EDMS e EDM: entenda a diferença e não se perca nas siglas

Ao falar de soluções de gerenciamento de documentos, muitas siglas ocupam o mercado: GED, EDM, EDMS, ECM são termos que diferentes empresas utilizam para descrever suas tecnologias de gestão da informação, o que pode ser até confuso para quem está iniciando a sua organização neste tipo de transformação interna.

No caso de sistemas voltados à engenharia, então, duas siglas muito parecidas guardam significados diferentes entre si: EDMS e EDM. Embora elas tenham elementos em comum, elas guardam características próprias, e neste texto vamos ajudar a descomplicar estas siglas para você. Acompanhe.

O que é EDM?

EDM, em sua essência é sigla para Electronic Document Management – ou seja, nada mais é do que a sigla em inglês para o nosso conhecido GED (Gestão Eletrônica de Documentos). Se trata dos processos e tecnologias otimizadas para gerir dados, informações e documentos por meio digital.

Por meio de um sistema de EDM ou GED, empresas podem tornar a sua gestão da informação totalmente digitalizada, aumentando a segurança, rastreabilidade e produtividade em suas atividades, assim como facilita outras necessidades internas, tais como a governança da informação e conformidade com leis como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Diferentemente de um EDMS, que é voltada especificamente a operações de engenharia, uma solução de EDM pode atender empresas de diferentes setores e portes, com customizações que vão de encontro às suas necessidades de utilização. Além disso, soluções de EDM podem ser integradas com o BPMS (modelagem de processos), que auxilia os negócios a criarem arquiteturas otimizadas para a gestão da informação, obtendo resultados ainda melhores.

O que é EDMS?

EDMS é sigla para Engineering Document Management System (Sistema de Gestão de Documentos de Engenharia). Como você pode ver, este termo guarda suas semelhanças com o EDM, mas tem um foco mais específico, voltado a empresas e projetos de engenharia. Por isso mesmo, podemos considerar um EDMS um sistema de EDM, mas destinado à engenharia. Além disso, o “S” também é importante: ele diz respeito à solução, ao sistema empregado para realizar a gestão da informação para estes projetos ou empresas. Mas qual é o motivo para esta vertical ter sua própria sigla? Projetos de engenharia possuem uma complexidade ímpar, que exigem um grau de cuidado e customização elevado quando se trata da gestão de documentos. De contratos a documentos, técnicos, todos os passos (cadastro, revisões, alterações, aprovações, fechamentos) da informação são de suma importância para uma gestão bem feita.

Por isso, as plataformas de EDMS tem processos diferentes e mais granulares em comparação a sistemas GED utilizados em outros setores, com focos em áreas críticas como: revisão de documentos, modelos de documentos e formulários pré-definidos, controle de fluxos, análise de imagem, referências, comentários, históricos, guias de remessas de documentos, entre outros.

No caso do EDMS, a integração com a modelagem de processos (BPM), também é importante, garantindo que as informações sejam disponibilizadas com segurança de acesso, rastreabilidade e com a finalidade adequada. Para saber mais sobre como a combinação GED + BPMS entrega uma plataforma robusta de EDMS, fique ligado em nosso blog.

Para saber mais sobre nossas soluções de GED/EDM e EDMS, entre em contato conosco. Leia também sobre nossa solução de EDMS em empresas conceituadas de engenharia, confira os cases abaixo.

O que é BPM – Modelagem de processos de negócio?

Ter uma representação e um desenho claro dos processos de negócio é a base da definição do BPM. Sigla para o termo “modelagem de processos de negócios”, o objetivo deste modelo é garantir às empresas os meios para controlar e ter maiores recursos para avaliar e melhorar seus processos internos.

O trajeto do BPM pode anteceder a utilização da tecnologia, focando na estratégia e no mapeamento dos processos. Contudo, a tecnologia é o diferencial para que este modelo seja implementado da melhor forma.

O BPM permite às empresas ter um controle mais preciso nos fluxos de informação, replicando e automatizando processos a fim de adquirir maior agilidade, fluidez e transparência, com rastreabilidade e clareza na visualização das tarefas em andamento.

Isso é possível por meio do BPMN (Business Process Modeling Notation), uma notação padrão para os casos de modelagem de processos de negócio, que tem como objetivo entregar recursos para que a modelagem possa ser feita. São métodos e modelos como o fluxograma, diagramas, fluxo de controle, gráfico de Gantt, entre outros, que podem ajudar empresas a terem um desenho claro de seus fluxos de informação.

Na definição do autor Thomas Davenport, referência na área de sistemas de informação, a modelagem de processos de negócios “é um conjunto estruturado de atividades, desenhado para produzir um resultado especificado para um cliente ou um mercado em particular. Isso implica forte ênfase sobre como o trabalho é feito dentro da organização, em contraste com o foco no produto. Um processo é então uma ordenação específica de atividades de trabalho, por meio do tempo e do espaço, com começo e fim e entradas e saídas claramente identificadas: uma estrutura para ação”.

No caso da gestão de documentos, uma estratégia de BPM, complementado com sistemas de GED/ECM (confira nosso artigo sobre GED neste link), são diferenciais competitivos. Com o uso de soluções BPMS, empresas podem reduzir em média 70% dos custos com gerenciamento de documentos, implementando workflows automatizados e rastreáveis, registros precisos das ações realizadas, reduzindo filas de trabalho e gargalos operacionais.

A W3K provê escalabilidade à gestão das empresas, através da disponibilização ágil de uma plataforma BPMS que possibilitam a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber mais? Entre em contato conosco.

Customer Success: gestão da informação também passa pelo sucesso do cliente. Saiba mais!

O termo Customer Success – no bom português, Sucesso do Cliente – é uma expressão muito utilizada para definir a busca pelo melhor resultado na entrega de serviços e produtos. Por esta lente, a qualidade das entregas é medida pelo sucesso e pelos ganhos que o cliente obtém após a sua aquisição ou implementação, uma visão que está transformando a maioria dos negócios.

Mais do que uma palavra-chave do momento, o Sucesso do Cliente se tornou uma preocupação central para as empresas que desejam desenvolver relações de confiança e longevidade com seus clientes, comprometida com a excelência em seus produtos. No caso da gestão de documentos e de processos, isso não é diferente. Mas como que a satisfação do cliente pode ser medida nestes casos?

Nenhuma empresa é igual a outra, e é por isso que a personalização de serviços é um elemento-chave no sucesso do cliente. Isso se faz presente desde o momento do planejamento, passando pela implementação, até o momento da medição de performance. No caso de uma plataforma de gerenciamento de documentos e processos, isto envolve diagnosticar pontos a serem aperfeiçoados, em todas as etapas do ciclo do cliente, garantindo uma experiência que atenda de forma completa as expectativas de quem adota uma solução tecnológica.

Proatividade e acompanhamento contínuo: ter um cliente satisfeito não termina no momento em que a solução é implementada. Ela é mantida através de uma abordagem proativa e acompanhamento constante próximo ao usuário, assim como um monitoramento das mudanças internas e do mercado, dando os subsídios ideais para garantir a melhor eficiência na utilização da solução.

Outro exemplo está nas questões de compliance: um sistema confiável de GED e BPMS tem a capacidade de gerenciar a mudanças e garantir que seus usuários estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e um contato eletrônico constante.

Por último, mas extremamente importante: ouvir o cliente é um dos pilares para garantir o sucesso dele. Entender o comportamento de cada empresa e como seus fluxos ou operações funcionam, mantendo espaço para configurações e escalabilidade, é primordial para entregar a melhor experiência possível. O caminho para estabelecer as melhores práticas acontece em um diálogo entre fornecedor e cliente, continuando através de uma gestão baseada em dados e resultados de excelência.

A W3K Tecnologia vem investindo em sua estratégia de Customer Success, e conta com uma divisão dedicada a este objetivo. Atualmente em estágio piloto – atendendo a um grupo inicial de clientes – estamos desenvolvendo as melhores práticas para garantir uma excelência ainda maior em nossos serviços. É o primeiro passo para uma estratégia maior, focada na satisfação de nossos clientes, e na entrega das melhores soluções para gestão de documentos, processos, contratos e projetos.

W3K: customização, escalabilidade e eficácia na gestão de informação e processos

Pilares que, como desenvolvedora de soluções configuráveis e adaptáveis para diversas aplicações, cabíveis para uma diversificada gama de verticais de mercado, a W3K domina.

Vamos falar um pouco mais sobre automatização de processos relacionados à informação e operações: você sabia, por exemplo, que cerca de 80% das empresas têm pouca visibilidade sobre o que está acontecendo com seus dados? E que, além disso, essas mesmas organizações não têm eficiência no processo de gerenciamento dos mesmos?

O dado é de um estudo publicado pelo Gartner e traz um tom de alerta, visto que tecnologias como as de gerenciamento eletrônico de documentos e de gestão automatizada de processos são fundamentais para as áreas mais importantes de todo negócio. Afinal, toda empresa, seja de que vertical ou porte for, está embasada em informações, documentos e processos.

É através dos pilares de gestão de arquivos (informações, dados, conteúdos das mais diversas naturezas) e de processos que as organizações podem gerar fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência – os cinco processos mas eficazes para uma gestão assertiva.

Estamos falando de garantir, por meio de soluções tecnológicas, poder de gestão e expansão às empresas. Mas como conseguir que tais soluções atendam às demandas de cada companhia, que são sempre tão distintas, e acompanhem sua escalada de crescimento?

A resposta está em um modelo de fornecimento configurável e escalável. Por isso a W3K investe na oferta de uma plataforma online, configurável de acordo com as especificidades de cada cliente e adaptável a seus modelos de negócio, bem como perfeitamente escalável, ou seja, preparada para atender ao poder de investimento das empresas usuárias em cada fase de seu ciclo de expansão.

Com isso, nossas soluções de GED/ECM, BPMS, EDMS e outras permitem um maior alinhamento e integração de processos no cliente, tornam a informação facilmente auditável, agregam agilidade ao monitoramento de atividades, melhoram o tempo de resposta e de tomada de decisão em diversas áreas de negócio, possibilitam a obtenção de indicadores em tempo real, aumentam a segurança da informação e compreendem recursos que trazem não apenas praticidade, como também legitimidade e conformidade, como a certificação digital.

Inpasa gerencia documentos e processos com Greendocs

A Inpasa Agroindustrial, empresa que atua na produção de etanol de milho, energia elétrica renovável, DDGS e óleo de milho, adotou o Greendocs, plataforma de GED e BPMS que torna mais ágil, fácil e prático o gerenciamento de documentos e processos.

Na Inpasa, o Greendocs auxilia no gerenciamento, controle e gestão de processos, seguindo um modelo de follow up que segmenta os processos da seguinte forma:

Documentos de Licenciamento – Nesta área, o Greendocs permite ter controle e gerenciamento de todos os documentos de licenciamento necessários para implantação de bomba centrífuga, tais como alvarás, licenças da ANP (Agência Nacional do Petróleo), outorgas de poços artesianos e tubulares, licença de instalação da obra na cidade, energia elétrica, entre outros).

Documentos de Engenharia – Neste departamento, toda a documentação técnica, que abrange desde o planejamento, controle de pré e pós implantação, equipes responsáveis, fornecedores e fluxo de aprovação e revisão do projeto em questão, é gerido via Greendocs, melhorando o tempo e a assertividade das tomadas de decisões.

Documentos Internos – Aqui, o Greendocs é utilizado para gerenciamento e controle referente a toda a parte administrativa interna da empresa, de tal forma que integra processos a ponto de ser definido pela Analista de Planejamento da Inpasa, Camila Reis, como “o Google da obra”.

Conforme a analista, o sistema facilita a gestão e o controle dos processos como um todo, permitindo saber, por exemplo, o status de qualquer projeto de forma universal e interativa entre todos os processos e pessoas envolvidas.

Documentos Gerais – Neste segmento, o Greendocs garante o controle da Inpasa sobre contratos, cronogramas, declarações, laudos técnicos e toda documentação executiva dos projetos.

Uma gestão fundamental para a Inpasa, empresa que está no mercado desde 2008 e, em suas duas plantas em funcionamento, figura hoje como a maior produtora de etanol de milho do continente.

A companhia produz 1,5 milhão de litros de etanol por dia e processa 3,6 mil toneladas de milho por dia.

Ebook EDMS – Gestão de Documentos e Processos de Engenharia

Lançamos a primeira versão do EBOOK EDMS. 👷‍♂️📊🏗️🏭 Neste ebook compartilhamos com vocês boas práticas e tecnologias na Gestão de DOCUMENTOS e PROCESSOS de ENGENHARIA. Transformação digital, governança da informação e gestão escalável de projetos industriais.

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LGPD e EDMS: como a Lei Geral de Proteção de Dados impacta a engenharia?

A Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD) entrou em vigor no segundo semestre de 2020, trazendo impactos para empresas de todos os setores em seus processos de tratamento das informações de pessoas e organizações. Já falamos sobre isso em um outro texto de nosso blog, que você pode conferir neste link.

No caso de empresas de engenharia e construção civil não é diferente, porém, com o uso de ferramentas de EDMS para a gestão da informação, elas podem ter mais subsídios para estar em conformidade com a lei.

Imobiliárias, construtoras e incorporadoras lidam constantemente com informações de clientes e fornecedores, assim como outras informações sigilosas, e necessitam uma política robusta de segurança de dados.

Estamos falando de uma gama abrangente de dados a serem resguardados, tais como:

– Dados pessoais de clientes e de colaboradores internos, terceirizados;

– Informações de fornecedores, parceiros e terceiros;

– Dados coletados de processos judiciais ajuizados;

– Informações de parceiros e funcionários terceirizados, vindos de empresas contratadas como consultorias, vigilância, limpeza, projetos e outras;

Esta é apenas uma parte das informações que precisam ser analisadas e protegidas dentro das determinações da LGPD, observando questões como seus termos de uso, cadastro, fluxos e armazenamento. É algo que vai além da gestão de documentos, mas também impacta medidas técnicas, organizativas e operacionais a fim de garantir a segurança dessas informações.

O uso de ferramentas de gestão da informação já é algo bastante difundido no setor de construção civil, pela eficiência que ela entrega a estas organizações. Entretanto, muitos negócios ainda precisam adequar seus processos internos às novas exigências da lei, adicionando uma nova camada de governança à sua política de dados. Para isso, contar com ferramentas que tenham os dispositivos adequados para adicionar esta camada é algo de suma importância.

A W3K é uma empresa especializada em soluções de GED e BPMS para a gestão da informação para empresas e projetos de engenharia, e nossas ferramentas podem ser customizadas para as necessidades de cada negócio frente à LGPD, tanto na parte de tecnologia, quanto no apoio ao mapeamento e redesenho de processos com o foco em compliance e governança de dados para a LGPD. Entre em contato conosco e saiba mais.

4 razões para utilizar uma Plataforma GED e BPMS

Sabemos que é uma boa prática a adoção e uso de tecnologias para apoiar processos de negócio. Mas quais os ganhos reais de uma ferramenta desse tipo?

1. Redução média de 70% do tempo na busca por informação

Facilidade de busca e uma boa interface de navegação pelas estruturas documentais agilizam muito o acesso à informação. O simples fato de estabelecer-se um repositório online único já torna a vida do usuário mais fácil pois ele/ela não vai desperdiçar tempo encontrando e obtendo validação sobre “onde” deve estar o documento certo na versão correta.

Obviamente esse repositório online deve ser seguro e rastreável, serviço que uma boa plataforma de gestão da informação deve prover.

2. Workflow / Gestão de Processos

Um workflow automatizado e personalizado garante o controle das filas de trabalho; possibilita a criação de gatilhos de temporalidade automáticos e controle de prazos, aumentando de forma geral a fluidez dos processos de negócio.

3. Redução do custo com processamento manual de documentos

Conversão em massa, roteamento/trâmite automático e carga em lote são funções que otimizam a trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental.

4. Base de evidências em conflitos e pleitos contratuais

Um boa plataforma de gestão de processos irá prover rastreabilidade da informação. Ou seja, em caso de alguma ação ser realizada sobre um documento (por exemplo, emissão , aprovação, validação), saber quem e quando essa ação foi realizada. Isso torna-se uma ferramenta fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar em perdas injustas para uma das partes.

Gerdau Implanta Greendocs da W3K para Gestão de Documentos e Automatização de Processos

Uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, a Gerdau agora conta com a solução Greendocs, da W3K Tecnologia, para otimizar a gestão de documentos e automatizar os processos nas áreas de engenharia e qualidade.

O Grendocs entra no lugar da solução da multinacional holandesa BlueCielo, cujas ferramentas eram usadas para gerenciar milhares de documentos com informação técnica da siderúrgica.

A Gerdau, por meio de sua assessoria de imprensa, informou ao site de tecnologia Baguete, que “a parceria com a W3K tem como objetivo a modernização desse sistema de gestão, por meio de uma solução cloud com mais funcionalidades e melhor interface para os usuários”. A plataforma Greendocs agregará valor na gestão de contratos no âmbito de projeto industriais, bem como em processos de garantia da qualidade.

A tecnologia terá interação direta com os fornecedores, via nuvem, tornando mais eficiente a comunicação com agentes externos. Até o momento, 17 plantas estão introduzindo o Greendocs, que atenderá a mais de 20 mil usuários, agregando valor ao trabalho das usinas em todo Brasil.

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