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O papel da TI na Governança e na Conformidade das empresas

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A Governança e a Conformidade são aspectos fundamentais para garantir processos organizacionais mais seguros e eficientes. Esses são setores complementares, e contribuem para a eficácia e a segurança dos documentos de uma organização. Nesse contexto, a área de TI tem um papel muito relevante, pois além de gerir riscos, como vazamento de dados e ataques cibernéticos, deve auxiliar no alinhamento da estratégia de negócio das organizações. Sua função vai muito além do suporte técnico, pois esse setor atua como um pilar estratégico para garantir que os sistemas adotados pela empresa atendam aos requisitos de segurança, conformidade regulatória e eficiência operacional.  A Governança envolve a criação de políticas, processos e controles para a gestão dos dados dentro de uma organização, contribuindo para a transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa. Ela também assegura que os registros eletrônicos sejam mantidos em segurança. Já a Conformidade é o conjunto de práticas que atendem a padrões éticos e legais, bem como a regulamentações internas e externas. Nesse contexto, empresas que buscam uma gestão alinhada às boas práticas de Governança e Conformidade, aliada à estratégia empresarial, encontram em nossos softwares KeyDrive e GREENDOCS a solução ideal para suas demandas. No caso do KeyDrive, ele é uma solução completa para armazenagem de dados em nuvem. Diferente de outros drives e ECMs disponíveis no mercado, suas três camadas — armazenamento, transmissão e acesso — oferecem uma abordagem abrangente para garantir segurança, desempenho e conformidade durante toda a jornada do documento na nuvem. Além disso, o KeyDrive é um software pronto para uso, com ativação imediata e interface intuitiva. Já o GREENDOCS consiste em um gerenciador robusto de documentos e processos de gestão totalmente adaptável a diferentes segmentos e alinhado ao modelo de negócio das empresas, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente na empresa — diferencial que permite maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados. De maneira prática e funcional, o GREENDOCS atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados.  Em se tratando de segurança, ambos os softwares possuem criptografia em nível de storage na transmissão de informações, e ainda uma camada de criptografia (extra) no armazenamento de dados na nuvem, o que aumenta a proteção de dados do cliente. Tanto GREENDOCS, quanto KeyDrive, também possuem conformidade regulatória e auditoria facilitada, simplificando processos com rastreabilidade, relatórios detalhados e validação de dados Processos mais transparentes e alinhados à estratégia empresarial Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulamentações, a adoção dos softwares de gestão da W3K facilita o acesso às informações, tornando os processos mais transparentes e alinhados às estratégias da empresa. Através da centralização de documentos, ele contribui para a redução de erros humanos, atrasos, retrabalho e eventuais multas por descumprimento da legislação ou perda de prazos. Isso porque a plataforma emite alertas automáticos de vencimento, status de atividades e controle de versões para que os gestores responsáveis não percam os prazos.  Com a utilização do GREENDOCS, laudos, registros, históricos e evidências são localizadas muito mais rápido, evitando riscos operacionais e legais. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade no fluxo de documentos em nuvem.  Já o KeyDrive, além das medidas de segurança e conformidade, possui outros fatores que o diferenciam das demais plataformas de controle de documentos e ECM comuns. Entre eles podemos citar sua capacidade de integração com os ambientes existentes do cliente, e adaptabilidade a diferentes necessidades de negócio e volumes de documentos (escalabilidade). Outro fator importante, em especial para equipes que trabalham em formato online, é a possibilidade de colaboração remota, relacionada a gestão do arquivo, como acesso, transmissão segura, compartilhamento e comentários em tempo real. Gestão de documentos simplificada e em conformidade com normas De forma geral, todos os setores estão sujeitos a regulações, incluindo energia, finanças, agroindustrial, mineração, óleo e gás, industrial, engenharia, papel e celulose, alimentício, meio ambiente, saúde, entre outros. Dessa maneira o chamado compliance regulatório tem como função organizar a empresa para que ela cumpra os requisitos fixados pelo governo ou órgãos reguladores, dentre eles Anvisa, Ibama, Inmetro, Ministério da Agricultura, Marinha do Brasil, MAPA, ANEEL, Regulamento de Sistema de Gerenciamento da Segurança Operacional (SGSO), dentre outros. E cabe ao profissional de TI avaliar diferentes softwares e plataformas para garantir que estas atendam às exigências de Governança e Conformidade. A equipe de TI também deve liderar o processo de implementação, realizando a integração com outras ferramentas já utilizadas pela empresa. Ao participar de maneira ativa da decisão da escolha de um software para gerir as informações, a TI reduz riscos de segurança e conformidade, melhorando o aproveitamento da tecnologia existente e evitando retrabalho e custos desnecessários.  Nesse contexto, os softwares da W3K são uma ótima alternativa para esses profissionais. Nossas soluções simplificam a gestão de documentos críticos e conformidade com normas, centralizando o acesso e automatizando fluxos de aprovações. Esse fator garante que todos os colaboradores e fornecedores tenham a versão mais atualizada de procedimentos, manuais e políticas, o que permite maior agilidade na tomada de decisão, mitigando eventuais riscos. Conheça mais sobre nossas soluções e entenda como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos podem contribuir para a governança de sua empresa. Clique aqui e receba um atendimento personalizado do nosso time. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Germina Baixio utiliza solução ALM da W3K para gestão de documentos de projetos de engenharia

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A Germina Baixio, empresa de infraestrutura hidroagrícola dedicada a projetos de agricultura irrigada, utiliza a solução Asset Life Cycle Management (ALM) da W3K para realizar todo o seu fluxo de gestão de documentos de projetos de engenharia. Através de nossa aplicação de EDMS (Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia), a empresa, que tem como foco o desenvolvimento sustentável do agronegócio no semiárido brasileiro, consegue garantir controle centralizado sobre os documentos e melhorar a comunicação interna entre áreas. A aplicação de EDMS tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem entre diferentes partes envolvidas de um mesmo projeto. E é justamente o que a empresa estava buscando quando procurou a W3K no ano passado. A Germina estava precisando implementar uma gestão documental eficiente e simplificada, que facilitasse a inserção de documentos no sistema, padronizasse sua organização e garantisse o controle centralizado sobre os documentos tramitados entre os projetos. Essa ferramenta deveria melhorar também a comunicação interna entre áreas com fluxos de trabalho automatizados, otimizando e agilizando processos, com foco em melhorar a análise de dados por meio de visualizações simplificadas (views), agrupamentos e relatórios de lista. O coordenador de engenharia da Germina Baixio, Antônio Arthur Coelho, comentou que diante do alto volume de trabalhos, a empresa enxergou a necessidade de implantar uma plataforma que fosse acessível a todos — a Germina possui atualmente um fluxo diário de dois mil documentos. A implantação da plataforma ocorreu em agosto de 2024.  O coordenador destacou também que o processo de implementação da solução junto com a equipe da W3K foi muito didático e simples, e de fácil adaptação para todos os envolvidos. Observou que essas funcionalidades levaram a empresa a ampliar rapidamente a utilização do software em outras rotinas administrativas referentes ao projeto de irrigação do Baixio do Irecê (ainda vamos detalhar um pouco mais o projeto nesse texto). “Inicialmente era apenas para gestão de projetos, mas depois vimos a oportunidade de gerirmos outras soluções, como arquivos de licença e contratos”, comentou o coordenador de engenharia. Maior rastreabilidade e segurança na gestão de documentos Outro aspecto positivo observado pela empresa desde a implantação do software se refere à rastreabilidade dos documentos. Segundo Coelho antes da implantação da ALM, todo o processo de gestão de documentos era realizado de maneira interna, através de mensagens eletrônicas ou compartilhamento de imagens. “Possuir o histórico de cada projeto centralizado foi algo muito proveitoso. Hoje todos têm acesso aos comentários inseridos por cada uma das pessoas envolvidas, o que garante uma maior rastreabilidade”, pontuou Coelho. Ele revelou ainda que diante dos resultados obtidos com o uso do software GREENDOCS, futuramente, a ideia é ampliar a parceria com a W3K, com a contratação de novas aplicações. “Evoluímos nossa gestão de projetos com a W3K. Eu já trabalhei com outras ferramentas de gestão, mas nenhuma com o GREENDOCS. O software é completo, pois com ele conseguimos moldar o fluxo de trabalho da forma como a gente quer”, finalizou o coordenador de engenharia. A Germina Baixio faz parte do projeto de irrigação do Baixio do Irecê, da Codevasf, que abrange uma área de 105 mil hectares, localizada na região do Médio São Francisco, nos municípios de Xique-Xique e Itaguaçu, na Bahia. O projeto foi concebido em nove etapas, e prevê, ao longo dos 35 anos de concessão, investimentos de cerca de R$ 1,1 bilhão e a criação de 180 mil empregos diretos e indiretos, beneficiando mais de 250 mil pessoas. A Germina faz parte do Grupo Equipav — plataforma de investimento em infraestrutura. ALM impulsiona eficiência e desempenho em todo o ciclo de vida dos ativos A solução ALM tem como objetivo impulsionar a eficiência e o desempenho do ciclo de produção e operação de ativos industriais. Seu conjunto de recursos proporciona mais produtividade e confiabilidade em todas as fases do ciclo de vida dos ativos, oferecendo benefícios específicos para cada etapa do projeto.  Esse diferencial permite o gerenciamento de processos para EDMS, RDO, Gestão de Contratos e Compras Técnicas, Databook Eletrônico, e check-list de comissionamento, garantindo ainda a colaboração e a comunicação padronizada entre fornecedores e clientes. Isso porque a solução possibilita a personalização de soluções alinhadas aos processos exclusivos de cada área do negócio. Entre os principais benefícios podemos citar sua flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas da gestão organizacional.  E então: assim como a Germina Baixio quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Conheça cases de outras organizações que já implementaram a solução acessando nosso blog. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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O papel da Gestão de Riscos no sucesso de processos críticos e projetos complexos

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Fundamental para garantir o sucesso de processos críticos e projetos complexos, a Gestão de Riscos faz parte de uma estratégia gerencial proativa, que permite a identificação rápida de potenciais ameaças à conformidade e à eficiência operacional. Além de preparar a equipe para situações inesperadas, automatizar esse processo permite antecipar problemas e mitigar eventuais riscos que possam interferir na execução do projeto. Com a Gestão de Riscos é possível identificar, avaliar e agir de forma proativa, centralizando o controle e a documentação das ações corretivas e preventivas. A automação agiliza a revisão e a aprovação de documentos, facilitando auditorias internas e externas, e rastreando todo o histórico de ações com foco na transparência e na conformidade. Sua implantação também melhora a eficiência do sistema de gestão, fornecendo apoio no gerenciamento eficaz dos processos de mudança em operações e projetos. Existem muitos riscos internos que podem se configurar em potenciais ameaças à gestão empresarial, dentre eles atrasos nas entregas, contaminações ambientais, falhas de equipamentos, vazamento de dados, violação de normas técnicas, dentre outros. O monitoramento contínuo indica quais riscos possuem mais probabilidade de ocorrerem e sua real gravidade, indicando quais deles precisam de intervenção imediata, centralizando o controle e a documentação das ações corretivas e preventivas. Inclusive o sistema possui um alerta de prazos. Em se tratando de projetos, a Gestão de Riscos deve ser elaborada, preferencialmente, durante a fase de planejamento do projeto, onde é possível identificar de maneira mais efetiva os riscos em potencial e os seus respectivos impactos. Quando realizado na etapa inicial, esse planejamento permite um melhor acompanhamento das ações a serem desenvolvidas pela equipe.  As informações para elaboração dessa fase podem ser coletadas a partir da consulta aos próprios envolvidos no projeto, que poderão indicar, com base em sua expertise, os riscos que consideram relevantes. Juntamente com a identificação desses aspectos, deverão ser analisadas as probabilidades e suas possíveis implicações para o bom andamento do projeto, em especial no que se refere aos entregáveis. Além de impactar a produtividade, eventuais atrasos podem se traduzir em perdas financeiras para a organização. Definição de prioridades e plano eficaz de contingência Também é possível definir quais situações deverão ser priorizadas, caso seja necessária alguma intervenção. Nesse contexto, nosso software GREENDOCS permite que uma empresa possa automatizar a identificação e o acompanhamento de riscos em todos os processos. O software também possui funcionalidades para monitorar o desempenho de fornecedores, centralizando a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos.  Seus recursos de fluxo de trabalho personalizáveis possibilitam documentar, revisar e aprovar mudanças em conformidade com regulamentações, minimizando os riscos relacionados à execução do projeto. Também é possível automatizar o registro e acompanhamento de incidentes e acidentes, garantindo que cada etapa seja documentada e tratada de forma eficaz, o que facilita a análise e a prevenção de recorrências.  Esses elementos poderão fornecer subsídios importantes para a estruturação de um plano eficaz de contingência sempre que necessário — e sem atropelos. Entre os principais segmentos que utilizam a Gestão de Riscos em suas operações estão: Agroindustrial, Marítimo, Mineração, Indústria, Petroquímico, Óleo e Gás, Engenharia, Energia, Infraestrutura, Siderurgia, Metalurgia, Químico, Fertilizantes, entre outros. GREENDOCS garante conformidade e melhoria contínua Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulações, o GREENDOCS também promove a cultura da melhoria contínua e a busca pela excelência operacional. A automação agiliza a revisão e aprovação de documentos, facilita auditorias internas e externas, rastreando todo o histórico de ações e garantindo transparência e conformidade.  O software faz parte da nossa aplicação de Gestão da Qualidade e SGI, que provê maior controle e consistência de documentos e registros da qualidade. Esses elementos facilitam a colaboração e distribuição de padrões e normas, estabelecendo processos de inspeção, rastreamento de não conformidades e implementação de ações corretivas de forma eficiente. Para garantir esse diferencial utilizamos recursos avançados de controle e monitoramento.  E então preparado para implementar a Gestão de Riscos em sua empresa? Nossas soluções da W3K estão alinhadas às boas práticas de gestão organizacional e Governança da Informação, garantindo a qualidade e a eficiência operacional. Conheça aqui cases de empresas que já utilizam nossas soluções em suas rotinas organizacionais. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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GREENDOCS complementa sistemas de gestão empresarial

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O GREENDOCS, da W3K, se adapta perfeitamente aos processos e demandas das empresas. O software realiza o gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, complementando os sistemas de gestão já existentes. Ele contempla a implantação de uma plataforma digital centralizada para solucionar problemas relacionados à gestão de processos nas organizações.  Independente do tamanho do desafio, seja ele na padronização e centralização de informações entre diferentes áreas e equipes da empresa ou na tramitação de informações com fornecedores, as funcionalidades do GREENDOCS contribuem para uma gestão mais eficiente do seu negócio. O software se adapta perfeitamente aos processos e demandas da empresa, complementando os sistemas de gestão já existentes (ERPs), CRMs (relacionamento com o cliente) e sistemas de planejamento e gestão de ativos, como o SAP-PM.  Dessa maneira não é necessário que a organização se desfaça dos sistemas que já utiliza atualmente em suas rotinas corporativas, sendo possível integrar informações em um único software. O GREENDOCS permite acesso rápido (e centralizado), controle de vigências, regras de aprovação, permissionamentos, histórico de atividades e criação de fluxos totalmente automatizados com a possibilidade de incluir assinaturas digitais, e ainda criar dashboards e relatórios personalizados para monitorar estatísticas e métricas, tornando o processo mais ágil e dinâmico. O GREENDOCS permite que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações, incluindo descrição das atividades por área e responsáveis, controle de prazos e status de ações e identificar pendências de documentos. Sem perder foco em segurança, controle e simetria da informação, o GREENDOCS atua em processos de gestão em que normalmente os sistemas convencionais de mercado não possuem a flexibilidade necessária para atender. Muitas vezes eles apresentam lacunas e não oferecem a performance e a eficiência de custo necessárias para atender a demandas específicas. Esses gaps, em diversas situações, dificultam o monitoramento e sustentação da performance do processo, podendo impactar ainda no comprimento de acordos de serviço (SLAs) e levarem risco à proteção de dados. Conheça aqui cases de empresas que já utilizam nossas soluções, tanto em suas rotinas administrativas, quanto na criação de novos projetos. O software GREENDOCS faz parte do Framework W3K para a transformação digital — modelo de negócio que proporciona maior fluidez e controle em ambientes complexos de informação. E como funciona o Framework W3K?   O Framework W3K consiste em um conjunto estruturado de atividades e recursos estratégicos para tratar os desafios de processos na gestão empresarial. Seu objetivo é fomentar a transformação digital no ambiente compartilhado de dados, garantindo rapidez, rastreabilidade e transparência aos processos organizacionais.  O modelo atua sobre rotinas de negócio e governança, servindo como base para o design, implementação e entrega das nossas soluções, oferecendo maior flexibilidade e performance, e consistem em etapas de Definição de Escopo e Objetivos, Modelagem, Implementação, Conversão de Dados e Sustentação e Melhoria Contínua.  Através dessa estrutura de atividades e recursos, nós entregamos soluções subdivididas em três eixos: Asset Lifecycle Management — ALM (eficiência e desempenho do ciclo de produção e operação de ativos industriais para a indústria de base); Business Apps (solução personalizada para automatizar, gerenciar e digitalizar processos); e ECM/Archiving (solução para digitalizar, gerenciar e arquivar documentos de qualquer natureza, unindo físico e digital). E porque devo implantar o GREENDOCS em minha empresa? Entre as principais vantagens do GREENDOCS podemos citar: flexibilidade de customização, ECM e BPM integrados, sistema em nuvem, escalabilidade, facilidade nas integrações, solução completa (tecnologia, serviços e assinaturas), dashboards e relatórios personalizados, atendimento humanizado, serviço de melhoria contínua, e assinatura digital. Sobre este último item, a assinatura online dispensa o uso de papel e possui validade jurídica. Este mecanismo permite que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato, o que proporciona maior segurança e confiabilidade ao processo. Se deseja receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Automatização de processos auxilia na conformidade com normas e regulamentações

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A automatização dos processos permite que as organizações possam olhar para a gestão de seus fluxos de trabalho de maneira ampla, eliminando os riscos de perda do controle sobre informações, funções e etapas dos processos. Automatizar processos traz diversos benefícios e um deles é auxiliar na conformidade com normas e regulamentações.  Sua utilização contribui para mitigar atrasos ou falhas em entregas, podendo gerar uma redução de até 80% nos custos operacionais. A automatização de processos pode ser feita com o uso da tecnologia Business Process Management System (BPMS), utilizando a metodologia BPM (Business Process Management), a partir de um software para gestão e monitoramento dos processos de negócios. A ferramenta facilita o acesso às informações e ao gerenciamento de projetos, acelerando resultados e permitindo que potenciais ameaças à conformidade e à eficiência operacional sejam identificadas e avaliadas de forma proativa.  De acordo com o estudo de Maturidade do Compliance no Brasil, da KPMG, 85% das empresas entrevistadas apontaram que um dos principais desafios da gestão é identificar, avaliar e monitorar riscos regulatórios. A conformidade regulatória engloba o conjunto de regras, leis e normas que as empresas devem cumprir em suas atividades para garantir a transparência, a ética e a legalidade de suas operações. Esse conjunto é um elemento importante no que se refere à governança corporativa. Basicamente todos os setores estão sujeitos a regulações, incluindo energia, finanças, agroindustrial, mineração, óleo e gás, industrial, engenharia, papel e celulose, alimentício, meio ambiente, saúde, entre outros. Nesse aspecto, o chamado compliance regulatório tem como função organizar a empresa para que ela cumpra os requisitos fixados pelo governo ou órgãos reguladores, dentre eles Anvisa, Ibama, Inmetro, Ministério da Agricultura, Marinha do Brasil, MAPA, ANEEL, Regulamento de Sistema de Gerenciamento da Segurança Operacional (SGSO), dentre outros. Nesse contexto, o BPMS do nosso software GREENDOCS permite que desvios de padrões sejam identificados através de funcionalidades avançadas de gestão. A solução reúne e organiza esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem.  Através de nossas soluções para governança da informação é possível automatizar a geração de relatórios de conformidade e auditorias internas, reduzindo significativamente o tempo e esforço necessários para atender a inspeções e solicitações de órgãos reguladores. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.  E quais são os benefícios para minha empresa? Um dos principais benefícios do GREENDOCS é que ele pode ser utilizado por empresas de qualquer segmento, independente do tipo de regulação a qual ela está sujeita. O software também pode ser adaptado perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. Com recursos de fluxo de trabalho personalizáveis, é possível documentar, revisar e aprovar mudanças em conformidade com regulamentações e minimizando os riscos. O GREENDOCS possui funcionalidades para monitorar o desempenho de parceiros, centralizando a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos. Isso permite o acompanhamento de desempenho em tempo real, a realização de análises e geração de dados para ajustes contínuos no processo. Esse diferencial também garante uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados. A solução atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados. Ela permite que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações de projetos, incluindo detalhes dos proponentes, andamento, metas, cronogramas e controle financeiro.  GREENDOCS garante processos mais transparentes e estratégicos Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulamentações, sua adoção torna os processos mais transparentes e alinhados às estratégias da empresa. Através da centralização de documentos, o BPMS contribui para a redução de erros humanos, atrasos, retrabalho e eventuais multas por descumprimento da legislação ou perda de prazos. Isso porque a plataforma emite alertas automáticos de vencimento e controle de versões para que os gestores responsáveis não percam os prazos. E então quer conhecer mais sobre nossas soluções baseadas em governança da informação? Se quiser receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Assinatura Digital, Blog, Gestão de Contratos, Greendocs, W3K Tecnologia

Saiba como controlar a gestão do ciclo de vida de seus contratos

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Garantir maior agilidade e segurança para o processo de assinaturas de sua empresa — esse é o objetivo da aplicação em gestão do ciclo de vida de contratos (Contract Lifecycle Management), da W3K. Cada empresa tem seus processos internos únicos, assim como o fluxo de contratos, e por isso nossa aplicação de Gestão de Contratos oferece controle total sobre os contratos, reduzindo riscos, aprimorando a conformidade e aumentando a eficiência operacional, tudo isso em uma única plataforma. Através do software GREENDOCS, a aplicação torna o processo mais fluido e confiável, fazendo a gestão de cada detalhe do contrato, o que inclui valores e usuários responsáveis, proporcionando mais agilidade e precisão. Por ser totalmente online, ela dispensa o uso de papel, através da automação de fluxos de trabalho, controle de SLAs contratuais, alertas de prazos e recursos avançados de pesquisa e monitoramento. A  nossa aplicação de Gestão de Contratos pode integrar-se facilmente aos principais portais de assinatura eletrônica, garantindo validade legal para contratos assinados de forma digital. Essa funcionalidade facilita e acelera o processo entre as partes interessadas, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes sistemas e otimizando o fluxo de trabalho. Isso porque a automatização dos processos permite o controle centralizado das revisões, vigências e aprovações dos contratos, incluindo validações, notificações de alterações, inclusão de aditivos, monitoramento de vencimentos, reajustes e negociações futuras.  A aplicação de Gestão de Contratos também possui integração com ERPs — conectividade que assegura a interoperabilidade gerencial, com dados acessíveis sempre que necessário. A aplicação também oferece dashboards e relatórios personalizados, os quais permitem que os gestores acompanhem em tempo real a situação de cada contrato. Através da plataforma é possível verificar o status de minutas, processos de assinatura e vigência.  E quais são os principais benefícios da aplicação? Entre os principais benefícios da aplicação estão questões referentes à conformidades, o que inclui auditabilidade e rastreabilidade da informação. Isso porque a automação e a centralização dos processos de contratos, além de permitirem a otimização do tempo e aumentar a produtividade, gera maior segurança, com total auditabilidade e respaldo legal.  Também no aspecto jurídico, a aplicação de Gestão de Contratos atua na prevenção de riscos e multas contratuais. A plataforma emite alertas automáticos de vencimento e controle de versões, para evitar que os envolvidos no processo utilizem versões desatualizadas do documento. Já em se tratando de segurança, a aplicação possui criptografia ao nível de storage, oferecendo proteção total dos dados, e garantindo isolamento absoluto. Esse fator está em conformidade com normas de compliance, mesmo em situações de acesso físico ao datacenter da empresa. Ainda sobre segurança, outro benefício importante se refere ao acesso online para todos os envolvidos. A solução permite o acesso remoto seguro para todas as partes envolvidas, com controle de permissões, prevenção de extravios e garantia de que todos acessem a versão mais atualizada do contrato. Nesse contexto, o  software permite a localização de informações específicas com mais agilidade. Por meio de um mecanismo de busca rápida por signatários, ele permite o acesso a conteúdo de cláusulas e metadados configuráveis. Por último, a aplicação está alinhada ao conceito paperless — tendência de cultura organizacional que atua na redução do uso de papel nas empresas. O conceito que em livre tradução do inglês significa “sem papel”, tem como objetivo reestruturar a maneira como é feito o armazenamento e a organização de documentos empresariais. Essa medida garante maior eficiência, rastreabilidade e menos custos ao processo, através da automatização de processos, digitalização de documentos e de seu armazenamento em nuvem, tendo como foco uma cultura organizacional sustentável e alinhada à transformação digital.  Maior segurança e produtividade na tramitação de documentos A aplicação da W3K possibilita maior produtividade e segurança na tramitação de documentos para as empresas. Esse é o caso da Móveis Henn — uma das maiores indústrias moveleiras do Brasil. Antes da implantação do GREENDOCS todo o fluxo de assinaturas de contratos era feito de forma manual, com a tramitação de documentos físicos.  “Somente após todos os envolvidos assinarem é que a via digitalizada ficava disponível”, lembrou Larissa Hauschild, responsável pela gestão dos contratos da Móveis Henn. Porém, com o uso da aplicação, tudo o que era feito de forma manual, passou a ser automatizado, assim como o processo de assinatura contratual, que agora é totalmente eletrônico. Desde a implantação do software, há dois anos, a empresa já observa aumento de produtividade. A aplicação CLM faz parte da solução Business Apps — conjunto de recursos e serviços que possibilita o gerenciamento de documentos e processos, e garante que todas as partes interessadas tenham a compreensão clara dos objetivos daquela empresa. Para conhecer cases de outras organizações que também utilizam nossas soluções corporativas para a gestão de documentos, clique aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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GREENDOCS agiliza gestão de processos de engenharia da Origem Energia

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A Origem Energia, um dos principais players do onshore brasileiro, utiliza o GREENDOCS para realizar o gerenciamento de documentos técnicos e seus processos de engenharia. A experiência com o uso da plataforma tem sido tão positiva, que a empresa já avalia a possibilidade de ampliar o uso da ferramenta para outros setores da organização. As soluções da W3K para a Origem Energia incluem gestão de documentos de Qualidade, gestão da Mudança, Investigação de Acidentes, gestão de Estudos de Riscos, e o gerenciamento de Documentos Técnicos de Engenharia. No que se refere à área de Engenharia, em especial, a gestão de documentos e processos é fundamental para o andamento dos projetos, principalmente com relação a processos de criação e manutenção de estruturas, máquinas e sistemas.  Segundo a responsável pelo Controle de Documentos da Origem Energia, Simone Ramalho, a contratação da W3K se deu em função da necessidade que a empresa possuía em realizar o gerenciamento de seus documentos técnicos, de maneira segura e centralizada. “Quando temos uma base de dados organizada, fica mais fácil de rastrear, de resgatar a informação. Nós criamos aqui internamente uma conscientização de que tudo está no GREENDOCS e as pessoas já têm esse hábito de buscar as informações e dados que precisam direto na plataforma”, comentou Simone.  A centralização dos dados também garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos nos projetos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.  Simone revelou ainda que a Origem já está avaliando ampliar a utilização da plataforma para outros setores. “O GREENDOCS está tomando uma proporção bem grande aqui na empresa. Vimos sua flexibilidade de configuração e estamos ampliando seu uso para a gestão de documentos de outras áreas também”, finalizou Simone Ramalho Fundada em 2017, a Origem Energia desenvolve soluções integradas para atender às necessidades energéticas do país. Sua infraestrutura compreende 32 concessões nos estados de Alagoas, Bahia, Espírito Santo e Rio Grande do Norte e investe em soluções integradas para atender as necessidades de energia do país. Sua infraestrutura abrange uma rede de 480 km de dutos, uma Unidade de Processamento de Gás Natural (UPGN) e acesso direto a um terminal de exportação de óleo para atender a um portfólio diversificado de clientes. A Origem é controlada pela Prisma Capital, gestora de ativos alternativos com R$15 bilhões em portfólio. Atualmente a empresa possui mais de mil profissionais, distribuídos entre o escritório no Rio de Janeiro e  os polos operacionais de Alagoas e Bahia. Maior controle e flexibilidade na gestão de documentos O GREENDOCS, destaca-se por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, oferecendo flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia. Esse controle garante maior eficiência ao projeto, e auxilia a equipe a mitigar riscos como atrasos ou perdas que podem ser causadas pela falta de assimetria na informação.  Neste contexto o GREENDOCS permite que os usuários possam cadastrar, armazenar e gerir de maneira eficiente informações de projetos, o que inclui detalhes dos proponentes, andamento, metas, cronogramas e controle financeiro. E então: assim como a Origem Energia quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização?  Conheça um pouco mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Aplicações de Gestão da Qualidade e SGI garantem conformidade em auditorias

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Garantir a qualidade na entrega de produtos e serviços, e manter a conformidade com normas e regulamentações, está entre os principais desafios enfrentados pelos gestores de empresas. Isso porque esses dois aspectos impactam diretamente na gestão e nos resultados da organização. Como forma de auxiliar empresas de diversos segmentos a otimizarem seus processos de maneira rápida e segura, nosso software GREENDOCS,  possui uma solução completa para Gestão da Qualidade e Sistemas de Gestão Integrados (SGI). Além de ser uma obrigação, no cenário competitivo em que vivemos, manter padrões elevados de qualidade em produtos e serviços se constitui também em uma vantagem estratégica para as empresas. Nesse contexto a aplicação de Qualidade e SGI provê mais controle e consistência de documentos e registros da qualidade, facilitando a colaboração e distribuição de padrões e normas, estabelece processos de inspeção, rastreamento de não conformidades e implementação de ações corretivas de forma eficiente. Para garantir esse diferencial utilizamos recursos avançados de controle e monitoramento. Outro aspecto importante da aplicação está relacionado à gestão de riscos – componente essencial para a Gestão da Qualidade e SGI. Ele garante que potenciais ameaças à conformidade e à eficiência operacional sejam identificadas, avaliadas e mitigadas de forma proativa, centralizando o controle e a documentação das ações corretivas e preventivas. Além de assegurar a qualidade e a conformidade com normas e regulamentações, nossa plataforma também promove a cultura da melhoria contínua e a busca pela excelência operacional.  E quais são os principais benefícios para minha empresa? Entre os principais benefícios das aplicações está a automatização do processo de controle e atualização da lista mestra – diferencial que elimina a gestão manual e garante acesso às versões atualizadas de documentos por todos os colaboradores, reduzindo erros e não conformidades. A automação agiliza a revisão e aprovação de documentos, facilita auditorias internas e externas, rastreando todo o histórico de ações e garantindo transparência e conformidade. Ele também melhora a eficiência do sistema de gestão, assegurando a conformidade contínua com as regulamentações. Ainda  falando sobre as regulamentações, o GREENDOCS permite que desvios de padrões de qualidade sejam identificados através de funcionalidades avançadas de gestão de não-conformidades. A aplicação pode automatizar ações corretivas e preventivas (CAPAs), análise de causa, planos de ação e atribuir responsabilidades, garantindo a resolução eficiente do desvio identificado. Outro aspecto diz respeito à garantia da qualidade de fornecedores. O GREENDOCS possui funcionalidades para monitorar o desempenho de parceiros, centralizando a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos.  A aplicação também emite relatórios e dashboards em Power BI de maneira integrada na plataforma, fornecendo atualização em tempo real na nuvem e disponíveis de forma automatizada. A tecnologia embarcada da W3K também permite análises avançadas em Business Intelligence.  Sobre a análise de dados, nossa aplicação também fornece insights para melhoria contínua, oferecendo recursos avançados e personalizados para gerar relatórios. Esses documentos permitem a análise de tendências e a identificação de oportunidades, transformando-as em insumos valiosos para tomada de decisão estratégica.  A plataforma também realiza a gestão completa da qualidade e KPI, monitorando o desempenho em tempo real, controlando processos e corrigindo desvios antes que possam impactar os resultados. Já para controlar e documentar rigorosamente alterações em processos e operações, oferecemos a aplicação ideal de Management of Change (MOC). Sua função é apoiar no gerenciamento eficaz dos processos de mudança em operações e projetos.  Com recursos de fluxo de trabalho personalizáveis, é possível documentar, revisar e aprovar mudanças em conformidade com regulamentações e minimizando os riscos. Também é possível automatizar o registro e acompanhamento de incidentes e acidentes, garantindo que cada etapa seja documentada e tratada de forma eficaz, facilitando a análise e prevenindo recorrências. A aplicação contribui ainda para que a empresa mantenha sua equipe sempre alinhada com os padrões de qualidade, através de um processo de treinamento totalmente automatizado. O GREENDOCS distribui automaticamente as pendências de treinamento para os colaboradores, notificando-os por e-mail sobre a necessidade de participar das capacitações e registrar sua conformidade. Além disso, o software garante o controle completo das etapas e a rastreabilidade de cada treinamento, assegurando o desenvolvimento contínuo da sua equipe e a conformidade com as normas exigidas. Solução Business Apps simplifica a gestão de documentos A aplicação faz parte da solução Business Apps, que através do software Greendocs, também simplifica a gestão de documentos essenciais para auditorias e conformidade com normas, centralizando o acesso, e automatizando fluxos de aprovações. Esse fator garante que todos os colaboradores e fornecedores tenham a versão mais atualizada de procedimentos, manuais e políticas, o que permite maior agilidade na tomada de decisão, mitigando eventuais riscos.  Nossa aplicação de Gestão da Qualidade e SGI tambsém permite personalizar o processo de acordo com o modelo de negócio de cada empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente, e mantendo as principais metodologias de mercado, o que inclui 5S, Six Sigma, 5W2H, 5 Porquês, Ishikawa, Ciclo PDCA, 8D e checklists para análise de eficiência e eficácia. O software também contribui com a sustentabilidade ambiental, reduzindo significativamente o uso de papel através da gestão documental online.  Para conhecer mais sobre nossa aplicação de Gestão da Qualidade e SGI,  acesse nosso site. Caso queira receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. 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GREENDOCS garante maior agilidade nos processos do SENAI CIMATEC

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A parceria entre a W3K e o SENAI CIMATEC está garantindo maior agilidade e controle para os fluxos de trabalho da organização. A utilização do software GREENDOCS permite que a equipe do SENAI CIMATEC, o qual está localizado em Salvador (BA),  possa realizar o gerenciamento de documentos de maneira mais rápida e segura. O SENAI CIMATEC utiliza a aplicação de EDMS (Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia), além de aplicações como databook, documentos técnicos, Guia de Remessa de Documentos (GRD) e lista de documentos, o qual possibilita que laudos, registros, históricos e as evidências dos projetos sejam localizadas muito mais rápido – diferencial que evita a Assimetria da Informação. Sua implantação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas, atualizações e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem entre diferentes partes envolvidas em um projeto. Conforme Eneida Brito, da área de Desenvolvimento de Produtos Industriais, antes da implantação do GREENDOCS, todo o processo de gestão de documentos era realizado de maneira interna e externa, através de remessa de documentos. “Tínhamos uma planilha eletrônica e as validações eram feitas por e-mail, o que demandava um tempo considerável da equipe”, lembrou Eneida. Segundo ela, depois da implantação da ferramenta, os prazos foram reduzidos consideravelmente. “Hoje, em regra, temos um prazo que pode variar entre cinco e 15 dias para a consolidação. Temos projetos robustos, que envolvem muitas áreas e parceiros, e por isso requerem maior agilidade, o que só conseguimos com o GREENDOCS”, ressaltou. Empresa observa maior segurança e rastreabilidade nos processos Outro aspecto positivo observado pela empresa desde a implantação do software se refere à segurança da informação e a rastreabilidade dos documentos. Eneida, destacou a facilidade que a equipe possui para acessar os documentos na plataforma em função da centralidade no armazenamento dos arquivos.  “Com a implantação do GREENDOCS temos a segurança da informação. Sempre que preciso buscar documentos no sistema, sei onde encontrá-los facilmente”, pontuou. Ela comentou também que o SENAI CIMATEC conheceu a plataforma GREENDOCS em 2020, logo no começo da pandemia da Covid-19.  Naquela oportunidade, a pedido do seu líder da área, Luiz Flávio da Silva, foi iniciada a busca por uma solução para o gerenciamento de documentos técnicos de engenharia. Inicialmente ela procurou em sua rede parceiros, mas as soluções disponíveis não possuíam os processos necessários para controle e rastreabilidade no armazenamento dos dados que a organização necessitava.  Durante esse processo, o SENAI CIMATEC chegou até a W3K, e após conhecer a solução, firmou a parceria. Eneida revelou ainda que a experiência tem sido tão positiva que a solução está sendo levada para outras áreas do SENAI. “Iniciamos em 2022 com um projeto piloto em nossa área de óleo e gás, a plataforma vem sendo ampliada para outras áreas, finalizou. Referência em educação, ciência, tecnologia e inovação, o SENAI CIMATEC tem como objetivo desenvolver a indústria e formar profissionais, desde o ensino técnico até o doutorado. Ligado ao sistema FIEB (Federação das Indústrias do Estado da Bahia), o SENAI CIMATEC reúne Centro Tecnológico, Centro Universitário e Escola Técnica. A instituição atua em diversas áreas da indústria, o que inclui manufatura, sistemas em saúde, robótica e inteligência artificial.  E então: assim como o SENAI CIMATEC quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Conheça mais dessa – e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K – clicando aqui. Conheça cases de outras organizações que já implementaram a plataforma acesse nosso blog. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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