco.

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O que paperless tem a ver com gestão e que benefícios traz às empresas?

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O que a expressão Processos de Negócio Paperless significa para você? Para a W3K, inclui fornecer soluções que permitam às empresas garantir produtividade, segurança, controle e organização capazes de alavancar o crescimento de forma escalável. E de que forma garantimos isso? Provendo escalabilidade à gestão empresarial, por meio da disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio dos clientes. Neste portfólio, se incluem aplicações de ECM, BPMS, EDMS, gestão de contratos digitais, assinatura digital, MOC – gestão da mudança, controle de documentos e registros da qualidade, entre outras. TRANSFORMAÇÃO DIGITAL E PAPERLESS Uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital. E, em muitos casos, este processo inicia pela adesão a tendências da atualidade, como o de gestão paperless. Você sabe o que é isso? MUITO ALÉM DA REDUÇÃO DE PAPEL Ao contrário do que o nome, em si, traduz, este tipo de gestão vai além de reduzir o uso de papel. Paperless, na verdade, envolve não somente a digitalização, mas também o gerenciamento da informação. Afinal, empresas que não adotam uma cultura de gestão eletrônica de documentos não terão, de fato, uma gestão paperless, e sim uma gestão que apenas transferiu os percalços do papel para o ambiente digital. Assim, ser paperless, fazer parte efetiva da Transformação Digital, ter uma Gestão Corporativa eficiente, são passos que se complementam e que têm na tecnologia um aliado forte. E se você quiser conhecer mais sobre soluções para tudo isso, te indicamos dois caminhos: 1. Assista, no dia 25/03, às 14 horas, à palestra “Processos de Negócio Paperless, Transformação Digital em Gestão de Contratos, Garantia da Qualidade e RH”, que a W3K vai ministrar na Semana Paperless Innovation, realizada pela ABEINFO. Para conferir, clique aqui. 2. Navegue por nosso website e conheça nossas soluções. GED, BPMS, ECM, EDMS e mais para conduzir sua empresa à Transformação Digital e potencializar sua gestão rumo ao crescimento contínuo.

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Gestão do ciclo de vida de contratos: o que é e como você pode cuidar bem disso?

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Uma gestão eficiente de contratos, na realidade de uma empresa, passa por inúmeras etapas, de questões como segurança, controle de processos, fluxos, rastreabilidade e conformidade, entre muitas outras. Inclusive, já tocamos neste assunto em um outro texto em nosso site. Mas em meio a todos estes pontos, um dos mais importantes em toda esta cadeia é ter um controle eficaz do ciclo de vida destes documentos. Quando falamos de ciclo de vida do contrato, nos referimos a todas as fases em que ele passa dentro da organização, desde as fases de pré-contrato e redação, passando pela execução até seu encerramento, armazenamento e eventual encerramento. E para que todas as partes tenham a segurança jurídica esperada, é importante garantir que todas estas etapas sigam padrões e fluxos otimizados, tanto internamente quanto com os clientes externos. Na maioria das empresas, o ciclo de vida dos contratos pode se dividir nos seguintes: Pré-contratação – esta é a fase em que são definidos objeto e cláusulas do contrato, delineando o que será contratado, as entregas a serem feitas, quando e onde, etc. No caso, por exemplo, de uma empresa de engenharia, podem ser incluídas questões como requisitos técnicos e de qualidade. Outros pontos como alçadas/pessoas pelas quais as informações deste contrato deverão passar, certificações para controle de acesso e prazos para ajustes também são criados nesta etapa. Contratação – nesta fase, a minuta produzida na etapa anterior é formalizada. É o momento em que o contrato pode passar por revisões e alterações, até a confecção do documento final. É a parte em que todos os detalhes esboçados na pré-contratação são afinados e acordados entre as partes envolvidas. Todos os aspectos técnicos, financeiros e jurídicos devem estar no contrato, deixando claro o acordo entre as partes, gerando enfim o contrato assinado. Pré-execução – esta é a fase em que, na verdade, começa a gestão de contrato propriamente dita. Na pré-execução, são colocados em prática as primeiras medidas para tornar possível as entregas previstas no contrato. Calendários de entrega, fluxos de pagamento, prazos de revisão e ajuste de documentos. Tudo isso é definido nesta etapa. Execução – esta costuma ser a fase mais longa da vida do contrato, e diz respeito diretamente às entregas previstas no contrato original. Ela contém todas as atividades administrativas de acompanhamento de contrato, incluindo informações de vistorias, medições, pagamentos e outras atividades previstas. Durante esta fase, podem ocorrer renovações ou aditivos ao documento original. Além disso, eventos previstos que podem ocorrer após a data final do contrato, devem ser monitoradas e documentadas nesta fase. Encerramento – Expirada a data de vigência do contrato, e caso não haja renovação, o contrato é encerrado, observando se os eventos e entregas previstas foram cumpridos, assim como se toda a documentação do contrato está de acordo com o que foi definido inicialmente. Com todas as informações, e as partes em acordo novamente, só então o contrato é terminado. Sabemos que cada empresa tem seus aspectos internos, assim como cada cliente e contrato é único, levando em consideração suas demandas e exigências. Contudo, uma gestão padronizada de contratos e dos ciclos de vida pode trazer resultados positivos para todo tipo de empresa. Combinando uma estratégia bem-arquitetada de processos com o uso de tecnologias que permitem este controle aprimorado, organizações ganham eficiência, agilidade e transparência na gestão de informação, que se reflete em contratos criados e executados com excelência. A W3K Tecnologia é uma empresa especializada em soluções de GED e BPMS, voltada à gestão de contratos. Utilizamos tecnologia e um know-how avançado em gestão da informação para tornar as empresas muito mais eficientes em seu dia-a-dia. Solicite DEMO para saber mais.

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O que é GED?

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A explicação é simples e rápida: a Gestão Eletrônica de Documentos (GED, na sigla mais utilizada) consiste na utilização de sistemas de tecnologia e metadados como ferramentas para uma gestão mais organizada e assertiva dos documentos em uma empresa. Porém, a explicação simples nem sempre dá conta da abrangência que este termo pode compreender. A partir do GED, empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional. A gestão de documentos, em seu conceito básico, consiste na utilização de ferramentas e metodologias que assegurem o acesso pleno e seguro aos documentos e informações necessárias para a tomada de decisões, buscando a melhoria nos resultados do negócio. Com a camada tecnológica entregue por sistemas de GED, ela tem outros benefícios agregados, como maior transparência e consolidação dos fluxos de informação, assim como redução de custos. No caso do GED, empresas podem desenvolver módulos interligados que permitem a gestão dos documentos tanto na forma física quanto digital, a partir de várias origens: papel, microfilme, imagens, arquivos de áudio, planilhas e mais. Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud ou local, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como: Além disso, empresas que adotam soluções de GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial. Em linhas gerais, implantar GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio.

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