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Cases, Greendocs, Todos, W3K Tecnologia

Como o KeyDrive está agilizando as rotinas contábeis da Concatto Contabilidade

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As soluções tecnológicas da W3K estão presentes nas rotinas de centenas de empresas do Brasil e do exterior. Nossos softwares de gestão levam governança da informação para o mercado corporativo há mais de 12 anos. Esse é o caso da Concatto Contabilidade – empresa gaúcha que há quase cinco décadas atua no setor contábil. A Concatto utiliza o KeyDrive – ferramenta que oferece diversas funcionalidades, tornando a gestão de documentos mais eficiente. O software fornece recursos intuitivos que permitem a digitalização e organização de arquivos de maneira eficiente, o que inclui a criação de pastas e a atribuição de permissões de acesso. Esse mecanismo permite que seja mantido um controle preciso sobre todas as informações compartilhadas em nuvem, e garante mais agilidade e segurança aos processos da Concatto. O administrador do escritório, Mazoel Concatto, observou que antes da implantação do KeyDrive, em outubro a empresa estava buscando uma nova plataforma para realizar a gestão dos documentos de seus clientes. A intenção era  que essa solução pudesse proporcionar maior agilidade no upload e armazenagem dos arquivos. A Concatto já possuia um sistema de gestão de documentos, porém este apresentava algumas dificuldades na operacionalização, demandando um maior envolvimento por parte da equipe.  “O KeyDrive tem muitas funcionalidades importantes. O sistema possui mais velocidade em sua operacionalização, e o tempo de pesquisa é mais fácil e seguro. Nosso processo melhorou em 90% em comparação com o sistema que utilizávamos anteriormente”, revelou Concatto. Ele destacou que a implantação do KeyDrive trouxe maior agilidade em diversos aspectos, como é o  caso da busca e upload de documentos. “Antes do KeyDrive o escritório era cheio de papel. Sempre que precisávamos buscar documentos de clientes era muito demorado, mas agora nosso processo ficou mais ágil e eficiente”, finalizou Mazoel Concatto. Fundada em 1975, na cidade de Arvorezinha, no Vale do Taquari, a Concatto Contabilidade possui mais de 100 clientes em seu portfólio.  A empresa é especializada nas áreas de constituições de empresas, escrituração contábil, recursos humanos, serviços contábeis e tributário empresarial. E quais são os diferenciais do software KeyDrive?   O KeyDrive possui uma interface simples, recursos avançados de segurança e estrutura leve. Esses diferenciais são muito relevantes para empresas que precisam de tecnologia de ponta para gerenciamento de informações-chave, mas não podem perder tempo com implantações complexas. Isso porque o KeyDrive é um ECM (Enterprise Content Management) totalmente ‘out of the box’, ou seja, ele não necessita de configurações adicionais para começar a operar. Essa característica, em especial, proporciona aspectos como auditabilidade, busca simplificada, certificação digital integrada, controle de revisões, integração com scanners, rastreabilidade da informação, dentre outros fatores que permitem a armazenagem de todos os documentos na nuvem. A solução também é regular com normas, e é Security Feed — importante mecanismo para garantir a segurança cibernética. E então: assim como a Concatto quer garantir maior agilidade e segurança para os processos de sua organização utilizando a plataforma KeyDrive? Clique aqui e receba um atendimento personalizado da nossa equipe. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

KeyDrive, Parceiros, W3K Tecnologia

Solução prática e segura para armazenagem de documentos – conheça o KeyDrive, da W3K

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E se a sua empresa pudesse contar com uma plataforma robusta para troca, armazenagem e controle de documentos em nuvem, tudo de maneira prática e rápida? Isso não traria mais agilidade aos seus processos e ganho de produtividade? Se a resposta é sim, saiba que essa solução já existe e por isso te convido a conhecer o KeyDrive – plataforma de gestão da informação da W3K que permite a organização de arquivos de maneira eficiente, garantindo o controle preciso sobre os dados. O KeyDrive possui uma interface simples, recursos avançados de segurança e estrutura leve. Esses diferenciais são muito relevantes para empresas que precisam de tecnologia de ponta para gerenciamento de informações-chave, mas não podem perder tempo com implantações complexas. Isso porque o KeyDrive é um ECM (Enterprise Content Management)totalmente ‘out of the box’, ou seja, ele não necessita de configurações adicionais para começar a operar. A ferramenta oferece recursos intuitivos que permitem organizar os arquivos de maneira eficiente, como criação de pastas e atribuição de permissões de acesso, permitindo que seja mantido um controle preciso sobre todas as informações compartilhadas em nuvem. Essa característica proporciona aspectos como auditabilidade, busca simplificada, certificação digital integrada, controle de revisões, integração com  scanners, rastreabilidade da informação, dentre outros fatores que permitem a armazenagem de todos os documentos na nuvem.  Além disso, o KeyDrive também é regular com normas, e é Security Feed – importante mecanismo para garantir a segurança cibernética, fornecendo um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados. Este último ponto em especial, além das perdas financeiras, uma das maiores preocupações das empresas atualmente se refere ao prejuízo à imagem de sua marca após esta sofrer um ataque digital – situação que afeta diretamente o relacionamento com o cliente. E como tem sido a rotina das empresas que já utilizam o KeyDrive? O KeyDrive oferece diversas funcionalidades, tornando a gestão de documentos mais eficiente. Esses diferenciais já estão contribuindo para a melhoria contínua de processos em diversas empresas. A Roque Chies Empreendimentos, empresa que atua há 35 anos no mercado imobiliário, desenvolvendo projetos de alto padrão, é uma delas. O sócio da Roque Chies, Eduardo Chies, comentou que a ferramenta se tornou uma solução essencial para a organização e incremento da agilidade das rotinas da organização.  “A estrutura da solução é leve e amigável. Com ela, fazemos o gerenciamento de informações, temos acesso aos documentos de forma organizada e prática”, ressaltou Chies. Ele destacou ainda a importância do suporte prestado pelo time da W3K. “O atendimento humanizado, com suporte sempre ágil e prestativo, também foi um grande diferencial”, observou Chies. E então, gostou do tema? Quer conhecer mais sobre a plataforma KeyDrive e entender como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos podem aumentar a produtividade de seu time? Clique aqui e receba um atendimento personalizado de nossa equipe.Já para conhecer nosso portfólio completo de soluções corporativas acesse o link. Podemos atender empresas de diversos segmentos, dentre eles saúde (hospitais) e engenharia (construtoras). Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Capx | Projetos, Cases, W3K Tecnologia

Klabin automatiza controle e avanços de portfólio projetos industriais com o software CAPX, da W3K

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Especializada em governança da informação para o ambiente corporativo, a W3K está levando a transformação digital para centenas de organizações. Nossas soluções têm como objetivo a otimização de processos, garantindo maior rastreabilidade e segurança dos dados. Este é o caso do Projeto Puma II da Klabin – maior produtora e exportadora de papéis para embalagens e de soluções sustentáveis em embalagens de papel do País – que utiliza o software CAPX em seu portfólio de projetos industriais. O software é utilizado para gerenciamento de portfólio de projetos de engenharia em todas as fases do ciclo de vida de ativos industriais, com foco no aumento da produtividade, segurança e confiabilidade. A solução oferece mais eficiência e redução de erros por conta da utilização da mesma plataforma digital em todas as fases de projeto, do estudo à operação. Sobre a demanda da Klabin, em especial, o responsável pela implantação do projeto na empresa, Everton Felipe Moraes, comentou que a ferramenta foi desenvolvida com base nas especificidades da organização. Durante a implantação foram desenvolvidos três módulos, contemplando o controle dos seguintes fluxos de processo: Pendências, Paradas e Montagem Eletromecânica e Comissionamento. Com relação ao primeiro módulo do CAPX, este oferece um controle completo relativo às pendências de entrega dos projetos, desde sua abertura até sua conclusão, com ênfase na organização do trabalho e na agilidade no controle de prazo. Destacou que a solução permite que seja realizado o acompanhamento físico do projeto, por meio de BIs e Dashboards semanais/mensais. Esses dados geram relatórios, os quais são encaminhados à gerência e contribuem para a tomada de decisão. Essa lista de pendências fornece informações relevantes para o projeto, o que inclui status, fase, disciplina, solicitante e empresa responsável. Também são gerados gráficos que facilitam a visualização dos percentuais de pendências com diferentes status, incluindo a identificação de pendências atrasadas. Também é possível efetuar nesse módulo a chamada ‘Gestão de Desvios’, o qual permite a abertura de chamados de que podem ser analisados e avaliados pelo gestor antes de serem convertidos em pendências efetivas.  Aplicativo mobile permite maior velocidade na tomada de decisão O módulo de Pendências também possui uma versão para dispositivos móveis, o qual permite o registro simplificado das atividades. Nesta plataforma, os usuários podem realizar o registro fotográfico no momento da abertura, especificando tipo, categoria, disciplina, fase, local e empresa associada, além de adicionar campos personalizados conforme as necessidades do projeto.  Uma das vantagens do aplicativo mobile é que ele sincroniza os dados de maneira online, permitindo que o gestor possa acompanhar em tempo real o andamento dos processos.  Durante esse acompanhamento os usuários também podem aprovar ou concluir pendências, realizando o registro fotográfico e o preenchimento de justificativas, conforme as configurações permitidas – tudo de maneira prática e funcional.  Já a versão web oferece funcionalidades adicionais, permitindo que os gestores programem datas de atendimento das pendências, realizem verificações pós-atendimento e executem ações semelhantes às disponíveis no aplicativo móvel.  Dessa maneira o CAPX permite uma visão geral do andamento das pendências, garantindo que todas as partes envolvidas estejam alinhadas em relação às tarefas que ainda precisam de finalização. Esse movimento centraliza as informações e facilita a comunicação entre todos os envolvidos. “Toda comunicação é realizada por dentro do sistema, trazendo fluidez ao processo, sem perder a confiabilidade dos dados”, enfatizou Everton Morais. Controle de Paradas também ganhou mais agilidade Essencial para supervisionar o progresso das paradas de manutenção, tanto as programadas quanto as gerais, este módulo do CAPX (Paradas) permite a inserção dos percentuais de avanço “in loco” para as atividades do projeto via aplicativo, gerando relatórios abrangentes para análise e apresentação do status. Segundo o responsável pelo projeto na Klabin, o módulo auxilia no acompanhamento dos projetos, possibilitando que as paradas sejam previstas de forma antecipada. “Conseguimos prever, acompanhar e certificar que o prazo final estabelecido seja cumprido, nos permitindo ainda criar ações para garantir as entregas”, detalhou Morais.  O CAPX web também permite a integração com softwares de projeto, como é o caso do MS Project e do SAP PM , do qual podem ser importadas planilhas e cronogramas com as atividades programadas. O aplicativo ainda pode selecionar os horários de corte nos quais o progresso realizado deverá ser registrado, exibindo o movimento planejado e o real para a parada em questão. O gestor pode ainda acessar ainda o histórico de progresso em cortes anteriores e visualizar o planejado para cortes futuros, filtrando atividades atrasadas e/ou canceladas.  Quando a Parada é concluída, o aplicativo ainda permite que seja gerado um relatório final completo com base em um modelo baseado em um arquivo de texto simples, formatado em um programa como o MS-Word, por exemplo. Este relatório inclui informações essenciais, como as principais atividades executadas, eventos relevantes e lições aprendidas durante o processo. Ele também oferece a capacidade de coletar informações diretamente dos responsáveis pela execução e inspeção da manutenção – questão fundamental para dar maior agilidade à tomada de decisão. Mais rapidez e funcionalidade para o check-list de montagem eletromecânica e comissionamento Por sua vez, o módulo de Montagem Eletromecânica e Comissionamento do CAPX tem como objetivo garantir que todos os componentes da planta estejam funcionais e prontos para iniciar a operacionalização. “Esse check list atua diretamente no comissionamento para garantir que tudo já foi testado, certificado pela equipe de projetos, e está funcionando normalmente”, revelou Everton Morais. O responsável pelo projeto falou também da importância do trabalho da W3K para a otimização dos processos organizacionais em seu portfólio de projetos industriais da Klabin. Destacou ainda o comprometimento da equipe no desenvolvimento das soluções. “A W3K, com sua equipe própria de especialistas em desenvolvimento, consegue entender as particularidades da empresa.  Por isso recomendo o trabalho deles”, destacou Everton Moraes. E então: assim como a Klabin quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas. Impulsionamos a eficiência e o desempenho do ciclo de produção e operação de ativos industriais para a indústria de base, desde

Archiving, ECM/GED | Documentos

W3K oferece solução integrada para digitalização de documentos

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Oferecer soluções em governança da informação para o mercado corporativo – este é um dos pilares da W3K. Há mais de 12 anos nossas soluções tecnológicas estão presentes nas rotinas de gestão de centenas de empresas no Brasil e no exterior, impulsionando a transformação digital e contribuindo para uma gestão mais transparente e segura dos dados. O nosso software , GREENDOCS, reúne diversas funcionalidades e serviços em uma única solução: digitalização, arquivamento e gestão inteligente de documentos e processos.  Atualmente muitas empresas enfrentam problemas relacionados à gestão de processos. Fatores como baixa automação de rotinas corporativas e dados não estruturados estão entre os principais motivadores. Eles são caracterizados, principalmente, pela existência de informações dispersas, duplicação de dados e documentos, controle por planilhas, baixa integração e ausência de plataformas digitais centralizadas. A falta de dados não estruturados, por exemplo, acaba gerando vulnerabilidade para a segurança, ocasionando problemas como falta de rastreabilidade, assimetria da informação e retrabalho. Por sua vez, a baixa automação gera dificuldade de padronização e pode afetar a tomada de decisão.  Lacunas como estas podem, inclusive, impactar a produtividade da empresa. Pensando em resolver essa – e outras demandas do mercado, como é o caso da dificuldade na armazenagem de documentos – que a W3K desenvolveu o software GREENDOCS, que possuí GED/ECM e BPMs integrados. A plataforma oferece digitalização, arquivamento e armazenagem de documentos (abaixo vamos detalhar cada uma dessas funcionalidades). A ferramenta é uma solução completa – e centralizada – para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos.  Soluções inteligentes para a otimização de processos Nosso software tem como objetivo fomentar a transformação digital no ambiente compartilhado de dados, garantindo rapidez e transparência aos processos de gestão. Através da digitalização de documentos e armazenamento em nuvem, garantimos maior rastreabilidade e segurança. Além da sustentabilidade, essa medida garante maior eficiência e menos custos aos processos organizacionais.  E este é um dos facilitadores da plataforma GREENDOCS, pois ela consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada. A solução também facilita o fluxo de documentos internos, trâmites com fornecedores e contratos vigentes. Nesse contexto, além da digitalização de documentos, a qual permite acesso rápido, controle proativo de vigências, alçadas de aprovação, e criação de fluxos totalmente automatizados, outras funcionalidades da solução garantem um processo mais dinâmico e seguro, tudo de maneira centralizada.  Uma destas se refere ao processo de Archiving – arquivamento da informação e taxonomia dos arquivos. Esse serviço consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no sistema. Juntamente com o motor ECM/GED + BPMs integrados, é possível identificar os documentos que podem ser descartados (seja pelo término do prazo de vigência ou por terem cumprido as exigências legais). Ainda sobre a destinação dos documentos em papel, realizamos a chamada ‘custódia eficiente’.  Ao digitalizarmos todo o acervo documental, também efetuamos a retirada e armazenagem e destinação para um local adequado, seguro e rastreável, além de protegido contra a incidência de pragas ou sinistros (alagamentos/incêndios). Cabe salientar ainda que nossos ambientes passam por auditorias periódicas, com o objetivo de mitigar riscos e prevenir eventuais incidentes. Ainda se tratando de armazenagem física, realizamos toda a organização documental de maneira individualizada, facilitando a rastreabilidade e a proteção de dados específicos, quando necessário. E é nesse ponto que a custódia eficiente dos documentos desempenha um papel fundamental, pois permite a organização correta do acervo – além de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor no País desde 2018. E por que contratar as nossas soluções? Os softwares de gestão da W3K automatizam processos de gestão e governança da informação, oferecendo maior flexibilidade e performance com relação às demais soluções disponíveis no mercado. Entre os diferenciais de nossos produtos, podemos citar:  atendimento humanizado; assinatura digital de documentos (com a mesma validade do processo, mas sem burocracia e papel); armazenagem em nuvem (cloud); ECM e BPM integrados, escalabilidade; e flexibilidade e customização.  Sobre este último item, em especial, cabe salientar que essa é uma das principais vantagens do nosso sistema de gestão. Isso porque, além de se integrar perfeitamente aos sistemas já utilizados pela organização, as soluções da W3K podem ser customizadas conforme as especificidades de cada cliente. Conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas no link.Podemos atender empresas de diversos segmentos, dentre eles saúde (hospitais) e engenharia (construtoras). Isso porque apesar de ser uma plataforma robusta, ela é muito flexível, e pode ser configurada conforme o modelo de negócio dos seus clientes. Clique aqui e receba um atendimento personalizado de nossa equipe. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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State Grid eleva a sua gestão da informação com a solução da W3K

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A SGBH, operação nacional de uma das mais renomadas multinacionais do ramo de energia, utiliza o Greendocs como sua ferramenta de gestão de documentos, a fim de reunir e compartilhar informações de portfólios de projetos de capital no Brasil. De acordo com a empresa, cerca de 50 subestações de energia terão seus documentos digitais geridos na plataforma da W3K, reforçando a segurança da informação, controle de acessos e confiabilidade dos dados. Além disso, a adoção do Greendocs se alinha com os valores da companhia, na redução do consumo de papel pelas unidades da companhia. Plantas baixas, documentos gerais de subestações; linhas de transmissão; construção e relatórios diversos – todas estas informações agora serão reunidas e geridas pela State Grid dentro do Greendocs, com a possibilidade de serem analisados e comentados em tempo real, com controle de acesso dos usuários que manuseiam os documentos. “O Greendocs viabiliza acesso rápido a uma base de dados centralizada, com gestão do controle de acesso autenticado. Isso nos garante a segurança da informação, reduzindo a defasagem dos dados”, destaca Leticia Giffoni, Analista de Projetos de TI da State Grid. Segundo aponta a State Grid, a adoção da plataforma da w3k para gerir seus projetos de infraestrutura representa uma atualização tecnológica de grande importância para a companhia, permitindo uma interação mais efetiva na melhoria dos procedimentos internos e no relacionamento com as empresas envolvidas nos projetos. “A implantação do Greendocs é mais uma iniciativa da empresa que reforça a comunicação, o profissionalismo, a segurança da informação e o aprimoramento contínuo, que estão entre os valores da State Grid”, completa Priscilla Franco, Engenheira de Padrões Técnicos da empresa.

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Garantindo eficiência e segurança com automação de processos BPMS

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A automação de processos com BPMS permite que a organização tenha uma visão abrangente da gestão do fluxo de trabalho. Isso evita a perda de controle sobre informações, funções e etapas, além de proporcionar maior visibilidade e previsibilidade de problemas, atrasos ou falhas em entregas, que podem resultar em custos elevados. Além disso, ao automatizar processos, a empresa consegue responder rapidamente às demandas do negócio, focando na gestão sistemática e integrada dos ambientes. Isso possibilita aumentar a produção, melhorar os modelos de atuação e a qualificação das equipes, além de otimizar os custos, podendo alcançar até 80% de redução. Maior controle das filas de trabalho com BPMS O conceito de BPM engloba um conjunto de estratégias, normas e princípios que auxiliam os gestores na escolha das melhores alternativas para o gerenciamento dos processos na empresa. Mas como isso está relacionado ao controle das filas de trabalho? Ao automatizar o fluxo de trabalho com uma plataforma BPMS, a empresa pode receber notificações automáticas para o controle de prazos, criação ou modificação de itens, tarefas pendentes ou temporalidade. Isso aumenta significativamente a fluidez dos processos de negócio. Maior eficiência e segurança dos processos com BPMS A automação de processos com BPMS oferece também maior segurança, pois os dados são transmitidos de forma criptografada. Essa abordagem tem se mostrado a forma mais segura de armazenar as informações da organização. Além disso, o alto nível de eficiência proporcionado pelo BPMS nos processos torna a rotina mais assertiva e eficaz, tanto nos processos quanto nas equipes. Consequentemente, a empresa se torna mais competitiva e preparada para enfrentar o mercado. Aumento da produtividade com a automação de processos BPMS Ao optar pela automação dos processos da empresa, barreiras e gargalos são eliminados, tornando o fluxo de trabalho mais dinâmico e fluido, o que resulta em maior produtividade. A padronização e a transparência em todas as etapas aumentam a produtividade, pois são realizadas com maior controle, evitando retrabalhos e erros de comunicação desde a primeira execução. No entanto, a automação de processos requer planejamento e definição clara de objetivos e prioridades. A negligência de etapas pode prejudicar o processo como um todo e acarretar outros problemas. Escolha a W3K como sua parceira de tecnologia Com o suporte de tecnologias inteligentes, como a plataforma Greendocs, é possível monitorar e avaliar a qualidade de todos os fluxos de trabalho, utilizando indicadores específicos para cada projeto. Isso fornece informações relevantes para a tomada de decisão, focando diretamente na melhoria dos processos. O Greendocs é uma plataforma altamente configurável, adaptando-se completamente ao modelo de negócio do cliente. Ele replica os processos e estratégias já utilizados pela equipe, garantindo a governança da informação e uma gestão escalável de negócios. Gostaria de saber mais sobre como a W3K pode acelerar a transformação digital na sua empresa, proporcionando maior confiança, competitividade e fluidez na sua rotina? Entre em contato com um membro da nossa equipe.

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Acervo acadêmico: tecnologia é protagonista na gestão dos dados e informações

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O Brasil tem cerca de 302 universidades públicas, quase 3 mil instituições privadas de ensino superior e mais de 178 mil escolas de educação básica. Já pensou no desafio que é gerir todos os documentos e históricos de alunos? Se contando os estudantes antigos já parece muita coisa, agora imagine a quantidade de dados armazenados em 40, 50 ou 80 anos de acervo acadêmico. Por que é tão importante olhar para isso? Por diversos motivos, entre eles porque o Ministério da Educação (MEC) publicou, no dia 18 de maio de 2022, uma nova portaria que dispõe sobre a obrigatoriedade da geração de documentos acadêmicos sem suporte físico e a conversão do acervo acadêmico das Instituições do Ensino Superior (IES) para o meio digital, ou seja, a Portaria Nº 360 do MEC. Na prática, essa Portaria traz a obrigatoriedade de que a geração de documentos acadêmicos não tenha mais suporte físico e regula a conversão de documentos acadêmicos físicos para o meio virtual, para que todo o acervo seja, agora, digital. Este artigo vai explicar como a tecnologia pode ajudar nesse processo e de que forma a gestão dessas informações faz diferença na organização dos dados. Por que digitalizar os documentos? Algumas razões fazem com que a digitalização das informações sobre estudantes e professores seja o melhor caminho. Entre elas está a localização dos documentos no acervo e a garantia de mais agilidade ao dia a dia dos funcionários das instituições. Além disso, esse processo elimina o uso do papel e protege o meio ambiente, reduzindo também os custos das instituições. Sem contar na segurança acrescida tanto para a conservação dos documentos quanto para a proteção em relação aos dados dos alunos. Como a tecnologia se tornou protagonista na gestão dos documentos? Essa imensa quantidade de documentos gerados no passado, no presente e os que ainda serão armazenados precisam de uma gestão eficiente para manter a informação acadêmica permanentemente organizada e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta. Porém, não basta a digitalização, é preciso uma solução completa para garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais. É aí que a tecnologia entra na história como protagonista. A transformação digital é uma necessidade não apenas para a preservação dos dados, mas também para adequação à lei, visto que a Portaria traz suas especificações para as instituições públicas ou privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino (IES). A solução completa da W3K contempla: digitalização, archiving, guarda física e uma plataforma online GED/ECM e BPMs configurada de acordo com o modelo de gestão. Cada escola ou universidade tem processos únicos e a adaptação a essas realidades se torna essencial.  Gestão eficiente do acervo acadêmico com a Solução Completa W3K Documentos físicos e nato-digitais são controlados pelo sistema especializado da W3K em gerenciamento de documentos eletrônicos, que possibilita gerenciar a base de dados de forma adequada para a preservação do acervo acadêmico digital. Com a solução é possível controlar o acesso restrito aos dados, a temporalidade da informação, gerenciar manutenção ou pendências, catalogação das caixas, rastreabilidade do tratamento individualizado, entre outros benefícios. Mas não é só isso, com essa tecnologia também se evita negligências e utilizações fraudulentas no acervo acadêmico.  Greendocs: encontrando o documento do aluno com agilidade e segurança A plataforma Greendocs GED/ECM e BPMs permite que a secretaria, os reitores e demais usuários autorizados, encontrem o documento correto no momento certo, com total rastreabilidade e segurança. Isso sem falar na possibilidade de replicar e automatizar processos, muitos já utilizados pela instituições, o que provê não apenas mais agilidade, mas fluidez e transparência na rotina desses ambientes. Palavra-chave: governança da informação Os recursos proporcionados pelo Greendocs impedem a perda da governança da informação de alunos, professores, funcionários e parceiros, além de evitar as respostas lentas, os processos não escaláveis e, claro, a falta de respaldo legal. A W3K oferece um eficiente processo de digitalização de arquivos, otimizando o legado da instituição.  Da mesma forma que o archiving contribui para a gestão de armazenamento e destruição segura de documentos administrativos das escolas. Tudo isso torna os processos mais seguros e adequados ao que pede a legislação Quer saber como a W3K pode ajudar a sua escola ou universidade a gerenciar, digitalizar e arquivar documentos? Fale com um de nossos especialistas e dê mais um passo rumo à transformação digital da sua instituição.

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Gestão da informação: a estratégia do gestor competitivo

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A tecnologia impulsiona o gerenciamento assertivo de dados, ajudando a transforma-los em informações que, de fato, serão ricas para a condução dos negócios. Na prática, estamos falando de enxergar o melhor caminho, bem como as estratégias mais eficazes para percorrê-lo com segurança, crescimento e liderança. Para que sua empresa se torne cada vez mais competitiva, é essencial que gerencie com excelência e segurança os dados e informações – artigos fundamentais para o sucesso. O contrário disso, aliás, pode trazer prejuízos: o mau uso das informações tende a ser, na era atual, a principal desvantagem competitiva de qualquer negócio. Por outro lado, uma boa gestão da informação torna mais assertiva a tomada de decisão, auxiliando nas estratégias de ganho de competitividade e crescimento. Como transformar dados em informações Informações incompletas, conflituosas, inconsistentes e, por consequência, mal aproveitadas, podem causar muitos transtornos às empresas. De acordo com o Gartner, 80% das organizações têm pouca visibilidade sobre o que está acontecendo com seus dados, e nestas esse fato reduz em muito a eficácia no gerenciamento dos mesmos. Para evitar essa perda de eficiência e garantir mais fluidez, rastreabilidade, controle e integração, que são os pilares de uma empresa que cresce, a tecnologia é um dos ativos mais necessários. Por meio de soluções tecnológicas, entregues em um modelo de fornecimento configurável e escalável, capaz de tornar os processos mais simples, práticos, escaláveis e controláveis, tais como o Greendocs, se torna possível acompanhar e avaliar a qualidade dos fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos, o que só pode ser feito com a gestão das informações. Alinhamento e integração Substituindo planilhas manuais, diminuindo o retrabalho e o risco de falhas no processo, o Greendocs é configurável de acordo com o modelo de negócio de cada cliente e permite replicar processos e estratégias já utilizadas pelas equipes. A plataforma também ajuda a gerenciar mudanças e garantir que seus usuários estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e um contato eletrônico constante. Encontre informações com mais facilidade e rapidez O Greendocs também ajuda as empresas a reduzir, em média, 70% o tempo na busca por informação, que é um dos principais fatores de perda ou ganho de produtividade nas organizações. A plataforma também possibilita a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote, melhorando as rotinas de trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental. Rastreabilidade da informação é outro ganho: assim, se alguma ação for realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), a empresa saberá quem fez tal ação, e quando. Isso auxilia muito na gestão de eventuais conflitos contratuais, onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes. Informação = gestão bem embasada Dados que, com o auxílio do Greendocs são transformados em informação bem gerenciada, ajudam os gestores a ter conhecimento essencial sobre a empresa, seus processos, fluxos de trabalho e clientes. E, como já vimos, dados bem gerenciados funcionam como munição para o negócio, permitindo enxergar o melhor as projeções, estratégias e resultados. Quer saber mais e levar esses benefícios para o seu negócio? Chame nossos especialistas!

Greendocs, Todos

Casa Valduga adota Greendocs para automatizar procedimentos e garantir rastreabilidade aos processos

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Com a missão de potencializar a gestão da informação, permitindo ao gestor encontrar rapidamente a versão desejada dos documentos, o Greendocs possibilita a visualização dos dados e etapas da documentação. A plataforma também facilita a auditabilidade das informações, agregando mais segurança aos processos. Para o Grupo Famiglia Valduga, formado pelas empresas CASA VALDUGA, CASA MADEIRA, CERVEJARIA LEOPOLDINA, PONTO NERO, DOMNO WINES e VINOTAGE COSMÉTICO, investir em tecnologia e inovação tem sido uma realidade constante. É o que explica o coordenador Jurídico da empresa, o advogado Edson Fernando Skibinski. “Escolhemos o Greendocs pela sua flexibilidade, fácil customização e principalmente por moldarmos um sistema com base na nossa necessidade”, diz. A implantação da solução integra GED/ECM e BPMS em um só ambiente, além de ser configurável aos processos de cada empresa, garantindo a governança da informação. Organização, controle, agilidade e rastreabilidade com o Greendocs Essas foram as quatro palavras citadas pelo advogado para explicar a escolha pelo Greendocs. “Para a rotina do Grupo Famiglia Valduga, essa ferramenta trará muita organização e controle das informações, bem como agilidade nos processos e rastreabilidade rápida”, revela. Entre os gargalos que o Greendocs pode resolver na empresa, Edson citou que conseguirão migrar mais a tecnologia e automatizar alguns procedimentos importantes. Isso porque uma plataforma adaptável permite implementar vários processos em um mesmo sistema.  Ela também promove a solução de dados não estruturados, perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e falta de respaldo legal – todos os desafios responsáveis pela ineficiência dos negócios e aumentos dos gastos. Maior alinhamento e fluidez para os processos da Casa Valduga Ao apoiar a modelagem, virtualização e automatização dos processos com o Greendocs, as organizações ganham maior alinhamento e fluidez nos processos. Dessa forma, a informação é facilmente auditável, o monitoramento de atividades é otimizado e há melhora no tempo de resposta. Vale dizer também que ter o apoio da solução é um diferencial competitivo para ampliar a visibilidade, auxiliando a antever cenários potencialmente prejudiciais e, com base nisso, tomar as medidas adequadas para evitar ou mitigar riscos. Dessa forma, é natural que a eficiência e a assertividade aumentem, dando às empresas um recurso a mais para otimizar investimentos e avaliar os ônus que poderiam atrapalhar a fluidez de seus processos. Greendocs garante mais precisão nas informações Outro ponto fundamental apontado por Edson é a maior confiabilidade e precisão nas informações que a ferramenta trouxe. É que o Greendocs tem a capacidade de ir além do armazenamento dos documentos, se transformando em uma plataforma robusta que permite analisar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade às atividades de negócio, em diversas instâncias.  Empresas maduras focam nas melhores práticas Assim como O Grupo Famiglia Valduga, as empresas maduras focam nas boas práticas, também conhecidas como ECM/GED, que podem atuar desde o mapeamento e tratamento do acervo físico até na implantação da gestão eletrônica. Na prática, a Gestão eletrônica de Documentos agiliza a busca e recuperação de documentos válidos; evita a perda de documentos e assimetria da informação; define perfis de acesso aos documentos; garante a rastreabilidade das informações; desburocratiza processos de tramitação para avaliação e aprovação de arquivos sem perder o controle; além de otimizar fluxos de trabalho e de distribuição. Seja um parceiro W3K O Grupo Famiglia Valduga escolheu a W3K para prover agilidade e rastreabilidade a sua gestão. Ao se tornar um parceiro e adotar o Greendocs, sua empresa dá mais um passo rumo à transformação digital de processos gerenciais, garantindo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber como a W3K pode potencializar o seu negócio? Acesse https://www.w3k.com.br e fale com um de nossos especialistas.

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