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ABRAMAN ganha mais eficiência gerenciando Contratos, Qualidade e Atas de Reuniões com o GREENDOCS
A W3K está levando a transformação digital para centenas de organizações, tanto no Brasil, quanto no exterior. Somos especialistas em governança da informação para o ambiente corporativo, e nossos softwares têm como objetivo a otimização de processos, garantindo maior agilidade e produtividade aos times. Este é o caso da Associação Brasileira de Manutenção e Gestão de Ativos (ABRAMAN). A entidade, que congrega profissionais, empresas e instituições ligadas à área de Manutenção e Gestão de Ativos, utiliza o software GREENDOCS para realizar a gestão de documentos e processos. Atualmente a ABRAMAN conta com três aplicações: Gestão da Qualidade, Gestão de Contratos e Registro de Atas de Reuniões. A primeira (Qualidade), é destinada ao armazenamento, tramitação e controle de documentos de qualidade e automatização de treinamentos, abrangendo desde procedimentos e instruções de trabalho, até manuais e normativas. Já a aplicação de Gestão de Contratos centraliza o armazenamento, a tramitação e o controle contratual. Nessa aplicação, a validação do contrato ocorre diretamente pelo GREENDOCS, integrando desde a área jurídica até a validação final por parte do fornecedor, serviço terceirizado ou cliente. Já a última aplicação (Registro de Atas de Reuniões) permite iniciar o processo com o preenchimento detalhado de dados como pauta, participantes e tópicos abordados, além de possibilitar a indicação sobre a necessidade de assinaturas ou pendências. Caso haja ações a serem executadas, o sistema permite definir a tarefa necessária, o responsável e o prazo, realizando a distribuição automática dessas ações após a finalização da ata. Cabe salientar que todo o processo de coleta de assinaturas conta com integração direta com o portal de assinaturas DocuSign. O gerente de Gestão de Ativos da ABRAMAN, Marcos Faria, comentou que antes da implantação do GREENDOCS, o processo era feito basicamente de maneira manual. Lembrou que todos os documentos eram guardados em diretórios e pastas próprias, porém era necessária a coleta de assinaturas dos responsáveis. “Entregávamos um formulário padrão para que as pessoas preenchessem e, depois, precisávamos subir em uma plataforma para que fossem coletadas as assinaturas eletrônicas”, lembrou Marcos. No entanto, ao final do processo ainda era necessária a digitalização e arquivamento deste documento nas pastas do sistema. Apesar de nunca ter contabilizado o tempo gasto semanalmente com esse processo, o gerente de Gestão de Ativos da ABRAMAN observou que exigia horas de dedicação — e muito foco. “Como responsável pela organização da documentação do SDGA, precisava padronizar nomenclaturas no diretório para não perder os arquivos” lembrou Marcos. No entanto, com a adoção do GREENDOCS esse tempo foi reduzido porque o processo tornou-se automático através da integração com o sistema. “Com o GREENDOCS, todo o processo de gestão de documentos passou a ser automatizado. A ferramenta garante que tudo está funcionando dentro de uma lógica, dentro de um processo, e que está centralizado no mesmo local”, lembrou Marcos. Centralização de documentos garante maior agilidade aos processos A gestão documental organiza o fluxo de informações, promete segurança jurídica e agiliza processos. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, o GREENDOCS integra captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis. Isso porque a centralização dos dados em uma única plataforma evita gargalos e retrabalho. E é justamente essa agilidade um dos pontos destacados por Marcos. Ele observou que agora existe um local único para os documentos, o que elimina a fragmentação de arquivos em pastas ‘espalhadas’. Outro benefício citado por ele foi o aviso automático de revisões anuais de procedimentos, que antes era feito manualmente. Esse diferencial permite que os arquivos sejam apresentados com maior rapidez, além de ser uma ferramenta importante para atender exigências legais e regulatórias, especialmente em casos de auditoria. “Agora temos os documentos unificados em auditorias e a possibilidade de anexar arquivos e evidências diretamente nas atas de reuniões, o que antes não era possível sem o GREENDOCS”, lembrou. Marcos também frisou que economiza tempo por não precisar preencher manualmente o e-mail de cada responsável no sistema de assinaturas, pois os fluxos já foram parametrizados no software. Ressaltou que o design padronizado de cada funcionalidade da ferramenta garante que tudo funcione dentro de uma lógica e em um único local, permitindo que qualquer pessoa com permissão acesse e tenha uma visão clara do que está acontecendo. Atualmente o GREENDOCS já é utilizado por todas as áreas da entidade, havendo novas funcionalidades do software ofertadas pela W3K. Sobre a ABRAMAN A ABRAMAN é uma associação de fins não econômicos, que atua em âmbito nacional. Fundada em 1984, ela tem como objetivo congregar os profissionais, empresas e instituições ligadas à área de Manutenção e Gestão de Ativos, sendo a primeira instituição do segmento no país. Sua atuação é marcada por colaboração, confiança e qualidade. A entidade tem como missão contribuir para o desenvolvimento da Função de Manutenção e Gestão de Ativos, com a valorização de seus profissionais, consolidando-as como fatores estratégicos para o aumento da competitividade das empresas e para a melhoria da qualidade de vida, da segurança e do meio ambiente. E então: assim como a ABRAMAN quer garantir maior agilidade e segurança para o acervo documental de sua organização? Conheça mais dessa — e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K — clicando aqui. Conheça cases de outras organizações que já implementaram a solução acessando nosso blog. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.
