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Greendocs, Qualidade, Todos

Greendocs: Vamos falar sobre Gestão da Qualidade?

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Se tem uma área que recebe a todo instante documentos, dados e informações, esse setor é o da qualidade. Com essa grande quantidade de arquivos, fica ainda mais desafiador controlar com eficiência esses processos. Por isso, prover fluidez e dinâmica a esses registros faz toda diferença. Um processo organizado e padronizado permite que os documentos sejam localizados rapidamente, o que não apenas otimiza o tempo das organizações, como também se torna um grande alicerce para as tomadas de decisões. Empresas maduras já entenderam que não é possível ignorar a gestão documental, especialmente para gestores que desejam minimizar os custos, reduzir as burocracias, sem perder controle ou consultar dados desatualizados. No artigo de hoje, vamos apresentar a nossa plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade, sistema que garante rastreabilidade e organização às empresas. Greendocs: workflow da qualidade com excelência Vamos falar sobre o workflow de aprovação do documento? Na rotina de muitas empresas, o responsável envia o arquivo e a equipe de qualidade os sobe manualmente. É importante dizer que esse fluxo de tramitação é otimizado com o Greendocs – nossa plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade Quer saber por qual razão isso é tão importante? Pense que a empresa tenha apenas o registro da data de publicação do documento de qualidade, ou seja, desconheça outras informações, despadronizando o envio, eliminando a possibilidade de controle de prazo e, principalmente, sem saber o status do fluxo. Agora imagine um sistema que além de workflow, permite que as organizações realizem o controle minucioso de tarefas, elaboração, aprovação e publicação de documentos, tudo de forma sistêmica e automatizada. É outra realidade, não é mesmo? Na prática, com a plataforma online da W3K você pode analisar criticamente, aprovar padrões, identificar revisões, controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, controlar documentos externos, automatizar a distribuição e obter acesso rápido aos documentos. Rastreabilidade e confidencialidade aos documentos com o Greendocs A disponibilidade, precisão e organização dos dados são pilares essenciais para o bom andamento dos processos de qualquer empresa. Da mesma forma, a rastreabilidade total da informação provê governança à rotina. Outro ponto fundamental é a confidencialidade da informação, necessária para garantir a segurança desses dados. Além de tudo isso, o Greendocs permite ainda que as empresas configurem o nível de permissionamento dos usuários, quais áreas recebem a notificação e que tipos de movimentação podem fazer, afinal, nem todos os documentos devem estar disponíveis para todos os departamentos. A distribuição de responsabilidades e pendências para emissão de novos documentos também pode se tornar completamente rastreável. Com o Greendocs, é possível visualizar onde parou a demanda, com quem e há quanto tempo está no mesmo status. O que mais o Greendocs pode fazer pela sua empresa? Agilidade, seja para consulta ou para conferência de status, prazos e pendências, é um dos grandes diferenciais da plataforma. Além disso, os responsáveis por cada área têm seus tempos otimizados, visto que podem buscar rapidamente qualquer documento pela plataforma. E vamos além: o Greendocs estabelece permissões e restrições no acesso a padrões, políticas e templates. Esse processo pode ser configurado também por etapa do fluxo, com definição dos responsáveis por cada etapa. Isso tudo, claro, de acordo com a realidade do negócio. Outro benefício da plataforma é a disponibilidade dos arquivos e documentos. As revisões feitas em cada versão podem ou não ser consultadas, dependendo apenas da estratégia de permissionamento. É importante ressaltar também que o acesso pode ser feito de qualquer lugar, em qualquer horário, basta ter conexão à Internet e permissão para logar no Greendocs. Escolha a W3K como sua parceira tecnológica A W3K provê escalabilidade à gestão das empresas, através da disponibilização ágile de aplicações de negócio que possibilitam a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber como a W3K pode potencializar o seu negócio? Acesse https://www.w3k.com.br e fale com um de nossos especialistas.

Eventos, W3K Tecnologia

Projeto GRC: W3K apresenta MVP de nova solução de governança da informação

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No dia 04 de agosto, a W3K apresentou com exclusividade o MVP (Minimum Viable Product) de sua nova solução tecnológica para governança da informação. O encontro, que reuniu representantes de diversas empresas, serviu para mostrar na prática o pitch da nova solução – plataforma de troca e armazenamento de documentos em nuvem, de implantação rápida, que atende usuários corporativos em processos de gestão da informação de negócio, comunicação documental formal entre empresas, proteção de dados, segurança da informação, integração, busca por conteúdo e rastreabilidade. Estiveram presentes integrantes da Prefeitura de São Leopoldo/RS e representantes das empresas Klabin, Prime Engenharia, Solange e Neves Advogados, SKA, Stihl, Qubo Tecnologia, KLEOS e EVENTIZE. “A nova solução tecnológica da W3K, chamada inicialmente de “Projeto GRC”, promete ser um sistema robusto, colaborativo e de fácil acesso, onde as empresas poderão atuar em conjunto, compartilhando informações. Os usuários contarão com recursos que vão desde a segurança de alta rastreabilidade às mudanças e gestão de documentos”, disse Cássio Vargas, responsável pelo desenvolvimento do produto. Para conhecer mais sobre a W3K acess o portal https://w3k.com.br

Qualidade, Todos

Greendocs é ideal para gestão de registros e documentos da qualidade

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Implementar um sistema de gestão de qualidade é um passo bastante significativo na trajetória de uma empresa, pois mostra que a organização está comprometida com seu crescimento sustentável e a melhoria contínua de seus processos. Também é o caso de construtoras e incorporadoras que contrataram o Greendocs para gestão de registros e documentos da qualidade. Com a plataforma, as empresas especializadas em edificações, infraestrutura, saneamento e construções especiais obtém mais controle, rastreabilidade e segurança no acesso aos documentos de qualidade. Isso porque distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mail e planilhas de controle pode funcionar em processos cotidianos mais simples, com pequenas equipes e poucos registros. Contudo, à medida que as companhias crescem, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados, e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com esse modelo de controle. Workflow da qualidade é eficiente com o Greendocs É comum que algumas empresas não trabalhem com o workflow de aprovação do documento. Dessa forma, acabam fazendo tudo em apenas uma etapa: o responsável manda o arquivo e a equipe de qualidade sobe manualmente. Porém, após implementar uma plataforma, o fluxo de tramitação já entra no Greendocs. Se a empresa só tem o registro da data de publicação do documento de qualidade, sem informação, sem padronização de envio, sem controle de prazo e, principalmente, sem saber o status do fluxo, com o Greendocs a situação é muito diferente e melhor: além de workflow, as organizações conseguem incluir no processo o controle de tarefas, elaboração, aprovação e publicação de documentos, tudo de forma sistêmica e automatizada. Rastreabilidade e controle nos documentos da qualidade O Greendocs provê a disponibilidade, precisão e organização das informações, bem como rastreabilidade total da informação. Sem contar o respeito aos prazos nas atividades internas, nos processos, fluxos e visão do status real. A distribuição de responsabilidades e pendências para emissão de novos documentos também pode ser rastreável. Com o Greendocs, é possível visualizar onde parou a demanda, com quem e há quanto tempo está no mesmo status. Publicação de documentos vigentes com confidencialidade Outro ponto essencial é a segurança na confidencialidade da informação oferecida pelo Greendocs – um dos pilares da segurança da informação – permite que as empresas configurem o nível de permissionamento dos usuários, quais áreas recebem a notificação e que tipos de publicações podem fazer, afinal, nem todos os documentos devem estar disponíveis para todos os departamentos. Vale dizer que as companhias têm treinamento para acessar o Greendocs, já que, geralmente, todos precisam ler as publicações da qualidade relacionadas ao seu processo ou setor. Um exemplo prático é a publicação de documentos para todo mundo. E para que todos os colaboradores possam ler o que é publicado, todos têm acesso como usuário leitor e conhecimento para usar a plataforma. Porém, quando há pendências, os responsáveis são notificados e somente os usuários vinculados podem ter uma ação sobre a mesma. A segurança está no fato de que a própria empresa consegue configurar quem pode visualizar os documentos, quais áreas precisam ser notificadas, entre outros controles de acesso. Consultar padrões, políticas e templates online ficou mais fácil com o Greendocs O Greendocs também provê agilidade no acesso aos documentos, seja para consulta ou para conferência de status, prazos e pendências. A busca rápida pela plataforma otimiza o tempo dos responsáveis em cada área, além de tornar mais assertivo todo este processo. O Greendocs possibilita estabelecer permissões e restrições no acesso a padrões, políticas e templates, que pode ser um processo configurado por etapa do fluxo e definindo os responsáveis por cada etapa. De acordo com a realidade do negócio. Outra vantagem é que, com o sistema, os documentos vigentes ficam facilmente disponíveis e as revisões feitas em cada versão podem ou não ser consultadas, dependendo apenas da estratégia de permissionamento. O acesso às informações pode ser realizado de qualquer lugar, em qualquer horário, basta ter conexão à Internet e permissão para logar no Greendocs. Como a maturidade dos processos contribui para a implantação de tecnologias? A maturidade em processos de uma empresa se dá pela forma como ela evolui e melhora seus processos, resultando em rotinas mais produtivas e assertivas a seus colaboradores, e em entregas mais satisfatórias. Quanto mais maduro for um processo, mais fluido e rápido será a implementação deste em uma nova tecnologia. No caso de construtoras e incorporadoras ou empresas que investem constantemente na transformação digital, a visão de futuro e de melhoria contínua se torna notável. É nesta linha evolutiva que as organizações optam pela adoção do Greendocs no âmbito da Qualidade. Porque escolher a W3K? Somente uma plataforma robusta e escalável como o Greendocs para atender com excelência às demandas da qualidade. Isso porque é possível entregar relatórios que são configurados com metadados específicos que cada setor precisa para visualizar a sua informação. As pendências gerais podem ser visualizadas na tela, o que facilita na hora de verificar onde está parado o documento em revisão. Quando há muita informação ou é necessário um número maior de dados, usa-se os relatórios para comparar as informações e tomar decisões. A consulta de documentos pelo aplicativo possibilita aos usuários entenderem qual é o real status de cada arquivo. Por exemplo, você pode ter na palma da mão documentos importantes, como: Ficha de verificação e condições de inspeção e armazenamento de materiais; Políticas internas, compliance;. Procedimentos, normas e novos treinamentos;Quer saber mais sobre a nossa solução completa para gestão de registros e documentos do setor da Qualidade? Solicite uma demo Greendocs com um de nossos especialistas.

Greendocs

CPFL garante mais controle e rastreabilidade nos documentos de engenharia com o Greendocs

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A CPFL Energia atua nos segmentos de distribuição, geração, transmissão, comercialização e serviços. Desde 2017, o Grupo faz parte da State Grid, estatal chinesa que é a terceira maior organização empresarial do mundo e uma das maiores empresas de energia elétrica, atendendo 88% do território chinês e com operações na Itália, Austrália, Portugal, Filipinas e Hong Kong. Focada em uma forma mais sustentável de produzir energia, tem na CPFL Renováveis uma das maiores empresas de geração da América Latina a partir de fontes alternativas, com um portfólio baseado em fontes limpas como grandes hidrelétricas, usinas eólicas, térmicas a biomassa, Pequenas Centrais Hidrelétricas (PCH) e usina solar. Com 14% de participação, a CPFL Energia é uma das maiores empresas no mercado de distribuição, totalizando mais de 10 milhões de clientes em 687 cidades, entre os estados de São Paulo, Rio Grande do Sul, Minas Gerais e Paraná. Na comercialização, é uma das líderes no mercado livre, com participação de mercado de 4%. É líder na comercialização de energia incentivada para clientes livres entre as comercializadoras. O Grupo escolheu o Greendocs para a gestão e controle de documentos de engenharia da CPFL Soluções. A contratação foi pela DOX, parceira da W3K na modalidade revenda com implantação, que está sempre à disposição para prestar todo suporte necessário. “Em caso de emergência ou dúvidas, o suporte nunca deixa a desejar”, revela a coordenadora da Engenharia da companhia, Ana Carolina de Castro Cembranelli. Segundo ela, a CPFL encontrou no Greendocs a solução para os desafios relacionados a controle e rastreabilidade dos documentos multidisciplinares de engenharia. Antes, a tramitação e a gestão eram feitas de forma manual, por e-mails e pastas, e o tempo investido para a organização e busca das informações era muito oneroso. Isso porque é desafiador projetar e executar uma obra sem um sistema automatizado e centralizado da informação, que traga agilidade ao acompanhamento de pendências e facilidade na distribuição de responsabilidades e prazos. Com o Greendocs você emite e acessa os documentos de onde estiver De acordo com a Carol, como a coordenadora gosta de ser chamada, após a implementação do Greendocs se tornou possível localizar as informações necessárias de uma forma muito mais rápida e confiável. “Podemos, por exemplo, fazer uma reunião e saber o status real de um documento sem a necessidade de perguntar para o engenheiro, podendo já comparar com os prazos do projeto, tudo via sistema”, diz. Além disso, a segurança da informação é muito importante, visto que a interface gerencia as permissões de acesso, definindo quem pode apenas visualizar, editar, aprovar ou solicitar revisões. “O Greendocs provê todo o histórico do documento: quem enviou, para quem e quais foram os responsáveis pela aprovação do mesmo”, completa Carol. Isso significa mais controle, segurança, status da documentação e histórico da obra a um clique. “Na prática, eu crio a carga da lista de documentos e o sistema distribui as pendências para cada usuário atribuído, seja ele cliente, fornecedor ou engenheiro. Pelo Greendocs, ao cadastrar os novos usuários, já é possível definir as responsabilidades e permissões de acordo com a confidencialidade”, acrescenta a executiva. Vale ressaltar também que o time de operação da CPFL não fica sempre no escritório, muitas vezes, estão nas obras e precisam acessar os projetos de forma virtual. “Eles acessam o Greendocs pelo celular quando é necessário”, explica. O sistema online é essencial para acompanhamento dos engenheiros e demais responsáveis quando precisam acessar o projeto em diferentes locais. A Coordenadora explica, ainda, que o Greendocs possibilitou a visualização de todas as obras, bem como seus status. “Posso ver o andamento das obras de subestações ou linhas transmissão, quem falta emitir documentos e os detalhes do projeto podem ser acessados a qualquer hora”, diz. Consulta de documentos ágil e prática com o Greendocs A área de engenharia da CPFL Soluções tem interface com todos os departamentos do Grupo. Todos os setores têm treinamento para o Greendocs, independente se sua atribuição é consultar, emitir, comentar ou aprovar documentos. É possível pesquisar pelos termos, siglas ou números da regra de codificação do documento ou por qualquer outro metadado, o que torna o processo de consulta ou conferência mais simples, ágil e prático. Armazenar os padrões e realizar treinamentos pelo próprio Greendocs também são facilidades que vieram com o projeto, conforme explica Carol. “Os treinamentos para padronização de documentos ocorrem a cada mês, tudo feito pelo Greendocs. Como a engenharia é um serviço de interface com todos, o Grupo também passou a utilizar o sistema”, conta. Além de construir novas subestações e linhas de transmissão de energia, a CPFL também pode ser responsável pela manutenção ou ampliação das mesmas. Isso significa que o armazenamento dos documentos das obras são constantemente necessários para alinhamento e continuidade de um projeto. Essa documentação está no Greendocs, ou seja, é possível otimizar essa busca e consulta com o sistema da W3K. “Em situações como essa de ampliação, por exemplo, fazer as revisões necessárias é um ponto muito importante no projeto. Além disso, em casos de manutenção, onde a troca de equipamentos pode ser necessária, um sistema robusto faz toda diferença”, acredita ela. Emissão de documentos segura e eficaz com o Greendocs A coordenadora explica que, ao criar o projeto, ela mesma faz a carga da lista de documentos contendo a numeração dos arquivos que farão parte do projeto. “A definição dos engenheiros que emitirão documentos durante a execução da obra é feita já no começo. As documentações relacionadas aos equipamentos que serão adquiridos são primeiramente notificadas à logística para que possam alocar os fornecedores, este fluxo facilita o trabalho”, acrescenta. Carol revela também que as disciplinas dos engenheiros na CPFL variam entre civil, eletromecânico, elétrico, equipamentos de pátio, equipamentos de proteção e controle e que todos colaboram com o projeto por meio do Greendocs. “No primeiro contato, alguns clientes e fornecedores mostram resistência ao saber que terão que usar o nosso ambiente do Greendocs para nos enviar os documentos. Eles dizem que querem usar o sistema deles. Entretanto, assim que recebem o treinamento

EDMS | Engenharia

Desafios da engenharia solucionados com tecnologia

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Usar um documento inválido para consulta de informações ou não ter a garantia de rastreabilidade quanto aos responsáveis pelos processos são alguns dos desafios enfrentados pela engenharia. Além disso, não há nada mais oneroso para uma obra do que informações perdidas ou equivocadas por conta de processos manuais (que poderiam ser facilmente otimizados com ajuda da inovação). Sim, a tecnologia se tornou protagonista na resolução prática dos principais desafios da engenharia. Esse artigo é um convite para o entendimento de como prover segurança, rastreabilidade e toda burocracia necessária na gestão de documentos e processos envolvidos na execução de uma obra. Informação rastreável em poucos segundos, independente de onde você esteja Como dito anteriormente, dados perdidos, excluídos ou até mesmo roubados são responsáveis por tornar uma obra onerosa, não somente pelas horas ocupadas sem necessidade, mas também pelos gastos que poderiam ter sido evitados se os processos fossem mais fluidos. Com o Greendocs, plataforma robusta e escalável da W3K, a busca por qualquer documento se torna rápida, otimizando algo muito valioso para o setor: o tempo da hora da engenharia. Na prática, é possível buscar por metadados no nome do arquivo ou no interior do mesmo, de acordo com a configuração estabelecida. Vale ressaltar que a plataforma é configurável conforme as necessidades do processo em questão, visto que é um sistema intuitivo, amigável e de fácil usabilidade. Segurança nos documentos e processos com o Greendocs A falta de segurança no manuseio dos documentos também é um desafio enfrentado pela engenharia no decorrer de uma obra. Isso porque, geralmente, esses dados são armazenados manualmente em pastas por toda a empresa. A tecnologia, por meio do Greendocs, provê segurança e toda burocracia necessária para confiabilidade, acesso restrito aos dados, autorização e autenticação, além de confidencialidade – todos princípios essenciais para a garantia da segurança da informação. Greendocs: trabalhando com documentos válidos e revisão vigente O controle dos documentos válidos e vigentes garante a revisão correta de arquivos importantes, seja para acompanhamento do andamento, da execução da obra ou mesmo para assinatura de um contrato. Quando processos manuais se tornam rotina na execução das demandas, independente do porte da empresa, erros são mais propensos no dia a dia da engenharia. As planilhas, que antes eram a única forma de gestão, foram substituídas pela tecnologia. Isso porque um erro simples pode significar horas de trabalho perdidas e, claro, muito retrabalho. Além disso, a análise de documentos vigentes e corretos garante a prevenção de acidentes como, por exemplo, uma explosão em alguma parte da obra ou a utilização de um equipamento de segurança vencido. Greendocs garante conformidade para a engenharia A conformidade com as normas, aliada com a qualidade e a padronização de documentos técnicos, provê responsabilidade não apenas com clientes, mas também com agências reguladoras e do setor. Na prática, o Greendocs garante a auditabilidade completa e integral durante todo o ciclo de vida dos documentos. Isso é essencial para garantir algo indispensável para o bom andamento da obra: a conformidade com as normas. Encontrar os documentos, desde alvarás até diários de obra, de forma ágil e descomplicada no dia da auditoria otimiza o tempo dos profissionais, eliminando o risco de atraso ou paralisação de outros processos de engenharia. Conte com rastreabilidade no processo de mudança na engenharia com o Greendocs Outra questão fundamental para o bom andamento das obras de engenharia é o gerenciamento das alterações necessárias. Na prática, estamos falando de gerir a mudança com eficiência, garantindo a integridade e a segurança das operações que envolvem, especialmente, pessoas. Com o Greendocs, as mudanças são administradas de forma eficiente, evitando a demora na execução do projeto, reduzindo gastos e otimizando o tempo. A tecnologia simplifica os fluxos de trabalho, possibilitando a aplicação de políticas e procedimentos de alteração de engenharia. Redlines e gestão de DWG através do Greendocs Entre os desafios enfrentados pela engenharia, podemos citar a gestão dos documentos CAD, de seus vínculos, dos requisitos de controle de versão, dos processos de revisão, dos comentários e das redlines. Como solução, o Greendocs provê o gerenciamento de arquivos AutoCAD, imagens e sobreposições, facilitando a consulta destes mesmos documentos para apoio em outros projetos, porém, mantendo relacionamentos, interfaces e revisões intactas de forma otimizada. Da mesma forma, a plataforma permite a comparação entre revisões DWG sem alteração do CAD, mas possibilitando comentários e fácil gestão. Greendocs permite colaboração e compartilhamento com confidencialidade Quem utiliza o Windows Explorer sabe bem a dificuldade que é compartilhar arquivos, mantendo a colaboração entre equipes e disciplinas e garantindo outro princípio essencial da segurança da informação: o não repúdio. Isso porque não existe somente uma versão e, se compartilhado de forma manual, pode colocar em risco a colaboração eficiente em grandes documentos CAD ou de montagem, tornando os processos lentos e onerosos. Além disso, quando o manuseio e compartilhamento são feitos de forma manual como, por exemplo, através de e-mails, os desafios se tornam ainda maiores para a segurança dos documentos de engenharia. O Greendocs é a plataforma de GED / BPMS / EDMS ideal para gerir os processos de engenharia, sendo um sistema flexível e escalável que facilita o acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Quer saber mais sobre a nossa plataforma? Entre em contato com nossa equipe.

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Essential Nutrition contrata Greendocs para mais controle de prazos e gestão da informação

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A Essential Nutrition empresa especializada em nutrição funcional, que possui um equipe multidisciplinar formada por médicos, nutricionistas, chefs e engenheiros, agora conta com a W3K para garantir mais controle, segurança e confiabilidade na gestão de seus documentos e registros da qualidade. Paula Hebert, farmacêutica e supervisora da qualidade, explica que um dos grandes desafios era o tempo necessário na busca da documentação vigente e no controle de prazos para renovação destes. Não havia uma rastreabilidade confiável, nem controle de acesso para a edição dos documentos. “Fazíamos esse processo através de trocas de e-mails, sem qualquer padronização”. A empresa é bem criteriosa quando se trata de qualidade e com a documentação e os registros do setor de qualidade não poderia ser diferente. Foi por isso que confiou na W3K para aprimorar os processos documentais da qualidade. “O armazenamento dos documentos era feito via drive e todo gerenciamento acompanhado em pastas e por planilhas. A gestão manual não facilitava o controle de validade dos documentos”, conta. W3K foi o fornecedor mais confiável ao se tratar de atendimento humanizado Além de uma solução robusta, outro ponto essencial na escolha pela W3K foi o atendimento e dedicação da equipe comercial, que estava sempre focada em esclarecer dúvidas, o que gerou boas expectativas para o time da Essencial. “Sabemos que um sistema demanda suporte, e com outros possíveis fornecedores não sentíamos que teríamos este retorno humanizado e ágil”, diz. Outra questão que fortaleceu a decisão foi o foco no cliente. “Queríamos uma solução configurada apenas para atender às nossas necessidades. Outros fornecedores focaram em mais funcionalidades dentro de um módulo completo de coisas que não precisávamos. Nós queríamos contratar somente o que precisávamos. A W3K nos apresentou sua grande versatilidade, mas a proposta foi feita apenas com os recursos necessários para desenvolver a nossa solução personalizada no Greendocs”, revela. Greendocs garante mais controle e padronização na qualidade Paula explica que a organização de documentos e pastas no Greendocs foi essencial para a melhoria nos processos. Segundo ela, no dia a dia, essa mudança fez toda diferença, reduzindo riscos e otimizando o tempo na procura por arquivos. “O tempo de busca, o monitoramento de prazos, o acompanhamento real do status da revisão e do seu vencimento também foram requisitos essenciais e determinantes para escolhermos o Greendocs“, conta. Além disso, “após a contratação do Greendocs, o controle de datas foi outro desafio que deixou de ser tão oneroso, pois conseguimos acompanhar com segurança o que está perto de vencer, o que tem que renovar, tanto para alvarás da prefeitura, vigilância sanitária, bombeiros, entre outros documentos. Na prática, basta identificar a cor do status para constatar se é preciso renovar ou não. E tem a data na coluna ao lado também”, completa. Com o sistema da W3K, a Essential agora possui um ambiente configurado especialmente para os seus processos. O formulário de cadastro documental tem os campos específicos que se referem a dados relevantes para a qualidade, gerando um armazenamento eficaz e um controle maior destes documentos e registros. O sistema possibilita, também, a extração de relatórios para análises. Hoje, no dia-a-dia da qualidade, é necessário liberar acesso para outros usuários de diferentes áreas. Com o Greendocs isso é possível mantendo a rastreabilidade, segurança e o não repúdio. “Antes ficávamos mandando por email, agora já é possível autorizar o acesso online, sem precisar demandar outras pessoas na busca pela cópia vigente do documento”, diz. Greendocs com foco em documentos e registros da qualidade Com o Greendocs, plataforma online da W3K, a empresa pode analisar criticamente, aprovar padrões, identificar revisões, controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, controlar documentos externos, automatizar a distribuição e promover agilidade no acesso aos documentos. A W3K impulsiona a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber mais sobre como garantir a confiabilidade no setor de qualidade? Fale com um de nossos especialistas.

Todos

Greendocs Educacional + Digitalização + Archiving + Guarda

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Documentos de alunos, funcionários, fornecedores e parceiros – esses são apenas alguns dos arquivos que precisam ser administrados em uma instituição educacional. Agora, imagine a quantidade de dados armazenados em 40, 50 ou 80 anos de acervo acadêmico. Essa imensa quantidade de documentos gerados no passado, no presente e os que ainda serão armazenados precisam de uma gestão eficiente para manter a informação acadêmica permanentemente organizada e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta. Porém, não basta a digitalização, é preciso uma solução completa para garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais. A transformação digital é uma necessidade não apenas para a preservação dos dados, mas também para adequação à lei, visto que a Portaria 315  torna obrigatório que as instituições públicas ou privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino (IES), mantenham, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim das instituições. A solução completa que oferecemos contempla: digitalização, archiving, guarda física e uma plataforma online GED/ECM e BPMs configurada de acordo com o seu modelo de gestão. Cada cliente tem processos únicos e a W3K adapta-se à realidade das equipes envolvidas na documentação. Gestão eficiente do acervo acadêmico com a Solução Completa W3K Documentos físicos e nato-digitais são controlados pelo nosso sistema especializado em gerenciamento de documentos eletrônicos, que possibilita gerenciar a base de dados de forma adequada para a preservação do acervo acadêmico digital. A indexação no Greendocs permite a pronta recuperação do acervo acadêmico digital, garante segurança e preservação com um método eficiente de reprodução de acervo. Nosso sistema possui certificação digital no padrão ICP-Brasil, disciplinada em lei, apoiando a responsabilidade da mantenedora e sua mantida, garantindo autenticidade, integridade e validade jurídica ao acervo. A desmetalização dos documentos também é um processo importante na preservação dos arquivos, pois evita enferrujar os grampos e danificar os dados armazenados em guarda física. Como falamos, nossa solução é completa, então você pode contar com tecnologia para controlar o acesso restrito aos dados, temporalidade da informação, gerenciar manutenção ou pendências, catalogação das caixas, rastreabilidade do tratamento individualizado, entre outros benefícios que nós da W3K desenvolvemos para atender as necessidades dos nossos clientes. Evite negligências e utilizações fraudulentas no acervo acadêmico com o Greendocs A plataforma Greendocs GED/ECM e BPMs permite que a secretaria, os reitores e demais usuários autorizados, encontrem o documento correto no momento certo, com total rastreabilidade e segurança. Além disso, nesta plataforma você pode replicar e automatizar os seus processos, muitos já utilizados pela sua equipe, alcançando mais agilidade, fluidez e transparência. Os recursos proporcionados pelo Greendocs impedem a perda da governança da informação de alunos, professores, funcionários e parceiros, além de evitar as respostas lentas, os processos não escaláveis e, claro, a falta de respaldo legal. A W3K oferece um eficiente processo de digitalização de arquivos, otimizando o legado da instituição.  Da mesma forma que o archiving contribui para a gestão de armazenamento e destruição segura de documentos administrativos das escolas. Tudo isso torna os processos mais seguros e adequados ao que pede a legislação Quer saber como a W3K pode ajudar a sua escola ou universidade a gerenciar, digitalizar e arquivar documentos? Fale com um de nossos especialistas.

ECM/GED | Documentos, Greendocs, LGPD, Solução Completa, W3K Tecnologia

Solução Completa para proteger Dados do RH(LGPD) + Digitalização + Archiving + Guarda

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O Greendocs GED/ECM e BPMs é uma plataforma robusta, configurável conforme o modelo de negócio de cada empresa, onde os processos já utilizados pelas equipes são automatizados, garantindo que se encontre o documento correto no momento certo. Além de trazer agilidade na busca por arquivos, a automatização dos processos também traz outros ganhos. Um bom exemplo é a segurança e a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que, em departamentos como o RH, ocorre o tratamento de dados dos funcionários. A privacidade é imprescindível e utilizando tecnologias para o controle de acesso, a confidencialidade e o não repúdio, podemos garantir uma guarda segura. Então, se você procura melhorar a confiabilidade das informações de RH, a resposta está na solução completa W3K: Digitalização + Archiving + Guarda + Greendocs ECM/GED e BPMS. LGPD e RH: integração de processos e adequação à lei Desde o recrutamento até o desligamento de um colaborador, a tratativa de dados do RH deve estar em conformidade com a LGPD. Por isso, digitalizar processos e automatizá-los é extremamente importante. Ao contratar a solução completa da W3K, a empresa conta com mais segurança e rastreabilidade na gestão do acesso aos documentos de RH que possuem dados pessoais e sensíveis. Benefícios da solução completa W3K para o RH Contar com um parceiro como a W3K é certeza de muitos benefícios, mas focamos em 4 deles, que consideramos essenciais para o setor de RH realizar a gestão escalável dos processos que envolvem dados dos colaboradores. 1. Digitalização de documentos Independentemente do segmento de atuação, uma organização deve ter cautela ao administrar documentos. Isso porque a perda de informações pode prejudicar a produtividade e acarretar em multas de até R$ 50 milhões por desrespeitar a LGPD. Diante desse cenário, a digitalização de documentos é uma prática que promove a localização rápida do endereço da informação e o acesso limitado e rastreável aos dados. Isso possibilita a adoção de mecanismos de segurança avançados para evitar roubos e vazamentos. Da mesma forma, a digitalização permite uma gestão paperless e mais controle sobre os documentos que precisam ser armazenados. 2. Archiving para controle seguro Segundo a última edição do Varonis Risk Report, 64% das empresas não sabem onde seu conteúdo está localizado, menos ainda quem pode acessá-lo. A LGPD tem regras claras sobre a retenção dos dados, onde as empresas só podem manter informações enquanto forem necessárias. Após o prazo determinado pela tabela temporalidade, elas devem ser eliminadas de forma permanente. O grande desafio está em localizar esses dados. Com uma catalogação eficiente, o legado de documentos está seguro e a rastreabilidade e a auditabilidade garantidas. Esse processo integrado não apenas avalia o cenário, como identifica quais documentos devem permanecer arquivados e quais podem ser seguramente destruídos. Com estes digitalizados e corretamente arquivados, as mudanças exigidas pelas alterações na lei ficam muito mais ágeis. 3. Guarda segura de documentos com dados pessoais e sensíveis Considerado essencial na rotina das empresas, a guarda de documentos é um recurso da nossa solução completa. Na prática, ao tombar o acervo documental do setor de RH, ocorre a retirada do acervo de dentro do departamento para armazenagem segura em local especializado. Com a custódia especializada é feito o serviço de arquivamento das caixas em estantes apropriadas para guarda documental. Totalmente rastreável, aplicando ações de segurança, como controle de pragas e o programa de prevenção de incêndio. Essa guarda é totalmente rastreável, respeitando as normas da LGPD, com auditoria de segurança regular e tudo o que for necessário para o armazenamento sem riscos para os documentos. 4. Greendocs: apoia a modelagem, virtualização e automatização dos processos O Greendocs oferece benefícios fundamentais, como maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, segurança da informação e certificação digital. Além disso, é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, bem como facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Por que escolher a W3K? A LGPD exige que todo documento que contenha dados pessoais respeite o seu ciclo de vida pré-definido pela legislação. Ou seja, a empresa deve processar, armazenar e após o término da sua finalidade, destruir ou armazenar esses arquivos. A solução completa da W3K provê justamente essa gestão de documentos digitais e físicos, além de uma equipe especializada em apoiar a transformação digital dos seus processos. Quer conhecer mais? Fale conosco.

ECM/GED | Documentos, Greendocs, Solução Completa

Solução Completa para RH com Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda

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O uso da tecnologia provê mais organização e monitoramento das atividades realizadas pelo RH, bem como gera muito mais precisão nas atividades. Além disso, há um grande conjunto de vantagens, as quais facilitam o trabalho diário. Aumentar a eficiência, reduzir o índice de perda dos prazos, proporcionar mais escalabilidade e segurança às tarefas são os principais benefícios da solução completa W3K: digitalização + archiving + guarda + plataforma ECM/GED e BPMs. Com esta, as empresas automatizam os seus processos, otimizam o tempo e reduzem o espaço físico de armazenamento de documentos, garantindo, assim, a governança da informação e ganhos significativos de produtividade. Digitalização do RH: gestão sem papel e rastreabilidade O RH é um setor que armazena muitos documentos, por isso, o gerenciamento eficiente dentro do departamento facilita, por exemplo, o acesso seguro à informação que precisa ser encontrada com agilidade. Na prática, ao necessitar consultar informações e documentos de um colaborador, para uma demanda de processo trabalhista ou validação de informações do departamento pessoal, o RH consegue localizar essa informação de forma simples e rápida, afinal, os arquivos digitalizados são disponibilizados em um ambiente web. Mas essa é apenas uma das vantagens. A digitalização de documentos provê mais agilidade nas atividades, aumentando a produtividade e ajudando a diminuir espaços físicos, reduzir riscos e aumentar o controle dos dados, pois permite rastrear acessos aos dados com confiabilidade. A W3K possui um eficiente processo de digitalização de arquivos. Na prática, digitalizamos o seu legado, novos documentos ou sob demanda, local ou remoto, adequando-se à sua realidade. Archiving: arquitetura da informação e classificação de temporalidade Rastreabilidade do acervo documental, taxonomia e previsibilidade de espaço físico disponível são alguns dos benefícios do archiving no setor de RH. A W3K, apoia no desenvolvimento de uma arquitetura da informação, incluindo definição de plano de classificação de temporalidade, além do processo de triagem, digitalização e indexação. Somando archiving + plataforma Greendocs você ganha mais eficiência em suas responsabilidades e na mitigação dos riscos sobre os processos de gerenciamento documental do RH, permitindo que o seu foco possa ser mais dedicado nas atividades fim de seu setor. Da mesma forma, facilidades como o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), a indexação dos mesmos para pesquisa e guarda em warehouse regular também fazem parte dos recursos oferecidos nesta solução completa. Custódia segura dos documentos de RH Tratando dos dias que muitas vezes uma empresa leva para localizar um documento, não é exagero dizer que pode levar mais de 30 dias para localizar o documento ou até mesmo não localizá-lo. Isso porque ter várias caixas com o mesmo critério faz com que as buscam sejam onerosas e lentas, além de não permitir o controle de documentos faltantes e haver o risco de pragas ou incêndio sobre um volume não rastreável de documentos. Além de tornar o clima organizacional pesado, realocando profissionais estratégicos para encontrar essas informações, a guarda física e local torna mais onerosa a tarefa de buscar um papel perdido no meio de milhares. É inviável nos dias de hoje. Com a contratação da guarda física externa, especializada em armazenamento confiável, promovida pela solução completa W3K, a informação se mantém preservada com segurança. Ademais, com a custódia dos documentos em local adequado, a W3K provê controle do espaço físico, acessibilidade da informação, gerenciamento da documentação de forma sistemática, rastreabilidade, controle, gestão da caixa ou tratamento individualizado. Como a W3K pode otimizar o RH da sua empresa? Na teoria parece mais fácil entender todos os benefícios da solução Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda para gerir e otimizar processos de RH. Na prática, exemplos cotidianos podem mostrar essas vantagens. Em resumo, a solução completa em gestão da informação da W3K atua desde a digitalização, passando pela guarda física até a disponibilização online de seus documentos digitais. Quer mais informações sobre como a nossa solução completa pode otimizar os seus processos de RH? Fale com um de nossos especialistas.

ECM/GED | Documentos, Greendocs, Solução Completa

Solução Completa GED/ECM + Digitalização + Archiving + Guarda

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Impulsionar a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios são três pilares fundamentais que construímos com os nossos clientes. Para que essa estrutura de excelência seja alcançada, uma solução completa, que gerencie documentos e processos, além de digitalizar, arquivar e guardar os mesmos, é fundamental. Ao desenvolver uma solução, é importante focar em resolver os desafios do espaço físico, da falta de controle de acesso às informações, da dificuldade em gerenciar a documentação de forma sistemática, da rastreabilidade da caixa ou do tratamento individualizado de cada item. A boa notícia é que a tecnologia veio justamente para otimizar processos e resolver esses problemas. A solução completa da W3K: Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é especialista na transformação destes desafios em soluções. Greendocs GED/ECM e BPMs: confiabilidade, fluidez e transparência Configurável conforme o seu modelo de negócio, o Greendocs GED/ECM e BPMs se adapta aos processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, garantindo que se encontre o documento correto no momento certo, facilitando a conformidade com as normas e provendo mais agilidade, fluidez e transparência aos processos. O Greendocs resolve dores como a perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e a falta de respaldo legal, fornecendo organização e tratamento aos documentos. Ao adotar essa solução, a empresa também garante maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, segurança da informação e certificação digital. Na prática, o Greendocs GED/ECM e BPMs possibilita o gerenciamento de documentos e processos do negócio em uma só plataforma, trazendo mais fluidez a processos. Além disso, é uma plataforma robusta, mas muito flexível, que atende diversos setores, pois se configura conforme o modelo de negócio dos seus clientes. Digitalização de documentos: dinamismo e segurança para a empresa Com o grande volume de documentos acumulados ao longo dos anos, surgiu a necessidade de digitalizar a documentação com o objetivo de diminuir o espaço físico de guarda e obter os benefícios do gerenciamento digital. O eficiente serviço de digitalização de arquivos da solução completa da W3K torna possível reproduzir digitalmente o legado da empresa, documentos novos ou sob demanda, sempre adequando-os à realidade da organização, especialmente aquelas que possuem grande volume de acervo físico.Tornando processos menos onerosos com a digitalização A demanda de digitalização vem crescendo bastante, pois entre os seus benefícios está o acesso rápido aos documentos, o controle proativo de vigências, alçadas de aprovação, a criação de fluxos totalmente automatizados, entre outros. Vale ressaltar que a digitalização tem o poder de tornar ações, antes extremamente onerosas, em muito mais dinâmicas, mas sem perder a burocracia necessária para garantir segurança aos processos. Archiving: arquivamento da informação e taxonomia dos arquivos O Information Assistant da W3K é um apoio operacional na gestão documental de sua organização. São serviços sob demanda, de classificação, digitação, indexação e armazenamento de documentos no sistema, com confiabilidade. Somando ao sistema ECM/GED + BPMs, é possível identificar os documentos que podem ser descartados, aqueles que não precisam permanecer guardados, seja por já ter cumprido os requisitos legais, seja por conta do seu prazo de vigência ou por alguma ação que autorize a destruição segura. Custódia eficiente A guarda de documentos também é um recurso essencial, além de ser um dos destaques da solução completa W3K. Ao tombar todo o acervo documental, efetuamos a retirada do mesmo de dentro da empresa para armazenagem em local especializado. Com a custódia especializada é feito o serviço de arquivamento das caixas em estantes apropriadas para guarda documental. Totalmente rastreável, aplicando ações de segurança, como controle de pragas e o programa de prevenção de incêndio. Além disso, também utiliza-se as melhores práticas para a guarda, baseado em normativas específicas. Tudo para prover a preservação da informação. Da mesma forma, o ambiente passa por processos de auditorias necessárias para mitigar riscos. Organização de Documentos: Tratamento Individualizado ou Caixas Com os documentos agrupados, ou seja, vários documentos em uma caixa, sem o tratamento individualizado dos arquivos, a rastreabilidade é prejudicada nos casos de necessidade da busca e apresentação de dados específicos. É por isso que a custódia eficiente dos documentos depende também da organização dos mesmos. Assim como a segurança se tornou imprescindível às empresas que estão em conformidade com a LGPD e a Segurança da Informação. Os prejuízos diante de perda do controle de acesso aos dados, dos extravios ou da rastreabilidade, podem ser incontáveis. Escolha a W3K para gerenciar, digitalizar, arquivar e guardar documentos Sendo assim, o Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é uma solução completa para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos. Com essa solução completa você administrará apenas um fornecedor, eliminando o risco da assimetria da informação, que ocorre quando se tem diferentes parceiros para estes recursos. Nós cuidamos de tudo para você, conte com a W3K.

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