A Gestão de Portfólio de Projetos (PPM) é de suma importância para organizações que necessitam de alta performance no gerenciamento de seus projetos, com visibilidade das etapas e controle de processos e informações. Centralizar sob uma única estratégia a gestão de todos os projetos é a missão do PPM. Entre os benefícios do PPM estão: o controle mais assertivo dos projetos, a organização dos recursos de projetos em andamento, além da disponibilidade para a abertura de novos projetos, designando profissionais e subsídios disponíveis para sua realização e inclusão no portfólio.  Mas não é só isso, o PPM pode ainda fornecer aos administradores da organização uma visão necessária do estágio de cada projeto, e como ele pode ajudar na estratégia geral da empresa. PPM é solução decisiva para as empresas Empresas que podem garantir que os projetos certos estejam sendo realizados no tempo certo e alinhados com a expectativa da companhia sobre o seu investimento saem na frente diante da acirrada concorrência. Isso é possível com o CAPX, solução de Gestão de Portfólio de Projetos da W3K, que permite o alinhamento entre objetivos do projeto e da empresa, potencializando a governança da informação – característica fundamental de projetos de sucesso. Vale ressaltar que avaliar riscos e impactos, especialmente no caso das indústrias, faz toda diferença para a eficácia do projeto. Afinal, monitorar e avaliar riscos da operação é uma constante para a gestão dos projetos. Sejam causados por elementos externos ou internos, é um acompanhamento obrigatório. Com o PPM, aliado a outras soluções como o BI, as indústrias têm a capacidade de analisar cenários, prever planos de ação e ter melhores subsídios para uma tomada de decisão de maior assertividade. Na prática, o que o PPM faz? Como já dito anteriormente, a solução PPM da W3K é uma ferramenta essencial para empresas que buscam otimizar seus processos de gerenciamento de projetos e alinhar suas estratégias de negócio. Na prática, ela elimina a demora e as inconsistências no apontamento de progresso de projetos. Como a solução faz isso? Gerenciando de forma integrada todos os projetos da organização, desde a ideia até a entrega final, garantindo assim um maior controle e visibilidade dos resultados. Em suma, quando diversas pessoas trabalham e atualizam simultaneamente as informações do projeto, com uma base de dados consolidada, o risco de duplicidade e diferenças na informação entre integrantes dos projetos é eliminado. Gerenciar o orçamento, recursos, prazos e riscos com o CAPX A solução PPM da W3K, o CAPX, permite uma gestão mais estratégica do portfólio de projetos por conta da priorização de projetos com base em critérios pré-definidos e alinhados com a estratégia da empresa.  Assim, é possível gerenciar o orçamento, recursos, prazos e riscos de todos os projetos de forma unificada, facilitando a tomada de decisões e a alocação de recursos. É possível ainda monitorar o desempenho de cada projeto de forma individual e do portfólio como um todo. Através de indicadores de desempenho e dashboards personalizados, a equipe de gestão pode acompanhar em tempo real o status dos projetos e tomar medidas preventivas ou corretivas caso necessário. Solução flexível e personalizável para sua empresa A solução PPM da W3K também é altamente flexível e personalizável, permitindo que a organização possa adaptá-la às suas necessidades específicas. Além disso, ela pode ser integrada com outras ferramentas de gestão já utilizadas pela empresa, aumentando ainda mais a eficiência dos processos e a visibilidade dos resultados. Em resumo, a solução de Gestão de Portfólio de Projetos (PPM) da W3K é uma ferramenta essencial para empresas que buscam otimizar seus processos de gerenciamento de projetos, aumentar a eficiência e a visibilidade dos resultados, além de alinhar seus projetos à estratégia de negócio.  Por que escolher a W3K? Desde 2011, a W3K impulsiona a transformação digital de seus clientes.  Presente em diversos mercados,, a empresa também provê Governança da Informação e a Gestão Escalável de Negócios. Para saber mais sobre como a W3K pode contribuir para uma gestão ainda mais qualificada de seus projetos, entre em contato conosco.

O Brasil tem cerca de 302 universidades públicas, quase 3 mil instituições privadas de ensino superior e mais de 178 mil escolas de educação básica. Já pensou no desafio que é gerir todos os documentos e históricos de alunos? Se contando os estudantes antigos já parece muita coisa, agora imagine a quantidade de dados armazenados em 40, 50 ou 80 anos de acervo acadêmico. Por que é tão importante olhar para isso? Por diversos motivos, entre eles porque o Ministério da Educação (MEC) publicou, no dia 18 de maio de 2022, uma nova portaria que dispõe sobre a obrigatoriedade da geração de documentos acadêmicos sem suporte físico e a conversão do acervo acadêmico das Instituições do Ensino Superior (IES) para o meio digital, ou seja, a Portaria Nº 360 do MEC. Na prática, essa Portaria traz a obrigatoriedade de que a geração de documentos acadêmicos não tenha mais suporte físico e regula a conversão de documentos acadêmicos físicos para o meio virtual, para que todo o acervo seja, agora, digital. Este artigo vai explicar como a tecnologia pode ajudar nesse processo e de que forma a gestão dessas informações faz diferença na organização dos dados. Por que digitalizar os documentos? Algumas razões fazem com que a digitalização das informações sobre estudantes e professores seja o melhor caminho. Entre elas está a localização dos documentos no acervo e a garantia de mais agilidade ao dia a dia dos funcionários das instituições. Além disso, esse processo elimina o uso do papel e protege o meio ambiente, reduzindo também os custos das instituições. Sem contar na segurança acrescida tanto para a conservação dos documentos quanto para a proteção em relação aos dados dos alunos. Como a tecnologia se tornou protagonista na gestão dos documentos? Essa imensa quantidade de documentos gerados no passado, no presente e os que ainda serão armazenados precisam de uma gestão eficiente para manter a informação acadêmica permanentemente organizada e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta. Porém, não basta a digitalização, é preciso uma solução completa para garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais. É aí que a tecnologia entra na história como protagonista. A transformação digital é uma necessidade não apenas para a preservação dos dados, mas também para adequação à lei, visto que a Portaria traz suas especificações para as instituições públicas ou privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino (IES). A solução completa da W3K contempla: digitalização, archiving, guarda física e uma plataforma online GED/ECM e BPMs configurada de acordo com o modelo de gestão. Cada escola ou universidade tem processos únicos e a adaptação a essas realidades se torna essencial.  Gestão eficiente do acervo acadêmico com a Solução Completa W3K Documentos físicos e nato-digitais são controlados pelo sistema especializado da W3K em gerenciamento de documentos eletrônicos, que possibilita gerenciar a base de dados de forma adequada para a preservação do acervo acadêmico digital. Com a solução é possível controlar o acesso restrito aos dados, a temporalidade da informação, gerenciar manutenção ou pendências, catalogação das caixas, rastreabilidade do tratamento individualizado, entre outros benefícios. Mas não é só isso, com essa tecnologia também se evita negligências e utilizações fraudulentas no acervo acadêmico.  Greendocs: encontrando o documento do aluno com agilidade e segurança A plataforma Greendocs GED/ECM e BPMs permite que a secretaria, os reitores e demais usuários autorizados, encontrem o documento correto no momento certo, com total rastreabilidade e segurança. Isso sem falar na possibilidade de replicar e automatizar processos, muitos já utilizados pela instituições, o que provê não apenas mais agilidade, mas fluidez e transparência na rotina desses ambientes. Palavra-chave: governança da informação Os recursos proporcionados pelo Greendocs impedem a perda da governança da informação de alunos, professores, funcionários e parceiros, além de evitar as respostas lentas, os processos não escaláveis e, claro, a falta de respaldo legal. A W3K oferece um eficiente processo de digitalização de arquivos, otimizando o legado da instituição.  Da mesma forma que o archiving contribui para a gestão de armazenamento e destruição segura de documentos administrativos das escolas. Tudo isso torna os processos mais seguros e adequados ao que pede a legislação Quer saber como a W3K pode ajudar a sua escola ou universidade a gerenciar, digitalizar e arquivar documentos? Fale com um de nossos especialistas e dê mais um passo rumo à transformação digital da sua instituição.

A gestão de documentos nada mais é do que um conjunto de processos com armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da organização. Essencial para garantir maior produtividade e praticidade no dia a dia. Sabendo da importância de gerenciar com eficácia seus documentos, as empresas têm cada vez mais investido em parceiros tecnológicos que facilitem esse processo. Mas, quais são os reais benefícios da gestão documental e por onde começar? Desordem e esgotamento do espaço físico Por onde começar é uma pergunta recorrente no setor empresarial, especialmente para empresas que ainda estão buscando formas de se tornarem mais competitivas.  Isso porque os gargalos de não gerenciar esses documentos é prejudicial para a saúde da organização, especialmente pelo esgotamento do espaço físico, o que causa uma guarda desordenada dos novos documentos, onde houver lugar.  A recuperação das informações fica comprometida, a circulação, manutenção e limpeza do local ficam dificultadas e o acervo documental se torna um ambiente insalubre e propenso a acidentes ambientais, tais como incêndios e comprometimentos de estruturas prediais. Por onde começar a gestão documental? O recomendado é começar a gestão documental de onde a empresa está. A partir disso, será preciso mapear o acervo documental, qualificá-lo e quantificá-lo, entender como é gerado, como tramita dentro da organização, onde e como está armazenado e quais são suas necessidades de uso e usuários.  É fundamental, primeiro, entender o que não fazer. Por exemplo, evitar uma força tarefa com equipe interna para atacar e resolver o problema, pois a empresa vai precisar de uma consultoria especializada para realizar todas etapas da implementação, desde o diagnóstico da situação atual até o planejamento de implantação de melhorias nos processos e novas tecnologias. A busca por prestadores de serviços desqualificados também é algo que deve ser evitado, bem como a falta de definição de escopo e dimensionamento do acervo passivo e, claro, a criação de regras muito detalhadas e solicitações excessivas e sem prioridades para organização e cadastro deste acervo. Inicie pelo mapeamento, sempre! O mapeamento do acervo, que não se restringe à tabela de temporalidade documental, vai ser sempre o início de uma gestão eficiente. Estamos falando de um mapa documental mais amplo, que lista todos os itens documentais da empresa, sempre relacionando-os às suas características. Que características seriam essas? Uso, classificação, forma de apresentação, suporte, origem, ciclo de vida, objetivos, classificação de acesso, dentre outros dados.  Depois, o próximo passo é classificar o teor das informações. As terminologias de classificação variam de empresa para empresa, mas, em suma, traduzem as mesmas necessidades de facilitar ou dificultar o acesso. Pública, sigilosa corporativa é uma boa classificação para começar. Benefícios da gestão documental O Greendocs, solução da W3K para gerir documentos, ajuda as empresas a reduzir, em média, 70% o tempo na busca por informação, que é um dos principais fatores de perda ou ganho de produtividade nas organizações. A plataforma também possibilita a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote, melhorando as rotinas de trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental. Rastreabilidade da informação é outro ganho: assim, se alguma ação for realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), a empresa saberá quem fez tal ação, e quando. Isso auxilia muito na gestão de eventuais conflitos contratuais, onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes. Por que escolher a W3K para prover a gestão documental da sua empresa? É fundamental saber que sem estudo e planejamento adequados, os valores investidos nos projetos de gestão documental podem não levar aos resultados pretendidos, o que frustra tanto equipes de trabalho quanto direção da empresa.  A vantagem da consultoria da W3K, por exemplo, é o olhar externo, com uso de know how, técnicas e metodologias testadas e aprovadas em outras empresas. O investimento feito em uma consultoria prévia pode significar, além de maior probabilidade de sucesso nos projetos de gestão documental, economia na contratação dos serviços. Se você ainda tem dúvidas sobre qual parceiro tecnológico escolher nesse processo, contate um de nossos especialistas e conheça as nossas soluções.